ePro untuk Pemasok: Apa yang berubah

2

Apakah ePro (Jaggaer)?Sistem global tunggal yang mudah digunakan untuk mengelola hubungan pemasok, berbelanja barang atau jasa tidak langsung, dan melakukan persetujuan

Manfaat UtamaKelompok Pemasok Terdampak

Semua Pemasok

• Proses global standar untuk berinteraksi dengan PPG• Memutakhirkan dengan cepat informasi pemasok

atau dokumen sertifikasi• Berpartisipasi dalam acara pencarian sumber• Mengedit dan menandatangani kontrak

• Tidak ada biaya untuk berinteraksi• Proses yang diotomatiskan untuk meningkatkan

kepatuhan dan waktu siklus

Pemasok Tidak Langsung(persediaan kantor, konsultasi,

dll.)

• Lebih banyak katalog/kontrak harga sehingga pemohon dapat menemukan dengan mudah barang atau jasa Anda

• Melihat PO Anda di portal dan mengubahnya menjadi faktur (memastikan kecocokan dan semestinya menyingkat waktu persetujuan)

• Transmisi dan penyerahan faktur secara elektronis• Kemampuan melihat status faktur di portal

Apakah ruang lingkup Proyek ePro?

3

Source to Settle (S2S)

Source to Contract (S2C) -Hulu Procure to Pay (P2P) - Hilir

Termasuk Ruang Lingkup

Di Luar Ruang Lingkup

Barang/Jasa Langsung (Bahan Mentah)Barang/Jasa Tidak Langsung

Inventaris (Barang untuk Dijual Kembali)Logistik

Barang/Jasa Tidak Langsung

Barang/Jasa Langsung (Bahan Mentah)Inventaris (Barang untuk Dijual Kembali)

MRO / Barang Untuk Dijual KembaliLogistik

Proses

Kategori Pembelanja

an PPG

Deskripsi

Source to Contract meliputi semua aktivitas yang terlibat dalam mengorientasikan

pemasok, mengadakan acara pencarian sumber, serta menegosiasikan dan

memberikan kontrak

Procure to Pay meliputi aktivitas yang terkait dengan pembelian barang dan jasa dari

pemasok, yang mencakup belanja, pemesanan, persetujuan, dan pembayaran untuk barang dan

jasa itu

ePro adalah platform tunggal yang akan meningkatkan efisiensi dalam proses Source to Settle (S2S).Ini meliputi semua aktivitas yang terjadi sejak PPG mencari sumber barang atau jasa bersama pemasok sampai

pembayaran atas barang dan jasa tersebut diselesaikan secara resmi dari sudut pandang akuntansi.

4

Apa sajakah perubahan besar bagi pemasok?

Penyumberan Kontrak Permintaan Penerimaan Penagihan

Manajemen Pemasok

Purchase to Pay (P2P) – Khusus Tidak Langsung• Memperkenalkan sebuah portal pemasok untuk membantu pemasok mengelola

pesanan pembelian dan faktur.• Pemasok diwajibkan untuk mengajukan faktur melalui portal jika diizinkan secara

hukum• Status pembayaran tersedia di portal sehingga Anda mengetahui status faktur Anda

• Semua aktivitas pemasok akan berawal dari ePro. Jadi, Anda sebagai pemasok diwajibkan untuk menggunakan ePro guna memutakhirkan informasi pemasok

• Pemasok tidak akan membayar biaya apa pununtuk menggunakan ePro

• Anda dapat mengunggah sendiri formulir, sertifikat, dan dokumentasi lain yang disyaratkan dari Anda untuk mempercepat proses.

• Alur kerja yang diotomatiskan seharusnya mengurangi waktu siklus untuk membuat pemasok di ePro atau membuat perubahan pada informasi

• Proses baru dan lebih baik untuk berpartisipasi dalam acara pencarian sumber.

• Tanda tangan el tersedia, jika diizinkan oleh hukum

5

Tanggal dan Pesan PentingWaktu Pesan

Maret - Mei

Pemasok yang disasar akan menerima komunikasi mingguan sampai aktivitas pendaftaran dan orientasi selesai.

Apakah yang harus ditunggu?• Surel tindak lanjut berisi informasi, instruksi, dan penaut ke dokumen bantuan• Surel dari eProPPG@jaggaer.com berisi penaut untuk mendaftar (penaut akan kedaluwarsa dalam 72

jam; maka, segeralah bertindak)• Setelah mendaftar, Anda akan menerima surel terpisah dari eProPPG@jaggaer.com untuk memvalidasi

informasi Anda di ePro (Orientasi)• Harap periksa bahwa semua bidang yang wajib diisi sudah terisi dengan akurat• Gagal mengisi bidang-bidang itu dengan benar dapat memengaruhi kemampuan Anda bertransaksi

dengan PPG melalui ePro

23 Maret6 April

Ketika lokasi yang dengannya Anda berinteraksi diaktifkan, Anda dapat mulai mengelola transaksi melalui portal ePro• 23 Maret – Belgia, Kanada, Republik Cheska, Denmark, Finlandia, Irlandia, Belanda, Norwegia,

Polandia, Slowakia, Swedia, Inggris, Amerika Serikat

• 6 April– Austria, Prancis, Jerman, Hongaria, Italia, Portugal, Spanyol, Swiss, Turki

Periksalah Portal Informasi Pemasok kami saat kita mendekati Go-Live untuk mendapatkan informasi tentang transisi dari Ariba ke ePro

6

Apakah yang perlu diketahui saat Anda mendaftar?

• Tidak semua bidang wajib diisi, tetapi semakin banyak bidang yang Anda isi, semakin besar kemungkinan PPG akan melibatkan Anda untuk menyediakan barang dan jasa.

• Isilah sebanyak mungkin.

Sediakan Informasi

• Kami telah memuatkan data dari sistem ERP kami. Periksalah data itu untuk memastikan bahwa semua informasi benar dan mutakhirkan jika perlu

Lakukan validasi

data Anda

• Anda dapat mengatur notifikasi yang akan Anda terima (untuk keamanan, tanda terima PO, dll)

• Siapkan akun Anda untuk mendukung cara Anda ingin berbisnis dengan PPG

Tinjau profil Anda

ePro untuk Pemasok: Pendaftaran & Aktivasi Akun

Langkah 1: Ikuti penaut dari surel undangan untuk masuk ke sistem

• Masukkan Username (Nama Pengguna) dan Password (Kata Sandi)

• Klik tombol “Enter” (Masuk)

8

Langkah 2: Setujui Ketentuan Penggunaan

• Pilih opsi “I agree” (Saya setuju)• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)

Langkah 3: Buat Akun Identitas Global

• Jika alamat surel Anda belum ada di Jaggaer, isilah bidang Kata Sandi Identitas Global dan klik tombol “Create Global Identity Account” (Buat Akun Identitas Global)

9

Tindakan Pemasok

Langkah 4a: Data Pendaftaran

Bidang yang diberi bintang merah (*) harus terisi: • Legal Organization Name* - Nama Organisasi

Resmi, nama organisasi sebagaimana tertera pada sertifikat/akta pendirian

• Tax ID Number* - Nomor Identifikasi Pajak, nomor identifikasi pajak adalah nomor pelacakan sembilan angka yang digunakan oleh IRS sesuai dengan undang-undang pajak

• Corporate Country* - Negara Perusahaan, negara kantor pusat pemasok

• Corporate Address* - Alamat Perusahaan, alamat kantor pusat pemasok

• Corporate City* - Kota Perusahaan, kota kantor pusat pemasok

• Corporate State/Region* - Negara/Kawasan Perusahaan, negara bagian/kawasan kantor pusat pemasok

• Corporate Postal/Zip Code* - Kode Pos/Zip Perusahaan, kode pos/zip kantor pusat pemasok

• Corporate Phone Number* - Nomor Telepon Perusahaan, nomor telepon kantor pusat pemasok

10

Tindakan Pemasok

Langkah 4b: Data Pendaftaran

Isilah semua bidang wajib yang bertanda bintang merah (*) di bagian User Details (Detail Pengguna) dan klik tombol “Save & Continue” (Simpan & Lanjutkan) di bagian atas halaman

• First Name* - Nama Depan, nama depan pemasok

• Last Name* - Nama Belakang, nama belakang pemasok

• Username* - Nama Pengguna, nama yang mengidentifikasi pemasok secara unik

• User Email Address - Alamat Surel Pengguna, akan terisi langsung

• Preferred Languag* - Bahasa Disukai, bahasa yang digunakan pemasok untuk berkomunikasi

• Time Zone* - Zona Waktu, waktu setempat negara pemasok

11

Tindakan Pemasok

Langkah 5a: Formulir Profil Dasar

Isilah semua informasi yang relevan dari Supplier Organization Profile (Profil Organisasi Pemasok), lalu klik tombol “Save & Continue” (Simpan & Lanjutkan): Bidang yang diberi bintang merah (*) harus terisi: • Business Type* - Jenis Bisnis, opsi yang paling

menggambarkan perusahaan Anda (Persekutuan, Perseroan, Pemilik Tunggal)

• Supplier Regions* - Kawasan Pemasok, daerah tempat pemasok dapat menyediakan barang/jasa (misalnya USCA, EMEA)

• Supplier Activities* - Aktivitas Pemasok, jika perusahaan terlibat dalam salah satu aktivitas berikuto Aktivitas yang melibatkan bahan radioaktifo Aktivitas senjata kimia atau biologio Aktivitas militero Tidak satu pun yang tersebut di atas

• Supplier Code of Conduct Indicator* - Indikator Kode Etik Pemasok, opsi membaca dan menunjukkan kepatuhan terhadap Kode Etik Pemasok Global PPG - Ya/Tidak

• Supplier Sustainability - Keberlanjutan Pemasok, opsi membaca dan menunjukkan kepatuhan terhadap Kebijakan Keberlanjutan Pemasok PPG - Ya/Tidak

• Supplier Data Privacy - Privasi Data Pemasok, opsi menunjukkan kepatuhan terhadap undang-undang privasi data -Ya/Tidak

12

Tindakan Pemasok

Langkah 5b: Formulir Profil Dasar

• Isilah semua informasi yang relevan seputar Sertifikasi, tambahkan Lampiran Sertifikat, lalu klik tombol “Save & Continue” (Simpan & Lanjutkan)

13

Tindakan Pemasok

Langkah 6: Pilihan Kategoriku

• Pilih kategori-kategori yang relevan*, lalu klik tombol “Confirm” (Tegaskan)

14

*Wajib untuk memilih kode Komoditas – semua kategori langsung/tidak langsung yang berlaku untuk pemasok

Tindakan Pemasok

Langkah 7: Penegasan Pendaftaran

• Setelah Anda menegaskan Kategori, Anda akan diarahkan ke halaman Registration Confirmation (Penegasan Pendaftaran)

15

Tindakan Pemasok

Langkah 8: Surel Penegasan - Aktivasi Akun

• Anda akan menerima surel yang menegaskan aktivasi akun Anda

16

Tindakan Pemasok

Langkah 9: Mulai proses orientasi

Tim yang tepat akan mengambil tindakan secara internal dan kemudian Anda akan menerima surel kedua yang meminta Anda menyelesaikan proses orientasi.

• Dari surel Anda, klik tombol “Register Now”(Daftar Sekarang)

• Pada halaman “Welcome to Supplier Registration” (Selamat Datang di Pendaftaran Pemasok), klik “Continue with Registration”(Lanjutkan Pendaftaran) dan ikuti petunjuknya

• Selesaikan bidang-bidang “Company Overview”(Ikhtisar Perusahaan) yang harus terisi: o Legal Structure* - Struktur Hukum, struktur

kepemilikan bisnis atau bentuk bisnis, pilihannya meliputi LLC, persekutuan, kepemilikan tunggal, perseroan, dll.

• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)• Lengkapi “Business Details” (Detail Bisnis)• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)

17

Tindakan Pemasok

Langkah 10: Ikhtisar Perusahaan

Langkah 11: Detail Bisnis

Langkah 11: Alamat• Klik tombol “Add Addresses” (Tambah Alamat)• Lengkapi “Address Details” (Detail Alamat) yang

dibutuhkan:o What would you like to label this address* - Label

apakah yang ingin Anda berikan ke alamat ini?, nama alamat; misalnya Kantor Pusat, Cabang Houston

o Which of the following business activities take place at this address? (select all that apply)* -Manakah dari berbagai aktivitas bisnis berikut yang berlangsung di alamat ini? (pilih semua yang relevan), pilihan: Takes Orders (Menerima Pesanan), Receives Payment (Menerima Pembayaran), dll.

o How would you like to receive purchase orders for this fulfillment address?* - Bagaimanakah cara Anda ingin menerima pesanan pembelian (PO) untuk alamat pelayanan pemesanan ini?, misalnya surel

o Country* - Negara, negara alamato Address Line 1* - Baris Alamat 1, nama/nomor jalano City/Town* - Kota, kota alamato Contact Label* - Label Kontak, label kontak utamao First Name* - Nama Depan, nama depan kontak utamao Last Name* - Nama Belakang, nama belakang kontak

utamao Email* - Surel, alamat surel kontak utamao Phone* - Telepon, nomor telepon kontak utama

• Klik tombol “Save Changes” (Simpan Perubahan)• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)

18

Tindakan Pemasok

Pemasok harus memiliki alamat utama dan alamat remitansi dalam catatan kami sekalipun keduanya sama.

Lengkapi detail “Contacts” (Kontak):

• Klik tombol “Add Contact” (Tambah Kontak)

• Lengkapi bidang-bidang “Contact Details” (Detail Kontak) yang harus terisi: o Contact Label* - Label Kontak,

kelompok khusus yang menaungi kontak itu (misalnya penyedia jasa)

o First Name* - Nama Depan, nama depan kontak

o Last Name* - Nama Belakang, nama belakang kontak

o Email* - Surel, alamat surel kontako Phone* - Telepon, nomor telepon kontak

• Klik tombol “Save Changes” (Simpan Perubahan)

• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)

19

Tindakan Pemasok

Setiap catatan alamat harus memiliki kontak yang terkait dengannya. Keduanya boleh kontak yang sama.

Langkah 12: Kontak

Langkah 13: Informasi PembayaranLengkapi detail “Informasi Pembayaran”:

• Klik tombol “Add Payment Information” (Tambah Informasi Pembayaran) dan pilih salah satu opsi: Setoran Langsung, Kartu Kredit, Cek, dll.

• Lengkapi “Payment Details” (Detail Pembayaran) yang dibutuhkan, sesuai dengan jenis pembayaran yang Anda pilih (misalnya Setoran Langsung (ACH))

o Payment Title* - Judul Pembayaran, nama pembayarano Country* - Negara, negara pembayarano Payment Type* - Jenis Pembayaran, diisi dengan pilihan

sebelumnyao Remittance Address* - Alamat Remitansi, tersedia

pilihan dari alamat yang pernah dibuato Mata Uang* - mata uang pembayaran

• Lengkapi detail “Rekening Bank” yang dibutuhkan:o Currency* - Negara, negara rekening banko Bank Name* - Nama Bank, nama bank rekening banko Account Holder's Name* - Nama Pemegang Rekening,

nama depan dan belakang pemegang rekeningo Account Type* - Jenis Rekening, misalnya Checking

(Giro), Savings (Tabungan)• Klik tombol “Save Changes” (Simpan perubahan)• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)

20

Tindakan Pemasok

Setoran Langsung adalah metode pembayaran yang lebih disukai PPG.

Berdasarkan negara bank, detail rekening bank yang relevan akan diminta.

Langkah 14: Informasi Pajak

Lengkapi detail “Tax Information” (Informasi Pajak) yang dibutuhkan:

• Klik tombol “Add Tax Document” (Tambah Dokumen Pajak)

• Lengkapi detail “Tax Document” (Dokumen Pajak) yang dibutuhkan:o Tax Type* - Jenis Pajak, misalnya W-9o Tax Document Name* - Nama

Dokumen Pajak, nama dokumen

Lengkapi detail “Additional Questions”(Pertanyaan Tambahan) yang dibutuhkan:

o Articles or Certificate of Association/Incorporation -Anggaran Dasar atau Sertifikat Pendirian, unggahlah lampiran dokumen

• Klik tombol “Save Changes” (Simpan Perubahan)

• Klik tombol “Next” (Selanjutnya)

21

Tindakan Pemasok

Beberapa opsi baku dokumen pajak dapat ditampilkan berdasarkan negara alamat pemasok.

Langkah 15: Tegaskan & Ajukan

• Lengkapi detail “Certify & Submit” (Tegaskan & Ajukan) yang dibutuhkan:o Preparer’s Initials* - Inisial Pembuat,

inisial nama depan + nama belakang, misalnya BF

o Preparer’s Name* - Nama Pembuat, nama depan + nama belakang

o Preparer’s Title* - Jabatan Pembuat, misalnya Konsultan

o Alamat Surel Pembuat* - Preparer’s Email Address, alamat surel

o Certification* - Penegasan, centanglah kotak yang menegaskan bahwa informasi yang diberikan akurat

• Klik tombol “Submit” (Ajukan)• Anda akan menerima surel pemberitahuan

bahwa orientasi sudah selesai

22

Tindakan Pemasok

Di sistem, langkah ini disebut juga dengan Pendaftaran Pemasok, tetapi PPG menyebutnya dengan Orientasi Pemasok untuk membedakannya dari langkah-langkah Pendaftaran Pemasok sebelumnya.

23

Terima kasih!

PemasokYang Perlu Anda Lakukan:

• Mulai 16 Februari, cara Anda berbisnis dengan PPG akan berubah! (Cari surel dari Jaggaer.com)

• Harap selesaikan proses pendaftaran dan orientasi agar Anda dapat terus bertransaksi dengan PPG

• Jika informasi pemasok berubah, masuklah ke ePro untuk memelihara data Anda

• INGAT: ePro akan berisi SEMUA data pemasok, yang mencakup data perbankan! Kelola izin pengguna untuk memberikan akses yang sesuai

• Ajukan faktur melalui ePRO (Tidak Ada PO ePro = Tidak Ada Pembayaran)

Perubahan berlaku efektif 16 Februari. Harap selesaikan pendaftaran Anda selambat-lambatnya pada 31 Maret.

PPGYang Akan Kami Sediakan:

• Bantuan untuk menggunakan ePro!

• Portal Informasi Pemasok kami berisi tanya-jawab umum, informasi Go-Live, detail dukungan pemasok PPG, dan informasi kontak untuk Dukungan Jaggaer yang akan menjadi lini dukungan pertama Anda untuk:

• Masalah teknis selama proses pendaftaran dan orientasi

• Dukungan katalog

• Tanggapan pencarian sumber

• Masalah lelang

Bekerja BERSAMA = KESUKSESAN