K E M E N T E R I A N H U K U M D A N H A K A S A S I M A N U S I A R . I .D I R E K T O R A T J E N D E R A L K E K A Y A A N I N T E L E K T U A L

www.dgip.go.idEMAIL RESMI DJKISERI PANDUAN PENGGUNAAN

mail.dgip.go.id

E M A I L R E S M I D J K I2 S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 3E M A I L R E S M I D J K IS E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N

Kami FokusMemberikan PelayananTerbaik untuk Anda

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI KEKAYAAN INTELEKTUAL

S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 3E M A I L R E S M I D J K I

Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) senantiasa terus ber- inovasi dengan memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi untuk mempercepat dan mempermudah pelayanan publik yang lebih baik.Pembangunan surat elektronik atau yang dikenal dengan email memberikan dampak yang luar biasa kepada proses pengajuan kekayaan intelektual di DJKI. Hal ini dapat terlihat dengan pengajuan permohonan kekayaan intelektual secara online yang meningkat cukup signifikan, tidak terlepas dengan penggunaan email sebagai unsur utama dalam proses pengajuan

DJKI pada tahun 2017 berinova-si mengembangkan email server dengan menggunakan platform Zimbra Mail Server dengan tujuan utama agar seluruh pegawai dan unsur penunjang pelayanan publik dapat memanfaatkan mail server resmi ini dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi yang diberikan.Direktorat Teknologi Informasi Kekayaan Intelektual (TI-KI) telah membuat panduan singkat untuk seluruh pegawai DJKI dapat me-maksimalkan penggunaan email server yang telah dikembangkan.

R A Z I L UD I R E K T U R T I - K I

SEKAPUR SIRIH

E M A I L R E S M I D J K I4 S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 5E M A I L R E S M I D J K IS E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N

1akses portal web djki www.dgip.go.id

Pengguna email resmi DJKI dapat mengakses terlebih dahulu dapat mengunjungi Portal Web DJKI di alamat www.dgip.go.id untuk selanjutnya memilih pada Tautan Lainnya

WEBMAIL DJKI. Tautan Lainnya berada di bagian bawah Portal Web DJKI sebagaimana pada gambar di samping. Untuk memaksimalkan penggunaan mail resmi DJKI dengan baik maka disarankan agar pengguna dapat menggunakan perambah (browser) Firefox, Google Chrome atau Internet Explorer.

S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 5E M A I L R E S M I D J K I

2masukan usernamebeserta password

Masukan username dan password pengguna untuk mengakses email

resmi DJKI menggunakan perambah yang sesuai. Apabila calon pengguna belum memiliki username dan password maka silahkan menghubungi Direktorat Teknologi Informasi Kekayaan Intelektual lantai 10 Gedung DJKI Jakarta

Setelah pengguna memasukan username dan password dengan benar maka untuk pertama ka-linya maka pengguna diminta untuk merubah pass-word awal sesuai dengan password yang diingink-an pengguna.

E M A I L R E S M I D J K I6 S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 7E M A I L R E S M I D J K IS E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N

3folder dalam email djki

inbox pengguna Setelah password dirubah dengan memasukkan New Password dan Confirm password maka user akan di alihkan ke halaman Email Resmi DJKI. Ada beberapa

fitur yang akan muncul yaitu untuk Inbox, Sent, Draft, Junk dan Trash

S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 7E M A I L R E S M I D J K I

Folder inbox di gunakan sebagai pesan masuk dari email yang sudah di kirim ke email server. Di tab ini akan terlihat email yang di terima. Ketika kita klik kolom sebelah kanan untuk email yang masuk maka akan muncul body email dari email yang sudah dikirim ke user dan user bisa langsung membalas email kepada user yang bersangkutan

Sent Folder merupakan folder untuk email-email yang sudah dikirim dari user domain dgip.go.id kepada user internal maupun user ekternal

Draft Folder merupakan folder dari email-email yang sempat di buat dan belum di kirimkan sehingga email tersebut akan disimpan di folder ini

Folder Junk di gunakan sebagai filter dari zimbra jika memang status email yang di terima dari eksternal dan internal merupakan email yang mengandung SPAM

Trash Folder tab ini merupakan tab untuk email yang sudah di hapus tetapi satus email masih ada di server jika file yang sudah tidak digunakan maka user bisa klik kanan lalu pilih empty Trash dengan hal ini maka email akan terhapus selamanya

inbox

sent

draft

junk

trash

E M A I L R E S M I D J K I8 S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 9E M A I L R E S M I D J K IS E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N

4fitur preference

pengaturan pengguna Tab Pengaturan/Preference. Pada tab ini user dapat mengatur konfigurasi dari akun email sendiri. Mulai dari Perubahan Password, Tampilan web mail, Signature

maupun notifikasi.

S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 9E M A I L R E S M I D J K I

Pada pilihan Change Password, maka pengguna dapat merubah langsung password yang sudah digunakan sebelumnya. Untuk merubah password maka pengguna harus mengetahui password sebelumnya karena hal ini akan diminta saat perubahan dilakukan.

Signature di gunakan sebagai footer dari body email. Sehingga pengguna tidak perlu lagi menambahkan footer pada setiap email . Fitur Signature ini sangat membantu pengguna untuk memberikan keseragaman tulisan footer yang hendak dikirim ke pihak lain

change password

signature

E M A I L R E S M I D J K I10 S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 11E M A I L R E S M I D J K IS E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N

Out Of Office, merupakan pengaturan untuk notifikasi jika ada hal atau satu hari tersebut tidak di kantor sehingga bisa di isikan Sedang Meeting, Sedang Tugas Keluar Kantor atau Sedang Sakit sehingga pengirim akan mengetahui status saat pengiriman email tersebut

out of office

S E R I PA N D U A N P E N G G U N A A N 11E M A I L R E S M I D J K I

5push email

akses email di HPPengguna akan sangat dimudahkan menggunakan push email seperti Microsoft Outlook. Sebelum menggunakan push email ini, pengguna diharuskan mengakses email dahulu menggunakan perambah (web browser) untuk mengganti password awal menjadi password pribadi penggguna.Apabila menggunakan Microsoft Office maka penggguna hanya perlu mengisi username dan password tanpa perlu memasukan informasi teknis lainnya.

K E M E N T E R I A N H U K U M D A N H A K A S A S I M A N U S I A R . I .D I R E K T O R A T J E N D E R A L K E K A Y A A N I N T E L E K T U A L

2017 @Hak cipta miliki direktorat teknologi informasi kekayaan intelektual