BAB III

KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

3.1 Jadwal Kerja Praktek

Kegiatan lapangan dalama kerja praktek dilaksanakan selama kurang lebih 1

(satu) bulan yang terhitung dari tanggal 7 juli sampai dengan 12 agustus 2008.

Kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama kerja praktek menganalisis

sistem yang sudah ada, mencari data, mencatat dan mengumpulkan bahan-bahan

materi untuk menyusun laporan kerja praktek serta mengerjakan tugas yang diberikan

oleh pembimbing lapangan.

3.2 Cara / teknik kerja praktek

Adapun urian kegiatan kerja praktek yang dilkukan penulis selama kurang

lebih 1 (satu) bulan di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung adalah sebagai

berikut :

1. Pengenalan lingkungan perpustakaan diantaranya menganalisis sistem

yang berjalan pada perpustakaan dengan melakukan wawancara pada

petugas perpustakaan.

2. Hasil analisis tersebut kemudian digambarkan dalam beberapa bentuk flow

map yaitu flow map sistem pembuatan katalog yang berjalan, sistem

17

18

peminjaman buku yang berjalan dan sistem pemberian sangsi yang

berjalan.

3. Setelah dianalisis, penulis merancang sistem yang baru berdasarkan

Teknologi Informasi yaitu sistem yang berbasis web.

3.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan dalam laporan ini tidak meluas dan lebih terarah, maka

Pembahasan yang akan dilakukan dalam makalah ini memiliki batasan-batasan

sebagai berikut :

Laporan ini akan memberikan penjelasan mengenai analisis sistem yang

sedang berjalan yang digambarkan dengan flow map.

Laporan ini akan memberikan penjelasan mengenai analisis sistem

informasi perpustakaan yang diusulkan dan digambarkan dengan flow

map.

3.4 Landasan teori

3.4.1 Sistem

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama

19

untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran

tertentu.

Karakteristik Sistem :

1. Memiliki Komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-

komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian

dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu

mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap

subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan

suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara

keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih

besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat

disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem

yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau

dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat

disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang

sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

20

2. Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu

kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)

dari sistem tersebut.

a. Lingkungan Luar Sistem (Environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem.

b. Penghubung Sistem (Interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya.

c. Masukan Sistem (Input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan

sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input

adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai

contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input

21

yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah

signal input untuk diolah menjadi informasi.

d. Keluaran Sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

e. Pengolah Sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi

keluaran yang diinginkan.

f. Sasaran Sistem :

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

akan ada gunanya.

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :

1. On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima

langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan

menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area

dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam

skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi

reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.

2. Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme

pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat

22

sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang

relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu

yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu

detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang

beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya

berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi

langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

3. Decision support system + strategic planning system. Sistem yang

memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para

manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa

tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem

pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya

berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya

merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi

matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam

bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.

4. Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati

kemampuan danpengetahuan seorang pakar. Umumnya

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti

LISP dan PROLOG.

23

3.4.2 Informasi

Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti

bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi

ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input -

proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi

dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen

yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa

menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi

biner. Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung

representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara

pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan,

kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi

data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak

berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki

nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada

24

titik waktu tertentu) dan operatinginformation (menyatakan suatu

perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus

jelas mencerminkan masudnya.

2. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat.

3. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan

yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya

lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran

nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness

atau cost benefit.

25

3.4.3 Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi:

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang

bermanfaat bagi penggunanya. Atau ; Sebuah sistem terintegrasi atau

sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung

operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,

prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

1. Berbasis Komputer dan Sistem Manusia/Mesin

a. Berbasis Komputer : perancang harus memahami pengetahuan

komputer dan pemrosesan informasi

b. Sistem Manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai

pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada

proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang

terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu

prosedur/manual sistem.

26

2. Sistem Basis Data Terintegrasi

a. Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing)

dalam sebuah data base manajemen sistem.

3. Mendukung Operasi

a. Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung

operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi

1. Manajemen Information System

2. Information Processing System

3. Information Decision System

4. Information System.

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang

dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan

keputusan suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlukan.

27

Komponen Fisik Sistem Informasi:

1.Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat

Input/Output,Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data.

2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan

utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman),

perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

a. Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data

dan melakukan inquiry = operator);

b. First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung

dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control

dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

c. Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan

pelaporan.

d. Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus,

analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah

dan peluang.

28

Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.

3.4.4 Database

    Database merupakan media dimana suatu informasi disimpan,seperti

sebuah filling kabinet yang menyimpan arsip-arsip surat pada suatu

perusahaan. Ada dua type database utama, yaitu Flat-File dan Database

Relational. Database yang Flat-File menyimpan data secara single dalam

dengan ukuran byte tertentu dan akan bertambah terus, karena sifatnya

yang single dan memungkinkan proses penambahan file membutuhkan

updating data yang terus menerus maka database yang Flat File ini

dikatakan kurang efisien untuk saat ini.

SOFTWARE DATABASE

           Software-software atau aplikasi yang dapat digunakan untuk

mendesain sebuah database saat ini banyak sekali, baik yang bersifat

Open-Source maupun yang Close-Source. Semuanya itu dibuat untuk

memudahkan dalam mendesain database sebagai media penyimpanan

data. Contoh-contoh aplikasi–aplikasi database yang digunakan untuk

database desktop maupun untuk database client/Server atau Web base

tersebut adalah :

1. DBASE III Plus

2. Microsoft Acces

29

3. Paradox

4. SQL SERVER

5. MySQL

6. ORACLE

7. PostgreSQL

8. ADABAS

3.4.5 Tool sistem

1. ERD

Entity Relationship Diagram atau ERD merupakan metode untuk

merancang database secara sistematis yang berisi komponen-komponen.

Himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi

dengan atribut. (Gregorius, 2002)

2. DFD

Sebelum mengimplementasi program, maka dilakukan pembuatan DFD

atau Data Flow Diagram. DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan

sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk

menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berhubungan.

DFD menggambarkan input, process, dan output yang terjadi dalam suatu

sistem. DFD juga menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem.

Dalam mendokumentasikan sebuah sistem, DFD mempunyai level-level

mulai dari yang terkecil, yaitu level 0 atau sering disebut context diagram.

30

Context diagram ini merupakan gambaran paling umum dari sistem, yang

hanya memiliki satu proses saja untuk mewakili seluruh sistem. Semakin

bertambahnya level dalam DFD akan semakin detail digambarkannya

proses-proses yang ada pada sistem, tetapi yang boleh bertambah hanya

proses dan data flow saja. Sedangkan untuk data source, jumlahnya harus

tetap dengan yang ada pada context diagram. Khusus untuk data store,

pada context diagram masih belum digambarkan, akan tampak pada level

1 dan konsisten jumlahnya sampai pada level berikutnya.

3.4.6 Tool Implementasi

1. Apache

Web server adalah software yang memberikan layanan web. Web server

menggunakan protocol yang disebut dengan HTTP (HyperText Transfer

Protocol). Anda mempunyai banyak pilihan di dunia open source,

tergantung pada keperluan Anda. Salah satu web server yang sangat

terkenal dan menjadi standar de facto setiap distribusi Linux, yaitu

Apache.Apache adalah nama web server yang dibuat berbasiskan kode

sumber dan ide-ide yang ada pada web server leluhurnya, yaitu web

server NCSA.

Sesuai namanya, web server NCSA dibuat oleh National Center for

Supercomputing Applications. Tidak seperti poryek leluhurnya yang

dibiayai oleh pemerintah Amerika, web server Apache dikembangkan

31

oleh sekelompok programer yang bekerja tanpa dibayar oleh siapapun.

Mereka mengerjakan proyek ini dengan berbagai macam alasan, akan

tetapi alasan yang paling mendasar adalah mereka senang jika perangkat

lunak mereka digunakan oleh banyak orang.

Apache adalah web server yang kompak, modular, mengikuti standar

protokol HTTP, dan tentu saja sangat digemari. Kesimpulan ini bisa

didapatkan dari jumlah pengguna yang jauh melebihi para pesaingnya.

Sesuai hasil survai yang dilakukan oleh Netcraft, bulan Januari 2005

saja jumlahnya tidak kurang dari 68% pangsa web server yang berjalan

di Internet. Ini berarti jika semua web server selain Apache digabung,

masih belum bias mengalahkan jumlah Apache. Saat ini ada dua versi

Apache yang bisa dipakai untuk server produksi, yaitu versi mayor 2.0

dan versi mayor 1.3. Anda bisa menggunakan salah satu dari keduanya.

Tapi sangat dianjurkan Anda memakai versi 2.0.

2. PHP

PHP adalah singkatan dari "PHP: Hypertext Preprocessor", yang

merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML.

Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah

beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini

adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web

dinamik dengan cepat

32

Hubungan PHP dengan HTML

Halaman web biasanya disusun dari kode-kode html yang disimpan

dalam sebuah file berekstensi .html. File html ini dikirimkan oleh server

(atau file) ke browser, kemudian browser menerjemahkan kode-kode

tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah. Lain halnya

dengan program php, program ini harus diterjemahkan oleh web-server

sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat

ditampilkan. Program ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan di

antara kode-kode html sehingga dapat langsung ditampilkan bersama

dengan kode-kode html tersebut. Program php dapat ditambahkan dengan

mengapit program tersebut di antara tanda <? dan ?>. Tanda-tanda

tersebut biasanya disebut tanda untuk escaping (kabur) dari kode html.

File html yang telah dibubuhi program php harus diganti ekstensi-nya

menjadi .php3 atau.php.

PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side

HTML=embedded scripting, di mana script-nya menyatu dengan HTML

dan berada si server. Artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang

kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan

HTML biasa. PHP dikenal sebgai bahasa scripting yang menyatu dengan

tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman

33

web yang dinamis seperti ASP (Active Server Pages) dan JSP (Java

Server Pages).

3. MySQL

MySQL adalah sebuah aplikasi Relational Database Management Server

(RDBMS) yang sangat cepat dan kokoh serta bersifat open source.

MySQL merupakan sebuah server database yang banyak digunakan di

dunia maya, karena keandakannya dan juga karena sifatnya yang

shareway. (Gregorius, 2002) Dalam konteks bahasa SQL, pada umumnya

informasi tersimpan dalam table-tabel yang secara logik merupakan

struktur 2 dimensi yang terdiri atas baris-baris data (row ataupun record)

yang berada dalam satu atau lebih kolom.

4. Macromedia Dreamweaver

Macromedia Dreamweaver adalah suatu editor HTML profesional untuk

perancangan, pengkodean, pengembangan website, halaman web dan

aplikasi web. Dreamweaver juga menyediakan tools yang sangat

membantu meningkatkan pengalaman dalam pembuatan web yang

powerfull. Berbagai fitur visual editing pada Dreamweaver mengizinkan

Anda membuat halaman web dengan cepat tanpa harus menuliskan satu

baris kode.

34

3.5 Data Kerja Prtaktek

Adapun data kerja praktek yang penulis dapatkan selama kurang lebih 1 (satu)

bulan di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung adalah sebagai berikut :

3.5.1 Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan analisis terhadap

sistem yang ada diperusahaan. Sistem ini digunakan untuk mengetahui informasi apa

saja yang masuk dan keluar didalam pengolahan data perpustakaan di Pusat

Lingkungan Geologi (PLG) Bandung. Analisis sistem yang sedang berjalan ini

dilakukan terhadap prosedur yang sedang berjalan serta kelemahan pada sistem yang

sedang berjalan tersebut.

3.5.2 Analisis Prosedur sistem Perpustakaan yang Sedang Berjalan

Asal Buku – buku atau bahan pustaka

Semua koleksi / bahan pustaka yang ada di perpustakaan biasanya diperoleh

dari :

1. Pembelian dengan mengunakan anggaran tahunan yang telah disediakan.

2. Hadiah buku yang diberikan beberapa instansi dalam dan luar negeri

3. Kerjasama biasanya dilakukan dengan perpustakaan yang lain.

4. Pembuatan buku sendiri.

Jenis bahan pustaka

35

Secara umum semua bahan pustaka yang diterima dicatat pada buku besar dan

dibagi menjadi beberapa klasifikasi, yaitu :

1. Teks book

2. Artikel

3. Kliping

4. Laporan

5. Kamus; contohnya kamus ilmiah (ensiklopedia).

6. Peta

Bahan pustaka yang sudah diklasifikasikan ini diberi label dan dismpan

didalam rak yang telah disediakan sesuai dengan klasifikasi yang diberikan.

Klasifikasi ini dimaksudkan untuk memudahkan petugas dalam pembuatan katalog.

Pada proses pelabelan semua bahan pustaka diberi kodenya masing-masing kecuali

kamus. Biasanya pengkodean untuk teks book dibuat menggunakan kelas Universal

Decimal Classification (UDC). Sedangkan untuk laporan, artikel, dan kliping

biasanya dibuat berdasarkan petugas atau pegawai perpustakaan sehingga mereka

mudah untuk mencari buku yang diperlukan. Pengkodean tersebut biasanya dibuat

berdasarkan huruf awal dari klasifikasi yang sudah diberikan dan judul koleksi /

bahan pustaka dari klasifikasi tersebut, selain itu ada juga yang dibuat berupa

angka-angka, untuk laporan tahunan kodenya L.T untuk laporan lapangan kodenya

dibuat sesuai dengan laporan yang diterima dari setiap daerah.

36

Proses pembelian buku biasanya dilakukan oleh bagian pengadaan barang

berdasarkan permintaan atau informasi buku yang harus dibeli dari petugas

perpustakaan, setelah itu bagian pengadaan barang akan memberikan pengajuan

kepada pimpinan dan setelah disetujui pimpinan akan memberikan informasi kepada

bagian keuangan untuk memberikan sejumlah uang yang diperlukan oleh bagian

pengadaan barang untuk membeli buku. Buku yang dibuat sendiri biasanya didapat

dari hasil peneliatian dan laporan – laporan yang diterima. Peta yang ada di

perpustakaan biasanya dibuat oleh proyek lapangan yang kemudian disalurkan ke

gudang dan dari gudang akan disalurkan lagi ke perpustakaan. Peta yang dibuat ini

dapat dijual dan pembelian biasanya dari perusahaan - perusahaan dan di peruntukan

untuk umum, hasil dari penjualan peta tersebut dapat langsung diberikan kepada

bagian keuangan. Perpustakaan ini hanya dapat dipinjam oleh pegawai setempat

dengan mengisi nama, tanda tangan dan tanggal peminjaman pada kartu peminjaman

/ pengembalian yang ada pada bagian belakang buku. Begitu juga sebaliknya ketika

buku tersebut dikembalikan ke perpustakaan. Pegawai hanya mengisi tanggal

pengembalian pada kartu tersebut, peminjman buku yang diperbolehkan oleh pihak

perpustakaan adalah maksimal 3 (tiga) buku dan lama peminjaman buku hanya

sampai 12 (duabelas) hari. Jika buku tersebut belum dikembalikan sesuai dengan

waktu yang ditentukan maka pihak perpustakaan akan mengeluarkan surat

pemberitahuan.

37

3.5.2.1 Flow Map Pada Sistem pembuatan Katalog yang Berjalan

Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pengadaan buku yang sedang

berjalan di perpustakaan Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat

digambarkan dalam bentuk Flow map yang dapat terlihat dibawah ini :

Gambar 2 Flow Map Pada Sistem Pengadaan Buku yang Berjalan

38

3.5.2.2 Flow Map Pada Sistem pembuatan Katalog yang Berjalan

Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pembuatan katalog yang sedang

berjalan di perpustakaan Pusat lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat

digambarkan dalam betuk flow map yang terlihat seperti dibawah ini :

Gambar 3 Flow map Sistem Perpustakaan Katalog yang Berjalan

39

3.5.2.3 Flow Map pada Sistem Peminjaman Buku yang Berjalan

Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem peminjaman buku yang sedang

berjalan di Perpustakaan Pusat lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat

digambarkan dalam bentk Flow map yang dapat terlihat dibawah ini :

Gambar 4 Flow map Sistem Peminjaman Buku yang Berjalan

3.5.2.4 Flow Map Pada Sistem Pemberian Sangsi yang Berjalan

40

Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pemberian sangsi yang sedang

berjalan di Perpustakaan Pusat lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat

digambarkan dalam bentuk Flow map yang dapat terlihat dibawah ini :

Gambar 5 Flow map Sistem Pemberian sangsi yang Berjalan

Kekurangan dan kelebihan menggunakan sistem yang sedang berjalan :

41

Kekurangan :

1. Proses peminjaman membutuhkan waktu yang lama.

2. Pencatatan data – data pemninjam masih bersifat manual. Sehingga dalam

proses pencarian data – data peminjam membutuhkan waktu yang lama

dan kemungkinan hilangnya data – data peminjam besar.

3. Peminjaman hanya dapat dilakukan oleh pegawai setempat.

Kelebihan :

1. Informasi penting yang ada di perpustakaan tidak mudah diketahui oleh

banyak orang.

2. Petugas tidak perlu sungkan dalam memberikan sangsi kepada peminjam

dalam hal ini pegawai.

3.5.3 Usulan Sistem yang dikembangkan Berdasarkan Teknologi Informasi

Dari prosedur sistem yang sedang berjalan diatas masih terdapat

kelemahan – kelemahan, oleh karena itu penulis mencoba mengusulkan sistem yang

dikembangkan berdasarkan teknologi informasi.

42

3.5.3.1 Flow Map Pada Sistem pembuatan kartu anggota Perpustakaan yang

Diusulkan

Flow map yang diusulkan untuk sistem informasi perpustakaan tidak

mengubah prosedur yang telah ada tetapi hanya mengubah cara pengolahan data yang

tadinya dengan manual menjadi komputerisasi Berikut ini gambar flow map yang

diusulkan untuk sistem perpustakaan yang:

Gambar 6 Flow map Sistem pembuatan kartu anggota perpustakaan yang Diusulkan

Setiap orang yang akan meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan,

maka bagian pertama adalah membuat formulir keanggotaan, kemudian data data

43

anggota dimasukan ke dalam database, jika data – data valid maka akan dibuatkan

kartu anggota. Selanjutnya petugas akan membuat laporan-laporan kepada kepala

perpustakaan antara lain : laporan data anggota, laporan peminjaman, laporan

pengembalian, dan laporan data petugas.

3.5.3.2 Flow Map Pada Sistem peminjaman yang Diusulkan

Gambar 7 Flow map Sistem peminjaman yang Diusulkan

Jika ada seseorang yang akan meminjam buku petugas akan melihat dulu

kartu anggotanya, kemudian melakukan proses pencatatan peminjaman yang

kemudian akan dibuatkan laporan peminjaman.

44

3.5.3.3 Flow Map Pada Sistem pengembalian yang Diusulkan

Gambar 8 Flow map Sistem pengembalian yang Diusulkan

Untuk pengembalian sama seperti peminjaman ketika akan

mengembalikan buku petugas akan melihat kartu anggota terlebih dahulu, kemudian

dicocokan dengan database yang ada apakah pengembalian buku telat atau tidak jika

telat maka akan dikenakan denda, dan petugas akan membuat laporan pengembalian

beserta laporan denda.