UAS Remidiasi E-Business

Disusun Oleh:

Pradipta Yuwono (NIM: 14917132)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA

2014

1

Soal:

Soal ini berkaitan dengan praktek aplikasi sistem ERP. Anda dapat menggunakan sistem SAP

ERP, Oracle, Microsoft Dinamic, dll. Sebagai alat menjawab soal berikut ini.

1. Jelaskan aplikasi e-business pada proses bisnis sales dengan menggunakan aplikasi ERP,

meliputi:

a. (25%) Tahap tahap prosessing dan disertai gambarnya.

b. (25%) Data- data yang diinputkan beserta penjelasan .

2. Jelaskan aplikasi e-business pada proses bisnis purchasing dengan menggunakan aplikasi

ERP, meliputi:

a. (25%) Tahap tahap prosessing dan disertai gambarnya.

b. (25%) Data- data yang diinputkan beserta penjelasan .

Jawaban:

Saya menggunakan aplikasi sistem ERP yang bernama OpenERP karena aplikasi ini bersifat

open source dan tampilan GUI nya sangat sederhana sehingga mudah dipelajari.

A. Proses Bisnis Sales

Saya akan memberikan contoh transaksi studi kasus pada jasa pembuatan Tangki Molen

yang dipesan dari PT. HOLCIM Indonesia, dengan transaksi pembuatan 2 unit Truk Tangki

Molen Besar dan 2 Truk Tangki Molen Kecil. Langkah-langkahnya adalah:

1. Login sebagai Sales. Hal pertama yang akan kita lakukan adalah memasukkan data

costumer yang akan membeli produk kita, klik “Sales” pada menubar di atas.

2

2. Setelah itu pilih “Costumer” pada menubar di sebelah kiri, kemudian click tombol

“Create” pada menu Costumer untuk menambahkan daftar costumer yang baru, pada

kasus kali ini adalah PT. HOLCIM Indonesia.

3. Setelah itu maka akan keluar form yang tampak seperti gambar di bawah ini. Isi semua

identitas costumer yang dibutuhkan. Apabila sudah selesai klik tombol “Save”.

3

4. Setelah input data costumer selesai maka data costumer akan muncul seperti gambar di

bawah ini.

4

5. Setelah selesai dengan input data costumer baru selanjutnya kita akan membuat daftar

produk baru sesuai dengan permintaan costumer. Untuk memulai pembuatan daftar

produk baru, klik “Products” pada menu bar sebelah kiri, kemudian klik tombol “Create”.

6. Setelah itu maka akan tampil form seperti gambar di bawah ini. Isi semua data produk

yang diperlukan pada tab Information, Procurements, Inventory dan Sales. Apabila kita

hanya menjual produk dari hasil produksi maka beri tanda cek hanya pada “Can be

Sold”, tetapi jika kita adalah seorang reseller maka kita harus memberi tanda cek pada

“Can be Sold” dan “Can be Purchased”.

5

7. Setelah input data produk selesai, maka akan tampil pada daftar produk seperti gambar

di bawah ini.

8. Sekarang kita akan membuat transaksi penjualannya. Pertama, klik “Sales Order” pada

menu bar yang ada di sebelah kiri, lalu click tombol “Create”.

9. Setelah itu maka akan tampil form seperti pada gambar di bawah ini. Isi semua data

transaksi penjualan pada form tersebut.

6

10. Setelah input data transaksi selesai, klik tombol “Save” untuk menyimpan quotation.

11. Klik “Send by Email” untuk mengirimkan quotation kepada costumer kita, dan klik

“Print” untuk mencetak quotation dalam format PDF seperti gambar di bawah ini.

7

8

12. Klik “Confirm Sale”, maka akan muncul form seperti gambar di bawah ini. Kini tugas

akun Sales sudah selesai.

13. Logout dan login kembali sebagai Warehouse. Tugas Warehouse adalah untuk

mengontrol produk yang akan dikirimkan ke costumer sesuai dengan perjanjian antara

costumer dengan Sales.

14. Klik “Warehouse” pada menubar di sebelah atas, lalu pilih “Delivery Orders” pada

menu bar di sebelah kiri, nanti akan muncul form yang merupakan hasil dari pembuatan

quotation oleh akun Sales.

15. Di bawah ada 2 tombol yang berwarna merah yaitu “Check Availability” dan “Force

Availability”, perbedaannya adalah:

• “Check Availability” akan mengecek status ketersediaan dari hasil input di dalam

database.

• “Force Availability” mengasumsikan bahwa produk yang akan kita kirim sudah

tersedia sehingga tidak perlu mengecek ke dalam database.

Dalam contoh kali ini saya memilih menggunakan “Force Availability”.

9

16. Kemudian klik tombol “Deliver” untuk mengirim produk kita.

17. Setelah itu maka akan muncul form sebagai validasi akhir produk yang akan kita

kirimkan kepada costumer. Jika sudah benar maka klik “Deliver”.

10

18. Di bawah ini adalah contoh hasil print-out dari Delivery Slip.

11

19. Setelah proses pengiriman produk selesai maka tugas dari akun Warehouse sudah selesai.

Logout dan login kembali sebagai akun Accounting untuk memproses tagihan

pembayaran kepada costumer.

20. Klik “Sales Order ”pada menu bar yang ada di sebelah kiri, lalu klik pada Sales Order

yang sudah pernah dibuat oleh akun Sales.

21. Klik “Create Invoice” untuk membuat tagihan baru.

12

22. Setelah itu maka akan muncul form seperti gambar di bawah ini. Isi tanggal untuk

penagihan pada kolom "invoice date".

23. Tagihan sudah selesai dibuat dan akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

a. Jika kita ingin mengirimkan tagihan kepada costumer, klik “Send by Email”.

b. Jika kita ingin mencetak tagihan tersebut dalam format PDF, klik “Print Invoice”.

c. Jika transaksi pembayaran dari costumer sudah dilakukan, klik “Register Payment”.

13

24. Berikut adalah contoh hasil print out dari tagihan yang sudah dibuat.

14

25. Setelah mengklik “Register Payment” maka akan muncul form seperti gambar di bawah

ini.

26. Klik tombol “Pay” untuk menerima transaksi dan mengakhiri proses transaksi.

Data-data yang terlibat dalam Proses Bisnis Sales adalah:

1. Data costumer

Data customer yang akan memesan produk kita, bisa sebuah perusahaan maupun

perorangan.

2. Data daftar produk

Data daftar produk yang ingin kita tawarkan ke customer untuk dipesan.

3. Data Quotation

Quotation adalah pemesanan yang belum divalidasi atau dibatalkan.

4. Data Delivery slip

Pemberitahuan pengiriman yang biasanya ditaruh di dalam paket pengiriman bersama-

sama dengan produk yang dipesan sehingga customer dapat memeriksa isi paket.

5. Data Invoice

Tagihan biaya yang harus dibayarkan oleh customer karena telah memesan produk kita.

B. Proses Bisnis Purchasing

Langkah-langkah Proses Bisnis Purchasing adalah:

1. Pertama-tama kita menerima Purchase Request dari bagian yang memerlukan barang.

Buat RFQ (Request for Quotation) mengenai barang-barang yang dibutuhkan dan kirim

kepada supplier. Klik menu Purchase > Quotation > Create.

15

2. Lalu ketik nama supplier pada kolom Supplier serta Supplier Reference.

3. Kemudian isi nama produk beserta kuantitasnya sesuai dengan permintaan purchase.

Berikut hasilnya:

16

4. Kirim RFQ tersebut kepada supplier dengan mengklik tombol "Send by Email".

5. Pihak supplier kemudian akan mengirimkan quotation seperti gambar di bawah ini:

6. Klik tombol "Confirm Order" untuk menyetujui quotation tersebut, selanjutnya buat

Purchase Order (PO) dan kirim PO ke supplier melalui email. Berikut hasil dari PO:

17

7. Kemudian supplier akan mengirimkan konfirmasi PO berupa Sales Order Confirmation

seperti gambar di bawah ini:

8. Setelah itu supplier akan mengirimkan produk mereka beserta Delivery Slip (DO) seperti

gambar di bawah ini:

18

9. Setelah barang sudah sampai ke warehouse, sudah memenuhi syarat, dan sudah sesuai

dengan pemesanan, selanjutnya lakukan pembuatan Receipt Slip dengan mengklik

tombol "Receive Products". Jika nama produk dan jumlahnya sudah benar maka klik

tombol "Receive".

19

Berikut tampilan Receipt Slip:

10. Setelah itu pihak Supplier akan mengirimkan tagihan, berikut tampilannya.

11. Setelah itu, kita akan membuat invoice untuk supplier. Pilih menu Invoice Control > On

Draft Invoices. Lalu pilih customer yang akan dibuatkan invoice nya.

12. Periksa ulang data-datanya. Isi kelengkapan datanya. Jika sudah lengkap, klik tombol

"Validate".

20

Berikut tampilan invoice untuk supplier.

13. Klik tombol "Pay".

21

Kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini, klik tombol "Pay" lagi.

14. Setelah itu akan muncul tampilan Supplier Payment.

15. Hubungi pihak bank untuk melakukan pembayaran dan transaksi selesai.

22

Data-data yang terlibat dalam Proses Bisnis Purchasing adalah:

1. Data RFQ (Request for Quotation)

Sebuah dokumen yang diserahkan oleh sebuah perusahaan kepada satu atau lebih

supplier untuk memunculkan quotation untuk sebuah produk.

2. Data Quotation

Quotation adalah pemesanan yang belum divalidasi atau dibatalkan.

3. Data Purchase Order (PO)

Dokumen pemesanan produk dari pembeli untuk diserahkan kepada supplier.

4. Data Sales Order Confirmation

Dokumen untuk menunjukkan bahwa Sales Order telah dibuat. Sales Order adalah sebuah

dokumen yang menerangkan produk-produk yang telah dipesan oleh customer, termasuk

harga dan "terms and conditions" nya.

5. Data Delivery Slip (DO)

Pemberitahuan pengiriman yang biasanya ditaruh di dalam paket pengiriman bersama-

sama dengan produk yang dipesan sehingga customer dapat memeriksa isi paket.

6. Data Receipt Slip

Dokumen bukti bahwa produk yang diinginkan sudah diterima oleh warehouse.

7. Data Invoice

Tagihan biaya yang harus dibayarkan oleh customer karena telah memesan suatu produk.