dulu = bisa lama berhari-hari, harus bikin surat ?· panduan untuk pimpinan unit (melakukan klik...

Download DULU = BISA LAMA BERHARI-HARI, HARUS BIKIN SURAT ?· PANDUAN Untuk PIMPINAN UNIT (melakukan KLIK APPROVAL…

Post on 06-Mar-2019

213 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

DULU = BISA LAMA BERHARI-HARI, HARUS BIKIN SURAT RESMI, SAMPAH KERTAS

SEKARANG = CEPAT 10 MENIT, PRAKTIS TINGGAL KLIK, PAPERLESS TANPA KERTAS

PROSEDUR LAMA = Unit Kerja Ingin Membeli Barang di Logistik ITS

- Unit Membuat Surat Resmi Permintaan Barang

- Bisa Jadi LAMA Harus Menunggu Tandatangan Pimpinan Unit Kerja

Operator Unit Kerja Entrikan Permintaan Barang ke ODOO

- Create New Sales Quotation dengan Menyertakan Scan Surat Resmi

- Menunggu Persetujuan Dari Staff Logistik

- Setelah Disetujui, Barang Baru Bisa Diambil / Diantar

- Tagihan / Invoice dikirimkan via email/wa (sering HILANG tidak terkirim)

Menerima Tagihan

- Berdasarkan Invoice, Unit Kerja Harus Membuat Surat Resmi Transfer Alokasi

- Bisa Jadi LAMA Harus Menunggu Tandatangan Pimpinan Unit Kerja

Operator Membuat Permintaan Baru di ODOO & Menulis Perintah Transfer Alokasi di ODOO

Tidak perlu lagi menyertakan scan surat resmi Permintaan Barang & Transfer Alokasi

Pimpinan Unit KLIK APPROVAL jika

menyetujui, ATAU KLIK REJECT jika menolak

AMAN: Hanya pimpinan unit tsb yg bisa menyetujui permintaan, cukup dgn KLIK

Barang langsung bisa diambil, history, invoice

& status pembayaranbisa dilihat pimpinan

Online di ODOO

Selesai !

Cepat, Praktis, Paperless

PANDUAN Untuk PIMPINAN UNIT (melakukan KLIK APPROVAL

menyetujui permintaan barang logistik ITS atau KLIK REJECT menolak)

Akun akan dibagikan langsung ke email panjenengan. Sehingga segera cek inbox email, cari email

seperti ini

Klik tombol Accept Invitation, lalu anda bisa memasukkan password utk akun anda.. setelah

berhasil, anda bisa SIGN IN menggunakan username = alamat email anda DAN password = password

baru yang anda tadi ketikkan

Apabila kesulitan, silakan hubungi kami melalui grup WA SERVICEDESK KLIK APPROVAL !

1. Untuk login ke sistem, buka web erp.logistik.its.ac.id (atau buka web logistik.its.ac.id lalu klik

menu APLIKASI ERP) lalu klik SIGN IN (di pojok kanan atas)

2. login dgn username password anda. HATI-HATI rahasiakan username+password anda!

Tanggungjawab anda jika terjadi penyelewengan karena anda share password ke orang lain!

Jika belum punya akun, hubungi WA grup SERVICEDESK KLIK APPROVAL.

Dan apabila lupa password silakan dicoba klik RESET PASSWORD, maka instruksi reset password

akan dikirimkan ke email anda.

Apabila kesulitan, silakan hubungi kami melalui grup WA SERVICEDESK KLIK APPROVAL !

3. setelah berhasil login, klik menu di pojok kanan atas lalu klik submenu MY ACCOUNT

4. di menu MY ACCOUNT ini, anda dapat melihat ada 3 menu baru :

- QUOTES : berisi permintaan barang BARU yg menunggu KLIK APPROVAL anda

- ORDERS : berisi history permintaan barang yg anda sudah setujui / approve

- INVOICE : berisi tagihan / invoice atas barang yang anda sudah ambil

Jika ada permintaan barang baru yg butuh approval anda, di samping tulisan YOUR QUOTES akan

muncul ANGKA. Klik di menu QUOTES atau di tulisan YOUR QUOTES untuk menampilkan daftar nya.

5. klik pada salah satu Sales Order untuk menampilkan detailnya

6. untuk menyetujui belanja logistik tersebut, lakukan = KLIK ACCEPT (warna Hijau) Opsional anda

bisa menuliskan pesan / catatan di kolom history di bagian bawah

Sedangkan utk tidak menyetujui / membatalkan, klik tombol merah REJECT

BACA DAN PELAJARI DETAIL SALES ORDER SEBELUM ANDA KLIK APPROVAL. Bisa terjadi operator

salah memilih produk / jumlah barang / bahkan bisa jadi memintakan persetujuan anda utk RBA yg

bulan menjadi wewenang anda (misal belanja ATK S1 kok minta approve ke Kaprodi S2).

Tanggungjawab anda apabila ada kesalahan dan anda tetap klik approve!

7. langkah berikutnya utk menyetujui adalah dengan menuliskan nama anda DAN tandatangan, lalu

klik tombol biru SIGN & CONFIRM dan selesai.

8. jika barang sudah diambil, maka anda akan bisa melihat TAGIHAN di menu INVOICE, berikut

status nya (waiting for payment = masih menunggu transfer alokasi di eksekusi oleh bagian

perencanaan; PAID = transfer alokasi sudah diproses di SIM RBA oleh Bagian Perencanaan Dit.PAL)

9. contoh transaksi yang sudah di proses transfer alokasinya oleh bagian perencanaan