OFFICER DEVELOPMENT PROGRAM

Makalah

Judul Makalah:

“Cara Meningkatkan dan Mempertahankan Jumlah Mitra untuk dapat

Melanjutkan ke Siklus Pembiayaan Selanjutnya”

Cabang OJT:

0005 dan 0064 (Mojowarno dan Rengasdengklok)

Mentor:

Dewi Sekarasih

Disusun Oleh:

Nama: Dani Yudiastono

Lembar Persetujuan

Sesuai dengan hasil On The Job Training pada tanggal 02 – 13 Juni 2014 & 23 Juni

– 04 Juli 2014 serta diskusi yang dilakukan oleh Mentee dan Mentor maka makalah

yang berjudul:

“Cara Meningkatkan dan Mempertahankan Jumlah Mitra untuk dapat

Melanjutkan ke Siklus Pembiayaan Selanjutnya”

dinyatakan telah mendapat persetujuan dan dapat dipresentasikan pada

Final Exam Project Officer Development Program (ODP)

PT Bina Artha Ventura

Jakarta , 19 Juli 2014

Disusun oleh:

Dani YudiastonoPeserta ODP Batch-1

Disetujui oleh:

Dewi SekarasihMentor Makalah

I. Ringkasan Masalah

Salah satu aspek dalam perwujudan Misi Bina Artha untuk melayani

masyarakat berpendapatan rendah yang aktif dalam kegiatan perekonomian adalah

berkelanjutan. Proses interaksi antara Bina Artha dengan mitra berlandaskan pada

trust (kepercayaan). Mitra tidak diwajibkan memberikan collateral untuk

mendapatkan Fasilitas Modal. Ini menunjukkan proses bisnis Bina Artha dilandaskan

atas dasar etikad baik kepada para mitra untuk membangun hubungan jangka

panjang.

Bina Artha mensyaratkan beberapa kriteria untuk dapat membangun hubungan

jangka panjang kepada para mitranya. Artinya, hanya mitra yang memenuhi kriteria

tersebut yang dapat terus menjadi mitra Bina Artha. Untuk mewujudkan hubungan

jangka panjang tersebut maka diperlukan metode-metode untuk mempertahankan

mitra yang telah ada.

Selain itu Market Segment untuk Bina Artha sendiri sangat spesifik. Bina Artha

hanya memberikan pinjaman modal kerja kepada wanita yang telah berkeluarga dan

telah memiliki usaha mikro. Dan dalam pengambilan fasilitas modal tersebut

diharuskan untuk berkelompok dengan jarak rumah tidak lebih dari 500 meter.

Mengingat target market yang spesifik tersebut maka dikhawatirkan dikemudian hari

Bina Artha akan mengalami kesulitan dalam mencari mitra jika semua daerah dalam

lingkup sebuah cabang Bina Artha telah dilakukan ekspand.. Kesulitan itu dapat

berupa pembentukan kelompok mitra dengan keanggotaan minimal 15 orang. Maka

dari itu, mempertahankan mitra yang telah ada dengan membina hubungan baik

jangka panjang menjadi penting. Tentunya seiring dengan terus melakukan

rekrutmen mitra baru berkualitas.

Data berikut dapat menggambarkan pergerakan jumlah mitra aktif:

1. Pergerakan Jumlah Mitra Cabang berusia kurang dari 1 tahun

2. Pergerakan Jumlah Mitra Cabang berusia 1 – 2 tahun

(Sumber Data: Rekapitulasi Jumlah Mitra Aktif pada Pengiriman Stiker Tunggakan periode April – Juni 2014)

3. Pergerakan Jumlah Mitra Cabang berusia lebih dari 2 tahun

(Sumber Data: Rekapitulasi Jumlah Mitra Aktif pada Pengiriman Stiker Tunggakan periode April – Juni 2014)

Berdasarkan data di atas dapat diketahui bahwa pergerakan jumlah mitra Bina

Artha mengalami penurunan ketika Cabang berusia lebih dari 1 tahun. Bahkan pada

Cabang yang berusia lebih dari 2 tahun, penurunan jumlah mitra terjadi secara

signifikan. Sebagai contoh pada Cabang Mojowarno dan Diwek dimana jumlah mitra

aktif berkurang sangat besar pada bulan Mei.

Data tersebut menunjukkan bahwa masih banyak mitra yang tidak melanjutkan

pembiayaan modal di Bina Artha setelah pembiayaan tahap pertama selesai. Hal ini

menyebabkan jumlah mitra pada cabang yang berusia lebih dari 1 tahun memiliki

tren menurun karena jumlah mitra yang tidak melanjutkan tahap pembiayaan

selanjutnya lebih besar dari pada jumlah mitra baru yang diperoleh cabang.

Sehingga secara keseluruhan jumlah mitra aktif menurun.

(Sumber Data: Rekapitulasi Jumlah Mitra Aktif pada Pengiriman Stiker Tunggakan periode April – Juni 2014)

II. Uraian Singkat Mengenai Bisnis

.....(tambahkan info sedikit mengenai industri BAV dan proses yang

berlangsung di dalamnya).....

Produk yang ditawarkan Bina Artha adalah berupa Fasilitas Modal Kerja yang

memiliki tenor 1,5 tahun (18 bulan) dengan besar Rp. 1.700.000,- untuk cycle

pertama. Artinya, sebelum waktu jatuh tempo tersebut, mitra dalam kumpulan tidak

diperbolehkan mengajukan penerimaan modal kerja dari Bina Artha kecuali jika

kelompok atau kumpulan tersebut mengajukan top up setelah 20 kali angsuran (10

bulan) atau 25 kali angsuran (12 bulan). Ataupun ketika kumpulan tersebut

menyepakati adanya pre-closure (pelunasan dini) minimal pada angsuran ke-25 (12

bulan).

Setelah kumpulan tersebut selesai menjalankan kewajibannya membayarkan

angsuran pada cycle 1, terdapat 2 kemungkinan:

1. Mitra dalam kelompok atau kumpulan tersebut berhenti mengambil pinjaman dari

Bina Artha.

2. Mitra melanjutkan ke cycle 2.atau cycle berikutnya.

Kemungkinan pertama terjadi akibat 2 hal, yaitu performance mitra tidak sesuai

dengan standar yang telah ditetapkan Bina Artha (meliputi parameter: tingkat

kehadiran kurang dari...%?, adanya tunggakan sebanyak.....angsuran?, tanggung

renteng tidak berjalan..., penggunaan pembiayaan tidak sesuai dengan usaha yang

dijalankan, kondisi mitra, jumlah mitra dalam kumpulan) dan dinyatakan tidak layak

untuk mendapatkan fasilitas modal kerja tahap selanjutnya. Kemungkinan kedua

yaitu mitra tidak berminat lagi dengan produk Bina Artha dan enggan melanjutkan ke

siklus berikutnya.

Adapun kemungkinan kedua hanya dapat terlaksana jika kumpulan tersebut

telah memenuhi syarat sebagai berikut:

a. Mitra sudah melunasi pembiayaan sebelumnya.

b. Mitra memenuhi kriteria kelayakan untuk pembiayaan tahap selanjutnya.

c. Mitra yang sudah memperoleh persetujuan deviasi dari Kantor Pusat.

d. Proses pembiayaan tahap selanjutnya hanya dapat dilakukan minimal pada

tingkat kelompok (minimal 2 kelompok dengan 10 anggota)

Kemungkinan kedua merupakan tujuan yang diharapkan Bina Artha agar

terjadi hubungan jangka panjang dengan mitra.

III. Pembahasan Masalah

Bina Artha memiliki visi untuk menjadi lembaga keuangan khusus terkemuka

dengan melayani 1.000.000 keluarga di Indonesia di tahun 2020. Untuk mencapai

visi tersebut, Bina Artha harus senantiasa meningkatkan jumlah mitra aktifnya dari

waktu ke waktu. Selain meningkatkan mitra aktif, mempertahankan mitra aktif agar

terus bertahan di Bina Artha dalam jangka waktu yang lama pun tak kalah

pentingnya. Perpaduan ini yang akan menciptakan akselerasi tercapainya visi

Perusahaan pada tahun 2020.

Clients Quantity dan Portofolio yang digulirkan menjadi tolok ukur utama secara

riil dalam menilai kinerja Bina Artha. Dua hal tersebut tercermin dari peningkatan

jumlah mitra aktif dari waktu ke waktu, yang sangat ditentukan oleh kinerja karyawan

cabang yang meliputi Branch Manager (BM), Sales Officer (SO), Relationship Officer

dan Admin selaku ujung tombak perusahaan. Selain melakukan ekspansi wilayah

dengan menambah regional area perusahaan yang berarti menambah jumlah

cabang baru, Bina Artha pun perlu untuk memperhatikan kinerja cabang.

SO merupakan staff yang memiliki fungsi utama merekrut mitra baru. Selama

observasi di lapangan, saya melakukan wawancara kepada para Sales Officer (SO)

di Cabang Mojowarno dan Cabang Rengasdengklok terkait aktivitas yang mereka

lakukan.

PertanyaanCabang Mojowarno

(3 orang SO)

Cabang Rengasdengklok

(3 orang SO)

1. Jumlah lokasi yang dikunjungi setiap hari2 lokasi (66%), 3 hari (34%)

3 lokasi (100%)

2. Waktu yang diperlukan untuk memproses UKM hingga pencairan

6 hari (66%), 7 hari (34%)

3. Peran BM dalam membantu tugas SO Membantu (100%)Sangat membantu (100%)

4. Tindakan BM yang Anda anggap sangat membantu/mendukung pekerjaan Anda

- Menginformasikan lokasi UM (5)- Membantu pengecekan Form (%)

5. Tanggapan mitra terhadap produk Bina Artha

Cukup bagus (34%), Bagus (66%)

Bagus (100%)

6. Waktu yang dibutuhkan untuk merevisi UKM

2 hari (100%)1 hari (66%), 2 hari (34%)

Dari hasil wawancara di atas, dapat dianalisa sebagai berikut:

Jumlah/banyaknya lokasi yang dikunjungi setiap hari menunjukkan intensitas

komunikasi SO dengan calon mitra. Diketahui bahwa SO Cabang

Rengasdengklok rata-rata mengunjungi 3 lokasi per harinya, dan jumlah ini

lebih banyak dibandingkan oleh lokasi yang dikunjungi oleh SO Cabang

Mojowarno yang rata-rata 2 lokasi. Artinya, SO cabang Rengasdengklok lebih

proaktif dalam melakukan survei untuk mencari mitra yang potensial

Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses dari awal sampai pencairan

menunjukkan responsiveness SO. Secara umum Cabang Mojowarno dan

Cabang Rengasdengklok memiliki lama proses yang sama yaitu 7 hari kerja.

Sedangkan peran BM dalam mengarahkan SO-nya di lapangan, diketahui

bahwa Cabang Rengasdengklok dinilai dengan penilaian yang ‘sangat bagus’

oleh seluruh SO-nya. Sedangkan di Cabang Mojowarno, peran BM dalam

mengarahkan SO-nya dinilai dengan prediket ‘bagus’. Ini menunjukkan bahwa

peran BM Cabang Rengasdengklok untuk mengarahkan SO-nya melakukan

perekrutan mitra dinilai lebih baik. Adapun peranan BM yang dianggap sangat

membantu adalah.........

Dalam hal karakter mitra untuk meminjam fasilitas modal (menunjukkan kondisi

medan) di Bina Artha, Cabang Rengasdengklok memiliki calon mitra yang

potensial. Hal ini ditunjukkan dari pengamatan SO yang menyatakan bahwa

antusiasme mitra terhadap lembaga keuangan yang memberikan pinjaman

modal lebih baik. Artinya, karakter warga di Cabang Rengasdengklok dalam hal

mengambil pinjaman modal jauh lebih menunjukkan ketertarikan dibandingkan

karakter warga di Cabang Mojowarno.

Penilaian terakhir berkenaan dengan lamanya revisi UKM menunjukkan bahwa

SO di Cabang Rengasdengklok memiliki tenggat waktu yang lebih cepat dalam

hal merespon kesalahan yang dilakukan dari hasil UKM yang dilakukan. Mereka

membutuhkan waktu 1 – 2 hari untuk menyelesaikan revisi UKM. Sedangkan di

Cabang Mojowarno rata-rata SO membutuhkan waktu 2 hari.

Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa Cabang

Rengasdengklok memiliki beberapa aspek yang lebih baik dalam hal perekrutan

mitra baru. Ini menjadikan jumlah mitra baru yang diperoleh Cabang

Rengasdengklok lebih banyak dari pada jumlah mitra yang diperoleh Cabang

Mojowarno.

Pada saat jumlah mitra yang direkrut oleh Cabang telah meningkat maka hal

selanjutnya untuk dilakukan adalah mempertahankan keberlanjutan mitra tersebut

untuk terus menjadi mitra Bina Artha. Proses mempertahankan mitra ini dilakukan

mulai dari proses perekrutan mitra. Dari proses awal tersebut dilakukan screening

untuk melakukan seleksi terhadap mitra yang berkualitas.

Proses selanjutnya yang dilakukan untuk mempertahankan mitra adalah saat

dilakukan kumpulan 2 mingguan dan pembayaran angsuran. Pada fase ini, mitra

diberikan persyaratan yang akan menentukan sejauh mana kualitas masing-masing

mitra. Mitra yang berkualitas akan dapat melanjutkan pembiayaan tahap berikutnya.

Mitra yang tidak memenuhi persyaratan, jika ingin melanjutkan ke pembiayan

selanjutnya diharuskan mengajukan mitra deviasi.

Mitra yang sudah ada merupakan aset bagi Perusahaan. Mitra yang berkualitas

akan menjalin hubungan jangka panjang dengan Bina Artha. Kemungkinan yang

menyebabkan Mitra tidak melanjutkan pembiayaan siklus selanjutnya di Bina Artha

karena dua hal:

1. Performance mitra tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan Bina

Artha

Performance mitra dianggap baik dilihat dari 5 parameter yaitu kehadiran,

ketepatan dalam membayar angsuran, penggunaan fasilitas modal kerja untuk

usaha, penggunaan hasil usaha untuk keluarga dan pelaksanaan tanggung renteng.

a. Tingkat Kehadiran Mitra

Kehadiran mitra saat angsuran menjadi syarat utama untuk menentukan

kelayakan mitra agar dapat melanjutkan ke cycle selanjutnya dan

mempengaruhi besaran fasilitas modal kerja yang diperoleh. Alasan

pentingnya kehadiran bagi mitra diantaranya: dengan hadirnya mitra

diharapkan tidak adanya tanggung renteng yang mencemaskan mitra lainnya,

jika tidak hadir saat angsuran tidak ada yang akan melakukan tanggung

renteng. kehadiran hanya dilakukan 2 minggu sekali dan waktunya 10 – 20

menit (sangat ringan untuk dilakukan).

Kedisiplinan kumpulan dapat dinilai dari tingkat kehadiran mitra. Kumpulan

yang tidak disiplin dan memiliki tingkat kehadiran rendah berpotensi

melahirkan PAR. Jika sebuah kumpulan terkena PAR maka secara otomatis,

kumpulan tersebut dinyatakan tidak dapat melanjutkan pembiayaan pada

cycle berikutnya mengingat syarat pengembalian angsuran kumpulan

haruslah 100%.

Maka dari itu untuk mencegah timbulnya PAR, kehadiran mitra menjadi critical

point. Hadirnya mitra saat membayar angsuran dianalogikan sebagai

pengganti jaminan yang harus diberikan oleh mitra kepada Bina Artha.

Ketidakhadiran mitra ataupun keterlambatan mitra tanpa alasan yang benar

harus diberikan peringatan tegas oleh petugas. Ini merupakan tindakan

preventif yang perlu dilakukan untuk menghindari resiko mindset mitra tentang

tidak pentingnya arti “kehadiran”.

Berikut ini data kehadiran mitra di Cabang Mojowarno pada Bulan Januari

2011 sampai dengan April 2014:

Sumber data: BR. Net Cabang Mojowarno (Bulan Januari 2013 - April 2014

Data tersebut menunjukkan bahwa dari 49 kumpulan yang aktif pada Bulan

Januari 2013 – April 2014 terdapat 11 kumpulan yang mengalami masalah

dengan tingkat kehadiran kumpulan. Artinya, 11 kumpulan tersebut tidak

memenuhi syarat untuk melanjutkan pada siklus pembiayaan selanjutnya

dikarenakan pada syarat pertama yaitu tingkat kehadiran kumpulan < 60%.

Jika setiap kumpulan memiliki 15 mitra maka potensi kehilangan mitra karena

tidak memenuhi syarat pada tahap awal adalah 165 mitra.

Sebab-sebab yang menjadikan ketidakhadiran mitra pada saat kumpulan 2

mingguan dapat dilihat dari hasil observas dan wawancara sebagai berikut:

Jumlah Responden: 5

Target Responden : RO Cabang Mojowarno dan Cabang Rengasdengklok

Cabang Mojowarno Cabang Rengasdengklok1 Apa 3 hal yang menyebabkan Mitra

tidak hadir?1.Mitra bekerja 2.Malas

1.Sibuk 2.Uang tidak ada3. Ada anak yang sakit

No.Jawaban

Pertanyaan

Sumber Data : Wawancara RO

Note : karena yang diwawancara Cuma 1 item, maka tidak usah buat tabel

tapi dijabarkan dalam paragraf aja dengan menyebutkan berapa banyak yang

menjawab hal tersebut, dan dibandingkan antara jawaban dari Cab

Mojowarno dengan Cabang Rengasdengklok

Dari hasil wawancara tersebut, diketahui bahwa masih terdapat mitra yang

beralasan sibuk bekerja. Hal ini mengindikasikan adanya karakter yang tidak

baik dari mitra yang direkrut sebab kewajiban mengenai kehadiran telah

dijelaskan sejak awal dan disetujui oleh seluruh anggota kumpulan.

b. Ketepatan angsuran & pelaksanaan tanggung renteng

Selain kehadiran mitra saat kumpulan 2 mingguan, mitra yang menunggak

dalam suatu kumpulan juga harus ditangani dengan benar.

Berikut ini Data jumlah mitra yang bermasalah dalam hal kedisiplinan dari

Bulan Januari 2013 sampai Bulan April 2014 di Cabang Mojowarno.

Sumber data: BR. Net Cabang Mojowarno Januari 2013 – April 2014

Dari data tersebut diketahui bahwa pada periode Januari 2013 – April 2014

terdapat 222 mitra yang tidak melanjutkan pembiayaan pada siklus

berikutnya. 129 mitra tidak diperkenankan mengikuti pembiayaan tahap

selanjutnya karena kehadirannya yang tidak memenuhi standar. Sedangkan

91 orang tidak berminat melanjutkan ke tahap selanjutnya sehingga

memutuskan keluar dari kemitraan dengan Bina Artha ataupun dikeluarkan

dari kemitraan Bina Artha karena menunggak dan dianggap tidak layak untuk

mengikuti program pembiayaan modal tahap selanjutnya.

Penyebab utama dari munculnya mitra yang menunggak pada suatu cabang

dapat dilihat pada data hasil wawancara berikut ini terhadap 5 orang RO

Cabang Mojowarno dan Cabang Rengasdengklok :

Cabang Mojowarno Cabang Rengasdengklok1 Apa 3 hal yang menyebabkan

Mitra menunggak?1. Usaha macet2. Tidak ada uang3. Bad Karakter 4.Tidak bekerja

1. Usahanya macet2. Tanggung renteng tidak jalan 3. Mitra kabur

2 Apa 3 alasan yang menyebabkanMitra tidak mau tanggung renteng?

1. Uang tidak kembali setelah tanggung renteng.

1.Bawa uangnya pas untuk setoran saja 2.Takut uangnya tidak diganti3.Takut mitra tersebut mengandalkan tanggung renteng

No.Jawaban

Pertanyaan

Sumber Data : Wawancara RO

Indikasi terjadinya masalah bisa dilihat dari ketidakhadiran mitra sebanyak 3

kali berturut-turut atau mitra tidak mau membayar angsuran, dan hal ini

hendaknya menjadi warning bagi petugas. Petugas perlu untuk menanyakan

kembali komitmen mitra tersebut karena jika sampai 5 kali berturut-turut mitra

tidak hadir maka Ia diwajibkan untuk melakukan pelunasan dan mitra

dikeluarkan dari kumpulan. Bentuk warning tersebut dapat dilakukan dengan

cara berikut:

a. Melakukan kunjungan / sillahturahmi ke rumah mitra.

b. Menjenguk mitra yang sedang sakit.

c. Melakukan kunjungan ke rumah saudara / anak mitra

d. Menggali informasi dari tetangga, menitipkan pesan tentang pembayaran

angsuran kepada tetangga jika mitra tidak dapat ditemui dan mencatatnya

dalam buku progres penanganan mitra bermasalah.

Pastikan bahwa tujuan pemberian warning diatas agar mitra membayar

angsuran dalam keadaan apapun. Selain itu, petugas harus memastikan

tanggung renteng yang merupakan perjannjian hitam diatas putih mitra

dengan Bina Artha dalam kumpulan tersebut berjalan. Sebisa mungkin

petugas mengarahkan kumpulan agar sama sekali tidak melakukan tanggung

renteng. Artinya setiap anggota selalu membayar tepat waktu. Untuk

menghindari mitra ditanggung renteng oleh anggota lainnya dapat dilakukan:

1. Menekankan pentingnya menyisihkan uang per harinya dari keuntungan

sebesar minimal 5.000 rupiah.

2. Jangka waktu angsuran yang lama seharusnya digunakan mitra untuk

memastikan terkumpulnya angsuran.

3. Memberikan pengertian bahwa mitra yang ditanggung renteng akan

membebani mitra lainnya karena mitra lainnya juga memiliki kewajiban

yang sama.

Pembinaan tersebut yang meliputi tingkat kehadiran, mitra yang menunggak,

pembayaran tanggung renteng selalu dilakukan sepanjang masa

pengembalian modal kerja. Kemudian petugas juga memastikan bahwa

dalam kelompok tersebut terdapat setidaknya 10 mitra / 2 kelompok yang

benar-benar berkualitas yang nantinya dapat mengambil pembiayaan tahap

selanjutnya. Jika memungkinkan seluruh mitra dalam kumpulan dapat

melanjutkan ke siklus pembiayaan berikutnya.

c. Penggunaan pembiayaan untuk usaha

Apabila selama proses UKM hingga sebelum proses pencairan sudah terlihat

potensi mitra bermasalah, maka calon mitra tersebut sebaiknya digugurkan

menggunakan cara yang baik untuk menghindari resiko kredit macet yang

sangat mungkin terjadi. Idealnya sesuai dengan SOP, BM diwajibkan

melakukan kunjungan ke rumah masing-masing mitra pada saat UPKM

untuk........... Proses UPKM yang benar yaitu......Proses kedua yang

digunakan untuk memastikan penggunaan pembiayaan untuk saha mitra

adalah dengan melakukan proses PU. Dimana berdasarkan hasil observasi,

kondisi riil yang terjadi di lapangan yaitu.....

Pada saat masalah terjadi ketika mitra tersebut telah mendapatkan pinjaman

modal maka diperlukan penanganan cepat agar masalah itu tidak menginfeksi

anggota kumpulan lainnya.

2. Mitra tidak berminat lagi dengan produk Bina Artha dan enggan

melanjutkan ke siklus berikutnya.

Produk yang baik akan memberikan kesetiaan bagi mitra untuk senantiasa

bertahan menjadi mitra Bina Artha. Berikutn ini data perbandingan jumlah perekrut

mitra di Cabang Mojowarno (dari Januari 2013 – April 2014) dan di Cabang

Rengasdengklok (dari Bulan Maret 2014 – Juli 2014)

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

Maret 2014 April 2014 Mei 2014 Juni 2014 Juli 2014

Jum

lah

Mit

ra

Jumlah Kumulatif Mitra Cabang Rengasdengklok

Sumber: Data BR. Net

Dari Grafik diatas dapat dilihat bahwa untuk mencapai perekrutan 1200 mitra

pada Cabang Mojowarno (Memasuki tahun ke-3) memerlukan waktu 16 bulan ( rata-

rata 75 mitra per bulan) sedangkan pada Cabang Rengasdengklok (Cabang baru)

hanya membutuhkan waktu 5 bulan (rata-rata 240 mitra per bulan). Untuk dapat

mengatasi kondisi ini, perlu dilakukan beberapa perbaikan terhadap proses internal

di Bina Artha

a. Review terhadap pelaksanaan proses rekrutmen mitra pada tahap

selanjutnya.

Studi kasus pada Cabang Mojowarno ditemukan bahwa proses pencairan

pembiayaan tahap pertama lebih cepat dari pada tahap kedua. Dari

pengamatan yang dilakukan ditemukan bahwa ketika UKM dilakukan secara

bersamaan pada kumpulan baru (tahap 1) dan kumpulan lama (tahap 2) di

desa Slamet Rejo, hasilnya kumpulan baru lebih cepat mendapatkan

pencairan.

Perbedaan waktu pencairan ini muncul karena SO diharuskan melakukan

banyak revisi pada fase UKM di siklus pembiayaan tahap kedua. Ketrampilan

SO masih kurang baik saat menghandle perekrutan mitra tahap kedua.

Terutama untuk calon mitra tahap kedua yang diproyeksikan mendapatkan

pembiayaan sebesar 2,5 juta Rupiah. Proses yang dilakukan membutuhkan

banyak revisi. Panjangnya proses ini menjadikan mitra harus menunggu yang

mengakibatkan antusiasme mitra yang akan melanjutkan ke tahap

pembiayaan selanjutnya berkurang.

QA sebagai penentu kebijakan dalam pembuatan SOP perekrutan mitra untuk

pembiayaan tahap selanjutnya dapat melakukan review hal-hal berikut:

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

Tahun 2013 Januari 2014 Februari 2014 Maret 2014 April 2014

Jum

lah

Mit

ra

Jumlah Kumulatif Mitra Cabang Mojowarno

1. Mengevaluasi tahapan proses UKM, LKKM 1, LKKM 2 dan UPKM agar

dilakukan seefektif mungkin untuk menarik minat mitra lama untuk tetap

mengambil pembiayaan dari Bina Artha.

2. QA melakukan training dan guidance secara intensif kepada SO untuk

meminimalisasi mistakes pada proses perekrutan mitra pada tahap

selanjutnya. Sehingga jumlah revisi berkurang dan proses pencairan lebih

cepat.

3. QA memberikan klarifikasi tentang status mitra yang tidak melanjutkan

pembiayaan pada tahap selanjutnya dan bukan merupakan mitra deviasi.

Seharusnya mitra tersebut bisa diberikan kesempatan yang kedua.

Tentunya dengan syarat dan ketentuan yang berlaku seperti: mitra

tersebut diharuskan untuk menunggu (vakum) dalam jangka waktu

tertentu terlebih dahulu.

4. Dari sini dapat disimpulkan bahwa diperlukan suatu inovasi untuk menarik

mitra guna mengurangi jumlah perbedaan rekrutmen yang signifikan

antara cabang baru dan cabang lama.

b. Inovasi untuk memenangkan persaingan dengan kompetitor

Inovasi dibutuhkan dalam menghadapi tantangan. Selain Bina Artha, terdapat

beberapa lembaga keuangan kompetitor yang mengarah pada segmen

market yang sama. Untuk meningkatkan hubungan baik jangka panjang

dengan mitra, Bina Artha sebagai lembaga keuangan mikro memiliki

beberapa keunggulan dibandingkan kompetitor diantaranya:

Asuransi Bina Artha yang mencakup mitra dan Suami / tertanggung.

Tidak adanya denda jika terjadi keterlambatan dalam membayar

angsuran.

Proses pencairan yang relatif cepat (7 – 10 hari kerja).

Selain added values di atas, Bina Artha juga diharuskan untuk terus

melakukan pengembangan produk sehingga mitra setia memilih Bina Artha

sebagai lembaga keuangan yang dipercaya.

Berikut ini tabel perbandingan beberapa fitur antara Bina Artha dan Lembaga

Pesaing:

Fitur / Karakteristik Kompetitor Bina ArthaJumlah Pinjaman yang diberikan pada Cycle 1 Pinjaman yang diterima anggota

kelompok variatif tergantung besarnya sbb:- Rp. 1,5 juta - 2 juta (Jika belum punya usaha)- Rp. 3 - 4 juta jika sudah punya usaha- Rp. 5 juta (untuk mini micro)

Jumlah pinjaman yang diterima oleh semua mitra sama: 1,7 juta

Periode pembayaran angsuran 2 mingguan dalam 12 bulan 2 mingguan dalam 18 bulanJumlah Pinjaman yang diberikan pada Cycle 2 Maksimal mendapat pinjaman dengan

besaran 2 kali lipat, dengan syarat:- Tingkat kehadiran > 80%- Tidak pernah ditanggung renteng- LancarJika tidak memenuhi, maksimal pinjaman lanjutan: Rp. 500.000

-Maksimal mendapat pinjaman 2, 5 juta.- Tingkat kehadiran > 60%- Pernah ditanggung renteng max 4 kali- Tingkat pembayaran 100%

Tabungan -Tabungan awal (5 kali pertemuan awal: LKKM @ Rp. 2.000) = Rp. 10.000- Tabungan tanggung renteng (angsuran terbesar dibagi jumlah anggota)

-Tidak ada kewajiban untuk menabung di Bina Artha-LKKM hanya dilakukan 2 kali dan tidak ada penarikan tabungan selama LKKM

Top up Setelah 6 bulan atau 12 kali angsuran, mitra bisa mendapat pinjaman Rp. 500.000

Setelah 10 bulan (20 kali angsuran) atau 12 bulan (25 kali angsuran), mitra bisa mendapatkan tambahan pinjaman Rp. 500.000 atau Rp 600.000

Sumber Data: Materi training Handling Objection – Bina Artha

Dari tabel diatas, terdapat perbandingan kekurangan dan kelebihan fitur yang

dimiliki Bina Artha. Dalam hal jumlah pinjaman, kompetitor memiliki keunggulan

dikarenakan jumlah pinjaman yang ditawarkan jauh lebih besar dibandingkan Bina

Artha. Untuk periode pembayaran angsuran, Bina Artha dan kompetitor memiliki

tenor waktu yang hampir sama.. Jika kompetitor hanya memberikan tenor 1 tahun,

pada Bina Artha pun dapat dilakukan selama 1 tahun dengan melakukan pelunasan

dini. Dalam hal pinjaman cycle ke-2, Bina Artha memiliki keringanan yang lebih

tinggi. Dalam hal kehadiran dan tanggung renteng, Bina Artha memberikan toleransi

yang cukup besar dibandingkan kompetitor. Namun lagi-lagi untuk modal pinjaman

yang didapatkan, kompetitor memberikan pinjaman modal yang lebih besar. Selain

itu, untuk mitra yang tidak memenuhi kriteria persyaratan, maka pada kompetitor

mereka tetap dapat menerima pinjaman modal maksimal Rp. 500.000,-. Sedangkan

di Bina Artha, untuk mitra yang tidak memenuhi persyaratan maka Ia harus

mengajukan mitra deviasi dengan persetujuan QA hingga ke Kantor Pusat. Jika tidak

ada persetujuan dari QA maka mitra tersebut tidak dapat melanjutkan cycle ke-2.

Dalam hal tabungan, Bina Artha memiliki kelebihan karena tidak ada

pungutan lain selama proses perekrutan mitra. Sedangkan untuk Top Up,

Kompetitor memberikan jarak waktu setelah 6 bulan. Di Bina Artha, Top Up baru

dapat direalisasikan setelah 10 bulan atau 12 bulan.

Latar belakang munculnya produk Top Up adalah untuk meningkatkan

semangat kehadiran mitra yang memiliki tren menurun pada angsuran ke 20 dan 25.

Pada angsuran awal, kecenderungan semangat mitra masih besar sehingga tingkat

kehadiran mitra masih tinggi begitu pula pada angsuran akhir karena mitra berharap

akan mendapatkan pembiayaan tahap selanjutnya.

Deskripsi tujuan Sistem Top Up

Berdasarkan analisa dan wawancara dengan AM, produk top up memiliki

beberapa kekurangan:

1. Proses pengisian form yang relatif sulit bagi SO untuk menghandle mitra top

up.

2. Jika mitra yang ikut top up tidak membayar angsuran atau kabur, tanggung

renteng menjadi semakin besar.

3. Timbulnya kekecewaan dari mitra karena hanya sebagian mitra saja yang

dapat ikut top up. Mitra lainnya ingin ikut tapi tidak bisa karena kehadiran yang

tidak memadai.

4. Membebani angsuran karena semakin besar nilai angsurannya setelah

dilakukan top up.

5. SO yang kurang selektif dalam memilih mitra top up dapat mengakibatkan

kecemburuan.

Diperlukan suatu produk model baru guna menutupi kekurangan sistem top up

sebagaimana disebutkan di atas. Yaitu dengan menggulirkan produk yang memiliki

fitur sebagai berikut:

1. Tidak memberatkan mitra karena jumlah angsuran yang meningkat disertai

dengan jumlah waktu jatuh tempo yang singkat.

2. Jika jumlah angsuran meningkat maka disertai pula dengan peningkatan waktu

jatuh tempo pinjaman.

3. Lama tenor pinjaman pertama yang lebih pendek.

4. Jumlah modal tambahan yang lebih besar.

5. Fasilitas untuk mitra yang lebih mudah ketika akan melakukan pelunasan.

Produk dengan fitur seperti ini diharapkan dapat mempertahankan mitra selain

top up. Dengan reward pinjaman kedua yang lebih besar dan dalam tenor pertama

yang lebih pendek akan meningkatkan antusiasme mitra. Selain itu dengan hadirnya

produk ini juga menghindarkan mitra untuk meminjam dari luar Bina Artha (seperti

rentenir) untuk melakukan pelunasan dengan harapan mitra akan mendapatkan

pembiayaan tahap selanjutnya.

Guna mendapatkan produk layanan yang berkualitas lainnya, QA dapat turun

langsung ke lapangan. Tim QA melakukan pengumpulan data terkait dengan

preferensi konsumen terhadap layanan keuangan permodalan dari Bina Artha. Tim

QA juga dapat melakukan simulasi dan penilaian konsumen terhadap hasil proyeksi

NPD kepada konsumen. Tujuan akhirnya, didapatkannya produk layanan keuangan

permodalan yang mampu memenangkan persaingan dengan kompetitor sehingga

hubungan Bina Artha dan mitra-nya dapat terus terjalin.

IV. Kesimpulan

Dari hasil analisa di atas, dapat disimpulkan beberapa hal :

Ada beberapa variabel yang mempengaruhi keefektifan cabang dalam

meningkatkan jumlah mitra baru yaitu:

o Responsiveness (kecepat-tanggapan) yaitu kemampuan SO untuk

memberikan respon terhadap potensi calon mitra yang ditemui. Kecepat-

tanggapan ini antara lain dalam hal melakukan kunjungan lokasi (survey ke

wilayah potensial), kecepatan dalam memproses aplikasi dan merevisi

kesalahan. Semakin responsive seorang SO, maka jumlah mitra yang

direkrut semakin besar.

o Arahan BM terhadap karyawan cabang. BM berperan penting dalam

mengorganisasikan sumber daya cabang dan mengarahkan tim-nya untuk

bekerja secara runtut dan sistematis. Sebagai representasi Cabang, BM

memberikan pembelajaran kepada staff-nya tentang proses bisnis Bina

Artha dan urgensi mematuhi SOP untuk mencegah resiko munculnya

tunggakan di masa yang akan datang. Semakin aktif seorang BM

dalam ..............maka semakin....

o Komunikasi dengan mitra, yaitu kemampuan SO untuk menjalin

pembicaraan secara dua arah dengan calon mitra sehingga didapatkan feed

back positif. Semakin........

o Kondisi Medan, yaitu penilaian SO terhadap daerah yang akan digarap dan

juga karakteristik calon mitra di lokasi tersebut. Semakin......maka,......

Cabang Rengasdengklok memiliki jumlah rekrutmen mitra lebih besar dari pada

Cabang Mojowarno karena unggul dalam beberapa variabel seperti: komunikasi

SO, peran BM, sisi responsive SO serta penerimaan warga yang lebih baik

terhadap produk Bina Artha.

Proses mempertahankan mitra aktif dilakukan dengan memperbaiki kualitas

kumpulan sejak awal pembentukannya dengan cara:

o Memastikan anggota Kumpulan paham akan pentingnya kehadiran dalam

Minggon dan memiliki komitmen yang tinggi untuk hadir di setiap Minggon

o RO dan BM melakukan penanganan secepat mungkin terhadap mitra

menunggak untuk menghindari exit client karena perilaku yang buruk atau

kedisiplinan yang buruk. (di bagian Rekomendasi, cantumkan bahwa

masukkan di SOP/KPI batas maksimum penanganan maksimum ...hari

sejak Minggon berjalan)

o Petugas memastikan komitmen mitra dalam melakukan pembayaran

angsuran secara tepat waktu dan menerapkan sistem warning kepada mitra

yang bermasalah.

o Memaksimalkan fungsi tanggung renteng dengan memastikan bahwa mitra

yang ditanggung renteng mengganti uang tanggung renteng yang

dibayarkan anggota kelompok / kumpulannya.

o Memastikan pelaksanaan UPKM dan PU Oleh.....(di rekomendasi masukkan

saran utk memastikan pelaksanaanUPKM dan PU).

o Mengevaluasi tahapan proses UKM, LKKM 1, LKKM 2 dan UPKM agar lebih

efektif

o Meningkatkan ketrampilan dan pemahaman SO mengenai proses

perekrutan mitra untuk tahap selanjutnya dan teknik-teknik pengsiain form

yang benar sehingga jumlah revisi berkurang dan proses pencairan lebih

cepat.

V. Rekomendasi

Branch Manager

BM mengarahkan team-nya untuk bekerja secara runtut dan sistematis.

Untuk SO, setiap perekrutan mitra baru dari tahap UKM wajib untuk

diselesaikan sampai tahap Pemeriksaan Usaha (PU). Sedangkan RO

diberikan tanggung jawab untuk menangani setiap mitra bermasalah

secepat mungkin terutama dengan memastikan tanggung renteng

berjalan dan melakukan tindakan tegas terhadap potensi munculnya mitra

bermasalah. Saran saya, diubah kalimatnya menjadi :”BM

meningkatkan komunikasi dan memonitor fungsi/tugas masing-masing

karyawan cabang melalui mekanisme ....... dan ............, serta terlibat aktif

dalam......(sesuai hasil wawancara dengan RO)

Memastikan kedisiplinan karyawan cabang dengan cara........(agar SO

hadir tepat waktu saat LKKM, RO saat pembayaran angsuran)

Sales Officer

Meningkatkan responsiveness dengan cara:

- Melakukan kunjungan ke lokasi mitra setidaknya 3 kali dalam sehari

- Mematuhi arahan BM dalam melakukan ekspansi

- Menyelesaikan proses revisi UKM 1-2 hari.

- Mengerjakan proses Survey hingga pencairan maksimal 7-8 hari

Menekankan pentingnya kehadiran kepada seluruh anggota kumpulan

antara lain dengna cara :

- Mem-pending proses LKKM / UPKM jika calon mitra terlambat lebih

dari 15 menit.

Relationship Officer

Menekankan pentingnya kehadiran saat Minggon dengan cara :

- Petugas RO selalu menanyakan alasan ketidak hadiran mitra pada

setiap angsuran jika pada angsuran sebelumnya tidak hadir.

- Petugas RO memberikan warning letter untuk melakukan pelunasan

jika mitra tidak hadir selama 3 kali berturut-turut.

- Melakukan kesepakatan denda keterlambatan kehadiran saat

membayarkan angsuran.

Memastikan komitmen mitra dalam melakukan pembayaran angsuran

secara tepat waktu dan menerapkan sistem warning kepada mitra yang

bermasalah dengan cara:

- Melakukan kunjungan / silahturahmi ke rumah mitra.

- Menjenguk mitra yang sedang sakit.

- Melakukan kunjungan ke rumah saudara / anak mitra jika mitra tidak

bisa ditemui.

- Menggali informasi dari tetangga, menitipkan pesan tentang

pembayaran angsuran kepada tetangga jika mitra tidak dapat ditemui

dan mencatatnya dalam buku progres penanganan mitra bermasalah.

Menekankan pentingnya kehadiran saat Minggon dan memberikan Tips

kepada anggota Kumpulan dengan cara :

- Mengajarkan mitra untuk menyisihkan uang per harinya dari

keuntungan sebesar minimal 5.000 rupiah.

- Jangka waktu angsuran yang lama seharusnya digunakan mitra untuk

memastikan terkumpulnya angsuran.

- Memberikan pengertian bahwa mitra yang ditanggung renteng akan

membebani mitra lainnya karena mitra lainnya juga memiliki kewajiban

yang sama.

Kantor Pusat

Memberikan pelatihan secara periodik kepada.......untuk....

Menetapkan SLA bagi penanganan PAR adalah....hari dan dicantumkan

dalam......

Memperbaiki form untuk mitra top up agar lebih ,udah dimengerti, yaitu

dengan menambahkan/mengurangi.....

Memastikan Cabang selalu menjalankan proses UPKM dan PU dengan

cara.....