Download - SURVEY - ANRI

Transcript
Page 1: SURVEY - ANRI
Page 2: SURVEY - ANRI

SURVEY

LAPORAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN NASIONAL

TINGKAT PUSAT TAHUN 2020

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA 2020

Page 3: SURVEY - ANRI

KATA PENGANTAR

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang

autentik dan terpercaya untuk pelindungan kepentingan negara dan hak-hak

keperdataan rakyat. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan

penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar

kearsipan.

Pengawasan kearsipan dilaksanakan oleh ANRI dalam rangka mengukur

kesesuaian penerapan standar kearsipan yang telah ditetapkan dalam

peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan kegiatan

penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pencipta arsip. Pengawasan

kearsipan Tahun 2020 dilaksanakan terhadap 93 Kementerian/Lembaga dalam

bentuk monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.

Pengawasan kearsipan tahun 2020 dilaksanakan dengan tujuan untuk

menilai penyelenggaraan kearsipan serta tingkat kemajuan atau perkembangan

tindak lanjut yang dilaksanakan oleh kementerian/lembaga terhadap

rekomendasi pengawasan yang telah dilakukan pada tahun sebelumnya.

Dengan penyelenggaraan kearsipan yang baik, akuntabilitas akan

meningkat, keterbukaan informasi lebih terjamin dan dapat menjaga aset

negara, dengan bukti yang otentik dan pada akhirnya penyelamatan arsip statis

untuk memori kolektif bangsa dapat terwujud.

Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHKPN) disusun

berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6

Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Laporan Hasil Pengawasan

Kearsipan Nasional disusun dalam rangka menyampaikan kondisi

penyelenggaraan kearsipan secara umum yang dinilai berdasarkan instrumen

pengawasan kearsipan. Adapun prioritas yang menjadi sasaran pengawasan

kearsipan adalah pada pemenuhan 4 (empat) instrumen dasar yaitu Klasifikasi

Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasfikasi Keamanan dan

Page 4: SURVEY - ANRI

Akses Arsip, baik dari segi ketaatan terhadap penyusunan pedoman kearsipan

maupun dalam implementasinya serta pengelolaan arsip dinamis.

Pengawasan kearsipan tahun 2020 merupakan tahun pertama

pelaksanaan pengawasan yang dilaksanakan dengan menggunakan instrumen

pengawasan yang disesuaikan dengan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019

tentang Pengawasan Kearsipan. Selain itu pelaksanaan pengawasan kearsipan

tahun 2020 juga mengalami perubahan metode karena kondisi pandemi yang

masih berlangsung.

Hasil pengawasan kearsipan tahun 2020, menunjukkan peningkatan yang

cukup signifikan atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan

kementerian/lembaga. Hal tersebut menjadi tolok ukur bagi setiap pihak terkait

untuk berbenah diri, sehingga dapat memperbaiki penyelenggaraan kearsipan

sebagaimana diamanatkan dalam peraturan perundang-undangan kearsipan

yang berlaku.

Page 5: SURVEY - ANRI

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ..................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1 A Latar Belakang .......................................................................... 1

B Dasar Hukum ........................................................................... 3

C Maksud dan Tujuan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan

Kearsipan Nasional ................................................................... 3

D Ruang Lingkup .......................................................................... 3

E Instrumen dan Penilaian Hasil Pengawasan Kearsipan

Tahun 2020 ............................................................................... 3

BAB II RINGKASAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN PADA INSTANSI PEMERINTAH TINGKAT PUSAT ..................... 6 A Objek Pengawasan Kearsipan Tahun 2020 ............................ 6

B. Pengawasan Kearsipan Masa Pandemi Covid 19 ................... 10

C. Hasil Pengawasan Kearsipan pada Lembaga Tinggi Negara,

Lembaga Non Struktural, Lembaga Negara Setingkat

Kementerian dan Lembaga Penyiaran Publik .......................... 12

D. Hasil Pengawasan Kearsipan Pada Lembaga

Pemerintah Non Kementerian .................................................. 28

E. Hasil Pengawasan Kearsipan pada Kementerian..................... 42

BAB III KESIMPULAN DAN PENUTUP ..................................................... 56

Page 6: SURVEY - ANRI

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia

dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip

sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan

bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin

ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk pelindungan

kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Untuk mencapai

tujuan tersebut diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan

prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Sistem penyelenggaraan kearsipan

nasional yang andal, harus bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif

yang membutuhkan pemahaman dan pemaknaan yang kuat dari berbagai

kalangan, terutama di kalangan penyelenggara negara.

Dalam menghadapi globalisasi dan mendukung terwujudnya

penyelenggaraan negara, khususnya pemerintahan yang baik dan bersih,

serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di

lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus

dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang

komprehensif dan terpadu.

Untuk mewujudkan pencapaian tujuan penyelenggaraan kearsipan

nasional perlu dilakukan pengawasan kearsipan secara nasional.

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan

kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan pengawasan

atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan

Page 7: SURVEY - ANRI

-2-

perundang-undangan di bidang kearsipan. Pengawasan kearsipan

merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

sebagai penyelenggara kearsipan nasional, yang dilakukan terhadap

pencipta arsip tingkat pusat dan daerah.

Pengawasan kearsipan terdiri dari pengawasan kearsipan internal dan

pengawasan kearsipan eksternal. Pengawasan kearsipan internal

dilaksanakan oleh seluruh pencipta arsip di lingkungan masing-masing.

Sedangkan pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI dan

Pemerintah Provinsi terhadap pencipta arsip sesuai wilayah

kewenangannya.

Pengawasan kearsipan dilaksanakan melalui dua metode yaitu Audit

Kearsipan dan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan.

Pengawasan kearsipan eksternal terhadap kementerian/lembaga

dilaksanakan pada 4 (empat) aspek dalam penyelenggaraan kearsipan yang

terdiri dari: aspek kebijakan kearsipan, aspek pembinaan kearsipan, aspek

pengelolaan arsip dinamis dan aspek sumber daya kearsipan.

Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6

Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, ANRI menyusun Laporan Hasil

Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN) yang disusun berdasarkan

Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal yang tertuang dalam

Laporan Audit Kearsipan Eksternal maupun Laporan Hasil Monitoring Tindak

Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan pada seluruh obyek pengawasan dan

Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal yang diterima dari objek

pengawasan.

LHPKN ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi ANRI dan pihak

terkait dalam merumuskan kebijakan penyelenggaraan kearsipan untuk

menciptakan tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas

penyelenggaraan pemerintahan serta penyelamatan arsip sebagai memori

kolektif bangsa di lingkungan instansi pencipta arsip tingkat pusat.

Page 8: SURVEY - ANRI

-3-

B. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019

tentang Pengawasan Kearsipan.

4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 160

Tahun 2020 tentang Instrumen Pengawasan Atas Penyelenggaraan

Kearsipan dan Tata Cara Penilaian Pengawasan Kearsipan.

5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 187 Tahun

2020 tentang Tim Pengawas Kearsipan Pusat.

C. Maksud dan Tujuan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan

Nasional.

1. Memberikan gambaran secara umum atas hasil pengawasan kearsipan

pada obyek pengawasan kearsipan Tingkat Pusat terkait aspek-aspek

penyelenggaraan kearsipan.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan bagi pemangku kepentingan

terkait penyelenggaraan kearsipan sehingga dapat mempercepat

mewujudkan tertib arsip dinamis dan terselamatkannya arsip statis pada

pencipta arsip tingkat pusat.

D. Ruang Lingkup

Ruang lingkup LHPKN Tingkat Pusat meliputi:

1. Ringkasan hasil pengawasan kearsipan pada instansi pemerintah tingkat

pusat.

2. Kesimpulan dan penutup

E. Instrumen dan Penilaian Pengawasan Kearsipan Tahun 2020

Instrumen yang dipergunakan dalam pengawasan kearsipan pada

Tahun 2020 mengalami perubahan terkait dengan ditetapkannya Peraturan

ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan yaitu dengan

menggunakan Keputusan Kepala ANRI Nomor 160 Tahun 2020 tentang

Instrumen Pengawasan Atas Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara

Page 9: SURVEY - ANRI

-4-

Penilaian Pengawasan Kearsipan. Adapun beberapa hal penting terkait

perubahan tersebut antara lain adalah:

1. Aspek penilaian dari 7 (tujuh) aspek menjadi 4 (empat) aspek;

2. Skala penilaian semula menggunakan skala 0 - 10 menjadi skala 0 - 100;

3. Tingkat perkembangan semula ada 4 (empat) level menjadi 5 (lima) level;

dan

4. Penambahan sub aspek dan kriteria penilaian yang sudah dilaksanakan

pengawasan tetapi belum menjadi komponen dalam penilaian sehingga

dalam laporan hanya disebutkan tingkat perkembangan.

Dengan adanya perubahan instrumen pengawasan, maka penilaian

tahun 2020 disesuaikan dengan menggabung beberapa aspek menjadi satu

aspek dan memisahkan satu aspek menjadi beberapa aspek.

Dalam pengawasan kearsipan tahun 2020 ditentukan tingkat

perkembangan tindak lanjut yang dilaksanakan oleh setiap

kementerian/lembaga. Adapun tingkat perkembangan dibedakan menjadi

5 (lima) kategori yaitu:

1. Level 0: belum terdapat bukti bahwa objek pengawasan melakukan

perbaikan rekomendasi.

2. Level 1: terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah menyusun

rencana untuk perbaikan rekomendasi atau pada tahap

persiapan atau secara kuantitantif memenuhi sebanyak 1 s.d.

50 persen.

3. Level 2: terdapat bukti bahwa objek pengawasan dalam proses

internal untuk perbaikan rekomendasi atau secara kuantitatif

memenuhi di atas 50 s.d. 70 persen.

4. Level 3: terdapat bukti bahwa objek pengawasan dalam proses

eksternal untuk perbaikan rekomendasi atau secara

kuantitatif memenuhi di atas 70 s.d. 99,99 persen.

5. Level 4: terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah selesai

melaksanakan perbaikan rekomendasi atau secara kuantitatif

memenuhi sebanyak 100 persen.

Page 10: SURVEY - ANRI

-5-

Adapun kategori penilaian hasil pengawasan penyelenggaraan

kearsipan pada obyek pengawasan adalah sebagai berikut:

1. Nilai diatas 90 s.d. 100 dengan kategori AA (sangat memuaskan)

2. Nilai diatas 80 s.d. 90 dengan kategori A (memuaskan)

3. Nilai diatas 70 s.d 80 dengan kategori BB (sangat baik)

4. Nilai diatas 60 s.d 70 dengan kategori B (baik)

5. Nilai diatas 50 s.d. 60 dengan kategori CC (cukup)

6. Nilai diatas 30 s.d. 50 dengan kategori C (kurang) dan

7. Nilai di atas 0 s.d 30 dengan kategori D (sangat kurang)

Page 11: SURVEY - ANRI

-6-

BAB II

RINGKASAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

PADA INSTANSI PEMERINTAH TINGKAT PUSAT

Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN) Tingkat Pusat

merupakan suatu laporan yang menggunakan sumber data berasal dari Laporan

Audit/Monitoring Kearsipan Eksternal dan Laporan Hasil Audit Kearsipan

Internal. Meskipun demikian karena belum seluruh Kementerian/Lembaga

melaksanakan pengawasan kearsipan internal sebagai implementasi dari

Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, maka

LHPKN Tahun 2020 belum dapat menyajikan data Laporan Audit Kearsipan

Internal.

A. OBJEK PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2020

Objek pengawasan kearsipan Tahun 2020 mengalami perubahan

dibanding dengan tahun 2019 yaitu dengan adanya

pembubaran/penggabungan satu LPNK yaitu Badan Ekonomi Kreatif,

dengan demikian terdapat perbedaan jumlah objek pengawasan pada LPNK

yang tahun 2019 sebanyak 28 LPNK menjadi 27 LPNK. Selain itu terdapat

penambahan objek pada kelompok LTN/LNS/LPP menjadi 32 instansi yaitu

Otoritas Jasa Keuangan yang telah dilakukan pengawasan Tahun 2017.

Dengan demikian dapat disampaikan bahwa ANRI melaksanakan

pengawasan terhadap 93 pencipta arsip tingkat pusat yang terbagi dalam

3 (tiga) kelompok yaitu:

1. Lembaga Tinggi Negara, Lembaga Setingkat Kementerian, Lembaga

Non Struktural, dan Lembaga Penyiaran Publik sebanyak 32 instansi

sebagai berikut:

1) Badan Amil Zakat Nasional

2) Badan Nasional Pengelolaan Perbatasan

3) Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia

4) Badan Pengawasan Pemilihan Umum Republik Indonesia

5) Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan

Bebas Sabang

Page 12: SURVEY - ANRI

-7-

6) Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan

Pelabuhan Bebas Batam

7) Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan

8) Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan

9) Badan Pengelola Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura

10) Dewan Ketahanan Nasional

11) Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia

12) Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

13) Kejaksaan Republik Indonesia

14) Kepolisian Republik Indonesia

15) Komisi Informasi Pusat

16) Komisi Nasional Hak Asasi Manusia

17) Komisi Pemberantasan Korupsi

18) Komisi Pemilihan Umum

19) Komisi Pengawasan Persaingan Usaha

20) Komisi Penyiaran Indonesia

21) Komisi Yudisial Republik Indonesia

22) Lembaga Penyiaran Publik Radio Republik Indonesia

23) Lembaga Penyiaran Publik Televisi Republik Indonesia

24) Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban

25) Mahkamah Agung Republik Indonesia

26) Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia

27) Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia

28) Ombudsman Republik Indonesia

29) Otoritas Jasa Keuangan

30) Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan

31) Sekretariat Kabinet Republik Indonesia

32) Tentara Nasional Republik Indonesia

2. Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebanyak 27 instansi sebagai

berikut:

1) Arsip Nasional Republik Indonesia

2) Badan Informasi Geospasial

Page 13: SURVEY - ANRI

-8-

3) Badan Intelijen Negara

4) Badan Keamanan Laut

5) Badan Kepegawaian Negara

6) Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional

7) Badan Koordinasi Penanaman Modal

8) Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

9) Badan Narkotika Nasional

10) Badan Nasional Penanggulangan Bencana

11) Badan Nasional Penanggulangan Terorisme

12) Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan

13) Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja

Indonesia

14) Badan Pengawas Obat dan Makanan

15) Badan Pengawas Tenaga Nuklir

16) Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

17) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

18) Badan Pusat Statistik

19) Badan Siber dan Sandi Negara

20) Badan Standardisasi Nasional

21) Badan Tenaga Nuklir Nasional

22) Lembaga Administrasi Negara

23) Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

24) Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

25) Lembaga Ketahanan Nasional

26) Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional

27) Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

3. Kementerian sebanyak 34 instansi sebagai berikut:

1) Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

2) Kementerian Sekretariat Negara

3) Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia

4) Kementerian Perindustrian Republik Indonesia

5) Kementerian Pertanian Republik Indonesia

Page 14: SURVEY - ANRI

-9-

6) Kementerian Keuangan Republik Indonesia

7) Kementerian Kelautan Dan Perikanan Republik Indonesia

8) Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan

Transmigrasi Republik Indonesia

9) Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas

Republik Indonesia

10) Kementerian Koodinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan

Republik Indonesia

11) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

12) Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia

13) Kementerian Ristek dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia

14) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia

15) Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

16) Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

17) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

18) Kementerian Perhubungan Republik Indonesia

19) Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik

Indonesia/Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif

20) Kementerian Sosial Republik Indonesia

21) Kementerian Pertahanan Republik Indonesia

22) Kementerian BUMN Republik Indonesia

23) Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional

Republik Indonesia

24) Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia

25) Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia

26) Kementerian Koordinator Bidang Pemberdayaan Manusia dan

Kebudayaan Republik Indonesia

27) Kementerian Perdagangan Republik Indonesia

28) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia

29) Kementerian Agama Republik Indonesia

Page 15: SURVEY - ANRI

-10-

30) Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik

Indonesia

31) Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik Indonesia

32) Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia

33) Kementerian Pemuda dan Olah Raga Republik Indonesia

34) Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak

Republik Indonesia.

B. PENGAWASAN KEARSIPAN PADA MASA PANDEMI COVID 19

Mengingat kondisi pandemi COVID 19, dimana terdapat penyesuaian

target output maka berdasarkan Surat Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor: B-AK.01.00/1222/2020 Tanggal 09 Juni 2020 Perihal

Pengawasan Kearsipan Tahun 2020 pelaksanaan pengawasan kearsipan

tahun 2020 dibagi menjadi 3 (tiga) kategori sebagai berikut:

1. Prioritas 1 adalah Kementerian/Lembaga (K/L) yang dilakukan

pengawasan dan menjadi target kinerja ANRI dengan kriteria telah

mengirimkan formulir monitoring dan portofolio sebelum batas akhir

penyampaian sebagaimana telah disampaikan kepada K/L sebanyak 34

K/L.

2. Prioritas 2 adalah K/L yang dilakukan pengawasan namun tidak menjadi

target kinerja ANRI dengan kriteria telah mengirimkan formulir monitoring

sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan sebanyak 27 K/L.

3. Prioritas 3 adalah K/L yang menggunakan hasil penilaian tahun 2019

karena tidak mengirimkan formulir monitoring dan/atau tidak melengkapi

data dukung/portofolio sebanyak 32 K/L.

Adapun sebaran jumlah obyek pengawasan berdasarkan kategori per

klaster/kelompok obyek pengawasan dapat dilihat pada grafik berikut ini:

Page 16: SURVEY - ANRI

-11-

Dengan demikian pada Tahun 2020 ANRI melaksanakan pengawasan

kearsipan pada kementerian/Lembaga pada kategori Prioritas 1 sebanyak 34

KL, Prioritas 2 sebanyak 27 K/L dan Nilai Tahun 2019 sebanyak 32 KL.

Secara prosentase dapat dilihat pada diagram berikut ini.

13 13

89

4

14

10 10

12

0

2

4

6

8

10

12

14

16

LTN, LNS, LPP LPNK KEMENTERIAN

SEBARAN OBYEK PENGAWASAN KEARSIPAN TINGKAT PUSAT TAHUN 2020

PRIORITAS 1 PRIORITAS 2 NILAI TAHUN 2019

PRIORITAS 1, 34, 37%

PRIORITAS 2 , 27, 29%

NILAI TAHUN 2019, 32, 34%

PENGAWASAN KEARSIPAN TINGKAT PUSAT 2020

Page 17: SURVEY - ANRI

-12-

C. HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN PADA LEMBAGA TINGGI NEGARA,

LEMBAGA NON STRUKTURAL, LEMBAGA NEGARA SETINGKAT

KEMENTERIAN DAN LEMBAGA PENYIARAN PUBLIK

Hasil pengawasan kearsipan pada Tahun 2020 pada kelompok

Lembaga Tinggi Negara, Lembaga Non Struktural, Lembaga Negara

Setingkat Kementerian Dan Lembaga Penyiaran Publik berdasarkan aspek-

aspek pengawasan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Aspek Kebijakan Kearsipan

Kebijakan yang wajib ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip adalah

terkait dengan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip dan Program

Arsip Vital. Selain itu perlu disusun kebijakan terkait dengan pengelolaan

arsip aktif, pengelolaan arsip inaktif, dan penyusutan arsip.

Berdasarkan hasil pengawasan tahun 2019, telah ditindaklanjuti oleh

masing-masing instansi berupa penyusunan dan penetapan kebijakan

kearsipan. Perkembangan penyusunan dan penetapan kebijakan

khususnya kebijakan dasar penyelenggaraan kearsipan sampai dengan

tahun 2020 adalah sebagai berikut:

a. Masih terdapat 3 (tiga) instansi yang belum menetapkan kebijakan

terkait tata naskah dinas di lingkungannya. Selain itu dari 28 yang

telah menetapkan kebijakan dimaksud baru terdapat 10 instansi

yang dalam penetapan kebijakan tata naskah dinas sesuai dengan

peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman

Penyusunan Tata Naskah Dinas.

b. Dari 3 (tiga) instansi yang belum menetapkan kebijakan tata naskah

dinas, pada Tahun 2020 sebanyak 1 (satu) instansi telah

merencanakan untuk menyusun kebijakan terkait (level 1) dan 2

(dua) instansi lainnya telah menyusun rancangan kebijakan terkait

(level 2).

c. Terdapat peningkatan jumlah instansi yang telah menetapkan

kebijakan klasifikasi arsip yaitu menjadi 24 instansi dari sebelumnya

Page 18: SURVEY - ANRI

-13-

sebanyak 23 instansi sehingga tersisa 7 (tujuh) instansi yang belum

menetapkan kebijakan terkait.

d. Dari 8 (delapan) instansi yang belum menetapkan kebijakan terkait

klasifikasi arsip terdapat 1 (satu) instansi yang telah menindaklanjuti

sampai dengan tahap penetapan kebijakan (level 4), sebanyak 2

(dua) instansi telah menyusun rancangan kebijakan terkait sedangan

5 (lima) instansi lainnya belum melaksanakan tindak lanjut (level 0).

e. Telah terdapat 13 instansi yang telah menetapkan sistem klasifikasi

keamanan dan akses arsip dinamis sehingga yang belum

menetapkan sebanyak 18 instansi.

f. Dari 18 instansi yang belum menetapkan kebijakan terkait sistem

klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis terdapat 4 (empat)

instansi yang telah menindaklanjuti sampai dengan tahap

harmonisasi kebijakan dengan unit hukum/Kementerian Hukum dan

HAM (level 3), sebanyak 3 (tiga) instansi telah menyusun rancangan

kebijakan terkait sedangkan 11 instansi lainnya belum

melaksanakan tindak lanjut (level 0).

g. Terdapat peningkatan jumlah instansi yang telah kebijakan

pengelolaan arsip vital yaitu menjadi sebanyak 14 instansi dari

sebelumnya hanya terdapat 11 instansi sehingga tersisa 17 instansi

yang belum menetapkan kebijakan terkait.

h. Masih terdapat 10 instansi yang sama sekali belum menetapkan

kebijakan terkait JRA baik fasilitatif maupun substantif, sedangkan

21 instansi yang lain sudah menetapkan meskipun belum lengkap.

Dalam pembuatannya masih terdapat yang belum memenuhi

persyaratan penetapan yaitu mendapat persetujuan Kepala ANRI

dan retensinya belum berdasarkan pedoman retensi sesuai urusan

yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

i. Dari 21 instansi yang telah menetapkan Jadwal Retensi Arsip,

terdapat 17 instansi yang telah memiliki jadwal retensi arsip secara

lengkap yang mengakomodasi baik fungsi fasilitatif maupun fungsi

substantif di lingkungannya.

Page 19: SURVEY - ANRI

-14-

j. Adapun 11 instansi yang belum menetapkan Jadwal Retensi Arsip

pada Tahun 2019, sebagian telah meindaklanjuti pada Tahun 2020

yaitu sebanyak 1 (satu) instansi telah menetapkan kebijakan terkait

(level 4), sebanyak 1 (satu) instansi sampai dengan tahap

harmonisasi kebijakan dengan unit hukum/Kementerian Hukum dan

HAM (level 3), sebanyak 2 (dua) telah menyusun rancangan

kebijakan secara internal dan 7 (tujuh) instansi lainnya belum

melaksanakan tindak lanjut (level 0).

Secara lebih rinci dapat dilihat pada grafik ketersediaan kabijakan

kearsipan pada kelompok instansi ini adalah sebagai berikut:

Adapun perkembangan ketersediaan kebijakan jadwal retensi arsip

berdasarkan fungsi dapat dilihat pada grafik berikut ini:

28 28

23 24

13 13

20 21

11

14

3 3

8 7

18 18

11 10

20

17

0

5

10

15

20

25

30

Tahun2019

Tahun2020

Tahun2019

Tahun2020

Tahun2019

Tahun2020

Tahun2019

Tahun2020

Tahun2019

Tahun2020

TND KA SKKAD JRA Arsip Vital

PERKEMBANGAN KETERSEDIAAN KEBIJAKAN KEARSIPAN TAHUN 2019 DAN 2020

ADA TIDAK

Page 20: SURVEY - ANRI

-15-

Sedangkan perkembangan tingkat penyelesaian kebijakan kearsipan

pada Tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut ini.

2. Aspek Pembinaan Kearsipan

Pengawasan kearsipan pada aspek pembinaan kearsipan dilaksanakan

terhadap kegiatan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan oleh unit

1819

2021

2021 21

22

1312

1110

1110 10

9

0

5

10

15

20

25

Tahun 2017 Tahun 2019 Tahun 2017 Tahun 2019 Tahun 2017 Tahun 2019 Tahun 2017 Tahun 2019

JRA Susbtantif JRA FasilitatifKepegawaian

JRA Fasilitatif Keuangan JRA Fasilitatif NonKepegawaian dan Non

Keuangan

PERKEMBANGAN KETERSEDIAAN JRA BERDASARKAN FUNGSI TAHUN 2019 DAN 2020

ADA TIDAK

1 5

11

7

10

0 0 0 0 02 2 3 2 30 0 4 1 30 1 0 1 4

28

23

13

20

11

0

5

10

15

20

25

30

TND KA SKKAD JRA Arsip Vital

TINGKAT PERKEMBANGAN TINDAK LANJUT PENYELESAIAN KEBIJAKAN KEARSIPAN TAHUN 2020

Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Selesai 2019

Page 21: SURVEY - ANRI

-16-

kearsipan pada instansi terhadap unit pengolah maupun unit kearsipan

jenjang berikutnya di lingkungannya. Adapun aspek yang dinilai yaitu:

a. Pelaksanaan pembinaan kearsipan yang meliputi koordinasi

kearsipan, pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi kearsipan,

sosialisasi kearsipan, pembinaan terhadap SDM Kearsipan,

perencanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan.

b. Pengelolaan arsip terjaga yang meliputi pemberkasan dan pelaporan

arsip terjaga serta penyerahan salinan autentik arsip terjaga.

c. Pengawasan kearsipan internal

d. Pemberian penghargaan kearsipan baik terhadap unit pengolah atau

unit kearsipan jenjang berikutnya maupun terhadap SDM Kearsipan

dilingkungannya.

Temuan terkait dengan pembinaan kearsipan adalah masih banyak

instansi yang belum melaksanakan pembinaan kearsipan secara

komprehensif, terutama terkait dengan pengelolaan arsip terjaga,

pengawasan kearsipan internal, dan penghargaan kearsipan. Secara

lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Masih terdapat 7 (tujuh) instansi yang sama sekali belum

melaksanakan pembinaan kearsipan dilingkungannya, hal ini

menunjukan peningkatan dari Tahun 2020 dimana terdapat

8 (delapan) instansi yang sama sekali tidak melakukan pembinaan

kearsipan.

b. Terdapat kenaikan jumlah instansi yang melaksanakan pengelolaan

arsip terjaga dari sebanyak 2 (dua) instansi pada Tahun 2019 menjadi

sebanyak 4 (empat) instansi pada Tahun 2020.

c. Jumlah instansi yang melaksanakan pengawasan kearsipan internal

pada Tahun 2020 tidak mengalami perubahan dari Tahun 2019 yaitu

sebanyak 2 (dua) instansi.

d. Jumlah instansi yang melaksanakan pemberian penghargaan

kearsipan mengalami peningkatan dari 3 (tiga) instansi menjadi

sebanyak 7 (tujuh) instansi.

Page 22: SURVEY - ANRI

-17-

Secara lebih rinci perbandingan kegiatan pembinaan karsipan dilihat

pada grafik berikut ini.

3. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengawasan kearsipan pada aspek pengelolaan arsip dinamis yang

meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

Hal ini dilakukan untuk menilai efektifitas pengelolaan arsip inaktif yang

dilaksanakan oleh unit kearsipan.

a. Penciptaan

Penilaian terkait dengan penciptaan arsip ditekankan pada

pengendalian naskah dinas baik naskah dinas masuk maupun

naskah dinas keluar di lingkungan lembaga. Penilaian pada sub

aspek ini merupakan hal yang baru dilaksanakan pada Tahun 2020,

meskipun secara keseluruhan belum menjadi pembagi dalam proses

penilaian pengawasan.

Temuan terkait dengan peciptaan arsip adalah masih terdapat

instansi yang belum melaksanakan pengendalian naskah dinas

sesuai dengan ketentuan yang berlaku yaitu sebanyak 1 (satu)

instansi. Adapun 21 instansi telah melaksanakan pengendalian

23 24

24

2 2 378 7

2927

29 29 2824

0

5

10

15

20

25

30

35

2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020

PelaksanaanPembinaan Kearsipan

Pengelolaan Arsipterjaga

PengawasanKearsipan Internal

PemberianPenghargaan

Kearsipan

PERBANDINGAN KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN TAHUN 2019 DAN 2020

Sudah Belum

Page 23: SURVEY - ANRI

-18-

naskah dinas sesuai ketentuan, sementara 9 (sembilan) instansi

yang lain tidak terdapat informasi karena tidak dilakukan penilaian

pada Tahun 2020.

b. Penggunaan

Penilaian terkait dengan penggunaan arsip ditekankan pada

ketersediaan arsip inaktif di unit kearsipan, ketersediaan prosedur

penggunaan arsip dan pelayanan penggunaan arsip inaktif baik

internal maupun eksternal berdasarkan sistem klasifikasi keamanan

dan akses arsip dinamis. Penilaian pada sub aspek ini merupakan

hal yang baru dilaksanakan pada Tahun 2020, meskipun secara

keseluruhan belum menjadi pembagi dalam proses penilaian

pengawasan.

Temuan terkait penggnaan arsip dinamis adalah masih terdapat

8 (delapan) instansi yang tidak melaksanakan kegiatan penggunaan

arsip inaktif. Sedangkan sebanyak 14 instansi telah melaksanakan

meskipun belum seutuhnya sesuai dengan ketentuan, sementara

9 (sembilan) instansi yang lain tidak terdapat informasi karena tidak

dilakukan penilaian pada Tahun 2020.

c. Pemeliharaan

Penilaian terkait dengan pemeliharaan meliputi penataan arsip

inaktif, penyusunan daftar arsip inaktif, penyusunan daftar arsip

inaktif berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

dinamis, pengolahan arsip menjadi daftar informasi tematik,

penyimpanan arsip dan alih media arsip inaktif.

Temuan terkait dengan pemeliharaan arsip inaktif adalah sebagai

berikut:

1) Terdapat 21 instansi yang telah melaksanakan penyimpanan

arsip inaktif pada unit kearsipan.

2) Masih terdapat 13 unit kearsipan pada instansi yang belum

melaksanakan penataan arsip inaktif di lingkungannya dimana

tidak terdapat perubahan dari kondisi tahun 2019.

Page 24: SURVEY - ANRI

-19-

3) Terdapat 20 unit kearsipan pada instansi yang telah menyusun

daftar arsip inaktif, semetara 11 unit kearsipan pada instansi

belum menyusun daftar arsip inaktif atau mengalami penurunan

dibandingkan dengan kondisi tahun 2019 dimana terdapat

12 instansi yang belum menyusun daftar arsip inaktif.

4) Dari 20 instansi yang telah menyusun daftar arsip inaktif, hanya

terdapat 10 instansi atau 29,03% yang menyusun daftar arsip

inaktif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku. Adapun jumlah instansi yang telah menyusun

daftar arsip inaktif berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan

akses arsip dinamis pada tahun 2020 adalah sebanyak 3 (tiga)

instansi atau mengalami kenaikan sebanyak 1 (satu) instansi

dari tahun sebelumnya sebanyak 2 (dua) instansi.

Secara lebih rinci pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif dapat

dilihat pada grafik berikut ini.

Pada Tahun 2020, terdapat penilaian terkait pengolahan arsip

menjadi informasi dan alih media meskipun secara keseluruhan

belum menjadi pembagi dalam proses penilaian pengawasan.

Adapun hasil penilaian adalah terdapat 2 (dua) instansi yang telah

melaksanakan pengolahan arsip menjadi informasi yang

menghasilkan daftar informasi tematik. Selain itu terdapat 12 instansi

18

21

18 18 19 20

9 10

13

10

13 13 12 11

22 21

0

5

10

15

20

25

2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020

Penyimpanan Penataan Penyusunan DaftarArsip Inaktif

Daftar Arsip InaktifSesuai Ketentuan

PERBANDINGAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF TAHUN 2019 DAN 2020

Sudah Belum

Page 25: SURVEY - ANRI

-20-

yang telah melaksanakan alih media arsip inaktif, meskipun demikian

dari 12 instansi yang telah melaksanakan alih media baru terdapat

3 (tiga) instansi yang dalam mealksanakan alihmedia arsip telah

sesuai dengan ketentuan. Secara lebih rinci dapat dilihat pada grafik

berikut.

d. Penyusutan

Pengawasan kearsipan pada sub aspek penyusutan arsip adalah

pengawasan terhadap kegiatan pemindahan arsip inaktif,

pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis. Temuan terkait

dengan penyusutan arsip inaktif pada kelompok instansi ini adalah

sebagai berikut:

1) Masih terdapat 8 (delapan) instansi yang belum melaksanakan

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Sementara itu dari 23 instansi yang sudah melaksanakan

pemindahan arsip baru 7 (tujuh) instansi yang melaksanakan

sesuai dengan prosedur pemindahan, sementara sisanya

sebanyak 16 instansi belum sepenuhnya sesuai dengan

prosedur. Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam

pelaksanaan pemindahan tidak dilaksanakan penataan terlebih

dahulu atau tidak disertai dengan berita acara pemindahan arsip

serta daftar arsip inaktif yang dipindahkan.

0

5

10

15

20

Penyusunan DaftarInformasi Tematik

Alih Media ArsipInaktif

Alih Media SesuaiKetentuan

2

12

3

20

10 99 9

PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI TEMATIK DAN PELAKSANAAN ALIH MEDIA TAHUN 2020

Sudah Belum Tidak ada informasi

Page 26: SURVEY - ANRI

-21-

2) Masih terdapat 14 instansi yang belum melaksanakan

pemusnahan arsip. Sementara itu dari 17 instansi yang telah

melaksanakan pemusnahan arsip, baru terdapat 8 (delapan)

instansi yang melaksanakan pemusnahan arsip sesuai prosedur.

Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam pelaksanaan

pemusnahan arsip tidak terdapat notulen hasil rapat panitia

penilai, penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip oleh

pimpinan lembaga negara atau saksi baik dari unsur pengawas

maupun dari unit hukum. Dan masih terdapat instansi yang tidak

menyimpan arsip yang tercipta dari kegiatan pemusnahan arsip

dan memperlakukannya sebagai arsip vital.

3) Masih terdapat 16 instansi yang belum melaksanakan

penyerahan arsip statis ke ANRI. Sementara itu dari 15 instansi

yang sudah melaksanakan penyerahan arsip statis, baru

terdapat 3 (tiga) instansi yang dalam pelaksanaan penyerahan

arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur. Ketidaksesuaian

prosedur antara lain dalam pelaksanaan penyerahan arsip statis

hanya dilaksanakan proses penyerahan saja yang dibuktikan

dengan adanya berita acara penyerahan arsip statis dan daftar

arsip statis yang diserahkan. Sedangkan proses sebelumnya

seperti pembentukan panitia penilai, penetapan penyerahan,

pernyataan pimpinan pencipta arsip dan lainnya belum

dilaksanakan.

Secara lebih rinci pelaksanaan penyusutan arsip pada kelompok

instansi ini dapat dilihat pada grafik berikut.

Page 27: SURVEY - ANRI

-22-

4. Aspek Sumber Daya Kearsipan

a. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Pengawasan kearsipan pada sub aspek sumber daya manusia

kearsipan adalah pengawasan yang dilaksanakan terhadap

kompetensi, tugas dan tanggung jawab pejabat struktural, arsiparis

dan pengelola arsip serta perencanaan, pengadaan dan peningatan

kompetensi sumber daya manusia kearsipan. Temuan terkait

sumber daya manusia kearsipan pada kelompok instansi ini adalah:

1) Masih terdapat 17 instansi yang belum memiliki arsiparis hal ini

mengalami penurunan dibanding tahun 2019 dimana terdapat 19

instansi yang belum memiliki arsiparis. Adapun instansi yang

sudah memiliki arsiparis belum seluruhnya sesuai dengan

kebutuhan berdasarkan analisis beban kerja.

2) Baru terdapat 2 (dua) instansi yang pejabat struktural bidang

kearsipannya telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan

teknis kearsipan bagi pimpinan unit kearsipan. Hal ini mengalami

penurunan dari tahun 2019 yaitu sebanyak 3 pejabat struktural

yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis.

Penurunan ini disebabkan adanya mutasi pejabat struktural

bidang kearsipan, sementara pejabat yang baru belum

memenuhi persyaratan kompetensi yang dibutuhkan.

23 23

711

1517

7 8

15 15

2 3

8 8

2420

1614

24 23

16 16

29 28

0

5

10

15

20

25

30

35

2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020

Pemindahan PemindahanSesuai

Prosedur

Pemusnahan PemusnahanSesuai

Prosedur

Penyerahan PenyerahanSesuai

Prosedur

PERBANDINGAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP TAHUN 2019 DAN 2020

Sudah Belum

Page 28: SURVEY - ANRI

-23-

3) Masih terdapat 4 (empat) instansi yang belum memiliki pengelola

arsip dalam hal ini mengalami penurunan dari Tahun 2019

dimana sebelumnya terdapat 7 (tujuh) instansi yang tidak

memiliki pengelola arsip. Selain itu masih terdapat pengelola

arsip yang belum mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis

kearsipan sebagai persyaratan kompetensi.

Secara lebih rinci perbandingan kondisi sumber daya manusia

kearsipan tahun 2019 dan 2020 dapat dilihat pada grafik berikut.

Pada Tahun 2020, terdapat penilaian penyusunan analisis

kebutuhan arsiparis dan penyusunan analisis kebutuhan diklat

(training need analisys) meskipun secara keseluruhan belum

menjadi pembagi dalam proses penilaian pengawasan. Adapun hasil

penilaian adalah terdapat 11 instansi yang telah melaksanakan

penyusunan analisis kebutuhan arsiparis sementara 11 instansi

belum melaksanakan dan 9 (sembilan) instansi tidak terdapat

informasi karena tidak dilakukan penilaian. Adapun jumlah instansi

yang telah melaksanakan penyusunan analisis kebutuhan diklat

adalah sebanyak 5 (lima) instansi, sedangankan 17 instansi belum

menyusun dan 9 (sembilan) instansi tidak terdapat informasi karena

tidak dilakukan penilaian.

1214

3 2

2427

1917

28 29

74

0

5

10

15

20

25

30

35

2019 2020 2019 2020 2019 2020

Arsiparis Pemenuhan KompetensiKepala Unit Kearsipan

Pengelola Arsip

PERBANDINGAN JUMLAH ARSIPARIS, PEMENUHAN KOMPETENSI KEPALA UNIT KEARSIPAN DAN JUMLAH

PENGELOLA ARSIP TAHUN 2019 DAN 2020

Ada Tidak

Page 29: SURVEY - ANRI

-24-

b. Organisasi Kearsipan

Pengawasan kearsipan pada sub aspek organisasi kearsipan adalah

penilaian terhadap pembentukan, kedudukan hukum dan

pelaksanaan tugas unit kearsipan pada instansi. Temuan terkait

organisasi kearsipan pada kelompok instansi ini adalah:

1) Terdapat 20 instansi yang telah membentuk organisasi

kearsipan dengan peraturan pimpinan lembaga yaitu mengalami

kenaikan sebanyak 1 (satu) instansi dari tahun 2019 sebanyak

19 instansi. Dari 20 yang telah terbentuk, 6 (enam) diantaranya

sudah mencantumkan tugas dan fungsi secara lengkap sesuai

ketentuan, sementara 14 lainnya belum tercantum secara

lengkap.

2) Masih terdapat instansi yang belum melaksanakan fungsi unit

kearsipan sebagaimana mestinya, antara lain dalam:

1. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi

dalam kerangka Sistem informasi Kearsipan Nasional (SIKN)

dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

2. Pengelolaan arsip terjaga.

3. Pengelolaan arsip vital.

4. Penyusutan arsip.

Sebagai ilustrasi perbandingan pembentukan organisasi kearsipan

tahun 2019 dan tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut ini.

19 20

36

12 11

2825

0

5

10

15

20

25

30

2019 2020 2019 2020

Pembentukan Tugas dan Fungsi Lengkap

PERKEMBANGAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TAHUN 2019 DAN 2020

Ada Tidak

Page 30: SURVEY - ANRI

-25-

c. Prasarana dan Sarana Kearsipan

Pengawasan kearsipan pada sub aspek prasarana dan sarana

kearsipan adalah penilaian terhadap ketersediaan, fungsionalitas

dan fasilitas sarana dan prasarana kearsipan. Temuan terkait

prasarana dan sarana kearsipan pada kelompok instansi ini adalah

sebagai berikut:

1) Pada tahun 2019 terdapat 20 instansi yang telah menyediakan

gedung record center secara khusus, sementara 4 (empat)

instansi tidak secara khusus menyediakan record center namun

telah menyediakan ruang penyimpanan arsip, dan 7 (tujuh)

instansi lainnya belum menyediakan gedung record center

maupun ruangan penyimpanan arsip inaktif. Sedangkan pada

tahun 2020 terdapat kenaikan jumlah instansi yang telah

menyediakan record center secara khusus menjadi sebanyak

23 instansi dan yang hanya menyediakan ruang penyimpanan

arsip inaktif sebanyak 3 (tiga) instansi dan yang sama sekali tidak

menyediakan gedung record center maupun ruang penyimpanan

arsip inaktif sebanyak 5 (lima) instansi.

2) Dari 23 instansi yang telah menyediakan record center, yang

telah dilengkapi dengan ruang pengolahan sebanyak 15 instansi,

ruang layanan sebanyak 16 instansi, ruang transit sebanyak

14 instansi dan ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual

sebanyak 7 (tujuh) instansi.

3) Dari 26 instansi yang telah terdapat ruang penyimpanan arsip,

seluruhnya telah dilengkapi dengan rak penyimpanan arsip

inaktif, 22 instansi telah dilengkapi dengan boks arsip, 25 instansi

dilengkapi dengan alat pengatur suhu dan 22 telah dilengkapi

dengan alat pendukung alih media.

Sebagai ilustrasi perbandingan ketersediaan prasarana dan

sarana kearsipan tahun 2019 sampai dengan tahun 2020 dapat

dilihat pada grafik berikut.

Page 31: SURVEY - ANRI

-26-

20

23

11

17

24

26

11

15

11

14

9

16

5

7

19

26

19

22

22

25

18

22

11

8

20

14

7

5

20

16

20

17

22

15

26

24

12

5

12

9

9

6

13

9

0 5 10 15 20 25 30

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

2019

2020

Ged

un

g

Ala

tP

elin

du

ng

Bah

aya

Keb

akar

anR

uan

gP

enyi

mp

anan

Ru

ang

Pen

gola

han

Ru

ang

Tran

sit

Ru

ang

Laya

nan

Ru

ang

Au

dio

Vis

ual

Rak

Ars

ipB

oks

Pen

gatu

rSu

hu

Ala

t A

lihM

edia

PERBANDINGAN KONDISI KETERSEDIAAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TAHUN 2019 DAN 2020

Tidak Ada

Page 32: SURVEY - ANRI

-27-

d. Pendanaan Kearsipan

Pengawasan pada sub aspek pendanaan kearsipan adalah penilaian

atas pengalokasian anggaran untuk membiayai kegiatan kearsipan

yang meliputi perumusan kebijakan, pembinaan kearsipan,

pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip terjaga, pengawasan

kearsipan internal, pengharaan kearsipan, penyediaan sarana dan

prasarana kearsipan serta pelaksanaan program arsip vital.

Temuan terkait alokasi pendanaan kearsipan adalah sebagai berikut:

1) Masih terdapat instansi yang tidak mengalokasikan pendanaan

untuk melaksanakan kegiatan perumusan kebijakan meskipun

kebijakan kearsipan yang ada dilingkungannya belum lengkap.

Meskipun demikian terdapat kenaikan jumlah instansi yang

mengalokasikan pendanaan untuk kegiatan perumusan kebijakan

dibanding pada tahun sebelumnya.

2) Terdapat kenaikan jumlah instansi yang mengalokasikan

pendanaan untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan,

pengelolaan arsip inaktif, penghargaan kearsipan, penyediaan

prasarana dan sarana kearsipan serta pelaksanaan arsip vital.

3) Jumlah instansi yang mengalokasikan pendanaan untuk

melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip terjaga dan

pengawasan kearsipan tidak mengalami perubahan dari tahun

sebelumnya. Hal ini perlu menjadi perhatian serius mengingat

pentingnya pengelolaan arsip terjaga serta pelaksanaan

pengawasan kearsipan internal.

Kondisi jumlah instansi yang mengalokasikan pendanaan untuk

kegiatan kearsipan secara ringkas dapat dilihat pada grafik berikut

ini.

Page 33: SURVEY - ANRI

-28-

D. HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN PADA LEMBAGA PEMERINTAH

NON KEMENTERIAN

Hasil pengawasan kearsipan pada Tahun 2020 pada kelompok

Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) berdasarkan aspek-aspek

pengawasan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Aspek Kebijakan Kearsipan.

Kebijakan yang wajib ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip

adalah terkait dengan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip dan Program

Arsip Vital. Selain itu perlu disusun kebijakan terkait dengan pengelolaan

arsip aktif, pengelolaan arsip inaktif, dan penyusutan arsip.

Berdasarkan hasil pengawasan tahun 2017 dan tahun 2019,

sebagian LPNK pada tahun 2020 telah melaksanakan tindak lanjut

berupa penyusunan dan penetapan kebijakan kearsipan. Perkembangan

penyusunan dan penetapan kebijakan khususnya kebijakan dasar

penyelenggaraan kearsipan sampai dengan tahun 2020 adalah sebagai

berikut:

a. Seluruh LPNK telah menetapkan kebijakan terkait tata naskah dinas

di lingkungannya, meskipun demikian baru 15 LPNK yang dalam

1618

22

16

20 19

2 2 2 2 3

7

2124

86

15

4

96

11

3

29 29 29 29 28

24

107

23

16

0

5

10

15

20

25

30

35

2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020 2019 2020

PerumusanKebijakan

PembinaanKearsipan

PengelolaanArsip Inaktif

PengelolaanArsip Terjaga

PengawasanKearsipanInternal

PenghargaanKearsipan

PenyediaanPrasarana

dan SaranaKearsipan

PelaksanaanProgram

Arsip Vital

PERBANDINGAN ALOKASI PENDANAAN KEARSIPAN TAHUN 2019 DAN TAHUN 2020

Sudah Belum

Page 34: SURVEY - ANRI

-29-

penetapan kebijakan tata naskah dinas sudah sesuai dengan

peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman

Penyusunan Tata Naskah Dinas.

b. Terdapat peningkatan jumlah LPNK yang telah menetapkan

kebijakan klasifikasi arsip yaitu menjadi 24 LPNK dari sebelumnya

sebanyak 23 LPNK sehingga tersisa 3 (tiga) LPNK yang belum

menetapkan kebijakan terkait.

c. Dari 4 (empat) LPNK yang belum menetapkan kebijakan klaifikasi

arsip pada Tahun 2019, terdapat 1 (satu) LPNK yang telah

menetapkan kebijakan klasifikasi arsip pada tahun 2020, sedangkan

2 (dua) LNPK telah menindaklanjuti dengan menyusun rancangan

klasifikasi arsip (level 2) dan 1 (satu) LPKN lainya tidak

melaksanakan tindak lanjut.

d. Terdapat peningkatan jumlah LPNK yang telah menetapkan sistem

klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis yaitu menjadi

sebanyak 16 LPNK dari sebelumnya terdapat 15 LPNK sehingga

tersisa 11 LPNK yang belum menetapkan kebijakan terkait.

e. Dari 12 LPNK yang tahun 2019 belum menetapkan kebijakan terkait

sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, pada

tahun 2020 terdapat 1 (satu) LPNK yang menindaklanjuti sampai

dengan penetapan kebijakan (level 4), sebanyak 3 (tiga) LPNK

dalam proses harmonisasi dengan unit hukum dan/atau Kementerian

Hukum dan HAM (level 3), sebanyak 7 (tujuh) LPNK telah

menindaklanjuti dengan menyusun rancangan kebijakan dimaksud

(level 2) dan sebanyak 1 (satu) LPNK tidak melaksanakan tindak

lanjut (level 0).

f. Hanya tersisa 2 (dua) LPNK yang sama sekali belum menetapkan

kebijakan terkait JRA baik fasilitatif maupun substantif, sedangkan

25 LPNK yang lain sudah menetapkan meskipun belum lengkap.

g. Dari 25 LPNK yang telah menetapkan Jadwal Retensi Arsip, terdapat

21 LPNK yang telah memiliki jadwal retensi arsip secara lengkap

yang mengakomodasi baik fungsi fasilitatif maupun fungsi substantif

Page 35: SURVEY - ANRI

-30-

di lingkungannya sedangkan 4 (empat) LPNK lainnya belum memiliki

JRA secara lengkap.

h. Dari 2 (dua) LPNK yang belum menetapkan JRA, terdapat 1 (satu)

LPNK yang telah melaksanakan tindak lanjut sampai dengan proses

harmonisasi dengan unit hukum dan/atau Kementerian Hukum dan

HAM (level 3) dan 1 (satu) LPNK lainnya masih dalam proses

penyusunan rancangan kebijakan dimaksud secara internal (level 2).

i. Terdapat peningkatan jumlah LPNK yang telah kebijakan

pengelolaan arsip vital yaitu menjadi sebanyak 20 LPNK dari

sebelumnya sebanyak 17 LPNK sehingga tersisa 7 LPNK yang

belum menetapkan kebijakan terkait.

j. Dari 10 LPNK yang pada tahun 2019 belum menetapkan kebijakan

program arsip vital, pada Tahun 2020 terdapat 3 (tiga) LPNK yang

menindaklanjuti sampai dengan penetapan kebijakan (level 4),

sebanyak 3 (tiga) LPNK menindaklanjuti sampai dengan proses

penyusunan rancangan kebijakan dimaksud secara internal (level 2),

sedangkan 4 (empat) LPNK lainnya tidak melaksanakan tindak lanjut

(level 0).

Untuk lebih jelasnya hasil pengawasan terhadap ketersediaan

kebijakan kearsipan dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:

26 27 27

1923 24

7

15 16

24 25 25

11

1720

1 0 0

84 3

20

12 11

3 2 2

16

107

2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020

TND KA SKKAD JRA ARSIP VITAL

PERKEMBANGAN KETERSEDIAAN KEBIJAKAN KEARSIPAN TAHUN 2017 SD 2020

ADA TIDAK

Page 36: SURVEY - ANRI

-31-

Terkait dengan perkembangan ketersediaan jadwal retensi arsip

(JRA) berdasarkan fungsi baik substantif maupun fasilitatif pada LPNK

sampai dengan tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut:

Sedangkan perkembangan tingkat penyelesaian kebijakan kearsipan

pada tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut ini.

15

22 2119

23 2321

23 23

19

23 23

12

5 68

4 4 6 4 48

4 4

2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020

JRA SUSBTANTIF JRA FASILITATIF KEPEGAWAIAN

JRA FASILITATIF KEUANGAN

JRA FASILITATIF NON KEPEGAWAIAN DAN

NON KEUANGAN

PERKEMBANGAN KETERSEDIAAN JRA BERDASARKAN FUNGSI TAHUN 2017 SD 2020

ADA TIDAK

1 10

4

0 0 0 02

7

13

0

31

01 1

0

3

23

15

25

17

0

5

10

15

20

25

30

KA SKKAD JRA Arsip Vital

TINGKAT PERKEMBANGAN TINDAK LANJUT PENYELESAIAN KEBIJAKAN KEARSIPAN TAHUN 2020

Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Selesai 2019

Page 37: SURVEY - ANRI

-32-

2. Aspek Pembinaan Kearsipan

Temuan terkait dengan pembinaan kearsipan adalah masih banyak

instansi yang belum melaksanakan pembinaan kearsipan secara

komprehensif, terutama terkait dengan pengelolaan arsip terjaga,

program pengawasan kearsipan internal, dan penghargaan kearsipan.

Secara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Masih terdapat 3 (tiga) LPNK yang sama sekali belum melaksanakan

pembinaan kearsipan dilingkungannya.

b. Terdapat kenaikan jumlah LPNK yang melaksanakan pengelolaan

arsip terjaga dari sebanyak 5 (lima) instansi pada Tahun 2019

menjadi sebanyak 7 (tujuh) LPNK pada Tahun 2020.

c. Jumlah LPNK yang melaksanakan pengawasan kearsipan internal

pada Tahun 2020 tidak mengalami perubahan dari Tahun 2019 yaitu

sebanyak 7 (tujuh) LPNK.

d. Jumlah LPNK yang melaksanakan pemberian penghargaan

kearsipan mengalami peningkatan dari 6 (enam) LPNK menjadi

sebanyak 11 LPNK.

3. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis

Temuan terkait aspek pengelolaan arsip dinamis pada kelompok LPNK

adalah sebagai berikut.

0

5

10

15

20

25

2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020

PelaksanaanPembinaanKearsipan

Pengelolaan ArsipTerjaga

PengawasanKearsipan Internal

PemberianPenghargaan

Kearsipan

24 24 24

25

75

7 7 7 6

11

3 3 3

2522

2022

20 20 20 21

16

PERBANDINGAN KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN TAHUN 2017 SD 2020

Sudah Belum

Page 38: SURVEY - ANRI

-33-

a. Penciptaan

Masih terdapat LPNK yang belum melaksanakan pengendalian

naskah dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku yaitu sebanyak

1 (satu) LPNK. Adapun 16 LPNK telah melaksanakan pengendalian

naskah dinas sesuai ketentuan, sementara 10 LPNK yang lain tidak

terdapat informasi karena tidak dilakukan penilaian pada tahun 2020.

b. Penggunaan

Masih terdapat 5 (lima) LPNK yang tidak melaksanakan kegiatan

penggunaan arsip inaktif. Sedangkan sebanyak 12 LPNK telah

melaksanakan meskipun belum sepenuhnya sesuai dengan

ketentuan, sementara 10 instansi yang lain tidak terdapat informasi

karena tidak dilakukan penilaian pada tahun 2020.

c. Pemeliharaan

Temuan terkait dengan pemeliharaan arsip inaktif adalah sebagai

berikut:

1) Terdapat 21 instansi yang telah melaksanakan penyimpanan

arsip inaktif pada unit kearsipan.

2) Masih terdapat 5 (lima) Unit Kearsipan pada LPNK yang belum

melaksanakan penataan arsip inaktif di lingkungannya dimana

terdapat penurunan dari kondisi tahun 2019 yang sebelumnya

hanya terdapat 3 (tiga) LPNK yang tidak melaksanakana

penataan arsip inaktif. Hal ini disebabkan antara lain karena

pada tahun 2020, penilaian dilaksanakan dengan melihat

implementasi asas penataan dan tidak hanya sekedar penataan

secara fisik saja.

3) Terdapat 20 Unit Kearsipan pada LPNK yang telah menyusun

daftar arsip inaktif, sementara 7 (tujuh) unit kearsipan pada

LPNK belum menyusun daftar arsip inaktif atau mengalami

penurunan dibandingkan dengan kondisi tahun 2019 dimana

terdapat 22 LPNK yang telah menyusun daftar arsip inaktif. Hal

ini antara lain disebabkan karena adanya pengurangan

Page 39: SURVEY - ANRI

-34-

anggaran sehingga banyak kegiatan yang tidak dapat

dilaksanakan.

4) Dari 20 LPNK yang telah menyusun daftar arsip inaktif, hanya

terdapat 14 LPNK atau 70,00% yang menyusun daftar arsip

inaktif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku. Adapun jumlah instansi yang telah menyusun

daftar arsip inaktif berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan

akses arsip dinamis pada tahun 2020 adalah sebanyak 7 (tujuh)

LPNK atau mengalami kenaikan sebanyak 4 (empat) LPNK dari

tahun sebelumnya sebanyak 3 (tiga) LPNK.

Secara lebih rinci pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif dapat

dilihat pada grafik berikut ini.

Pada tahun 2020, terdapat penilaian terkait pengolahan arsip

menjadi informasi dan alih media meskipun secara keseluruhan

belum menjadi pembagi dalam proses penilaian pengawasan.

Adapun hasil penilaian adalah terdapat 1 (satu) LPNK yang telah

melaksanakan pengolahan arsip menjadi informasi yang

menghasilkan daftar informasi tematik. Selain itu telah terdapat

9 (sembilan) LPNK yang telah melaksanakan alih media arsip inaktif,

meskipun demikian baru 2 (dua) LPNK yang dalam melaksanakan

alih media arsip sesuai ketentuan. Secara lebih rinci dapat dilihat

pada grafik berikut.

0

5

10

15

20

25

2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020

PENYIMPANAN PENATAAN PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP

INAKTIF

DAFTAR ARSIP INAKTIF SESUAI

KETENTUAN

23 2421

23 2422 21 22

20

7

1614

4 36

4 35 6 5

7

20

1113

PERBANDINGAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF TAHUN 2017 sd 2020

Sudah Belum

Page 40: SURVEY - ANRI

-35-

d. Penyusutan

Temuan terkait dengan penyusutan arsip inaktif pada kelompok

LPNK adalah sebagai berikut:

1) Masih terdapat 6 (enam) LPNK yang belum melaksanakan

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Sementara itu dari 21 LPNK yang sudah melaksanakan

pemindahan arsip baru 12 LPNK yang melaksanakan sesuai

dengan prosedur pemindahan, sementara sisanya sebanyak

15 LPNK belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur.

Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam pelaksanaan

pemindahan tidak dilaksanakan penataan terlebih dahulu atau

tidak disertai dengan berita acara pemindahan arsip serta daftar

arsip inaktif yang dipindahkan.

2) Masih terdapat 5 (lima) LPNK yang belum melaksanakan

pemusnahan arsip. Sementara itu dari 22 LPNK yang telah

melaksanakan pemusnahan arsip, baru terdapat 12 LPNK yang

melaksanakan pemusnahan arsip sesuai prosedur.

Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam pelaksanaan

pemusnahan arsip tidak terdapat notulen hasil rapat panitia

penilai, penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip oleh

pimpinan lembaga negara atau saksi baik dari unsur pengawas

1

9

2

16

8

15

10 10 10

PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI TEMATIK

ALIH MEDIA ARSIP INAKTIF ALIH MEDIA SESUAI KETENTUAN

PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI TEMATIK DAN PELAKSANAAN ALIH MEDIA TAHUN 2020

Sudah Belum Tidak ada informasi

Page 41: SURVEY - ANRI

-36-

maupun dari unit hukum. Dan masih terdapat LPNK yang tidak

menyimpan arsip yang tercipta dari kegiatan pemusnahan arsip

dan memperlakukannya sebagai arsip vital.

3) Masih terdapat 13 LPNK yang belum melaksanakan penyerahan

arsip statis ke ANRI. Sementara itu dari 14 LPNK yang sudah

melaksanakan penyerahan arsip statis, baru terdapat

9 (sembilan) LPNK yang dalam pelaksanaan penyerahan arsip

statis dilaksanakan sesuai prosedur. Ketidaksesuaian prosedur

antara lain dalam pelaksanaan penyerahan arsip statis hanya

dilaksanakan proses penyerahan saja yang dibuktikan dengan

adanya berita acara penyerahan arsip statis dan daftar arsip

statis yang diserahkan. Sedangkan proses sebelumnya seperti

pembentukan panitia penilai, penetapan penyerahan,

pernyataan pimpinan pencipta arsip dan lainnya belum

dilaksanakan.

Secara lebih rinci pelaksanaan penyusutan arsip pada kelompok

LPNK dapat dilihat pada grafik berikut.

5. Aspek Sumber Daya Kearsipan

a. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Temuan terkait sumber daya manusia kearsipan pada kelompok

LPNK adalah:

0

5

10

15

20

25

30

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

Pemindahan PemindahanSesuai

Prosedur

Pemusnahan PemusnahanSesuai

Prosedur

Penyerahan PenyerahanSesuai

Prosedur

1921 21

811 12 13

2022

811 12

9

15 14

0

798

6 6

1916 15 14

75

1916 15

18

12 13

27

2018

PERBANDINGAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP TAHUN 2017 SD 2020

Sudah Belum

Page 42: SURVEY - ANRI

-37-

1) Masih terdapat 3 (tiga) LPNK yang belum memiliki arsiparis hal

ini mengalami penurunan dibanding tahun 2019 dimana terdapat

6 (enam) LPNK yang belum memiliki arsiparis. Adapun instansi

yang sudah memiliki arsiparis belum seluruhnya sesuai dengan

kebutuhan berdasarkan analisis beban kerja.

2) Telah terdapat 14 LPNK yang pejabat struktural bidang

kearsipannya telah memenuhi persyaratan kompetensi baik

berupa pendidikan S1 Bidang Kearsipan maupun pendidikan S1

selain bidang kearsipan dan telah mengikuti serta ulus

pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan bagi pimpinan unit

kearsipan.

3) Masih terdapat 4 (empat) LPNK yang belum memiliki pengelola

arsip di unit kearsipan dalam hal ini naik dari Tahun 2019 dimana

sebelumnya terdapat 1 (satu) LPNK yang tidak memiliki

pengelola arsip. Hal ini disebabkan antara lain adanya mutasi

pegawai atau pengelola yang ada pensiun namun belum

terdapat penggantinya. Selain itu masih terdapat pengelola arsip

yang belum mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan

sebagai persyaratan kompetensi.

Secara lebih rinci perbandingan kondisi sumber daya manusia

kearsipan tahun 2017 sampai dengan tahun 2020 dapat dilihat pada

grafik berikut.

05

1015202530

2017 2019 2020 2017 2019 2020 2017 2019 2020

Arsiparis PemenuhanKompetensi Kepala

Unit Kearsipan

Pengelola

1821

14

6

14 14

2226

23

96

3

21

13 13

51

4

PERBANDINGAN JUMLAH ARSIPARIS, PEMENUHAN KOMPETENSI KEPALA UNIT KEARSIPAN DAN JUMLAH

PENGELOLA ARSIP TAHUN 2017 sd 2020

Ada Tidak

Page 43: SURVEY - ANRI

-38-

Pada tahun 2020, terdapat penilaian penyusunan analisis kebutuhan

arsiparis dan penyusunan analisis kebutuhan diklat (training need

analisys) meskipun secara keseluruhan belum menjadi pembagi

dalam proses penilaian pengawasan. Adapun hasil penilaian adalah

terdapat 8 (delapan) LPNK yang telah melaksanakan penyusunan

analisis kebutuhan arsiparis sementara 9 (sembilan) LPNK belum

melaksanakan dan 10 LPNK tidak terdapat informasi karena tidak

dilakukan penilaian. Adapun jumlah instansi yang telah

melaksanakan penyusunan analisis kebutuhan diklat adalah

sebanyak 6 (enam) LPNK, sedangkan 11 LPNK belum menyusun

dan 10 LPNK tidak terdapat informasi karena tidak dilakukan

penilaian.

b. Organisasi Kearsipan

Temuan terkait organisasi kearsipan pada kelompok LPNK adalah:

1) Terdapat 23 LPNK yang telah membentuk organisasi kearsipan

dengan peraturan pimpinan lembaga sehingga terdapat

4 (empat) LPNK yang belum membentuk/mengatur organisasi

kearsipan secara khusus. Dari 23 LPNK yang sudah

menetapkan kebijakan organisasi kearsipan, 5 (lima)

diantaranya sudah mencantumkan tugas dan fungsi sesuai

ketentuan, sementara yang lainnya belum tercantum secara

lengkap.

2) Masih terdapat instansi yang belum melaksanakan fungsi unit

kearsipan sebagaimana mestinya, antara lain dalam hal:

a) Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi

dalam kerangka Sistem informasi Kearsipan Nasional

(SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

b) Pengelolaan arsip terjaga.

c) Pengelolaan arsip vital.

d) Penyusutan arsip.

Sebagai ilustrasi perkembangan pembentukan organisasi kearsipan

tahun 2017 s.d tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut ini.

Page 44: SURVEY - ANRI

-39-

c. Prasarana dan Sarana Kearsipan

Temuan terkait prasarana dan sarana kearsipan pada kelompok

LPNK adalah sebagai berikut:

1) Pada tahun 2019 terdapat 22 LPNK yang telah menyediakan

gedung record center secara khusus, sementara 4 (empat)

LPNK tidak secara khusus menyediakan record center namun

telah menyediakan ruang penyimpanan arsip, dan 1 (satu) LPNK

lainnya belum menyediakan gedung record center maupun

ruangan penyimpanan arsip inaktif. Sedangkan pada

tahun 2020 terdapat kenaikan jumlah LPNK yang telah

menyediakan record center secara khusus menjadi sebanyak 23

LPNK dan yang hanya menyediakan ruang penyimpanan arsip

inaktif sebanyak 3 (tiga) LPNK dan yang sama sekali tidak

menyediakan gedung record center maupun ruang penyimpanan

arsip inaktif sebanyak 1 (satu) LPNK.

2) Dari 23 LPNK yang pada tahun 2020 telah menyediakan record

center, telah dilengkapi dengan ruang pengolahan sebanyak 18

LPNK, ruang layanan sebanyak 17 LPNK, ruang transit

sebanyak 17 LPNK dan ruang khusus penyimpanan arsip

audiovisual sebanyak 6 (enam) LPNK.

0

5

10

15

20

25

2017 2019 20202017

20192020Pembentukan

Tugas dan Fungsi Lengkap

23 23 23

2 55

4 4 4

25

22 22

PERKEMBANGAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TAHUN 2017 sd 2020

Ada Tidak

Page 45: SURVEY - ANRI

-40-

3) Dari 26 LPNK yang telah terdapat ruang penyimpanan arsip,

sebanyak 26 LPNK telah dilengkapi dengan rak penyimpanan

arsip inaktif, 23 LPNK telah dilengkapi dengan boks arsip,

23 LPNK dilengkapi dengan alat pengatur suhu dan 24 LPNK

telah dilengkapi dengan alat pendukung alih media.

Secara ringkas dapat dilihat pada grafik berikut ini.

19

22

23

6

9

10

25

25

26

6

11

18

7

15

17

8

14

17

2

6

6

22

24

25

23

23

23

18

20

23

20

23

24

8

5

4

21

18

17

2

2

1

21

16

9

20

12

10

19

13

10

25

21

21

5

3

2

4

4

4

9

7

4

7

4

3

0 5 10 15 20 25 30

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

2017

2019

2020

Ge

du

ng

Pe

lind

un

gB

ahay

aK

eb

akar

anR

uan

gP

en

yim

pan

anR

uan

gP

en

gola

han

Ru

ang

Tran

sit

Ru

ang

Laya

nan

Ru

ang

Au

dio

Vis

ual

Rak

Ars

ipB

oks

Pe

nga

tur

Suh

uA

lat

Alih

Med

ia

PERKEMBANGAN KONDISI KETERSEDIAAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TAHUN 2017 S.D 2020

Tidak Ada

Page 46: SURVEY - ANRI

-41-

d. Pendanaan Kearsipan

Temuan terkait alokasi pendanaan kearsipan adalah sebagai berikut:

1) Masih terdapat LPNK yang tidak mengalokasikan pendanaan

untuk melaksanakan kegiatan perumusan kebijakan meskipun

kebijakan kearsipan yang ada dilingkungannya belum lengkap.

Meskipun demikian terdapat kenaikan jumlah instansi yang

mengalokasikan pendanaan untuk kegiatan perumusan

kebijakan dibanding pada tahun sebelumnya.

2) Terdapat kenaikan jumlah LPNK yang mengalokasikan

pendanaan untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan,

pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip terjaga,

penghargaan kearsipan, penyediaan prasarana dan sarana

kearsipan serta pelaksanaan arsip vital.

3) Jumlah LPNK yang mengalokasikan pendanaan untuk

melaksanakan kegiatan pengawasan kearsipan tidak mengalami

perubahan dari tahun sebelumnya.

Kondisi jumlah instansi yang mengalokasikan pendanaan untuk

kegiatan kearsipan secara ringkas dapat dilihat pada grafik berikut

ini.

1821

2321 22 23

21 22 22

25

75

7 7 7 6

11

1821

23

8

13

17

96

46 5 4

6 5 5

2522

2022

20 20 20 21

16

96

4

19

14

10

0

5

10

15

20

25

30

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

20

17

20

19

20

20

PerumusanKebijakan

PembinaanKearsipan

PengelolaanArsip Inaktif

PengelolaanArsip Terjaga

PengawasanKearsipanInternal

PenghargaanKearsipan

PenyediaanPrasarana

dan SaranaKearsipan

PelaksanaanProgram

Arsip Vital

PERBANDINGAN ALOKASI PENDANAAN KEARSIPAN TAHUN 2017 S.D TAHUN 2020

Sudah Belum

Page 47: SURVEY - ANRI

-42-

E. HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN PADA KEMENTERIAN

Pengawasan kearsipan terhadap kementerian tahun 2020

dilaksanakan dalam bentuk monitoring tindak lanjut hasil pengawasan

kearsipan yang telah dilaksanakan pada tahun 2016, tahun 2018 dan

tahun 2019.

Hasil pengawasan kearsipan pada kelompok kementerian tahun 2020

secara ringkas untuk setiap aspeknya adalah sebagai berikut:

1. Aspek Kebijakan Kearsipan.

Kebijakan yang wajib ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip

adalah terkait dengan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip dan Program

Arsip Vital. Selain itu perlu disusun kebijakan terkait dengan pengelolaan

arsip aktif, pengelolaan arsip inaktif, dan penyusutan arsip.

Berdasarkan hasil pengawasan tahun 2016, 2018 dan 2019,

sebagian kementerian pada tahun 2020 telah melaksanakan tindak lanjut

berupa penyusunan dan penetapan kebijakan kearsipan. Perkembangan

penyusunan dan penetapan kebijakan khususnya kebijakan dasar

penyelenggaraan kearsipan sampai dengan tahun 2020 adalah sebagai

berikut:

a. Seluruh kementerian telah menetapkan kebijakan terkait tata naskah

dinas di lingkungannya, kondisi ini telah dicapai dari tahun 2018.

b. Seluruh kementerian telah menetapkan kebijakan terkait klasifikasi

arsip yang telah dicapai sejak tahun 2019.

c. Terdapat peningkatan jumlah kementerian yang telah menetapkan

sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis yaitu menjadi

sebanyak 30 kementerian dari sebelumnya terdapat 28 kementerian

sehingga tersisa 4 (empat) kementerian yang belum menetapkan

kebijakan terkait.

d. Dari 6 kementerian yang tahun 2019 belum menetapkan kebijakan

terkait sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, pada

tahun 2020 terdapat 2 (dua) kementerian yang menindaklanjuti

sampai dengan penetapan kebijakan (level 4), sebanyak 2 (dua)

Page 48: SURVEY - ANRI

-43-

kementerian dalam proses harmonisasi dengan unit hukum dan/atau

Kementerian Hukum dan HAM (level 3), sebanyak 2 (dua)

kementerian telah menindaklanjuti dengan menyusun rancangan

kebijakan dimaksud (level 2).

e. Seluruh kementerian telah menetapkan kebijakan terkait jadwal

retensi arsip baik fasilitatif maupun substantif secara lengkap.

Meskipun demikian masih terdapat kementerian yang dalam

penyusunan jadwal retensi arsip belum sesuai dengan pedoman

retensi arsip.

f. Terdapat peningkatan jumlah kementerian yang telah kebijakan

program/pengelolaan arsip vital yaitu menjadi sebanyak

25 kementerian dari sebelumnya sebanyak 22 kementerian sehingga

tersisa 9 (sembilan) kementerian yang belum menetapkan kebijakan

terkait.

g. Dari 12 kementerian yang pada tahun 2019 belum menetapkan

kebijakan program arsip vital, pada Tahun 2020 terdapat 3 (tiga)

kementerian yang menindaklanjuti sampai dengan penetapan

kebijakan (level 4), sebanyak 3 (tiga) kementerian dalam proses

harmonisasi dengan unit hukum dan/atau Kementerian Hukum dan

HAM (level 3), sebanyak 3 (tiga) kementerian menindaklanjuti

sampai dengan proses penyusunan rancangan kebijakan dimaksud

secara internal (level 2), sedangkan 1 (satu) kementerian lainnya

tidak melaksanakan tindak lanjut (level 0).

Untuk lebih jelasnya hasil pengawasan kearsipan terhadap

ketersediaan kebijakan kearsipan dapat dilihat pada grafik sebagai

berikut:

Page 49: SURVEY - ANRI

-44-

Terkait dengan perkembangan ketersediaan jadwal retensi arsip

(JRA) berdasarkan fungsi baik substantif maupun fasilitatif pada

kementerian sampai dengan tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut:

Sedangkan perkembangan tingkat penyelesaian kebijakan kearsipan

pada Tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut ini.

3234 34 34

3032

34 34

8

19

2830 29

33 34 34

8

17

2225

20 0 0

42

0 0

26

15

64 5

1 0 0

26

17

129

0

5

10

15

20

25

30

35

40

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

TND KA SKKAD JRA Arsip Vital

Perkembangan Ketersediaan Kebijakan Kearsipan Tahun 2016 s.d 2020

ADA TIDAK

22

29

34 34

28

33 34 34

26

3133 34

25

3034 34

125 0 0 6 1 0 0 8 3 1 0 9 4 0 0

2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020

JRA SUBSTANTIF JRA FASILITATIF KEPEGAWAIAN

JRA FASILITATIF KEUANGAN

JRA FASILITATIF NKNK

PERBANDINGAN KETERSEDIAAN JRA BERDASARKAN FUNGSI TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

ADA TIDAK

Page 50: SURVEY - ANRI

-45-

2. Aspek Pembinaan Kearsipan

Temuan terkait dengan pembinaan kearsipan adalah masih

terdapat kementerian yang belum melaksanakan pembinaan kearsipan

secara komprehensif, terutama terkait dengan pengelolaan arsip terjaga,

program pengawasan kearsipan internal, dan penghargaan kearsipan.

Secara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Seluruh kementerian telah melaksanakan pembinaan kearsipan

dilingkungannya meskipun belum dilaskankaan secara

komprehensif.

b. Terdapat kenaikan jumlah kementerian yang melaksanakan

pengelolaan arsip terjaga dari sebanyak 15 kementerian pada

tahun 2019 menjadi sebanyak 16 kementerian pada tahun 2020.

c. Terdapat kenaikan jumlah kementerian yang melaksanakan

pengawasan kearsipan internal dari sebanyak 6 (enam) kementerian

pada tahun 2019 menjadi sebanyak 15 kementerian pada

tahun 2020.

d. Jumlah kementerian yang melaksanakan pemberian penghargaan

kearsipan mengalami penurunan dari 23 kementerian menjadi

sebanyak 22 kementerian.

0

5

10

15

20

25

30

35

LEVEL 0 LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 SELESAI 2019

0 02 2 2

28

0 0 0 0 1

33

1 0

53 3

22

TINGKAT PERKEMBANGAN TINDAK LANJUT PENYELESAIAN KEBIJAKAN KEARSIPAN TAHUN 2020

SKKAD JRA ARSIP VITAL

Page 51: SURVEY - ANRI

-46-

Terkait dengan pengelolaan arsip terjaga terdapat kenaikan jumlah

kementerian yang melaksanakan pemberkasan dan pelaporan daftar

arsip terjaga serta penyerahan salinan autentik arsip terjaga kepada

ANRI. Secara rinci dapat dilihat pada grafik berikut ini.

3. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis

Temuan terkait aspek pengelolaan arsip dinamis pada kelompok

kementerian adalah sebagai berikut.

a. Penciptaan

Masih terdapat 6 (enam) kementerian yang belum melaksanakan

pengendalian naskah dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku

33 34 34 34

2

9

15 16

03

6

15

8

1823 22

1 0 0 0

32

25

19 18

3431

28

19

26

1611 12

05

10152025303540

2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020

Pelaksanaan PembinaanKearsipan

Pengelolaan ArsipTerjaga

Pengawasan KearsipanInternal

PemberianPenghargaan Kearsipan

PERBANDINGAN KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN TAHUN 2016 SAMPAI DENGAN TAHUN 2020

Sudah Belum

0

5

10

15

20

25

30

35

2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020

PEMBERKASAN/PELAPORAN PENYERAHAN SALINAN AUTENTIK

9 9

15 16

03

79

25 25

19 18

3431

2725

PERBANDINGAN PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

Sudah Belum

Page 52: SURVEY - ANRI

-47-

Adapun 17 kementerian lainnya telah melaksanakan pengendalian

naskah dinas sesuai ketentuan, sementara 11 kementerian yang lain

tidak terdapat informasi karena tidak dilakukan penilaian pada

tahun 2020.

b. Penggunaan

Masih terdapat 6 (enam) kementerian yang tidak melaksanakan

kegiatan penggunaan arsip inaktif. Sedangkan sebanyak 17

kementerian telah melaksanakan meskipun belum seutuhnya sesuai

dengan ketentuan, sementara 11 kementerian yang lain tidak

terdapat informasi karena tidak dilakukan penilaian pada tahun 2020.

c. Pemeliharaan

Temuan terkait dengan pemeliharaan arsip inaktif adalah sebagai

berikut:

1) Masih terdapat 1 (satu) unit kearsipan pada kementerian yang

belum melaksanakan penyimpanan arsip inaktif. Hal ini

disebabkan karena kementerian belum menyediakan gedung

record center secara khusus sehingga unit pengolah tidak dapat

memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan.

2) Masih terdapat 1 (satu) unit kearsipan pada kementerian yang

belum melaksanakan penataan arsip inaktif di lingkungannya

dimana tidak terdapat perubahan dari kondisi Tahun 2019, hal ini

disebabkan karena kementerian tersebut belum menyediakan

gedung record center secara khusus ataupun ruang

penyimpanan arsip yang cukup representatif.

3) Terdapat 33 unit kearsipan pada kementerian yang telah

menyusun daftar arsip inaktif, semetara 1 unit kearsipan lainnya

belum menyusun daftar arsip inaktif karena belum terdapat unit

pengolah yang memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan.

4) Dari 33 unit kearsipan pada kementerian yang telah menyusun

daftar arsip inaktif, terdapat 30 kementerian atau 90,91% yang

menyusun daftar arsip inaktif sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Adapun jumlah kementerian

Page 53: SURVEY - ANRI

-48-

yang telah menyusun daftar arsip inaktif berdasarkan sistem

klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis pada tahun 2020

adalah sebanyak 14 kementerian atau tidak mengalami

perubahan dari tahun sebelumnya.

Secara lebih rinci pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif dapat

dilihat pada grafik berikut ini.

Pada Tahun 2020, terdapat penilaian terkait pengolahan arsip

menjadi informasi dan alih media meskipun secara keseluruhan

belum menjadi pembagi dalam proses penilaian pengawasan.

Adapun hasil penilaian adalah terdapat 2 (dua) kementerian yang

telah melaksanakan pengolahan arsip menjadi informasi yang

menghasilkan daftar informasi tematik. Selain itu telah terdapat

5 (lima) kementerian yang telah melaksanakan alih media arsip

inaktif, meskipun demikian baru 1 (satu) kementerian yang dalam

melaksanakan alih media sesuai ketentuan. Secara lebih rinci dapat

dilihat pada grafik berikut.

0

5

10

15

20

25

30

35

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

PENYIMPANAN PENATAAN PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP

INAKTIF

DAFTAR ARSIP INAKTIF SESUAI

KETENTUAN

DAFTAR ARSIP INAKTIF

BERDASARKAN SKKAD

31 32 33 3331 32 33 33

2932 33 33

19

2629 30

03

14 14

3 2 1 1 3 2 1 15

2 1 1

15

85 4

3431

20 20

PERBANDINGAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

Sudah Belum

Page 54: SURVEY - ANRI

-49-

d. Penyusutan

Temuan terkait dengan penyusutan arsip inaktif pada kelompok

kementerian adalah sebagai berikut:

1) Masih terdapat 2 (dua) kementerian yang belum melaksanakan

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Sementara itu dari 32 kementerian yang sudah melaksanakan

pemindahan arsip terdapat 25 kementerian yang melaksanakan

sesuai dengan prosedur pemindahan arsip, sementara sisanya

sebanyak 7 (tujuh) kementerian belum sepenuhnya sesuai

dengan prosedur. Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam

pelaksanaan pemindahan tidak dilaksanakan penataan terlebih

dahulu atau tidak disertai dengan berita acara pemindahan arsip

serta daftar arsip inaktif yang dipindahkan.

2) Masih terdapat 4 (empat) kementerian yang belum pernah

melaksanakan pemusnahan arsip. Sementara itu dari

30 kementerian yang telah melaksanakan pemusnahan arsip,

terdapat 21 kementerian yang melaksanakan pemusnahan arsip

sesuai prosedur. Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam

pelaksanaan pemusnahan arsip tidak terdapat notulen hasil

rapat panitia penilai, penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip

oleh pimpinan lembaga negara atau saksi baik dari unsur

0

5

10

15

20

25

Penyusunan DaftarInformasi Tematik

Alih Media ArsipInaktif

Alih Media SesuaiKetentuan

25

1

2118

4

11 11

PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI TEMATIK DAN PELAKSANAAN ALIH MEDIA TAHUN 2020

Sudah Belum Tidak ada informasi

Page 55: SURVEY - ANRI

-50-

pengawas maupun dari unit hukum. Dan masih terdapat instansi

yang tidak menyimpan arsip yang tercipta dari kegiatan

pemusnahan arsip dan memperlakukannya sebagai arsip vital.

3) Masih terdapat 7 (tujuh) kementerian yang belum melaksanakan

penyerahan arsip statis ke ANRI. Sementara itu dari

27 kementerian yang sudah melaksanakan penyerahan arsip

statis, baru terdapat 13 kementerian yang dalam pelaksanaan

penyerahan arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur.

Ketidaksesuaian prosedur antara lain dalam pelaksanaan

penyerahan arsip statis hanya dilaksanakan proses penyerahan

saja yang dibuktikan dengan adanya berita acara penyerahan

arsip statis dan daftar arsip statis yang diserahkan. Sedangkan

proses sebelumnya seperti pembentukan panitia penilai,

penetapan penyerahan, pernyataan pimpinan pencipta arsip dan

lainnya belum dilaksanakan.

Secara lebih rinci pelaksanaan penyusutan arsip pada kelompok

kementerian dapat dilihat pada grafik berikut.

6. Aspek Sumber Daya Kearsipan

a. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Temuan terkait sumber daya manusia kearsipan pada kelompok

kementerian adalah:

2325

32 32

11

16

24 25

2023

2630

7

1517

2119 18

2527

1 4 913

119 2 2

23

18

10 9

1411

8 4

27

1917

1315 16

9 7

3330

2521

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

PEMINDAHAN PEMINDAHAN SESUAI

PROSEDUR

PEMUSNAHAN PEMUSNAHAN SESUAI

PROSEDUR

PENYERAHAN PENYERAHAN SESUAI

PROSEDUR

PERBANDINGAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

Sudah Belum

Page 56: SURVEY - ANRI

-51-

1) Masih terdapat 3 (tiga) kementerian yang belum memiliki

arsiparis hal ini mengalami penurunan dibanding tahun 2019

dimana terdapat 4 (empat) kementerian yang belum memiliki

arsiparis. Adapun kementerian yang sudah memiliki arsiparis

belum seluruhnya sesuai dengan kebutuhan berdasarkan

analisis beban kerja.

2) Telah terdapat 26 kementerian yang pejabat struktural bidang

kearsipannya telah memenuhi persyaratan kompetensi baik

berupa pendidikan S1 Bidang Kearsipan maupun pendidikan S1

selain bidang kearsipan dan telah mengikuti serta ulus

pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan bagi pimpinan unit

kearsipan.

3) Masih terdapat 3 (tiga) kementerian yang belum memiliki

pengelola arsip di unit kearsipan atau sama dengan kondisi

tahun 2019. Selain itu masih terdapat pengelola arsip yang

belum mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan

sebagai persyaratan kompetensi.

Secara lebih rinci perbandingan kondisi sumber daya manusia

kearsipan tahun 2016 sampai dengan tahun 2020 dapat dilihat pada

grafik berikut.

Pada tahun 2020, terdapat penilaian penyusunan analisis kebutuhan

arsiparis dan penyusunan analisis kebutuhan diklat (training need

05

101520253035

2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020

Arsiparis PemenuhanKompetensi Kepala Unit

Kearsipan

Pengelola Arsip

25 2730 31

8

1823

26 2531 31 31

9 74 3

26

1611

8 93 3 3

PERBANDINGAN JUMLAH ARSIPARIS, PEMENUHAN KOMPETENSI KEPALA UNIT KEARSIPAN DAN JUMLAH

PENGELOLA ARSIP TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

Ada Tidak

Page 57: SURVEY - ANRI

-52-

analisys) meskipun secara keseluruhan belum menjadi pembagi

dalam proses penilaian pengawasan. Adapun hasil penilaian adalah

terdapat 11 kementerian yang telah melaksanakan penyusunan

analisis kebutuhan arsiparis sementara 12 kementerian belum

melaksanakan dan 11 kementerian tidak terdapat informasi karena

tidak dilakukan penilaian. Adapun jumlah kementerian yang telah

melaksanakan penyusunan analisis kebutuhan diklat adalah

sebanyak 8 (delapan) kementerian, sedangkan 15 kementerian

belum menyusun dan 11 kementerian tidak terdapat informasi

karena tidak dilakukan penilaian.

b. Organisasi Kearsipan

Temuan terkait organisasi kearsipan pada kelompok kemennterian

adalah:

1) Terdapat 29 kementerian yang telah membentuk organisasi

kearsipan dengan peraturan pimpinan lembaga sehingga

terdapat 5 (lima) kementerian yang belum membentuk/mengatur

organisasi kearsipan secara khusus. Dari 29 kementerian yang

sudah menetapkan kebijakan organisasi kearsipan,

18 diantaranya sudah mencantumkan tugas dan fungsi sesuai

ketentuan, sementara yang lainnya belum tercantum secara

lengkap.

2) Masih terdapat kementerian yang belum melaksanakan fungsi

unit kearsipan sebagaimana mestinya, antara lain dalam hal:

a) Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi

dalam kerangka Sistem informasi Kearsipan Nasional

(SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

b) Pengelolaan arsip terjaga.

c) Pengelolaan arsip vital.

d) Penyusutan arsip.

Sebagai ilustrasi perbandingan pembentukan organisasi kearsipan

tahun 2016 s.d tahun 2020 dapat dilihat pada grafik berikut ini.

Page 58: SURVEY - ANRI

-53-

c. Prasarana dan Sarana Kearsipan

Temuan terkait prasarana dan sarana kearsipan pada kelompok

kementerian adalah sebagai berikut:

1) Pada tahun 2020 terdapat 33 kementerian yang telah

menyediakan gedung record center secara khusus, sementara

1 (satu) kementerian tidak secara khusus menyediakan record

center namun telah menyediakan ruang penyimpanan arsip,

dalam hal ini masih sama dengan kondisi tahun 2019. Meskipun

demikian masih terdapat 17 record center yang belum memiliki

alat pelindung bahaya kebakaran secara lengkap.

2) Dari 33 kementerian yang pada tahun 2020 telah menyediakan

record center, telah dilengkapi dengan ruang pengolahan

sebanyak 30 kementerian, ruang transit sebanyak

27 kementerian, ruang layanan sebanyak 29 kementerian, dan

ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual sebanyak

14 kementerian.

3) Dari 34 kementerian yang telah terdapat ruang penyimpanan

arsip, seluruhnya telah dilengkapi dengan rak arsip dan boks

arsip serta alat pengatur suhu. Meskipun demikian masih

0

5

10

15

20

25

30

2016 2018 2019 2020 2016 2018 2019 2020

Pembentukan Tugas dan Fungsi Lengkap

26 27 28 29

7

1215

18

8 7 6 5

27

2219

16

PERKEMBANGAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

Ada Tidak

Page 59: SURVEY - ANRI

-54-

terdapat 2 (dua) kementerian yang belum melengkapi ruang

penyimpanan arsip inaktif dengan alat pendukung alih media.

Secara ringkas dapat dilihat pada grafik berikut ini.

28333333

913

1717

31343434

2125

3130

2021

2627

1823

2929

67

1414

32343434

323333

3430

333434

2328

3032

6111

2521

1717

3000

139

34

1413

87

1611

55

2827

2020

2000

211

04

100

116

42

0 5 10 15 20 25 30 35 40

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

2016

2018

2019

2020

Ged

un

g

Ala

tP

elin

du

ng

Bah

aya

Keb

akar

anR

uan

gP

enyi

mp

anan

Ru

ang

Pen

gola

han

Ru

ang

Tran

sit

Ru

ang

Laya

nan

Ru

ang

Au

dio

Vis

ual

Rak

Ars

ipB

oks

Pen

gatu

rSu

hu

Ala

t A

lihM

edia

PERKEMBANGAN KONDISI KETERSEDIAAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TAHUN 2016 S.D 2020

Tidak Ada

Page 60: SURVEY - ANRI

-55-

d. Pendanaan Kearsipan

Temuan terkait alokasi pendanaan kearsipan adalah sebagai berikut:

1) Masih terdapat kementerian yang tidak mengalokasikan

pendanaan untuk melaksanakan kegiatan perumusan kebijakan

meskipun kebijakan kearsipan yang ada dilingkungannya belum

lengkap.

2) Masih terdapat kementerian yang belum mengalokasikan

pendanaan untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan,

pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip terjaga,

penghargaan kearsipan, pengawasan kearsipan, penyediaan

prasarana dan sarana kearsipan serta pelaksanaan arsip vital.

3) Terdapat kenaikan jumlah kementerian yang tidak

mengalokasikan anggaran untuk kegiatan kearsipan khususnya

perumusan kebijakan dan pembinaan kearsipan, hal ini

disebabkan karena adanya kebijakan refocusing/pengalihan

anggaran sehingga anggaran kearsipan dialihkan untuk alokasi

penanganan Covid 19.

Kondisi jumlah instansi yang mengalokasikan pendanaan untuk

kegiatan kearsipan secara ringkas dapat dilihat pada grafik berikut

ini.

2833 33 32 31 33 33 32 32 33 33 33

2

9

15 16

03

6

15

8

1823 22

2832 32 32

48

16 16

61 1 2 3 1 1 2 2 1 1 1

32

25

19 18

3431

28

19

26

1611 12

62 2 2

3026

18 18

05

10152025303540

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

20

16

20

18

20

19

20

20

PerumusanKebijakan

PembinaanKearsipan

PengelolaanArsip Inaktif

PengelolaanArsip Terjaga

PengawasanKearsipanInternal

PenghargaanKearsipan

PenyediaanPrasarana

dan SaranaKearsipan

PelaksanaanProgram

Arsip Vital

PERBANDINGAN ALOKASI PENDANAAN KEARSIPAN TAHUN 2016 S.D TAHUN 2020

Sudah Belum

Page 61: SURVEY - ANRI

-56-

BAB III

KESIMPULAN DAN PENUTUP

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya dapat

disimpulkan bahwa penyelenggaraan kearsipan pada instansi tingkat pusat

adalah sebagai berikut:

1. Sebanyak 32 kementerian/lembaga atau sebanyak 34% memperoleh nilai

hasil pengawasan dengan kategori “AA (Sangat Memuaskan)” hal ini

mengalami peningkatan dari tahun 2019 dimana telah terdapat

25 kementerian/lembaga atau sebanyak 26,9 % yang memperoleh penilaian

pada kategori ini.

2. Sebanyak 21 kementerian/lembaga atau sebanyak 23% memperoleh nilai

hasil pengawasan dengan kategori “A (Memuaskan)” hal ini mengalami

peningkatan dari tahun 2019 dimana terdapat 18 kementerian/lembaga atau

sebanyak 19,4 % yang memperoleh penilaian pada kategori ini.

3. Sebanyak 13 kementerian/lembaga atau sebanyak 14% memperoleh nilai

hasil pengawasan dengan kategori “BB (Sangat Baik)” hal ini mengalami

penurunan dari tahun 2019 dimana terdapat 14 kementerian/lembaga atau

sebanyak 15,1 % yang memperoleh penilaian pada kategori ini. Penurunan

terjadi karena sebagian yang memperoleh penilaian pada kategori ini telah

mengalami perubahan kategori.

4. Sebanyak 6 (enam) kementerian/lembaga atau sebanyak 6,45%

memperoleh nilai hasil pengawasan dengan kategori “B (Baik)” hal ini

mengalami penurunan dari tahun 2019 dimana terdapat

9 (sembilan) kementerian/lembaga atau sebanyak 9,68 % yang memperoleh

penilaian pada kategori ini. Penurunan terjadi karena sebagian yang

memperoleh penilaian pada kategori ini telah mengalami perubahan

kategori.

5. Sebanyak 7 (tujuh) kementerian/lembaga atau sebanyak 7,53% memperoleh

nilai hasil pengawasan dengan kategori “CC (Cukup)” hal ini mengalami

peningkatan dari tahun 2019 dimana terdapat 5 kementerian/lembaga atau

sebanyak 5,38 % yang memperoleh penilaian pada kategori ini.

Page 62: SURVEY - ANRI

-57-

6. Sebanyak 7 (tujuh) kementerian/lembaga atau sebanyak 7,53% memperoleh

nilai hasil pengawasan dengan kategori “C (Kurang)” hal ini mengalami

penurunan dari tahun 2019 dimana terdapat 11 kementerian/lembaga atau

sebanyak 11, 8 % yang memperoleh penilaian pada kategori ini. Penurunan

terjadi karena sebagian yang memperoleh penilaian pada kategori ini telah

mengalami perubahan kategori.

7. Sebanyak 7 (tujuh) kementerian/lembaga atau sebanyak 7,53% memperoleh

nilai hasil pengawasan dengan kategori “D (Sangat Kurang)” hal ini

mengalami penurunan dari tahun 2019 dimana terdapat

11 kementerian/lembaga atau sebanyak 11, 8 % yang memperoleh penilaian

pada kategori ini. Penurunan terjadi karena sebagian yang memperoleh

penilaian pada kategori ini telah mengalami perubahan kategori.

Sebagai gambaran perbandingan hasil pengawasan kearsipan tahun 2019

dan tahun 2020 pada tingkat pusat dapat dilihat pada diagram berikut ini.

Adapun hasil pengawasan kearsipan pada masing-masing kelompok

instansi adalah sebagai berikut:

1. Lembaga Tinggi Negara, Lembaga Non Struktural dan Lembaga Penyiaran

Publik penyebaran kategorinya cukup merata dimana tidak terdapat satu

kategori yang secara dominan menggambarkan kondisi penylenggaraan

kearsipan. Terdapat perkembangan yang cukup signifikan khususnya pada

kategori “AA (Sangat Memuaskan” dimana sebelumnya hanya terdapat

1 (satu) instansi menjadi sebanyak 6 (enam) instansi. Meskipun demikian

AA, 25, 27%

A, 18, 19%

BB, 14, 15%

B, 9, 10%

CC, 5, 5%

C, 11, 12%

D, 11, 12%

HASIL PENGAWASAN 2019

AA, 32, 34%

A, 21, 23%

BB, 13, 14%

B, 6, 6%

CC, 7, 7%

C, 7, 8%D, 7, 8%

HASIL PENGAWASAN 2020

Page 63: SURVEY - ANRI

-58-

masih terdapat instansi yang memperoleh nilai hasil pengawasan pada

kategori “D (Sangat Kurang). Adapun jumlah instansi yang memperoleh

kategori “D (Sangat Kurang)” berkurang secara signifikan dimana

sebelumnya terdapat 10 instansi menjadi 6 (enam) instansi. Lebih

lengkapnya dapat dilihat pada grafik berikut ini.

2. Lembaga Pemerintah Non Kementerian secara umum pada kondisi “AA

(Sangat Memuaskan)” yaitu sebanyak 37%, namun demikian masih terdapat

LPNK yang kondisi penyelenggaraan kearsipannya masih pada kategori “D

(Sangat Kurang)”. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada grafik berikut

ini.

3. Kementerian secara umum berada pada kondisi “AA (Sangat Memuaskan)”

yaitu sebanyak 56% atau 19 kementerian dan sudah tidak terdapat

AA, 3, 9%

A, 6, 19%

BB, 6, 19%

B, 1, 3%CC, 5, 15%

C, 5, 16%

D, 6, 19%

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2020

AA, 1, 3%A, 4, 12%

BB, 4, 13%

B, 4, 13%

CC, 1, 3%C, 8, 25%

D, 10, 31%

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2019

AA, 8, 30%

A, 6, 22%

BB, 6, 22%

B, 0, 0%

CC, 3, 11%

C, 3, 11%D, 1, 4%

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2019

AA, 10, 37%

A, 7, 26%

BB, 4, 15%

B, 1, 4%CC, 2, 7%

C, 2, 7%D, 1, 4%

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2020

Page 64: SURVEY - ANRI

-59-

kementerian yang berada pada kondisi cukup, kurang maupun sangat

kurang. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada grafik berikut ini.

Hasil pengawasan kearsipan tahun 2020 secara nasional menggambarkan

kondisi penyelenggaraan kearsipan pada instansi pemerintah tingkat pusat. Hal

tersebut diperlukan untuk menentukan kebijakan kedepannya.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

AA, 19, 56%

A, 8, 23%

BB, 3, 9%

B, 4, 12% CC, 0, 0%C, 0, 0%

D, 0, 0%

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2020

AA, 16, 47%

A, 8, 23%

BB, 4, 12%

B, 5, 15%CC, 1, 3%

C, 0, 0%D, 0, 0%

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2019


Top Related