Download - supervisi fasilitatif dokcil
Disampaikan dalam :Refreshing Petugas Puskesmas dalam rangka Refreshing Petugas Puskesmas dalam rangka Pembinaan Dokter Kecil dan Kader Kesehatan RemajaPembinaan Dokter Kecil dan Kader Kesehatan RemajaMagelang, 24 Nopember 2009
Oleh :Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
Pengertian PENYELIAAN
Proses melihat kinerja suatu unit/individu
dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
PenyeliaanTradisional
PenyeliaanFasilitatif
INSTRUMEN INSTRUMEN KENDALI- KOREKSIKENDALI- KOREKSI
• SUPERVISI
• MONITORING
• EVALUASI
DAMPAK:• AUS Sehat
PENGUKURAN INDIKATOR
INPUT/PROSES• Fasilitas•Peralatan•Pelatihan
OUTPUTS• Peningkatan keterampilan
•Jumlah dokcil•Jml kader rmj •penyuluhan,
OUTCOMES:• Jumlah yankes
•Rujukan,•Cakupan,
Mutu Pelayanan
SANGAT SPESIFIK
WAKTU TIDAK SPESIFIK
Multi-sektor
supervisi monitoring evaluasi
DEFINISI DEFINISI
• PENYELIAAN FASILITATIF ADALAH SUATU PROSES PENGARAHAN, BANTUAN DAN PELATIHAN YANG MENDORONG PENINGKATAN KINERJA DALAM PELAYANAN YANG BERMUTU
METODE PENYELIAAN METODE PENYELIAAN FASILITATIF FASILITATIF
• Fokus pd standar input dan proses - daftar tilik• Orientasi pada peningkatan kompetensi - kajian
mandiri- perbaikan mandiri • Perubahan berbasis data- rekapitulasi oleh
penyelia- fasilitasi perubahan• Penguatan sistem penyeliaan- forum pembinaan
– kunjungan ke fasilitas• Berkesinambungan – siklus proses penyeliaan
Ciri-ciri Penyeliaan Ciri-ciri Penyeliaan TradisionalTradisional
• Hasil pengamatan yang dangkal• Sering menghakimi, mencari
kesalahan dan kritik tanpa dasar• Terfokus pada individu, bukan pada
proses• Melihat apa yang sudah terjadi,
bukan pada perbaikan mendatang• Tidak berkesinambungan
CIRI-CIRI PENYELIAAN FASILITATIFCIRI-CIRI PENYELIAAN FASILITATIF
• Lebih terarah dan sistematis • Kemampuan mengatasi masalah secara
mandiri• Hanya kasus-kasus eksklusif yang
memerlukan bantuan • Penyelia menjadi fasilitator - mediator efektif• Terarah dan sistematis • Tidak kagetan• Berkelanjutan
• Hasil pengamatan dangkal• Cenderung mencari
kesalahan• Fokus indivisu • Berhenti pd masalah
Tidak berkesinambungan
• Hasil terarah - sistematis• Mencari tingkat kepatuhan• Fokus input – proses • Pemberdayaan obyek selia• Berkesinambungan
Penyeliaan TradisionalPenyeliaan Fasilitatif
Kurang Efektif
EfektifPerbaikan Mutu
PelayananOrientasi pada klien
HUBUNGAN HUBUNGAN PENYELIAAN - PELAYANAN PENYELIAAN - PELAYANAN
BERMUTUBERMUTU
• STANDAR MUTU - DAFTAR TILIK
• PENGUKURAN MUTU - KAJIAN MANDIRI DAN VERIFIKASI
• PENINGKATAN MUTU -- RENCANA KAJIAN MANDIRI DAN PEMBINAAN / PERTEMUAN BERKALA
Peran Peran Petugas UKS PuskesmasPetugas UKS Puskesmas
• Membimbing keterampilan guru UKS dan Dokcil / Kader Kesehatan Remaja
• Merencanakan kebutuhan prasarana dan logistik.
• Memberi dorongan-motivasi untuk melakukan pengembangan UKS sesuai dengan kewenangan yang telah didelegasikan.
• Memantau dan mengevaluasi kinerja program UKS di wilayah kerjanya
• Melakukan kerjasama tim lintas program dan lintas sektor
Tugas Tugas Petugas UKS Puskesmas :Petugas UKS Puskesmas :• Merencanakan kegiatan penyeliaan.• Menyelia seluruh guru UKS, dokcil dan kader
kesehatan remaja di wilayah kerjanya• Mengkoordinasikan kegiatan UKS di wilayah kerja
puskesmas• Identifikasi masalah • Menentukan alternatif pemecahan masalah
berdasarkan hasil penyeliaan. • Membuat rencana tindak lanjut bersama-sama
dengan melibatkan sekolah yang dibina• Membahas uraian tugas guru UKS, dokcil / kader
kesehatan remaja di wilayah kerja yang jelas.• Membuat pencatatan dan pelaporan.• Mengusulkan pemberian penghargaan bagi UKS
berprestasi
Kualifikasi Kualifikasi Petugas UKS Petugas UKS PuskesmasPuskesmas
• Masih bertugas sebagai petugas UKS di puskesmas.
• Mampu dan terampil dalam pelaksanaan dan pengembangan Program UKS pernah mendapatkan pelatihan
• Dapat bekerjasama dalam tim. • Mempunyai kemampuan pengambilan
keputusan dalam keadaan darurat dan manajemen UKS
PERANFasilitasi menentukan tujuan, standar dan menjalankan proses perbaikan mutu dan
kepuasan klien
FUNGSIIdentifikasi dan “Manage” kegiatan, tugas,
kebutuhan dan masalah
PROSESManajemen
PROSESPelatihan &
Pengembangan
PROSESPasokan & Infrastruktur
KEGIATAN• Menyusun proses
menjaga & memperbaiki mutu
• Menentukan standar, tujuan & evaluasi kemajuan proses
KEGIATAN• Menentukan
kebutuhan jenis pelatihan
• Penerapan standar, norma dan kebijakan
KEGIATAN• Menentukan &
membantu melengkapi sarana fisik
• Kerjasama internal atau eksternal untuk ketersediaan pasokan & alat
KARAKTERISTIK PENYELIA FASILITATIF
Kepemimpinan (inspirasi, membangun kepercayaan, membangun kerjasama)
Keterampilan Komunikasi (Bertanya Efektif, Mendengar Aktif dan Umpan Balik Konstruktif)
Mampu Bekerjasama dalam Kelompok Berpengalaman dalan Bidangnya (Program
UKS) Luwes Terbuka terhadap Pendapat Baru Kemampuan Coaching atau Alih
Keterampilan ?
Pihak yang dibina diselia
Seluruh masyarakat sekolah/sekolah di wilayah kerja puskesmas termasuk :
Guru UKS
Dokcil
Kader Kesehatan Remaja
(Komite Sekolah, Kepsek dll) ??
Aspek yang dibinaAspek yang dibina
1.1. Program UKS (pembentukan dan Program UKS (pembentukan dan pengembangannya) pengembangannya) TRIAS UKS TRIAS UKS
2.2. Penjaringan kesehatan anak sekolahPenjaringan kesehatan anak sekolah3.3. Pemeriksaan Berkala SiswaPemeriksaan Berkala Siswa4.4. Sistim RujukanSistim Rujukan5.5. Integrasi program UKS dengan Kesehatan Integrasi program UKS dengan Kesehatan
RemajaRemaja6.6. Dokcil dan Kader Kesehatan Remaja Dokcil dan Kader Kesehatan Remaja
Konselor SebayaKonselor Sebaya7.7. dlldll
Sekolah
Tingkat kabupaten
Penanggung Jawab Program UKS
RS Kabupaten/Kota
TP UKS Kab/kota
Kepala DinkesKabupaten/ Kota
Pengelola Program UKSKabupaten/ kota
Penanggungjawab Yankesdas
TP UKS Kecamatan
LP/LS
Kepala puskesmas
Petugas Program UKSPuskesmas
Penananggung Jawab Program
Lain
Penananggung Jawab Program
UKS
Kepala Dinas Kesehatan Propinsi
Tingkat Kecamatan
TATA HUBUNGAN KERJA PETUGAS UKS PUSKESMAS DI KABUPATEN / KOTA
Indikator keberhasilanIndikator keberhasilan
• % Petugas UKS Puskesmas yang menerapkan Konsep Penyelian Fasilitatif dalam pembinaan program UKS
• Sistematis• Terstruktur• Terukur
• % sekolah yang mendapat penyeliaan fasilitasi program UKS
• jumlah sekolah yang meningkat strata UKS nya
KEPEMIMPINAN DIRI
MENGUBAH KEBIASAAN DIRI:
1. REAKTIF PROAKTIF
2. KERJAKAN HAL TERPENTING
3. BUAT RENCANA BERKALA - KERJAKAN
TUMBUH KEMBANG DIRI-> UBAH DIRI MENUJU KE
PARADIGMA KITA
TERGANTUNG MANDIRISALING
TERGANTUNG
PARADIGMA
KAMU
PARADIGMA
AKU
PARADIGMA
KITA
TAHAP KEMATANGAN
FISIK, EMOSIONAL, INTELEKTUAL
UBAH SIKAP DARI REAKTIF -- MENJADI PROAKTIF
SIKAP REAKTIF SIKAP PROAKTIF
SIKAP MENUNGGU
TIDAK ADA INISIATIF
MENTAL BUDAK
SIKAP MENGAMBIL INISIATIF
BERTANGGUNG JAWAB
MENTAL TUAN
KENALI MASALAH ATASI DGN TEPAT
DIRECT
PROBLEM
INDIRECT PROBLEM
NO CONTROL PROBLEM
UBAH KEBIASAAN DIRI
UBAH PENDEKATAN WIN WIN SOLUTION
UBAH CARA PANDANG “SENYUM”
EGP (EMANG GUA PIKIRIN)
KERJAKAN HAL TERPENTING
• TANGGUNG JAWAB
• KERJAKAN YANG PENTING DAN TIDAK MENDESAK (QUADRAN II)
• BIKIN RENCANA BERKALA- KERJAKAN
• BELAJAR BILANG “TIDAK”.
KUADRAN
KRISIS Masalah mendesak
Kerja batas waktu
PROAKTIFPencegahan
Perencanaan
Rekreasi
InterupsiBeberapa telpon
Beberapa rapat
Hal-hal sepeleBeberapa telpon
Aktivitas menyenangkan
MENDESAK TIDAK MENDESAK
PE
NT
ING
TID
AK
P
EN
TIN
G
I II
III IV
Gaya Pemimpin, Keunggulan dan Keterbatasannya
Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan
Otoriter Murni Keputusan oleh Pimpinan dan pengarahan pada bawahan
Hemat waktu Tegas, jelas dan
final Kontrol pada
Pimpinan
Tidak peduli dengan saran bawahan
Staf kurang peduli Kerjasama tidak
tercipta
Otoriter Semu
Keputusan oleh Pimpinan setelah menerima masukan dari staf
Keputusan dengan pertimbangan
Relatif cepat Keputusan jelas
dan final
Bila Pimpinan tidak memimta masukan maka keputusan dibuat tanpa pertimbangan
Staf kurang kooperatif
Saran yang bagus mungkin tidak menjadi pertimbangan
Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan
Konsensus Keputusan berdasarkan konsensus tapi otoritas pada Pimpinan
Keterlibatan dan dukungan seluruh Staf
Tanggung jawab bersama
Besar kemungkinan berjalan lancar saat pelaksanaan
Menyita waktu Pertemuan
berulang-kali Keputusan tidak
jelas Konsensus sulit
dicapai
Demokratik Semua Staf/Petugas mempunyai suara untuk membuat/mengubah suatu keputusan
Keterlibatan Staf sangat besar
Dukungan dalam membuat keputusan
Berjalan lancar saat pelaksanaan
Sangat menyita waktu
Keputusan mayoritas mungkin bukan hal yang terbaik
Yang merasa tidak terwakili akan menjadi oposisi
Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan
Delegasi Pimpinan menugaskan Staf atau kelompok untuk membuat keputisan
Kesempatan untuk kaderisasi
Kemungkinan berjalan lancar saat pelaksanaan
Pimpinan lepas kontrol Menyita waktu Bila Staf/kelompok
tidak diberi bimbingan maka keputusan yang dibuat menjadi kurang bermutu
Gaya Pemimpin Mana Yang Lebih Baik ?
Yang harus diperhatikan :• Cukup waktu untuk berdiskusi dalam kelompok• Keputusan disepakati kelompok dan realistik
untuk dilaksanakan • Setiap anggota kelompok memberikan
kontribusi • Keputusan berimbas pada kerjasama kelompok
Hubungan Gaya Kepemimpinan, Kepemilikan dan Keterlibatan
Tingkat Keterlibatan
Tin
gka
t K
epem
ilik
an
OTORITEROTORITER
OTORITERSEMU
OTORITERSEMU
DEMOKRATIK
DEMOKRATIK
KONSENSUS
KONSENSUS
DELEGASIDELEGASI
Perlu Keterlibatan Klien dalam PengambilanKeputusa
Pengertian “KOMUNIKASI”
Adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan melalui bahasa, baik verbal maupun non-verbal, mendengar, berbicara, gerak tubuh, dan ungkapan emosi
5 komponen penting dalam komunikasi Thomas Leech
Pengirim pesan (sender) Pesan yang dikirimkan (message) Bagaimana pesan tersebut dikirimkan
(delivery channel atau media) Penerima pesan (receiver) Umpan balik (feedback)
+ empat keterampilan dasar dalam komunikasi :
(1) membaca, (2) menulis, (3) mendengar dan
(4) berbicara.
Stephen Covey
Komunikasi itu layaknya bernapas
Kita terkadang lebih banyak berbicara
dari pada mendengar.
Lima pondasi membangun komunikasi efektif
Berusaha benar-benar mengerti orang lain (emphatetic communication)
Memenuhi komitmen atau janji Menjelaskan harapan Meminta maaf secara tulus ketika
Anda membuat kesalahan Memperlihatkan integritas
pribadi.
Hukum Komunikasi “REACH”
Respect (sikap menghargai)
Empathy (kemampuan mendengar)
Audible (dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik)
Clarity (jelas)
Humble (rendah hati)
Kiat sukses berkomunikasi
Kenali dengan baik lawan bicara Jangan terlalu banyak bicara dan kurang
mendengar. Jangan merasa (dan memperlihatkan)
bahwa kita lebih tahu daripada lawan bicara kita.
Kenali betul-betul diri sendiri dan kemampuan diri sendiri.
Dinamika Tanya-Jawab
Penyelia
Klien
1 2
Bertanya
MendengarMendengar MenanggapiMenanggapi
Mendengar Menanggapi
Pertanyaan berbentuk corong
TERBUKATERBUKA
KURANG KURANG TERBUKATERBUKA
RELATIF RELATIF TERTUTUPTERTUTUP
TERTUTUPTERTUTUP
Teknik Bertanya
• gantung
• langsung
• kombinasi
• pantul
• retorik
Kapan kita bertanya ?
• Mengantar suatu topik bahasan
• Meningkatkan efektifitas presentasi interaktif
• Menimbulkan curah pendapat (brainstorming)
• Menunjang proses diskusi
Kunci Bertanya (Lakukan)
• Lemparkan pertanyaan secara merata
• Gunakan tehnik bertanya langsung pada orang yang kurang perhatiannya dalam pertemuan.
• Gunakan pertanyaan yang mudah pada bagian awal, kemudian naikkan tingkat kesulitan pertanyaan setelah interaksi terjalin dengan baik .
• Tuliskan pertanyaan (tertulis lengkap) dalam rencana kegiatan.
• Ulangi pertanyaan bila pertanyaan tidak mengerti. Pilihan lain, penyelia dapat menggunakan teknik bertanya pantul.
Kunci Bertanya (Jangan Lakukan)
• Jangan bertanya secara berurutan (misal dari kanan ke kiri secara berkeliling).
• Jangan menggunakan pertanyaan yang terlalu panjang dan kompleks.
• Jangan menggunakan pertanyaan yang memastikan jawaban.
• Jangan terlalu banyak menggunakan pertanyaan dengan jawaban ya/tidak.
• Jangan menggunakan pertanyaan ambiguous.
Mendengar Aktif 3 Phase mendengar
Atensi pada sumber suara secara fisik dan mental
Paraphrasing dan Interpretasi
Menanggapi dan Persuasi
Umpan Balik atau Tanggapan
Tekankan sisi kebaikan dan redam kesan jawaban salah.
Analisa kebaikan jawaban untuk memberikan alasan terhadap “kebaikan” tsb. dan tumbuhkan motivasi positip peserta.
Analisa kekurangan untuk memberikan alasan spesifik terhadap kekurangan tsb.
Berikan komentar yang berorientasi kepada jawaban, bukan berorientasi kepada orangnya.
Umpan Balik atau Tanggapan
Dalam menanggapi, berlakulah spesifik dan obyektif dan cobalah untuk membuat tanggapan anda diterima secara realistik dan obyektif.
Ikuti pemberian umpan-balik dengan perilaku mendengar yang efektif
Sesuaikan tanggapan dengan situasi yang terjadi.
Penghargaan
FasilitatorFasilitator ? ?
individu yang dapat individu yang dapat
membantu sekelompok orang membantu sekelompok orang
untuk untuk
mencapai tujuan yang diinginkan mencapai tujuan yang diinginkan
melalui melalui
upaya-upaya pemberdayaan dan upaya-upaya pemberdayaan dan percepatan proses kerja dan kemampuan percepatan proses kerja dan kemampuan untuk mengambil keputusan yang tepatuntuk mengambil keputusan yang tepat
Peran FasilitatorPeran Fasilitator Melakukan Melakukan CoachingCoaching BerpartisipasiBerpartisipasi KonsultanKonsultan MemantauMemantau Mempromosikan konsepMempromosikan konsep
TUGAS FASILITATOR
•Tatalaksana proses•Sebagai konsultan•Observer yang netral
COACHING
• aktifitas manajerial untuk menghasilkan suatu tujuan atau kinerja yang diinginkan
Ketrampilan Coaching :•Observasi •Analisis •Wawancara •Umpan Balik
Proses Manajemen Kinerja
• Pengembangan dan penetapan Standar Kinerja
• Komunikasi Standar Kinerja
• Penilaian Kinerja
• Coaching Perbaikan Kinerja
karakteristik yang harus dimilki oleh seorang Coach
• Bertutur kata halus dan berlaku sopan (etis)• Berkomunikasi dalam kualitas yang tinggi• Menggunakan artikulasi yang jelas• Sederhana dan menarik• Tingkat kesabaran dan toleransi yang tinggi• Profisien• Dipercaya dan bertanggung-jawab• Menghargai • Mampu mengarahkan• Berorientasi pada tugas• Menganalisis • Selalu mengupayakan perbaikan• Mempersiapkan sesuatu secara matang
Coach yang efektifCoach yang efektif Coach yang tidak efektifCoach yang tidak efektif
1.1.Memfokuskan Memfokuskan perhatian pada perhatian pada praktekpraktek
2.2.Mendorong kerja Mendorong kerja sama (hubungan sama (hubungan antar sejawat)antar sejawat)
3.3.Berusaha Berusaha mengurangi stresmengurangi stres
4.4.Mengadakan Mengadakan komunikasi dua komunikasi dua arah.arah.
5.5.Melihat dirinya Melihat dirinya sebagai fasilitator sebagai fasilitator proses belajar.proses belajar.
1.1.Memfokuskan Memfokuskan perhatian pada teoriperhatian pada teori
2.2.Menjaga jarak Menjaga jarak (status diatas (status diatas peserta)peserta)
3.3.Sering membuat Sering membuat stresstres
4.4.Menggunakan Menggunakan komunikasi satu komunikasi satu arah.arah.
5.5.Melihat dirinya Melihat dirinya sebagai penguasa sebagai penguasa atau satu satunya atau satu satunya sumber sumber pengetahuan. pengetahuan.
SILAHKAN PILIH KURSI YANG
MANA ?
PRINSIP KUALITAS PRINSIP KUALITAS
►KOMITMEN PIMPINAN DAN KOMITMEN PIMPINAN DAN KETERLIBATAN BAWAHANKETERLIBATAN BAWAHAN
►PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERDASARKAN DATABERDASARKAN DATA
►FOKUS PERUBAHAN PADA PROSESFOKUS PERUBAHAN PADA PROSES►ORIENTASI PD PELANGGANORIENTASI PD PELANGGAN►BERKESINAMBUNGANBERKESINAMBUNGAN
CIRI PELAYANAN BERKUALITAS CIRI PELAYANAN BERKUALITAS
TUJUAN REALISTISTUJUAN REALISTIS PENEKANAN PADA KUALITAS DAN PENEKANAN PADA KUALITAS DAN
KEPUASAN KLIENKEPUASAN KLIEN PELAYANAN DAPAT DITERIMA KLIENPELAYANAN DAPAT DITERIMA KLIEN SISTEM TATALAKSANA DAN MONITORING SISTEM TATALAKSANA DAN MONITORING
EFEKTIFEFEKTIF SISTEM LOGISTIK EFISIENSISTEM LOGISTIK EFISIEN SISTEM RUJUKAN BAIKSISTEM RUJUKAN BAIK
Kerangka Penyediaan Pelayanan BerkualitasKerangka Penyediaan Pelayanan Berkualitas
Tetapkan Standar Kinerja
Tetapkan Standar Kinerja
Nilai Kinerja Yg
Sebenarnya
Nilai Kinerja Yg
Sebenarnya
Cari tahu penyebab
Mengapa Gap terjadi
Cari tahu penyebab
Mengapa Gap terjadi
Cari & pilih cara
penyelesaianApa yg dapat
dilakukan
Cari & pilih cara
penyelesaianApa yg dapat
dilakukan
PANTAU DAN EVALUASI KINERJASemua Orang di Klinik Terlibat
PANTAU DAN EVALUASI KINERJASemua Orang di Klinik Terlibat
LaksanakanPenyelesaian
terpilih
LaksanakanPenyelesaian
terpilihGAP
Berkesinambungan, Objektif dan Sistimatis
RANGKUMAN
SUMBER DATA : SUMBER DATA :
►Hasil Observasi – verifikasi daftar tilik Hasil Observasi – verifikasi daftar tilik ►Catatan kesehatan siswaCatatan kesehatan siswa►Hasil Interview kepada Hasil Interview kepada siswa / kliensiswa / klien►Kajian mandiri / penilaian sendiri oleh Kajian mandiri / penilaian sendiri oleh
staf staf
PELAYANAN BERKUALITAS PELAYANAN BERKUALITAS
► Apakah Standar pelayanan ada ?Apakah Standar pelayanan ada ?► Apakah standar dijalankan dengan kendali proses Apakah standar dijalankan dengan kendali proses
tertentu ?tertentu ?► Adakah proses yang tidak sesuai dengan standar ?Adakah proses yang tidak sesuai dengan standar ?► Apa penyebab dari tidak terpenuhinya standar? Apa penyebab dari tidak terpenuhinya standar? ► Adakah intervensi aksi koreksi terhadap Adakah intervensi aksi koreksi terhadap
permasalahan yang ada?permasalahan yang ada?► Apakah dasar penilaian kinerja, pemantauan dan Apakah dasar penilaian kinerja, pemantauan dan
evaluasi kinerja ? evaluasi kinerja ?
Dengan visi yang sama tercapai kinerja
yang di inginkan