STANDAR PELAYANAN PERPUSTAKAAN
DAN INFORMASI
BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
2015
i
Standar pelayanan perpustakaan dan informasi Bidang Layanan Koleksi
Umum, Perpustakaan Nasional RI / penyusun, Yuliatry Bunga ; editor, Agus
Sutoyo. -- Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2015.
72 hlm. ; 27 cm.
Bibliografi : hlm. 72
ISBN 978-979-008-789-7
1. Perpustakaan, Pelayanan -- Buku pegangan, pedoman, dsb.
I. Yuliatry Bunga II. Agus Sutoyo III. Perpustakaan Nasional.
025.5
Standar Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
Bidang Layanan Koleksi Umum
Perpustakaan Nasional RI
Penyusun: Yuliatry Bunga, S.IPI
Editor: Drs. Agus Sutoyo, M.Si Kontributor : 1. Widiyati Kania, S.Sos, MP. 2. C. Juli Odor Nainggolan, S.IPI 3. Sutiyem, S.IPI 4. Marhamah Mantasa, S.Sos
ii
KATA PENGANTAR
Salah satu tugas pokok dan fungsi Perpustakaan Nasional RI adalah
memberikan pelayanan untuk masyarakat umum dengan berorientasi kepada
kebutuhan pemustaka. Di samping itu, tujuan pelayanan Perpustakaan
Nasional RI adalah melaksanakan tugas pelestarian budaya suatu bangsa,
menjadi gerbang budaya sebuah negara serta menjadi pusat rujukan dan
perpustakaan deposit yang menyimpan semua terbitan di sebuah negara, baik
tercetak, tertulis maupun terekam. Untuk itu, diperlukan acuan kerja berupa
standar pelayanan yang terbaru.
Standar pelayanan ini disusun dengan memperhatikan standar penyusunan
pelayanan dan peraturan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara tahun
2014, serta standar dari Sistem Manajamen Mutu SNI 9001:2008. Dengan
adanya standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini, Perpustakaan
Nasional RI diharapkan dapat terus memberikan pelayanan prima dan
berorientasi kepada pemustaka.
Perpustakaan Nasional RI pada dasarnya adalah perpustakaan penelitian dan
perpustakaan rujukan. Pada perpustakaan penelitian dan perpustakaan rujukan,
pelayanan referensi seharusnya menjadi fokus pelayanan. Dengan demikian,
Perpustakaan Nasional RI perlu terus menguatkan pelayanan referensi yang
dimilikinya. Langkah penerapan Sistem Manajemen Mutu dalam pelayanan
referensi menjadi langkah dasar yang harus terus dipupuk Perpustakaan
Nasional RI.
Jakarta, September 2015
Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi
Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, M.Lib
iii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar iii
Daftar Isi iv
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Dasar Hukum 2
C. Tujuan 3
D. Ruang Lingkup 3
BAB II PROFIL BIDANG PELAYANAN KOLEKSI UMUM 4
A. Tugas Pokok dan Fungsi 4
B. Sumber Daya Manusia 5
BAB III PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI 7
A. Sistem Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 7
1. Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access) 7
2. Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access) 8
3. Sistem Pelayanan Campuran (Mixed Access) 9
B. Jenis Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 9
1. Peyanan Sirkulasi 10
2. Pelayanan Referensi 10
3. Penelusuran Informasi 11
4. Pelayanan Bimbingan Pemustaka 11
5. Pelayanan e-Resources 12
6. Pelayanan Literasi Informasi 12
7. Pelayanan Pinjam Antar Perpustakaan
(Inter-Library Loan Service) 13
8. Pelayanan Koleksi Perpustakaan Bukan Buku
(Non Book Materials Service) 13
iv
9. Pelayanan Storytelling 13
10. Pelayanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus 13
11. Pelayanan Penyebaran Informasi Terseleksi 14
12. Pelayanan Membina Kelompok Pembaca 15
C. Prosedur Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 15
1. Prosedur Pelayanan Keanggotaan 15
2. Prosedur Pelayanan Meja Informasi 18
3. Prosedur Pelayanan Call Center 20
4. Prosedur Pelayanan Penelusuran Informasi 23
5. Prosedur Pelayanan Katalog 25
6. Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka 28
7. Prosedur Pelayanan e-Resources 30
8. Prosedur Pelayanan Magang dan Penelitian 33
9. Prosedur Pelayanan Kunjungan 36
10. Prosedur Pelayanan Sirkulasi Pada Sistem Pelayanan
Terbuka 39
11. Prosedur Pelayanan Pada Sistem Pelayanan
Tertutup/Baca di Tempat 43
12. Prosedur Pelayanan Peminjaman Koleksi Perpustakaan
Untuk Tujuan Tertentu 46
13. Prosedur Pelayanan Reproduksi Koleksi Perpustakaan 49
14. Prosedur Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling) 51
15. Prosedur Pameran 54
a. Pameran Tetap 55
b. Pameran Temporer 56
c. Keikutsertaan Perpusnas Dalam Pameran 59
16. Prosedur Sahabat Perpusnas 61
17. Prosedur Penerimaan Koleksi Perpustakaan Baru 63
18. Prosedur Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusa 65
D. Fasilitas Pelayanan, Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan,
Lokasi dan Jadwal Pelayanan 68
1. Fasilitas Pelayanan 68
v
2. Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan 68
3. Lokasi dan Jadwal Layanan 70
DAFTAR PUSTAKA 71
LAMPIRAN 72
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
mengamanatkan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan
harus mendukung dan turut serta melaksanakan amanat ini.
Perpustakaan sebagai penyedia informasi yang bersumber pada literatur,
baik yang tercetak maupun yang terekam (book material atau non book
material), harus mampu mendayagunakan koleksinya semaksimal
mungkin. Perpustakaan bertujuan untuk memberi informasi guna
meningkatkan pengetahuan dan kemampuan serta menunjang proses
belajar-mengajar, menunjang program lembaga tertentu, melestarikan
budaya bangsa, memperlancar tugas penelitian, serta sebagai tempat
mendapatkan hiburan dan memperoleh informasi lainnya. Perpustakaan
dapat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang
beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia,
sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang
demokratis. Perpustakaan dapat menjadi komponen penting dalam
mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional.
Bidang perpustakaan secara nasional merupakan domain kerja dari
Perpustakaan Nasional RI. Demikian amanat Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Perpustakaan Nasional RI
merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang
bertugas di bidang perpustakaan dan berkedudukan di ibukota negara.
Dalam organisasi dan tata kerja Perpustakaan Nasional RI, terdapat unit
kerja Perpustakaan Nasional RI yang mempunyai tugas melaksanakan
pelayanan perpustakaan dan informasi.
Pelayanan perpustakaan dan informasi dilakukan secara prima dan
berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Ini juga merupakan amanat
dari Undang-Undang Perpustakaan. Atas dasar itu, pelayanan referensi
Perpustakaan Nasional RI menerapkan Sistem Manajemen Mutu untuk
memastikan perbaikan berkelanjutan dalam melaksanakan pelayanan
2
yang prima.
Sebagai tindak lanjut pelaksanaan Undang-Undang Perpustakaan
dan penerapan Sistem Manajemen Mutu, serta mengacu kepada
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi
Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan
dan Angka Kreditnya, maka Perpustakaan Nasional RI perlu
memperbaharui standar pelayanan perpustakaan dan informasi yang
telah dimiliki. Standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini akan
menjadi acuan dalam pemberian pelayanan di Bidang Layanan Koleksi
Umum, Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Perpustakaan Nasional
RI.
B. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang
Perpustakaan
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang
Pelayanan Publik
4. Peraturan Menteri Pendayaguanaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012
Tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan
Standar Pelayanan
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi
Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional
Pustakawan dan Angka Kreditnya.
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007
Tentang Perpustakaan
7. Keputusan Presiden RI No. 166 tahun 2000 tentang Perpustakaan
Nasional RI, sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan
Keputusan Presiden RI No. 103 tahun 2001
8. Keputusan Presiden RI No. 178 tahun 2000 tentang Susunan
Organisasi dan Tugas Lembaga Pemerintah Non Departemen,
3
sebagaimana telah diubah dengan Keputusan RI no. 110 tahun 2001
9. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 3 Tahun 2001
tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional Republik
Indonesia.
10. Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa
Kemasyarakatan, Sosial Budaya, Hiburan dan Perorangan Lainnya
Bidang Perpustakaan.
11. Standar Nasional Indonesia (SNI.) Bidang Perpustakaan/Ppenyusun
Panitia Teknis 01-01 Perpustakaan dan Kepustakawanan.
C. TUJUAN
Standar Pelayanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Layanan
Koleksi Umum, Perpustakaan Nasional RI bertujuan:
1. Sebagai acuan standar kerja bagi pustakawan di Bidang Layanan
Koleksi Umum
2. Terjaminnya hak pemustaka untuk menerima pelayanan
perpustakaan dan informasi dengan mutu tertentu
3. Tercapainya pelayanan yang prima sesuai dengan undang-undang
pelayanan publik
4. Mendorong transparansi dan partisipasi masyarakat dalam proses
pemberian pelayanan informasi
D. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini
merupakan pelayanan perpustakaan dan informasi serta aktivitas yang
menunjang pelayanan perpustakaan dan informasi dengan mutu tertentu
dan prima di lingkup Bidang Layanan Koleksi Umum:
Bab I Pendahuluan
Bab II Profil Bidang Layanan Koleksi Umum
Bab III Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
4
BAB II
PROFIL BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM
A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Bidang Layanan Koleksi Umum adalah salah satu bidang di bawah
Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Deputi Pengembangan Bahan
Pustaka dan Jasa Informasi, Perpustakaan Nasional RI, yang tugas dan
fungsinya adalah memberikan pelayanan untuk masyarakat umum
dengan berorientasi kepada kebutuhan pemustaka. Pelayanan
perpustakaan di Bidang Layanan Koleksi Umum dilakukan secara prima
dengan penerapan sistem manajemen mutu, serta berorientasi bagi
kepentingan pemustaka. Bimbingan serta jasa perpustakaan dan
informasi yang diberikan meliputi penyediaan koleksi perpustakaan
secara prima yaitu cepat, tepat dan akurat, sesuai dengan kebutuhan
pemustaka. Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka,
perpustakaan harus menyediakan koleksi perpustakaan sesuai dengan
yang diperlukan pemustaka. Kegiatan penyediaan informasi inilah yang
menjadi profesi pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum. Berikut
adalah bidang-bidang yang berada di bawah Pusat Jasa Perpustakaan
dan Informasi:
1. Bidang Layanan Koleksi Umum
2. Bidang Layanan Koleksi Khusus
3. Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi
Dalam melaksanakan tugas pelayanan tersebut, Bidang Layanan
Koleksi Umum mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Pelaksanaan pelayanan koleksi monograf, serial dan referensi
2. Pelaksanaan pelayanan koleksi digital dan e-resource
3. Pelaksanaan pelayanan keanggotaan
4. Pelaksanaan pelayanan katalog
5. Pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi
6. Pelaksanaan pelayanan bimbingan pemustaka
7. Pelaksanaan pelayanan call center
5
8. Pelaksanaan pelayanan meja informasi
9. Pelaksanaan pelayanan kunjungan dan magang
10. Pelaksanaan pelayanan konsultasi perpustakaan
11. Pelaksanaan pelayanan sirkulasi
12. Pelaksanaan pelayanan storytelling
13. Pelaksanaan pelayanan pameran
14. Pelaksanaan pelayanan Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling)
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, Bidang Layanan
Koleksi Umum mempunyai dua belas (12) kelompok pelayanan yang
masing-masing dikoordinasikan oleh seorang ketua kelompok dengan
jabatan fungsional pustakawan tingkat ahli. Berikut ini adalah kelompok
pelayanan di Bidang Layanan Koleksi Umum:
1. Kelompok Layanan Keanggotaan
2. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan
3. Kelompok Layanan Katalog
4. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial
5. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan
6. Kelompok Layanan Koleksi Referensi
7. Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir
8. Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid
9. Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid
10. Kelompok Pameran
11. Kelompok Layanan Terbuka
12. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling)
B. SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber daya manusia di Bidang Layanan Koleksi Umum terdiri dari
pejabat struktural, pejabat fungsional pustakawan, dan fungsional umum
(tenaga teknis perpustakaan). Berikut ini adalah sumber daya manusia di
Bidang Layanan Koleksi Umum:
6
No Jabatan Jumlah
1 Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum 1
2 Pustakawan Utama 1
3 Pustakawan Madya 8
4 Pustakawan Muda 7
5 Pustakawan Pertama 7
6 Pustakawan Penyelia 6
7 Pustakawan Pelaksana Lanjutan 4
8 Pustakawan Pelaksana 1
9 Tenaga Teknis Perpustakaan 25
Jumlah 60
7
BAB III
PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Salah satu tugas pokok perpustakaan adalah memberikan pelayanan
informasi kepada pemustaka. Banyak pakar perpustakaan mengatakan
bahwa pelayanan perpustakaan merupakan ujung tombak atau garda
terdepan dari penyelenggaraan perpustakaan, mengingat tugas utama
perpustakaan adalah memberi pelayanan informasi kepada pemustakanya
sebagai stakeholder utama perpustakaan.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, perpustakaan harus
menyediakan koleksi perpustakaan sesuai dengan yang diperlukan
pemustaka. Kegiatan menyediakan informasi inilah yang menjadi profesi
seorang pustakawan. Keberhasilan perpustakaan tergantung pada
kemampuan pustakawan dalam memberikan informasi.
A. SISTEM PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Pelayanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan teknis
yang pada pelaksanaannya perlu adanya perencanaan dalam
penyelenggaraannya. Pelayanan perpustakaan akan berjalan dengan
baik apabila sistem pelayanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan
kebutuhan pemustaka.
Ada 3 (tiga) sistem pelayanan perpustakaan, yakni sistem
pelayanan terbuka (open access), sistem pelayanan tertutup (close
access), dan sistem pelayanan campuran (mixed access). Ketiga sistem
pelayanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan
memberikan kesempatan kepada pemustaka untuk menemukan koleksi
dan informasi yang mereka butuhkan. Masing-masing sistem tersebut
mempunyai kelebihan dan kelemahan. Berikut penjelasannya:
1. Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access)
Sistem pelayanan ini memberikan kebebasan kepada pemustaka
untuk mencari dan menemukan secara langsung koleksi perpustakaan
dan sumber informasi yang ia perlukan. Tujuan sistem pelayanan
8
terbuka adalah memberikan kebebasan kepada pemustaka untuk
mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar
membaca-baca, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif pilihan
koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya
atau memenuhi kebutuhan informasinya. Sistem pelayanan terbuka
biasanya diterapkan di perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan
perpustakaan perguruan tinggi.
Dalam Bidang Layanan Koleksi Umum, hanya Kelompok
Layanan Terbuka yang menggunakan sistem pelayanan ini. Kelompok
Layanan Terbuka berada di Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta
Pusat.
2. Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access)
Pada sistem pelayanan tertutup, pemustaka tidak boleh secara
langsung mencari dan mengambil koleksi dari rak. Pustakawan dan
tenaga teknis perpustakaan yang akan mencarikan dan mengambilkan
koleksi dari rak. Dengan menggunakan sistem ini, pustakawan dan
tenaga teknis perpustakaan akan lebih sibuk bekerja karena harus
bergerak terus mencari koleksi yang diperlukan pemustaka di rak,
terlebih pada saat pemustaka banyak berkunjung, misalnya saat
menjelang ujian siswa dan mahasiswa. Pada saat-saat seperti itu,
banyak sekali pemustaka yang mencari koleksi dan memerlukan
bantuan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan menelusur
informasi yang mereka butuhkan. Penerapan sistem pelayanan
tertutup mengharuskan pemustaka mencari dan mencatat data
bibliografis serta nomor panggil koleksi yang ia butuhkan. Pencarian dan
penelusuran data bibliografis tersebut dapat menggunakan berbagai
sarana temu kembali informasi, seperti: katalog, indeks, bibliografi, dan
sebagainya.
Sistem pelayanan tertutup dilaksanakan di Jl. Salemba Raya No.
28 A, Jakarta Pusat. Berikut ini adalah kelompok pelayanan yang
menggunakan sistem pelayanan tertutup:
a. Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir di lantai IB
9
b. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial di lantai IIIB
c. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan di lantai IIIC
d. Kelompok Layanan Koleksi Referensi di lantai IVC
e. Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid di lantai 7B dan 7C.
f. Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid di lantai 8C
3. Sistem Pelayanan Campuran (Mixed Access)
Pada sistem pelayanan campuran (mixed access) dapat
menerapkan dua sistem pelayanan sekaligus, yaitu pelayanan
terbuka dan pelayanan tertutup. Perpustakaan yang menggunakan
sistem pelayanan campuran biasanya memberikan pelayanan
secara tertutup untuk pelayanan referensi, seperti koleksi referensi,
skripsi dan tesis, laporan penelitian, sedangkan untuk koleksi lainnya
menggunakan sistem pelayanan terbuka. Sistem pelayanan
campuran ini biasanya diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi dan
perpustakaan sekolah.
B. JENIS PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24
Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2007 Tentang Perpustakaan dan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang
Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, terdapat dua
jenis pelayanan perpustakaan, yaitu pelayanan teknis yang mencakup
pengembangan koleksi, pengolahan koleksi perpustakaan dan
pelestarian koleksi perpustakaan; dan pelayanan pemustaka di mana
kegiatan tersebut berkaitan dengan pelayanan jasa perpustakaan dan
informasi. Sub unsur atau jenis pelayanan pemustaka terdiri atas
kegiatan: Pelayanan sirkulasi; Pelayanan referensi; Pelayanan
penelusuran informasi; Pelayanan bimbingan pemustaka; Pelayanan
e-resources; Pelayanan literasi informasi; Pelayanan pinjam antar
perpustakaan (inter library loan service); Pelayanan koleksi
perpustakaan bukan buku (non book materials service); Pelayanan
10
storytelling; Pelayanan bagi pemustaka berkebutuhan khusus;
Pelayanan penyebaran informasi terseleksi; Membuat statistik
kepustakawanan; dan Membina kelompok pembaca.
1. Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi (circulation services) adalah pelayanan
perpustakaan berupa pemberian pelayanan peminjaman dan
pengembalian koleksi perpustakaan, seperti buku dan koleksi
perpustakaan lainnya, dalam jumlah dan kurun waktu tertentu.
Pelayanan sirkulasi dilakukan hanya di Kelompok Layanan Terbuka.
2. Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi (reference services) adalah semua
kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan referensi untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemustaka (secara langsung, melalui telepon
atau elektronik), tidak terbatas untuk menjawab pertanyaan substantif,
memberikan pengajaran kepada pemustaka dalam menyeleksi,
menggunakan alat-alat dan strategi penelusuran yang sesuai untuk
menemukan informasi, melakukan penelusuran dalam rangka
memenuhi kebutuhan pemustaka, mengarahkan pemustaka ke
sumber daya perpustakaan, membantu dalam evaluasi informasi,
merujuk pemustaka kepada sumber daya di luar perpustakaan,
membuat statistik referensi dan berpartisipasi dalam pengembangan
koleksi referensi.
Bidang Layanan Koleksi Umum melakukan pelayanan referensi.
Pelayanan referensi yang diberikan adalah:
a. Pelayanan baca di tempat
b. Pelayanan meja informasi
c. Pelayanan call center
d. Pelayanan bimbingan pemustaka
e. Pelayanan penelusuran informasi
f. Pelayanan e-resources
g. Pelayanan literasi informasi
11
3. Pelayanan Penelusuran Informasi
Penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu
kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai
alat penelusuran dan temu kembali informasi yang dimiliki perpustakaan.
Penelusuran informasi menjadi penting karena “ruh” atau “nyawa” dari
sebuah pelayanan informasi dalam perpustakaan di mana tugasnya
adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta
pemustaka, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemustaka,
dan bagaimana memberikan “jalan” kepada pemustaka untuk
menemukan informasi yang dikehendaki. Proses penelusuran informasi
menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi
yang relevan, akurat dan tepat. Proses dan penggunaan alat yang tepat
akan menghasilkan informasi yang tepat pula.
4. Pelayanan Bimbingan Pemustaka
Bimbingan pemustaka merupakan bimbingan bagi perorangan
maupun kelompok pemustaka untuk mencari dan menelusur informasi
yang mereka butuhkan dengan menggunakan sumber-sumber informasi
yang tersedia di perpustakaan. Oleh karenanya, bimbingan pemustaka
umumnya berisi program bimbingan yang dirancang untuk mengajarkan
pemustaka agar memperoleh informasi yang mereka perlukan dengan
cepat, tepat dan akurat. Bimbingan ini mencakup sistem perpustakaan
dalam menyusun koleksi, struktur literatur bidang ilmu
tertentu, metodologi riset yang tepat untuk disiplin ilmu tersebut, dan
sumber-sumber khusus serta sarana temu kembali informasi, seperti
katalog, indeks, abstrak, pangkalan data bibliografis, dan lain
sebagainya. Bimbingan pemustaka disiapkan untuk pemustaka agar
mereka mampu menggunakan informasi secara cepat, efektif, efisien
dan etis seumur hidupnya. Caranya adalah mengajarkan pemustaka
konsep dan logika akses informasi serta evaluasi dan mendukung
pengembangan informasi dengan berpikir kritis dan mandiri. Bimbingan
12
pemustaka memiliki beberapa istilah yang umum digunakan, seperti:
instruksi perpustakaan (library instruction), pelayanan bibliografi
(bibliographic instruction), pendidikan pemustaka (user
education) dan orientasi perpustakaan (library orientation).
5. Pelayanan e-Resources
Pelayanan e-resources merupakan kegiatan pustakawan atau
tenaga teknis perpustakaan untuk membimbing pemustaka dalam
memanfaatkan sumber informasi elektronik dalam bentuk offline/online.
Sumber informasi elektronik tersebut seperti e-journal, e-book, dan
e-maps. Aplikasi teknologi e-Library atau perpustakaan digital
dengan mengoleksi koleksi koleksi perpustakaan sumber elektronik
guna menuju pada pelayanan yang berkualitas secara menyeluruh ( total
quality service) dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka.
Hal ini tentunya menjadi sebuah tantangan bagi pustakawan untuk
lebih menunjukkan kiprahnya bahwa pustakawan mau
mengembangkan sayapnya untuk menggali kemampuannya agar bisa
mengimplementasikan apa yang menjadi tujuan organisasi
perpustakaan di masa depan.
6. Pelayanan Literasi Informasi
Literasi informasi berasal dari kata literasi dan informasi. Kata
literasi (literacy) berarti kemampuan membaca dan menulis. Literasi
sering diterjemahkan sebagai melek-huruf. Huruf merupakan elemen
pembentuk kata-kata dalam penulisan sebuah bahasa. Bahasa
merupakan sarana untuk berkomunikasi, memberi dan menerima
informasi dan pengetahuan. Jadi, literasi dapat disimpulkan sebagai
kemampuan untuk menggunakan simbol-simbol bahasa tulis untuk
dapat memberi dan menerima informasi dan pengetahuan. Dengan
demikian literasi informasi adalah kemampuan seseorang untuk
mengenali kebutuhan informasi, termasuk pemahaman tentang
bagaimana perpustakaan yang terorganisir, mengenal sumber daya
yang tersedia (format informasi dan sarana penelusuran terotomasi) dan
13
pengetahuan terhadap teknik-teknik penelusuran yang biasa digunakan
(SKKNI Bidang Perpustakaan, 2012: 13).
7. Pelayanan Pinjam Antar Perpustakaan (Inter-Library Loan Service)
Pelayanan pinjam antar perpustakaan merupakan pelayanan
perpustakaan yang diberikan kepada pemustaka berupa pelayanan
pinjam antar perpustakaan yang telah tergabung dalam kerjasama.
Pelayanan pinjam antar perpustakaan dibuat berdasarkan pada
kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi
semua kebutuhan informasi pemustakanya, sehingga perlu bekerjasama
dengan perpustakaan lain untuk saling berbagi sumber daya
perpustakaan (resource sharing), terutama sumber daya koleksi baik
tingkat lokal, regional, nasional, maupun internasional sesuai kebijakan
dan kebutuhan perpustakaan.
8. Pelayanan Koleksi Perpustakaan Bukan Buku (Non Book
Materials Service)
Kegiatan pelayanan koleksi perpustakaan bukan buku (non book
materials service) adalah kegiatan menyelenggarakan pelayanan koleksi
perpustakaan bukan buku, termasuk mengidentifikasi masalah dan
memverifikasi data peminjaman dan pengembalian.
9. Pelayanan Storytelling
Pelayanan storytelling menggunakan kemampuan penyaji untuk
menyampaikan sebuah cerita dengan gaya, intonasi, dan alat bantu
yang menarik minat pendengar. Teknik storytelling ini sering digunakan
dalam proses belajar mengajar utamanya pada level pemula atau
anak-anak. Teknik ini bermanfaat melatih kemampuan mendengar
secara menyenangkan.
10. Pelayanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus
Pelayanan bagi pemustaka berkebutuhan khusus merupakan
kegiatan mencarikan, menyediakan, dan membantu mengoperasikan
14
alat bantu sesuai dengan kebutuhan khusus pemustaka. Perpustakaan
Umum sering menyelenggarakan pelayanan jenis ini.
11. Pelayanan Penyebaran Informasi Terseleksi
Penyebaran informasi terseleksi merupakan kegiatan memilih,
mengumpulkan, mengelompokkan, menyusun dan menyebarluaskan
informasi tentang subyek tertentu (baik retrospektif maupun mutakhir)
dari daftar isi jurnal atau majalah ilmiah berdasarkan kebutuhan atau
permintaan pemustaka sebagai pelanggan. Pelayanan ini dikemas
dalam 2 (dua) bentuk yaitu bentuk lembar lepas, yaitu lembaran
informasi hasil pengetikan kembali (alih bentuk) atau hasil penggandaan;
dan bentuk paket informasi, baik tercetak maupun elektronik untuk siap
disebarkan. Penyelenggaraan pelayanan informasi terseleksi tidak
terlalu mudah karena pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang
menyeleksi daftar artikel harus mengetahui subyek atau bidang ilmu
yang akan diseleksi. Oleh karena itu sebaiknya pelayanan ini dibantu
oleh spesialis subyek yaitu pakar dalam bidang ilmu tertentu yang
ditambah pengetahuan perpustakaan. Dengan demikian maka hasil
seleksi yang dikirimkan ke pemustaka akan sangat mendekati bidang
ilmu yang digeluti oleh pemustaka tersebut.
Saat ini komputer dapat digunakan untuk membantu seleksi daftar
artikel sesuai dengan bidang ilmu atau minat pemustaka. Ini sangat
membantu pekerjaan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan
dalam melakukan seleksi. Dalam hal ini pustakawan hanya
memasukkan data bidang ilmu atau minat dari pemustaka. Setelah itu
pustakawan tinggal memasukkan (meng-input) judul-judul artikel dari
jurnal yang dipilih. Komputer secara otomatis akan melakukan sortir atau
seleksi sesuai dengan minat pemustaka dan akan mencetak hasil
seleksi tersebut. Selanjutnya pustakawan tinggal mengirimkan hasil
cetakan komputer tersebut kepada pemustaka yang menjadi pelanggan
pelayanan ini.
15
12. Pelayanan Membina Kelompok Pembaca
Pelayanan membina kelompok pembaca merupakan kegiatan
pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan dalam memberikan
bimbingan terhadap kelompok pembaca/kelompok diskusi dalam bidang
tertentu dengan sasaran mengintensifkan penggunaan koleksi
perpustakaan. Kegiatan ini lebih diutamakan bagi pustakawan yang
menguasai bidang/subyek yang didiskusikan atau biasa disebut sebagai
spesialis subyek/pakar yang ditandai dengan kualifikasi pendidikan yang
terkait.
C. PROSEDUR PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
1. Prosedur Pelayanan Keanggotaan
Tujuan:
Menjamin berjalannya proses pendaftaran anggota secara cepat,
akurat dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi pendaftaran anggota dan pencetakkan kartu
anggota.
Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Keanggotaan dan
Kelompok Layanan Terbuka.
Prosedur Kerja:
a. Pendaftaran Anggota Perpustakaan
1) Persyaratan untuk mendapatkan pelayanan perpustakaan dan
informasi dari Perpustakaan Nasional RI adalah menjadi
anggota Perpustakaan Nasional RI.
2) Syarat keanggotaan:
a) Umum: memiliki KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku
b) Siswa SD, SLTP, dan SLTA: memiliki Kartu Pelajar.
c) Mahasiswa: memiliki Kartu Mahasiswa yang masih berlaku.
3) Pendaftaran keanggotaan dilakukan secara online dengan
mengisi formulir pendaftaran di portal Perpustakaan Nasional
RI, yaitu di http://keanggotaan.pnri.go.id/daftar.aspx . Yang
16
wajib diisi adalah ruas yang bertanda bintang (*), namun
demikian disarankan mengisi dengan lengkap seluruh ruas.
4) Nomor anggota akan didapatkan setelah selesai mengisi
formulir pendaftaran online. Nomor anggota dan password
sebaiknya dicatat ditempat lain untuk keperluan pribadi
pemustaka.
5) Pembuatan kartu anggota
a) Pemustaka harus datang ke Perpustakaan Nasional RI di Jl.
Salemba Raya atau di Jl. Medan Merdeka Selatan dan
menunjukkan nomor anggota jika ingin mencetak kartu
anggota.
b) Pustakawan mengecek informasi yang telah diisi oleh
pemustaka dengan Kartu Tanda Pengenal yang digunakan
ketika mengisi formulir pendaftaran. Jika sesuai dilanjutkan
dengan pemotretan.
c) Pustakawan mengambil foto pemustaka lalu mencetak kartu
anggota.
d) Pustakawan menyerahkan kartu anggota kepada
pemustaka.
b. Hak dan kewajiban anggota
a. Hak anggota
1) Mendapatkan pelayanan perpustakaan dan informasi
yang diberikan Perpustakaan Nasional RI
2) Mendapatkan pelayanan sesuai dengan standar waktu
pelayanan yang telah ditentukan
3) Menyampaikan saran dan masukan terhadap
pelayanan perpustakaan dan informasi yang dilakukan
Perpustakaan Nasional RI.
b. Kewajiban anggota
1) Pemustaka mengisi buku tamu yang tersedia di ruang
penitipan tas dan di setiap ruangan pelayanan.
2) Pemustaka diwajibkan menyimpan tas, tas komputer, dan
barang-barang lainnya dalam loker penitipan. Pemustaka
17
diperbolehkan membawa buku catatan, alat tulis, dan komputer
ke ruang baca dengan menggunakan tas transparansi yang
tersedia di tempat penitipan tas.
3) Pemustaka tidak diperkenankan memotret koleksi tanpa izin
pustakawan.
4) Barang berharga dan uang tidak disimpan dalam loker
penitipan.
5) Pemustaka diwajibkan memakai pakaian rapih dan sopan.
6) Pemustaka tidak dibenarkan merusak, mencoret, melipat, dan
merobek koleksi perpustakaan.
7) Pemustaka tidak dibenarkan melakukan tindakan merusak
fasilitas perpustakaan.
8) Pemustaka turut memelihara kebersihan lingkungan dan
ketenangan ruang baca.
c. Pelaporan keanggotaan
1) Kelompok Layanan Keanggotaan membuat rekap
keanggotaan.
2) Kelompok Layanan Keanggotaan membuat laporan
keanggotaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada
Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap keanggotaan.
Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang
timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan
dan perbaikan.
4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan keanggotaan.
18
Alir Pelayanan Keanggotaan
Pemustaka Pustakawan
2. Prosedur Pelayanan Meja Informasi
Tujuan:
Menjamin berjalannya pelayanan meja informasi secara cepat,
akurat dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan
evaluasi pelayanan meja informasi.
Prosedur Kerja:
a. Persiapan pelayanan meja informasi
Koordinator pelayanan meja informasi:
1) mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan pelayanan meja
informasi
2) membuat dan mendistribusikan jadwal pustakawan yang
bertugas di meja informasi.
3) bertanggungjawab atas lancarnya pelayanan meja informasi
MULAI
Cetak
Kartu
Anggota?
Pengecekan
kesesuaian data
Pemotretan
Ya
Tidak
SELESAI Kartu Anggota
No Anggota
Isi form online
Datang ke
Layanan
Keanggotaan
19
b. Pelaksanaan pelayanan meja informasi
Pustakawan yang bertugas di meja informasi:
1) sudah siap/standby pukul 09.00 sampai dengan 15.30 WIB.
2) mencatat pertanyaan yang masuk selama bertugas di meja
informasi beserta jawaban dari pertanyaan dalam rekap
pertanyaan meja informasi.
3) memperhatikan respon pemustaka atas hasil penyajian
jawaban dengan menuliskan OK jika responnya baik dan No
OK jika responnya tidak baik dalam rekap pertanyaan meja
informasi. Jika respon pemustaka No OK, maka pustakawan
menuliskan penyebab alasan atas respon No OK tersebut.
c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan meja informasi
1) Koordinator pelayanan meja informasi membuat laporan dan
evaluasi pelayanan meja informasi setiap bulan dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi
Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pertanyaan meja
informasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan meja
informasi.
20
Alir Pelayanan Meja Informasi
Pemustaka Pustakawan
3. Prosedur Pelayanan Call Center
Tujuan:
Menjamin aktivitas pelayanan call center berjalan secara cepat,
akurat dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi aktivitas menerima dan menjawab telepon, sms,
dan email yang masuk melalui call center.
Prosedur Kerja:
a. Persiapan call center
1) Pustakawan call center adalah Kelompok Layanan Informasi
dan Kunjungan.
2) Pustakawan call center menyalakan perangkat call center
sesuai dengan jam pelayanan, yaitu pukul 08.30 sampai
MULAI
Memaham
i Alir
Layanan
Bertanya/
Konsultasi Layanan
Perpustakaan
Menjawab
pertanyaan dan
memberi saran
Tida
k
Ya
SELESAI
Menuju Ruang
Layanan
Faham?
Ya
Tida
k
21
dengan 15.30 WIB.
b. Penerimaan Telepon
1) Pustakawan call center menerima telepon dengan sapaan
pembuka,”Selamat pagi/siang/sore, Perpustakaan Nasional,
dengan nama, ada yang bisa dibantu?”
2) Pustakawan call center menerima, menganalisa pertanyaan,
dan menjawab pertanyaan yang diajukan.
3) Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam
menjawabnya, pustakawan call center dapat meminta
penelpon untuk menelpon kembali dalam waktu yang
ditentukan atau pustakawan call center yang akan menelpon
kembali.
4) Pustakawan call center menutup pembicaraan dengan sapaan
penutup, “Apakah ada lagi yang bisa dibantu?” Terima kasih
sudah menghubungi kami. Selamat pagi/siang/sore.”
5) Pustakawan call center merekap seluruh pertanyaan dan
jawaban melalui telepon dalam rekap telepon call center.
c. Penerimaan SMS dan email
1) Pustakawan call center langsung menjawab seluruh SMS dan
email yang masuk.
2) Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam
menjawabnya, penerima call center menjawab SMS dan email
dengan menyatakan “SMS dan email sudah diterima, namun
untuk menjawab pertanyaan Bapak/Ibu membutuhkan waktu.
Untuk itu kami akan membalas kembali SMS dan email
Bapak/Ibu dengan jawabannya.”
3) Di akhir jawaban SMS dan email, gunakan kalimat
penutup, ”Jika masih ada yang ditanyakan, dapat
menghubungi kembali call center. Salam, nama.”
d. Pelaporan call center
1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi
dengan Sub Bidang Otomasi untuk merekap seluruh SMS dan
email yang masuk dan jawabannya. Kelompok Layanan
22
Informasi dan Kunjungan menyajikan rekapan ini dalam rekap
SMS call center, rekap telepon call center, dan rekap email call
center.
2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat
laporan call center setiap bulan dan menyerahkannya kepada
Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap telepon,
SMS, dan email call center. Dalam laporan disertakan
kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi
serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan.
4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan call center.
Alir Pelayanan Call Center
Pemustaka Pustakawan
SELESAI
Menjawab
pertanyaan via SMS,
email, telepon
Mencari jawaban
MULAI
Pertanyaan
terjawab?
Tidak
Ya
Pertanyaan via SMS,
email, Telepon
Jawaban
23
4. Prosedur Pelayanan Penelusuran Informasi
Tujuan:
Menjamin berjalannya proses pelayanan penelusuran informasi
secara cepat, akurat dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan
pelayanan penelusuran informasi.
Prosedur Kerja:
a. Persiapan pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi
1) pelayanan penelusuran informasi dapat dilakukan di
masing-masing ruang pelayanan
2) pustakawan mempersiapkan formulir penelusuran informasi
3) Pustakawan yang melakukan pelayanan penelusuran informasi
dapat menggunakan sarana temu kembali informasi di dalam
atau di luar Perpustakaan Nasional RI.
b. Pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi
1) Pemustaka dapat meminta bantuan pustakawan untuk
menelusur koleksi perpustakaan atau informasi yang bersifat
umum (sederhana) maupun yang bersifat khusus melalui
formulir penelusuran informasi.
2) Informasi lisan yang dibutuhkan pemustaka, akan menjawab
langsung, tetapi apabila informasi yang dibutuhkan pemustaka
adalah informasi terekam, maka pemustaka harus mengisi
formulir penelusuran informasi.
3) Pustakawan akan menjawab pertanyaan tersebut.
4) Pemustaka akan menerima jawaban atas pertanyaannya. Jika
pertanyaan memerlukan waktu untuk menelusuri, maka
pustakawan membuat janji kapan jawaban pertanyaan tersebut
akan diberikan
5) Pustakawan yang melakukan pelayanan penelusuran informasi
mencatat atas pertanyaan dan jawaban tersebut.
c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan penelusuran informasi
1) Pustakawan membuat laporan dan evaluasi pelayanan
24
penelusuran informasi setiap bulan dan menyerahkannya
kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi pelayanan penelusuran
informasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang muncul atau yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan penelusuran
informasi.
25
Alir Pelayanan Penelusuran Informasi
Pemustaka Pustakawan
5. Prosedur Pelayanan Katalog
Tujuan:
Tujuan dari kegiatan ini adalah menjamin pelayanan katalog berjalan
secara cepat, akurat dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur pencarian informasi melalui sarana penelusuran katalog
kartu, katalog berkas, katalog buku, dan katalog dalam pangkalan
SELESAI
Menjawab
permintaan
informasi
Wawancara
dengan pemustaka
MULAI
Bisa
langsung
dijawab?
Tidak
Ya
Permintaan
informasi
terpenuhi?
Ya
Tidak
Permintaan
informasi
Menelusur
informasi
Jawaban
26
data komputer atau OPAC (Online Public Access Catalogue) dan
pengisian bon permintaan yang tersedia.
Prosedur kerja:
a. Persiapan pelayanan katalog
Ketua Kelompok Katalog mempunyai tugas:
1) membuat jadwal kerja pustakawan
2) membuat rekap pelayanan katalog
3) bertanggungjawab atas lancarnya kegiatan pelayanan katalog
4) mengawasi pustakawan lainnya dalam memberikan bimbingan
dan informasi
b. Pelaksanaan pelayanan katalog
1) Pemustaka mengisi buku tamu online (chek point)
2) Pemustaka mencari koleksi perpustakaan pada alat
penelusuran yang tersedia, baik secara manual atau online
3) Bila mengalami kesulitan, dapat menghubungi pustakawan
untuk dibimbing
4) Pemustaka mengisi lengkap bon permintaan
5) Pemustaka menuju lokasi koleksi, bila ragu-ragu bertanya ke
pustakawan
c. Pelaporan pelayanan katalog
1) Ketua Kelompok Katalog membuat laporan kegiatan pelayanan
katalog setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala
Bidang Layanan Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi pelayanan katalog.
Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang
muncul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan
dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan katalog.
27
Alir Pelayanan Katalog
Pemustaka Pustakawan
Melakukan Bimbingan
Penelusuran Informasi
SELESAI
MULAI
Tidak
Ya Menemukan
kesulitan?
Pengecekan
Bon Permintaan
Mengisi Bon
Permintaan
Menuju Ruang
Koleksi
Penelusuran informasi
Mengisi buku
tamu online
Online Manual
Faham cara
penelusuran?
Bibliografi
koleksi
Ya
Tidak
28
6. Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka
Tujuan:
Menjamin berjalannya pelayanan bimbingan pemustaka dengan baik.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi persiapan dan pelaksanaan bimbingan
pemustaka.
Prosedur Kerja:
a. Persiapan bimbingan pemustaka
Koordinator bimbingan pemustaka mempunyai tugas:
1) mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan bimbingan
pemustaka.
2) membuat dan mendistribusikan jadwal pustakawan yang akan
melakukan bimbingan pemustaka dan waktu pelaksanaannya.
3) menyusun dan mempersiapkan modul bahan presentasi
4) bertanggungjawab atas lancarnya kegiatan bimbingan
pemustaka
b. Pelaksanaan bimbingan pemustaka
1) Kelompok Layanan Keanggotaan menginformasikan dan
menawarkan kepada pemustaka baru untuk mengikuti
bimbingan pemustaka ketika pemustaka mendaftar keanggotaan
online dan mencetak kartu anggota. Setiap pustakawan di
Bidang Layanan Koleksi Umum juga dapat menginformasikan
dan menawarkan kepada pemustaka untuk mengikuti bimbingan
pemustaka.
2) Jika penawaran bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan
bimbingan pemustaka, maka pemustaka diarahkan ke ruangan
pelaksanaan bimbingan pemustaka. Jika penawaran tidak
bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan, maka
pemustaka diberitahu hari, waktu, dan tempat pelaksanaan
bimbingan pemustaka.
3) Pustakawan yang bertugas melaksanakan bimbingan
pemustaka menyiapkan diri dan segala sesuatu terkait dengan
pelaksanaan bimbingan pemustaka sebelum waktu
29
pelaksanaannya.
4) Waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka adalah Selasa dan
Kamis pukul 09.00 sampai dengan 12.00 WIB. Pelaksanaan
bimbingan pemustaka dapat dilaksanakan di luar waktu di atas
dengan kesepakatan pemustaka dan koordinator bimbingan
pemustaka.
5) Dalam melakukan pelayanan bimbingan pemustaka,
pustakawan yang bertugas memperhatikan modul bimbingan
pemustaka dan menggunakan bahan presentasi bimbingan
pemustaka dengan materi sebagai berikut:
a) Pengenalan Perpustakaan Nasional RI
b) Pengenalan koleksi Perpustakaan Nasional RI
c) Pengenalan pelayanan Perpustakaan Nasional RI
d) Penelusuran informasi melalui katalog online atau sarana
penelusuran lainnya.
e) Penelusuran informasi melalui e-resource Perpustakaan
Nasional RI
6) Pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka mencatat
pertanyaan ketika bimbingan pemustaka beserta dengan
jawaban pertanyaan dalam notulensi bimbingan pemustaka dan
menyerahkannya ke koordinator bimbingan pemustaka.
7) Peserta bimbingan pemustaka dan pustakawan yang
melakukan bimbingan pemustaka mengisi daftar hadir.
8) Peserta bimbingan pemustaka diminta memberikan evaluasi
dan saran terhadap pelaksanaan bimbingan pemustaka melalui
formulir evaluasi bimbingan pemustaka.
d. Pelaporan bimbingan pemustaka
1) Koordinator bimbingan pemustaka membuat laporan kegiatan
setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang
Layanan Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari notulensi bimbingan
pemustaka, formulir evaluasi bimbingan pemustaka dan daftar
hadir. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan
30
yang timbul atau yang dihadapi dan saran tindakan pencegahan
dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan bimbingan
pemustaka.
Alir Pelayanan Bimbingan Pemustaka
Pemustaka Pustakawan
7. Prosedur Pelayanan e-Resources
Tujuan:
Menjamin berjalannya pelayanan e-resources secara cepat, akurat
dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi pelaksanaan dan sosialisasi pelayanan
e-resources.
Prosedur Kerja:
SELESAI
MULAI
Pelaksanaan Bimbingan
Pemustaka
Berminat? Ya
Tidak
Promosi kepada
Pemustaka
Menyiapka Perlengkapan
Bimbingan Pemustakla
31
a. Pelayanan e-resources
1) Pelayanan e-resources adalah salah satu pelayanan
Perpustakaan Nasional RI dengan menyediakan koleksi
perpustakaan berbentuk elektronik yang diakses melalui
http://e-resources.pnri.go.id .
2) Pemustaka memasukkan nomor anggota dan password
(password yang diisi ketika mendaftar).
3) Pilih digital online yang dilanggan Perpustakaan Nasional RI
4) Masukkan kata kunci informasi yang dibutuhkan
5) Bila informasi dibutuhkan, diperbolehkan memindai data
tersebut.
b. Pelaksanaan dan sosialisasi pelayanan e-resources
1) Perpustakaan Nasional RI dan pustakawan melakukan
pelayanan e-resources, sosialisasi dan pelatihan untuk
pemanfaatan e-resources dalam berbagai kesempatan, salah
satunya melalui bimbingan pemustaka (lihat Prosedur
Pelayanan Bimbingan Pemustaka).
2) Pelayanan e-resources dilakukan di setiap ruangan pelayanan
3) Sosialisasi dan pelatihan pemanfaatan pelayanan e-resources
dapat dilakukan di dalam dan di luar Perpustakaan Nasional
RI.
4) Instansi pendidikan dan non pendidikan dapat mengajukan
kepada Perpustakaan Nasional RI untuk dapat menerima
sosialisasi dan pelatihan pelayanan e-resources untuk
pemanfaatan di lembaganya.
5) Koordinator pelayanan e-resources membuat rekap dan
evaluasi pelayanan e-resources.
c. Pelaporan pelayanan e-resources
1) Koordinator pelayanan e-resources membuat laporan dan
evaluasi pelayanan e-resources setiap bulan dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi
Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pelayanan
32
e-resources. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan e-resources.
Alir Pelayanan e-Resources
Pemustaka Pustakawan
Bertanya melalui call
center/datang langsung
ke layanan keanggotaan
SELESAI
MULAI
Tidak
Ya Menemukan
kesulitan
Download/print
data
Penelusuran melalui salahsatu
provider atau langsung masukkan
kata kunci melalui Summon
Lupa No.
Anggota/password
Buka web Perpusnas
http://www.perpusnas.go.id
atau langsung ke
http://e-resources.perpusnas.go.id
Masukan No. anggota
dan password
Ya
Tidak
Konsultasi melalui call
center/bertanya langsung
pada Meja Informasi
33
8. Prosedur Pelayanan Magang dan Penelitian
Tujuan:
Menjamin pelayanan magang dan penelitian berjalan dengan baik
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi aktivitas pelayanan magang dan penelitian yang
meliputi penerimaan dan permintaan magang dan penelitian terkait
perpustakaan, pengaturan jadwal serta pelaksanaannya.
Prosedur Kerja:
a. Permohonan magang dan penelitian
1) Surat permohonan magang dan penelitian dari instansi, sekolah,
lembaga pendidikan, maupun perguruan tinggi ditujukan kepada
Kepala Perpustakaan Nasional RI. Surat permohonan
menyebutkan tanggal pengajuan, jumlah peserta, dan
pengajuan unit kerja yang akan menjadi tujuan magang dan
penelitian.
2) Surat permohonan diajukan maksimal 1 (satu) bulan sebelum
tanggal pengajuan magang atau penelitian.
3) Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi
dan Kunjungan.
4) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjugan memberitahukan
kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya
permohonan magang dan penelitian.
b. Pengaturan jadwal magang dan penelitian
1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi
dengan unit kerja yang menjadi tujuan magang dan penelitian
dalam hal pengaturan jadwal.
2) Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok
Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan
jadwal magang dan penelitian. Jadwal didistribusikan ke
masing-masing Kelompok Layanan di Bidang Layanan Koleksi
Umum.
c. Penerimaan magang dan penelitian
1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan menerima peserta
34
magang dan penelitian. Kelompok Layanan Informasi dan
Kunjungan memberikan pengarahan serta jadwal
pelaksanaannya kepada peserta magang dan penelitian.
2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan mengantarkan
peserta magang ke unit kerja tempat magang dan penelitian.
d. Pelaporan magang dan penelitian
1) Setelah selesai melakukan magang dan penelitian, peseta
membuat laporan dan hasil penelitiannya kemudian diserahkan
kepada Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan.
2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan
dan evaluasi penerimaan magang dan penelitian setiap bulan
dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi
Umum.
3) Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang
timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan
perbaikan.
4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan magang dan penelitian.
35
Alir Pelayanan Magang/Penelitian
Pemustaka Pustakawan
SELESAI
Menerima dan
memberikan Pengarahan
Disposisi Permohonan
Magang/Penelitian
MULAI
Diterima? Ya
Tidak
Membuat Jadwal
Pelaksanaan
Magang/Peneliti
an
Mengantar ke tempat
Magang/Penelitian
Menyusun
Laporan
Laporan
Magang/Penelitian
Menyimpan Laporan
Magang/Penelitian
Mengajukan surat
permohonan
36
9. Prosedur Pelayanan Kunjungan
Tujuan:
Menjamin pelayanan kunjungan berjalan dengan baik.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi aktivitas pelayanan penerimaan permintaan
kunjungan terkait perpustakaan, pengaturan jadwal kunjungan, dan
penerimaannya.
Prosedur Kerja:
a. Permohonan kunjungan
1) Surat permohonan kunjungan dari instansi, sekolah, lembaga
pendidikan, perguruan tinggi, maupun kelompok masyarakat
ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Surat
permohonan menyebutkan tanggal pengajuan kunjungan,
jumlah peserta yang akan berkunjung, dan tujuan kunjungan.
2) Surat permohonan diajukan minimal 1 (satu) minggu sebelum
tanggal pengajuan kunjungan.
3) Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi
dan Kunjungan.
4) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan memberitahukan
kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya
permohonan kunjungan.
b. Pengaturan jadwal kunjungan
1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi
dengan unit kerja yang menjadi tujuan kunjungan dalam hal
pengaturan jadwal kunjungan.
2) Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok
Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan
jadwal kunjungan.
3) Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan
Sekretaris Bidang Layanan Koleksi Umum terkait konsumsi dan
cinderamata peserta kunjungan.
4) Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub
Bidang Humas terkait peliputan jika peserta kunjungan adalah
37
tamu pimpinan Perpustakaan Nasional RI.
c. Penerimaan kunjungan
1) Penerima kunjungan adalah Kelompok Layanan Informasi dan
Kunjungan, pegawai yang ditunjuk untuk menerima kunjungan,
dan pegawai yang dijadwal untuk menerima kunjungan.
2) Tempat penerimaan kunjungan:
a) Ruang sidang apabila peserta kunjungan merupakan tamu
pimpinan
b) Ruang Informasi dan Kunjungan, Ruang Layanan Referensi
dan Tesis, dan Ruang Rapat Deputi I jika peserta kunjungan
kurang dari 20 orang.
c) Ruang Teater jika peserta kunjungan lebih dari 20 orang.
d) Gedung Layanan Terbuka jika tujuan kunjungan Layanan
Terbuka.
3) Penerima kunjungan memberikan informasi mengenai
Perpustakaan Nasional RI, pelayanan dan koleksi Perpustakaan
Nasional RI, termasuk pengenalan e-resource. Bentuknya dapat
pemutaran film dan tanya jawab.
4) Penerima kunjungan dapat mengantarkan peserta kunjungan
mengunjungi ruangan-ruangan pelayanan sesuai tujungan
kunjungan dan memberikan informasi mengenai pelayanan
diruang-ruang tersebut.
5) Jika tujuan kunjungan adalah unit di luar Bidang Layanan
Koleksi Umum, penerima kunjungan mengantarkan peserta
kunjungan ke unit kerja tujuan kunjungan. Pegawai yang
memberikan penjelasan adalah pegawai di unit kerja tujuan
kunjungan.
6) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat rekap
penerimaan kunjungan.
d. Pelaporan kunjungan
1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan
penerimaan kunjungan setiap bulan dan menyerahkannya
kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
38
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap penerimaan
kunjungan. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan kunjungan.
Alir Pelayanan Kunjungan
Pemustaka Pustakawan
Tidak
Ya
SELESAI
MULAI
Disposisi permohonan
kunjungan diterima Diterima?
Penjadwalan Ulang
Mengajukan Surat
Permohonan Kunjungan
Menyiapkan Tempat
dan Materi
Menerima dan
Memberi Pengarahan
Mengantar ke
Tempat Tujuan
39
10. Prosedur Pelayanan Sirkulasi pada Sistem Pelayanan Terbuka
Prosedur ini meliputi peminjaman dan pengembalian koleksi
perpustakaan yang akan dipinjam untuk dibawah pulang. Untuk
dapat meminjam koleksi perpustakaan, pemustaka menelusur
koleksi perpustakaan yang akan dipinjam di katalog online atau
langsung menuju rak penyimpanan koleksi. Prosedur ini berlaku di
Kelompok Layanan Terbuka (gedung Merdeka Selatan).
a. Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dengan cara
terotomasi atau mandiri
1) Tersedia mesin untuk meminjam dan mengembalikan koleksi
perpustakaan secara mandiri.
2) Pemustaka dianjurkan untuk mampu melakukan peminjaman
dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. Tugas
pustakawan untuk mengajarkan penggunaan mesin
peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara
mandiri.
3) Pemustaka memindai kartu anggota perpustakaan lalu
memindai koleksi perpustakaan yang akan dipinjam atau
dikembalikan. Bukti peminjaman dan pengembalian akan
didapatkan dari mesin peminjaman dan pengembalian koleksi
perpustakaan secara mandiri.
4) Mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan
secara mandiri berada dalam gedung Layanan Terbuka. Mesin
ini dapat diakses pada jam buka pelayanan.
5) Khusus untuk pengembalian koleksi, pemustaka dapat
memanfaatkan mesin peminjaman dan pengembalian koleksi
perpustakaan secara mandiri melalui book drop yang diletakkan
di luar gedung Layanan Terbuka dan dapat di akses 24 jam.
6) Setelah membaca koleksi perpustakaan, pemustaka tidak
diperkenankan mengembalikan ke rak penyimpanan koleksi.
Pemustaka cukup meletakkan koleksi perpustakaan tersebut di
tempat yang sudah disediakan.
7) Pustakawan secara berkala menjajarkan koleksi perpustakaan
40
yang sudah dibaca ke rak penyimpanan koleksi.
8) Pustakawan merekap koleksi perpustakaan yang sudah dibaca
tersebut dalam daftar baca koleksi perpustakaan.
b. Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dengan cara
manual atau melalui pustakawan
1) Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan juga
dapat dilakukan melalui pustakawan. Khusus untuk
pengembalian yang melewati batas waktu yang ditentukan
hanya dapat dilakukan melalui pustakawan.
2) Pemustaka menyerahkan kartu anggota perpustakaan dan
koleksi perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan
kepada pustakawan.
3) Pustakawan memindai kartu anggota perpustakaan dan koleksi
perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan. Pustakawan
mengecek kesesuaian kartu anggota perpustakaan dengan
pemustaka yang akan meminjam koleksi perpustakaan.
Pustakawan juga mengecek kesesuaian koleksi perpustakaan
yang dipinjam atau dikembalikan termasuk waktu peminjaman.
4) Pustakawan memberikan bukti peminjaman, kartu anggota
perpustakaan, dan koleksi perpustakaan kepada pemustaka.
Untuk pengembalian, pustakawan memberikan bukti
pengembalian dan kartu anggota perpustakaan kepada
pemustaka.
5) Untuk pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi
perpustakaan, pustakawan memberikan sanksi berupa
penentuan waktu tidak bisa pinjam sesuai dengan lamanya
waktu keterlambatan.
c. Perpanjangan waktu peminjaman
1) Pemustaka dapat melakukan perpanjangan waktu peminjaman
koleksi perpustakaan. Perpanjangan waktu peminjaman hanya
dapat dilakukan sekali dalam waktu peminjaman.
41
2) Perpanjangan waktu dapat dilakukan melalui telepon ke
Kelompok Layanan Terbuka dengan menyebutkan nomor
anggota atau langsung datang ke Kelompok Layanan Terbuka.
d. Pelaporan pelayanan sirkulasi
1) Kelompok Layanan Terbuka merekap peminjaman dan
pengembalian koleksi perpustakaan dalam rekap pelayanan
sirkulasi.
2) Kelompok Layanan Terbuka membuat laporan pelayanan
sirkulasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala
Bidang Layanan Koleksi Umum.
3) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pelayanan sirkulasi.
Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang
timbul atau yang dihadapi dan disertakan saran tindakan
pencegahan dan perbaikan.
4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan sirkulasi.
42
Alir Pelayanan Sirkulasi pada Sistem Pelayanan Terbuka
Pemustaka Pustakawan
Fotokopi/
scan?
Ya
Tidak
SELESAI
MULAI
Penelusuran bahan
pustaka di OPAC
Pinjam?
Tidak
Pencatatan
Peminjaman
Batas waktu
peminjaman habis
Perpanjang?
Pencatatan
Pengembalian
Perpanjangan
peminjaman
Ya
Ya
Tidak
Mengambil langsung
ke rak
Baca di
tempat
Hasil
fotocopy/scan
Bahan Pustaka
Kartu Anggota
Kartu Identitas
Bahan Pustaka
Kartu Anggota
Bukti Peminjaman
Bukti
Perpanjangan
Kartu Identitas
Bukti
Pengembalian
Mengisi buku tamu
online
43
11. Prosedur Pelayanan Pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di
Tempat
Prosedur ini berlaku di gedung Salemba Raya yakni Kelompok
Layanan Koleksi Berkala Mutakhir, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu
Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, Kelompok Layanan
Koleksi Rujukan, Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid, dan
Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid.
Prosedur ini meliputi penelusuran informasi, pengisian, penerimaan
bon permintaan serta pengambilan, penyerahan, dan pengembalian
koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan hanya dapat baca di
tempat. Untuk dapat membaca koleksi perpustakaan, pemustaka
menelusur koleksi perpustakaan yang akan dibaca melalui Katalog
Online atau alat penelusuran lainnya, seperti indeks, abstrak, katalog
buku, dan sebagainya.
a. Pemustaka yang baru pertama kali berkunjung ke Perpustakaan
Nasional RI atau belum paham cara pencarian informasi,
diharapkan pencarian informasi dilakukan di ruang Kelompok
Katalog lantai IIC, agar dapat dipandu/dibimbing oleh pustakawan
atau tenaga teknis perpustakaan. Jika pemustaka sudah sering
berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI atau sudah mahir dalam
pencarian informasi, dapat melakukan hal tersebut di
masing-masing ruang pelayanan. Setelah mendapatkan informasi
yang akan dibaca, pemustaka mencatatkan informasi tersebut
pada bon permintaan. Bon permintaan dan katalog online (OPAC)
disediakan di setiap ruangan pelayanan.
b. Untuk koleksi perpustakaan berupa terbitan berkala seperti surat
kabar, jurnal, tabloid, dan majalah bisa langsung ke ruang
pelayanan karena terdapat sarana penelusuran tercetak.
1) Lantai IB untuk terbitan berkala mutakhir dalam kurun tiga tahun
terakhir.
2) Lantai VIIB untuk majalah dan jurnal lama sampai tiga tahun
terakhir.
3) Lantai VIIIC untuk surat kabar lama sampai tiga tahun terakhir.
44
c. Pemustaka meletakkan bon permintaan di tempat yang telah
disediakan atau menyerahkan langsung ke pustakawan sesuai
dengan lokasi koleksi koleksi perpustakaan yang ingin dibaca.
d. Pustakawan mencatatkan jam penerimaan bon permintaan
tersebut dan mendata koleksi perpustakaan yang akan dibaca.
e. Pustakawan mengambilkan koleksi perpustakaan yang diminta
melalui bon permintaan dari rak penyimpanan dan menyerahkan
bahan pperpustakaan tersebut kepada pemustaka.
f. Pustakawan mencatat jam penyerahan koleksi perpustakaan
tersebut. Standar pengambilan koleksi perpustakaan adalah 5
menit per bon. Penghitungan waktu dimulai saat pustakawan
menerima bon permintaan sampai dengan menyerahkan koleksi
perpustakaan tersebut. Khusus koleksi perpustakaan yang berada
di tempat lain (berbeda lantai dari ruang baca), standar waktu
pengambilan adalah 10 menit.
g. Pemustaka menyerahkan kartu anggota. Pustakawan menyatukan
bon permintaan dengan kartu anggota pemustaka, kemudian
dijajarkan berdasarkan nama pemustaka.
h. Setelah koleksi perpustakaan dibaca, pemustaka mengembalikan
ke meja sirkulasi. Pustakawan mengecek koleksi tersebut yang
dikembalikan dengan bon permintaan dan mengembalikan kartu
anggota pemustaka.
i. Pustakawan secara berkala menjajarkan koleksi perpustakaan
yang sudah dibaca ke rak penyimpanan koleksi.
j. Masing-masing kelompok pelayanan merekap bon permintaan
dalam daftar baca koleksi perpustakaan termasuk jam menerima
bon permintaan, jam menyerahkan koleksi perpustakaan ke
pemustaka, dan alasan penyebabnya jika waktu yang dibutuhkan
lebih dari waktu standar pengambilan bahan pperpustakaan.
Masing-masing kelompok melakukan rekap data ini untuk
keperluan laporan dan administrasi lainnya.
45
Alir Pelayanan pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat
Pemustaka Pustakawan
Ya
Tidak
SELESAI
MULAI
Penelusuran melalui
sarana penelusuran
Mengisi bon
permintaan
Mengambilkan
bahan pustaka
Fotocopy/
scan?
Kartu anggota
Bon Permintaan
yang sudah diisi
Bahan Pustaka Baca di tempat
Fotocopy/scan
Mengembalikan
bahan pustaka Bahan Pustaka
Mengecek
bahan pustaka
Mengembalikan
kartu anggota Kartu anggota
Bahan Pustaka
Hasil
Fotocopy/scan
46
12. Prosedur Pelayanan Peminjaman Koleksi Perpustakaan Untuk
Tujuan Tertentu
Tujuan:
Menjamin kembalinya koleksi perpustakaan yang dipinjam untuk
tujuan tertentu.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi aktivitas mencatat koleksi perpustakaan yang
dipinjam untuk tujuan tertentu seperti pameran, alihmedia,
preservasi, serta keperluan lain, dan menerimanya kembali setelah
digunakan.
Prosedur Kerja:
a. Peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu
1) Pegawai yang akan meminjam koleksi perpustakaan mencatat
bahan pustaka yang dipinjam dalam daftar peminjaman koleksi
perpustakaan untuk tujuan tertentu.
2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas
mengecek kesesuaian catatan peminjaman dengan koleksi
perpustakaan yang dipinjam.
3) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan membuatkan
berita acara peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan
tertentu.
b. Pengembalian bahan pustaka untuk tujuan tertentu
1) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan segera
mengembalikan koleksi perpustakaan ke Kelompok Layanan di
mana koleksi perpustakaan tersebut dipinjam setelah selesai
dipergunakan. Kelompok Layanan dapat mengingatkan kepada
pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang
bersangkutan.
2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas di
Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut
dipinjam, mengecek kesesuaian catatan pinjaman dengan
koleksi perpustakaan yang dikembalikan.
3) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas di
47
Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut
berada, membuatkan berita acara pengembalian pinjaman
koleksi perpustakaan.
c. Pelaporan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan
tertentu
1) Kelompok Layanan terkait membuat laporan peminjaman
koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu setiap bulan dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi
Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi berita acara peminjaman
dan pengembalian pinjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan
tertentu. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan
yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan
pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan peminjaman koleksi
perpustakaan untuk tujuan tertentu.
Alir Pelayanan Peminjaman Koleksi perpustakaan Untuk Tujuan
Tertentu
48
Pemustaka Pustakawan
MULAI
Pemanfaatan bahan
pustaka tujuan tertentu
Membuat daftar
peminjaman
Mengecek
kesesuaian
Sesuai?
Membuat berita
acara peminjaman
Bahan Pustaka
Daftar
peminjaman
Selesai?
Mengembalikan
bahan pustaka
Bahan Pustaka
Berita acara
peminjaman
Bahan pustaka
Membuat berita
acara peminjaman Berita acara
pengembalian
SELESAI
Mengecek
kesesuaian
Sesuai?
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
49
13. Prosedur Pelayanan Reproduksi Koleksi Perpustakaan
Tujuan:
Menjamin berjalannya pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan
secara cepat, akurat dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan
evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan.
Prosedur Kerja:
a. Persiapan pelayanan reproduksi
Pemustaka dapat memfotokopi, memindai, dan memotret koleksi
perpustakaan. Pustakawan mempunyai tugas:
1) mempersiapkan peralatan reproduksi koleksi perpustakaan
2) mereproduksi koleksi perpustakaan.
3) bertanggungjawab atas lancarnya pelayanan reproduksi koleksi
perpustakaan
4) mendata koleksi perpustakaan yang sudah direproduksi
b. Pelaksanaan pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan:
1) Pemustaka memilih halaman yang akan difotokopi atau dipindai
2) Pemustaka menyerahkan kepada pustakawan untuk di
reproduksi
3) Pustakawan memfotokopi atau memindai koleksi perpustakaan
tersebut sesuai pesanan pemustaka
4) Pemustaka membayar hasil fotokopi atau scan
5) Untuk kegiatan pemotretan koleksi perpustakaan, pemustaka
harus mengajukan izin melalui surat kepada Kepala Bidang
Layanan Koleksi umum. Apabila izin dari Kepala Bidang
Layanan Koleksi Umum sudah disetujui, maka pemustaka dapat
melakukan pemotretan.
c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi
perpustakaan
1) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan membuat laporan
dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan setiap
bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan
50
Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa rekap data koleksi perpustakaan yang
direproduksi. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi
serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan reproduksi.
Alir Pemotretan Koleksi Perpustakaan
Pemustaka Pustakawan
Konsultasi Kegiatan
Pemotretan
SELESAI
MULAI
Ya
Disetujui?
Pengambilan gambar
(pemotretan) Membuat jadwal
Surat Permohonan Mengajukan surat
permohonan
Tidak
51
Alir Pelayanan Fotokopi/Memindai
Pemustaka Pustakawan
14. Prosedur Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling)
Tujuan:
Menjamin berjalannya pelayanan Pusteling (Perpustakaan Elektornik
Keliling) dengan baik.
Fotokopi/ memindai
SELESAI
MULAI
Tidak
Ya
Sesuai
permintaan?
Pengecekan hasil
Fotokopi/Memindai
Memilih halaman
Catatan halaman
Koleksi
Perpustakaan
Menghitung jumlah
halaman
Bon pembayaran
Hasil Fotokopi
/Memindai
Pembayaran hasil
Fotokopi/Memindai
Biaya
Fotokopi/Memindai
52
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan
kunjungan pelayanan Pusteling.
Prosedur kerja:
a. Persiapan pelayanan Pusteling
1) Mobil Pusteling ada 3 (tiga) unit, masing-masing berisi 10
(sepuluh) laptop.
2) Kelompok Layanan Pusteling bertanggung jawab menyebarkan
informasi mengenai pelayanan Pusteling ke berbagai lapisan
masyarakat
3) Masyarakat dapat mengajukan surat permohonan untuk
mendapatkan kunjungan Pusteling yang ditujukan kepada
Kepala Perpustakaan Nasional RI maksimal 1 (satu) minggu dari
tanggal pengajuan kunjungan Pusteling. Surat tersebut akan
didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Pusteling.
4) Kelompok Layanan Pusteling melakukan survei kondisi tempat
yang menjadi target kunjungan Pusteling. Kelompok Layanan
Pusteling menghubungi pihak terkait dan menjelaskan fasilitas
dan pelayanan yang diberikan.
5) Kelompok Layanan Pusteling berkoordinasi dengan pihak terkait
dalam menentukan hari, waktu kunjung, dan durasi kunjungan.
6) Kelompok Layanan Pusteling mempersiapkan jadwal
pelaksanaan dan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan
yang melaksanakan pelayanan tersebut.
7) Supir Pusteling bertanggungjawab terhadap kelayakkan mobil
Pusteling.
b. Pelaksanaan Kunjungan Pusteling
1) Pemustaka/pengunjung Pusteling mengisi buku tamu/daftar
hadir.
2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan menjelaskan
hal-hal sebagai berikut:
a) Memperkenalkan Perpustakaan Nasional RI secara umum
b) Memperkenalkan koleksi dan pelayanan Perpustakaan
53
Nasional RI.
c) Membantu masyarakat mencari informasi melalui Web
Perpusnas atau internet.
d) Membantu dalam pemanfaatan koleksi multimedia yang
tersedia
c. Pelaporan Pelayanan Pusteling
1) Kelompok Layanan Pusteling membuat rekap kunjungan
Pusteling.
2) Kelompok Layanan Pusteling membuat laporan pelayanan
Pusteling setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala
Bidang Layanan Koleksi Umum.
3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap kunjungan dan
evaluasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan
yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan
pencegahan dan perbaikan.
4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan Pusteling.
54
Alir Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling )
Pemustaka Pustakawan
15. Prosedur Pameran
Tujuan:
Menjamin terselenggaranya pameran dengan baik untuk tujuan
promosi kelembagaan dan koleksi serta pelayanan perpustakaan.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan pameran
MULAI
Mempersiapkan
sarana prasarana
Sepakat?
Mengisi daftar
hadir
SELESAI
Ya
Tidak
Mengajukan surat
permohonan
Surat Permohonan
kunjungan Pusteling
Survei kondisi
Koordinasi dengan
pihak terkait
Kunjungan
Pusteling
Pemanfaatan
Pusteling
55
Prosedur Kerja:
a. Pameran Tetap
Pameran tetap adalah pameran yang diselenggarakan dalam
rangka hari-hari besar nasional atau internasional di Lobby Pusat
Jasa Perpustakaan dan Informasi dan Ruang Heritage
Perpustakaan Nasional RI. Uraian tugas Kelompok Pameran
sebagai berikut:
1) Menentukan tema dan waktu pameran selama satu tahun, yang
dikaitkan dengan hari-hari besar.
2) Menelusur koleksi perpustakaan yang akan dipamerkan
3) Menyiapkan materi dan anotasi pameran sesuai dengan tema
yang sudah dijadwalkan.
4) Mengeluarkan koleksi perpustakaan dari dalam vitrin dan atau
lemari kaca.
5) Menata dan mendisplay koleksi perpustakaan yang sudah dipilih
ke dalam vitrin dan atau lemari kaca.
6) Menyusun kembali koleksi perpustakaan yang sudah
dipamerkan ke rak penyimpanan.
7) Membuat laporan tahunan dan menyerahkannya kepada
Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
8) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran Tetap.
56
Alir Pameran Tetap
KELOMPOK PAMERAN
b. Pameran Temporer
Pameran temporer adalah pameran yang diselenggarakan dalam
rangka Hari Ulang Tahun Perpustakaan Nasional RI dan Hari
Kunjung Perpustakaan & Bulan Gemar Membaca.
1) Koordinator Pameran menyusun Tim Pameran dan membuat
uraian tugas serta jadwal pemandu.
57
2) Tim Pameran melaksanakan rapat untuk menetapkan tema,
tanggal pelaksanaan dan jumlah stand.
3) Tim Pameran membuat brosur dan undangan, kemudian
menyebarkan brosur dan undangan tersebut kepada
instansi-instansi pemerintah, swasta, kedutaan negara sahabat,
dan masyarakat umum lainnya, serta mitra Perpustakaan
Nasional RI.
4) Tim Pameran menyiapkan materi pameran sesuai dengan
tema, kegiatan pendukung, serta segala sesuatu yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pameran.
5) Tim Pameran berkoordinasi dengan unit kerja lain di lingkungan
Perpustakaan Nasional RI untuk mendukung acara tersebut.
6) Tim Pameran mendaftarkan peserta pameran dan menetapkan
nomor stand.
7) Tim Pameran melaksanakan technical meeting dengan peserta
pameran.
8) Tim Pameran memasang stand pameran beserta perlengkapan
lainnya dengan memberi nomor dan facia.
9) Masing-masing peserta pameran menata standnya.
10) Tim Pameran menata dan mendisplay materi pameran di
Lobby Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.
11) Penyelenggaraan pameran.
12) Pembongkaran stand pameran.
13) Koordinator Pameran membuat laporan dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi
Umum.
14) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran Tetap.
58
Alir Pameran Temporer
Peserta Penyelenggara Pameran
Setuju?
Penyebaran Brosur
dan Undangan
SELESAI
Ya Tidak
Menentukan waktu
dan tempat
Persetujuan atasan
Pembentukan team
Rapat koordinasi
Pembuatan Brosur dan
Undangan Peserta
Brosur
Undangan Peserta
Pendaftaran peserta
Rapat koordinasi daftar
pameran, penentuan
booth, technical meeting
Technical Meeting
Penataan
Pemasangan booth
Pameran
Pembongkaran
MULAI
Undangan
technical meeting
Setuju?
Penyebaran Brosur
dan Undangan
SELESAI
Ya Tidak
Menentukan waktu
dan tempat
Persetujuan atasan
Pembentukan team
Rapat koordinasi
Pembuatan Brosur dan
Undangan Peserta
Brosur
Undangan Peserta
Pendaftaran peserta
Technical Meeting
Penataan
Pemasangan booth
Pameran
Pembongkaran
MULAI
Undangan
technical meeting
59
c. Keikutsertaan Perpusnas Dalam Pameran
Pameran ini diselenggarakan oleh pihak lain (instansi pemerintah
atau swasta) baik di Jakarta, daerah, maupun di luar negeri.
1) Pejabat Perpustakaan Nasional RI menentukan pameran mana
saja yang akan diikuti.
2) Koordinator Pameran membuat jadwal pameran, menyusun Tim
Pameran dan membuat uraian tugas serta jadwal pemandu.
3) Koordinator Pameran berkoordinasi dengan penyelenggara
pameran untuk menyatakan keikutsertaan dalam pameran
tersebut, serta melengkapi administrasi lainnya.
4) Koordinator Pameran mensurvei lokasi pameran.
5) Tim Pameran menyiapkan materi dan bahan pameran serta
kebutuhan lainnya.
6) Tim Pameran menata stand.
7) Penyelenggaraan pameran
8) Tim Pameran membongkar stand pameran.
9) Koordinator Pameran membuat laporan dan menyerahkannya
kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
10) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran.
60
Alir Keikutsertaan Pameran
Peserta Penyelenggara
MULAI
Setuju?
SELESAI
Ya
Tidak
Koordinator
melakukan survey
Disposisi
Pembentukan team
Rapat koordinasi
penentuan tema
Pembuatan baner,
spanduk, backdrop
Penataan
Pameran
Pembongkaran
Undangan Peserta
Surat Balasan
Pembuatan anotasi,
scan, fotobox
Membuat surat balasan
61
16. Prosedur Sahabat Perpusnas
Tujuan:
Menjamin aktivitas Sahabat Perpustakaan berjalan dengan baik.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi mekanisme aktivitas Sahabat Perpustakaan.
Prosedur Kerja:
a. Pendaftaran Sahabat Perpustakaan
1) Sahabat Perpustakaan adalah kegiatan bersama antara
Perpustakaan Nasional RI dengan masyarakat dengan cara
mendukung/memfasilitasi kegiatan tersebut.
2) Pemustaka yang ingin menjadi Sahabat Perpustakaan mengisi
formulir pendaftaran Sahabat Perpustakaan dan
mengembalikan ke Perpustakaan Nasional RI.
3) Koordinator Sahabat Perpustakaan bertanggung jawab
merekap data Sahabat Perpustakaan dalam Direktori Sahabat
Perpustakaan.
b. Aktivitas Sahabat Perpustakaan
1) Tim Sahabat Perpustakaan mengirimkan informasi sebagai
berikut:
a) Koleksi perpustakaan baru
b) Informasi kegiatan yang akan diselenggarakan oleh
Perpustakaan Nasional RI
2) Sahabat Perpustakaan dapat mengajukan kegiatan bersama
untuk difasilitasi Perpustakaan Nasional RI.
3) Pengajuan kegiatan bersama yang masuk akan dipelajari untuk
kemungkinan realisasinya.
4) Tim Sahabat Perpustakaan membuat dokumentasi kegiatan
bersama Sahabat Perpustakaan.
c. Pelaporan Sahabat Perpustakaan
1) Koordinator Sahabat Perpustakaan membuat laporan Sahabat
Perpustakaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada
Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari Direktori Sahabat
62
Perpustakaan dan dokumentasi kegiatan bersama Sahabat
Perpustakaan. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan Sahabat Perpustakaan.
Alir Sahabat Perpusnas
Pemustaka Pustakawan
MULAI
Tidak
Pelaksanaan
kegiatan bersama
Mengisi formulir
pendaftaran
Mengajukan
proposal kegiatan
SELESAI
Disetujui?
Ya
Proposal kegiatan
Analisis kegiatan
Koordinasi dengan
pihak terkait
Membuat Kerangka
Acuan Kegiatan
63
17. Prosedur Penerimaan Koleksi Perpustakaan Baru
Tujuan:
Menjamin penerimaan koleksi perpustakaan berjalan dengan cepat
dan lancar.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi aktivitas menerima dan mencatat koleksi koleksi
perpustakaan baru dari Bidang Akuisisi dan Bidang Pengolahan
Bahan Pustaka.
Prosedur Kerja:
a. Penerimaan Terbitan Berkala Baru
1) Bidang Akuisisi menyerahkan terbitan berkala baru setiap hari
kecuali hari Sabtu dan Minggu.
2) Kelompok Layanan Koleksi Terbitan Berkala Mutakhir dan
Kelompok Layanan Terbuka menerima dan mengecek koleksi
terbitan berkala baru dengan daftar pengiriman, dimasukkan ke
dalam portepel kemudian disimpan di rak penyimpanan sesuai
judulnya. Untuk berkala mutakhir paling baru dijajarkan di ruang
baca dengan menggunakan rak penyimpanan dan display
koleksi.
3) Kelompok Layanan Terbuka menjajarkan terbitan berkala baru
di rak penyimpanan dalam ruang baca. Koleksi koleksi
perpustakaan terbitan berkala yang lama dikeluarkan dari rak
penyimpanan dalam ruang baca untuk disimpan di gudang.
Bidang Akuisisi secara berkala mengambil koleksi koleksi
perpustakaan terbitan berkala yang berada di gudang tersebut.
b. Penerimaan Buku Baru
1) Bidang Pengolahan Bahan Pustaka menyerahkan buku baru ke
Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan
Koleksi Ilmu Terapan, dan Kelompok Layanan Koleksi Rujukan.
2) Ketiga Kelompok tersebut menerima dan mengecek buku baru
dengan daftar pengiriman dan katalog online, kemudian
menjajarkan ke rak penyimpanan.
c. Pelaporan Penerimaan Koleksi Koleksi perpustakaan Baru
64
1) Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan
Koleksi Ilmu Terapan, dan Kelompok Layanan Koleksi Rujukan
dan Tesis membuat laporan penerimaan koleksi perpustakaan
baru setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang
Layanan Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari daftar pengiriman.
Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang
timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan
dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan koleksi
perpustakaan baru.
65
Alir Penerimaan Koleksi perpustakaan Baru
Bidang Akuisisi Bidang Pengolahan Bidang Layanan
Koleksi Umum
18. Prosedur Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusak
Tujuan:
Menjamin koleksi perpustakaan yang rusak dapat dipergunakan
kembali secara cepat dan akurat.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini meliputi aktivitas mencatat koleksi perpustakaan rusak,
Membuat daftar
pengiriman
MULAI
Pengadaan
Bahan Perp.
Pengolahan
bahan perp.
Terbitan
berkala?
SELESAI
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Valid?
Membuat daftar
pengiriman
Daftar Pengriman
Cek pengiriman
Penjajaran
Bahan perp.
66
menyerahkan ke Pusat Preservasi untuk diperbaiki, dan dirawat,
kemudian menerimanya kembali setelah diperbaiki.
Prosedur Kerja:
a. Persiapan penanganan koleksi perpustakaan rusak
Seluruh Kelompok Layanan yang mempunyai koleksi perpustakaan
rusak memisahkan koleksi tersebut dan membuatkan daftar
pengiriman dalam daftar koleksi perpustakaan rusak.
b. Penangangan koleksi perpustakaan rusak
1) Seluruh Kelompok Layanan yang mempunyai koleksi
perpustakaan rusak menyerahkan koleksi perpustakaan rusak
ke Pusat Preservasi.
2) Pusat Preservasi menerima dan mengecek koleksi
perpustakaan rusak dengan daftar bahan pustaka rusak.
3) Pusat Preservasi menangani koleksi perpustakaan rusak sesuai
dengan jenis kerusakannya.
4) Setelah selesai, Pusat Preservasi mengirimkan koleksi
perpustakaan rusak yang sudah diperbaiki ke Bagian
Pengolahan untuk penglabelan atau memasang nomor panggil
koleksi tersebut.
5) Setelah selesai dilabel, Bagian Pengolahan mengirimkan koleksi
tersebut ke Kelompok Layanan terkait.
c. Penerimaan koleksi perpustakaan yang sudah diperbaiki
1) Kelompok Layanan terkait menerima dan mengecek koleksi
perpustakaan yang sudah diperbaiki beserta labelnya dengan
daftar koleksi perpustakaan rusak.
2) Kelompok Layanan terkait menjajarkan koleksi perpustakaan
tersebut ke rak penyimpanan.
d. Pelaporan penangangan koleksi perpustakaan rusak
1) Kelompok Layanan terkait membuat laporan penanganan
koleksi perpustakaan rusak setiap bulan dalam laporan
penanganan koleksi perpustakaan rusak dan menyerahkannya
kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari daftar koleksi
67
perpustakaan rusak. Dalam laporan disertakan kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan.
3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan
Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh
dokumen dan rekaman terkait penanganan koleksi
perpustakaan yang rusak.
Alir Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusak
Pusat Preservasi
Bahan Pustaka
Bidang
Pengolahan
Bidang Layanan
Koleksi Umum
Preservasi koleksi
perpustakaan
SELESAI
MULAI
Pengolahan
bahan pustaka
Valid?
Tidak
Ya
Seleksi bahan
pustaka rusak
Membuat daftar
buku rusak
Buku rusak
Daftar buku rusak
Bahan pustaka
Daftar pengiriman
bahan pustaka
Cek penerimaan bahan
pustaka
Penjajaran koleksi
68
D. FASILITAS PELAYANAN, SARANA PENELUSURAN KOLEKSI
PERPUSTAKAAN, LOKASI DAN JADWAL PELAYANAN
1. Fasilitas Pelayanan
a. Ruang baca yang dilengkapi dengan air conditioner di lantai I
sampai dengan VIII Blok B dan C dengan meja dan kurci baca
b. Mesin fotokopi di lantai IB, IIIB, IIIC, IVC, VIIB, dan VIIIB
c. Hotspot di setiap ruangan
d. Locker penitipan tas, jaket dan barang-barang lainnya di lantai I
e. Musholla
f. Kantin dan toko di lantai ID
g. Toilet di lantai ID
2. Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan
a. Katalog Online
1) Katalog online Perpustakaan Nasional RI dapat diakses
dari mana saja dan kapan saja selama pemustaka
terhubung dengan jaringan internet. Katalog online
Perpustakaan Nasional RI dapat diakses melalui alamat
URL: www.perpusnas.go.id. atau www.pnri.go.id
2) Ketikkan kata kunci di kolom pencarian, pindahkan cek ke
katalog online, kemudian klik GO.
3) Dalam katalog online Perpustakaan Nasional RI, terdapat
pencarian sederhana dan pencarian lanjut.
4) Panduan pencarian sederhana:
a) Pencarian sederhana adalah pencarian koleksi dengan
menggunakan hanya satu kriteria pencarian saja.
b) Ketikkan kata kunci pencarian, misalnya: "sosial
kemasyarakatan"
c) Pilih ruas yang dicari, misalnya: "Judul "
d) Pilih jenis koleksi misalnya "Monograf (buku)", atau
biarkan pada pilihan "Semua Jenis Bahan."
e) Klik tombol "Cari" atau tekan tombol Enter pada
keyboard
69
5) Panduan pencarian lanjut:
a) Pencarian Lanjut adalah pencarian koleksi dengan
menggunakan lebih dari satu kriteria.
b) Ketikkan kata kunci pencarian, misalnya: "sosial
kemasyarakatan"
c) Pilih ruas yang dicari, misalnya : "Judul"
d) Untuk menambah kriteria silahkan klik tombol "Tambah
Filter"
e) Pilih operator boolean "DAN" untuk hasil pencarian
yang sesuai dengan kriteria pertama DAN kriteria
selanjutnya
f) Pilih operator boolean "ATAU" untuk hasil pencarian
yang sesuai dengan kriteria pertama ATAU kriteria
selanjutnya
g) Ketikkan kata kunci kriteria selanjutnya, misalnya:
"Noel Dominiq"
h) Pilih ruas kriteria selanjutnya yang dicari, misalnya:
"Pengarang"
i) Jumlah kriteria yang dapat ditambahkan tidak terbatas
j) Untuk menghapus kriteria, klik tombol "Hapus Filter"
k) Untuk melaksanakan pencarian, klik tombol "Cari"
b. Katalog Manual
1) Katalog Kartu
Katalog kartu dikelompokkan berdasarkan judul, pengarang,
dan subyek yang disusun secara alfabetis.
2) Katalog Berkas
Katalog berkas adalah katalog yang berbentuk kumpulan
lembaran terjilid, yang dikelompokkan berdasarkan
pengarang dan judul, dan dijajarkan secara alfabetis.
3) Katalog Buku
Katalog buku adalah katalog yang berbentuk buku yang
entrinya disusun berdasarkan subyek.
70
4) Indeks
Indeks adalah sumber rujukan yang memberikan informasi
tentang di mana suatu artikel dimuat dalam majalah, surat
kabar, hasil lokakarya atau seminar.
5) Abstrak
Abstrak adalah sumber rujukan yang mendaftar judul-judul
buku atau terbitan lain. Abstrak memberikan informasi
tambahan mengenai subyek yang dikandung dalam koleksi
perpustakaan yang didaftar berupa ringkasan atau anotasi
dari koleksi perpustakaan tersebut.
3. Lokasi dan Jadwal Pelayanan
a. Jl. Salemba Raya No. 28 A, Jakarta Pusat
Senin-Jumat : 08.30-17.30 WIB
Sabtu : 09.00-15.30 WIB
b. Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11, Jakarta Pusat
Senin-Jumat : 08.30-17.30 WIB
Sabtu-Minggu : 09.00-15.30 WIB
71
DAFTAR PUSTAKA
Arief Wicaksono. Standar Layanan Perpustakaan dan Informasi Bidang
Layanan Koleksi Umum. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2014.
Handbook Standar Nasional Indonesia Sistem Manajemen Mutu. Jakarta:
Badan Standarisasi Nasional, 2010.
Pedoman Pusat Jasa Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI,
1996.
Pedoman Teknis Layanan Perpustakaan dan Informasi: Pusat Jasa
Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2014.
Pedoman Teknis Layanan Koleksi Umum Perpustakaan Nasional RI. 2009.
Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi
RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka
Kreditnya. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2014.
Perpustakaan Nasional RI. Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia
Sektor Jasa Kemasyarakatan, Sosial Budaya, Hiburan dan Perorangan
Lainnya Bidang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2012.
Yuliatry Bunga. Pelayanan perpustakaan: bahan ajar diklat pustakawan
tingkat ahli (alih jalur). Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2015.
72
Lampiran-Lampiran:
Contoh Bon Permintaan