Download - SOP BEM IM FKM UI 2013
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
BEM IM FKM UI 2013
Sinergis untuk Perubahan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
PENJAGAAN
I. Maintenance Pengurus
1. Setiap bidang wajib mengadakan teambuilding bidang di awal kepengurusan dan
melaporkannya kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 secara tertulis dalam
bentuk berita acara.
2. Setiap bidang harus memiliki anggota yang menjadi perpanjangan tangan Biro
PSDM BEM IM FKM UI 2013 (PSDM bidang) di bidangnya atau yang biasa
disebut deputi internal.
3. Penjagaan motivasi dan komitmen pengurus BEM IM FKM UI 2013 merupakan
tanggung jawab masing-masing ketua bidang, PSDM bidang (deputi internal),
Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013, dan supervisor bidang yang ditentukan oleh
Ketua BEM.
4. Supervisor bidang dan anggota Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 yang
bertugas melakukan penjagaan terhadap bidang berhak menghadiri krida dengan
terlebih dahulu mengomunikasikan kepada Ketua bidang.
5. Ketua bidang harus melakukan peran kultural (merayakan ulang tahun staf,
memberikan keteladanan, dan pendekatan personal) untuk menjaga motivasi dan
komitmen staf-stafnya, melaporkan evaluasi, dan kondisi pengurus dalam setiap
rapat BPH.
6. Deputi internal wajib menghadiri pertemuan Deputi bidang yang diadakan oleh
Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 sesuai waktu yang disepakati, baik personal
maupun seluruh Deputi.
7. Ketua bidang harus membangun budaya positif ke setiap pengurus di bidangnya
(budaya salam, doa sebelum, dan sesudah rapat, budaya saling menasehati, tepat
waktu dalam memulai rapat, dan budaya berpendapat) dalam satu tahun
kepengurusan.
8. Ketua bidang wajib menyosialisasikan SOP PSDM yang telah disepakati kepada
staf-stafnya di awal kepengurusan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
II. Loyalitas terhadap Organisasi
1. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang ingin mengikuti organisasi/kepanitiaan di
luar bidangnya baik internal maupun eksternal BEM IM FKM UI 2013 wajib
meminta izin dan pertimbangan Ketua bidangnya.
2. BPH BEM IM FKM UI 2013 diperbolehkan mengikuti 1 kepanitiaan/kegiatan di
luar bidangnya dalam satu tahun kepengurusan dengan terlebih dahulu dibahas di
rapat BPH dan dengan persetujuan Ketua BEM IM FKM UI 2013.
3. Deputi atau Wakil Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013, atau sederajatnya,
diperbolehkan mengikuti 2 kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam satu
tahun kepengurusan dan tidak dalam waktu yang bersamaan dengan persetujuan
Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013 bersangkutan.
4. Staf BEM IM FKM UI 2013 diperbolehkan mengikuti maksimal 3
kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam waktu yang bersamaan (termasuk
waktu persiapan kepanitiaan/kegiatan yang diikuti) dengan ketentuan maksimal
menjadi 1 BPH dan 2 staf.
III. Mekanisme Treatment, Surat Peringatan, dan Pemutihan
1. Ketua bidang berhak memberikan treatment kepada stafnya yang bermasalah dan
atau melanggar SOP atas rekomendasi deputi internal, atau sederajatnya, atau data
monev atau Ketua bidang itu sendiri atau Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI
2013.
2. Jika treatment yang diberikan tidak dilaksanakan, Kepala Biro PSDM BEM IM
FKM UI 2013 berhak memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada staf
yang bersangkutan.
3. Jika pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang telah dikenakan SP1 tidak
menunjukkan perbaikan sikap, Ketua BEM IM FKM UI 2013 berhak memberikan
Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada pengurus yang bersangkutan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
4. Jika pemberian SP2 tidak membuat keadaan membaik, Ketua BEM
memberlakukan mekanisme pemutihan yang terlebih dahulu dibahas dan
disepakati di rapat BPH BEM IM FKM UI 2013.
IV. Pengunduran Diri Pengurus
1. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang ingin mengundurkan diri harus :
a. Mempunyai alasan yang jelas dan sangat memberatkannya dalam
menjalankan tugas-tugas sebagai pengurus BEM IM FKM UI 2013.
b. Membuat surat pernyataan pengunduran diri beserta alasannya.
c. Mendapat persetujuan dari seluruh anggota bidangnya, dibuktikan dengan
tanda tangan seluruh anggota bidang.
d. BPH BEM IM FKM UI 2013 yang akan mengundurkan diri wajib
memberikan rekomendasi pengganti.
2. Keputusan pengabulan pengunduran diri pengurus BEM IM FKM UI 2013
diputuskan oleh Ketua BEM IM FKM UI 2013 dengan persetujuan minimal 2/3
BPH BEM IM FKM UI 2013.
3. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 secara otomatis mengundurkan diri jika cuti
atau tidak memiliki status akademik aktif.
MONITORING EVALUASI
I. Pelaksanaan Kegiatan Internal Bidang
1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 80% kegiatan
internal dalam bidangnya.
2. Setiap bidang di BEM IM FKM UI 2013 wajib melaksanakan krida minimal 1
kali dalam 1 pekan kecuali dalam keadaan yang tidak memungkinkan (misalnya
liburan atau pekan ujian).
3. Setiap pelaksanaan krida harus disertai dengan presensi pengurus yang disediakan
dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
II. Kehadiran dalam Kegiatan Bidang Lain
1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 60% program kerja
BEM IM FKM UI 2013 di luar bidangnya yang melibatkan kehadiran bidang lain.
2. Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 memonitor kehadiran pengurus BEM IM
FKM UI 2013 dalam program kerja BEM IM FKM UI 2013 yang melibatkan
seluruh bidang di BEM IM FKM UI 2013 dengan presensi pengurus di setiap
kegiatan yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM
FKM UI 2013.
3. Presensi pengurus BEM IM FKM UI 2013 dalam kehadiran di bidang lain yang
melibatkan kehadiran bidang lain akan diaudit di pertengahan dan di akhir
kepengurusan BEM IM FKM UI 2013.
III. Membangun Budaya Disiplin dan Menghargai Sesama.
1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya
budaya disiplin dalam organisasi.
a. respect to time
i. Setiap pertemuan/rapat yang dilakukan oleh BPH BEM IM FKM UI
2013/bidang baik internal BEM IM FKM UI 2013 maupun melibatkan
pihak luar harus dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
ii. Setiap bidang wajib membuat mekanisme tertulis tentang reward dan
punishment bagi anggotanya terkait ketepatan waktu.
iii. Perizinan bagi peserta pertemuan/rapat harus disampaikan kepada
pemimpin pertemuan/rapat sebelum pertemuan/rapat dimulai.
b. respect to system
i. BEM IM FKM UI 2013 memiliki peraturan-peraturan yang bersifat
mengikat kepada seluruh pengurusnya.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
ii. Seluruh kegiatan BEM IM FKM UI 2013 (termasuk krida, kajian, dan
kegiatan informal) di lingkungan FKM UI harus diselesaikan maksimal
pukul 19.00 WIB. Jika ada kondisi yang mengharuskan pengurus BEM IM
FKM UI 2013 melampaui ketentuan tersebut, pihak yang bersangkutan
harus meminta izin kepada Ketua bidang terkait yang juga diberitahukan
kepada Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 dan Ketua BEM IM
FKM UI 2013.
iii. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib mengerjakan pekerjaan
sesuai dengan deskripsi pekerjaan
2. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya
budaya menghargai sesama (respect to people) dengan memberikan pendapat,
kritik, dan saran dengan cara yang baik dan menghargai pendapat orang lain serta
melaksanakan setiap hasil dari suatu keputusan secara sungguh-sungguh dan
lapang dada.
APRESIASI
I. Apresiasi Personal
1. Penilaian (appraisal) yang dilakukan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013
kepada seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 akan dilaporkan dalam bentuk
rapor pengurus.
2. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang menampilkan kinerja paling baik
berdasarkan rapor maupun data monev akan mendapatkan apresiasi penghargaan
(award) dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.
3. Apresiasi bagi Project Officer kepanitiaan merupakan tanggung jawab BPH BEM
IM FKM UI 2013.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
4. Apresiasi bagi anggota kepanitiaan merupakan tanggung jawab Project Officer
yang bersangkutan.
5. Apresiasi bagi BPH BEM IM FKM UI 2013 merupakan tanggung jawab dari
Ketua BEM IM FKM UI 2013 dibantu oleh Kepala Biro PSDM BEM IM FKM
UI 2013.
6. Apresiasi bagi bidang merupakan tanggung jawab dari Ketua BEM IM FKM UI
2013 dibantu oleh Koordinator Bidang BEM IM FKM UI 2013.
7. Penilaian kinerja pengurus akan dilakukan melalui program kerja monitoring
evaluasi dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.
UPGRADING
I. Peningkatan Kualitas Pengurus
1. Setiap bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian (skill) yang diselenggarakan
oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.
2. Setiap anggota bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian khusus bidang yang
diselenggarakan baik oleh bidang bersangkutan atau Biro PSDM BEM IM FKM
UI 2013 berdasarkan kurikulum yang telah disusun oleh Biro PSDM BEM IM
FKM UI 2013.
KADERISASI
I. Kaderisasi Bidang
1. Setiap bidang wajib membuat dan memberikan usulan atau rekomendasi nama
secara tertulis bagi bidang tersebut untuk kepengurusan selanjutnya, yang
diberikan kepada ketua bidang/biro dan diserahkan kepada Biro PSDM BEM IM
FKM UI 2013.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013
2. Rekomendasi nama yang dimaksud pada poin 1, wajib mengikuti pembekalan
untuk menjadi pengurus BEM selanjutnya yang dilaksanakan oleh Biro PSDM
BEM IM FKM UI 2013.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
1. SISTEM KEUANGAN BEM IM FKM UI
a. Sistem keuangan BEM IM FKM UI mengadopsi sistem keuangan dua pintu yang
memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi
pemegangan kas organisasi (Treasurer).
b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I (Controller).
c. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum II (Treasurer).
2. TUGAS DAN WEWENANG BENDAHARA UMUM & TIM KEUANGAN BEM IM
FKM UI 2013
a. Bendahara Umum I (Controller) adalah Vania Putri Piani/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan
tanggung jawabnya adalah :
1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
2. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan BEM
3. Bertanggung jawab terhadap penembusan keuangan dari dana kemahasiswaan
4. Bertanggung jawab terhadap pembuatan LPJ keuangan bidang dan kepanitiaan
5. Melakukan supervisi terhadap Tim Keuangan, Bendahara Bidang & Bendahara
Kepanitiaan
6. Bertanggung Jawab terhadap kinerja Tim Keuangan
7. Mengawasi penggunaan anggaran BEM oleh bidang dan kepanitiaan
8. Melakukan assessment terhadap RKAT bidang-bidang
9. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang
10. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas BEM untuk berbagai keperluan
organisasi yang bersifat penting-mendesak
11. Melakukan otorisasi terhadap proses keluar-masuknya uang untuk seluruh kegiatan BEM
FKM UI.
12. Membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan BEM FKM UI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
13. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum Treasurer
14. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol
keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen serta kepanitiaan-
kepanitiaan di bawahnya
b. Bendahara Umum II (Treasurer) adalah Husnul Fitri/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan
tanggung jawabnya adalah :
1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
2. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan keuangan BEM
3. Bertanggung jawab terhadap peningkatan kompetensi bidang yang disupervisi
4. Melakukan supervisi terhadap Biro Kewirausahaan
5. Bertanggung jawab terhadap kinerja Biro Kewirausahaan
6. Sebagai pemegang kas BEM IM FKM UI, baik kas sosial, kas operasional dan dana abadi
yang tersimpan dalam rekening bank atas nama BEM IM FKM UI
7. Mengawasi penggunaan anggaran BEM oleh bidang dan kepanitiaan
8. Melakukan assessment terhadap RKAT bidang-bidang
9. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang
10. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas BEM untuk berbagai keperluan
organisasi yang bersifat penting-mendesak
11. Mengelola proses keluar masuknya uang yang telah di otorisasi oleh Bendahara Umum
Controller
12. Membantu Bendahara Umum Controller dalam membuat SOP keuangan BEM FKM UI.
13. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum Controller
14. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol
keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen serta kepanitiaan-
kepanitiaan di bawahnya
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
c. Tim Keuangan 1 adalah Yogani/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya
adalah :
1) Melakukan pencatatan keuangan bidang Olahraga, Senbud, Kewirausahaan dan
Kelembagaan bersama Bendahara Umum Treasurer
2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi
keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat.
3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara
biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.
4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan
5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang
6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang
d. Tim Keuangan 2 adalah Oki Ri’ayati/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya
adalah :
1) Melakukan pencatatan keluar masuk keuangan bidang Sosmas, AdKesma, Kastrat dan
Kominfo bersama Bendahara Umum Treasurer
2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi
keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat.
3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara
biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.
4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang
6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang
e. Tim Keuangan 3 adalah Farizah Fauziah/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung
jawabnya adalah:
1) Melakukan pencatatan keuangan bidang P&K, Kestari, PSDM dan Kontrol Internal
bersama Bendahara Umum Treasurer
2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi
keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat.
3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara
biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.
4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan
5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang
6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang
f. Dalam melaksanakan tugasnya, bendahara umum dibantu dengan tim keuangan akan
berkoordinasi dengan bendahara masing-masing departemen dan biro dalam hal pelaporan
dan pengaturan keuangan internal departemen dan biro terkait.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
3. SUMBER DANA/PENERIMAAN BEM IM FKM UI
Sumber Dana/Penerimaan BEM IM FKM UI antara lain:
- Dana Kemahasiswaan, yaitu dana yang disediakan oleh Mahalum FKM UI untuk kegiatan
program kerja BEM IM FKM UI
- Dana yang diwariskan dari kepengurusan sebelumnya.
- Dana yang dihasilkan oleh biro dana usaha
- Profit sharing dari kepanitiaan (ketentuan mengenai profit sharing dijabarkan dalam point
tersendiri dalam SOP ini)
4. DEFINISI KAS SOSIAL, KAS DANUS, KAS OPERASIONAL/ UMUM, DAN KAS
KEMAHASISWAAN
a. Kas Sosial adalah bagian dari kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya terbatas
(restricted) untuk kegiatan sosial kemanusiaan, seperti bencana alam dan kegiatan sosial
lainnya.
b. Kas Danus adalah bagian dari kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya terbatas
(restricted) untuk menghasilkan keuntungan bagi BEM IM FKM UI.
c. Kas Operasional/umum adalah kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya adalah
untuk menunjang aktivitas BEM IM FKM UI.
d. Kas kemahasiswaan adalah kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya adalah untuk
melaksanakan aktivitas BEM IM FKM UI termasuk untuk melaksanakan seluruh program
kerja BEM. Kas kemahasiswaan mencakup dana kemahasiswaan dan dana turunan. Dana
turunan bersifat sebagai dana abadi BEM IM FKM UI.
e. Penggunaan kas kemahasiswaan, kas sosial, dan kas operasional adalah atas persetujuan
(otorisasi) dari Bendahara Umum Controller.
f. Jika dana kemahasiswaan yang ditentukan dalam Rencana Operasional berlebih, maka sisa
dana tersebut akan dimasukkan ke dalam kas kemahasiswaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
g. Pemakaian kas sosial non-budgeter berdasarkan pertimbangan Controller, dengan
keputusan diambil melalui Rapat BPH (seperti dana untuk bencana alam).
h. Kas Sosial hanya dipakai dalam keadaan mendesak, dengan status sebagai pinjaman yang
harus dikembalikan dan disetujui oleh Controller dan Ketua BEM IM FKM UI. Maksimal
kas Sosial yang dipakai adalah 50% dari kas sosial yang ada.
2. PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA
5.1 Syarat Pengajuan Permintaan Dana
- Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam
RKAT.
- Pembayaran anggaran biro/ departemen diserahkan setelah bukti pembayaran yang
valid diserahkan kepada Bendum BEM IM FKM UI.
5.2 Prosedur Permintaan Dana
Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang harus dilalui dalam
melakukan permintaan dana pada Bendahara Umum BEM IM FKM UI beserta form-
form yang diperlukannya, yaitu:
1) Masing-masing biro/ departemen yang memerlukan dana untuk melaksanakan
program kerja yang telah ditetapkan mengisi Form Permintaan Dana.
2) Form Permintaan Dana yang telah diisi tersebut lalu diajukan pada Bendahara
Umum controller untuk dicek pada anggaran yang tersedia. Jika ternyata dana yang
tersedia tidak mencukupi, maka akan dituliskan dalam form : ”tidak ada dana”.
3) Setelah menyetujui, Bendahara Umum akan mengeluarkan lembar penarikan kas
tiga rangkap. Satu rangkap sebagai dokumentasi bendahara umum controller, satu
rangkap yang lain diberikan kepada pemohon dana untuk disimpan sebagai bukti dan
satu rangkap lainnya diserahkan kepada bendahara umum treasurer.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
4) Pemohon dana menyerahkan lembar penarikan kas kuitansi permohonan dana kepada
treasurer. Kemudian treasurer akan memeriksa validasi kuitansi (terdapat tanda
tangan controller) maka treasurer akan memberikan uang sebesar yang diminta.
5) Apabila dirasakan bahwa akan ada acara mendadak dan membutuhkan dana dalam
waktu dekat, maka setiap biro/ departemen diharapkan membuat surat permohonan
resmi dengan tanda tangan Ketua Biro/ Departemen dengan persetujuan Ketua BEM.
6) Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan
dengan keseluruhan permintaan dana biro/ departemen yang bersangkutan dan tidak
akan ditambahkan.
7) Peminjaman dana untuk kegiatan dibatasi maksimal 20 % dari total dana
kemahasiswaan yang telah disepakati dalam RKAT.
5.3 Kepanitiaan Kecil
a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran < Rp. 5 juta
(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).
b. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan interim beserta bukti
pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 4 minggu 1 x kepada Bendum BEM IM
FKM UI.
c. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada Bendum BEM IM
FKM UI selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah kegiatan berakhir.
d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan
denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa)
e. Panitia (pihak BEM IM FKM UI) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll)
wajib membuat MoU/ perjanjian bermaterai :
Untuk penerimaan dan pengeluaran
antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang harus dilengkapi materai Rp 3.000,00 dan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥
Rp. 750.000/barang harus dilengkapi materai Rp. 6.000,00.
f. Setiap kepanitiaan kecil wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan Bendum.
5.4 Kepanitiaan Besar
a. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran ³ Rp.5 juta
(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).
b. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan interim beserta bukti
pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 4 minggu 1 x kepada Bendum BEM IM
FKM UI.
c. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan akhir kepada Bendum BEM
IM FKM UI selambat-lambatnya 20 hari kerja setelah kegiatan berakhir.
d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan
denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa).
e. Laporan Keuangan terdiri dari cash flow dan laporan rekonsiliasi bank.
f. Panitia (pihak BEM IM FKM UI) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll)
wajib membuat MoU/ perjanjian bermaterai :
Untuk penerimaan dan pengeluaran
antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang harus dilengkapi materai Rp 3.000,00 dan
Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥
Rp. 750..000/barang harus dilengkapi materai Rp. 6.000,00.
g. Setiap kepanitiaan besar wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan Bendum.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
3. PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN KAS
1) Penyetoran dana dilakukan oleh pihak biro dana usaha atau pihak biro/ departemen lain
yang menghasilkan pembagian dana sisa yang akan masuk ke dalam kas BEM IM FKM
UI.
2) Penyetoran dana dilakukan oleh pihak biro dana usaha kepada bendahara umum dilakukan
2 (dua) kali selama 1 (satu) kepengurusan, di tengah dan di akhir kepengurusan yang akan
masuk ke dalam kas BEM IM FKM UI.
3) Mekanisme pengembalian uang (pinjaman) yaitu diawali dengan :
a. Ketentuan otorisasi bila dana disetorkan oleh program kerja di bawah Biro/
Departemen, maka wajib ada tanda tangan Kepala Biro/Departemen dan bendahara
umum dari kepanitiaan atau program kerja terkait.
b. Departemen/ Biro / penyetor dana lain menyerahkan Lembar Penyetoran Kas kepada
Controller. Controller akan mengotorisasi adanya penerimaan dan memberikan Lembar
Penyetoran Kas kepada treasurer.
c. Departemen/ Biro/ penyetor dana lain menyerahkan dana kepada treasurer. Treasurer
akan menandatangani Lembar Penyetoran kas dari controller. Setelah itu, dana akan
dimasukkan ke dalam rekening resmi BEM IM FKM UI.
d. Pihak yang mengembalikan dana/ penyetor dana akan mendapatkan bukti kuitansi
penyerahan dana dan salinan Lembar Penyetoran Kas BEM IM FKM UI.
4. PROFIT DAN LOSS SHARING
7.1 Profit Sharing
Hal yang dimaksud dengan profit adalah net profit, yaitu keuntungan bersih setelah
dikurangi dana-dana operasional kegiatan yang dibebankan kepada BEM IM FKM UI.
Profit Sharing dapat dilakukan apabila program kerja dan kepanitiaan BEM IM FKM UI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
mendapatkan pendapatan yang lebih besar dari pengeluaran. Berdasarkan skalanya,
kepanitiaan dikategorikan menjadi:
a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran < Rp. 5 juta
(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).
Sosial:
BEM-Kas Sosial = 80%
BEM-Kas Operasional = -
Panitia Pelaksana = 20%
Non-sosial:
BEM-Kas Sosial = 20%
BEM-Kas Operasional = 50%
Dept/ Biro kegiatan = 10%
Panitia Pelaksana = 20%
b. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran > Rp. 5 juta
(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).
Sosial:
BEM-Kas Sosial = 50%
BEM-Kas Operasional = 20%
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
Dept/Biro kegiatan = 10%
Panitia Pelaksana = 20%
Non-sosial:
BEM-Kas Sosial = 20%
BEM-Kas Operasional = 30%
Dept/ Biro kegiatan = 10%
Panitia Pelaksana = 40%
Proyek Biro Danus – Kepanitiaan besar. Contoh : Tebongkar’s Day
BEM – Kas sosial = 10 %
BEM – Kas operasional = 50 %
BEM – Kas Danus = 20 %
Panitia Pelaksana = 20 %
Proyek Biro Danus – Kepanitiaan kecil. Contoh : Jaket BEM
BEM – Kas sosial = -
BEM – Kas operasional = 60 %
BEM – Kas Danus = 40 %
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
Panitia Pelaksana = -
c. Program Kerja Non-Kepanitiaan adalah seluruh program kerja yang dilaksanakan oleh
biro dan departemen BEM IM FKM UI yang tidak berbentuk kepanitiaan. Misal:
Pelatihan Jurnalistik.
Sosial:
BEM-Kas Sosial = 80%
BEM-Kas Operasional = -
Biro atau Departemen Pelaksana = 20%
Non-sosial:
BEM-Kas Sosial = 20%
BEM-Kas Operasional = 50%
Biro atau Departemen Pelaksana = 30%
7.2 Loss Sharing
Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripada pengeluarannya.
Persyaratan Loss sharing adalah sebagai berikut:
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
1) Setiap kepanitiaan wajib mengikuti hearing berkala yang diadakan oleh BPH
untuk memantau kondisi operasional dan keuangan kepanitiaan.
2) Setiap kepanitiaan wajib memberitahukan keadaan keuangan yang sebenarnya
secara berkala setiap 1 bulan sekali kepada Bendahara Umum
3) Apabila pihak panitia melihat adanya indikasi loss, panitia wajib melaporkan
indikasi adanya loss tersebut paling lambat H-15 hari kerja sebelum acara
berlangsung.
4) Apabila pihak BPH melihat adanya indikasi loss, maka BPH BEM IM FKM UI
berhak melakukan intervensi hingga ke konsep acara terhadap kepanitiaan terkait
untuk menghindari loss, dan jika memungkinkan BPH berhak menghentikan jalannya
kepanitiaan.
i. Jika pihak BPH BEM IM FKM UI menghentikan jalannya kepanitiaan,
maka panitia dan BEM IM FKM UI masing-masing menanggung 50% dari total
indikasi loss.
ii. Jika pihak panitia meneruskan jalannya kepanitiaan, dan kerugian yang
sebenarnya melebihi indikasi loss, maka BEM IM FKM UI hanya menanggung
50% dari total indikasi loss, dan sisa kerugian yang sebenarnya ditanggung panitia.
(kepanitiaan non-sosial)
iii. Jika kepanitiaan sosial juga mengalami hal yang sama seperti poin (ii)
maka 65% dari total loss kepanitiaan ditanggung oleh BEM IM FKM UI, 35%
ditanggung pihak panitia.
5) Apabila loss tidak dapat dihindari lagi dan tidak diperkirakan sebelumnya, maka
pembagian loss antara BEM dan panitia adalah sebagai berikut:
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
Kepanitiaan non-sosial (besar maupun kecil)
Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan dalam
membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan bagi kepanitiaan
mencapai BEP (Break Event Point / impas).
Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Koordinator
Bidang dan Kepala Bidang/Biro terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usaha-
usaha untuk membayar kerugian kepanitiaan.
Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang ditentukan maka
ketentuannya sebagai berikut :
BEM = 50 %
Panitia = 50 %
Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada di dalam
kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia sepenuhnya jika mereka
tidak mau mematuhi persyaratan di atas.
Kepanitiaan sosial (besar maupun kecil)
Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan dalam
membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan bagi kepanitiaan
mencapai BEP (Break Event Point / impas).
Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Koordinator
Bidang dan Kepala Bidang/Biro terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usaha-
usaha untuk membayar kerugian kepanitiaan.
Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang ditentukan maka
sisa kerugian sepenuhnya akan ditanggung oleh BEM IM FKM UI.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada di dalam
kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia 50% dan BEM IM FKM
UI 50% jika mereka tidak mau mematuhi persyaratan diatas.
5. LPJ KEUANGAN
1) Bentuk laporan keuangan BEM IM FKM UI adalah neraca dan laporan aktivitas keuangan.
2) Laporan keuangan untuk transparansi eksternal akan diterbitkan dua kali dalam satu tahun
kepengurusan (di tengah dan di akhir), berupa neraca & laporan aktivitas keuangan yang
dipublikasikan melalui media BEM IM FKM UI.
3) Laporan keuangan untuk transparansi eksternal juga akan diterbitkan dalam bentuk
Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran yang dipublikasikan pada
mading BEM IM FKM UI setiap akhir minggu di bulan Mei dan Desember.
4) Publikasi atas laporan keuangan BEM IM FKM UI juga akan dilakukan via website yang
pengelolaannya akan dilakukan bekerja sama dengan biro media.
5) Bendahara departemen/biro wajib membuat laporan keuangan departemen/biro secara
berkala 1 bulan sekali dalam bentuk : Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana
Anggaran.
6) Laporan keuangan tersebut di buat rangkap 3 (tiga), 1 rangkap untuk arsip departemen
yang bersangkutan, 1 rangkap diserahkan kepada Bendahara Umum Controller, 1 rangkap
diserahkan kepada Mahalum.
7) Laporan keuangan kegiatan → menyajikan posisi keuangan kepanitiaan suatu kegiatan.
8) Standardisasi → menciptakan keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami,
diperbandingkan, dan dapat digunakan oleh pihak pengguna laporan keuangan.
9) Laporan keuangan terdiri atas :
Laporan Laba/Rugi
Penerimaan
Pengeluaran
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
Laba/Rugi
10) Pos penerimaan dirinci berdasarkan item-item penerimaan yang ada dan diurutkan dari
tanggal penerimaan keuangan.
11) Item penerimaan disajikan dengan menyebutkan:
Tanggal penerimaan
Jenis penerimaan
Jumlah penerimaan
Total penerimaan
12) Pos pengeluaran dirinci berdasarkan item-item pengeluaran yang dibagi berdasarkan
seksi-seksi kepanitiaan dan diurutkan dari tanggal pengeluaran.
13) Item pengeluaran disajikan dengan menyebutkan:
Tanggal pengeluaran
Jenis pengeluaran
Jumlah pengeluaran per item
Total pengeluaran
14) Setiap item harus dilengkapi dengan bukti penerimaan atau pengeluaran uang, dan
diberikan kode.
15) Asumsi dasar dalam pembuatan laporan keuangan adalah dasar akrual dan kas (akrual =
pencatatan akun yang belum riil secara kas, misal: piutang, pendapatan.)
16) Laporan keuangan haruslah memenuhi kriteria berikut:
Understandable
Relevant
Reliable
Comparability
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013
6. Mekanisme Penyerahan LPJ Keuangan
1) Bendahara Bidang/ Kepanitiaan
2) Tim Keuangan
3) Bendum BEM
4) Mahalum
5) TU Bag. Keu.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan Mahasiswa (BKM)
a. BKM merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang dirancang baik sebagai sekretariat
organisasi mahasiswa maupun tempat pelaksanaan kegiatan
b. Luas bangunan atas BKM lama adalah 108 m², sedangkan luas bagian bawah BKM
adalah 60 m²
c. Berat maksimal yang dapat ditanggung oleh bangunan BKM lama adalah 4,5 ton
sehingga jumlah mahasiswa yang diperbolehkan berada dalam ruang atas maksimal 60
orang. Bila terdapat barang, maka kapasitas ruang harus disesuaikan
d. BKM berada dalam pengawasan Unit Mahalum FKM UI dan unit lain yang terkait
e. Pemakaian dan kebersihan BKM merupakan tanggung jawab BEM IM FKM UI. Adapun
pengaturan fungsi operasional BKM diserahkan kepada BEM IM FKM UI dengan
diketahui oleh Manajer Mahalum FKM UI
f. Terkait dengan fungsinya, FKM UI tidak memperkenankan BKM dijadikan tempat
penyimpanan barang yang mengganggu kerapihan ruangan dan berjalannya kegiatan
g. Lantai bawah BKM harus selalu dalam keadaan kosong. Oleh karena itu tidak
diperkenankan menyimpan barang di sana
h. Mahasiswa tidak diperkenankan menginap dalam BKM kecuali dengan perizinan dari
pihak mahalum
i. Waktu pemakaian BKM dalah Senin-Sabtu pukul 06.00-21.00 WIB. Melewati waktu
tersebut maka pihak keamanan FKM UI berhak untuk membubarkan aktivitas dalam
BKM
j. Pemakaian di hari Minggu harus sepengetahuan Manajer Mahalum atau pihak keamanan
FKM UI
k. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan Mahasiswa (BKM) yang baru akan
dirumuskan kemudian.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
SOP Penggunaan BKM
1. Pemeliharaan kebersihan dan kerapian BKM menjadi tanggung jawab seluruh pengurus
Lembaga Kemahasiswaan
2. Barang-barang di BKM yang terkait dengan Program Kerja (Proker) Lembaga
Kemahasiswaan wajib dirapikan atau dikeluarkan kembali paling lambat 2 minggu (14
hari) setelah kegiatan berakhir oleh panitia Proker yang bersangkutan
3. Kehilangan barang yang telah dititipkan terkait dengan Proker Lembaga Kemahasiswaan
pada hari ke lima belas dan seterusnya dari awal masa penitipan tidak menjadi tanggung
jawab Biro Kestari
4. Barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan yang pelaksanaannya telah
berakhir dan tidak dapat digunakan kembali wajib dikeluarkan dan sudah melalui proses
sortir
5. Jika barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan belum dikeluarkan
setelah waku yang sudah ditentukan, maka barang-barang tersebut menjadi hak BEM
FKM UI
6. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan hanya boleh
dititipkan di BKM paling lama 1 x 24 jam
7. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan yang berada di BKM
lebih dari 1 minggu menjadi hak BEM FKM UI
Pengondisian Balai Kegiatan Mahasiswa
1. Mendahulukan kegiatan seperti diskusi, rapat, kajian, dsb dibandingkan dengan kegiatan
pribadi
2. Tidak melakukan hal-hal yang tidak berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan.
3. Senantiasa menjaga kebersihan, kerapian, dan membuang sampah pada tempatnya.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
SOP Kunci BKM
1. Kunci BKM berada di bawah pengawasan Kabir Kestari BEM FKM UI dan Satpam
Gedung A FKM UI
2. Kunci BKM disimpan di post satpam gedung A dan duplikatnya disimpan oleh Kabir
Kestari BEM FKM UI
3. Jika ada mahasiswa yang ingin membuka BKM dapat meminta kunci di post satpam
Gedung A.
SOP Penyimpanan Barang di BKM
1. BKM adalah sarana kegiatan mahasiswa FKM UI dan bukan merupakan tempat
penyimpanan barang kecuali atas pertimbangan Biro Kestari dan Pengurus Terkait (BPH
BEM IM FKM UI 2013)
2. Barang-barang yang disimpan di BKM harus atas sepengetahuan dan ijin Biro
Kestari dan Pengurus terkait dengan mempertimbangkan asas kebermanfaatan, kerapihan,
keindahan dan kenyamanan BKM
3. Barang yang disimpan di dalam lemari atau spot bidang menjadi tanggung jawab
bidang yang bersangkutan
4. Barang-barang yang ingin disimpan di BKM harus berada di dalam kardus dan
diberi label nama dan pemilik barang
5. Barang-barang yang diletakkan harus memenuhi prosedur penitipan barang di
BKM dengan mengisi buku Things in Things Out (TITO) dengan lama waktu yang sudah
ditentukan oleh penanggungjawab barang
6. Barang yang dititipkan tidak sesuai prosedur bukan menjadi tanggung jawab Biro
Kestari dan menjadi hak BEM sepenuhnya.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
SOP Pemeliharaan Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI
1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI wajib menjaga Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI
dan isinya dari kerusakan
4. Setiap Biro dan Departement wajib menjaga kenyamanan ruang sekretariat BEM IM
FKM UI dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh Biro Kestari
Ketentuan Umum Penggunaan Fasilitas BKM
Pemakaian ruang BKM harus melalui konfirmasi kepada Kepala Biro Kestari BEM IM
FKM UI minimal 1 hari sebelum pemakaian
Izin pemakaian harus memenuhi syarat administrasi yang berlaku
Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas barang yang berada di ruang BKM
Jika terdapat kerusakan maka wajib memperbaiki atau mengganti dengan yang baru
Jika terdapat pelanggaran, maka akan dikenakan sanksi yang sesuai dengan pelanggaran
SOP Pemakaian Printer
1. Penggunaan printer untuk keperluan internal semua bidang di BEM IM FKM UI tidak
dikenakan biaya
2. Penggunaan printer untuk keperluan kepanitiaan di bawah BEM IM FKM UI akan
dikenakan biaya Rp.200,-/lembar atau dibuatkan anggaran khusus dari panitia untuk
pembelian tinta printer
3. Penggunaan selain kedua poin di atas dikenakan biaya Rp. 300,-/lembar
SOP Pemakaian Komputer
1. Komputer BEM diperuntukkan bagi kelancaran operasional BEM IM FKM UI dan
kepanitiaan di bawah BEM IM FKM UI
2. Pengurus BEM tidak diperbolehkan untuk menginstall program game di komputer utama
3. Penggunaan internet diperuntukkan untuk kelancaran kepanitiaan Proker BEM
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
4. Pembuatan folder pribadi pengurus BEM diperbolehkan selama berada di dalam folder
masing-masing bidang
5. Pengurus BEM diperkenankan menyimpan data di dalam folder masing-masing bidang
6. Data yang tidak terkait dengan program kerja BEM IM FKM UI akan dihapus setelah
dua minggu tanggal penyimpanan
SOP Penggunaan Logistik BEM
1. Logistik BEM adalah seluruh fasilitas yang telah diinventaris oleh Biro Kestari
2. Peminjam wajib menjaga kelayakan dan kebersihan logistik BEM yang dipinjam
3. Peminjam wajib mengisi buku peminjaman logistik BEM
4. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan terhadap logistik BEM yang dipinjam, maka
peminjam wajib memperbaiki atau mengganti logistik tersebut
5. Khusus untuk peminjaman oleh pihak di luar BEM IM FKM UI wajib meminta izin
kepada Biro Kestari BEM IM FKM UI secara administratif
6. Stempel BEM atau kepantiaan terkait BEM yang akan di gunakan di luar BKM harus
menghubungi Kepala Biro Kestari dan memberitahukan kepada BEMer’s dengan
menuliskan pesan di dekat tempat stempel
SOP Piket BEM
1. Piket BEM IM FKM UI 2013 terdiri dari piket bidang dan piket besar
2. Piket bidang dilaksanakan setiap bulan yang dibagi per minggu sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan oleh kestari.
3. Piket besar adalah piket yang diikuti oleh seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang
akan dilaksanakan tiga kali dalam setahun dan akan dikoordinasi oleh setiap kadept/kabir
masing-masing
4. Indikator kebersihan pada piket bidang dilihat dari kebersihan lantai, kerapian sekret,
tidak ada sampah dan barang-barang bidang yang tercecer
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
5. Sanksi yang akan dikenakan jika tidak melaksanakan piket tanpa alasan dan ijin yang
jelas yaitu :
a. Piket bidang akan dikenakan denda Rp 5.000 per orang di tiap bidang
b. Piket besar akan dikenakan denda Rp 25.000/orang tanpa mendapatkan izin dari
Kadept./Kabir bidang terkait
6. Denda akan menjadi hak Biro Kestari untuk keperluan kesekretariatan dan
administrasi
SOP Surat-Menyurat
1. Pembakuan No. Surat
Aliansi Tanpa Bidang :
Kominfo A.01
Kontrol Internal A.02
Biro :
Biro Kesekretariatan B.01
Biro Kewirausahaan B.02
Biro Kelembagaan B.03
Biro PSDM B.04
Departemen :
Departemen Kajian dan Aksi Strategis D.01
Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa D.02
Departemen Olahraga D.03
Departemen Seni dan Budaya D.04
Departemen Sosial Masyarakat D.05
Departemen Pendidikan dan Keilmuan D.06
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
2. Jenis surat meliputi :
PH : untuk surat yang sifatnya Permohonan
PB : untuk surat yang sifatnya Pemberitahuan
KS : untuk surat yang sifatnya Kerjasama
U : untuk surat yang sifatnya Undangan
UC : untuk surat yang sifatnya Ucapan
P : untuk surat yang sifatnya Pernyataan
M : untuk surat pemberian Mandat
SK : Surat Keterangan
ST : Surat Tugas
3. Yang dapat mengeluarkan surat :
Ketua BEM, Waketum, Sekum dan Bendum
Bidang-bidang dibuat oleh sekretaris bidang
Kepanitiaan dibuat oleh kestari kepanitian
4. Pembuatan surat oleh Kestari harap mengisi buku daftar pembuatan surat yang telah
disediakan paling lambat di tulis 7 hari sebelum hari H, jika kurang dari hari tersebut harap
langsung meminta pembuatan surat oleh sekretaris bidang masing-masing.
5. No. Surat wajib diketik
6. Surat permohonan izin berisi :Tgl Surat, No.surat, Lamp, Perihal surat, Ditujukan kepada,
Badan Surat, Tanda Tangan: Ketua pelaksana, Ketua BEM dan mengetahui Manajer
Mahalum, Tembusan :1. Kepala Rumah Tangga,2. Perlengkapan, 3.Pemeliharaan, 4.
Keamanan, 5. Clening Service, 6. Arsip
7. Sebelum surat permohonan izin dibuat, panitia kegiatan mengkoordinasikan rencana
pemakaian fasilitas, seperti penggunaan ruangan oleh unit kerja akademik, sarana diluar
kelas dengan unit kerja rumah tangga serta laptop dan LCD dengan unit IT
8. Pengecapan diletakkan di sebelah kiri tanda tangan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
9. Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk softcopy dan menyertakan fotokopi surat
yang dikeluarkan
SOP Proposal Kegiatan
Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal :
1. Halaman cover
2. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan
3. Tujuan, menjelaskan tujuan yang akan diadakan
4. Nama kegiatan dan tema kegiatan
5. Sasaran kegiatan
6. Waktu dan Tempat pelaksanaan
7. Deskripsi acara
8. Susunan Acara
9. Anggaran dana (menjelaskan rencana pengeluaran dan perkiraan pendapatan)
10. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti)
11. Penutup
12. Lembar Pengesahan
13. Kontrapretasi (khusus untuk proposal penawaran kerjasama)
14. Lampiran
SOP LPJ Kegiatan
1. LPJ Kegiatan merupakan sebuah mekanisme pertanggungjawaban oleh kepanitiaan yang
menjalankan Proker BEM yang berisi evaluasi pelaksanaan dan keuangan Kegiatan
Proker setelah kegiatan Proker yang bersangkutan selesai dilaksanakan
2. LPJ Kegiatan terdiri dari : LPJ Pelaksanaan Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan
Proker
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI
BEM IM FKM UI 2013
3. Laporan pertanggungjawaban harus berisi point-point :
Pendahuluan
Deskripsi kegiatan
Tujuan Kegiatan
Persiapan kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
Indikator Keberhasilan
Pencapaian kegiatan
Evaluasi kegiatan (Analisis SWOT)
Kesimpulan dan saran
5. LPJ Kegiatan Proker dibuat pada kertas berkop Proker bersangkutan. Bila kegiatan tidak
memiliki kop surat khusus, maka LPJ dibuat dikertas berkop induk organisasi kegiatan.
6. LPJ Pelaksanaan kegiatan Proker diserahkan paling lambat 1 bulan setelah pelaksanaan
Kegiatan Proker berakhir. Keterlambatan menyerahkan LPJ akan dikenakan denda
Rp2.500,-/minggu, dan uang tersebut akan menjadi hak Biro kestari untuk keperluan
kesekretariatan dan administrasi.
7. LPJ Kegiatan Proker dibuat rangkap dua yang kemudian diserahkan kepada MPM IM
FKM UI dan Mahalum FKM UI.
8. LPJ Kegiatan Proker juga diserahkan kepada BEM FKM UI dalam bentuk softcopy
dalam format pdf dan akan disimpan di komputer BEM.
9. Keterlambatan penyerahan LPJ Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan Proker
berakibat pada tidak disetujuinya proposal kegiatan proker yang sama di tahun berikutnya
dan penahanan pencairan dana kegiatan mahasiswa oleh pihak Mahalum FKM UI
STANDAR OPERATING PROCEDURE
BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013
Loker
1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, kabir atau staff kewirausahaan lainnya.
2. Pada saat akan meminjam, silahkan lengkapi data diri sebagai data base kami.
3. Untuk peminjaman loker, dikenakan tarif Rp 30.000,00/ semester dan Rp 60.000,00/
tahun.
4. Diberlakukan sistem waiting list tanpa terkecuali.
5. Maksimal satu minggu setelah masa peminjaman berakhir, maka kunci loker wajib
dikembalikan. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi,
maka dikenakan denda sebesar Rp 5.000,00/ minggu.
6. Kunci rusak atau hilang pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.
TOA
1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.
2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami
tidak menjamin bahwa TOA tersedia.
3. Pada saat akan meminjam TOA, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu
pengenal akan dikembalikan pada saat TOA dikembalikan.
4. Tarif peminjaman TOA Rp 15.000,00/ hari (untuk acara non BEM).
5. Maksimal H+2, TOA wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan
lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka
dikenakan denda sebesar Rp 1.000,00/ hari.
6. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.
LCD
1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.
2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami
tidak menjamin bahwa LCD tersedia.
STANDAR OPERATING PROCEDURE
BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013
3. Pada saat akan meminjam LCD, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu
pengenal akan dikembalikan pada saat LCD dikembalikan.
4. Tarif peminjaman LCD Rp 25.000,00/ jam atau Rp 200.000,00/ hari (untuk acara non
BEM).
5. Jika hanya menyewa layar LCD, dikenakan biaya Rp 5.000,00/ jam atau Rp 25.000,00/
hari.
6. Jika menyewa LCD+layar, maka dikenakan biaya sebesar Rp 30.000,00/ jam atau Rp
250.000,00/ hari.
7. Maksimal H+2, LCD wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan
lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka
dikenakan denda sebesar Rp 2.000,00/ hari.
8. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.
TENDA BAZAAR
1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.
2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami tidak
menjamin bahwa tenda tersedia.
3. Pada saat akan meminjam tenda, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu
pengenal akan dikembalikan pada saat tenda dikembalikan.
4. Tarif peminjaman tenda Rp 90.000,00/ hari/ tenda (untuk acara non BEM).
5. Tarif peminjaman tenda Rp 45.000,00/ hari/ tenda ( acara BEM).
6. Maksimal H+3, tenda wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.
Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka dikenakan
denda sebesar Rp 10.000,00/ hari.
7. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.
STANDAR OPERATING PROCEDURE
BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013
Proker yang melibatkan seluruh BEMers
a. TRY OUT
Setiap BEMers koordinasi dengan SMAnya maisng2 untuk melobi terkait
pelaksanaan TRY OUT.
Setiap BEMers melobi pihak GO untuk menjadi sponsor pelaksanaan TRY OUT.
b. Godachi
Setiap bidang wajib mengirimkan 5 orang untuk menjadi audience.
Pembagian 60 (BEM):40 (individu). Transport ditanggung BEM.
c. Jualan dadakan saat event (SSD)
Minimal 3 orang/ bidang di BEM.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013
Pendahuluan
Aksi demonstrasi adalah suatu metode gerakan mahasiswa. Bahkan aksi turun ke jalan yang
sering disebut sebagai parlemen jalanan sudah melekat dalam tubuh mahasiswa itu sendiri.
Namun, dalam pelaksanaannya seringkali tidak teratur dan terlihat tidak terorganisir dengan
baik. Oleh karena itu, dperlukan sebuah SOP yang mengatur dengan harapan aksi gerakan
mahasiswa dapat berjalan dengan baik.
SOP ini akan mengatur terkait :
1. Perangkat Aksi
2. Presensi Aksi
3. Alur Pencerdasan Aksi
4. Surat Pemberitahuan Aksi
5. Press Release
6. Berita Acara Aksi
7. Peminjaman Logistik Aksi
8. Massa Aksi
9. Panji
Perangkat Aksi
Jendral Lapangan (pihak yang bertanggung jawab atas keseluruhan aksi yang dilakukan dan
mengatur seluruh perangkat aksi yang sifatnyaa dirahasiakan) jenlap; ketua BEM IM FKM
UI.
Koordinator Lapangan (pihak yang bertanggung jawab atas aksi di lapangan); kadept kastrat,
selayaknya PJ acara
Koordinator Putri (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi putri)
Komandan Panji (pihak yang bertanggung jawab untuk mengomandoi panji yang dibawa
oleh massa aksi)
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013
Komandan Banker (pihak yang bertanggung jawab kepada massa aksi yang menjadi
banker/massa aksi barisan terdepan)
Komandan Border (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi dalam border dan
memastikan tidak ada provokator yang masuk dalam barisan aksi)
Medis (pihak yang bertanggung jawab memberikan bantuan pertama kepada massa aksi yang
memerlukan bantuan kesehatan medis, koordinasi dengan FK)
Media (pihak yang bertanggung jawab untuk meliput segala kejadian penting dalam aksi)
Massa Aksi (pihak yanng harus mengikuti dengan tertib segala perintah komandan dan
koordinator aksi)
Humas (pihak yang bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan ke pihak eksternal)
Notulen Aksi (mencatat seluruh kejadian aksi setiap menitnya)
Koordinator Fakultas (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi fakultas) kastrat
fakultas
Presensi Aksi
Dalam setiap aksi, koordinator lapanngan bekerjasama dengan koordinator fakultas harus
memastikan bahwa seluruh massa aksi terdata dengan baik. Form absensi setidaknya berisi
nama, jurusan, fakultas, angkatan, dan nomor telepon yang bisa dihubungi untuk
meminimisasi hal-hal yang tidak diinginkan.
Mekanisme izin
Alur ‘Pencerdasan‘ Aksi
Koordinasi dengan fakultas melalui mekanisme sospolnet.
Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan.
Alur Aksi:
o Menetapkan tempat dan waktu awal berkumpul dan keberangkatan (ex; Bundaran
Psikologi).
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013
o Menetapkan tempat aksi (ex; Istana Negara).
o Menetapkan bentuk dan strategi aksi (orasi-orasi, longmarch, teatrikal, dsb).
o Membuat secara tertulis tuntutan yang akan dibawa dan memastikan seluruh
massa aksi mengetahui dan memahami urgensi aksi.
o Membuat parameter keberhasilan aksi terkait dengan goal yang ingin dicapai.
Surat Pemberitahuan Aksi
Seluruh aksi yang dilakukan atas nama BEM IM FKM UI harus dibawah sepengetahuan
departemen KASTRAT BEM IM FKM UI (departemen sejenis) dan disetujui oleh Ketua
BEM IM FKM UI.
Surat pembertahuan aksi setidaknya berisikan alasan, tujuan, tempat, waktu diadakannya aks,
serta contact person yang bisa dihubungi).
Perihal pemberitahuan aksi kepada pihak Kepolisian (KAPOLDA/KAPOLRI) dilakukan
selambat-lambatnya satu hari sebelum aksi (H-1).
Press Release
Press release adalah buletin berita yang ringkas, menarik perhatian, dan menggambarkan
suatu event atau isu yang penting/signifikan. Press release merupakan cara pertama dan
termudah untuk menghubungi media. Press release aksi berisi informasi singkat dan padat
mengenai urgensi aksi yang dilakukan (apa dan mengapa). Release ini dilengkapi dengan
informasi latar belakang yang menjelaskan alasan sehubungan dengan isu yang
diadvokasikan.
Panduan untuk Menulis Sebuah Press Relese:
o Gunakan gaya bahasa jurnalistik, dengan kalimat yang sarat fakta.
o Mencakup unsur 5 “W“ (What? Who? When? Where? Why?).
o Upayakan dibuat secara singkat dan tidak lebih dari satu halaman.
o Ketik pada satu sisi saja. Gunakan spasi 1,5.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013
o Cantumkan nomor telepon dan nama yang bisa dihubungi. Pastikan orang tersebut
selalu siap menjawab pertanyaan (cukup menguasai isu) dan siap untuk
dihubungi.
o Gunakan fakta dan angka sesuai kebutuhan. Ini membuat berita tampil lebih solid
dan amat membantu wartawan dalam menulis berita.
Berita Acara Aksi
Berita acara berisikan ringkasan aksi yang telah dilakukan (tempat, waktu, dan hal-hal
penting yang terjadi saat aksi).
Berita acara harus dibuat dan diterima oleh Ketua BEM IM FKM UI selambat-lambatnya 2
hari setelah aksi.
.
Massa Aksi
FKM UI akan mengirimkan massa aksi di bawah tanggung jawab BEM IM FKM UI
apabila satu dari empat orang yang bertanggung jawab di BEM (Ketua BEM, Wakil
Ketua BEM, Korbid Bidang Sospol, dan Kadept Kastrat) ikut terlibat dalam aksi tersebut.
Apabila ada massa aksi FKM UI yang terlibat suatu aksi dimana tidak ada satu dari
empat orang yang bertanggung jawab di BEM (Ketua BEM, Wakil Ketua BEM, Korbid
Sospol Bidang Sospol, dan Kadept Kastrat) yang terlibat dalam aksi tersebut, maka massa
aksi tersebut di luar tanggung jawab BEM IM FKM UI.
Panji
1 buah panji BEM IM FKM UI akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 10
orang.
1 buah panji BEM IM FKM UI dan 1 buah panji Bingu akan diturunkan apabila massa
aksi dari FKM ≥ 30 orang dan terdapat minimal 5 orang Bingu dari dua angkatan
termuda.
1 buah panji IM FKM UI akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 50 orang.
Departemen Olahraga BEM IM FKM UI 2013
“SOP PEMINJAMAN BARANG”
MOHON DIPERHATIKAN dan DITAATI YA
Hubungi Kepala Departemen tentang perizinan peminjaman barang, barang maksimal dikembalikan H+1 jam
a) Apabila barang rusak maka pihak yang meminjam harus mengganti 50% dan 50% dari Departemen Olahraga
b) Apabila barang hilang, maka pihak yang meminjam harus mengganti 100%
CP : Fikri (085780486161) Traviata (081906290004)