Transcript
Page 1: SOP BEM IM FKM UI 2013

STANDARD OPERATING

PROCEDURE

BEM IM FKM UI 2013

Sinergis untuk Perubahan

Page 2: SOP BEM IM FKM UI 2013

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

PENJAGAAN

I. Maintenance Pengurus

1. Setiap bidang wajib mengadakan teambuilding bidang di awal kepengurusan dan

melaporkannya kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 secara tertulis dalam

bentuk berita acara.

2. Setiap bidang harus memiliki anggota yang menjadi perpanjangan tangan Biro

PSDM BEM IM FKM UI 2013 (PSDM bidang) di bidangnya atau yang biasa

disebut deputi internal.

3. Penjagaan motivasi dan komitmen pengurus BEM IM FKM UI 2013 merupakan

tanggung jawab masing-masing ketua bidang, PSDM bidang (deputi internal),

Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013, dan supervisor bidang yang ditentukan oleh

Ketua BEM.

4. Supervisor bidang dan anggota Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 yang

bertugas melakukan penjagaan terhadap bidang berhak menghadiri krida dengan

terlebih dahulu mengomunikasikan kepada Ketua bidang.

5. Ketua bidang harus melakukan peran kultural (merayakan ulang tahun staf,

memberikan keteladanan, dan pendekatan personal) untuk menjaga motivasi dan

komitmen staf-stafnya, melaporkan evaluasi, dan kondisi pengurus dalam setiap

rapat BPH.

6. Deputi internal wajib menghadiri pertemuan Deputi bidang yang diadakan oleh

Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 sesuai waktu yang disepakati, baik personal

maupun seluruh Deputi.

7. Ketua bidang harus membangun budaya positif ke setiap pengurus di bidangnya

(budaya salam, doa sebelum, dan sesudah rapat, budaya saling menasehati, tepat

waktu dalam memulai rapat, dan budaya berpendapat) dalam satu tahun

kepengurusan.

Page 3: SOP BEM IM FKM UI 2013

8. Ketua bidang wajib menyosialisasikan SOP PSDM yang telah disepakati kepada

staf-stafnya di awal kepengurusan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

II. Loyalitas terhadap Organisasi

1. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang ingin mengikuti organisasi/kepanitiaan di

luar bidangnya baik internal maupun eksternal BEM IM FKM UI 2013 wajib

meminta izin dan pertimbangan Ketua bidangnya.

2. BPH BEM IM FKM UI 2013 diperbolehkan mengikuti 1 kepanitiaan/kegiatan di

luar bidangnya dalam satu tahun kepengurusan dengan terlebih dahulu dibahas di

rapat BPH dan dengan persetujuan Ketua BEM IM FKM UI 2013.

3. Deputi atau Wakil Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013, atau sederajatnya,

diperbolehkan mengikuti 2 kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam satu

tahun kepengurusan dan tidak dalam waktu yang bersamaan dengan persetujuan

Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013 bersangkutan.

4. Staf BEM IM FKM UI 2013 diperbolehkan mengikuti maksimal 3

kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam waktu yang bersamaan (termasuk

waktu persiapan kepanitiaan/kegiatan yang diikuti) dengan ketentuan maksimal

menjadi 1 BPH dan 2 staf.

III. Mekanisme Treatment, Surat Peringatan, dan Pemutihan

1. Ketua bidang berhak memberikan treatment kepada stafnya yang bermasalah dan

atau melanggar SOP atas rekomendasi deputi internal, atau sederajatnya, atau data

monev atau Ketua bidang itu sendiri atau Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI

2013.

2. Jika treatment yang diberikan tidak dilaksanakan, Kepala Biro PSDM BEM IM

FKM UI 2013 berhak memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada staf

yang bersangkutan.

3. Jika pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang telah dikenakan SP1 tidak

menunjukkan perbaikan sikap, Ketua BEM IM FKM UI 2013 berhak memberikan

Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada pengurus yang bersangkutan.

Page 4: SOP BEM IM FKM UI 2013

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

4. Jika pemberian SP2 tidak membuat keadaan membaik, Ketua BEM

memberlakukan mekanisme pemutihan yang terlebih dahulu dibahas dan

disepakati di rapat BPH BEM IM FKM UI 2013.

IV. Pengunduran Diri Pengurus

1. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang ingin mengundurkan diri harus :

a. Mempunyai alasan yang jelas dan sangat memberatkannya dalam

menjalankan tugas-tugas sebagai pengurus BEM IM FKM UI 2013.

b. Membuat surat pernyataan pengunduran diri beserta alasannya.

c. Mendapat persetujuan dari seluruh anggota bidangnya, dibuktikan dengan

tanda tangan seluruh anggota bidang.

d. BPH BEM IM FKM UI 2013 yang akan mengundurkan diri wajib

memberikan rekomendasi pengganti.

2. Keputusan pengabulan pengunduran diri pengurus BEM IM FKM UI 2013

diputuskan oleh Ketua BEM IM FKM UI 2013 dengan persetujuan minimal 2/3

BPH BEM IM FKM UI 2013.

3. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 secara otomatis mengundurkan diri jika cuti

atau tidak memiliki status akademik aktif.

MONITORING EVALUASI

I. Pelaksanaan Kegiatan Internal Bidang

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 80% kegiatan

internal dalam bidangnya.

2. Setiap bidang di BEM IM FKM UI 2013 wajib melaksanakan krida minimal 1

kali dalam 1 pekan kecuali dalam keadaan yang tidak memungkinkan (misalnya

liburan atau pekan ujian).

Page 5: SOP BEM IM FKM UI 2013

3. Setiap pelaksanaan krida harus disertai dengan presensi pengurus yang disediakan

dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

II. Kehadiran dalam Kegiatan Bidang Lain

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 60% program kerja

BEM IM FKM UI 2013 di luar bidangnya yang melibatkan kehadiran bidang lain.

2. Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 memonitor kehadiran pengurus BEM IM

FKM UI 2013 dalam program kerja BEM IM FKM UI 2013 yang melibatkan

seluruh bidang di BEM IM FKM UI 2013 dengan presensi pengurus di setiap

kegiatan yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM

FKM UI 2013.

3. Presensi pengurus BEM IM FKM UI 2013 dalam kehadiran di bidang lain yang

melibatkan kehadiran bidang lain akan diaudit di pertengahan dan di akhir

kepengurusan BEM IM FKM UI 2013.

III. Membangun Budaya Disiplin dan Menghargai Sesama.

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya

budaya disiplin dalam organisasi.

a. respect to time

i. Setiap pertemuan/rapat yang dilakukan oleh BPH BEM IM FKM UI

2013/bidang baik internal BEM IM FKM UI 2013 maupun melibatkan

pihak luar harus dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

ii. Setiap bidang wajib membuat mekanisme tertulis tentang reward dan

punishment bagi anggotanya terkait ketepatan waktu.

iii. Perizinan bagi peserta pertemuan/rapat harus disampaikan kepada

pemimpin pertemuan/rapat sebelum pertemuan/rapat dimulai.

b. respect to system

Page 6: SOP BEM IM FKM UI 2013

i. BEM IM FKM UI 2013 memiliki peraturan-peraturan yang bersifat

mengikat kepada seluruh pengurusnya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

ii. Seluruh kegiatan BEM IM FKM UI 2013 (termasuk krida, kajian, dan

kegiatan informal) di lingkungan FKM UI harus diselesaikan maksimal

pukul 19.00 WIB. Jika ada kondisi yang mengharuskan pengurus BEM IM

FKM UI 2013 melampaui ketentuan tersebut, pihak yang bersangkutan

harus meminta izin kepada Ketua bidang terkait yang juga diberitahukan

kepada Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 dan Ketua BEM IM

FKM UI 2013.

iii. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib mengerjakan pekerjaan

sesuai dengan deskripsi pekerjaan

2. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya

budaya menghargai sesama (respect to people) dengan memberikan pendapat,

kritik, dan saran dengan cara yang baik dan menghargai pendapat orang lain serta

melaksanakan setiap hasil dari suatu keputusan secara sungguh-sungguh dan

lapang dada.

APRESIASI

I. Apresiasi Personal

1. Penilaian (appraisal) yang dilakukan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013

kepada seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 akan dilaporkan dalam bentuk

rapor pengurus.

Page 7: SOP BEM IM FKM UI 2013

2. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang menampilkan kinerja paling baik

berdasarkan rapor maupun data monev akan mendapatkan apresiasi penghargaan

(award) dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

3. Apresiasi bagi Project Officer kepanitiaan merupakan tanggung jawab BPH BEM

IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

4. Apresiasi bagi anggota kepanitiaan merupakan tanggung jawab Project Officer

yang bersangkutan.

5. Apresiasi bagi BPH BEM IM FKM UI 2013 merupakan tanggung jawab dari

Ketua BEM IM FKM UI 2013 dibantu oleh Kepala Biro PSDM BEM IM FKM

UI 2013.

6. Apresiasi bagi bidang merupakan tanggung jawab dari Ketua BEM IM FKM UI

2013 dibantu oleh Koordinator Bidang BEM IM FKM UI 2013.

7. Penilaian kinerja pengurus akan dilakukan melalui program kerja monitoring

evaluasi dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

UPGRADING

I. Peningkatan Kualitas Pengurus

1. Setiap bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian (skill) yang diselenggarakan

oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

2. Setiap anggota bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian khusus bidang yang

diselenggarakan baik oleh bidang bersangkutan atau Biro PSDM BEM IM FKM

UI 2013 berdasarkan kurikulum yang telah disusun oleh Biro PSDM BEM IM

FKM UI 2013.

KADERISASI

Page 8: SOP BEM IM FKM UI 2013

I. Kaderisasi Bidang

1. Setiap bidang wajib membuat dan memberikan usulan atau rekomendasi nama

secara tertulis bagi bidang tersebut untuk kepengurusan selanjutnya, yang

diberikan kepada ketua bidang/biro dan diserahkan kepada Biro PSDM BEM IM

FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

2. Rekomendasi nama yang dimaksud pada poin 1, wajib mengikuti pembekalan

untuk menjadi pengurus BEM selanjutnya yang dilaksanakan oleh Biro PSDM

BEM IM FKM UI 2013.

Page 9: SOP BEM IM FKM UI 2013

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

1. SISTEM KEUANGAN BEM IM FKM UI

a. Sistem keuangan BEM IM FKM UI mengadopsi sistem keuangan dua pintu yang

memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi

pemegangan kas organisasi (Treasurer).

b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I (Controller).

c. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum II (Treasurer).

2. TUGAS DAN WEWENANG BENDAHARA UMUM & TIM KEUANGAN BEM IM

FKM UI 2013

a. Bendahara Umum I (Controller) adalah Vania Putri Piani/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan

tanggung jawabnya adalah :

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

2. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan BEM

3. Bertanggung jawab terhadap penembusan keuangan dari dana kemahasiswaan

4. Bertanggung jawab terhadap pembuatan LPJ keuangan bidang dan kepanitiaan

5. Melakukan supervisi terhadap Tim Keuangan, Bendahara Bidang & Bendahara

Kepanitiaan

6. Bertanggung Jawab terhadap kinerja Tim Keuangan

7. Mengawasi penggunaan anggaran BEM oleh bidang dan kepanitiaan

Page 10: SOP BEM IM FKM UI 2013

8. Melakukan assessment terhadap RKAT bidang-bidang

9. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang

10. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas BEM untuk berbagai keperluan

organisasi yang bersifat penting-mendesak

11. Melakukan otorisasi terhadap proses keluar-masuknya uang untuk seluruh kegiatan BEM

FKM UI.

12. Membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan BEM FKM UI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

13. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum Treasurer

14. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol

keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen serta kepanitiaan-

kepanitiaan di bawahnya

b. Bendahara Umum II (Treasurer) adalah Husnul Fitri/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan

tanggung jawabnya adalah :

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

2. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan keuangan BEM

3. Bertanggung jawab terhadap peningkatan kompetensi bidang yang disupervisi

4. Melakukan supervisi terhadap Biro Kewirausahaan

5. Bertanggung jawab terhadap kinerja Biro Kewirausahaan

6. Sebagai pemegang kas BEM IM FKM UI, baik kas sosial, kas operasional dan dana abadi

yang tersimpan dalam rekening bank atas nama BEM IM FKM UI

7. Mengawasi penggunaan anggaran BEM oleh bidang dan kepanitiaan

8. Melakukan assessment terhadap RKAT bidang-bidang

9. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang

10. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas BEM untuk berbagai keperluan

organisasi yang bersifat penting-mendesak

Page 11: SOP BEM IM FKM UI 2013

11. Mengelola proses keluar masuknya uang yang telah di otorisasi oleh Bendahara Umum

Controller

12. Membantu Bendahara Umum Controller dalam membuat SOP keuangan BEM FKM UI.

13. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum Controller

14. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol

keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen serta kepanitiaan-

kepanitiaan di bawahnya

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

c. Tim Keuangan 1 adalah Yogani/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya

adalah :

1) Melakukan pencatatan keuangan bidang Olahraga, Senbud, Kewirausahaan dan

Kelembagaan bersama Bendahara Umum Treasurer

2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi

keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat.

3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara

biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.

4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan

5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang

6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang

d. Tim Keuangan 2 adalah Oki Ri’ayati/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya

adalah :

Page 12: SOP BEM IM FKM UI 2013

1) Melakukan pencatatan keluar masuk keuangan bidang Sosmas, AdKesma, Kastrat dan

Kominfo bersama Bendahara Umum Treasurer

2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi

keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat.

3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara

biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.

4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang

6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang

e. Tim Keuangan 3 adalah Farizah Fauziah/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung

jawabnya adalah:

1) Melakukan pencatatan keuangan bidang P&K, Kestari, PSDM dan Kontrol Internal

bersama Bendahara Umum Treasurer

2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi

keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat.

3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara

biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.

4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan

5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang

6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang

Page 13: SOP BEM IM FKM UI 2013

f. Dalam melaksanakan tugasnya, bendahara umum dibantu dengan tim keuangan akan

berkoordinasi dengan bendahara masing-masing departemen dan biro dalam hal pelaporan

dan pengaturan keuangan internal departemen dan biro terkait.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

3. SUMBER DANA/PENERIMAAN BEM IM FKM UI

Sumber Dana/Penerimaan BEM IM FKM UI antara lain:

- Dana Kemahasiswaan, yaitu dana yang disediakan oleh Mahalum FKM UI untuk kegiatan

program kerja BEM IM FKM UI

- Dana yang diwariskan dari kepengurusan sebelumnya.

- Dana yang dihasilkan oleh biro dana usaha

- Profit sharing dari kepanitiaan (ketentuan mengenai profit sharing dijabarkan dalam point

tersendiri dalam SOP ini)

4. DEFINISI KAS SOSIAL, KAS DANUS, KAS OPERASIONAL/ UMUM, DAN KAS

KEMAHASISWAAN

a. Kas Sosial adalah bagian dari kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya terbatas

(restricted) untuk kegiatan sosial kemanusiaan, seperti bencana alam dan kegiatan sosial

lainnya.

b. Kas Danus adalah bagian dari kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya terbatas

(restricted) untuk menghasilkan keuntungan bagi BEM IM FKM UI.

Page 14: SOP BEM IM FKM UI 2013

c. Kas Operasional/umum adalah kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya adalah

untuk menunjang aktivitas BEM IM FKM UI.

d. Kas kemahasiswaan adalah kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya adalah untuk

melaksanakan aktivitas BEM IM FKM UI termasuk untuk melaksanakan seluruh program

kerja BEM. Kas kemahasiswaan mencakup dana kemahasiswaan dan dana turunan. Dana

turunan bersifat sebagai dana abadi BEM IM FKM UI.

e. Penggunaan kas kemahasiswaan, kas sosial, dan kas operasional adalah atas persetujuan

(otorisasi) dari Bendahara Umum Controller.

f. Jika dana kemahasiswaan yang ditentukan dalam Rencana Operasional berlebih, maka sisa

dana tersebut akan dimasukkan ke dalam kas kemahasiswaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

g. Pemakaian kas sosial non-budgeter berdasarkan pertimbangan Controller, dengan

keputusan diambil melalui Rapat BPH (seperti dana untuk bencana alam).

h. Kas Sosial hanya dipakai dalam keadaan mendesak, dengan status sebagai pinjaman yang

harus dikembalikan dan disetujui oleh Controller dan Ketua BEM IM FKM UI. Maksimal

kas Sosial yang dipakai adalah 50% dari kas sosial yang ada.

2. PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA

5.1 Syarat Pengajuan Permintaan Dana

- Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam

RKAT.

- Pembayaran anggaran biro/ departemen diserahkan setelah bukti pembayaran yang

valid diserahkan kepada Bendum BEM IM FKM UI.

5.2 Prosedur Permintaan Dana

Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang harus dilalui dalam

melakukan permintaan dana pada Bendahara Umum BEM IM FKM UI beserta form-

form yang diperlukannya, yaitu:

Page 15: SOP BEM IM FKM UI 2013

1) Masing-masing biro/ departemen yang memerlukan dana untuk melaksanakan

program kerja yang telah ditetapkan mengisi Form Permintaan Dana.

2) Form Permintaan Dana yang telah diisi tersebut lalu diajukan pada Bendahara

Umum controller untuk dicek pada anggaran yang tersedia. Jika ternyata dana yang

tersedia tidak mencukupi, maka akan dituliskan dalam form : ”tidak ada dana”.

3) Setelah menyetujui, Bendahara Umum akan mengeluarkan lembar penarikan kas

tiga rangkap. Satu rangkap sebagai dokumentasi bendahara umum controller, satu

rangkap yang lain diberikan kepada pemohon dana untuk disimpan sebagai bukti dan

satu rangkap lainnya diserahkan kepada bendahara umum treasurer.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

4) Pemohon dana menyerahkan lembar penarikan kas kuitansi permohonan dana kepada

treasurer. Kemudian treasurer akan memeriksa validasi kuitansi (terdapat tanda

tangan controller) maka treasurer akan memberikan uang sebesar yang diminta.

5) Apabila dirasakan bahwa akan ada acara mendadak dan membutuhkan dana dalam

waktu dekat, maka setiap biro/ departemen diharapkan membuat surat permohonan

resmi dengan tanda tangan Ketua Biro/ Departemen dengan persetujuan Ketua BEM.

6) Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan

dengan keseluruhan permintaan dana biro/ departemen yang bersangkutan dan tidak

akan ditambahkan.

7) Peminjaman dana untuk kegiatan dibatasi maksimal 20 % dari total dana

kemahasiswaan yang telah disepakati dalam RKAT.

5.3 Kepanitiaan Kecil

a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran < Rp. 5 juta

(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).

b. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan interim beserta bukti

pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 4 minggu 1 x kepada Bendum BEM IM

FKM UI.

Page 16: SOP BEM IM FKM UI 2013

c. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada Bendum BEM IM

FKM UI selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah kegiatan berakhir.

d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan

denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa)

e. Panitia (pihak BEM IM FKM UI) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll)

wajib membuat MoU/ perjanjian bermaterai :

Untuk penerimaan dan pengeluaran

antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang harus dilengkapi materai Rp 3.000,00 dan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥

Rp. 750.000/barang harus dilengkapi materai Rp. 6.000,00.

f. Setiap kepanitiaan kecil wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan Bendum.

5.4 Kepanitiaan Besar

a. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran ³ Rp.5 juta

(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).

b. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan interim beserta bukti

pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 4 minggu 1 x kepada Bendum BEM IM

FKM UI.

c. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan akhir kepada Bendum BEM

IM FKM UI selambat-lambatnya 20 hari kerja setelah kegiatan berakhir.

d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan

denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa).

e. Laporan Keuangan terdiri dari cash flow dan laporan rekonsiliasi bank.

f. Panitia (pihak BEM IM FKM UI) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll)

wajib membuat MoU/ perjanjian bermaterai :

Page 17: SOP BEM IM FKM UI 2013

Untuk penerimaan dan pengeluaran

antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang harus dilengkapi materai Rp 3.000,00 dan

Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥

Rp. 750..000/barang harus dilengkapi materai Rp. 6.000,00.

g. Setiap kepanitiaan besar wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan Bendum.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

3. PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN KAS

1) Penyetoran dana dilakukan oleh pihak biro dana usaha atau pihak biro/ departemen lain

yang menghasilkan pembagian dana sisa yang akan masuk ke dalam kas BEM IM FKM

UI.

2) Penyetoran dana dilakukan oleh pihak biro dana usaha kepada bendahara umum dilakukan

2 (dua) kali selama 1 (satu) kepengurusan, di tengah dan di akhir kepengurusan yang akan

masuk ke dalam kas BEM IM FKM UI.

3) Mekanisme pengembalian uang (pinjaman) yaitu diawali dengan :

a. Ketentuan otorisasi bila dana disetorkan oleh program kerja di bawah Biro/

Departemen, maka wajib ada tanda tangan Kepala Biro/Departemen dan bendahara

umum dari kepanitiaan atau program kerja terkait.

b. Departemen/ Biro / penyetor dana lain menyerahkan Lembar Penyetoran Kas kepada

Controller. Controller akan mengotorisasi adanya penerimaan dan memberikan Lembar

Penyetoran Kas kepada treasurer.

c. Departemen/ Biro/ penyetor dana lain menyerahkan dana kepada treasurer. Treasurer

akan menandatangani Lembar Penyetoran kas dari controller. Setelah itu, dana akan

dimasukkan ke dalam rekening resmi BEM IM FKM UI.

Page 18: SOP BEM IM FKM UI 2013

d. Pihak yang mengembalikan dana/ penyetor dana akan mendapatkan bukti kuitansi

penyerahan dana dan salinan Lembar Penyetoran Kas BEM IM FKM UI.

4. PROFIT DAN LOSS SHARING

7.1 Profit Sharing

Hal yang dimaksud dengan profit adalah net profit, yaitu keuntungan bersih setelah

dikurangi dana-dana operasional kegiatan yang dibebankan kepada BEM IM FKM UI.

Profit Sharing dapat dilakukan apabila program kerja dan kepanitiaan BEM IM FKM UI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

mendapatkan pendapatan yang lebih besar dari pengeluaran. Berdasarkan skalanya,

kepanitiaan dikategorikan menjadi:

a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran < Rp. 5 juta

(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).

Sosial:

BEM-Kas Sosial = 80%

BEM-Kas Operasional = -

Panitia Pelaksana = 20%

Non-sosial:

BEM-Kas Sosial = 20%

BEM-Kas Operasional = 50%

Page 19: SOP BEM IM FKM UI 2013

Dept/ Biro kegiatan = 10%

Panitia Pelaksana = 20%

b. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran > Rp. 5 juta

(setelah diaudit oleh Bendahara Umum).

Sosial:

BEM-Kas Sosial = 50%

BEM-Kas Operasional = 20%

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

Dept/Biro kegiatan = 10%

Panitia Pelaksana = 20%

Non-sosial:

BEM-Kas Sosial = 20%

BEM-Kas Operasional = 30%

Dept/ Biro kegiatan = 10%

Panitia Pelaksana = 40%

Proyek Biro Danus – Kepanitiaan besar. Contoh : Tebongkar’s Day

BEM – Kas sosial = 10 %

BEM – Kas operasional = 50 %

Page 20: SOP BEM IM FKM UI 2013

BEM – Kas Danus = 20 %

Panitia Pelaksana = 20 %

Proyek Biro Danus – Kepanitiaan kecil. Contoh : Jaket BEM

BEM – Kas sosial = -

BEM – Kas operasional = 60 %

BEM – Kas Danus = 40 %

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

Panitia Pelaksana = -

c. Program Kerja Non-Kepanitiaan adalah seluruh program kerja yang dilaksanakan oleh

biro dan departemen BEM IM FKM UI yang tidak berbentuk kepanitiaan. Misal:

Pelatihan Jurnalistik.

Sosial:

BEM-Kas Sosial = 80%

BEM-Kas Operasional = -

Biro atau Departemen Pelaksana = 20%

Non-sosial:

BEM-Kas Sosial = 20%

Page 21: SOP BEM IM FKM UI 2013

BEM-Kas Operasional = 50%

Biro atau Departemen Pelaksana = 30%

7.2 Loss Sharing

Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil

daripada pengeluarannya.

Persyaratan Loss sharing adalah sebagai berikut:

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

1) Setiap kepanitiaan wajib mengikuti hearing berkala yang diadakan oleh BPH

untuk memantau kondisi operasional dan keuangan kepanitiaan.

2) Setiap kepanitiaan wajib memberitahukan keadaan keuangan yang sebenarnya

secara berkala setiap 1 bulan sekali kepada Bendahara Umum

3) Apabila pihak panitia melihat adanya indikasi loss, panitia wajib melaporkan

indikasi adanya loss tersebut paling lambat H-15 hari kerja sebelum acara

berlangsung.

4) Apabila pihak BPH melihat adanya indikasi loss, maka BPH BEM IM FKM UI

berhak melakukan intervensi hingga ke konsep acara terhadap kepanitiaan terkait

untuk menghindari loss, dan jika memungkinkan BPH berhak menghentikan jalannya

kepanitiaan.

i. Jika pihak BPH BEM IM FKM UI menghentikan jalannya kepanitiaan,

maka panitia dan BEM IM FKM UI masing-masing menanggung 50% dari total

indikasi loss.

ii. Jika pihak panitia meneruskan jalannya kepanitiaan, dan kerugian yang

sebenarnya melebihi indikasi loss, maka BEM IM FKM UI hanya menanggung

Page 22: SOP BEM IM FKM UI 2013

50% dari total indikasi loss, dan sisa kerugian yang sebenarnya ditanggung panitia.

(kepanitiaan non-sosial)

iii. Jika kepanitiaan sosial juga mengalami hal yang sama seperti poin (ii)

maka 65% dari total loss kepanitiaan ditanggung oleh BEM IM FKM UI, 35%

ditanggung pihak panitia.

5) Apabila loss tidak dapat dihindari lagi dan tidak diperkirakan sebelumnya, maka

pembagian loss antara BEM dan panitia adalah sebagai berikut:

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

Kepanitiaan non-sosial (besar maupun kecil)

Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan dalam

membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan bagi kepanitiaan

mencapai BEP (Break Event Point / impas).

Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Koordinator

Bidang dan Kepala Bidang/Biro terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usaha-

usaha untuk membayar kerugian kepanitiaan.

Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang ditentukan maka

ketentuannya sebagai berikut :

BEM = 50 %

Panitia = 50 %

Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada di dalam

kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia sepenuhnya jika mereka

tidak mau mematuhi persyaratan di atas.

Page 23: SOP BEM IM FKM UI 2013

Kepanitiaan sosial (besar maupun kecil)

Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan dalam

membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan bagi kepanitiaan

mencapai BEP (Break Event Point / impas).

Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Koordinator

Bidang dan Kepala Bidang/Biro terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usaha-

usaha untuk membayar kerugian kepanitiaan.

Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang ditentukan maka

sisa kerugian sepenuhnya akan ditanggung oleh BEM IM FKM UI.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada di dalam

kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia 50% dan BEM IM FKM

UI 50% jika mereka tidak mau mematuhi persyaratan diatas.

5. LPJ KEUANGAN

1) Bentuk laporan keuangan BEM IM FKM UI adalah neraca dan laporan aktivitas keuangan.

2) Laporan keuangan untuk transparansi eksternal akan diterbitkan dua kali dalam satu tahun

kepengurusan (di tengah dan di akhir), berupa neraca & laporan aktivitas keuangan yang

dipublikasikan melalui media BEM IM FKM UI.

3) Laporan keuangan untuk transparansi eksternal juga akan diterbitkan dalam bentuk

Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran yang dipublikasikan pada

mading BEM IM FKM UI setiap akhir minggu di bulan Mei dan Desember.

4) Publikasi atas laporan keuangan BEM IM FKM UI juga akan dilakukan via website yang

pengelolaannya akan dilakukan bekerja sama dengan biro media.

Page 24: SOP BEM IM FKM UI 2013

5) Bendahara departemen/biro wajib membuat laporan keuangan departemen/biro secara

berkala 1 bulan sekali dalam bentuk : Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana

Anggaran.

6) Laporan keuangan tersebut di buat rangkap 3 (tiga), 1 rangkap untuk arsip departemen

yang bersangkutan, 1 rangkap diserahkan kepada Bendahara Umum Controller, 1 rangkap

diserahkan kepada Mahalum.

7) Laporan keuangan kegiatan → menyajikan posisi keuangan kepanitiaan suatu kegiatan.

8) Standardisasi → menciptakan keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami,

diperbandingkan, dan dapat digunakan oleh pihak pengguna laporan keuangan.

9) Laporan keuangan terdiri atas :

Laporan Laba/Rugi

Penerimaan

Pengeluaran

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

Laba/Rugi

10) Pos penerimaan dirinci berdasarkan item-item penerimaan yang ada dan diurutkan dari

tanggal penerimaan keuangan.

11) Item penerimaan disajikan dengan menyebutkan:

Tanggal penerimaan

Jenis penerimaan

Jumlah penerimaan

Total penerimaan

12) Pos pengeluaran dirinci berdasarkan item-item pengeluaran yang dibagi berdasarkan

seksi-seksi kepanitiaan dan diurutkan dari tanggal pengeluaran.

13) Item pengeluaran disajikan dengan menyebutkan:

Tanggal pengeluaran

Jenis pengeluaran

Jumlah pengeluaran per item

Page 25: SOP BEM IM FKM UI 2013

Total pengeluaran

14) Setiap item harus dilengkapi dengan bukti penerimaan atau pengeluaran uang, dan

diberikan kode.

15) Asumsi dasar dalam pembuatan laporan keuangan adalah dasar akrual dan kas (akrual =

pencatatan akun yang belum riil secara kas, misal: piutang, pendapatan.)

16) Laporan keuangan haruslah memenuhi kriteria berikut:

Understandable

Relevant

Reliable

Comparability

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

6. Mekanisme Penyerahan LPJ Keuangan

1) Bendahara Bidang/ Kepanitiaan

2) Tim Keuangan

3) Bendum BEM

4) Mahalum

5) TU Bag. Keu.

Page 26: SOP BEM IM FKM UI 2013

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan Mahasiswa (BKM)

a. BKM merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang dirancang baik sebagai sekretariat

organisasi mahasiswa maupun tempat pelaksanaan kegiatan

b. Luas bangunan atas BKM lama adalah 108 m², sedangkan luas bagian bawah BKM

adalah 60 m²

c. Berat maksimal yang dapat ditanggung oleh bangunan BKM lama adalah 4,5 ton

sehingga jumlah mahasiswa yang diperbolehkan berada dalam ruang atas maksimal 60

orang. Bila terdapat barang, maka kapasitas ruang harus disesuaikan

d. BKM berada dalam pengawasan Unit Mahalum FKM UI dan unit lain yang terkait

e. Pemakaian dan kebersihan BKM merupakan tanggung jawab BEM IM FKM UI. Adapun

pengaturan fungsi operasional BKM diserahkan kepada BEM IM FKM UI dengan

diketahui oleh Manajer Mahalum FKM UI

f. Terkait dengan fungsinya, FKM UI tidak memperkenankan BKM dijadikan tempat

penyimpanan barang yang mengganggu kerapihan ruangan dan berjalannya kegiatan

Page 27: SOP BEM IM FKM UI 2013

g. Lantai bawah BKM harus selalu dalam keadaan kosong. Oleh karena itu tidak

diperkenankan menyimpan barang di sana

h. Mahasiswa tidak diperkenankan menginap dalam BKM kecuali dengan perizinan dari

pihak mahalum

i. Waktu pemakaian BKM dalah Senin-Sabtu pukul 06.00-21.00 WIB. Melewati waktu

tersebut maka pihak keamanan FKM UI berhak untuk membubarkan aktivitas dalam

BKM

j. Pemakaian di hari Minggu harus sepengetahuan Manajer Mahalum atau pihak keamanan

FKM UI

k. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan Mahasiswa (BKM) yang baru akan

dirumuskan kemudian.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

SOP Penggunaan BKM

1. Pemeliharaan kebersihan dan kerapian BKM menjadi tanggung jawab seluruh pengurus

Lembaga Kemahasiswaan

2. Barang-barang di BKM yang terkait dengan Program Kerja (Proker) Lembaga

Kemahasiswaan wajib dirapikan atau dikeluarkan kembali paling lambat 2 minggu (14

hari) setelah kegiatan berakhir oleh panitia Proker yang bersangkutan

3. Kehilangan barang yang telah dititipkan terkait dengan Proker Lembaga Kemahasiswaan

pada hari ke lima belas dan seterusnya dari awal masa penitipan tidak menjadi tanggung

jawab Biro Kestari

4. Barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan yang pelaksanaannya telah

berakhir dan tidak dapat digunakan kembali wajib dikeluarkan dan sudah melalui proses

sortir

Page 28: SOP BEM IM FKM UI 2013

5. Jika barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan belum dikeluarkan

setelah waku yang sudah ditentukan, maka barang-barang tersebut menjadi hak BEM

FKM UI

6. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan hanya boleh

dititipkan di BKM paling lama 1 x 24 jam

7. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan yang berada di BKM

lebih dari 1 minggu menjadi hak BEM FKM UI

Pengondisian Balai Kegiatan Mahasiswa

1. Mendahulukan kegiatan seperti diskusi, rapat, kajian, dsb dibandingkan dengan kegiatan

pribadi

2. Tidak melakukan hal-hal yang tidak berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan.

3. Senantiasa menjaga kebersihan, kerapian, dan membuang sampah pada tempatnya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

SOP Kunci BKM

1. Kunci BKM berada di bawah pengawasan Kabir Kestari BEM FKM UI dan Satpam

Gedung A FKM UI

2. Kunci BKM disimpan di post satpam gedung A dan duplikatnya disimpan oleh Kabir

Kestari BEM FKM UI

3. Jika ada mahasiswa yang ingin membuka BKM dapat meminta kunci di post satpam

Gedung A.

SOP Penyimpanan Barang di BKM

1. BKM adalah sarana kegiatan mahasiswa FKM UI dan bukan merupakan tempat

penyimpanan barang kecuali atas pertimbangan Biro Kestari dan Pengurus Terkait (BPH

BEM IM FKM UI 2013)

Page 29: SOP BEM IM FKM UI 2013

2. Barang-barang yang disimpan di BKM harus atas sepengetahuan dan ijin Biro

Kestari dan Pengurus terkait dengan mempertimbangkan asas kebermanfaatan, kerapihan,

keindahan dan kenyamanan BKM

3. Barang yang disimpan di dalam lemari atau spot bidang menjadi tanggung jawab

bidang yang bersangkutan

4. Barang-barang yang ingin disimpan di BKM harus berada di dalam kardus dan

diberi label nama dan pemilik barang

5. Barang-barang yang diletakkan harus memenuhi prosedur penitipan barang di

BKM dengan mengisi buku Things in Things Out (TITO) dengan lama waktu yang sudah

ditentukan oleh penanggungjawab barang

6. Barang yang dititipkan tidak sesuai prosedur bukan menjadi tanggung jawab Biro

Kestari dan menjadi hak BEM sepenuhnya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

SOP Pemeliharaan Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI wajib menjaga Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI

dan isinya dari kerusakan

4. Setiap Biro dan Departement wajib menjaga kenyamanan ruang sekretariat BEM IM

FKM UI dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh Biro Kestari

Ketentuan Umum Penggunaan Fasilitas BKM

Pemakaian ruang BKM harus melalui konfirmasi kepada Kepala Biro Kestari BEM IM

FKM UI minimal 1 hari sebelum pemakaian

Izin pemakaian harus memenuhi syarat administrasi yang berlaku

Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas barang yang berada di ruang BKM

Jika terdapat kerusakan maka wajib memperbaiki atau mengganti dengan yang baru

Page 30: SOP BEM IM FKM UI 2013

Jika terdapat pelanggaran, maka akan dikenakan sanksi yang sesuai dengan pelanggaran

SOP Pemakaian Printer

1. Penggunaan printer untuk keperluan internal semua bidang di BEM IM FKM UI tidak

dikenakan biaya

2. Penggunaan printer untuk keperluan kepanitiaan di bawah BEM IM FKM UI akan

dikenakan biaya Rp.200,-/lembar atau dibuatkan anggaran khusus dari panitia untuk

pembelian tinta printer

3. Penggunaan selain kedua poin di atas dikenakan biaya Rp. 300,-/lembar

SOP Pemakaian Komputer

1. Komputer BEM diperuntukkan bagi kelancaran operasional BEM IM FKM UI dan

kepanitiaan di bawah BEM IM FKM UI

2. Pengurus BEM tidak diperbolehkan untuk menginstall program game di komputer utama

3. Penggunaan internet diperuntukkan untuk kelancaran kepanitiaan Proker BEM

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

4. Pembuatan folder pribadi pengurus BEM diperbolehkan selama berada di dalam folder

masing-masing bidang

5. Pengurus BEM diperkenankan menyimpan data di dalam folder masing-masing bidang

6. Data yang tidak terkait dengan program kerja BEM IM FKM UI akan dihapus setelah

dua minggu tanggal penyimpanan

SOP Penggunaan Logistik BEM

1. Logistik BEM adalah seluruh fasilitas yang telah diinventaris oleh Biro Kestari

2. Peminjam wajib menjaga kelayakan dan kebersihan logistik BEM yang dipinjam

3. Peminjam wajib mengisi buku peminjaman logistik BEM

4. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan terhadap logistik BEM yang dipinjam, maka

peminjam wajib memperbaiki atau mengganti logistik tersebut

Page 31: SOP BEM IM FKM UI 2013

5. Khusus untuk peminjaman oleh pihak di luar BEM IM FKM UI wajib meminta izin

kepada Biro Kestari BEM IM FKM UI secara administratif

6. Stempel BEM atau kepantiaan terkait BEM yang akan di gunakan di luar BKM harus

menghubungi Kepala Biro Kestari dan memberitahukan kepada BEMer’s dengan

menuliskan pesan di dekat tempat stempel

SOP Piket BEM

1. Piket BEM IM FKM UI 2013 terdiri dari piket bidang dan piket besar

2. Piket bidang dilaksanakan setiap bulan yang dibagi per minggu sesuai dengan jadwal

yang telah ditentukan oleh kestari.

3. Piket besar adalah piket yang diikuti oleh seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang

akan dilaksanakan tiga kali dalam setahun dan akan dikoordinasi oleh setiap kadept/kabir

masing-masing

4. Indikator kebersihan pada piket bidang dilihat dari kebersihan lantai, kerapian sekret,

tidak ada sampah dan barang-barang bidang yang tercecer

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

5. Sanksi yang akan dikenakan jika tidak melaksanakan piket tanpa alasan dan ijin yang

jelas yaitu :

a. Piket bidang akan dikenakan denda Rp 5.000 per orang di tiap bidang

b. Piket besar akan dikenakan denda Rp 25.000/orang tanpa mendapatkan izin dari

Kadept./Kabir bidang terkait

6. Denda akan menjadi hak Biro Kestari untuk keperluan kesekretariatan dan

administrasi

SOP Surat-Menyurat

1. Pembakuan No. Surat

Aliansi Tanpa Bidang :

Kominfo A.01

Page 32: SOP BEM IM FKM UI 2013

Kontrol Internal A.02

Biro :

Biro Kesekretariatan B.01

Biro Kewirausahaan B.02

Biro Kelembagaan B.03

Biro PSDM B.04

Departemen :

Departemen Kajian dan Aksi Strategis D.01

Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa D.02

Departemen Olahraga D.03

Departemen Seni dan Budaya D.04

Departemen Sosial Masyarakat D.05

Departemen Pendidikan dan Keilmuan D.06

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

2. Jenis surat meliputi :

PH : untuk surat yang sifatnya Permohonan

PB : untuk surat yang sifatnya Pemberitahuan

KS : untuk surat yang sifatnya Kerjasama

U : untuk surat yang sifatnya Undangan

UC : untuk surat yang sifatnya Ucapan

P : untuk surat yang sifatnya Pernyataan

M : untuk surat pemberian Mandat

SK : Surat Keterangan

ST : Surat Tugas

3. Yang dapat mengeluarkan surat :

Page 33: SOP BEM IM FKM UI 2013

Ketua BEM, Waketum, Sekum dan Bendum

Bidang-bidang dibuat oleh sekretaris bidang

Kepanitiaan dibuat oleh kestari kepanitian

4. Pembuatan surat oleh Kestari harap mengisi buku daftar pembuatan surat yang telah

disediakan paling lambat di tulis 7 hari sebelum hari H, jika kurang dari hari tersebut harap

langsung meminta pembuatan surat oleh sekretaris bidang masing-masing.

5. No. Surat wajib diketik

6. Surat permohonan izin berisi :Tgl Surat, No.surat, Lamp, Perihal surat, Ditujukan kepada,

Badan Surat, Tanda Tangan: Ketua pelaksana, Ketua BEM dan mengetahui Manajer

Mahalum, Tembusan :1. Kepala Rumah Tangga,2. Perlengkapan, 3.Pemeliharaan, 4.

Keamanan, 5. Clening Service, 6. Arsip

7. Sebelum surat permohonan izin dibuat, panitia kegiatan mengkoordinasikan rencana

pemakaian fasilitas, seperti penggunaan ruangan oleh unit kerja akademik, sarana diluar

kelas dengan unit kerja rumah tangga serta laptop dan LCD dengan unit IT

8. Pengecapan diletakkan di sebelah kiri tanda tangan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

9. Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk softcopy dan menyertakan fotokopi surat

yang dikeluarkan

SOP Proposal Kegiatan

Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal :

1. Halaman cover

2. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan

3. Tujuan, menjelaskan tujuan yang akan diadakan

4. Nama kegiatan dan tema kegiatan

5. Sasaran kegiatan

6. Waktu dan Tempat pelaksanaan

Page 34: SOP BEM IM FKM UI 2013

7. Deskripsi acara

8. Susunan Acara

9. Anggaran dana (menjelaskan rencana pengeluaran dan perkiraan pendapatan)

10. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti)

11. Penutup

12. Lembar Pengesahan

13. Kontrapretasi (khusus untuk proposal penawaran kerjasama)

14. Lampiran

SOP LPJ Kegiatan

1. LPJ Kegiatan merupakan sebuah mekanisme pertanggungjawaban oleh kepanitiaan yang

menjalankan Proker BEM yang berisi evaluasi pelaksanaan dan keuangan Kegiatan

Proker setelah kegiatan Proker yang bersangkutan selesai dilaksanakan

2. LPJ Kegiatan terdiri dari : LPJ Pelaksanaan Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan

Proker

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2013

3. Laporan pertanggungjawaban harus berisi point-point :

Pendahuluan

Deskripsi kegiatan

Tujuan Kegiatan

Persiapan kegiatan

Pelaksanaan kegiatan

Indikator Keberhasilan

Pencapaian kegiatan

Evaluasi kegiatan (Analisis SWOT)

Kesimpulan dan saran

Page 35: SOP BEM IM FKM UI 2013

5. LPJ Kegiatan Proker dibuat pada kertas berkop Proker bersangkutan. Bila kegiatan tidak

memiliki kop surat khusus, maka LPJ dibuat dikertas berkop induk organisasi kegiatan.

6. LPJ Pelaksanaan kegiatan Proker diserahkan paling lambat 1 bulan setelah pelaksanaan

Kegiatan Proker berakhir. Keterlambatan menyerahkan LPJ akan dikenakan denda

Rp2.500,-/minggu, dan uang tersebut akan menjadi hak Biro kestari untuk keperluan

kesekretariatan dan administrasi.

7. LPJ Kegiatan Proker dibuat rangkap dua yang kemudian diserahkan kepada MPM IM

FKM UI dan Mahalum FKM UI.

8. LPJ Kegiatan Proker juga diserahkan kepada BEM FKM UI dalam bentuk softcopy

dalam format pdf dan akan disimpan di komputer BEM.

9. Keterlambatan penyerahan LPJ Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan Proker

berakibat pada tidak disetujuinya proposal kegiatan proker yang sama di tahun berikutnya

dan penahanan pencairan dana kegiatan mahasiswa oleh pihak Mahalum FKM UI

STANDAR OPERATING PROCEDURE

BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013

Loker

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, kabir atau staff kewirausahaan lainnya.

2. Pada saat akan meminjam, silahkan lengkapi data diri sebagai data base kami.

3. Untuk peminjaman loker, dikenakan tarif Rp 30.000,00/ semester dan Rp 60.000,00/

tahun.

4. Diberlakukan sistem waiting list tanpa terkecuali.

5. Maksimal satu minggu setelah masa peminjaman berakhir, maka kunci loker wajib

dikembalikan. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi,

maka dikenakan denda sebesar Rp 5.000,00/ minggu.

6. Kunci rusak atau hilang pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

Page 36: SOP BEM IM FKM UI 2013

TOA

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.

2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami

tidak menjamin bahwa TOA tersedia.

3. Pada saat akan meminjam TOA, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu

pengenal akan dikembalikan pada saat TOA dikembalikan.

4. Tarif peminjaman TOA Rp 15.000,00/ hari (untuk acara non BEM).

5. Maksimal H+2, TOA wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan

lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka

dikenakan denda sebesar Rp 1.000,00/ hari.

6. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

LCD

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.

2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami

tidak menjamin bahwa LCD tersedia.

STANDAR OPERATING PROCEDURE

BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013

3. Pada saat akan meminjam LCD, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu

pengenal akan dikembalikan pada saat LCD dikembalikan.

4. Tarif peminjaman LCD Rp 25.000,00/ jam atau Rp 200.000,00/ hari (untuk acara non

BEM).

5. Jika hanya menyewa layar LCD, dikenakan biaya Rp 5.000,00/ jam atau Rp 25.000,00/

hari.

6. Jika menyewa LCD+layar, maka dikenakan biaya sebesar Rp 30.000,00/ jam atau Rp

250.000,00/ hari.

Page 37: SOP BEM IM FKM UI 2013

7. Maksimal H+2, LCD wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan

lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka

dikenakan denda sebesar Rp 2.000,00/ hari.

8. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

TENDA BAZAAR

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.

2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami tidak

menjamin bahwa tenda tersedia.

3. Pada saat akan meminjam tenda, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu

pengenal akan dikembalikan pada saat tenda dikembalikan.

4. Tarif peminjaman tenda Rp 90.000,00/ hari/ tenda (untuk acara non BEM).

5. Tarif peminjaman tenda Rp 45.000,00/ hari/ tenda ( acara BEM).

6. Maksimal H+3, tenda wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan lainnya.

Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka dikenakan

denda sebesar Rp 10.000,00/ hari.

7. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

STANDAR OPERATING PROCEDURE

BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013

Proker yang melibatkan seluruh BEMers

a. TRY OUT

Setiap BEMers koordinasi dengan SMAnya maisng2 untuk melobi terkait

pelaksanaan TRY OUT.

Setiap BEMers melobi pihak GO untuk menjadi sponsor pelaksanaan TRY OUT.

b. Godachi

Setiap bidang wajib mengirimkan 5 orang untuk menjadi audience.

Pembagian 60 (BEM):40 (individu). Transport ditanggung BEM.

c. Jualan dadakan saat event (SSD)

Page 38: SOP BEM IM FKM UI 2013

Minimal 3 orang/ bidang di BEM.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013

Pendahuluan

Aksi demonstrasi adalah suatu metode gerakan mahasiswa. Bahkan aksi turun ke jalan yang

sering disebut sebagai parlemen jalanan sudah melekat dalam tubuh mahasiswa itu sendiri.

Namun, dalam pelaksanaannya seringkali tidak teratur dan terlihat tidak terorganisir dengan

baik. Oleh karena itu, dperlukan sebuah SOP yang mengatur dengan harapan aksi gerakan

mahasiswa dapat berjalan dengan baik.

SOP ini akan mengatur terkait :

1. Perangkat Aksi

Page 39: SOP BEM IM FKM UI 2013

2. Presensi Aksi

3. Alur Pencerdasan Aksi

4. Surat Pemberitahuan Aksi

5. Press Release

6. Berita Acara Aksi

7. Peminjaman Logistik Aksi

8. Massa Aksi

9. Panji

Perangkat Aksi

Jendral Lapangan (pihak yang bertanggung jawab atas keseluruhan aksi yang dilakukan dan

mengatur seluruh perangkat aksi yang sifatnyaa dirahasiakan) jenlap; ketua BEM IM FKM

UI.

Koordinator Lapangan (pihak yang bertanggung jawab atas aksi di lapangan); kadept kastrat,

selayaknya PJ acara

Koordinator Putri (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi putri)

Komandan Panji (pihak yang bertanggung jawab untuk mengomandoi panji yang dibawa

oleh massa aksi)

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013

Komandan Banker (pihak yang bertanggung jawab kepada massa aksi yang menjadi

banker/massa aksi barisan terdepan)

Komandan Border (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi dalam border dan

memastikan tidak ada provokator yang masuk dalam barisan aksi)

Medis (pihak yang bertanggung jawab memberikan bantuan pertama kepada massa aksi yang

memerlukan bantuan kesehatan medis, koordinasi dengan FK)

Media (pihak yang bertanggung jawab untuk meliput segala kejadian penting dalam aksi)

Massa Aksi (pihak yanng harus mengikuti dengan tertib segala perintah komandan dan

koordinator aksi)

Page 40: SOP BEM IM FKM UI 2013

Humas (pihak yang bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan ke pihak eksternal)

Notulen Aksi (mencatat seluruh kejadian aksi setiap menitnya)

Koordinator Fakultas (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi fakultas) kastrat

fakultas

Presensi Aksi

Dalam setiap aksi, koordinator lapanngan bekerjasama dengan koordinator fakultas harus

memastikan bahwa seluruh massa aksi terdata dengan baik. Form absensi setidaknya berisi

nama, jurusan, fakultas, angkatan, dan nomor telepon yang bisa dihubungi untuk

meminimisasi hal-hal yang tidak diinginkan.

Mekanisme izin

Alur ‘Pencerdasan‘ Aksi

Koordinasi dengan fakultas melalui mekanisme sospolnet.

Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan.

Alur Aksi:

o Menetapkan tempat dan waktu awal berkumpul dan keberangkatan (ex; Bundaran

Psikologi).

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013

o Menetapkan tempat aksi (ex; Istana Negara).

o Menetapkan bentuk dan strategi aksi (orasi-orasi, longmarch, teatrikal, dsb).

o Membuat secara tertulis tuntutan yang akan dibawa dan memastikan seluruh

massa aksi mengetahui dan memahami urgensi aksi.

o Membuat parameter keberhasilan aksi terkait dengan goal yang ingin dicapai.

Surat Pemberitahuan Aksi

Page 41: SOP BEM IM FKM UI 2013

Seluruh aksi yang dilakukan atas nama BEM IM FKM UI harus dibawah sepengetahuan

departemen KASTRAT BEM IM FKM UI (departemen sejenis) dan disetujui oleh Ketua

BEM IM FKM UI.

Surat pembertahuan aksi setidaknya berisikan alasan, tujuan, tempat, waktu diadakannya aks,

serta contact person yang bisa dihubungi).

Perihal pemberitahuan aksi kepada pihak Kepolisian (KAPOLDA/KAPOLRI) dilakukan

selambat-lambatnya satu hari sebelum aksi (H-1).

Press Release

Press release adalah buletin berita yang ringkas, menarik perhatian, dan menggambarkan

suatu event atau isu yang penting/signifikan. Press release merupakan cara pertama dan

termudah untuk menghubungi media. Press release aksi berisi informasi singkat dan padat

mengenai urgensi aksi yang dilakukan (apa dan mengapa). Release ini dilengkapi dengan

informasi latar belakang yang menjelaskan alasan sehubungan dengan isu yang

diadvokasikan.

Panduan untuk Menulis Sebuah Press Relese:

o Gunakan gaya bahasa jurnalistik, dengan kalimat yang sarat fakta.

o Mencakup unsur 5 “W“ (What? Who? When? Where? Why?).

o Upayakan dibuat secara singkat dan tidak lebih dari satu halaman.

o Ketik pada satu sisi saja. Gunakan spasi 1,5.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013

o Cantumkan nomor telepon dan nama yang bisa dihubungi. Pastikan orang tersebut

selalu siap menjawab pertanyaan (cukup menguasai isu) dan siap untuk

dihubungi.

o Gunakan fakta dan angka sesuai kebutuhan. Ini membuat berita tampil lebih solid

dan amat membantu wartawan dalam menulis berita.

Berita Acara Aksi

Page 42: SOP BEM IM FKM UI 2013

Berita acara berisikan ringkasan aksi yang telah dilakukan (tempat, waktu, dan hal-hal

penting yang terjadi saat aksi).

Berita acara harus dibuat dan diterima oleh Ketua BEM IM FKM UI selambat-lambatnya 2

hari setelah aksi.

.

Massa Aksi

FKM UI akan mengirimkan massa aksi di bawah tanggung jawab BEM IM FKM UI

apabila satu dari empat orang yang bertanggung jawab di BEM (Ketua BEM, Wakil

Ketua BEM, Korbid Bidang Sospol, dan Kadept Kastrat) ikut terlibat dalam aksi tersebut.

Apabila ada massa aksi FKM UI yang terlibat suatu aksi dimana tidak ada satu dari

empat orang yang bertanggung jawab di BEM (Ketua BEM, Wakil Ketua BEM, Korbid

Sospol Bidang Sospol, dan Kadept Kastrat) yang terlibat dalam aksi tersebut, maka massa

aksi tersebut di luar tanggung jawab BEM IM FKM UI.

Panji

1 buah panji BEM IM FKM UI akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 10

orang.

1 buah panji BEM IM FKM UI dan 1 buah panji Bingu akan diturunkan apabila massa

aksi dari FKM ≥ 30 orang dan terdapat minimal 5 orang Bingu dari dua angkatan

termuda.

1 buah panji IM FKM UI akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 50 orang.

Departemen Olahraga BEM IM FKM UI 2013

“SOP PEMINJAMAN BARANG”

MOHON DIPERHATIKAN dan DITAATI YA

Hubungi Kepala Departemen tentang perizinan peminjaman barang, barang maksimal dikembalikan H+1 jam

Page 43: SOP BEM IM FKM UI 2013

a) Apabila barang rusak maka pihak yang meminjam harus mengganti 50% dan 50% dari Departemen Olahraga

b) Apabila barang hilang, maka pihak yang meminjam harus mengganti 100%

CP : Fikri (085780486161) Traviata (081906290004)


Top Related