SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS LINUXPADA DINAS KESEHATAN KOTA YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
disusun oleh
Moch Farid Fauzi
06.12.1602
JURUSAN SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOMYOGYAKARTA
2011
LINUX BASED STAFF INFORMATION SYSTEMIN YOGYAKARTA HEALTH OFFICE
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS LINUXPADA DINAS KESEHATAN KOTA YOGYAKARTA
Moch Farid FauziJurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM Yogyakarta
Computer as human tools have excess such as speed, accuracy, and efficiency in data management. Data management required design management and data processing to support in decission making.
One case is in Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta to increase the performance of administrative management to manage employee data with better system.
The old system in Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta using website media, sometimes error while the server is down. Beside that, the security system not assured because it can accessed everywhere and prone to interference hacking.
Keywords: The Old System, Performance of Administrative Management, to Manage the Employee Data.
1. Pendahuluan
Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan,
keakuratan, serta keefisienan dalam pengelolaan data-data. Dalam pengelolaan data
tersebut diperlukan manajemen perancangan dan pengolahan data untuk menunjang
dalam pengambilan keputusan.
Salah satu kasus adalah pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta yang mencoba
meningkatkan kinerja pengeloaan administrasi dalam mengelola data pegawai dengan
sistem yang lebih baik. Sistem lama yang digunakan menggunakan media website
terkadang sering terganggu ketika server sedang down. Segi keamanan menggunakan
media website kurang terjamin karena dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan
hacker.
Mengingat begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi, maka dibutuhkan
sistem informasi pengolahan data pegawai guna mengolah data pegawai agar dapat
menunjang efektifitas kerja pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau
elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi,
atau energi. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek
yang saling berelasi dan berinteraksi serta berhubungan antar objek biasa dilihat sebagai
satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
2.1.2 Karakterist ik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:
1. Komponen-komponen (components) Sistem
2. Batasan (Boundary)
3. Lingkungan Luar (Environment)
4. Penghubung (Interface)
5. Masukan (Input)
6. Pengolah (Process)
7. Keluaran (Output)
8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal)
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan
sebagai pendukung pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data
adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan
kenyataan.
2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe
aplikasi, yaitu :
1. Transaction Processing System (TPS)
2. Management Information System (MIS)
3. Decision Support System (DSS)
4. Expert System and Artificial Intelligence (ES & AI)
2.2.3 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) terdiri dari komponen-komponen
berikut:
1. Perangkat Keras
Perangkat keras merupakan komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan
data, memproses, dan keluaran data.
2. Perangkat Lunak
Perangkat lunak merupakan program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
3. Database
Database merupakan kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian
rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
4. Telekomunikasi
Telekomunikasi merupakan komunikasi yang menghubungkan antara pengguna
sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan yang
efektif
5. Manusia
Manusia merupakan personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,
programer, operator, dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan
informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya
(Kertahadi, 1995).
2.2.5 Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan
informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling
berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan.
2.3 Konsep Dasar Basis Data
2.3.1 Definisi
Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau
kejadian yang saling berhubungan satu sama lain. Pengelolaan basis data dapat
dilakukan secara manual maupun dengan komputer. Pengelolaan basis data berbasis
komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu kepentingan
atau oleh Sistem Manajemen Basis Data.
2.3.2 Tujuan
Tujuan pemanfaatan basis data:
1. Kecepatan dan kemudahan (speed)
User dapat menyimpan, memanipulasi, dan menampilkan kembali data lebih cepat
dan mudah daripada cara manual.
2. Efisiensi ruang penyimpanan (space)
Mengurangi redundancy, misalnya dengan pengkodean dan membuat relasi.
3. Keakuratan (accurancy)
Agar data sesuai dengan aturan dan batasan tertentu.
4. Ketersediaan (availibility)
Agar dapat diakses oleh user yang membutuhkan.
5. Kelengkapan (completeness)
Dengan menambahkan field pada tabel.
6. Keamanan (security)
Agar data yang bersifat rahasia tidak dapat diakses oleh user lain, misalnya dengan
pengkodean, account (username dan password), pembedaan hak akses untuk setiap
user terhadap data yang dapat dibaca atau proses yang dapat dilakukan.
7. Kebersamaan (sharebility)
Mendukung lingkungan multiuser, menghindari inkonsistensi data dan deadlock.
2.4Perangkat Lunak
2.4.1 Linux
Linux adalah sebuah kernel yang pertama kali dibuat di Universitas Helsinky di
Finlandia oleh mahasiswa muda bernama Linus Benedict Torvalds. Waktu itu komunitas
di Universitas Helsinky masih menggunakan sistem operasi UNIX. UNIX pada saat itu
bekerja pada MAINFRAME (komputer besar yang umumnya sebesar lemari), sehingga
belum support untuk PC. Linus kemudian membuat tiruan dari UNIX yang diharapkan
dapat bekerja pada PC (Personal Computer). Versi mini dari UNIX ini diberi nama Minix
(Mini UNIX). Minix inilah yang memberikan Linus suatu inspirasi untuk membuat Linux
yang lebih baik dari pada Minix.
2.4.2 Gambas
Gambas merupakan salah satu produk pemrograman open source dan free yang
bersifat object oriented dan berjalan di Linux. Gambas merupakan murni proyek open
source di bawah naungan General Public License (GPL). Bahasa ini dibangun dari
beberapa bahasa lain, yaitu C dan Perl.
2.4.3 MySQL
MySQL merupakan sebuah program database server yang mampu menerima
dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah
standar SQL (Structured Query Language). MySQL pertama kali dirintis oleh seorang
programmer database bernama Michael Widenius.
3. Analisis
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem
merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam
menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.
3.2 Identif ikasi Masalah
Identifikas masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan
untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat
dicapai. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang
terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen
atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perancangan sistem.
3.3 Analisis Kelemahan Sistem
Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada
sistem lama, analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan
analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, services).
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam
meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah
sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Kepegawaian ini sangat bernilai
ekonomis dan praktis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya
serta mudah dimengerti oleh pengguna.
3.5 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan merupakan analisis yang digunakan untuk menentukan
kemungkinan apakah proyek sistem informasi layak untuk dilanjutkan atau dihentikan.
Tujuan dari studi kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem baru yang
diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak dipakai atau tidak.
Penilaian kelayakan yang akan dilaksanakan meliputi kelayakan semua aspek,
yaitu kelayakan teknologi, operasi, jadwal, ekonomi, dan hukum. Namun dalam proyek
sistem informasi ini analisis yang digunakan untuk menentukan layak atau tidaknya
proyek antara lain:
1. Kelayakan Teknologi
2. Kelayakan Hukum
3. Kelayakan Operasional
4. Kelayakan Ekonomi
3.6 Perancangan Sistem
Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud dan tujuan untuk
memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang sistem yang baru atau yang
akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi
yang akan dirancang secara rinci. Langkah yang digunakan untuk mempermudah dan
menjamin sistem yang dibuat lebih berkualitas adalah dengan pemodelan sistem.
Pemodelan yang dilakukan biasanya mencakup dua hal, yaitu pemodelan proses dan
pemodelan data.
3.6.1 Proses Model
Pemodelan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagimana sistem
beroperasi. mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan bagaimana data
berpindah di antara aktivitas-aktivitas tersebut. Cara yang terpopuler dalam
merepresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram
(DFD).
3.6.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD merupakan alat yang cukup
populer, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem terstruktur dan jelas.
4. Hasil Penelit ian dan Pembahasan
4.1 Form Login
Pertama menjalankan sistem informasi kepegawaian ini akan muncul menu
Login. Pengguna diminta memasukkan username dan password untuk menentukan hak
akses sistem. Tujuan dari menu Login ini adalah untuk menjaga keamanan data agar
data hanya dapat diakses oleh pengguna yang berhak. Berikut merupakan tampilan dari
Menu Login:
Gambar 4.1 Form Login
Keterangan:
a. Tombol LOGIN : Untuk masuk ke Menu Utama.
b. Tombol CANCEL : Untuk membatalkan dan keluar dari Menu Login.
Apabila username dan password yang diinputkan tidak sesuai, maka akan
muncul jendela peringatan sebagai berikut :
Gambar 4.2 Login Tidak Sesuai
4.2. Form Menu Utama
Form Menu Utama akan muncul apabila username dan password yang
diinputkan pada Form Login sesuai dengan data yang ada. Tampilan Menu Utama ini
berguna untuk memudahkan pengguna dalam memilih pekerjaan yang akan dilakukan.
Penggunaan Menu Utama disesuaikan dengan hak akses yang diinputkan ketika proses
Login.
4.2.1 Menu Utama Sebagai Admin
Gambar 4.3 Form Menu Utama Admin
Keterangan:
a. Tombol DATA PEGAWAI : Menampilkan hasil laporan pegawai.
b. Tombol INPUT PEGAWAI : Menampilkan Form Input Data Pegawai.
c. Tombol PENDIDIKAN PEGAWAI : Menampilkan Form Input Pendidikan Pegawai.
d. Tombol MUTASI PEGAWAI : Menampilkan Input Mutasi Pegawai.
e. Tombol KEPANGKATAN : Menampilkan Input Kepangkatan Pegawai.
f. Tombol PENSIUN : Menampilkan input Pensiun Pegawai.
g. Tombol PROFIL : Menampilkan profil Sistem Informasi Kepegawaian
dan profil Programmer.
h. Tombol KELUAR: : Untuk keluar dari sistem informasi dan kembali ke
Menu Login.
4.2.2 Menu Utama Sebagai User
Gambar 4.4 Form Menu Utama User
Keterangan:
a. Tombol DATA PEGAWAI : Menampilkan hasil laporan kepegawaian.
b. Tombol PROFIL : Menampilkan profil Sistem Informasi Kepegawaian dan
profil Programmer.
c. Tombol KELUAR : Untuk keluar sistem informasi dan kembali ke Menu Login.
4.3 Form Data Pegawai
Form Input Data Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan
data pribadi pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data
pegawai, diantaranya nama, NIP, Nomer Kartu Pegawai, tempat lahir, tanggal lahir, jenis
kelamin, alamat, agama, status, nomer telepon, jenis kepegawaian, nomer NPWP, nama
suami/istri, dan jumlah anak. Tampilan Input Data Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5 Form Data Pegawai
Keterangan:
a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data.
b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data.
d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.
e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pegawai.
f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.
g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama.
4.4. Form Mutasi
Form Mutasi Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data
mutasi pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data mutasi
pegawai, diantaranya tanggal mutasi, unit kerja, jenis jabatan, dan profesi pegawai.
Tampilan Input Data Mutasi Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.6 Form Mutasi
Keterangan:
a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data.
b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data.
d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.
e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data mutasi.
f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.
g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama.
4.5 Form Pendidikan
Form Pendidikan Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan
data pendidikan yang ditempuh pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk
melengkapi data pendidikan pegawai, diantaranya jenjang pendidikan, sekolah,
akreditas, nilai, jurusan, dan tahun kelulusan pegawai. Tampilan Input Data Pendidikan
Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Form Pendidikan
Keterangan:
a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data.
b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data.
d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.
e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pendidikan.
f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.
g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama.
4.6 Form Kenaikan Pangkat
Form Kenaikan Pangkat Pegawai merupakan menu yang berguna untuk
menginputkan data kenaikan pangkat golongan pegawai. Form ini berisi field-field yang
berguna untuk melengkapi data kenaikan pangkat pegawai, diantaranya golongan dan
tanggal naik golongan. Tampilan Input Data Kepangkatan Pegawai adalah sebagai
berikut:
Gambar 4.8 Form Kenaikan Pangkat
Keterangan:
a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data.
b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data.
d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.
e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data kenaikan pangkat.
f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.
g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama.
4.7 Form Pensiun
Form Pensiun Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan
data pensiun pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data
pensiun pegawai, diantaranya pilihan pensiun pegawai, usia, tanggal pensiun, dan gaji
terakhir pegawai. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.9 Form Pensiun
Keterangan:
a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data.
b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data.
d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.
e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pensiun.
f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.
g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama.
4.8 Form Profil Pegawai
Form Data Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menampilkan
keseluruhan data pegawai. Form ini berisi informasi kepegawaian yang tersusun sesuai
dengan format penyusunan sesuai dengan yang tentukan oleh Badan Kepegawaian
Daerah Kota Yogyakarta. Tampilan Form Data Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.10 Form Profil Pegawai
Keterangan:
a. Tombol LAP AKTIF : Menampilkan laporan data pegawai berstatus aktif.
b. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data kepegawaian.
c. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama
4.9 Form Browser
Form Browser merupakan sebuah form yang digunakan untuk menampilkan
segala bentuk laporan yang ada pada setiap form.
Gambar 4.11 Laporan Data Pegawai
Keterangan:
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Data Pegawai.
Gambar 4.12 Laporan Mutasi
Keterangan:
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Mutasi.
Gambar 4.13 Laporan Pendidikan
Keterangan:
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Pendidikan.
Gambar 4.14 Laporan Kepangkatan
Keterangan:
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Kepangkatan.
Gambar 4.15 Laporan Pensiun
Keterangan:
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Pensiun.
Gambar 4.16 Laporan Profi l Pegawai
Keterangan:
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Profil Pegawai.
4.10 Form Profil
From Profil berisi tentang profil dari sistem informasi kepegawaian dan profil
programmernya. Tampilan Form Profil adalah sebagai berikut:
Gambar 4.17 Form Profil
Keterangan:
a. Tombol KEMBALI : Untuk kembali ke Menu Utama.
5. Kesimpulan
5.1 Kesimpulan
Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya dan mengakhiri pembahasan "Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis
Linux Pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta" maka dapat diambil kesimpulan bahwa:
1. Pengolahan data selama ini menggunakan metode yang diterapkan oleh Badan
Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta yang berbasis website. Penggunaan media
website sering menjadi kendala dalam pengambilan data, terutama saat server
sedang down. Segi keamanan menggunakan media website tergolong kurang karena
dikhawatirkan data dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker.
2. Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini:
a. Mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data.
b. Mampu menyajikan informasi kepegawaian kapan saja, sehingga informasi
yang diminta dapat tepat waktu, tepat sasaran, dan akurat.
c. Perancangan sistem informasi menggunakan aplikasi yang legal dan tidak
berlisensi, sehingga tidak membutuhkan biaya yang besar dalam
pengadaan sistem.
d. Mendukung program pemerintah untuk "go opensource".
e. Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dapat menjadi pelopor penggunaan sistem
informasi kepegawaian yang berbasis linux.
5.2 Saran
Berdasarkan analisa diatas, maka sistem yang diusulkan dapat menjadikan
bahan pertimbangan bagi Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dalam mengelola data
kepegawaian. Penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat
diimplementasikan dalam proses pengolahan data kepegawaian pada Dinas
Kesehatan Kota Yogyakarta.
2. Diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, dapat membantu
dalam meningkatkan pelayanan dan membantu menjadi pemecahan
permasalahan pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dalam memberikan
informasi kepegawaian.
Daftar Pustaka
Al Fatta,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Chantique, Dyah. 2007. database. http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/05/basis-data-database/. diakses tgl 26 Januari 2011
Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI.
Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: ANDI.
Ridho, Mahdi. 2006. Panduan Aplikatif Pemrograman Gambas Pemrograman ala Visual Basic di Linux. Yogyakarta: ANDI.
Rusmanto dan Yunianto. 2005. Menguasai Gambas Pemrograman "Visual Basic" di Linux. Jakarta: Dian Rakyat.
Waliyanto. 2000. Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. Yogyakarta: J&J learning.