RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN BERBASIS

WEB

M. Ainul Yaqin, M.Kom., Miftakhul Arif, S.KomJurusan Teknik Informatika

Fakultas Sains Dan TeknologiUniversitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim MalangEmail: a_yaqinov@yahoo.com, mafriansyah@gmail.com

Abstrak

Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik secara sebagian ataupun penyeluruh. Administrasi kependudukan adalah salah satu kegiatan yang dilakukan di kelurahan yang meliputi banyak kegiatan kependudukan, yaitu kelahiran, perpindahan penduduk, dan kematian.

Dalam penelitian ini dikembangkan sistem informasi administrasi kependudukan di kelurahan berbasis web untuk mengotomasikan proses-proses pengurusan administrasi kependudukan.

Kata Kunci : administrasi, kependudukan, sistem informasi.

1. Pendahuluan Informasi sudah menjadi kebutuhan

bagi setiap instansi. Baik instansi pemerintahan maupun instasi swasta. karena itu informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja sebuah administrasi dan melaksanakan fungsi-fungsi menejemen dari birokrasi.

Dengan adanya informasi yang diberikan secara memadai oleh instansi kepada anggotanya akan menjadikan pelayanan yang ada di instansi tersebut membaik. Dan sebagai central pelayanan, instansi pemerintah maupun instansi swasta harus memberikan pelayanan yang baik, cepat dan efesien. Akan tetapi dalam kenyataannya sekarang, ada sebagian dari instansi pemerintah maupun instansi swasta yang memberikan pelayanan kurang baik pada anggotanya. dikarenakan informasi yang diberikan kurang dipahami, dimengerti oleh anggotanya dan sistem pengarsipan datanya masih bersifat manual. Sehingga dalam mecari data memerlukan waktu yang lama.

Setelah melakukan survei di kelurahan Merjosari, ternyata sistem pengarsipan data yang dilakukan kelurahan tersebut masih bersifat

manual. Hal ini mengakibatkan pelayanan yang dilakukan kelurahan tersebut kurang maksimal dan pengarsipannya kurang efektif. Dengan mengetahui keadaan tersebut peneliti mencoba untuk memperbaiki sistem pengarsipan yang ada di kelurahan Merjosari menjadi pengarsipan yang terkomputerisasi sesuai dengan perkembangan terknologi sekarang, yang nantinya dapat membantu dan mempermudah pegawai kelurahan (kepala seksi pelayanan umum dan sekretarisnya) dalam mengarsipkan data dan pencarian data secara cepat.

2. Administrasi KelurahanAdministrasi Kelurahan adalah

keseluruhan kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan-kegiatan kelurahan pada buku administrasi kelurahan. Menurut surat keputusan kepala kantor kependudukan dan catatan sipil kota Malang nomor: 188.4/01/35.73.501/2008 tentang standar layanan publik kantor kependudukan dan catatan sipil kota Malang dan kepala kantor kependudukan dan catatan sipil kota Malang standar pelayanan point a yaitu layanan pendaftaran penduduk yang isinya,

1) Kartu Keluarga (KK)2) Kartu Tanda Penduduk (KTP)3) Kartu Identitas Penduduk Musiman

(KIPEM)4) Surat Keterangan Pendaftaran

Penduduk Sementara (SKPPS)5) Surat Keterangan Pendaftaran

Penduduk Tetap (SKPPT)6) Surat Keterangan Perubahan Status

Kewarganegaraan (SKPSK)7) Surat Keterangan Ganti Nama 8) Surat Keterangan Pendaftaran

Pindah Domisili (SKPD)9) Surat Keterangan Pindah10) Surat Keterangan Tempat

Tinggal/Domisili11) Surat Keterangan Kelahiran 12) Surat Keterangan Lahir Mati13) Surat Keterangan Kematian

3. Deskripsi SistemSistem informasi kependudukan

yang dikembangkan adalah sistem informasi yang mengotomasikan urusan-urusan kependudukan yang terdiri dari 13 macam urusan kependudukan mulai dari tingkat RT hingga ke kelurahan.

Pengguna dari sistem informasi ini adalah warga, ketua RT, ketua RW, petugas-petugas kelurahan dalam hal ini kepala seksi pelayanan umum dan sekretarisnya, dan lurah.

4. Perancangan Sistem dan Arsitektur SIAKEL

Sistem ini dirancang dalam jaringan komputer untuk uji coba pada sistem informasi administrasi kelurahan (SIAKEL) berbasis web ini adalah pada server sebagai Admin (Manager) melakukan address pada port tertentu. Client (Operator) melakukan mekanisme join ke alamat server. Join disini berarti client juga mengirim stream media ke alamat yang dibuat server. Apabila stream media dari operator telah diterima oleh server maka kompueter client dapat mengirim data ke database server yang telah dikirim oleh operator. Sedangkan arsitektur dari program SIAKEL ini bisa dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2

Aplikasi ini diterapkan dengan memasukkan data Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM),

Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara (SKPPS), Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Tetap (SKPPT), Surat Keterangan Perubahan Status Kewarganegaraan (SKPSK), Surat Keterangan Ganti Nama, Surat Keterangan Pendaftaran Pindah Domisili (SKPD), Surat Keterangan Pindah, Surat Keterangan Tempat Tinggal/Domisili, Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Lahir Mati, Surat Keterangan Kematian, Surat Pengantar dari RT/RW beserta print out dari pengurusan surat tersebut. Dan menghasilkan Laporan Penduduk Pertahun antara lain:

1) Jumlah Penduduk Keseluruhan2) Detail warga (dengan cara

memasukkan nik warga kemudian 3) Jumlah penduduk 5 tahun terakhir4) Jumlah Penduduk berdasarkan Jenis

Kelamin (Laki-Laki dan Perempuan)5) Jumlah Penduduk Berdasarkan Umur

Dikelompokkan Menjadi Tiga Yaitu :a) Umur 0 - 14 Tahun Dinamakan

Usia Muda/Usia Belum Produktifb) Umur 15 - 64 Tahun Dinamakan

Usia Dewasa/Usia Kerja/Usia Produktif      

c) Umur 65 Tahun Keatas Dinamakan Usia Tua/Usia Tak Produktif/Usia Jompo  

6) Jumlah Penduduk Berdasarkan Kelompok Pekerjaan

7) Jumlah Penduduk Berdasarkan Kelompok Pendidikan

8) Jumlah Penduduk Berdasarkan Kelompok Rata-Rata Anggota Keluarga

9) Jumlah Penduduk Berdasarkan Kelompok Kartu Keluarga (KK)

10) Jumlah Penduduk Berdasarkan Kelahiran

11) Jumlah penduduk berdasarkan kematian

12) Jumlah Penduduk Berdasarkan Pindah Masuk

13) Jumlah Penduduk Berdasarkan Pindah Keluar

14) Jumlah Penduduk Berdasarkan Kartu Penduduk Musiman (KIPEM)

Gambar 1. Arsitektur aplikasi untuk Administrator

Gambar 2. Arsitektur aplikasi untuk lurah

Gambar 3. Arsitektur aplikasi untuk Kasi Pelayanan Umum

Gambar 4. Arsitektur aplikasi untuk Sekretaris Kasi Pelayanan Umum

Gambar 5. Arsitektur aplikasi untuk Ketua RW

Gambar 6. Arsitektur aplikasi untuk Ketua RT

Gambar 7. Arsitektur aplikasi untukWarga

a. Input Data Kartu KeluargaInput data kartu keluarga (KK)

adalah salah satu contoh dari pengurusan surat yang ada di kelurahan. Input KK ada dua langkah inputan yaitu pertama: menginputkan data kepala keluarga terlebih dahulu seperti gambar 8. Dan yang kedua yaitu menginputkan data anggota keluarga seperti Gambar 9.

Gambar 8. Input kepala keluarga

Gambar 9. Input anggota KK

b. Laporan Pelayan Pendaftaran Penduduk PertahunLaporan pelayanan pendaftaran

penduduk ini adalah laporan yang dihasilkan oleh sistem setelah operator menginputkan data-data pengurusan surat seperti yang terlihat pada Gambar 10. Dan contoh salah satu dari laporan tersebut adalah laporan pendaftaran penduduk berdasarkan jenis kelamin laki-laki dan perempuan seperti yang terlihat pada Gambar 11.

Gambar 10. Laporan pendaftaran penduduk pertahun

Gambar 11. Laporan pendaftaran penduduk berdasarkan jenis kelamin laki-

laki dan perempuan

c. Print Out Pengurusan SuratPrint out Print out pengurusan surat

ini adalah print out atau hasil cetak dari pengurusan surat yang nantinya akan ditandatangani oleh kepala kelurahan (Polo). Salah satu contoh dari print out pengurusan surat tersebut surat keterangan pindah seperti yang terlihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Print out surat keterangan pindah

5. Kesimpulan Kesimpulan yang didapatkan dalam

penelitian ini adalah sistem informasi administrasi kependudukan di kelurahan telah dapat memenuhi kebutuhan warga dan para petugas yang mengurusi administrasi kependudukan tersebut, hal ini dapat dibuktikan dengan terotomasikannya semua proses pengurusan administrasi kependudukan.

Daftar Pustaka[1]. Choiriyah, Neneng. 2007. Makalah

Manajemen Kearsipan. Sukabumi: SMK Pasundan 2.

[2]. Kansil. 1991. Pokok-Pokok Pemerintahan Di Daerah. Jakarta: PT Rineka Cipta.

[3]. Nurmala, Rahman. 2008. Surat Keputusan Kepala Kantor Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Malang. Malang.

[4]. Surianingrat, Bayu. 1992. Pemerintah Administrasi Desa Dan Kelurahan. Jakarta: PT Rineka Cipta.

[5]. Widodo. 2007. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 2007 Tentang Pedoman Administrasi Kelurahan. Jakarta.

[6]. Desa Dan Administrasi Desa Menurut Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1979 (Sebuah Tinjauan). Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

[7]. Yudi Anton Setianto, dkk. 2008. Panduan Lengkap mengurus Perijinan dan Dokumen (Perijinan, Pribadi, Keluarga, Bisnis dan Pendidikan). Jakarta: Forum Sahabat.