47

BAB 3

DESKRIPSI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU

3.1 Gambaran Umum Sistem Informasi

3.1.1 Sejarah Singkat PT. Suryaraya Rubberindo Industries

PT. Suryaraya Rubberindo Industries didirikan pada tanggal 26 Agustus

1991, berdasarkan akta notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya SH No. 49,

sedangkan produksi perdana pada Agustus 1994. Kantor pusat dan pabrik PT.

SRI berlokasi di Komplek Industri Menara Permai Jalan Raya Narogong KM

23,8 Cileungsi, Bogor. Jumlah tenaga kerja PT. SRI sebanyak 1.149 orang

(per Oktober 2005).

PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah perusahaan joint-venture

dengan status MA antar PT. Astra Honda Motor dan Yokohama Rubber Co.

Ltd dengan jumlah modal dasar sebesar US $ 27,000,000, dan pembagian

sahamnya adalah:

1. PT. Astra Honda Motor 85 %

2. Yokohama Rubber Co. Ltd 15 %

PT. Suryaraya Rubberindo Industries memproduksi ban luar dan ban dalam untuk

sepeda bermotor. Hasil produksi PT. SRI mempunyai brand Federal dan FDR. Tipe dari

Federal adalah 701S, 701D, SF135F, FR135, FD137, 200D, 603, FR126, 261 dan 711.

Tipe dari FDR adalah DRAX, Duromax, Citypro, Cityrunner, Citypower, Sport XT, Sport

XP-R, Duro Force dan Zeo. Hasil produksi sebagian dikirim ke PT. Astra Honda Motor

untuk dirakit pada sepeda motor Honda. Sebagian lagi dijual sebagai

48

Replacement Market. Negara tujuan ekspor adalah negara-negara di

Eropa, Asia, Timur Tengah, Australia dan Afrika.

3.1.2 Bidang Usaha PT. Suryaraya Rubberindo Industries

PT. Suryaraya Rubberindo Industries bergerak pada bidang produksi

ban luar dan ban dalam untuk sepeda motor.

3.1.3 Visi dan Misi

Visi dari PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah “menjadi yang

terbesar sebagai perusahaan ban sepeda motor di Indonesia”.

Misi dari PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah “menyediakan

ban yang memiliki Quality, Cost, Delivery, Development, Morale terbaik di

pasar domestik dan Honda Worldwide Operation ”.

3.1.4 Struktur Organisasi PT. Suryaraya Rubberindo Industries

Tujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk

mengatur kegiatannya secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran

yang sistematis mengenai hubungan kerjasama antara orang-orang yang

terlibat untuk mencapai suatu tujuan. Oleh sebab itu, struktur organisasi

harus disusun secara jelas mengenai pemisahan fungsi, tugas dan

tanggungjawab masing-masing bagian kepada pimpinan. Struktur Organisasi

PT. SRI dapat dilihat pada gambar 3.1. Bagian yang diarsir adalah bagian

yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan baku.

49

Board of Directors

Comitee Corporate Plan Advisor

Marketing

Marketing

Sales I

Sales II

Sales III

Product & Promotion

Distr & Tech Support

Material Purchase

Engine Purchase

Purchasing

Purchasing

E & M Purchase

EXIM & Gen. Purchase

Manufakturing

QAQC Plant Plant Engineering

QA

QC

PPC

Prod. Control

MP / IC

Material WH & SFG

Maintenance

Industrial Engineering

R & D HRD & GA

HRD & GAR & D

Finance Acc. IT

Finance Acc. IT

Finance

IT

Prod. I

Prod. II

Process I

Process II

Engineering

Product Design HRD

GA

Audit

Departemen

Direktorat

Seksi

Sub Departemen

Bagian yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan baku

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SRI

Sumber: PT. SRI

50

3.1.5 Uraian Tugas dan Tanggungjawab

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab dari masing-masing

bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-masing.

1. Board of Directors

− Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dan pekerjaan

para manajer.

− Bertanggungjawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya

perusahaan.

2. Audit

− Melakukan evaluasi dan analisis baik aset maupun keuangan.

− Bertanggungjawab dalam melakukan pengawasan dan pengendalian

terhadap aset-aset perusahaan.

3. Corporate Plan

− Melakukan review management secara berkala dan

mendokumentasikannya.

− Bertanggungjawab dalam menyelenggarakan, mengendalikan siklus

dari segi perencanaan dan pencapaiannya serta sebagai penghubung

dengan group Astra lainnya.

4. Comitee

− Menyusun rancangan konsep yang terkait dengan kualitas

manajemen,keamanan, peningkatan, community affair, proses bisnis

dan olahraga.

− Bertanggungjawab memberikan masukan pada Dewan Direksi.

51

5. Advisor

− Memberikan saran-saran yang ada pada tingkatan operasional.

6. Direktorat Marketing

− Melakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur

segala kegiatan pemasaran.

− Bertanggungjawab langsung kepada Dewan Direksi atau BOD atas

bidang pemasaran produk yang dihasilkan.

7. Direktorat Purchasing

− Bertanggungjawab dalam hal pengadaan baik kebutuhan produksi

maupun penunjang produksi baik lokal maupun dari luar.

8. Direktorat Manufakturing

− Melakukan quality control baik kualitas yang dihasilkan maupun

prosesnya.

− Bertanggungjawab terhadap perencanaan atau proses produksi.

9. Direktorat R & D

− Membuat desain produk dan material.

− Bertanggungjawab dalam hal pengembangan produk.

10. Direktorat HRD & GA

− Bertanggungjawab terhadap pengelolaan sistem ketenagakerjaan,

penggajian, legal dan hubungan industri, masalah-masalah umum dan

keamanan.

52

11. Direktorat Finance Acc. IT

− Bertanggungjawab terhadap pengadaan dana, pengelolaan,

pengendalian dan pelaporannya.

− Bertanggungjawab dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan

dengan teknologi informasi.

12. Sub Departemen E&M Purchase

− Melakukan survei market, negosiasi, ordering dan klaim.

− Bertanggungjawab terhadap pembelian dan pengadaan bahan baku

untuk kebutuhan tire, tube, tools dan suku cadang mesin.

13. Sub Departemen PPC

− Bertanggungjawab dalam hal operasional perencanaan produksi melalui

pendekatan 3M (Material, Machine, Man Power).

14. Sub Departemen Finance & Accounting

− Membuat perencanaan budget dan non budget.

− Melakukan kontrol terhadap keuangan dan sumber–sumber dana.

− Bertanggungjawab dalam menentukan dana sesuai dengan kebutuhan.

− Bertanggungjawab dalam aktivitas perbankan.

15. Sub Departemen IT

− Membuat, mengembangkan dan menjaga aplikasi yang ada di

perusahaan.

− Bertanggungjawab terhadap software dan hardware yang ada di

perusahaan.

53

16. Seksi Material Purchase

− Bertanggungjawab terhadap pembelian bahan baku untuk kebutuhan

tire dan tube.

17. Seksi MPIC

− Melakukan perhitungan permintaan pembelian bahan baku.

− Bertanggungjawab terhadap ketersediaan bahan baku, sparepart order

dan proses entry penimbangan bahan baku.

18. Seksi Material Warehouse & SFG

− Bertanggungjawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran bahan baku.

3.2 Ruang Lingkup Sistem

3.2.1 Fungsi yang terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan

baku pada PT. SRI adalah:

1. Internal Entity

a. Seksi MPIC

b. Seksi Material Purchase

c. Seksi Material Warehouse & SFG

2. External Entity

a. Finance Acc.

b. Marketing

c. Management

d. Production

54

e. Quality Control

f. Supplier

3.2.2 Dokumen-dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi

persediaan bahan baku PT. SRI adalah:

1. PP (Permintaan Pembelian).

2. DST (Delivery Schedule Tentative).

3. PO (Purchase Order).

4. DSF (Delivery Schedule Final).

5. Surat Jalan.

6. BPB+ (Bukti Penerimaan Barang).

7. PBS (Pengeluaran Barang Sementara).

8. BPB- Retur.

9. BPB- (Bukti Pengeluaran Barang).

3.2.3 Laporan-laporan yang Dihasilkan

Laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi persediaan

bahan baku PT. SRI adalah:

1. Laporan permintaan pembelian bahan baku.

2. Laporan pembelian bahan baku.

3. Laporan penerimaan bahan baku.

4. Laporan retur pembelian bahan baku.

5. Laporan pengeluaran bahan baku.

55

3.2.4 Prosedur Persediaan Bahan Baku PT. SRI

1. Seksi MPIC

Berdasarkan konfirmasi kebutuhan pasar dari Marketing, Seksi MPIC

menghitung kebutuhan bahan baku dengan membandingkan stock

sekarang dengan rencana produksi satu bulan kedepan. Kemudian Seksi

MPIC memasukkan data ke dalam Form Entry Permintaan Pembelian

(Tr_PPS) dan Form Maintenance Delivery Schedule Tentative

(Tr_DSPPS) dengan melakukan read pada tabel Ms_Parts. Selanjutnya

Seksi MPIC mencetak dokumen PP (Permintaan Pembelian) sebanyak 2

rangkap dan dokumen Delivery Schedule Tentative (DST) sebanyak 2

rangkap, dokumen DST digunakan untuk memperkirakan jadwal

pengiriman barang sementara. Seksi MPIC memberikan PP rangkap 1

dan 2 serta DST rangkap 1 dan 2 pada Seksi Material Purchase. Pada

akhir bulan seksi MPIC membuat laporan permintaan pembelian bahan

baku dan diserahkan kepada management.

2. Seksi Material Purchase

Seksi Material Purchase mempersiapkan dokumen PP dan dokumen

DST. Kemudian memasukkan data ke dalam Form Entry Purchase Order

(Tr_POS) dan Form Maintenance DS Final (Tr_DSPOS) dengan

melakukan read pada tabel Ms_Suppliers dan Ms_SPL_Prices. Seksi

material Purchase mencetak dokumen Purchase Order (PO) sebanyak 2

rangkap dan dokumen Delivery Schedule Final (DSF) sebanyak 2

rangkap. Dokumen PO rangkap 1 dan DSF rangkap 1 kemudian

diberikan pada supplier. Seksi Material Purchase mengarsip PP rangkap

56

1 dan 2, DST rangkap 1 dan 2, PO rangkap 2 dan DSF rangkap 2. Pada

akhir bulan Seksi Material Purchase membuat laporan pembelian bahan

baku dan diserahkan kepada management.

3. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good

Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menerima bahan baku

dari supplier yang disertai dengan Surat Jalan 4 rangkap. Seksi Material

Warehouse and Semi Finish Good melakukan pengecekan fisik untuk

memeriksa apakah bahan baku yang dikirimkan sesuai dengan yang

tertera pada Surat Jalan. Apabila tidak sesuai maka dikembalikan pada

supplier. Apabila bahan baku yang diterima sesuai dengan PO, maka

Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good memasukkan data ke

dalam Form Entry Bukti Penerimaan Barang (BPB+) (Tr_BPB_Ins)

berdasarkan nomor PO yang ada pada Surat Jalan dan secara otomatis

menambah Tr_Stock. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good

mencetak dokumen BPB+ sebanyak 2 rangkap. BPB+ rangkap 1

diberikan pada Sub Departemen Finance Acc, Surat Jalan rangkap 1

diarsip pada Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good, BPB+

rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2 diberikan pada Departemen

Purchasing dan mengembalikan Surat Jalan rangkap 3 dan 4 pada

supplier. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menerima

konfirmasi kualitas barang dari Seksi Quality Controls yang sebelumnya

telah melakukan pemeriksaan kualitas barang. Apabila material goods

secara kualitas memenuhi standar maka barang siap dipakai. Jika secara

kualitas tidak memenuhi standar (NG) maka seksi Material Warehouse

57

and Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry BPB-

Retur (Tr_BPB_Out_Returs) yang secara otomatis mengurangi Tr_Stock

dan Form Entry Pengembalian Barang Claim (Tr_PBS) sesuai dengan

barang yang NG. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good

mencetak dokumen BPB- Retur sebanyak 2 rangkap dan PBS sebanyak 3

rangkap. BPB- Retur rangkap 1 dan PBS rangkap 1 diberikan pada Sub

Departemen Finance Acc, BPB- Retur rangkap 2 diberikan kepada Sub

Departemen E&M Purchase. PBS rangkap 2 diberikan pada supplier dan

PBS rangkap 3 diberikan untuk security tetapi yang memberikannya

adalah supplier. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good

menyimpan bahan baku apabila bahan baku telah melalui proses Quality

Control dan dinyatakan siap pakai. Pada saat Sub Departemen

Production I atau Sub Departemen Production II meminta bahan baku

berdasarkan kebutuhan produksi maka Seksi Material Warehouse and

Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry Bukti

Pengeluaran Barang (Tr_BPB_Outs) berdasarkan bahan baku yang

diminta dan secara otomatis mengurangi Tr_stock. Seksi Material

Warehouse and Semi Finish Good mencetak dokumen BPB- sebanyak 2

rangkap dan mengeluarkan bahan baku sesuai permintaan. BPB- rangkap

1 diberikan pada Sub Departemen Finance Acc dan mengarsip BPB-

rangkap 2. Pada akhir bulan Seksi Material Warehouse and Semi Finish

Good membuat laporan penerimaan bahan baku, pengeluaran bahan baku

dan retur pembelian bahan baku yang kemudian diserahkan kepada

management.

58

3.2.5 Data Flow Diagram Pada Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT.

SRI

Penulis menganalisa sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram

(DFD). Diagram konteks dan diagram nol pada sistem persediaan bahan baku

PT. SRI dapat dilihat pada gambar 3.2 dan 3.3.

Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT SRI

Supplier

Management

QC

Production

Finance Acc

Lap_penerimaan_bahan_baku

Lap_pengeluaran_bahan_baku

Lap_pembelian_bahan_baku

Konfirmasi_bahan_baku

Konfirmasi_bahan_baku_NGKonfirmasi_bahan_baku_G

Permintaan_bahan_baku

Dok_SJ

Dok

_PO

Dok

_DSF

Cop

y_of

_Dok

_SJ

Kon

firm

asi_

baha

n_ba

ku_i

nval

id

Dok_BPB+

Dok_BPB-_Retur

Dok_BPB-

Cop

y_of

_Dok

_PB

S

MarketingKonfirmasi_kebutuhan_pasar

Lap_retur_pembelian_bahan_baku

Lap_permintaan_pembelian_bahan_baku

Dok_PBS

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT. SRI

Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT. SRI (Oktober 2005)

59

1.0Permintaan

pembelian bahan baku

(MPIC)

2.0Pembelian bahan

baku(MP)

3.0Menerima bahan

baku(MW&SFG)

4.0Membuat BPB-Retur dan PBS(MW&SFG)

5.0Menyimpan bahan baku(MW&SFG)

ManagementDok_PP

Dok_DST

Tr_PPS

Tr_DSPPS

Ms_PartsMs_Spl_prices

Ms_Supplier

Tr_DSPOS

Tr_POS

Supplier

Dok_PODok_DSF

Dok_SJ

Konfirmasi_bahan_baku_invalid

Copy_of_Dok_SJ

QCKonfirmasi_bahan_baku

Tr_Stock

Tr_BPB_ins

Konfirmasi_bahan_baku_NG

Copy_of_Dok_PBS

Tr_BPB_out_returs

Tr_PBS

Tr_Stock

Konfirmasi_bahan_baku_G

Production Permintaan_bahan_baku

Tr_BPB_outs

Tr_Stock

Finance Acc Dok_BPB-Dok_BPB-_Retur

Finance Acc Dok_BPB+

Lap_pembelian_bahan_baku

Lap_

penge

luaran

_bah

an_ba

ku

Lap_penerimaan_bahan_baku

Management

Lap_retur_pembelian_bahan_baku

Lap_

perm

intaan

_pem

belian

_baha

n_bak

uMarketing

Konfi

rmasi

_keb

utuhan

_pasa

r

PBS

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku

Sumber: Dikembangkan dari wawancara terhadap PT. SRI (Oktober 2005)

60

Keterangan gambar:

MPIC : Material Production Inventory Control

MP : Material Purchase

MW&SFG : Material Warehouse and Semi Finish Good

QC : Quality Control

PP : Permintaan Pembelian

DST : Delivery Schedule Tentative

PO : Purchase Order

DSF : Delivery Schedule Final

BPB+ : Bukti Penerimaan Barang

BPB- Retur : Bukti Pengeluaran Barang Retur

BPB- : Bukti Pengeluaran Barang

SJ : Surat Jalan

PBS : Pengeluaran Barang Sementara

NG : Not Good

G : Good

61

Dok : Dokumen

Lap : Laporan

Ms : Master

Tr : Transaction