-
Z
2020
08
09
BIRO KTLN
JAKARTA
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA
RUANG LINGKUP
ADMINISTRASI PERJALANAN
DINAS LUAR NEGERI
-
Pembangunan SISTEM
PengembanganSDM
SIMPEL
GOOD GOVERNANCE – REFORMASI BIROKRASI
Kecepatan
Transparansi
Database
Pengembangankompetensi
PelayananPublik
PELAYANAN PUBLIK YG RESPONSIF DAN BERDAYA SAING GLOBAL
-
BABACDEAPAITUPDLN?
Permensesneg No.11 Tahun2008; PMK no.164/PMK.05/2015
“PDLN adalah penugasan yang dilakukanoleh Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, atau Tenaga Indonesia yang diberikan olehLembaga Negara atau Instansi Pemerintah, dalam rangka melaksanakan kegiatan di luarnegeri atas biaya Negara (APBN/APBD), donor luar/dalam negeri, atau biaya sendiri
DEFINISI
-
BABAC
RUANG LINGKUP
• Pejabat Negara adalah Presidendan Wakil Presiden, Ketua danAnggota Lembaga Negara,Menteri, Duta Besar Luar Biasa danBerkuasa Penuh/Kepala PerwakilanRI di luar negeri, Gubernur,Bupati/Walikota, dan Pejabat Lainyang ditetapkan dengan peraturanperundang-undangan.
• Pejabat Lainnya adalah Pejabatyang diangkat dandiberhentikan oleh Presidenyang tidak termasuk sebagaiPejabat Negara, tetapi mewakilikepentingan Negara RepublikIndonesia di luar negeri, ataumenyangkut hubungan antarLembaga Negara dan dalampenetapan pengangkatannyamemerlukan pertimbanganpersetujuan DPR.
• Tenaga Indonesia adalahmasyarakat umum yangditugaskan melaksanakanpenugasan dinas ke luar negeriyang bersifat mewakili Negara.
-
BABACMENGAPA
BIRO
KTLN?
Keppres no.42 Tahun 2002Tentang Pedoman PelaksanaanAnggaran Pendapatan danBelanja Negara (terakhirperubahan melalui Keppresno.72 Tahun 2004)
Pasal 33 (2):“Perjalanan dinas luarnegeri terlebih dahulumemerlukan izinPresiden atau Pejabatyang ditunjuk.”
-
• INPRES Nomor11 Tahun 2005
• PermensesnegNomor 11 Tahun 2008
• SE MensesnegNomor B-1001/…tanggal4 Nov 2014
KETENTUAN UMUM:
1. Perjalanan dinas ke luar negeri oleh masing-masingdilakukan dengan SANGAT SELEKTIF.
2. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luarnegeri diupayakan dalam jumlah yang SANGATTERBATAS dan hanya yang bidang tugasnya SANGATTERKAIT dengan substansi yang akan dibahas.
3. Pejabat yang berwenang WAJIB membatasipelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang penting.
4. Permohonan izin diajukan secara tertulis kepadaPresiden dalam jangka waktu PALING LAMBAT 1(satu) minggu sebelum rencana tanggalkeberangkatan.
-
• INPRES Nomor11 Tahun 2005
• PermensesnegNomor 11 Tahun 2008
• SE MensesnegNomor B-1001/…tanggal4 Nov 2014
5. Surat permohonan persetujuan SEKURANG-KURANGNYA memuat nama dan jabatan; NIP ataunomor identitas yang disetarakan; tujuan kegiatan;kota dan Negara yang dituju; jangka waktu; sumberpembiayaan.
6. Hasil perjalanan dinas ke luar negeri tersebut WAJIBDILAPORKAN kepada Presiden dengan tembusankepada Wakil Presiden.
7. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikanmaksud kedatangan kepada Perwakilan PemerintahRI di negara yang dituju.
8. Kewajiban untuk menggunakan perusahaanpenerbangan nasional, sepanjang jalurnyamemungkinkan (untuk perjalanan dinas yang biayatransportasinya berasal dari APBN/APBD)
-
PENGGUNAAN SURAT PERSETUJUAN
Dasar legalitas penugasan
Syarat pengurusan paspor dinas, exit permit, dan rekomendasi visa dinas
Dasar pemberian fasilitasi pembayaranpajak penghasilan orang pribadi yg akanbertolak ke luar negeri (fiscal) dg ketentuan yg berlaku
Kelengkapan administrasipertanggungjawaban keuangan
-
KATEGORI/JENIS SURAT PERSETUJUAN
PERMOHONAN BARU
PERPANJANGAN
RALAT
PEMBATALAN
-
PERSYARATAN
BARU
1. Surat Usulan dari Focal Point Administrasi PDLN2. Surat undangan dari penyelenggara/mitra kerjasama di
LN/ surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah RI diLuar Negeri di negara yang dituju;
3. Dokumen resmi tentang sumber pembiayaan (antaralain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU,atau surat pernyataan biaya sendiri yangditandatangani di atas materai);
4. Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;5. TOR kegiatan;6. Penjelasan relevansi, urgensi/alasan penugasan;
7. Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabilaseorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain
8. Kertas posisi dan/atau pedoman delegasi (PDLN dalamrangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;
9. Brosur atau sejenisnya dalam rangka mengikutipromosi/pameran;
10. Draft perjanjian internasional yang telah dibahasdengan instansi terkait, (PDLN untuk penandatangananperjanjian internasional
11. Bagi Pegawai Negeri Sipil melampirkan persetujuandari pejabat yang menjadi atasannya.
-
PERSYARATAN
PERPANJANGAN
1.Surat Usulan untuk pengajuan Perpanjangan;2.Surat Undangan atau LOA terbaru Perpanjangan
Penugasan;3.SP Setneg sebelumnya4.Persyaratan nomor (3)-(11).
RALAT
1.Surat usulan untuk pengajuan Ralat;2.Surat undangan terbaru jika ada perubahan
waktu kegiatan;3.SP Setneg sebelumnya4.Persyaratan nomor (3)-(11).
PEMBATALAN
1.Surat Usulan untuk pengajuan Pembatalan;2.Surat Keterangan dari Penyelenggara atau Surat
Konfirmasi dari Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri terkait pembatalan acara terkait;
3.SP Setneg Sebelumnya
-
KESALAHAN UMUM ISIAN DATA SIMPEL
Dokumenpendukung tidak
lengkap
Pengajuanmepet
Kesalahan input tanggal
penugasan
Kesalahan input komponen biaya
Kesalahanpemilihan jenis
kegiatan
-
BABACDE SIMPEL NEXT
BEFORE
• Non-Artificial Intelligence
• Permohonan bisa disubmit
meski sudah terlambat
• Sistem belum mewajibkan
pelaporan
AFTER
• Penerapan Artificial Intelligence.
• Permohonan bisa disubmit dengan
limitasi H-7 sebelum tanggal
kegiatan.
• Wajib mensubmit laporan setelah
kepulangan untuk proses system un-
blocking.
• Review and Scoring Kementerian
• Surat Persetujuan Setneg akan
terbit dalam waktu 24 Jam
terhadap permohonan yang sudah
lengkap dan sesuai.
-
BABACDE SIMPEL MOBILE
FITUR SIMPEL MOBILE
a. Pengecekan status permohonan tanpa login
b. Notifikasi pengembalian berkas
c. Download Surat Persetujuan
d. Upload Laporan Penugasan
-
Database SIMPEL dan Data Security
DATABASE:1. Data Base daftar
pejabat/pegawai seluruh K/L2. Data Base laporan PDLN
seluruh K/L3. Data Base penggunaan
anggaran PDLNFITUR KEAMANAN:1. Security Test oleh Badan Siber
dan Sandi Negara2. Fitur Captcha pada SIMPEL Web3. Fitur One Time Password (OTP)
pada SIMPEL Mobile4. Penerapan Certified Digital
Signature
-
FORMAT LAPORAN
TUJUAN PELAKSANAAN
KEGIATAN
MATERI KEGIATAN
TINDAK LANJUT
DAMPAK/REKOMENDASI
LAPORAN REALISASI
BIAYA
EMAIL NOTIFIKASI PERMOHONAN PADA SIMPEL
-
FORMAT LAPORAN
TUJUAN PELAKSANAAN
KEGIATAN
MATERI KEGIATAN
TINDAK LANJUT
DAMPAK/REKOMENDASI
LAPORAN REALISASI
BIAYA
EMAIL NOTIFIKASI PERSETUJUAN PADA SIMPELDAFTAR KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN
-
VARIASI KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN
Komponen Pembiayaan:
• Tiket Penerbangan PP• Uang Harian (sesuai PMK164/PMK.05/2015) :
1. Penginapan; 2) Transportasi Lokal; 3) Uang Saku; 4) Meals
Variasi contoh penggunaan Uang Harian:•Jika penyelenggara menanggung biaya: Tiket penerbangan pp, akomodasi, translokdan meals, maka perlakuan di Simpel:
K/L hanya BERHAK mengajukan Uang Saku.
Jangka waktu penugasan
1 Juli 2020 s.d. 10 Juli 2020
Biaya Penugasan
Penginapan : UNDP
Translok : UNDP
Uang Saku : Kemenlu
Tiket Penerbangan pp : UNDP
-
VARIASI KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN
• Jika penyelenggara menanggung biaya: Tiket penerbangan pp,
akomodasi dan translok,maka perlakuan di Simpel:
K/L BERHAK mengajukan Uang Harian 30%
Jangka waktu penugasan
1 Juli 2020 s.d. 10 Juli 2020
Biaya Penugasan
Penginapan : UNDP
Translok : UNDP
Uang Harian 30% : Kemenlu
Tiket Penerbangan pp : UNDP
-
VARIASI KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN
Jangka waktu penugasan
1 Juli 2020 s.d. 10 Juli 2020
Biaya Penugasan
UNDP
• Jika penyelenggara menanggung biaya: Tiket penerbangan pp,
akomodasi, translok dan DSA/Living Allowance, maka perlakuan di
Simpel:
KL tidak berhak mengajukan Uang Harian 30% (seluruh biaya
ditanggung penyelenggara)
-
DINAMIKA KEBIJAKAN PDLN DI MASA COVID-19
SE Seskemensetneg No.
B-18/Kemensetneg/Ses/LN.00/03/2020
tanggal 13 Maret 2020
SE Kemenkeu No SE-16/MK.1/2020; SE Kemenlu No
03702/PK/03/2020/64 tgl 16 Maret 2020; SE Gugus Tugas Percepatan
Penanganan COVID 19 No 4 Tahun 2020; SE MenpanRB No 58
Tahun 2020
• Update/Koordinasi dengan Kedutaan Besar/
Perwakilan Negara Asing
Keputusan: Penerbitan Izin PDLN akan diberikan KHUSUS
untuk TUGAS BELAJAR dan PENUGASAN
MENDESAK/KEPENTINGAN NEGARA
-
BABACDESYARATKELENGKAPANDOKUMEN
Dokumen TAMBAHAN:- LoA Universitas
- SKET Kedutaan Besar
- SKET Sehat
- Dokumen lain yg terkait
Komunikasi HANYA akan dilakukan
antara Biro KTLN dan PIC K/L yaitu
Kepala Bagian &/ Kepala Sub Bagian yg
menangani administrasi PDLN
Syarat Dokumen sesuai
SOP masih berlaku
-
CATATAN PENTING
Kemensetneg telah menerbitkan 172 Surat Persetujuan per 8 September 2020
Permohonan izin kegiatan TUGAS BELAJAR, yg tertunda sejak terbitnya SE
SESKEMENSETNEG No. B-18/Kemensetneg/Ses/LN.00/03/2020
tanggal 13 Maret 2020, agar dapat SEGERA diajukan prosesnya ke
Kemensetneg dhi. Biro KTLN
Dokumen pengajuan selama masa pandemic (khususnya DOKUMEN
TAMBAHAN) HARUS DAPAT dibuktikan keabsahannya (komunikasi dengan
Kedubes/Kemenlu atau instansi terkait dengan menyertakan bukti seperti
komunikasi email, link website, dst)
EMAIL BAGIAN PDLN BIRO KTLN:
Cc ke [email protected]
-
CATATAN PENTING
Permohonan izin kegiatan yang sebelumnya telah diajukan ke Biro KTLN
melalui SIMPEL dapat DIAJUKAN KEMBALI (RESUBMIT), yaitu untuk
pengajuan SEBELUM 13 Maret 2020 dan untuk kegiatan yang dilaksanakan
SEBELUM 13 Maret 2020
Kebijakan penerbitan SP PDLN Kemensetneg DAPAT berbeda dengan
kebijakan K/L. Namun demikian, persetujuan atas pengajuan PDLN TIDAK
AKAN DIBERIKAN oleh Kemensetneg tanpa surat pengantar persetujuan K/L
Permohonan Pencetakan SP PDLN dan segala bentuk ADUAN diajukan ke
alamat email [email protected]
-
JUDUL EMAIL:
Institusi (K/L)_Negara Tujuan_TUBEL/RESUBMIT_2 Org
UKURAN DOKUMEN
Tidak Lebih dari 2Mb
TUJUAN SURAT: CC-kan Email ybs utk
memperccepat koordinasi
DATA PRIBADI: Isi selengkap mungkin
PRINSIP:
Pernyataan penerimaan oleh negara tujuan DAPAT dibuktikan.
(Link embassy negara tujuan; Screencapture pernyataan
Embassy/KBRI, dst)
-
Infografis SIMPEL & Buku Panduan SIMPEL
e-Manual Book SIMPEL:
https://ktln.setneg.go.id/pdf/simpelv3_manual.pdf
e-Manual Book SIMPEL Mobile:
https://ktln.setneg.go.id/pdf/simpelmobile_manual
.pdf
-
BIRO KERJA SAMA TEKNIK LUAR NEGERIKEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA 2019
admin: [email protected]