Download - Quick Wins LAN
Quick Wins i
REFORMASI BIROKRASI
KATA PENGANTAR
uji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, bahwa Lembaga Administrasi Negara telah dapat menyelesaikan kegiatan Penyusunan Dokumen Quick Wins Lembaga Administrasi Negara.
Keluaran kegiatan ini merupakan dokumen penting untuk tahap awal penerapan Reformasi Birokrasi di lingkungan Lembaga Administrasi Negara. Dokumen ini menggambarkan bahwa LAN mencanangkan 2 (dua) program yang menjadi Quick Wins LAN yaitu Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online; dan Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online. Kedua quick wins ini merupakan bagian dari core bussiness LAN yang diharapkan dapat menjadi pengungkit bagi kinerja Reformasi Birokrasi LAN secara keseluruhan.
Pada kesempatan ini, kami menyampaikan ucapan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan dokumen ini, baik pada seluruh jajaran pimpinan pejabat Eselon I, II, III, dan IV di lingkungan LAN dan seluruh pegawai LAN yang bersedia mencurahkan tenaga dan pikirannya dalam penyusunan dokumen quick wins ini. Kepada semua pihak yang telah memberikan partisipasi, kontribusi dan saran dalam pelaksanan kegiatan ini, kami mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya.
Semoga pelaksanaan quick wins ini dapat menjadi pemicu dan pemacu Reformasi Birokrasi LAN khususnya dan peningkatan kinerja LAN secara keseluruhan pada umumnya, dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi serta pencapaian visi dan misi LAN.
Jakarta, April 2011 Kepala Lembaga Administrasi Negara
Asmawi Rewansyah
P
ii STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................................. ii
PENDAHULUAN...................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................................................... 1
B. Tujuan Quick Wins LAN ............................................................................................. 3
C. Sasaran ...................................................................................................................... 3
D. Landasan Hukum ....................................................................................................... 4
PERUMUSAN QUICK WINS .................................................................................................... 7
A. Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama .............................................................. 8
B. Keluaran Utama LAN ................................................................................................. 8
C. Harapan Pemangku Kepentingan Utama .................................................................. 9
D. Kinerja Saat Ini ......................................................................................................... 11
E. Peningkatan Kinerja ................................................................................................. 13
F. Sumber Daya ........................................................................................................... 15
G. Penetapan Quick Wins LAN ..................................................................................... 17
QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA ................................................................ 18
A. Quick Wins 1 : Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara
Online .............................................................................................................................. 18
1. Gambaran Kondisi Diklat saat ini ......................................................................... 18
2. Harapan Pemangku Kepentingan Utama ............................................................ 21
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya .................. 23
B. Quick Wins 2: Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online .... 24
Quick Wins iii
REFORMASI BIROKRASI
1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini.................................................................... 24
2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN .......................................................... 28
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya .................. 28
PERSIAPAN PELAKSANAAN QUICK WINS ............................................................................. 29
A. Quick Wins Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan
Secara Online ................................................................................................................... 29
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja ...................................... 29
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran ................................. 29
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi ................................................... 32
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins .................................................................... 33
B. Quick Wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online ........ 33
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja ...................................... 33
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran ................................. 33
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi ................................................... 35
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins .................................................................... 36
P E N U T U P ........................................................................................................................ 37
Quick Wins 1
REFORMASI BIROKRASI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
embaga Administrasi Negara (LAN) mengemban amanah untuk
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai
dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Karenanya,
LAN dituntut untuk menjadi pionir (role model) bagi reformasi administrasi
dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerja tinggi.
Berdasarkan Keputusan Presiden No. 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa
kali terakhir dengan Perpres No. 64 Tahun 2005, Lembaga Administrasi Negara
(LAN) mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku dengan menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu di bidang
administrasi negara;
b. Pengkajian kinerja kelembagaan dan Sumber Daya Aparatur dalam rangka
pembangunan administrasi negara dan peningkatan kualitas Sumber Daya
Aparatur;
c. Pengkajian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di
bidang pembangunan administrasi negara;
d. Penelitian dan pengembangan administrasi pembangunan dan otomasi
administrasi negara;
e. Pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (Diklat)
Aparatur Negara;
L
2 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
f. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAN;
g. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan Instansi Pemerintah di bidang
administrasi negara; dan
h. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan
rumah tangga.
Dengan demikian pada dasarnya LAN mempunyai peran penting dan
strategis dalam pembangunan dan pengembangan sistem administrasi negara
Republik Indonesia sebagai kerangka dasar (infrastruktur) pembangunan
sistem penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan Republik Indonesia.
Peran LAN diwujudkan dalam:
a. Pemberian saran kebijakan dan pertimbangan kepada Presiden,
Pemerintah dan pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah melalui
pemanfaatan hasil penelitian dan pengkajian di bidang Administrasi
Negara;
b. Peningkatan dan pengembangan kompetensi dan profesionalitas SDM
Aparatur melalui Pembinaan dan Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pelatihan PNS berdasarkan UU No. 43 Thn 1999 dan PP No. 101 Thn 2000;
c. Pengembangan ilmu dan praktek dibidang Administrasi bagi SDM Aparatur
melalui penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di bidang Administrasi yang
dilaksanakan oleh STIA-LAN Jakarta, Bandung dan Makassar. (didasarkan
pada Keputusan Presiden Nomor 100 Tahun 1999 tentang STIA - LAN)
Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi selama ini, LAN dinilai oleh
para pemangku kepentingan masih belum optimal, sehingga kontribusi LAN
terhadap reformasi birokrasi secara umum dinilai masih kurang. Dalam Bidang
Kajian, LAN sebagai pemberi saran kebijakan kepada Pemerintah,
Quick Wins 3
REFORMASI BIROKRASI
kontribusinya masih terbatas. Demikian juga kontribusi Pendidikan dan
Pelatihan Aparatur yang diselenggarakan oleh LAN dan oleh berbagai
Lembaga Diklat binaan LAN, juga dirasakan masih kurang terhadap perbaikan
kinerja pemerintah. Bukti kurang optimalnya penyelenggaraan tugas dan
fungsi LAN tersebut ditemukan ketika dilakukan pertemuan-pertemuan yang
diinisiasi oleh LAN dalam rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan kajian
ataupun pendidikan dan pelatihan PNS.
Sementara itu, dalam kaitannya dengan pemberian layanan di STIA
LAN, masih banyaknya informasi mengenai STIA LAN yang belum sampai ke
daerah. Kemudian, masih banyak mahasiswa yang tidak memperoleh
informasi akademik dan administratif, khususnya pada saat libur semester dan
mereka telah kembali ke daerah dan/atau instansi masing-masing. Selain itu,
pola pendaftaran yang masih manual, diindikasikan kurang efektif dan efisien,
khususnya bagi calon mahasiswa baru di luar domisili STIA LAN, yang berminat
mendaftar menjadi mahasiswa STIA LAN.
Dalam rangka memperbaiki kinerja LAN saat ini, diperlukan inisiatif
untuk melakukan reformasi pada bidang yang dapat dijadikan pengungkit
reformasi birokrasi LAN secara keseluruhan. Program quick wins adalah
program yang digunakan sebagai pengungkit reformasi birokrasi tersebut.
B. Tujuan Quick Wins LAN
Quick Wins LAN ditujukan sebagai momentum untuk meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan
sebagai awal peningkatan kepercayaan publik kepada LAN.
C. Sasaran
Sasaran dari program quick wins adalah perbaikan sistem dan
mekanisme kerja atau produk utama LAN yang sesuai dengan peran, tupoksi
4 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
dan karakteristiknya.
D. Landasan Hukum
Peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan hukum
penyusunan dan penetapan Quick Wins LAN adalah:
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian
(Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor
43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 3890);
2. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara
yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran
Negara Tahun 1995 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3851);
3. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
(Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4286);
4. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendahraan Negara
(Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4355);
5. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan
dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2006
Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400);
6. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 14,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 4421);
7. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara
Quick Wins 5
REFORMASI BIROKRASI
Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan
Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Tahun 2008
Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4844);
8. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan
Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025 (Lembaran Negara Tahun 2007
Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4700);
9. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
(Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 50389);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan
Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000
Nomor 198, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4019);
11. Peraturan Presiden Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Nasional Tahun 2010-2014;
12. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design
Reformasi Birokrasi 2010-2025;
13. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan
Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000
Nomor 198, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4019);
14. Keputusan Presiden Nomor 100 Tahun 1999 tentang Sekolah Tinggi Ilmu
Administrasi Lembaga Administrasi Negara;
15. Keputusan Presiden No. 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali
terakhir dengan Perpres No. 64 Tahun 2005
16. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2010 tentang Percepatan Pelaksanaan
Prioritas Pembangunan Nasional Tahun 2010;
17. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/
6 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.
18. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor: 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasoi
2010-2014;
19. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor: 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Quick
Wins;
20. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 4 Tahun 2004
tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi Negara
sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala
Lembaga Administrasi Negara Nomor 10 Tahun 2004;
Quick Wins 7
REFORMASI BIROKRASI
BAB II
PERUMUSAN QUICK WINS
alam Permenpan No. 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi
Birokrasi 2010-2014, disebutkan bahwa Quick Wins adalah suatu
langkah inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali
pelaksanaan suatu program dalam reformasi birokrasi terutama berkaitan
dengan pemberantasan korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) serta
peningkatan kualitas pelayanan publik. Quick wins dilakukan untuk
mendapatkan momentum yang positif dan meningkatkan kepercayaan diri
instansi dalam melakukan langkah reformasi birokrasi, serta meningkatkan
kepercayaan masyarakat (to win public’s heart).
Oleh karena itu, aktivitas yang dipilih dalam program percepatan ini,
haruslah program yang mempunyai daya ungkit (key leverage) yang terkait
dengan perbaikan pada produk utama (core business) LAN. Hasil dari program
percepatan ini, dapat dengan mudah terlihat dan manfaatnya dapat dirasakan
langsung oleh masyarakat pengguna jasa (publik) maupun pemangku
kepentingan utama (pemangku kepentingan utama) dari LAN.
Program Percepatan ini adalah program yang mengawali proses
Reformasi Birokrasi LAN. Keluaran dari program ini merupakan jawaban
nyata/kongkrit dari keluhan pemangku kepentingan utama terhadap LAN.
Beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menentukan quick wins
berdasarkan Permenpan No. 20 Tahun 2010 dan peraturan lainnya, adalah :
a. Berasal dari program-program reformasi birokrasi, yang terdapat di dalam
Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014;
b. Merupakan bagian utama (core business) dari peran, tugas, fungsi, dan
D
8 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
karakteristik LAN yang bersangkutan;
c. Memberikan dampak perbaikan yang besar dan dapat dirasakan oleh para
pemangku kepentingan eksternal dan internal LAN;
d. Sesuai dengan harapan pemangku kepentingan utama utama LAN dalam
hal output atau tingkat kinerja;
e. Dapat diselesaikan dalam jangka waktu relatif cepat, kurang dari 12 bulan;
f. Memicu area perubahan yang menjadi tujuan reformasi birokrasi LAN;
A. Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama
Salah satu target yang ingin dicapai dalam Rencana Pembangunan
Jangka Panjang (RPJP) 2005 – 2025 adalah terwujudnya tata kelola
kepemerintahan yang baik dan aparatur yang profesional baik di Pusat
maupun di Daerah.
Secara konseptual, berdasarkan target RPJP tersebut pemangku
kepentingan utama LAN adalah:
a. Presiden;
b. DPR beserta lembaga negara lainnya;
c. Kementerian dan Lembaga-lembaga penyelenggara pemerintah lainnya;
d. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten, dan Kota;
e. Seluruh SDM aparatur negara termasuk pegawai BUMN/D, TNI, dan POLRI.
B. Keluaran Utama LAN
Berdasarkan tugas, fungsinya serta perannya, secara konseptual telah
teridentifikasi beberapa keluaran utama LAN, yaitu
a. Hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan
pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang
Quick Wins 9
REFORMASI BIROKRASI
kelembagaan; ketatalaksanaan dan sumber daya manusia dalam lingkup
administrasi negara.
b. Meningkatnya kualitas lembaga-lembaga diklat yang meliputi aspek
penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana, dan pelayanan
informasi mengenai proses diklat.
c. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek
kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional
d. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang
ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada Sekolah Tinggi Ilmu
Administrasi Lembaga Administrasi Negara (STIA LAN) dan pelayanan
akademik dan administratif bagi stakeholders.
e. Mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara
melalui advokasi dan konsultansi.
C. Harapan Pemangku Kepentingan Utama
Terkait keluaran utama LAN, diperoleh informasi mengenai harapan-
harapan atau ekspektasi dari para pemangku kepentingan utama sebagai
berikut.
a. Terhadap keluaran utama hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan
bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan
daerah di bidang kelembagaan; ketatalaksanaan dan sumber daya manusia
dalam lingkup administrasi negara, pemangku kepentingan utama LAN
berharap memperoleh bahan dan informasi bagi perumusan dan
pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi,
manual dan pedoman, dengan cepat dan mudah.
b. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas lembaga-lembaga diklat
yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan
10 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
prasarana, pemangku kepentingan utama berharap penyelenggaraan
diklat yang lebih efektif, efisien dan profesional serta meningkatnya
layanan informasi penyelenggaraan dan hasil penyelanggaraan diklat.
c. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas sumber daya manusia
aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan
fungsional, pemangku kepentingan utama berharap terpenuhinya
kompetensi sumber daya aparatur yang sesuai dengan persyaratan
kompetensi jabatan, bisa mendapatkan informasi yang cepat dan akurat
mengenai berbagai program pengembangan kompetensi kepemimpinan,
kemampuan teknis dan kemampuan fungsional, serta dapat mengikuti
berbagai program peningkatan kompetensi yang diselenggarakan oleh LAN
tersebut.
d. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas sumber daya manusia
aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal
pada STIA LAN, pemangku kepentingan utama berharap meningkatnya
kualitas keilmuan sumber daya manusia aparatur negara untuk
mendukung penyelenggaraan pemerintahan, meningkatnya rasio
komposisi sumber daya manusia aparatur yang berpendidikan tinggi dan
mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi masing-masing, serta
meningkatnya kualitas pelayanan, baik akademik maupun administratif
yang lebih tepat, cepat, praktis, dan akuntabel.
e. Terhadap keluaran mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan
administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi, pemangku
kepentingan utama berharap tertatanya organisasi dan manajemen
penyelenggaraan pemerintahan negara di Pusat dan Daerah.
Quick Wins 11
REFORMASI BIROKRASI
D. Kinerja Saat Ini
Berdasarkan tugas dan fungsinya sebagaimana tertuang dalam
peraturan perundangan yang ada, LAN melaksanakan tugas dan fungsi dalam
Bidang Kelitbangan, Bidang Kediklatan, serta Pendidikan Tinggi Kedinasan
melalui STIA LAN. Adanya berbagai tuntutan dari pemangku kepentingan
utama sebagaimana dikemukakan terdahulu, menunjukkan bahwa kinerja LAN
hingga saat ini masih belum optimal. Capaian kinerja pelaksanaan tugas dan
fungsi yang menjadi core business LAN adalah sebagai berikut.
a. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja hasil
kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan
pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang
kelembagaan dengan output bahan dan informasi bagi perumusan dan
pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi,
rekomendasi, manual dan pedoman, relatif cukup. Namun demikian,
berbagai hasil kajian tersebut belum tersosialisasikan dengan baik,
sehingga masih banyak instansi pemerintah baik di Pusat maupun di
Daerah yang belum mendapatkannya.
b. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja
pembinaan diklat yang meliputi standarisasi kualitas, penjaminan
kualitas, dan kontrol kualitas, menuju penyelenggaraan diklat yang
efektif, efisien, dan profesional, relatif cukup. Demikian juga
pencapaian kinerja penyelenggaraan diklat yang dilakukan oleh LAN
sendiri, yang meliputi aspek penyelenggara, program, widyaiswara,
serta sarana dan prasarana, relatif cukup. Hanya saja, pelayanan
informasi mengenai program pembinaan dan penyelenggaraan diklat
harus ditingkatkan.
c. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja
peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada
12 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional dalam
mewujudkan peningkatan kompetensi sumber daya aparatur yang
sesuai dengan persyaratan kompetensi jabatan, relatif cukup. Hanya
saja intensitas penyelenggaraan program pengembangan kompetensi
serta penyampaian informasi mengenai program-program tersebut
masih harus ditingkatkan.
d. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja
peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada
bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada Sekolah
Tinggi Ilmu Administrasi untuk mewujudkan peningkatan kualitas
keilmuan sumber daya manusia aparatur negara untuk mendukung
penyelenggaraan pemerintahan, peningkatan rasio komposisi sumber
daya manusia aparatur yang berpendidikan tinggi, dan mendukung
pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi masing-masing, relatif cukup.
Hanya saja pelayanan akademik dan administratif harus ditingkatkan.
e. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja
peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui
advokasi dan konsultansi untuk mewujudkan tertatanya organisasi dan
manajemen penyelenggaraan pemerintahan negara di Pusat dan
Daerah, relatif cukup. Hanya saja, intensitas serta sosialisasi mengenai
berbagai program advokasi dan perkonsultasian tersebut masih perlu
ditingkatkan.
Quick Wins 13
REFORMASI BIROKRASI
E. Peningkatan Kinerja
Seluruh keluaran utama LAN pada dasarnya dapat meningkat, dengan
tingkat estimasi perbaikan yang berbeda-beda.
a. Kinerja hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan
dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang
kelembagaan dengan output bahan dan informasi bagi perumusan dan
pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi,
manual dan pedoman, dapat ditingkatkan sebesar 35%.
b. Kinerja pembinaan yang meliputi standarisasi kualitas, penjaminan
kualitas, dan kontrol kualitas, dapat ditingkatkan sehingga akan terjadi
peningkatan kualitas lembaga-lembaga diklat dalam aspek penyelenggara,
program, widyaiswara, sarana dan prasarana, serta pelayanan informasi
mengenai pembinaan dan proses penyelenggaraan diklat. Demikian juga
kinerja penyelenggaraan diklat yang diselenggarakan oleh LAN sendiri
dapat ditingkatkan. Peningkatan kinerja pembinaan dan penyelenggaraan
diklat tersebut adalah sebesar 38%.
c. Kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada
aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional dapat
ditingkatkan sebesar 37%.
d. Kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada
bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan
akademik dan administratif bagi stakeholders di STIA LAN, dapat
ditingkatkan sebesar 35%.
e. Kinerja peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui
advokasi dan konsultansi dapat ditingkatkan sebesar 20%.
Dari estimasi tersebut telah mulai dapat diidentifikasi 3 (tiga) kandidat
atau calon quick wins LAN sebagaimana dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut
14 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Tabel 2.1 Estimasi Peningkatan Kinerja Keluaran Utama
No Keluaran DenganTingkat
Pencapaian Kinerja (Skor < 4)
Dapat Ditingkat
kan?
Seberapa Besar
Estimasi Perbaikan
nya?
Dalam Kendali Penuh?
Bagian Dari reformasi birokrasi?
Kurang Dari 12 Bulan?
Kandidat Quick wins?
1 Hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah
Y 35% T T T
2 Meningkatnya kualitas pembinaan dan penyelenggaraan diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana serta pelayanan informasi mengenai proses pembinaan dan penyelenggaraan diklat.
Y 38% Y Y Y
3 Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional
Y 37% Y Y Y
4 Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif di STIA LAN.
Y 35% Y Y Y
Quick Wins 15
REFORMASI BIROKRASI
5 Mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi
Y 20% T T T
F. Sumber Daya
Peluang ketiga calon quick wins berdasarkan pertimbangan sumber daya
relatif sama, baik dari apa yang harus diperbaiki, tingkat kesulitan dan
ketersediaan sumber dayanya. Dengan demikian peluang ketiga calon quick wins
relatif berimbang untuk dijadikan quick wins LAN.
Tabel 2.2 Pertimbangan Sumber Daya Calon Quick Wins LAN
No Kandidat Quick
wins
Apa Yang Harus
Diperbaik?
Bagaimana Memperbaikinya?
Tingkat Kesulitan Perbaikan
(Tinggi, Sedang, Rendah)
Sumber Daya
Tersedia? (Orang,
Biaya dan Keahlian)
1 Meningkatnya kualitas pembinaan dan penyelenggaraan diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana serta pelayanan informasi mengenai pembinaan dan proses penyelenggaraan diklat.
Kualitas pembinaan diklat
Kualitas penyelenggara
Kualitas pengajar
Kualitas sarpras
Media dan cara penyampaian informasi pembinaan dan penye-lenggaraan diklat
Meningkatkan kualitas pembinaan terhadap lembaga-lembaga diklat
Meningkatkan kualitas penyelenggaraan, pengajar, dan sarpras
Mengembangkan pelayanan informasi kediklatan online
Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas
16 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2 Meningkatnya kualitas SDM aparatur negara pada aspek kepemim-pinan, kemampuan teknis dan fungsional
Design program diklat
Kualitas penyelenggara
Kualitas pengajar
Kualitas sarpras
Kualitas pembelajaran
Mengem-bangkan design program diklat
Meningkat-kan kualitas penyelenggaram pengajar, sarpras, dan pembela-jaran
Mengembangkan pelayanan informasi penyelenggaraan diklat online
Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas
3
Meningkatnya kualitas SDM aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif di STIA LAN.
Desain program & kurikulum
Kualitas dosen
Sarpras
Proses pembe-lajaran
Media dan cara pemberian layanan akademik dan adminis-tratif.
Mengembangkan design program dan kurikulum
Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pengajar, sarpras,dan pembela-jaran
Mengembangkan pelayanan akademik dan administatif secara online
Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas
Quick Wins 17
REFORMASI BIROKRASI
G. Penetapan Quick Wins LAN
Berdasarkan langkah-langkah pengidentifikasian dan penilaian
terhadap kinerja dan kemungkinan peningkatannya, maka Quick Wins LAN
adalah sebagai berikut
a. Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara
Online;
b. Pelayanan Akademik dan Administratif di STIA LAN Secara Online
Perlu diperhatikan bahwa pemilihan pelayanan kediklatan dan STIA
sebagai quick wins LAN, tidak mengesampinkan upaya peningkatan pelayanan
dalam core bussiness LAN lainnya seperti kajian atau litbang dan sekretariat.
Langkah-langkah dan usaha peningkatan pelayanan terkait kajian atau litbang
dan sekretariat wajib terus dilakukan dalam koridor pengembangan tugas dan
fungsinya masing-masing untuk mencapai tujuan reformasi birokrasi.
18 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
BAB III
QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
A. Quick Wins 1 :
Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan
Secara Online
1. Gambaran Kondisi Diklat saat ini
esuai dengan PP Nomor 101 Tahun 2000, LAN merupakan instansi
pembina diklat yang selain mempunyai fungsi pembinaan juga
mempunyai fungsi penyelenggaraan. Pembinaan Diklat secara
umum dilakukan melalui 3 (tiga) aktivitas utama yaitu standarisasi kualitas
(quality standard), penjaminan kualitas (quality assurance), dan
pengendalian kualitas (quality control). Sementara itu, penyelenggaraan
kediklatan meliputi diklat prajabatan, diklat kepemimpinan, diklat teknis,
diklat fungsional, serta kegiatan-kegiatan kediklatan lainnya. Pada
dasarnya, LAN selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan
penyelenggaraan dan pembinaan diklat-diklat. Namun demikian dari
beberapa informasi yang diperoleh, masih diperoleh gambaran adanya
kelemahan atau kekurangan dalam pelayanan penyelenggaraan diklat-
diklat. Kelemahan atau kekurangan tersebut antara lain:
a. Akses informasi mengenai kediklatan baik yang terkait dengan
pembinaan maupun penyelenggaraan sebagian besar masih bersifat
manual, seperti mengenai: standar kediklatan; jenis dan macam diklat;
kalender diklat; substansi materi diklat; persyaratan peserta diklat,
S
Quick Wins 19
REFORMASI BIROKRASI
lembaga diklat terakreditasi serta peraturan-peraturan tentang
kediklatan.
b. Pelayanan pembinaan kediklatan selama ini sebagaian besar masih
dilaksanakan secara manual, seperti dalam hal-hal sebagai berikut:
1) Informasi tentang berbagai standar kualitas kediklatan belum
tersosialisasikan dengan baik, sehingga para stakeholder belum
sepenuhnya bisa menggunakan standar-standar tersebut yang
seperti: kurikulum, modul, tenaga pengajar, biaya, waktu
penyelenggaraan, persyaratan kepesertaan, dan lain-lain, sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. Kurang optimalnya penyampaian
informasi tentang standar kediklatan tersebut antara lain
disebabkan sistem informasi yang masih dilaksanakan secara
manual.
2) Penjaminan kualitas yang meliputi akreditasi kelembagaan diklat
dan sertifikasi widyaiswara belum tersosialisasikan dengan baik.
Akreditasi kelembagaan diklat meliputi aspek kelembagaan, tenaga
kediklatan, sarana dan prasarana, serta program diklat. Sedangkan
dalam aspek kewidyaiswaraan meliputi infortmasi persyaratan
widyaiswara dan sertifikasi widyaiswara. Akibat belum
tersosialisasikannya kebijakan akreditasi kelembagaan diklat dan
sertifikasi widyaiswara ini mengakibatkan para stakeholder tidak
mengetahui secara pasti tentang proses serta persyaratan
akreditasi lembaga diklat, proses pengajuan dan persyaratan
widyaiswara, serta sertifikasi widyaiswara. Kurang optimalnya
proses penjaminan kualitas tersebut antara lain disebabkan sistem
penjaminan kualitas yang masih dilaksanakan secara manual.
3) Monitoring dan evaluasi kediklatan belum dilakukan secara intensif
20 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
dikarenan keterbatasan sumber daya sehingga tiap tahun hanya
bisa melakukan monitoring dan evaluasi pada beberapa daerah
saja. Hal ini menyebabkan pengendalian terhadap penyelenggaran
Diklat kurang maksimal. Kurang optimalnya monitoring dan
evaluasi kediklatan tersebut antara lain disebabkan sistem
monitoring dan evaluasi yang masih dilaksanakan secara manual.
c. Pelayanan proses penyelenggaraan kediklatan pada umumnya masih
dilakukan secara manual, seperti dalam hal-hal berikut:
1) Pemanggilan peserta selama ini dilakukan secara manual melalui
surat, telepon, dan faximili. Hal ini memerlukan waktu yang lama
dan menyebabkan ketidakpastian, serta inefisiensi dalam hal
penggunaan sumber daya.
2) Pendaftaran ulang peserta selama ini dilakukan dengan cara datang
langsung sebelum diklat dimulai (terutama diklat teknis). Hal ini
menyebabkan jumlah peserta tidak dapat dipastikan sejak jauh hari
sebelum penyelenggaraan diklat.
3) Informasi daftar peserta diklat selama ini masih berbentuk manual
yang tidak dapat diakses secara mudah oleh instansi pengirim.
4) Materi-materi bahan ceramah dari pakar maupun narasumber
didistribusikan kepada peserta masih dalam bentuk hardcopy
sehingga menimbulkan ketidakefisienan dan tidak dapat diakses
oleh pihak lain yang membutuhkan materi serupa.
5) Jadwal pembelajaran diklat masih dilakukan secara manual
sehingga peserta harus selalu membawanya untuk mengetahui
sesi-sesi pembelajaran berikutnya. Disamping itu, instansi pengirim
juga tidakdapat melakukan monitor progress pelaksanaan diklat
yang diikuti oleh pejabat yang dikirimnya.
Quick Wins 21
REFORMASI BIROKRASI
6) Profil dan spesialisasi widyaiswara diklat selama ini belum
diinformasikan secara on line, sehingga pemangku kepentingan
tidak mengetahui daya dukung widyaiswara penyelenggara diklat
(terutama diklat teknis) dimana informasi tersebut merupakan
salah satu daya tarik program diklat yang ditawarkan;
7) Produk-produk pembelajaran diklat belum disosialisasikan secara
luas sehingga tidak dapat diketahui secara pasti kinerja proses
pembelajaran sebagai representasi kualitas penyelenggara diklat.
8) Informasi alumni diklat belum akurat, baik mengenai jumlah,
pemanfaatan, maupun asal instansinya.
2. Harapan Pemangku Kepentingan Utama
Terkait kelemahan atau kekurangan dalam pelayanan informasi
pembinaan dan penyelenggaraan diklat, para pemangku kepentingan
utama mengharapkan agar LAN perlu melakukan upaya-upaya agar
mereka dapat memperoleh informasi dan pelayanan secara cepat, mudah,
lengkap, murah, akurat, serta aktual atau terkini. Informasi mengenai
harapan-harapan ini diperoleh oleh LAN baik secara langsung para
pemangku kepentingan utama menyampaikannya kepada LAN maupun
pada momentum-momentum yang sengaja dilaksanakan oleh LAN dalam
rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan diklat seperti pada saat
Rapat Koordinasi Diklat atau ketika LAN melakukan advokasi kediklatan.
Harapan lain dari para pemangku kepentingan utama adalah, LAN
dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara lebih efektif dan efisien
sehingga sasaran berupa peningkatan kompetensi aparatur melalui
kediklatan dapat terwujud secara lebih baik. Salah satu upaya untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan tugas dan fungsi
22 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
LAN dalam bidang kediklatan antara lain adalah dengan membangun
dukungan sistem informasi secara online. Beberapa layanan penting yang
diharapkan oleh para pemangku kepentingan untuk dapat disajikan secara
online adalah sebagai berikut:
a. Layanan Informasi mengenai standar kurikulum, modul, dan bahan
ajar; Para pemangku kepentingan utama mengharapkan kurikulum,
modul,dan bahan ajar dapat diperoleh secara langsung melalui
internet, sehingga dapat dilakukan lebih cepat dan lebih murah.
b. Layanan pengajuan akreditasi lembaga diklat; Para pemangku
kepentingan mengharapkan berbagai informasi persyaratan serta
mekanisme pengajuan akreditasi lembaga diklat, untuk tahap-tahap
tertentu dapat dilakukan secara online. Hal ini dapat mempercepat
proses serta menghemat biaya perjalanan serta biaya dokumentasi.
c. Layanan pengajuan widyaiswara; Para pemangku kepentingan
mengharapkan berbagai informasi persyaratan serta mekanisme
pengajuan angka kredit widyaiswara, untuk tahap-tahap tertentu dapat
dilakukan secara online. Hal ini dapat mempercepat proses serta
menghemat biaya perjalanan serta biaya dokumentasi.
d. Layanan penyelenggaraan pemantauan, pengendalian, dan evaluasi
terhadap lembaga-lembaga diklat; Para pemangku kepentingan
berharap, pemantauan, pengendalian, dan evaluasi secara umum
dapat dilakukan secara online. Kunjungan langsung oleh LAN dapat
dilakukan sekali-kali. Selain itu, pemantauan dan pengendalian secara
online lebih diarahkan pada pembinaan agar lembaga diklat setiap saat
dapat berkonsultasi dengan LAN mengenai diklat yang
diselenggarakannya.
e. Layanan pendaftaran diklat kepemimpinan; Para pemangku
Quick Wins 23
REFORMASI BIROKRASI
kepentingan berharap informasi mengenai persyaratan mengikuti
diklat kepemimpinan dapat diperoleh secara online. Disamping itu,
para pegawai yang dicalonkan oleh pimpinannya berharap dapat
melakukan pendaftaran secara online, agar dapat menghemat waktu
dan biaya.
f. Layanan pendaftaran diklat teknis dan fungsional; Para pemangku
kepentingan berharap informasi mengenai diklat teknis dan fungsional
yang diselenggarakan LAN dapat diperoleh melalui internet, serta
pendaftaranya dapat dilakukan secara online untuk menghemat waktu
dan biaya.
g. Layanan informasi mengenai berbagai kebijakan kediklatan baru yang
dikeluarkan oleh LAN; Para pemangku kepentingan berharap setiap
saat dapat mengetahui dengan cepat berbagai kebijakan baru yang
dikeluarkan oleh LAN, agar dapat mengikuti perkembangan.
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi
Penyelesaiannya
Berdasarkan kelemahan atau kekurangan yang menjadi keluhan
para pemangku kepentingan utama serta merujuk pada harapan-
harapannya, maka perlu dikembangkan suatu bentuk pelayanan informasi
dan penyelenggaraan diklat yang terkini (up to date) dan akurat yang
dapat diakses secara secara cepat, mudah, lengkap, murah, dan akurat.
Salah satu instrumen atau perangkat yang pada saat ini dipandang
dapat menyajikan pelayanan informasi secara relatif secara cepat, mudah,
lengkap, dan murah adalah perangkat teknologi informasi internet.
Sebagai alternatif untuk mengatasai kelemahan atau kekurangan serta
memenuhi harapan pemangku kepentingan utama adalah dengan
memanfaatkan teknologi informasi internet. Oleh sebab itu, untuk
24 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
mengatasi gap yang terjadi LAN mengembangkan Sistem Pelayanan
Informasi Kediklatan Secara Online.
B. Quick Wins 2: Pelayanan Akademik dan Administratif
STIA LAN Secara Online
1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini
STIA LAN yang berada di Bandung, Jakarta, dan Makassar,
merupakan institusi pendidikan tinggi yang menyelenggarakan program
pendidikan berjenjang untuk meningkatkan kompetensi SDM aparatur
negara. Dalam melaksanakan kegiatannya, STIA LAN mempunyai
kewajiban memfasilitasi/memberikan layanan kepada para stakeholders,
baik layanan akademik dan administrasi secara tepat, cepat, dan mudah
diakses.
Upaya, untuk memberikan layanan, pada dasarnya telah dilakukan,
baik dengan cara manual maupun melalui pemanfaatan media teknologi
informasi. Namun nampaknya hingga saat ini, belum semua kewajiban
yang berupa pemberian layanan dapat terpenuhi dengan baik. Beberapa
hal yang teridentifikasi belum optimal diantaranya adalah sebagai berikut.
a. Informasi mengenai STIA LAN
Upaya yang selama ini dilakukan masih dengan cara manual,
diantaranya dengan penyebaran brosur dan profil STIA LAN yang berisi
informasi mengenai STIA LAN. Namun demikian, cara ini nampaknya
kurang memberikan hasil yang optimal karena distribusi brosur dan
Quick Wins 25
REFORMASI BIROKRASI
profil belum menyentuh stakeholders secara luas, hanya terbatas pada
pihak-pihak tertentu. Selain itu cara ini memerlukan biaya relatif besar.
Sehingga informasi penting mengenai keberadaan STIA LAN beserta
berbagai kegiatannya belum tersampaikan dengan baik. Walaupun
cara penyebaran informasi secara manual dianggap efektif untuk
daerah terpencil yang sulit dalam melakukan akses terhadap internet.
b. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Pola pendaftaran calon mahasiswa baru masih dilakukan
dengan cara-cara “lama”, dimana calon mahasiswa baru ketika ingin
melakukan pendaftaran harus mendatangi kampus STIA LAN, mengisi
formulir, dan memenuhi persyaratan lain yang ditentukan. Hal ini
menjadi kendala bagi calon mahasiswa yang memiliki keterbatasan
waktu karena beban pekerjaan di instansinya, terlebih bagi calon
mahasiswa yang berdomisili relatif jauh dari kampus STIA LAN.
c. Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran
Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran merupakan
hal yang penting, tidak saja bagi STIA LAN sebagai penyelenggara, akan
tetapi lebih penting lagi bagi para stakeholders, dalam hal ini para
mahasiswa dan dosen.
Beberapa hal yang berkaitan dengan proses dan hasil
pembelajaan adalah sebagai berikut:
1) Informasi Kurikulum per Program Studi
Kurikulum hanya tersampaikan kepada mahasiswa dan dosen
melalui Buku Pedoman Penyelanggaraan Pendidikan STIA LAN,
sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
2) Waktu pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)
26 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Waktu pengisian KRS hanya disampaikan melalui pengumuman
tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang
tersedia di lingkungan STIA LAN. Sekalipun biasanya pengumuman
ini disampaian pada masa sebelum UAS, namun pada umumnya
mahasiswa kurang memperhatikan karena fokus mereka lebih pada
UAS yang sedang dihadapi.
3) Waktu pembimbingan akademis
Waktu pembimbingan akademis hanya disampaikan melalui
pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang
pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga
informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
4) Jadwal perkuliahan
Jadwal perkuliahan hanya disampaikan melalui pengumuman
tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang
tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa
diakses secara luas.
5) Waktu pelaksanaan UTS dan UAS
Waktu pelaksanaan UTS dan UAS hanya disampaikan melalui
pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang
pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga
informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
6) Hasil UTS dan UAS
Hasil UTS dan UAS hanya disampaikan melalui pengumuman
tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang
tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa
diakses secara luas.
7) Waktu pengambilan Kartu Hasil Studi (KHS)
Quick Wins 27
REFORMASI BIROKRASI
Waktu pengambilan KHS hanya disampaikan melalui pengumuman
tertulis yang ditempelkan pada ruang pengumuman di lingkungan
STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
8) Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis
Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis
hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan
pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA
LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
9) Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis
Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis hanya
disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada
ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN,
sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
d. Informasi tentang bahan dan/atau referensi perkuliahan
Bahan dan/atau referensi perkuliahan merupakan hal penting
dalam proses pembelajaran. Pada dasarnya mahasiswa dan dosen
mempunyai kewajiban mencari sendiri referensi yang dibutuhkan.
Namun demikian, di sisi lain STIA LAN pun mempunyai kewajiban untuk
memfasilitasi ketersediaan referensi tersebut. Referensi tersebut
diantaranya: buku (textbook), jurnal, skripsi dan tesis, dan majalah.
STIA LAN selama ini sudah berusaha memberikan layanan
dalam penyediaan referensi tersebut, namun masih dalam bentuk fisik
yang disimpan di perpustakaan. Melalui perpustakaan, mahasiswa dan
dosen dapat meminjam referensi yang dbutuhkan apabila mereka
merasa memerlukan.
Proses pemberian layanan seperti ini nampaknya kurang
memberikan kepuasan mengingat jumlah referensi yang terbatas dan
28 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
tidak sebanding dengan jumlah mahasiswa dan dosen.
e. Informasi mengenai alumni
Belum terdatanya alumni secara utuh per tahun lulusan dan
tidak dipublikasikan kecuali dalam buku kenangan alumni.
2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN
Kemudahan mendapat/memperoleh informasi dan pelayanan
proses akademik dan administratif dengan cepat, mudah, lengkap, murah,
akurat, actual.
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi
Penyelesaiannya
Mengembangkan sistem informasi dan pelayanan akademik dan
administratif secara online.
Quick Wins 29
REFORMASI BIROKRASI
BAB IV
PERSIAPAN PELAKSANAAN QUICK WINS
A. Quick Wins Pelayanan Informasi Pembinaan dan
Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja
enanggungjawab dalam pelaksanaan quick wins pelayanan
informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara online adalah
Deputi Bidang Pembinaan Diklat Aparatur dan Deputi Bidang Diklat
SPIMNAS.
Pelaksana quick wins pelayanan pelayanan informasi dan
penyelenggaraan kediklatan secara online adalah :
1) Kepala Pusat Diklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan & TMKP
2) Kepala Direktorat P3A
3) Kepala Direktorat Pembinaan Widiaiswara
4) Para Kepala PKP2A
5) Kepala Bagian Humas dan Publikasi
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran
a. Rencana Kerja Tahap 1: Pembangunan dan Penataan Sistem Pelayanan Diklat (Diklatpim, Diklat Teknis, dan Diklat Fungsional)
Pembangunan/pembenahan sistem pelayanan kediklatan untuk
mewujudukan Pelayanan Diklatpim, Teknis dan Fungsional secara
P
30 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
online, dilakukan dengan cara:
1. Melakukan Review pelayanan online yang telah dilakukan, yaitu :
a) Mereview Jenis pelayanan yang telah disediakan secara online
b) Mengidentifikasi kebutuhan layanan online berdasarkan hasil
evaluasi peserta diklat dan pemangku kepentingan
2. Penyempurnaan sarana yang telah tersedia, yaitu :
a) Memetakan kemampuan web-site yang ada dalam mendukung
pelayanan informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara
online
b) Melakukan pengembangan kemampuan web-site yang ada
dalam mendukung pelayanan informasi dan penyelenggaraan
kediklatan terkoneksi secara online
3. Penyiapan kelembagaan & SDM pengelola pelayanan informasi
pembinaan dan penyelenggaraan diklat secara on-line
a) Penetapan kelembagaan. Akan dibentuk satu unit fungsional
(tidak bereselon) yang menangani khusus layanan secara on
line ini, yang berfungsi sebagai operator dan mediator
terhadap unit-unit struktural yang ada.
b) Penetapan SDM serta pelatihan SDM. Dalam unit fungsional
(tidak bereselon) ini akan ditempatkan orang-orang yang
mempunyai kompetensi memadai. Untuk itu, perlu dilakukan
pelatihan terhadap terhadap pegawai yang akan ditempatkan
di unit diklat.
4. Penyiapan data, informasi dan mekanisme pelayanan informasi
pembinaan dan penyelenggaraan kediklatan secara online
a) Penginputan peraturan-peraturan kediklatan, akreditasi, dan
sertifikasi lembaga diklat
Quick Wins 31
REFORMASI BIROKRASI
b) Jadwal dan jenis diklatpim dan diklat teknis yang
diselenggarakan di LAN
c) Penginput-an data widyaiswara diklatpim, diklat teknis, dan
diklat fungsional yang diselenggarakan LAN
d) Pengidentifikasian dan Penginputan alamat e-mail seluruh
stakeholders unit diklat
e) Penginputan kurikulum diklatpim, diklat teknis, dan fungsional
f) Penginputan materi pembelajaran diklatpim, diklat teknis dan
diklat fungsional : bahan ceramah, modul, dan referensi
pendukung
g) Penginputan informasi mekanisme pelayanan pemanggilan
peserta secara online
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi
Sosialisasi dan implementasi pelayanan informasi pembinaan
dan penyelenggaraan diklat secara online dilaksanakan dengan
tahapan sebagai berikut :
1. Sosialisasi penyediaan pelayanan kediklatan secara online kepada
stakeholders sesuai cakupan quick wins, yaitu :
Internal LAN
Pemerintah Pusat
Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota
2. Implementasi Pelayanan Kediklatan secara online
Pengaktifan web-site kediklatan
Pemberian pelayanan informasi pembinaan dan
penyelenggaraan diklat secara online : pada seluruh lembaga
Diklat di lingkungan LAN
Updating informasi secara berkala
32 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Tahap 3: Pengukuran Dampak/Perubahan
Pengukuran dampak/perubahan atas implemantasi Pelayanan
Kediklatan secara online mencakup sebagai berikut :
1. Melakukan pemantauan akses yang masuk pada web Pelayanan
informasi dan penyelenggaraan diklat LAN
2. Mengevaluasi atau menilai respon stakeholders terhadap informasi
dan pelayanan diklat secara online.
b. Jadwal Target Pencapaian
Tahap 1 Pembangunan dan Penataan Sistem: Januari-Mei 2011
Tahap 2 Sosialisasi dan Implementasi : Mei – November 2011
Tahap 3 Pengukuran dampak Perubahan: Desember 2011
c. Anggaran
Anggaran yang diperlukan Rp 250.000.000 bersumber dari DIPA APBN
LAN
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi akan dilakukan secara berkala oleh Tim
Reformasi Birokrasi LAN dengan metode pengawasan secara langsung dan
pelaporan rutin.
Quick Wins 33
REFORMASI BIROKRASI
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins
Pelaporan dan presentasi akan dilakukan pada setiap tahapan
untuk melaporkan perkembangan pelaksanaan rencana kerja kepada Tim
Reformasi Birokrasi LAN.
B. Quick Wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA
LAN Secara Online
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja
Penanggungjawab dalam pelaksanaan quick wins Pelayanan
Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online adalah Sestama LAN
Pelaksana Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara
Online adalah:
1) Ketua STIA LAN Jakarta
2) Ketua STIA LAN Bandung
3) Ketua STIA LAN Makassar
4) Kepala Biro Umum
5) Tim Quick Wins STIA LAN tiga kampus
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran
a. Rencana Kerja
Tahap 1: Persiapan, Identifikasi Jenis Layanan, dan Pemetaan Kemampuan Website STIA LAN 1. Melakukan review pelayanan online yang telah dilakukan, yaitu:
a) Mereview jenis pelayanan yang telah disediakan secara online
34 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
b) Mengidentifikasi jenis layanan lain yang dapat dilakukan secara
online
2. Penyempurnaan sarana yang telah tersedia, yaitu :
a) Memetakan kemampuan website yang ada dalam mendukung
pelayanan secara online
b) Melakukan pengembangan kemampuan website yang ada
dalam mendukung pelayanan secara online
3. Pengembangan dan instalasi website
4. Penyiapan data, format, dan mekanisme pelayanan secara online.
5. Penginputan/upload data dan format yang telah disiapkan.
6. Menyiapkan SDM pengelola website.
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi
1. Sosialisasi dilakukan kepada:
a) Para pegawai STIA LAN di Bandung, Jakarta, dan Makassar
b) LAN Pusat
c) Stakeholder melalui media signage dan website serta
mengintegrasikan website STIA LAN ke website LAN Pusat.
2. Impementasi dilakukan dengan cara:
a) Uploading informasi secara berkala dan/atau sesuai dengan
kegiatan yang telah direncanakan.Pendataan calon mahasiswa
yang mengirimkan form pendaftaran calon mahasiswa baru.
b) Pemberian respon/tanggapan kepada calon mahasiswa yang
mengirimkan form pendaftaran calon mahasiswa baru.
c) Pemeliharaan website.
Quick Wins 35
REFORMASI BIROKRASI
Tahap 3: Pengukuran Dampak/ Perubahan
Pengukuran dampak/perubahan atas pelayanan akademik dan
pendaftaran calon mahasiswa baru secara online dilakukan dengan
cara sebagai berikut:
1. Melakukan pemantauan akses yang masuk pada website STIA LAN.
2. Mengevaluasi atau menilai respon stakeholders terhadap informasi
secara online.
b. Jadwal target
Tahap 1 Pembangunan dan Penataan Sistem Pelayanan Akademik
dan Administratif STIA LAN Secara Online : Januari – Maret
2011
Tahap 2 Sosialisasi dan Implementasi : April – Desember 2011
Tahap 3 Pengukuran dampak Perubahan : Juni, September,
Desember 2011
c. Anggaran
Anggaran yang diperlukan Rp 180.000.000 bersumber dari DIPA
APBN LAN
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi akan dilakukan secara berkala oleh Tim
Reformasi Birokrasi LAN dengan metode pengawasan secara langsung dan
pelaporan rutin.
36 STIA-DIKLAT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins
Pelaporan dan presentasi akan dilakukan pada setiap tahapan
untuk melaporkan perkembangan pelaksanaan rencana kerja kepada Tim
Reformasi Birokrasi LAN.
Quick Wins 37
REFORMASI BIROKRASI
BAB V
P E N U T U P
rogram Quick Wins yang ditetapkan di LAN yaitu Pelayanan Informasi
Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online, serta
Pelayanan Akademik dan Administratif Secara Online di STIA LAN,
diharapkan benar-benar dapat menjadi pengungkit bagi berputarnya roda
reformasi birokrasi di LAN. Kedua program tersebut, mempunyai stakeholders
yang paling banyak, sehingga apabila kedua program tersebut dapat bergulir
dengan baik, maka dampaknya akan terasa langsung oleh sebagian besar
pemangku kepentingan LAN. Oleh karena itu, dukungan semua pihak untuk dapat
berjalannya kedua program tersebut sangat diharapkan.
Dokumen program quick wins ini diharapkan dapat membantu LAN dalam
melaksanakan quicks wins pada unit kerja yang ditunjuk. Di dalam melaksanakan
quick wins, setiap tahapan penting yang telah dirumuskan dalam persiapan dan
pelaksanaan serta monitoring program harus menjadi acuan bagi unit-unit
pelaksana program Quick Wins agar tercapai keberhasilan program sebagaimana
telah direncanakan.
P