Transcript

Project Planning Document:1. Pendahuluan1.1 Tujuan PerencanaanTujuan perencanaan proyek ini adalah untuk membangun sistem yang dapat membantu memecahkan permasalahan permasalahan tentang pelayanan di apotek khususnya tentang permasalahan perhitungan pembayaran yang sebelumnya masih manual, sehingga pelayanan terhadap konsumen lambat sementara konsumen yang membeli obat cukup banyak. Diharapkan sistem yang baru ini dapat mengatasi permasalahan permasalahan yang ada sebelumnya serta memberikan keuntungan keuntungan lain seperti memberikan pelayanan yang maksimal terhadap konsumen. 1.2 Informasi Latar Belakang ProyekLatar belakang adanya proyek ini adalah pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga manusia untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, proses pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Pada Apotek Ratu Bilqis yang akan dibuat ini, maka sistem informasi apotek akan dapat dikelola denganlebih baik lagi.1.3 Pendekatan ProyekBerikut teknik yang akan digunakan dalam manajemen proyek:1) Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak Apotek Ratu Bilqis) untuk mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan.2) Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek3) Melakukan riset software & hardware demi keamanan dan mengelola input dari user.4) Mengembangkan software dengan pendekatan literatif, mengumpulkan umpan balik dari user.2. Tujuan dan Sasaran2.1 TujuanTujuan dari proyek ini yaitu diharapkan dapat:1. Memudahkan mengetahui jumlah persediaan obat di apotik.2. Memudahkan pencarian data-data obat.3. Memudahkan transaksi penjualan obat di Apotek Ratu Bilqis.4. Memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam pemesanan obat.5. Memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan.2.2 SasaranSasaran dari sistem informasi penjualan obat yang akan dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul. Adapun rincian sasaran yang akan dicapai ini adalah sebagai berikut:a. Mengefektifkan waktu pada proses penjualanb. Dapat memberikan pelayanan order kepada pembeli dengan lebih baik.c. Menyediakan laporan-laporan penjualan tepat pada waktunya.d. Mengurangi ruang untuk penyimpanan data.e. Mengefektifkan waktu dalam proses pencarian data2.3 Tujuan dan Sasaran ProyekTujuan dan sasaran proyek ini dibuat untuk memperbaiki sistem informasi penjualan yang sebelumnya dilakukan secara manual. Dengan diajukannya proposal ini untuk mengajukan Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Obat pada Apotek Ratu Bilqis diharapkan dapat membuat laporan penjualan yang lebih mudah untuk didapat pada saat laporan penjualan dibutuhkan. Efek yang sangat terlihat adalah dengan mudahnya mengakses laporan penjualan obat semakin mudah karyawan yang terdapat pada Apotek Ratu Bilqis bekerja untuk melayani pembeli. Dengan cepatnya pembeli yang dilayani, pembeli akan merasakan sebuah kepuasan konsumen. Dapat dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu. Itu menjadi sebuah nilai tambah bagi Apotek Ratu Bilqis untuk melayani pembeli, dan dimata pembeli proses transaksi jual beli yang cepat sangat diharapkan ketika sedang melakukan proses pembelian. Diharapkan dengan dibuatnya Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Obat pada Apotek Ratu Bilqis ini, memudahkan pegawai dalam membuat laporan dan dapat lebih cepat melayani pembeli.

3. Ruang Lingkup3.1 Definisi Ruang LingkupTujuan utama dari proyek ini adalah pembuatan Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis. Adapun ruang lingkup aplikasi ini terdiri dari beberapa tahap:Tahap 1: Preliminary InvestigationPada tahap ini developer bersama spesialis sistem informasi melibatkan pengguna untuk:1) Memahami proses bisnis dalam organisasi2) Menentukan ruang lingkup sistem yang akan dikerjakan3) Mendefiniskan masalah4) Mendefinisikan sasaran / tujuan sistem5) Mendefinisikan resiko resiko 6) Mengevaluasi kelayakan sistem dan proyek8) Mendapatkan umpan balik dari penggunaTahap II: Preliminary ContructionPengembang melakukan coding dan mengetes perangkat lunak dan data serta mendapatkan umpan balik dari pengguna. Untuk setiap modul yang belum diterima pengguna / perlu revisi maka akan dilakukan pengulangan terhadap tahap analisis, design dan preliminary construction.Tahap III: Final ConstructionJika sistem terdiri dari beberapa modul, maka pada tahap ini dilakukan penggabungan semua modul ke dalam sistem yang utuh dengan databasenya. Sistem siap untuk di tes secara menyeluruh dan dipasang / diinstal.Tahap IV: System Test and InstallationPengembang melakukan perancangan dan tindakan pengetesan terhadap sistem yang meliputi:1) Tes perangkat lunak dan datanya (debug)2) Tes hardware3) Tes prosedur-prosedur dari keseluruhan sistem4) Tes fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan sistem termasuk sumber daya manusianya.Tahap V: Implementation, Training, WarantyPada tahap ini fokus utama yang dilakukan adalah implementasi serta pendampingan untuk Apotek Ratu Bilqis.

Bagian dari organisasi atau perusahaan yang terkait dengan proyek yaitu:1) Administrator, bertugas: Memberikan dan membagi Akses User Mengelola data obat, supplier, karyawan dan transaksi harian2) Kasir, bertugas: Melakukan transaksi obat dengan pembeli3) Gudang, bertugas: Mengelola data obat Mengelola data supplier obat3.2 Biaya, Manfaat dan Risiko-3.3 Produk Proyek/Daftar DeliverablesHasil produk yang diinginkan yaitu Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis. Dan berikut adalah daftar deliverable pencapaiannya:1. Terdapat login untuk membuka aplikasi2. Terdapat menu penjualan yang dapat mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan3. Input data dapat dilakukan kapan saja dengan mudah4. Setiap saat membutuhkan laporan penjualan dan data barang, operator atau admin dapat mengakses ke database kapanpun

3.4 MilestonesPada bagian ini akan dijelaskan mengenai titik pencapaian proyek yang signifikan, dengan deliverables yang jelas dan biaya yang terukur.MilestonesDeskripsiTanggalBiaya

Awal proyek02 Juni 2015

2 hariProject charter ditandatangani08 Juni 2015Rp. 10.000.000,-

4 hariProposal disetujui01 Juli 2015Rp. 7.000.000,-

17 hariHasil analisa sistem disetujui08 Juli 2015Rp. 5.000.000,-

5 hariStruktur database ditetapkan15 Juli 2015Rp. 1.900.000,-

5 hariDesain antarmuka sistem disetujui12 Agustus 2015Rp. 1.900.000,-

20 hariProgram selesai dibuat18 Agustus 2015Rp. 9.000.000,-

2 hariSistem terimplementasi18 Agustus 2015Rp. 1.000.000,-

1 hariPelatihan selesai11 Agustus 2015Rp. 500.000,-

3 hariProyek selesai21 Agustus 2015Rp. 750.000,-

Proyek selesai21 Agustus 2015

3.5 Area Bisnis yang Terkena Dampak-

4. Asumsi-asumiTransaksi penjualan sudah menggunakan komputer hanya saja terbatas pada data penyimpanan. Sehingga untuk mendapatkan laporan keuangan , pemilik harus menugaskan bagian kasir untuk menulis ulang kegiatan transaksi penjualan ke dalam buku besar.5. Batasan-batasan5.1 Batasan-batasan Proyek1. Sistem informasi hanya diperuntukkan pada pemilik dan karyawan apotek2. Aplikasi yang dibangun hanya berjalan di dekstop komputer yang sudah terinstal JRE (Java Runtime Environment).3. Pembangunan aplikasi membutuhkan software JDK 6 atau lebih dan IDE Netbeans 7.0.14. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Java

5.2 Proyek-proyek Terkait-5.3 Ketergantungan Kritis

6. Pendekatan Manajemen Kualitas6.1 Tinjauan Aktivitas/WalktroughNoKegiatanJuniJuliAgustus

123412341234

1Awal Proyek

2Perencanaan

3Pelaksanaan

4Analisa Sistem

5Desain Database Sistem

6Desain Antarmuka Sistem

7Koding dan testing

8Implementasi

9Penutupan proyek

6.2 Alat Bantu dan TeknikAlat bantu yang menunjang proyek ini berlangsung dan memastikan kualitas proyek meliputi:1) Perangkat LunakAdapun spesifikasi perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut :a. Sistem operasi: Microsoft Windows 7 Ultimateb. Bahasa pemrograman: Javac. Database : MySQL versi 4d. IDE pemrograman: Netbeans 7.12) Perangkat KerasAdapun spesifikasi perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut :b. Processor: intel(r) core i3 CPU 2430m 24 GHZ;c. RAM: 2GBd. Harddisk : 350 GBe. VGA: radeon graphics hd 6730mf. Monitor: LED Monitor 18.5-Inch widef. Printer: Mini printer kasir EPPOS EP58D6.3 Pendekatan PengujianBerdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis sebagai berikut:Nama FungsiLevel PengujianDeskripsi

Data Obat100% dapat bejalan dengan baikPengelolaan data obat yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus

Karyawan 100% dapat bejalan dengan baikPengelolaan data karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus

Supplier100% dapat bejalan dengan baikPengelolaan data supplier yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus

Laporan 100% dapat bejalan dengan baikMelihat dan mencetak laporan apotek: data obat, karyawan, transaksi penjualan dan supplier.

Account100% dapat bejalan dengan baikPengelolaan akun pengguna sistem untuklevel administrator, apoteker dan pemilik

6.4 Standar Kinerja/KualitasMutu aplikasi Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat:1) Diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.2) Dilakukan maintenance selama 24 jam/7 hari.3) Memiliki konten yang tertata rapi.4) Menggunakan bahasa Indonesia.5) Mudah digunakan dan mudah dipelajari.6) Cepat diakses.7) Memiliki tampilan menarik.8) Aman digunakan.6.5 Peranan Manajemen KualitasRencana manajemen kualitas pada proyek aplikasi sistem informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu. ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 8.8: RENCANA MANAJEMEN KUALITAS.6.6 Pelatihan1) Untuk memudahkan perkenalan sistem kepada pengguna maka akan diadakan workshop2) Membuat dokumentasi sistem (manual book)7. Pendekatan Manajemen Proyek7.1 Work Breakdown StructuresLevel TaskDeskripsi

2Awal ProyekMelakukan Kick Off Meeting, membuat project charter

2PerencanaanMembuat proposal proyek

2Pelaksanaan

3Analisa SistemMengumpulkan data, menganalisis data, dan menuliskan laporan. Dalam fase ini, anda akan mengikuti arahan dari pihak managemen setelah mereka membaca laporan (fase pertama). Pihak manajemen memberi perintah untuk menganalisis atau mepelajari system yang sudah ada untuk memahami perbedaan system baru dengan system yang sudah ada.

3Desain Database SistemMerancang Desain Conceptual / Logical Database, yaitu mengidentifikasi entitas, atribut, dan hubungan di antaranya keduanya serta memberikan constraints (batasan), merancang desain database secara fisik, yaitu memutuskan bagaimana logical database design terealisasi secara fisik, misalnya memetakan logical database design menjadi tabel-tabel yang terintegrasi.

3Desain Antarmuka SistemMendesain user interface agar menarik dan serasi secara visual dan user friendly, mendesain image/gambar/animasi yang akan digunakan di tampilan user interface (UI) software aplikasi

3Koding dan testingMenulis, mengupdate, dan memelihara program komputer atau paket perangkat lunak untuk menangani pekerjaan tertentu , melakukan revisi langsung, perbaikan atau perluasan program yang ada untuk meningkatkan efisiensi operasi atau beradaptasi dengan persyaratan baru

2ImplementasiMelakukan installasi software dan hardare, setting sistem dana database, melakukan pelatihan pada operator dan admin

2Penutupan proyekMembuat dokumen internal, membuat laporan akhir, dan menutup proyek

7.2 Dasar EstimasiMatriks dasar estimasi proyek:ProyekLOC*Man-MonthBiaya (Rp)Dokumen (Page)ErrorCacat(Defect)Person

Alpha12.0003134291

Betha20.0003250251

*LOC=Baris Kode

Berdasarkan kajian data historis hal-hal yang melatarbelakangi penjadwalan dan yang bisa mempercepat maupun memperlambat proyek yaitu:1. Produktivitas rata-rata Organisasi 2. Kerumitan teknik penyelesaian3. Keadaan lingkungan sekitar proyek4. Politik luar proyek

7.3 Estimasi Upaya Proyek (Project Effort Estimation)Estimasi penggunaan sumber daya menyertakan kategori-kategori sebagai berikut:1. Anggota tim proyek/dukungan administrasiSumberdaya yang akan digunakan terdapat 2, yaitu sumberdaya manusia dan sumberdaya peralatan kebutuhan. Untuk sumberdaya manusia, dijadwalkan akan melakukan proyek selama kurang lebih 3 bulan. Hal ini dikarenakan scope proyek yang tidak terlalu besar sehingga waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama.2. Proyek, fasilitas dan peralatanUntuk sumberdaya manusia selama proyek akan dilaksanakan oleh tim proyek yang sudah dibentuk keorganisasiannya, sedangkan untuk sumberdaya kebutuhan fungsional akan disediakan dengan membeli sumberdaya tersebut dengan estimasi biaya yang sudah terlampir di Laporan Anggaran Proyek.3. Manajemen pengguna akhirSumberdaya manusia yang akan menjalankan proyek akan bekerja selama hari kerja. Untuk hari libur seperti sabtu dan minggu juga hari libur Nasional, tim proyek akan meliburkan diri sebagaimana waktu libur tersebut.

7.4 Standar ProyekDisini menjelaskan pedoman dalam pelaksanaan proyek yang meliputi :1. Norma perlaku anggota tim yaitu harus tetap sopan dan hormat terhadap atasan. Anggota tim harus berperilaku professional. 2. Laporan status. Setiap ada milestones yang telah diselesaikan kurang atau dengan tepat waktu, laporan mengenai status kinerja harus dilaporkan dengan manajer proyek3. Rapat proyek akan diadakan sesuai yang dijadwakan di rencana kerja proyek7.5 Tugas dan Tanggung JawabPeran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut:NAMAJABATANTUGAS DAN WEWENANG

Putri ErikaManajer Proyek1. Mengatur jalannya proyek.2. Sebagai penanggung jawab terhadap apa perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek Ratu Bilqis.

Dewanto EgieInterface Designer1. Mendesain user interface agar menarik dan serasi secara visual dan user friendly2. Mendesain image/gambar/animasi yang akan digunakan di tampilan user interface (UI) software aplikasi

RaniDatabase Designerg. Merancang Desain Conceptual / Logical Database, yaitu mengidentifikasi entitas, atribut, dan hubungan di antaranya keduanya serta memberikan constraints (batasan).h. Merancang desain database secara fisik, yaitu memutuskan bagaimana logical database design terealisasi secara fisik, misalnya memetakan logical database design menjadi tabel-tabel yang terintegrasi.

Alvian NurdafaProgrammer1. Menulis, mengupdate, dan memelihara program komputer atau paket perangkat lunak untuk menangani pekerjaan tertentu 2. Melakukan revisi langsung, perbaikan atau perluasan program yang ada untuk meningkatkan efisiensi operasi atau beradaptasi dengan persyaratan baru

Dimas IhwanulTrainer1. Mengendalikan proyek sejak awal kegiatan sampai selesai pekerjaan.2. Melakukan percobaan menjalankan program dan aplikasi software untuk memastikan bahwa mereka akan menghasilkan informasi yang dikehendaki dan bahwa instruksi sudah benar

Febri KrisnantoSistem Analis1. Memperluas atau memodifikasi sistem untuk melayani tujuan baru atau meningkatkan alur kerja.2. Menguji, memelihara, dan memantau program komputer dan sistem, termasuk koordinasi instalasi program komputer dan sistem3. Mengembangkan dokumen dan merevisi prosedur desain sistem, prosedur pengujian dan standar kualitas4. Bisa berkonsultasi dengan manajemen untuk memastikan kesepakatan pada prinsip-prinsip sistem

Leni LeriyaniQuality Assurance1. Melakukan pengawasan kualitas terhadap line produksi2. Menganalisa permasalahan kualitas di lapangan3. Mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah4. Menerima keluhan dari customer luar5. Menganalisa keluhan6. Melakukan koordinasi dengan departement terkait terhadap masalah kulitas yang ada

Dindin Gesan KaulaTeknisi1. Mempelajari hardware komputer dan sistem operasi dengan target yaitu mampu mengatasi kerusakan komputer2. Merakit komputer dan menyelamatkan data3. Melakukan beberapa kegiatan yang di garis besarkan seperti berikut: Pengenalan komponen Perakitan Disk Operating System Utilities dan troubleshooting software Maintanance hardware Backup dan recovery

7.6 Pendekatan Manajemen Perubahan dan PermasalahanDalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).Prosedur Kontrol Perubahan:

Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut. Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja. Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan:

Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya). Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 8.7) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan. Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 8.9).

Monitor Perubahan:

Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai. Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui. Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.

46

7.7 Pendekatan Komunikasi dan KontrolPerencanaan Komunikasi:

Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 8.10 : PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan:

Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat. Meeting paling sedikit membahas topik berikut:1. Kemajuan proyek2. Aktivitas yang akan segera dilakukan3. Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)

8. Lampiran dan Appendix8.1 Rencana Kerja Proyek1. Work Breakdown StructureSTRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN(WORK BREAKDOWN STUCTURE)Nama Proyek: Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu BilqisManajer Proyek: Putri Erika Puspitasari , S.KomNo.LevelWBS CodeActivityDuration (hari)Predesesor

111Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis59 hari

221.1Awal Proyek2 hari

331.1.1Kick Off Meeting1 hari

431.1.2Membuat project charter1 hari3

531.1.3Projct charter disetujui0 hari4

621.2Perencanaan4 hari

731.2.1Membuat proposal proyek4 hari5

831.2.2Proposal disetujui0 hari7

921.3Pelaksanaan47 hari

1031.3.1Analisa Sistem17 hari

1141.3.1.1Survei dan interview dengan stakeholder3 hari8

1241.3.1.2Pengumpulan data primer dan sekunder1 hari11

1341.3.1.3Analisa sistem berjalan2 hari12

1441.3.1.4Pemodelan2 hari13

1541.3.1.5Review hasil analisa2 hari14

1641.3.1.6Perbaikan3 hari15

1741.3.1.7Review hasil perbaikan analisa2 hari16

1841.3.1.8Hasil analisa disetujui0 hari17

1931.3.2Desain database sistem5 hari

2041.3.2.1Perancangan database2 hari18

2141.3.2.2Pengujian struktur database1 hari20

2241.3.2.3Perbaikan rancangan database2 hari21

2341.3.2.4Struktur database ditetapkan0 hari22

2431.3.3Desain antarmuka sistem5 hari

2541.3.3.1Perancangan3 hari23

2641.3.3.2Review rancangan antarmuka dengan stakeholder1 hari25

2741.3.3.3Perbaikan rancangan antarmuka1 hari26

2841.3.3.4Desain antarmuka disetujui0 hari27

2931.3.4Koding dan testing20 hari

3041.3.4.1Melakukan pengkodingan18 hari28

3141.3.4.2Review koding2 hari30

3241.3.4.3Program selesai dibuat0 hari31

3321.4Implementasi3 hari

3431.4.1Instalasi software dan hardware1 hari32

3531.4.2Setting sistem dan database1 hari34

3631.4.3Pelatihan operator dan admin1 hari35

3721.4.4Sistem terimplementasi dan pelatihan selesai0 hari36

3831.5Penutupan proyek3 hari

3931.5.1Penyusunan laporan akhir2 hari37

4031.5.2Penyusunan dokumen internal1 hari39

4131.5.3Proyek selesai0 hari40

Disetujui Oleh

Nama : Hj. Beni, AptJabatan : Pemilik ProyekTanggal : 05 Juni 2015

Dibuat Oleh

Nama : Putri Erika. P, S.KomJabatan : Project ManagerTanggal : 05 Juni 2015

2. Gantt Chart

8.2 Network Proyek Diagram PERTLampiran 3: Network ProyekBerikut merupakan network chart atau keterkaitan dari setiap task:

8.3 Daftar Kontak Tim ProyekDirektori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:NamaPosisiEmailNo.HP

Putri ErikaProject [email protected]

Febri KrisnantoSistem [email protected]

RaniDatabase [email protected]

Dewanto EgieInterface [email protected]

Alvian [email protected]

Leni LeriyaniQuality [email protected]

Dimas [email protected]

Dindin Gesan Teknisi [email protected]

YuniHelp [email protected]

8.4 Penilaian ResikoAdapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis:ResikoTeknik mengurangi resiko

Kegagalan pada personil Mempekerjakan staff yang handal Job matching Membangun tim Mengandakan pelatihan dan peningkatan karir Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama

Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis Membuat beberapa estimasi Desain untuk biaya Meningkatkan pengembangan Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya Standarisasi metode

Mengembangkan fungsi software yang salah Evaluasi proyek ditingkatkan Buat metode spesifikasi yang formal Survet pengguna Buat prototipe Buat user manual lebih awal

Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah Membuat prototype Analisis tugas Keterlibatan pengguna

Gold plating Mengurangi kebutuhan Membuat prototype Analisis biaya manfaat Desain biaya

Pengembangnya terlalu sulit secara teknis Analisa teknis Analisis biaya manfaat Prototipe Melatih dan mengembangkan staff

Kegagalan kinerja real-time Simulasi Benchmarking Prototipe Tuning Analisis teknis

Kegagalan menjalankan tugas eksternal Prosedur jaminan kualitas Desain / prototipe yang kompetitif Membangun tim Kontrak insentif

Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal Melakukan benchmarking Inspeksi Spesifiksasi formal Kontrak perjanjian Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas

Terlambat untuk mengubah kebutuhan Mengubah prosedur kendali membatasi yang terlalu banyak Meningkatkan prototype Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan)

Risk RegisterRegister resiko merupakan daftar resiko yang dihadapi perusahaan setelah melalui prosesidentifikasi. Register resiko ini bermaksud untuk mengelompokkan akibat resiko-resiko yang kemungkinan terjadi.ResikoDampakBiayaWaktuKualitas

1. Kegagalan pada personilSangat rendahDana mencukupiAgak menyimpang dari targetKualitas agak berkurang namun masih dapat digunakan

1. Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistisRendah Membutuhkan dana tambahanAgak menyimpang dari targetGagal untuk memenuhi janji pada stakeholder

1. Gold plating2. Terlambat untuk mengubah kebutuhanSedang Membutuhkan dana tambahanPenundaan berdampak terhadap stakeholderBeberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan

1. Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah2. Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal3. Kegagalan kinerja real-timeTinggiMembutuhkan dana tambahan yang signifikanGagal memenuhi deadlineGagal untuk memenuhi kebutuhan banyak stakeholder

1. Mengembangkan fungsi software yang salah2. Kegagalan menjalankan tugas eksternal3. Pengembangnya terlalu sulit secara teknisSangat tinggiMembutuhkan dana tambahan yan substansialPenundaan merusak proyekProyek tidak efektif dan tidak berguna

8.5 Laporan Anggaran Proyek/Laporan Analisis Biaya ManfaatRENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEKNama Proyek: Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu BilqisManajer Proyek: Putri Erika Puspitasari, S.Kom

Dibuat Oleh: Putri Erika PuspitasariTanggal: 05 Juni 2015Rincian Biaya Gaji Pengembang Sistem Informasi:

1. Project Manager Rp. 8.000.000,-2. Database Designer Rp. 2.500.000,-3. Interface Designer Rp. 2.500.000,-4. System Analysts Rp. 5.500.000,-5. Programmer Rp. 6.500.000,-6. Teknisi Rp. 2.000.000,-7. QA Rp. 3.000.000,-

Total Rp. 30.000.000,-

Rincian Biaya Pengembangan dan Implementasi Sistem:

Instalasi Software dan hardware1. PC (yang sudah dirakit) Rp. 4.000.000,-2. Software Rp. 500.000,-Biaya rapat dan pelatihan3. ATK Rp. 500.000,-4. Konsumsi rapat Rp. 550.000,-5. Pelatihan(termasuk pemateri, konsumsi dan modul) Rp. 1.500.000,-

Total Rp. 7.050.000,-

8.6 Laporan Dampak Proyek-8.7 Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir:Nama Proyek:Manajer Proyek :Bidang :Nama Pengusul :Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

Usul Diterima/Tidak? Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh:

Tanggal:Disetujui oleh:

Tanggal:

8.8 Rencana Manajemen KualitasNoActivityCek Mutu

1Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis

2Awal Proyek

3Kick Off Meeting

4Membuat project charter

5Projct charter disetujui

6Perencanaan

7Membuat proposal proyek

8Proposal disetujui

9Pelaksanaan

10Analisa Sistem

11Survei dan interview dengan stakeholder

12Pengumpulan data primer dan sekunder

13Analisa sistem berjalan

14Pemodelan

15Review hasil analisa

16Perbaikan

17Review hasil perbaikan analisa

18Hasil analisa disetujui

19Desain database sistem

20Perancangan database

21Pengujian struktur database

22Perbaikan rancangan database

23Struktur database ditetapkan

24Desain antarmuka sistem

25Perancangan

26Review rancangan antarmuka dengan stakeholder

27Perbaikan rancangan antarmuka

28Desain antarmuka disetujui

29Koding dan testing

30Melakukan pengkodingan

31Review koding

32Program selesai dibuat

33Implementasi

34Instalasi software dan hardware

35Setting sistem dan database

36Pelatihan operator dan admin

37Sistem terimplementasi dan pelatihan selesai

38Penutupan proyek

39Penyusunan laporan akhir

40Penyusunan dokumen internal

41Proyek selesai

8.9 Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :Manajer Proyek :Bidang :

No. FormDeskripsi PermintaanNama PengusulTanggal UsulanTanggalPersetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yang diterima saja.8.10 Rencana Manajemen KomunikasiMekanisme tanggung jawab komunikasi di antara tim proyek dan dengan organisasi atau perusahaan klien1. Pertemuan (Meeting)Jenis PertemuanAgendaWaktuPenanggung JawabPartisipanMasukkanKeluaran

Pertemuan Pembukaan3. Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Perencanaan Manajemen Proyek (Project Management Plan)4. Penjelasan Mengenai Proyek yang akan dibuat5. Pembagian Job ProyekSesekali, saat eksekusi proyek pertama kaliManajer proyekSeluruh anggota tim proyekPerencanaan manajemen proyekCatatan Pertemuan dan Rencana Kerja

Pertemuan tim proyek1. Pembahasan tentang analisis aplikasi dan perancangan system yang akan dibangun2. Membahas/ review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Perancanaan Manajemen Proyek3. Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Perancanaan Manajemen Proyek4. Memantau dan mengontrol perubahan yang terjadi dalam pelaksanaan proyek5. Me-review Rencana KerjaRegular Manajer proyekSeluruh anggota tim proyek1. Perencanaan Manajemen Proyek2. Laporan Kemajuan Kerja (Project Progress Report) dan Kelengkapannya, berupa : Form / Catatan Permintaan1. Rencana Kerja2. Laporan Kemajuan Kerja yang Disetujui

Pertemuan penutupan1. Transfer pengetahuan2. Membahas serah terima proyek3. Pengujian aplikasi yang telah dibuatSesekali, menjelangpenutupanproyekManajer proyekSeluruh anggota tim proyek1. Rencana kerja2. Laporan Kemajuan Kerja

1. Rencana kerja2. Rencana Kerja yang ha

2. Pelaporan (Reporting)

Jenis PelaporanItemWaktuPenanggung JawabDistibusiMasukanKeluaran

Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report)1. Status2. Work Progress Detail / Achievement3. Deliverable & Milestone4. Daftar permintaan perubahanMingguan, atau setiap hari jumatManajer proyekSeluruh anggota tim proyek1. Tim Rapat2. Form Permintaan Perubahan3. Daftar Permintaan PerubahanLaporan Kemajuan Proyek (ProjectProgress Report)

Status Acara / Agenda Pertemuan(Status MeetingAgenda)1. Pertemuan2. Usulan Acara / Agenda3. Pekerjan yang belum diselesaikan dan Permintaan perubahan4. Laporan status aktivitasMingguan, dikirimminimal satu harisebelumpertemuan timproyekManajer proyekSeluruh anggota tim proyek1. Tim rapat2. Form / catatan penerimaan perubahanStatus Acara Pertemuan (Status Meeting Agenda)

Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting)1. Agenda2. Isu yang dibahas3. Rencana kerja, tanggal targetSetiap pertemuan(regular, ad-hoc)Manajer dan Tim ProyekPihak-pihak terkait dan peserta pertemuan/ rapatPertemuan / rapatCatatan rapat dan rencana kerja

Dibuat Oleh

Nama : Putri Erika. P, S.KomJabatan : Project ManagerTanggal : 05 Juni 2015

Disetujui Oleh

Nama : Hj. Beni, AptJabatan : Pemilik ProyekTanggal : 05 Juni 2015

9. PersetujuanLAPORAN PELAKSANAAN PROYEKNo. MK/Manpro/2015.12238

Yang bertanda tangan di bawah ini:Nama : Putri Erika PuspitasariJabatan : Manajer Proyek (Project Manager)Alamat : Perum Cengkong Blok B14/06Selaku Pelaksana Proyek Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis yang berada di Jl. Raya Pancawati Klari) dengan spesifikasi yang tercantum dalam Dokumen Definisi Proyek dan Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek (terlampir).Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis yang berada di Jl. Raya Pancawati Klari berdasarkan Surat Penugasan No. MK/Manpro/2015.12237 tanggal 01 bulan juni tahun 2015 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 02 Juni 2015 Pelaksana Proyek

Putri Erika Puspitasari Manajer Proyek

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEKNo. MK/Manpro/2015.12239

Yang bertanda tangan di bawah ini:Nama : Leni LeriyaniJabatan : Pemilik ProyekAlamat : Jl. Raya Pancawati Klari Karawang

Selaku Pengawas Pelaksana Proyek Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis yang berada di Jl. Raya Pancawati Klari dengan spesifikasi yang tercantum dalam Dokumen Definisi Proyek dan Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek (terlampir). Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek nomor No. MK/Manpro/2015.12238 tanggal 02 bulan juni tahun 2015 dari Manajer Proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa penyelesaian proyek Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Ratu Bilqis yang berada di Jl. Raya Pancawati Klari berdasarkan No. MK/Manpro/2015.12238 tanggal 01 bulan juni tahun 2015 telah diselesaikan dengan baik.

Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Karawang, 21 Agustus 2015

Pelaksana ProyekPengawas Proyek

Putri Erika PuspitasariLeni Leriyani

Manajer ProyekPemilik Proyek


Top Related