Download - Pesan Bisnis-kom Bis

5/11/2018 Pesan Bisnis-kom Bis - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/pesan-bisnis-kom-bis 1/11

1 PENYUSUNAN PESAN BISNIS

TUJUAN MODULTUJUAN MODUL

Setelah mempelajari modul 4mahasiswa diharapkan mampu

Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis

Mendiskusikan pengorganisasian

pesan-pesan bisnis

Mendiskusikan revisi terhadappesan-pesan bisnis

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB TAFIPRIOS

KOMUNIKASI BISNIS

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

ISI MODUL 4ISI MODUL 4

A. Perencanaan Pesan Bisnis

B. Pengorganisasian Pesan Bisnis

C. Revisi Pesan Bisnis

MODUL 4

MATA KULIAH: KOMUNIKASI BISNISPROGRAM KULIAH SABTU-MINGGU (pksm)

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA2004




A. PERENCANAAN PESAN BISNIS

Sebuah pesan bisnis yang baik dipandang dari sisi komunikasi biasanya

tidak ‘langsung jadi’, namun ia memerlukan beberapa langkah untuk

mewujudkannya.

Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-

kasi bisnis itu. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu

memberi informasi (informing), persuasi (persuading), dan kolaborasi

(collaborating).

Tampilan 1Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS

Memberi InformasiMenyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran

MembujukMeyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkatbeberapa karyawan baru bagian penjualan

KolaborasiMembantu unit personalia (sdm) mengembangkanprogram pelatihan bagi beberapa karyawan baru

Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah

tujuan tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah orang yang

mengirimkan pesan sudah tepat?, dan apakah tujuannya selaras dengan

tujuan organisasi bisnis?.

Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens

(pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini

adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan

komposisi audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens,

antisipasi tingkat pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan

komunikator dengan audiens.

Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk

memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Ini meliputi upaya


KOMUNIKASI BISNIS




menemukan apa yang diinginkan oleh audiens, antisipasi terhadap

pertanyaan yang tak diungkapkan, fokus pada hal yang dianggap penting

oleh audiens.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya adalah

menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap

penentuan tema pokok). Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main

theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin

dicapai melalui topik tersebut.

Dan akhirnya, tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat

Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan

tema pokok tersebut di atas. Dalam bisnis, biasanya komunikasi verbal

(komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh

komunikasi nonverbal. Sementara itu, dalam komunikasi dengan kata

(komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu

komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan

tulisan’ (menulis).

Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan

dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?, dan sebaliknya? Pilihan

mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi

(bisnis), analisis audiens, dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara

dan komunikasi ‘menulis’ tersebut.

Tampilan 2Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’

KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ KOMUNIKASI ‘MENULIS’

Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera

Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit

Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen

Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas


KOMUNIKASI BISNIS




Tampilan 3Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi

MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’

Percakapan langsung, pidato, pertemuan Surat, memo, laporan, proposal

Telepon, voice mail, audio/video tape Electronic mail (e-mail)

Teleconference Faksimile

B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar

ataupun membaca pesan yang bertele-tele, ada hal-hal yang tidak relevan,

penyajiannya tidak logis, ada informasi yang lupa dimasukkan, dan

sebagainya. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak

adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan

sebelumnya.

Pada prinsipnya, pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan

pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan

dan mengelompokkan pokok pikiran; kemudian menetapkan urutan pokok

pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran

Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika

pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit.

Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan

antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline

juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok

pikiran dengan cara yang lebih sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah

contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Sebuah outline

biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi

dan/atau bukti-bukti.


KOMUNIKASI BISNIS




Tampilan 4Contoh Outline

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan

butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat

memutuskan bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan urutan, kita

dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini, yaitu:

a. Cara Langsung atau Cara Deduksi.

Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian diikuti

dengan butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau

bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung

tersebut. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi

audiens cenderung positif dan menyenangkan.

b. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi.

Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung ini kita

justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru kemudian

disusul dengan butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan

mengemukakan tema pokok. Biasanya cara tak langsung ini digunakan

jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak

menyenangkan.


KOMUNIKASI BISNIS

TEMAPOKOK

BUTIRPENDUKUNG

BUTIRPENDUKUNG

BUTIRPENDUKUNG

BUKTI

AILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI

AILUSTRASIBUKTI

A




Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi

‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato, maupun untuk komunikasi

‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis.

C. REVISI PESAN BISNIS

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan

dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap

seluruh komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’

terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.

a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.

Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis

kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini

menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa

pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan:

Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang

logis?

Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?

Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang

cukup?

Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan

pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?

Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?

Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis

kita, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa

pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan:

Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu

menghidupkan pesan-pesan bisnis kita?

Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak

membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens?

Apakah informasi penting sudah dinyatakan?


KOMUNIKASI BISNIS




Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara

jelas?

Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis

Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi, huruf tebal, huruf

miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sebagainya?

Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi

bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada

komunikasi ‘menulis’). Format atau format penulisan di sini meliputi antara

lain format penulisan yang ditata rapi, menarik, bersih, tidak penuh

coretan, menggunakan kertas yang berkualitas baik, dan sebagainya.

b. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat

penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau

sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu,

tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi

menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan

pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.

Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.

Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).

Hindari kata-kata yang bermakna gkita

c. Penggunaan Kalimat yang Efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:

(1) Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis

secara tepat.

(2) Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran

atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan

atau dirasakan oleh pembicara atau penulis.

Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah

paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan

atau bahkan dihilangkan.

Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang


KOMUNIKASI BISNIS




harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik,

penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran.

Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok

pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek,

predikat dan plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat

dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan

gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan yang mengandung pertentangan.

Contoh:

Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang

sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)

Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa

kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung

pertentangan)

Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini

(Kesatuan Pilihan)

Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas

antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu.

Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak

boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh

ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau

kelompok kata yang rapat hubungannya.

Contoh:

Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi,

dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)

Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya

kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik)

Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang

efektif adalah penekanan. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap

didukung oleh subjek, dan predikat, sedangkan unsur yang dipentingkan

dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Dalam komunikasi


KOMUNIKASI BISNIS




‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan, gerak tubuh dan

sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Ada prinsip dalam

bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata

yang dipentingkan. Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang

diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan

menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat.

Contoh:

Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi

masalah ini.

Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah

kami (berharap), bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap penting dalam

kalimat tersebut, kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat

ditempatkan pada awal kalimat, dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas

bisa mengalami perubahan strukturnya, asal isinya tidak berubah.

Contoh:

Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi

pada kesempatan lain.

Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan

lagi masalah ini.

Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain,

demikian harapan kami.

Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain, demikian

harapan kami.

Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap

terpelihara minat dan perhatian orang, juga merupakan hal lain yang perlu

diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi dalam

kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara, yakni variasi

sinonim kata, variasi panjang pendeknya kalimat, variasi penggunaan

bentuk me- dan di-, dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat.

Selain variasi, paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita

menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Paralelisme atau kesejajaran

adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke


KOMUNIKASI BISNIS




dalam suatu struktur gramatikal yang sama.

Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat

efektif adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan

merupakan tujuan dalam komunikasi, tetapi sekedar merupakan suatu alat

untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di

samping itu, dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan

yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat

dan isi pikirannya dengan teratur, tanpa mempelajari secara khusus struktur

gramatikal suatu bahasa. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan

dalam pemakaian suatu bahasa. Unsur lain adalah segi penalaran atau

logika. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik

tidaknya kalimat seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami.

Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang

berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu

kesimpulan yang masuk akal. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis

harus bisa dipertanggung-jawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya

harus sesuai dengan penalaran. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran.

Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari

berpikir logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Tiap bagian kalimat

dapat dimengerti, namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa

atau sulit diterima akal.

Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga

karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap

suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu

Perguruan Tinggi.

Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus, tetapi anjing

itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu.-


KOMUNIKASI BISNIS




DAFTAR KEPUSTAKAAN Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT.Remaja Rosdakarya.

Bovee, Courtland L; Thill, Jhon V. 2002. Komunjkasi Bisnis, Prenhallindo, Jakarta

Guffey, Mary Ellen, 2006, Bussiness Communication, edisi 4, Salemba Empat, Jakarta,


KOMUNIKASI BISNIS

Download - Pesan Bisnis-kom Bis

Top Related