Penyimpanan Arsip Dengan Sistem
Tanggal
Oleh:
Sihabudin, S.Pd.
A. Peralatan Yang perlu dipersiapkan
Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam
sistem tanggal, meliputi:
1. Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci
12 (menurut aturan)
2. Guide 12 lembar (menurut aturan)
3. Folder 365 buah (menurut aturan)
4. Kartu indeks
5. Rak
B. Prosedur Menyimpan dan Menemukan
Kembali Arsip
Dalam penyimpanan arsip dengan
sistem tanggal, maka surat disimpan
berdasarkan kode/tanggal surat, sebagai
contoh berikut ini:
No. SuratUnit I
(Kd Laci)
Unit II
(Kd Guide)
Unit III
(Kd Folder)
1.Tanggal :
14 Februari 20122012 Februari 14
2.Tanggal:
4 September 20122012 September 4
1. Kode surat tanggal 14 Februari
2012 disimpan dalam:
Laci dengan kode 2012
Di belakang guide Februari
Di dalam folder nomor 14
2. Kode surat tanggal 4 September
2012 disimpan dalam :
Laci dengan kode 2012
Di belakang guide September
Di dalam folder nomor 4
Cara mengurutkan guide dan folder
dalam laci sebagai berikut:
Dalam laci yang berkode 2012 akan
terdapat guide sebanyak 12 (Januari s.d.
Desember). Dibelakang guide Januari
terdapat folder sebanyak hari kerja
dalam bulan Januari tersebut.
Misalnya, dalam bulan Januari terdapat
24 hari kerja, maka jumnlah foldernya
sebanyak 24 buah. Demikian pula pada
bulan-bulan lainnya.
Sebagai ilustrasi perhatikan petunjuk
gambar berikut ini!
susunan laci filling
cabinet yang
dipergunakan untuk
beberapa
tahun/periode
susunan laci filling
cabinet yang
dipergunakan dalam
satu tahun saja
Susunan guide dan
folder pada laci filling
cabinet yang
digunakan untuk
beberapa tahun!
Susunan folder pada laci filling cabinet
yang digunakan untuk untuk satu
tahun
SEMOGA BERMANFAAT&
TERIMA KASIH
