#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 1
Dokumentasi SMK3Referensi:
Rudi Suardi, 2005, Sistem Manajemen Keselamatan danKesehatanKerja, Edisi I, PPM, Jakarta (Halaman 55–68)
6623 – Taufiqur Rachman
©2014
Persyaratan Dokumentasi
Organisasi harus menetapkan danmemelihara informasinya denganmedia yang sesuai, baik dalambentuk kertas maupun elektronik,serta:
a) Menjelaskan elemen inti darisistem manajemen daninteraksinya.
b) Menyediakan petunjuk padadokumen yang terkait.
# Pendokumentasian merupakanunsur utama dari setiap sistemmanajemen dan harus dibuatsesuai dengan kebutuhanpelanggan.
# Pendokumentasian SMK3mendukung kesadaran tenagakerja dalam rangka mencapaitujuan dan evaluasi terhadapsistem dan kinerja K3.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 2
OHSAS 18001Permenaker
05/Men/1996
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 2
Model Sistem OHSAS 18001
4.2 Health & Safety Policy
4.3 Planning
4.4 Implementation & Operation
4.6 Management Review
4.5 Checking & Corrective Action
Continual Improvement
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 3
4.4
4.5
4.3
Klausul Penting OHSAS 18001
4.3.1 Hazard, Risk Assessment
4.3.2 Legal Other Objective
4.3.3 Objective
4.3.4 Health & Safety Management Programs
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 4
4.4.1 Structure & Responsibility
4.4.2 Training Awareness & Competence
4.4.3 Communication
4.4.4 HS Documentation
4.4.5 Document Control
4.4.6 Operation Control
4.4.7 Emergency Preparedness & Response
4.5.1 Monitoring & Measurement
4.5.2 Non-conformance & Corrective & Preventive Action
4.5.3 Records
4.5.4 HS Audit
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 3
Fungsi Dokumentasi
• Menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan dan sasaran K3.A
• Menguraikan sarana pencapaian tujuan dan sasaran K3.B
• Mendokumentasikan peranan, tanggung jawab dan prosedur.C
• Menunjukkan bahwa unsur Sistem Manajemen K3 yang sesuaiuntuk perusahaan telah ditetapkan.D
• Memberikan arahan mengenai dokumen terkait dan menguraikanunsur lain.E
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 5
Ciri Dokumentasi
Dokumentasi merupakan
bentuk dasar untuk
Memahami Sistem
Mengkomunikasikanproses & persyaratan
pada organisasi
Menentukan keefktifanpenerapannya
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 6
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 4
Jenis Dokumentasi
Manual Prosedur Instruksi Kerja
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 7
Hanya ada satudalam sistem
Merupakaninteraksi proses-proses organisasi
melibatkan semuapihak/fungsi
dalam organisasi
Lebih umum
Terdapat beberapadalam manual
Merupakantahapan aktivitasyang melibatkan
banyak orang daribeberapa
pihak/fungsi
Lebih rinci dari manual
Terdapat beberapadalam prosedur
Merupakantahapan aktivitas
yang hanyadilakukan oleh
satu orang/fungsi
Lebih rinci dari prosedur
Tingkatan Dokumentasi
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 8
Manual
Prosedur
Instruksi Kerja
Rekaman
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 5
Dokumentasi Level 1
Manual
Hanya menjelaskan kebijakan-kebijakandasar saja dari penerapan Sistem
Mananjemen K3 yang disesuaikandengan semua klausul dalam OHSAS
18000 atau Permanaker 05/MEN/1996.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 9
Dokumentasi Level 2
ProsedurMerupakan penjelasan detail
dari aktivitas-aktivitas diperusahaan.
Setiap gugus tugas membuat bagan alir dari proses kegiatan
yang berhubungan dengantanggung jawabnya.
Cara penulisanprosedur:
• Menggunakankonsultan untukpenulisan ini denganbagan alir yang sudahada disusun sebagaidasar penulisan.
• Dari buku-bukutentang cara praktismenulis prosedur.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 10
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 6
Dokumentasi Level 2
Instruksi Kerja
Biasanya digunakan oleh operator dalam mengerjakan aktivitasnya.
Bersifat lebih teknis dibandingkandengan prosedur.
Harus menjelaskan tahapan-tahapanaktiitas itu dilakukan.
Contoh
Instruksi Kerja:
• Pengoprasianmesin,
• Penggunaanalatpemadamkebakaran
• Dan lain-lain.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 11
Aturan Bagan Alir
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 12
Aktivitas
• Digunakan untuk menjelaskan aktivitas/kegiatan yangdilakukan oleh individu/personel/fungsi.
Keputusan
• Digunakan untuk memutuskan suatu kegiatan dandilanjutkan dengan label “Ya” atau “Tidak”
Alur Proses
• Digunakan untuk menghubungkan suatu aktivitasyang telah dilakukan ke aktivitas yang akan dilakukan
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 7
Aturan Bagan Alir
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 13
Mulai/Berhenti
• Digunakan untuk memulai suatu prosedur/aliranproses dan sebagai tanda berakhirnya suatu aliranproses
Pencatatan/Perekaman
• Digunakan untuk mencatat atau merekan suatuaktivitas
Jenis Diagram Alir
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 14
Operasi
• Merupakan bagan alir yang paling banyak digunakan dalam membuat sebuah prosedur dan paling mudah diterapkan.
Fungsional
• Dapat memasukanpenanggung jawabdari pelaksanaanaktivitas.
• Tidak hanyamenjelaskanbagaimana prosesdilakukan.
• Paling aplikatif.
Layout
• Dapat menghitungwaktu pelaksanaanpekerjaan danmendiagnosiskesibukan lalu lintaspekerjaan, sehinggadapat dilakukanperbaikan terhadappenempatan kerja.
• Catatan: Organisasi dapat menggunakan media apapun untukmendokumentasinya, ini berarti dokumentasi dapat diterbitkan sesuai dengankeinginan organisasi, yang terpenting tujuan dokumentasi dapat terpenuhi, yaitusebagai panduan pelaksanaan penerapan SMK3.
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 8
Contoh Gambar Diagram Alir Proses
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 15
Mulai B C
D
E F
BerhentiYa
Tidak
Contoh Gambar Diagram Alir Fungsional
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 16
Bagian Pengadaan
Bagian Pemeliharaan
Bagian Operasi
Mulai A B C
D E Berhenti
F
G
Ya
Tidak
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 9
Contoh Gambar Diagram Alir Layout
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 17
Meja Sekretaris
Bagian Clerk
Ruang Manager
Mesin Fotocopy
Arsip
Meja Operator
1
2
3
45
6
7
8
9
10
Pengiriman
11
Pengendalian Dokumentasi
OHSAS 18001
Pengendalian Dokumen
Permenaker05/MEN/1996
Pengendalian Dokumen
Pengendalian Administratif
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 18
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 10
Pengendalian Dokumen (OHSAS)
OHSAS 18001
Organisasi harus menetapkan dan
memelihara prosedur dengan
syarat
Dokumen-dokumen dapat
ditunjukkan.
Versi muthakir dari dokumen dan data yang
relevan terdapat pada semua
lokasi operasi penting.
Tempat penyinpanan dokumen dan data untuk tujuan pengawetan
peraturan dan pengetahuan atau keduanya, teridentifikasi.
Dokumen dan data yang sudah tidak berlaku lagi harus dipisahkan.
Dokumen-dokumen ditinjau secara periodik.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 19
Pengendalian Dokumen (Permenaker)
Persyaratan Permenaker05/MEN/1996
Pengendalian Dokumen
Pengendalian Administratif
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 20
Dokumen dapat diidentifikasi sesuai dengan urutantugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Dokumen ditinjau ulang secara berkala, jika diperlukandapat direvisi.
Dokumen sebelum diterbitkan harus lebih disetujuioleh personel yang berwenang.
Dokumen versi terbaru harus tersedia di tempat kerja.
Prosedur harusditinjau ulangsecara berkalaterutama jika
terjadi perubahanperalatan, prosesatau bahan bakuyang digunakan.
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 11
Kriteria Minimum Dokumen
• Tanggal terbit1
• Nomor dokumen2
• Referensi3
• Tanggung jawab4
• Nomor revisi5
• Definisi6
• Persetujuan7
• Tujuan pembuatan dokumen8
• Halaman9
• Judul dokumen10
• Ruang lingkup11
• Uraian dokumen12
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 21
Hal Penting Pengendalian Dokumen# Dokumen yang dicetak dalam bentuk kertas,
diberi stempel atau label seperti“Terkendali”atau “Tidak Terkendali”.
# Dokumen yang dibuat dalam bentuk softcopy atau media intranet diberi label “ReadOnly”.
Tujuan dokumen dibuat adalah sebagaipanduan, maka perlu secara jelas diidentifikasisiapa saja yang menggunakan dokumen danditempatkan di mana dokumen tersebut.
Tanda terima dokumen perlu dibuat sebagaibukti bahwa dokumen telah didistribusikan.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 22
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 12
Pengendalian Rekaman
Rekaman merupakansatu-satunya buktibahwa SMK3 telah
dilaksanakan.
Dari rekaman dapatditentukan apakahpekerjaan sudahsesuai dengan
persyaratan ataubelum.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 23
Pengendalian Rekaman (OHSAS)
Pengendalian Rekaman
OHSAS 18001
Organisasi harus menetapkan dan
memelihara prosedur untuk
identifikasi, pemeliharaan dan disposisi rekaman K3 sebagai hasil
audit dan ditinjau.
Rekaman K3 harus dapat dibaca dan dapat diidentifikasi dan
ditelusuri sesuai dengan aktivitas yang terkait.
Rekaman-rekaman harus
dipelihara sesuai dengan sistem dan organisasi
untuk memperlihatkan kesesuaian pada spesifikasi K3 ini.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 24
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 13
Pengendalian Rekaman (Permenaker)
Pengendalian Rekaman
Permenaker 05/MEN/1996
Pencatatanmerupakan saranabagi perusahaan
untuk menunjukkankesesuaian
penerapan SMK3 dan harus
mencakup:
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 25
Persyaratan eksternal.
Rincian insiden, keluhan dan tindak lanjut.
Rasio dan sumber bahaya.
Identifikasi produk termasuk komposisinya.
Kegiatan pelatihan K3.
Informasi mengenai pemasok & kontraktor.
Kegiatan inspeksi, kalibrasi, & pemeliharaan.
Audit dan peninjauan ulang Sistem K3
Bentuk Nyata Penerapan Klausul
Prosedur pengendalianrekaman
Rekaman-rekamankegiatan dalam lingkup
SMK3
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 26
#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I
6623 - Taufiqur Rachman 14
Rekaman Terkait SMK3
Rekaman-rekaman pelatihan.
Laporan inspeksi.
Laporan-laporan audit.
Bukti-bukti konsultasi.
Laporan kecelakaan/insiden.
Laporan tindak lanjut insiden.
Minutes meeting dari K3.
Hasil tes medis.
Rekaman pemeliharaan K3.
Latihan tanggap darurat.
Tinjauan manajemen.
Rekaman identifikasi bahaya.
Rekaman penilaian resiko.
Rekaman pengendalian resiko.
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 27
Sekian
TIN211 #6 286623 - Taufiqur Rachman
Terima Kasih