FADHLILLAH RAHMAWATI125020301111015PRAKTIKUM AUDIT-CE

JAWABAN PERTANYAAN DISKUSI (NOMOR 1)Aktivitas pengendalian yang sudah ada di sistem pembelian PT Maju Makmur:

1. Pemisahan tugas

Sudah terdapat pemisahan tugas dalam sistem pembelian persediaan di PT Maju

Makmur. Pemisahan tugas tersebut dapat dilihat dari pembagian wewenang di setiap

proses pengadaan barang/persediaan. Pemisahan tersebut meliputi:

Permintaan barang melalui pemesanan khusus kepada supplier (Samsang).

Aktivitas ini hanya dibuat oleh Samsul Arifin selaku Manajer Operasional dan

Logistik dan hanya dilakukan apabila persediaan akan habis.

Otorisasi permintaan barang. Permintaan barang akan dilakukan setelah disetujui

oleh Langgeng Santoso selaku Presiden PT Maju Makmur. Apabila permintaan

barang tidak disetujui (biasanya terkait dengan jumlah jenis barang), maka

Langgeng Santoso akan memanggil Samsul Arifin untuk berdiskusi. Apabila setelah

berdiskusi Langgeng Santoso tetap tidak menyetujui, maka manajer tidak bisa

melakukan pemesanan barang tersebut.

Pemeriksaan fisik persediaan. Ketika barang sampai di gudang maka akan

diperiksa oleh staf Departemen Operasional dan Logistik untuk mengecek kuantitas,

jenis, dan kondisi barang, apakah telah sesuai dengan yang dipesan atau apakah ada

barang cacat yang perlu diretur.

Pencatatan akuntansi persediaan. Aktivitas ini meliputi penjurnalan persediaan

berdasarkan bukti akuntansi berupa Surat Permintaan Pembelian, Faktur Pembelian,

Cek, dan Laporan Penerimaan Barang. Aktivitas pencatatan dilakukan oleh bagian

Controller.

Pengeluaran kas. Aktivitas ini menjadi tanggung jawab staf bagian Treasuri.

Tanggung jawab tersebut termasuk pembuatan cek pada saat akan melakukan

pembayaran.

2. Pengendalian dokumentasi. Untuk pengendalian dokumentasi, perusahaan sudah

menggunakan dokumen-dokumen pendukung seperti Surat Permintaan Pembelian (untuk

melakukan pemesanan barang), Daftar Harga Persediaan, Faktur Pembelian (yang berisi

kuantitas dan harga barang yang dibeli), Laporan Penerimaan Barang (yang memuat

informasi jenis, kuantitas, dan kondisi barang yang diterima dari Samsang sebagai

supplier), dan Cek (untuk melakukan pembayaran ke Samsang). Selain itu dokumen-

dokumen tersebut dibuat rangkap sehingga setiap departemen terkait pengadaan

persediaan (pemilik perusahaan, pengadaan dan logistik, controlling, dan treasuri)

memiliki salinan dokumen-dokumen tersebut.

Akan tetapi, terdapat kelemahan dalam pendokumentasian pengadaan persediaan.

Kelemahannya yaitu pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak luar PT Maju

Makmur. Hal ini dapat memicu terjadinya kesalahan pencatatan, baik yang dilakukan

secara sengaja maupun tidak sengaja oleh Exellence.

3. Pengendalian aset. Pengendalian aset yang dilakukan oleh PT Maju Makmur antara

lain:

Pengeluaran kas (khususnya untuk pembelian persediaan) hanya dilakukan oleh

bagian Treasuri.

Saat menerima barang dari Samsang, staf Departemen Pengadaan dan Logistik

melakukan pengecekan jenis, kuantitas, dan kondisi barang apakah telah sesuai

dengan spesifikasi yang dipesan atau tidak.

Dilakukan pencocokkan antara Surat Permintaan Barang, Faktur Pembelian, dan

Laporan Penerimaan Barang oleh Treasuri.

Tujuan setiap aktivitas menurut asersi manajemen:

Pemisahan tugas:

Pemisahan tugas dimaksudkan untuk memenuhi asersi keterjadian/keberadaan.

Dengan adanya pemisahan antara yang mencatat, memegang fisik, dan otorisasi, maka

hal tersebt dapat dijadikan sebagai pengendalian untuk mengawasi apakah suatu aktivitas

(misalnya pembelian) benar-benar terjadi dengan mencocokkan antara dokumen yang

dipegang oleh yang mencatat (Bagian Controller), yang memegang fisik (Bagian

Treasuri), dan yang melakukan otorisasi (Langgeng Santoso). Termasuk juga keberadaan

kas karena pemisahan antara yang memegang kas dan yang melakukan penjurnalan.

Pencatatan persediaan:

Pencatatan persediaan oleh Samsul Arif dimaksudkan untuk memenuhi asersi

keberadaan dan keterjadian dengan tujuan untuk mengetahui jumlah persediaan yang

ada dan dibutuhkan. Dokumen Surat Permintaan Pembelian juga mendukung asersi

keterjadian untuk membuktikan bahwa benar-benar telah dilakukan pembelian barang

yang didukung dengan adanya bukti tersebut.

Pemeriksaan fisik persediaan:

Aktivitas pemeriksaan fisik barang yang diterima dan pencocokkan dengan dokumen lain

dimaksudkan untuk memenuhi asersi kelengkapan karena untuk mengetahui apakah

barang yang diterima telah sesuai dengan spesifikasi barang yang dipesan, apakah

jumlahnya sama, dan apakah kondisinya sama. Hal ini mendukung asersi kelengkapan

barang persediaan.

Pencocokan dokumen:

Pencocokan dilakukan antara dokumen Surat Permintaan Barang, Faktur Pembelian, dan

Laporan Penerimaan Barang oleh Treasuri. Selain itu juga dilakukan pengecekan dan

perhitungan ulang pada Faktur Pembelian. Aktivitas ini dimaksudkan unuk memenuhi

asersi penilaian dan alokasi agar jumlah persediaan, utang, kas yang dibayarkan, dan

diskon dinilai dengan benar dan dialokasikan secara tepat.

Penyiapan cek:

Penyiapan cek dan pemberian stempel LUNAS dimaksudkan untuk memenuhi asersi

hak dan kewajiban, yaitu apakah perusahaan masih memiliki kewajiban pembayaran

atas pembelian persediaan tersebut.

Pentingnya perolehan barang secara online:

Pembelian barang secara online memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan berupa

penjualan fiktif. Hal ini dikarenakan bukti pembelian kepada supplier tidak dapat dipalsukan

di mana supplier pasti memiliki bentuk bukti baku yang dapat dicocokkan dengan pemesanan

yang dilakukan PT Maju Makmur.