LAPORAN TUGAS AKHIR
PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA
PT PELINDO I (PERSERO) CABANG KUALA TANJUNG
Diajukan Oleh
RATNA SARI SIANTURI
NIM 1705093044
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2020
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala
Berkat dan Rahmat-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga penulis
mampu untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik tepat pada waktu
yang telah ditetapkan.
Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan
Pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan
Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini disusun
berdasarkan data-data yang diperoleh dari perusahaan dan pengalaman penulis
selama melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Di PT PELINDO I
(PERSERO) CABANG KUALA TANJUNG. Untuk itu dengan segala
kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Abdul Rahman, S.E., M.Si., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga.
4. Suri Purnami, S.E., M.A., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis.
5. Erwinsyah Simanungkalit, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi
Administrasi Bisnis
6. Nursiah Fitri, S.E.,M.Si., Dosen Pembimbing I yang selalu bersedia
membimbing dalam proses penyusunan Tugas Akhir.
7. Dr. Agus Mariani Saragih, S.E.,M.Si., Dosen Pembimbing II yang telah
bersedia membimbing penulis dalam penulisan Tugas Akhir.
8. Seluruh dosen-dosen di Politeknik Negeri Medan khususnya dosen dan
staff yang mengajar di Jurusan Administrasi Niaga.
9. Seluruh Pegawai PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung.
10. Seluruh teman-teman seperjuangan penulis kelas AB-6G angkatan tahun
2017 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan.
Teristimewa untuk orang tua yaitu Bapak Sopian Sianturi dan Ibu
Bertauli Br Pardede, kakak tersayang Ariati Sianturi dan Nova Yanti Sianturi
serta seluruh keluarga, sahabat dan teman tercinta Ronggur Imanuel Josua
i
Sinaga yang telah memberikan dukungan, motivasi serta doa kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa masih ada kekurangan dalam penulisan Tugas
Akhir ini. Untuk itu penulis mengharapkan saran ataupun kritik yang bersifat
membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis berharap
agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.
Medan, 6 Agustus 2020
Penulis,
Ratna Sari Sianturi
NIM 1705093044
ii
ABSTRAK
Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang dengan
seseorang atau lembaga yang bertujuan untuk menyampaikan berita atau
informasi yang penting. Sebagai alat komunikasi tertulis, surat mempunyai
peranan penting pada suatu perusahaan yaitu dapat menunjang keberhasilan
tujuan suatu perusahaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Pelindo I (Persero) Cabang
Kuala Tanjung. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu teknik
observasi dan teknik wawancara dengan seorang informan sesuai dengan
pedoman wawancara. Jenis sumber data yaitu data primer yaitu data hasil
wawancara dari sumber bagian umum dan data sekunder dari dokumen
perusahaan dan referensi lainnya seperti buku. Teknik analisis data yang
digunakan adalah teknik analisis data deskriptif kualitatif. Berdasarkan hasil
penelitian menunjukkan bahwa penanganan surat masuk dan surat keluar pada
PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung menggunakan sistem
Manajemen Surat Elektronik (MSE). Prosedur penanganan surat masuk PT
Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung terdiri atas: 1) Penerimaan surat, 2)
Penyortiran surat, 3) Pencatatan, 4) Pengagendakan surat masuk, 5)
Pengarahan dan penerusan, 6) Penyampaian surat, 7) Penggandaan, dan 8)
Penyimpanan surat. Sedangkan prosedur penanganan surat keluar terdiri atas:
1) Pembuatan konsep surat, 2) Pengetikan, 3) Persetujuan surat, 4)
Penandatanganan, 5) Pencatatan, 6) Pengiriman, dan 7) Penyimpanan surat.
Kata kunci: Penanganan, Surat.
iii
ABSTRACT
Letter is a written comunication media between a person and a person or
institution to tell news or important information. As a written instrument of
communication, letters have an important role to the company that is may
contribute to the success of a company’s objectives. The purpose of writing this
research is to know how to manage the incoming and outcoming letters at PT
Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung. The data collecting tehniques
used are observation and interview techniques with an informant according to
the guidelines of a data source interview which is the primary data which is
the interview results from general and secondary data from corporate
documents and other references are like books.The data analysis techniques
used are qualitative descriptive data analysis techniques. Based on te results
of the discussion obtained that manage the incoming and outcoming letters PT
Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung using the electronic mail
management system (MSE). The procedure that manage the incoming letters
PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung consist: 1) receiving a letters,
2) letters sorting, 3) recording, 4) glorification of admission, 5) direction and
application, 6) letter delivery, 7) reduplication, and 8) saving letters. As for
procedure that manage outcoming letters consist: 1) letter drafting, 2) typing,
3) agreement letters, 4) signature letter, 5) recording, 6) delivery, and 7)
saving letters.
Keywords: Management, Electronic Mail Management System.
iv
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
ABSTRAK ........................................................................................................ iii
ABSTRACT ...................................................................................................... iv
DAFTAR ISI ...................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ vii
BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul .......................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah................................................................................ 2
1.3 Batasan Masalah .................................................................................. 2
1.4 Tujuan Penulisan ................................................................................. 2
1.5 Manfaat Penulisan ............................................................................... 2
1.6 Sistematika Penulisan .......................................................................... 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 4
2.1 Kajian Pustaka ..................................................................................... 4
2.2 Landasan Teori .................................................................................... 6
2.2.1 Pengertian Surat ......................................................................... 6
2.2.2 Bagian- Bagian Surat ................................................................. 7
2.2.3 Prosedur Penanganan Surat ...................................................... 15
BAB 3 METODE PENELITIAN .................................................................... 24
3.1. Rancangan/ Jenis Penelitian .............................................................. 24
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian............................................................ 24
3.3. Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 25
3.4. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 25
3.5. Teknik Analisis Data ......................................................................... 26
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 27
4.1. Gambaran Umum PT Pelindo I (Persero) .............................................. 27
4.1.1 Sejarah Perusahaan ................................................................... 27
4.1.2 Visi, Misi, dan Makna Logo PT Pelindo I (Persero) ............... 29
4.1.3 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Pelindo I
(Persero) Cabang Kuala Tanjung ............................................. 34
4.2. Pembahasan Hasil Dengan Teori ........................................................... 39
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 45
5.1. Simpulan ........................................................................................... 45
5.2. Saran ................................................................................................. 46
v
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 47
LAMPIRAN
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Bagan Buku Ekspedisi Penerimaan Surat ...................................... 16
Gambar 2.2 Lembar Konsep Surat ..................................................................... 18
Gambar 2.3 Bentuk Resmi ................................................................................. 19
Gambar 2.4 Bentuk Lurus Penuh ....................................................................... 19
Gambar 2.5 Bentuk Lurus .................................................................................. 20
Gambar 2.6 Bentuk Setengah Lurus................................................................... 20
Gambar 2.7 Bentuk Bertakuk ............................................................................. 21
Gambar 2.8 Bentuk Alinea Menggantung .......................................................... 21
Gambar 4.1 Logo Concept ................................................................................. 30
Gambar 4.2 Filosofi Bentuk Logo ...................................................................... 30
Gambar 4.3 Filosofi Logotype ............................................................................ 31
Gambar 4.4 Makna Logo Warna Hijau .............................................................. 31
Gambar 4.5 Makna Logo Warna Putih .............................................................. 32
Gambar 4.6 Makna Logo Warna Merah ............................................................ 32
Gambar 4.7 Makna Logo Warna Biru ................................................................ 33
Gambar 4.8 Makna Gabungan Warna Logo ...................................................... 33
Gambar 4.10 Manajemen Surat Elektronik ........................................................ 34
vii
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Pada era industrial 4.0 ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam
bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh
terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin canggih
teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan
berbagai cara baik lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang
dilakukan dengan tulisan yaitu surat. Surat ialah sarana untuk menyampaikan
pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak pada orang lain melalui bahasa tulis
dengan mempergunakan kertas sebagai medianya.
Sebagai alat komunikasi tertulis, surat mempunyai peranan penting pada
suatu perusahaan yaitu dapat menunjang keberhasilan tujuan suatu
perusahaan. Setiap perusahaan memiliki cara tersendiri dalam penanganan
surat masuk dan surat keluar. Misalnya perusahaan BUMN yang bergerak
dibidang jasa kepelabuhan yaitu PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala
Tanjung, perusahaan ini menggunakan surat elektronik/e-mail sebagai alat
komunikasi.
Kegiatan surat menyurat dipandang sebagai kegiatan yang mudah dan
sederhana sehingga sebagian perusahaan mengabaikan kegiatan ini. Banyak
perusahaan yang belum memiliki perhatian khusus dalam hal penanganan
surat masuk dan surat keluar. Padahal penanganan surat yang buruk dapat
mengakibatkan kerugian bagi perusahaan seperti hilangnya surat, kantor tidak
rapi akibat tumpukan surat, serta sulit untuk menemukan kembali informasi
jika diperlukan.
Pada saat ini penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Pelindo I
(Persero) Cabang Kuala Tanjung sudah lebih baik, dikarenakan sistem
penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Pelindo I (Persero) Cabang
Kuala Tanjung sudah menggunakan sistem manajemen surat elektronik
(MSE) bukan lagi menggunakan sistem manual yaitu menggunakan buku
1
2
agenda atau kartu kendali. Kelebihan sistem manajemen surat elektronik
(MSE) ini dapat mengurangi penggunaan kertas. Berdasarkan uraian diatas,
penulis merasa tertarik untuk memilih judul “Penanganan Surat Masuk dan
Surat Keluar Pada PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah dalam penelitian ini
adalah “ Bagaimanakah Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT
Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung?”
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah dapat diketahui bahwa
dalam penanganan surat yang baik terdapat banyak kendala. Mengingat
keterbatasan waktu,biaya, tenaga maka penulis hanya membahas tentang
penanganan surat masukdan surat keluar beserta prosedurnya pada PT Pelindo
I (Persero) Cabang Kuala Tanjung.
1.4 Tujuan Tugas Akhir
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Penanganan Surat
Masuk dan Surat Keluar Pada PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung.
1.5 Manfaat Tugas Akhir
Adapun manfaat yang diharapkan dari penyusunan Tugas Akhir ini
adalah sebagai berikut:
1. Untuk menambah pengetahuan dan keterampilan penulis maupun penamat
lain tentang Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Pelindo I
(Persero) Cabang Kuala Tanjung.
2. Sebagai masukan dan bahan pertimbangan PT Pelindo I (Persero) Cabang
Kuala Tanjung untuk meningkatkan keahlian dalam menangani surat masuk
dan surat keluar.
3. Sebagai referensi bagi yang memerlukan untuk memperkaya pengetahuan
khususnya mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar secara teori
3
maupun praktik pada perusahaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulis Tugas Akhir memerlukan sebuah sistematika yang akan
digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik dan
sempurna. Hal ini di maksud agar penulisan lebih terarah dan sistematis.
Adapun sistematika dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bagian ini diuraikan latar belakang pemilihan judul, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir dan
sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan judul
yang dipilih, seperti: pengertian surat, fungsi surat, macam surat, prinsip surat,
penanganan surat masuk dan surat keluar.
BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA
Pada bab ini menjelaskan tentang cara yang dilakukan untuk
mengumpulkan data, jenis dan sumber data yang digunakan dan teknik
analisis data.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini akan diuraikan gambaran umum PT Pelindo I (Persero)
Cabang Kuala Tanjung (sejarah singkat, makna logo, visi dan misi, dan
struktur organisasi). Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Pelindo I
(Persero) Cabang Kuala Tanjung.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Pada bagian ini di ambil simpulan berdasarkan hasil dan pembahasan
sebelumnya serta saran yang mungkin bermanfaat bagi yang membutuhkan
informasi yang berkaitan dengan tulisan ini.