PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA
TENGAH
BUKU MANUAL APLIKASI
SISTEM INFORMASI BUKU TAMU
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 1
Daftar Isi
1 Pendahuluan ........................................................................... 2
1.1 Penerima Tamu / Admin Operator Aplikasi ................... 2
2 Memulai Aplikasi ..................................................................... 2
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur ..................................................... 5
3.1 Kunjungan Tamu ............................................................ 5
3.1.1 Tambah Kunjungan Tamu ................................... 6
3.1.2 Edit Kunjungan Tamu .......................................... 7
3.1.3 Hapus Kunjungan Tamu ...................................... 7
3.1.4 Cetak Kunjungan Tamu ....................................... 7
3.1.5 Jadwal Pimpinan .................................................. 8
3.2 Arsip Kunjungan Tamu .................................................. 9
3.2.1 Cetak Arsip Kunjungan Tamu ............................. 11
3.2.2 Edit Arsip Kunjungan Tamu ................................ 12
3.2.3 Hapus Arsip Kunjungan Tamu ........................... 12
3.3 Manajemen User ............................................................ 12
4 Mengakhiri Aplikasi ................................................................ 14
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 2
1. Pendahuluan
Buku tamu merupakan salah satu buku pelengkap dalam suatu
administrasi. Buku Tamu memiliki tujuan selain sebagai layanan gugus depan
kepada para tamu juga sebagai bukti otentik identitas serta mengetahui siapa
sajakah yang pernah berkunjung di gugus depannya.
Aplikasi Buku Tamu dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan
dokumentasi agenda pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam
aplikasi Buku Tamu adalah mengetahui data jumlah banyaknya tamu yang
berkunjung, mengenal data tamu, mengetahui tujuan dan pesan yang diberikan
sebagai masukan Gugus Depan, dengan mempergunakan media elektronik yang
berbasis pada web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi
dan informasi.
1.1. Penerima Tamu / Admin Operator Aplikasi
Aktivitas yang dilakukan pada proses pelaksanaan pendataan
kunjungan tamu dalam aplikasi Buku Tamu adalah sebagai berikut :
Arsip Kunjungan Tamu (create, read, update, dan delete)
Manajemen Kunjungan Tamu (create, read, update, dan delete)
Manajemen User (read,update)
2. Memulai Aplikasi
Untuk memulai akses aplikasi Buku Tamu ini:
a) Buka aplikasi Buku Tamu melalui web browser (IE atau Mozila FireFox
atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut:
http://agenda.jatengprov.go.id
b) Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada
browser.
c) Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi Buku Tamu sebagai
berikut :
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 3
Gambar Tampilan halaman index/halaman pendahuluan
d) pada halaman muka Sistem Informasi Dokumentasi Agenda Elektronik
klik button lalu akan tampil halaman log-in Halaman
login merupakan pintu masuk ke dalam sistem aplikasi halaman ini
digunakan sebagai authentifikasi tentang siapa saja yang berwenang
menjadi user administrator pelaksana Aplikasi Buku Tamu.
Gambar Tampilan halaman log-in
e) Isikan nama pengguna / username dan kata sandi / password.
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 4
Gambar Tampilan halaman username dan password
Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk
masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Buku Tamu;
Kata Sandi/Password, karakter atau string yang digunakan oleh
pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem
Informasi Buku Tamu. Kemudian tekan tombol
f) Lalu akan tampil halaman “home”.
Gambar Halaman Home User
Pada halaman ini terdiri dari informasi:
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 5
1. Identitas Sistem, merupakan identitas aplikasi;
2. Profil Pengguna, profil pengguna;
3. Menu Utama, berisi daftar menu fasilitas yang dapat diakses menu
utama terdiri dari(menu kunjungan tamu, menu arsip kunjungan tamu,
menu manajemen user);
4. Menu Navigasi, sebuah fasilitas yang digunakan untuk memudahkan
pengguna dalam menjelajah sistem;
3. Penjelasan Fungsi dan Fitur
3.1. Kunjungan Tamu
Kunjungan Tamu merupakan bagian layanan yang digunakan untuk
pencatatan dan pendataan data dari tamu yang berkunjung. Menu kunjungan
tamu menampilkan data dari pendataan tamu berdasarkan hari ini. Berikut
tampilan halaman kunjungan tamu.
Gambar Halaman Kunjungan Tamu
Id Card, kartu identitas kunjungan tamu;
Nama, nama tamu;
Alamat, alamat tamu;
No KTP, no katru tanda penduduk tamu;
Tujuan, tujuan tamu;
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 6
Waktu datang, waktu datang tamu;
Waktu kembali, waktu kembali tamu;
Edit, ubah data kunjungan tamu;
Hapus, hapus data kunjungan tamu;
Tambah Data, menambahkan data kunjungan tamu;
Cetak, mencetak data kunjungan tamu;
Jadwal Pimpinan, melihat jadwal pimpinan;
Refresh, refresh digunakan untuk memperbaharui "tampilan";
Aksi, edit kunjungan tamu hapus kunjungan tamu;
3.1.1. Tambah Kunjungan Tamu
Klik tombol untuk menambahkan data kunjungan
tamu baru.
Gambar Halaman Tambah Kunjungan Tamu
Id Card, kartu identitas kunjungan tamu;
Waktu datang, waktu datang tamu;
Nama, nama tamu;
No KTP, no katru tanda penduduk tamu;
Alamat, alamat tamu;
Tujuan, tujuan tamu;
Keperluan, hal yang perlu dari kunjungan tamu;
Klik tombol jika telah selesai mengisi data
kunjungan tamu, kemudian simpan. Klik tombol jika tidak
jadi mengisikan data kunjungan tamu.
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 7
3.1.2. Edit Kunjungan Tamu
Klik tombol untuk memperbarui data kunjungan tamu.
Gambar Halaman Edit Kunjungan Tamu
Id Card, kartu identitas kunjungan tamu;
Waktu, datang waktu datang tamu kembali waktu kembali /
pulang tamu;
Nama, nama tamu;
No KTP, no katru tanda penduduk tamu;
Alamat, alamat tamu;
Tujuan, tujuan tamu;
Keperluan, hal yang perlu dari kunjungan tamu;
Klik tombol jika telah selesai mengisi data
kunjungan tamu, kemudian simpan. Klik tombol jika tidak
jadi mengisikan data kunjungan tamu.
3.1.3. Hapus Kunjungan Tamu
Klik untuk hapus data kunjungan tamu.
3.1.4. Cetak Kunjungan Tamu
Klik tombol untuk mencetak data kunjungan tamu,
Proses mencetak kunjungan tamu melalui pencarian dan disaring
berdasarkan waktu dengan format tanggal, bulan, tahun
(dd/mm/yyyy). Seperti pada gambar diwabah ini;
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 8
Gambar Halaman Cetak (pilih tanggal) Kunjungan Tamu
Pilih tanggal dari buku tamu yang akan dicetak kemudian klik
tombol
Gambar Halaman Cetak Kunjungan Tamu
Tombol untuk mencetak data kunjungan tamu. Tombol
untuk menutup halaman cetak kunjungan tamu.
3.1.5. Jadwal Pimpinan
Jadwal pimpinan merupakan rekaman kegiatan (jadwal
pimpinan) klik tombol untuk melihat timeline
jadwal kegiatan (jadwal pimpinan), berdasarkan waktu sekarang.
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 9
Gambar Halaman Jadwal Pimpinan
Pilih jadwal pimpinan, kemudian tekan tombol ,
berdasarkan pilihan jadwal dari masing-masing jadwal pimpinan.
Berikut halaman jadwal pimpinan untuk tamu;
Gambar Halaman Jadwal Pimpinan
3.2. Arsip Kunjungan Tamu
Arsip Kunjungan Tamu merupakan rekaman kegiatan dalam
pendataan (data kunjungan tamu).
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 10
Gambar Halaman Arsip Kunjungan Tamu
Id Card, kartu identitas kunjungan tamu;
Nama, nama tamu;
Alamat, alamat tamu;
No KTP, no katru tanda penduduk tamu;
Tujuan, tujuan tamu;
Waktu datang, waktu datang tamu;
Waktu kembali, waktu kembali tamu;
Edit, ubah data kunjungan tamu;
Hapus, hapus data kunjungan tamu;
Tambah Data, menambahkan data kunjungan tamu;
Cetak, mencetak data kunjungan tamu;
Jadwal Pimpinan, melihat jadwal pimpinan;
Refresh, refresh digunakan untuk memperbaharui "tampilan";
Aksi, edit arsip kunjungan tamu hapus arsip kunjungan tamu;
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 11
3.1.1. Cetak Arsip Kunjungan Tamu
Klik tombol untuk mencetak data arsip kunjungan
tamu, Proses mencetak kunjungan tamu melalui pencarian dan
disaring berdasarkan waktu dengan format tanggal, bulan, tahun
(dd/mm/yyyy). Seperti pada gambar diwabah ini;
Gambar Halaman Cetak (pilih tanggal) Arsip Kunjungan Tamu
Pilih tanggal dari arsip kunjungan tamu yang akan dicetak kemudian
klik tombol
Gambar Halaman Cetak Kunjungan Tamu
Tombol untuk mencetak data kunjungan tamu. Tombol
untuk menutup halaman cetak kunjungan tamu.
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 12
3.1.2. Edit Arsip Kunjungan Tamu
Klik tombol untuk memperbarui Arsip Kunjungan Tamu.
Gambar Halaman Edit Kunjungan Tamu
Id Card, kartu identitas kunjungan tamu;
Waktu, datang waktu datang tamu kembali waktu kembali /
pulang tamu;
Nama, nama tamu;
No KTP, no katru tanda penduduk tamu;
Alamat, alamat tamu;
Tujuan, tujuan tamu;
Keperluan, hal yang perlu dari kunjungan tamu;
Klik tombol jika telah selesai mengisi data
kunjungan tamu, kemudian simpan. Klik tombol jika tidak
jadi mengisikan data kunjungan tamu.
3.1.3. Hapus Arsip Kunjungan Tamu
Klik untuk hapus arsip kunjungan tamu.
3.3. Manajemen User
Menu manajemen user merupakan fasilitas bagi user untuk
memperbarui data profil dan melihat detail dari data profil user. Berikut
tampilan manajemen user.
Gambar Halaman Manajemen User
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 13
No, nomor urut/penomoran user;
Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang
dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Buku
Tamu;
Nama lengkap, nama lengkap user;
Tipe, tipe user;
Foto, gambar profil user;
Modul, modul akses pembagian user;
Blokir, status ketersediaan/aktifasi user;
Aksi, edit data profil;
Memperbarui data profil
Gambar Halaman Edit User
Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang
dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Buku
Tamu;
Kata Sandi/Password, karakter atau string yang digunakan oleh
pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem
Informasi Buku Tamu;
Nama, nama lengkap user;
NIP, nip user;
Tempat/Tgl Lhr, tempat tanggal lahir user;
Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 14
Agama, agama user;
Jenis Kelamin, jenis kelamin user;
Pangkat, pangkat user;
Golongan, golongan user;
Jabatan, jabatan user;
Organisasi, organisasi user;
Pendidikan, pendidikan user;
No.Telp, nomor telepon dari user;
Foto, gambar profil user;
4. Mengakhiri Aplikasi
Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.
Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi