Download - panduan SIM
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Manajemen organisasi menghasilkan dan menyimpan sejumlah data,
yang dapat diubah menjadi informasi yang berguna. Secara umum, data
adalah gambaran kasar dari fakta dan gambar (fact & figure). Data yang
telah diolah menjadi “matang” merupakan bahan berharga, bernilai,
berkualitas dan bermanfaat untuk manajemen dalam mengambil keputusan
yang tepat dengan segera. Informasi yang diperoleh pihak manajemen,
merupakan senjata andalan dalam mengelola organisasi.
Program Bidan Delima merupakan program unggulan Pengurus Pusat
Ikatan Bidan Indonesia (PPIBI). Program ini dikembangkan sebagai
program yang berkesinambungan. Selain usaha advokasi dan pemasaran
harus dilaksanakan oleh IBI guna mendukung keberlanjutan program, IBI
juga harus dapat mengkoordinir dan mengelola uang iuran Bidan Delima
yang merupakan kunci dari kesinambungan program. Adanya penjenjangan
(Pusat, Propinsi dan Kabupaten/kota) sebagai pelaksana program Bidan
Delima, menimbulkan potensi kerancuan data di tiap level manajemen.
Untuk itu sangat dibutuhkan suatu sistim manajemen informasi yang akurat,
yang dapat membantu Pengurus IBI dalam mengelola iuran Bidan Delima.
Disamping itu, dapat diketahui secara pasti jumlah BPS, sistim monitoring
dan jenis pelatihan yang telah dimiliki BPS, sehingga dapat diketahui
kualitas pelayanan BPS tersebut. Data merupakan “alat bantu promosi”
PPIBI guna menggalang kemitraan dan kerjasama dengan stake holder dan
pihak donor lainnya.
1
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Memberikan panduan dalam mengelola data menjadi informasi yang
bermanfaat dan berkualitas bagi manajemen program dan memberikan
arahan yang jelas kepada Unit Pelaksana Program dalam
melaksanakan fungsi dan perannya, sehingga dapat menghasilkan
keputusan yang tepat, akurat dan cepat.
2. Tujuan Khusus
a. Memberikan panduan dalam mengelola data menjadi
informasi yang bermanfaat dan berkualitas bagi manajemen/Unit
Pelaksana Program di tingkat Pusat/ Provinsi/ Cabang
b. Membantu manajemen/ Unit Pelaksana dalam mengelola data
anggota, iuran dan logistik
C. RUANG LINGKUP
Dalam Buku Panduan Sistem Manajemen Informasi (SIM) Bidan Delima ini
akan dibahas :
a. Pengelolaan Database Bidan Delima Berbasis Web
b. Sistim pelaporan di tingkat Pusat, Provinsi dan Cabang.
2
BAB II
PEMILIHAN SISTEM INFORMASI
PADA PROGRAM BIDAN DELIMA
A. PEMILIHAN SISTEM
Pemilihan sistem bertujuan untuk menguraikan kebutuhan informasi
manajemen Program Bidan Delima dalam mengelola data sebagai berikut:
1. Jumlah dan Profile Bidan Delima dan Fasilitator yang bertanggung.
2. Data perekrutan keanggotaan Bidan Delima.
3. Data keuangan dan pencapaian Iuran tahunan Bidan Delima yaitu
iuran tahun pertama sebagai pengganti paket Bidan Delima dan
tahun selanjutnya. Kontribusi dan pengiriman alokasi iuran/transfer
oleh pengurus kabupaten/kota ke propinsi dan pusat.
4. Data Logistik Bidan Delima. Menginventarisir data logistik yang
meliputi stock/persediaan, jumlah permintaan/pemesanan, dan
pengiriman/pendistribusian dari tingkat pusat, provinsi dan
kabupaten/kota.
5. Data Monitoring dan kunjungan evaluasi kinerja Bidan Delima yang
dilaksanakan oleh kabupaten/kota, provinsi dan pusat.
6. Informasi susunan kepengurusan dan kontak person di masing-
masing kabupaten/kota, provinsi, dan pusat.
7. Informasi kegiatan seperti Launching, Advokasi, pemasaran dan
lain-lain.
Database Program Bidan Delima dirancang agar dapat mencakup semua
provinsi dan mampu merekrut anggota sampai 80,000 atau seluruh BPS
yang ada di Indonesia.
SIM dapat meningkatkan dan mendukung pengumpulan pembayaran iuran
agar mencapai ketahanan keuangan dan keberlangsungan program.
3
B. ALUR SISTEM INFORMASI
Data identitas Bidan Delima dan kegiatan program berasal dari Unit
Pelaksana kabupaten/kota. Data yang diperoleh di masukan ke
dalam Buku Register kabupaten/kota dan Form Identitas Bidan
Delima.
Sebagai bentuk kontrol dan umpan balik Unit Pelaksana Pusat akan
mengirimkan Laporan Triwulan secara rutin kepada Unit Pelaksana
Provinsi dan Kabupaten/Kota. Unit Pelaksana Provinsi dan
Kabupaten akan melakukan cross check dan mengisi data yang
diminta
Flow Diagram SIM
4
Laporan Kegiatan Program Bidan Delima
KABUPATEN/KOTAKABUPATEN/KOTAData Bidan Delima: IdentitasIdentitasSertifikatSertifikatIuran BDIuran BDUpdate PelatihanUpdate PelatihanMonitoringMonitoringData KegiatanMonitoringMonitoringLaunchingLaunchingAdvikasiAdvikasiPemasaranPemasaran
RegisterRegisterKabupaten/KotaKabupaten/Kota
PROPINSIPROPINSI
PUSATPUSATLaporan Triwulan
Laporan Triwulan
Keterangan:Laporan ke pusat Laporan dari pusat
Laporan Triwulan
C. MACAM DATA
1. Data Bidan Delima
a. Identitas
1) Data identitas pribadi Bidan Delima, berupa nama, alamat,
pendidikan, nomor telepon dan photo.
2) Data didapat dari Bidan Delima langsung dengan mengisi formulir
Identitas bidan praktek swasta (BPS) pada saat mendaftarkan
diri menjadi Bidan Delima.
b. Data Logistik
1) Data kelengkapan jenis dan jumlah logistik yang sudah diterima
oleh Bidan Delima.
2) Data diperoleh dari laporan penerimaan logistik dari Unit
Pelaksana kabupaten/Kota
c. Data Iuran
1) Data penerimaan iuran pertama dan tahunan yang telah diterima
dari Bidan Delima. Kegunaan data ini adalah untuk memantau
kepatuhan Bidan Delima terhadap kewajibannya dan membantu
unit pelaksana dalam mengelola keuangan.
2) Data diperoleh dari laporan pembayaran iuran dari Unit
Pelaksana Kabupaten/Kota.
2. Data Kegiatan
a. Merupakan data kegiatan yang dilakukan oleh Unit Pelaksana Bidan
Delima pada Tingkat Kabupaten/Kota, Propinsi dan Pusat.
b. Data diperoleh dari laporan rutin unit pelaksana proram.
c. Jenis kegiatan yang dilakukan oleh unit pelaksana proram antara
lain:
1) Monitoring
2) Launching
3) Advokasi
4) Pemasaran
5
BAB III
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PADA UNIT PELAKSANA KABUPATEN/KOTA
A. APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Data Bidan Delima bersumber dari Laporan Unit Pelaksana Bidan Delima
Kabupaten/Kota (PC).
B. PENGUMPULAN DAN PENCATATAN DATA
Kinerja Bidan Delima berada di bawah pengawasan langsung PC. Data
Bidan Delima di PC diperoleh langsung dari BPS melalui laporan kegiatan
rutin unit pelaksana dan fasilitator (mentoring, monitoring, peer group,
rekrutment. iuran, logistik dan kegiatan lainnya).
Untuk memudahkan pencatatan di bawah ini diulas mengenai cara dan
bentuk pencatatan di PC:
1. Data Anggota dan perekrutan Bidan Delima (jumlah, data individu dll).
Pendaftaran BPS untuk menjadi BD dilakukan di PC. PC akan
mencatatnya dalam buku register Bidan Delima (lampiran 5).
BPS membayar biaya pendaftaran dan mengisi Formulir Identitas
Bidan Delima (lampiran 1).
Formulir Identitas Bidan Delima dicopy dan yang asli dikirimkan
ke PPIBI bersama dengan laporan validasi.
2. Data logistik
BPS yang telah lulus validasi berhak atas Brand Bidan Delima,
untuk itu PPIBI memberikan sertifikat dan paket Bidan Delima
(untuk lebih lengkapnya lihat panduan logistik). Paket Bidan
Delima akan dikirimkan setelah bidan membayar iuran.
Setelah paket diterima, PC mengisi formulir penerimaan yang
dikirim bersama dengan paket tersebut. Isi tanggal penerimaan,
banyaknya, kondisi dan setelah itu catatkan dalam buku register.
Paket logistik yang telah diterima didistribusikan kepada Bidan
7
Delima yang berhak menerimanya. Dalam paket tersebut terdapat
formulir penerimaan logistik yang harus diisi oleh Bidan Delima.
Bidan Delima mengecek kelengkapan dan kondisi paket, serta
mengisi formulir dan menandatangani, lalu form di simpan di PC.
3. Data iuran
Bidan Delima wajib membayar iuran tahunan. Prosedur pembayaran
iuran pertama dilakukan ketika Bidan Delima menerima paket logistik.
Lalu di catat pada buku register siapa saja bidan yang membayar iuran
tersebut. Iuran Bidan Delima sesuai dengan panduan keuangan harus
dikirmkan juga ke PD dan PP. Pengiriman dilakukan melalui transfer
bank ke rekening yang telah ditetapkan (lebih lengkapnya lihat panduan
keuangan). Setelah melakukan pengiriman uang ke PD dan PP,
sesegera mungkin mengirimkan copy bukti transfer ke PD dan PP.
Sebagai bukti bahwa uang sudah diterima oleh PD dan PP, PC akan
menerima kwitansi penerimaan iuran dari PD dan PP. Kemudian PC
melakukan pencatatan dalam buku register berupa tanggal, jumlah dan
rekening tujuan transfer.
4. Data monitoring
Monitoring dilakukan guna menjaga mutu pelayanan BPS yang telah
menjadi Bidan Delima. Pencatatan hasil monitoring dilakukan di buku
register. Catatkan waktu pelaksanaan, Pemonitoring (sebutkan nama
dan jabatan (Sertakan nama pendamping dari PD, PP, stakeholder atau
donor), nama Bidan Delima yang dimonitoring, Hasil monitoring
(Memuaskan/Perlu perbaikan), Umpan Balik dan Rencana Tidak Lanjut
dari monitoring (lihat panduan monitoring).
5. Launching, Advokasi, pemasaran dan data Kegiatan lainnya yang
dilakukan oleh Unit Pelaksana Bidan Delima.
Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh PC berkaitan dengan Bidan
Delima wajib dicatat di buku register. Catat waktu, tempat pelaksanaan,
peserta kegiatan, hasil kegiatan dan keterangan lainnya.
8
C. PELAPORAN
Data yang telah dicatat, tiap tiga bulan sekali dilaporkan ke Pusat dan
Daerah/Propinsi. Secara umum hal yang perlu dilaporkan adalah: Jumlah
CBD, BD dan Fasilitator, perekrutan dan validasi (jumlah yang direkrut,
yang ikut prakualifikasi), logistik (yang diterima dan yang tersalurkan, stock),
iuran (dana terkumpul, saldo), monitoring, photo kegiatan dan dokumen
yang terkait. Adapun bentuk/format laporan adalah sebagai berikut:
1. Form Identitas Bidan Delima
a. Data Bidan Delima berupa nama, alamat, pendidikan, dsb (lihat
lampiran 1)
2. Laporan Triwulan Kabupaten/ Kota
a. Jumlah CBD, BD dan Fasilitator
b. Iuran
c. Distribusi Paket Bidan Delima
d. Kegiatan yang dilakukan (lampirkan photo bila ada)
- Monitoring
- Pelatihan klinis
- Advokasi
- Pemasaran dll
3. Bentuk laporan hasil validasi:
Dilaporkan ketika ada CBD yang dinyatakan lulus Validasi tidak perlu
menunggu Laporan Triwulan-an. Bentuk laporan validasi adalah:
a. Surat Laporan Validasi
b. Rekapitulasi (ringkasan) Validasi
c. Formulir Identitas Bidan Delima sebanyak Bidan Delima
yang di Validasi.
4. Bentuk laporan penerimaan logistik.
Formulir penerimaan logistik dicopy dan dikirimkan kembali/difax ke
PPIBI sebagai laporan bahwa paket logistik telah diterima (lihat panduan
Logistik) .
5. Bentuk laporan iuran
9
Dilaporkan pada laporan triwulan. Setelah melakukan pengiriman uang
ke PD dan PP, sesegera mungkin mengirimkan copy bukti transfer
ke PD dan PP. Sebagai bukti bahwa uang sudah diterima oleh PD dan
PP, PC akan menerima kwitansi penerimaan iuran dari PD dan PP. (lihat
panduan keuangan).
D. KONTROL
Kontrol terhadap data dilakukan dengan membuat Tembusan/Carbon Copy
(CC) kepada PD, untuk setiap pelaporan yang dilakukan. Kontrol juga
dilakukan dengan cara melakukan croscek data yang didapat dari unit
pelaksana Bidan Delima kabupaten/kota dengan data yang didapat dari unit
pelaksana Bidan Delima daerah dan pusat. Sehingga data Bidan Delima
yang ada di unit pelaksana Bidan Delima PC, PD dan PD merupakan data
yang benar.
10
BAB IV
KEGIATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PADA UNIT PELAKSANA PROPINSI
A. APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Secara umum penerapan sistem informasi manajemen di tingkat Unit
Pelaksana Bidan Delima merupakan suatu bentuk penyeimbang informasi
dan sistem kontrol pada data di tingkat pusat dan tingkat cabang
kabupaten/kota. Melalui mekanisme seperti ini, unit pelaksana propinsi
dapat menjadi suatu kontrol pada Sistem Informasi Manajemen Bidan
Delima secara umum. Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi dapat
melakukan koreksi pada data yang diterima baik dari kabupaten/kota
maupun dari pusat.
B. PENGUMPULAN DAN PENCATATAN DATA
Data yang perlu dikoordinir di PD:
1. Data Anggota dan perekrutan Bidan Delima (jumlah, data individu dan
lain-lain) dari tiap cabang.
Data ini diperoleh dari laporan perekrutan Bidan Delima oleh PC.
2. Data logistik
Data Logistik didapat dari tembusan pengiriman logistik dari pusat dan
laporan penerimaan logsitik oleh PC dan Bidan Delima.
3. Data iuran
Data iuran diperoleh dari laporan penerimaan iuran dari PC dan laporan
pengiriman/transfer alokasi iuran ke PD.
4. Kegiatan monitoring
Pencatatan hasil monitoring dilakukan di buku register Bidan Delima.
Catatakan waktu pelaksanaan, Pemonitoring (sebutkan nama dan
jabatan, sebutkan pula pendamping kegiatan dari PP/ stakeholder/ donor
bila ada) nama yang diwawancara (untuk monitoring manajemen unit
pelaksana PC) nama Bidan Delima yang dimonitoring (bila monitoring ke
11
Klinik Bidan Delima), Hasil monitoring (Memuaskan/Perlu perbaikan),
Umpan Balik dan Rencana Tidak Lanjut dari monitoring. (lihat di
panduan monitoring.
5. Kegiatan Launching, Advokasi, pemasaran dan data Kegiatan lainnya
yang dilakukan oleh unit pelaksana Bidan Delima.
C. PELAPORAN
Pelaporan dilakukan 3 bulan sekali (triwulan). Laporan berisikan kegiatan
yang dilakukan Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi, jumlah/data Bidan
Delima di seluruh PC diwilayah kerjanya, data fasilitator, CBD, data iuran
dan data logistik. Data yang telah dicatat, pertiga bulan sekali dilakukan
pelaporan ke Pusat. Secara umum hal yang perlu dilaporkan adalah :
Profile Data IBI Cabang, Jumlah CBD, BD dan Fasilitator, Perekrutan dan
Validasi, Logistik, Iuran, Monitoring, Poto kegiatan dan dokumen yang
terkait. Adapun bentuk laporan adalah sebagai berikut:
1. Betuk laporan tiga bulanan:
- Penerimaan Iuran dari PC
- Info Saldo
- Informasi pemantauan Bidan
2. Bentuk laporan iuran
Laporan ini merupakan feed back kepada PC sebagai tanda bukti iuran
yang dikirim telah diterima oleh PD. Laporan berbentuk:
- Surat, dan
- Kwitansi penerimaan iuran.
(lihat panduan keuangan).
3. Bentuk laporan Jumlah CBD, BD dan Fasilitator Seluruh PC, logistik,
Monitoring, Launching, Advokasi, pemasaran dan kegiatan yang
dilakukan oleh unit pelaksana Bidan Delima lainnya dapat dilaporkan
bersama dengan laporan triwulan. Delima (Photo bila ada)
12
D. EVALUASI DAN KONTROL
Evaluasi dilakukan terhadap seluruh proses kegiatan pengolahan data di
Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi. Kontrol dilakukan dengan cara
melakukan croscek data yang didapat dari Unit Pelaksana Bidan Delima
Kabupaten/Kota dengan data yang didapat dari Unit Pelaksana Bidan
Delima Pusat. Sehingga data Bidan Delima yang ada di Unit Pelaksana
Bidan Delima Propinsi merupakan data yang benar.
13
BAB V
KEGIATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PADA UNIT PELAKSANA PUSAT
A. PENGUMPULAN DAN PENCATATAN DATA
Data kegiatan Program Bidan Delima berasal dari laporan kegiatan
triwulanan yang dikirim oleh provinsi dan kabupaten/kota. Tahap pertama
yang dilakukan ialah mengumpulkan data di Sekretariat Bidan Delima
Pusat, mencek kelengkapan data dan memverifikasi. Kemudian
mengkonversi data ke spreadsheet format data yang baru, kemudian
menyiapkan suatu laporan sebagai feedback untuk masing-masing
kabupaten/kota dan provinsi jika terdapat gap/perbedaan/kesalahan data
yang ada pusat dengan yang ada di propinsi dan kabupaten/kota dan
meminta untuk melengkapi data yang tidak sesuai.
Cara dan bentuk pencatatan:
1. Data Anggota dan perekrutan Bidan Delima
Data anggota dan perekrutan diperoleh dari laporan validasi PC.
Data yang telah diterima Pusat terlebih dahulu harus diverifikasi
kelengkapan berkasnya. Berkas yang di butuhkan antara lain:
a. Berkas/Surat Laporan Hasil Validasi PC
b. Berkas Rekapitulasi Hasil Validasi. Berkas ini berisikan
ringkasan nilai validasi Bidan Delima yang dinyatakan lulus
atau tidak lulus.
c. Berkas/Formulir Identitas Bidan Delima, sebanyak CBD.
Berkas yang tidak lengkap, tidak akan diproses dan harus di
segera diinformasikan segera kepada PC untuk segera di lengkapi
kekurangannya. Untuk berkas yang telah lengkap, dilakukan
verifikasi hasil nilai validasi yang terdapat dalam rekapitulasi hasil
validasi.
15
Jika nilai yang didapat CBD tidak sesuai dengan kriteria dan
standar yang telah ditetapkan, maka berkas tersebut tidak dapat
diproses lebih lanjut. Untuk itu Unit Pelaksana Bidan Delima Pusat
harus segara menghubungi PC, guna menginformasikan hal
tersebut, sehingga Unit Pelaksana Bidan Delima Kabupaten/Kota
dapat menyusun rencana tindak lanjut terhadap BPS yang tidak lulus
validasi seperti mentoring, program magang dan pelatihan. Hal ini
perlu dilakukan guna memberikan kesempatan BPS memperbaiki
kinerja klinis agar dapat mencapai nilai kelulusan untuk menjadi
Bidan Delima.
Data yang lengkap dan benar dapat diinput ke dalam database.
Pemasukan data pada database dilakukan oleh petugas sekretariat
pada kolom-kolom atau field–field yang tersedia.
Untuk memudahkan peng-inputan, data dikelompokan berdasarkan
kabupaten/kota dan propinsi. Setelah itu data dapat dilakukan
pengkodean sesuai dengan di sistem database yang telah dirancang.
Untuk mengetahui bagai mana cara dan proses memasukan data
dapat melihat buku manual database.
2. Data logistik
PPIBI memberikan sertifikat kepada Bidan Delima yang dinyatakan
lulus. PPIBI akan mengirimkan sertifikat ke PC (atau ke PD
tergantung pada kesepakatan). Data pengiriman akan dicatatkan
berdasarkan sesuai CBD yang lulus dan dicatatkan pada database,
berupa alamat tujuan, tanggal pengiriman dan banyaknya.
Pengiriman dilakukan melalui jasa kurir/expedisi. Setelah paket
diterima, PC mengisi formulir penerimaan, dan mengirimkan kembali
ke PPIBI. Petugas di Pusat akan memasukan data berupa isi
tanggal penerimaan, banyaknya, penerima dan kondisi ke database.
3. Data iuran
Paket Bidan Delima dikirimkan setelah iuran tahun pertama diterima.
Hal ini akan tercatat dalam database dan akan terdata hingga tahun
16
selanjutnya bila tiba waktu penagihan iuran tahunan. Tugas PC
adalah untuk menagih iuran tersebut. Setelah iuran terkumpul PC
akan segera melakukan transfer dan mengirimkan copy bukti transfer
ke PPIBI. Unit Pelaksana Bidan Delima Pusat akan mengecek ke
rekening yang dimaksud. Setelah itu penerimaan iuran akan di input
ke database, berupa nama Bidan Delima yang membayar iuran
tersebut dan tanggal terima iuran. Sebagai bukti bahwa uang sudah
diterima oleh PP, PC akan menerima kwitansi penerimaan iuran dari
PP.
4. Data monitoring,
Catatkan waktu pelaksanaan, Pemonitoring (sebutkan nama dan
jabatan, sebutkan pula pendamping kegiatan dari PC & PD) nama
yang diwawancara (untuk monitoring manajemen unit pelaksana PC
& PD) nama Bidan Delima yang dimonitoring (bila monitoring ke
Klinik Bidan Delima), Hasil monitoring (Memuaskan/Perlu perbaikan),
Umpan Balik dan Rencana Tidak Lanjut dari monitoring.
5. Launching, Advokasi, pemasaran dan data
Kegiatan lainnya yang dilakukan oleh unit pelaksana Bidan Delima.
Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh PC, PD dan PP yang berkaitan
dengan Bidan Delima wajib dicatat waktu, tempat pelaksanaan,
peserta kegiatan, hasil kegiatan dan keterangan lainnya dan di input
ke dalam database.
B. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN DATA
Data dalam database pusat merupakan data yang dapat dipergunakan oleh
Seluruh unit pelaksana Bidan Delima dalam rangka menjalankan dan
mengembangkan Program Bidan Delima. Data dapat di presentasikan dan
disebarluaskan kepada pihak yang memerlukan sesuai dengan kebutuhan
IBI. Pengolahan data disesuaikan dengan kebutuhan pengurus dan
steakholder. Penyajian dapat berupa text, table dan diagram.
17
C. PELAPORAN DAN KONTROL
Laporan kepada PD dan PC dilakukan oleh PP sebagai bentuk kontrol data
Bidan Delima. PPIBI akan mengirim laporan tiap triwulan kepada PC dan
PD.
Tujuan laporan ini adalah untuk :
1. Menyamakan data yang ada di pusat, propinsi dan cabang.
didasarkan kepada data dan informasi informasi yang mereka
sampaikan guna crosscheck dan re-check data
2. Menyediakan umpan balik bagi Kabupaten/kota
18
BAB VI
DATABASE BERBASIS WEB
A. DASAR PEMIKIRAN
PPIBI mengembangkan suatu bentuk database berbasis web. Hal ini
dimaksudkan sebagai bentuk keterbukaan IBI dan kesiapan IBI menghadapi
tantangan jaman yang kian pesat. Tujuan lainnya adalah untuk memberikan
kemudahan kepada pengurus di jenjang level lainnya dan masyarakat
umum untuk dapat mengakses data dan informasi tentang IBI khususnya
tentang Bidan Delima.
B. SISTEM KERJA
Database Bidan Delima diakses melalui Bidan Delima website. Fasilitas di dalam
web ini berfungsi sebagai inputasi dan sekaligus mencetak pelaporan data Bidan
Delima.
1. Sistem pelaporan
Pelaporan terdapat beberapa laporan dalam web ini yaitu:
a. Laporan Triwulan Kab/Kota
Berisikan rangkuman kegiatan Bidan Delima ditingkat
Kabupaten/Kota.
b. Laporan Triwulan Propinsi
Berisikan rangkuman kegiatan Bidan Delima ditingkat
Propinsi.
c. Laporan Pusat
Berisikan rangkuman data di Propinsi dan Kabupaten/ kota
2. Sistem pengiriman data
Web Bidan Delima memprovide sistem pengiriman data berupa
text dan poto dari Kab/Kota dan Propinsi. Fasilitas ini bertujuan
untuk mempermudah Unit Pelaksana Daerah dan cabang dalam
mengirimkan data maupun laporan kepada Unit Pelaksana Pusat.
19
3. News dan informasi kegiatan program.
Berisikan berita dan informasi kegiatan Program Bidan Delima
yang sedang, akan dan telah berlangsung. Panduan2, buku,
modul, instrumen, gambaran singkat Program Bidan Delima.
Dalam web ini juga terdapat data IBI.
C. ISI WEB
Web ini beralamat di www.bidan-delima.org
Tampilan web Bidan Delima dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 1.1 Tampilan Web Bidan Delima
Web Bidan Delima telah dapat diakses sejak 24 Juni 2007. Adapun isi dari
web ini merupakan kompilasi kegiatan program Bidan Delima tingkat pusat,
daerah dan cabang. Semua informasi dapat diakses secara real time yang
berisikan:
1. Halaman Awal
Halaman awal merupakan tampilan pertama yang akan terlihat pada
saat mengakses alamat web Bidan Delima. Halaman ini berisikan
20
ringkasan informasi berita dan kegiatan yang dilakukan seperti
pelatihan, kegiatan monitoring dan kegiatan lainnya.
2. Program Bidan Delima
Berisikan gambaran umum tentang Program Bidan Delima, latar
belakang, tujuan, landasan hukum dan strategi.
3. Panduan dan Instrumen
Seluruh ringkasan buku panduan, petunjuk teknis, instrumen dan
modul yang digunakan pada Program Bidan Delima dapat dilihat
pada menu ini. Download buku secara utuh hanya dapat dilakukan
pada buku-buku yang bersifat umum. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada manual database.
4. Menjadi Bidan Delima
Menu ini menerangkan bagaimana proses menjadi Bidan Delima.
Termasuk flowchart yang membantu memudahkan pemahaman
bagaimana cara menjadi Bidan Delima.
5. Unit Pelaksana
Pada menu ini, berisikan susunan dan detail (nama, poto, alamat dll)
para Pengurus Unit pelaksana Program Bidan Delima dari tingkat
pusat, daerah dan cabang.
6. Informasi Jumlah Bidan Delima
Berisikan data jumlah Bidan Delima tiap propinsi dan kab/kota.
7. Paket Bidan Delima
Berisikan informasi distribusi paket logistik yang telah dikirimkan
PPIBI ke seluruh Bidan Delima.
8. Iuran Bidan Delima
Berisikan informasi jumlah iuaran yang telah diterima dan informasi
jumlah Bidan Belima yang belum mebayar iuran.
9. Menjaga Mutu
Berisikan informasi kegiatan Quality Assurance dan Monitoring Klinik
Bidan Delima dan Manajamen Unit Pelaksana Program Bidan
Delima.
21
10.Kegiatan
Berisikan informasi kegiatan yang sedang, sudah dan akan dilakukan
oleh Program Bidan Delima.
11.Berita
Berisikan informasi dan berita terkini baik yang berhubungan dengan
maupun diluar Bidan Delima, misalnya informasi tentang KIA, KIPI,
KB dan lain-lain dimana ada keterlibatan IBI didalamnya.
12.Data IBI
Berisikan profile/basis data 33 pengurus daerah IBI.
Selain halaman tersebut diatas, dibawah ini halaman khusus yang berguna
untuk meng-input data ke dalam database yang merupakan Menu
Administrator yaitu :
1. Input dan edit data :
a. Identitas Bidan Delima
b. Identitas Unit Pelaksana Program
c. Iuran Bidan Delima
d. Jenis Pelatihan yang didapat oleh Bidan
Delima
e. Monitoring yang dilakukan oleh Unit Pelaksana
disemua tingkatan.
f. Berita /news
g. Kegiatan -kegiatan program
2. Laporan-laporan
3. Master Database
a. Master Kabupaten/Kota
b. Master Propinsi
c. Master Jabatan
d. Master Logistik
e. Pemesanan dan Stock Logistik
22
D. AKSESIBILITAS
Untuk menjamin keamanan data maka PPIBI telah melaksanakan sistem
keamanan berjenjang berdasarkan kepada user/pemakai web tersebut.
Untuk itu PPIBI telah membagi tingkatan akses data bisa sebagai berikut:
1. Akses Public
Untuk melihat isi web secara umum dan melihat data yang ada
tanpa edit.
2. Administrator Pusat
Administrator Pusat (admin pusat) adalah seorang yang bekerja
untuk Program Bidan Delima dan berkantor di PPIBI. Admin
pusat dapat melihat isi web secara umum, secara khusus dapat
melihat edit/input data kab/kota dan propinsi, menambahkan
Informasi kegiatan dan berita.
3. Pengurus
Untuk melihat isi web secara umum dan secara khusus dapat
mengontrol data.
Untuk keterangan lebih lanjut mengenai database/web Bidan Delima dapat
dilihat pada Manual Web Bidan Delima.
23
BAB VII
PENUTUP
Sistem informasi manajemen (SIM) yang diterapkan pada Program Bidan Delima
merupakan bagian tak terpisahkan dari kegiatan Pengurus Pusat Ikatan Bidan
Indonesia (PPIBI) secara keseluruhan, bahkan dapat diaplikasikan pada seluruh
kegiatan IBI disemua jenjang baik di pusat, propinsi dan kabupaten/kota bahkan
sampai pengurus ranting IBI.
Kesalahan manajemen informasi akan berdampak besar terhadap penampilan
organisasi IBI. Oleh karena itu sistem informasi manajemen ini perlu dikenal,
dikuasai, disadari kegunaanya, serta dilaksanakan dalam setiap kegiatan yang
dilaksanakan, khususnya pada Program Bidan Delima. Data dan Informasi
merupakan “alat bantu promosi dan marketing” PPIBI guna menggalang
kemitraan dan kerjasama dengan stakeholder dan pihak donor lainnya. Disinilah
pentingnya peranan data yang tertata dan terintergarsi sehingga tepat dan rapih
dapat menjadi informasi yang menarik bagi para stakeholder dan angota IBI
serta pengurus IBI di tiap tingkatan.
25
LAMPIRAN 1
Form Identitas Bidan DelimaBidan Delima mengisi kartu ini dan mengumpulkan Pas Poto 3X4 Terbaru (berwarna) kemudian serahkan pada Unit Pelaksana Kabupaten/Kota (PC).
ISI DENGAN HURUF CETAKTujuan kartu ini: (beri tanda √ pada kotak yan sesuai)
□ Anggota Baru □ Perubahan Informasi
Jenis anggota: (beri tanda √ pada kotak yan sesuai)
□ Bidan Delima □ Fasilitator
Nama Lengkap: (Sesuai dengan Ijazah)
No KTA IBI
Nomor Telepon: No area ( ) no. telp
Nomor Handphone:
Alamat Klinik (tuliskan alamat BPS lengkap)
Alamat:
Kecamatan:
Kabupaten:
Provinsi:
Kode Pos:
Lulusan Kebidanan : (lingkari satu) Sekolah Bidan D1 D3 D4
HANYA DIISI OLEH PUSAT:
Nomor Sertifikat Bidan Delima
Tgl/bln/thn Sertifikat
Tgl/bln/thn berakhir Sertifikat
*Form Ini dapat di copy dan diperbanyak.* Sekretaris kabupaten memasukkan informasi ke dalam Register Informasi Anggota Bidan Delima
dan kemudian mengirimkan kartu aslinya ke IBI Pusat bersama dengan permintaan sertifikat Bidan Delima untuk anggota baru dan Poto.
Catatan: Bila ada perubahan alamat atau nomor telepon Bidan Delima, isi kartu baru dan beri tanda √ pada “Perubahan informasi”. Sekretaris kabupaten akan memperbaharui Register Kabupaten dan kemudian mengirimkan kartu tersebut ke Pusat bersama dengan Laporan Triwulan Kabupaten.
27
LAMPIRAN 2
Contoh Laporan Triwulan Kabupaten/KotaKabupaten/Kota JAKARTA BARAT Triwulan ke-4 (Oktober - Desember) 2007
Kabupaten harus menyerahkan laporan triwulan tidak lebih dari 15 hari setelah triwulan berakhir. Kabupaten harus menyetor ke propinsi dan pusat bagian dari iuran yang telah dikumpulkan dalam triwulan tersebut dalam waktu 5 hari sebelum akhir triwulan. Kabupaten harus melaporakan dana yang disetor untuk triwulan yang baru selesai dalam laporan ini.
1. Rangkuman Rekruitmen dan Keanggotaan
Jumlah Bidan Delima baru dalam triwulan ini :(sertakan Kartu Identitas Bidan Delima)
Jumlah BD yang mendapatkan sertifikat dalam triwulan ini: (sertakan daftar nama dan no. sertifikat)
Jumlah BD yang mendapatkan paket dalam triwulan ini: (sertakan daftar nama dan no. sertifikat)
Jumlah Fasilitator Bidan Delima baru dalam triwulan ini: (sertakan Kartu Identitas Bidan Delima)
Jumlah Calon Bidan Delima: (terisi dari database)
2. Rangkuman Iuran Tahun Pertama (Rp. 350.000,-) Yang Diterima Pada Triwulan Ini
a. Isi dengan tanggal pembayaran dan nama Bidan: (Nama lengkap)
No. Tanggal penerimaanCantumkan nama Bidan yang membayar biaya tahun ke-
1 (350.000)Nama Lengkap
1
2
3
4
5
6
28
Jumlah Bidan yang membayar iuran tahun pertama 1 (hitung nama di atas)
b. Daftar Bidan Delima yang harus membayar iuran tahun pertama
No. Nama No. Sertifikat Tgl. Sertifikat
1 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
2 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
3 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
4 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
5 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
6 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
7 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
8 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
9 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
10 (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)
3. Rangkuman Iuran Tahunan (Rp. 250.000,-) Keanggotaan Yang Jatuh Tempo Triwulan Ini
1. Mohon periksa ulang apakah informasi yang tertulis pada Kartu Informasi Bidan Delima masih sesuai pada saat Bidan membayar iuran tahunannya.
2. Jika perlu menulis informasi terbaru pada kartu mengenai pelatihan atau kunjungan monitoring (Menjaga Mutu), masukkan informasi tersebut ke Buku Register Kabupaten. Laporkan informasi terbaru tersebut pada dua bagian terakhir pada laporan triwulan ini.
3. Jika alamat bidan berubah, mohon isi nama dan alamat bidan pada kartu yang baru, tuliskan pada bagian atas kartu “perubahan alamat” dan kirim salinannya bersama dengan laporan triwulan ini.
4. Masukkan informasi terbaru tentang bidan tersebut sebagai revisi pada buku register kabupaten.
Bidan yang belum membayar iuran tahunan pada triwulan iniTanggal penerimaan
29
Total jumlah bidan yang belum membayar iuran tahunan (hitung daftar di atas)
0
4. Iuran terlambat dibayar : Iuran Tahunan yang jatuh tempo triwulan sebelumnya tapi belum dibayar
1. Mohon hubungi semua BD yang iuran tahunannya sudah terlambat bayar dan meminta mereka untuk membayarnya triwulan ini. Saat BD membayar, mohon tuliskan tanggal pembayaran pada kolom pertama.
2. Mohon perhatikan bahwa daftar nama BD yang pembayaran iurannya sudah terlambat satu triwulan sudah termasuk semua BD yang seharusnya telah membayar pada triwulan sebelumnya. Hal ini terjadi karena pusat tidak mempunyai waktu untuk menerima dan meng-input data dari triwulan sebelumnya sebelum menerbitkan laporan ini. Jika beberapa BD tercantum sebagai terlambat membayar “1” triwulan tapi ternyata sudah membayar pada triwulan sebelumnya – mohon tuliskan: “membayar tepat pada waktunya.”
3. Mohon tegaskan informasi bahwa Buku Besar BD di kabupaten masih sesuai ketika anggota BD menyerahkan iuran tahunannya.
4. Jika anggota BD mengubah alamat dan teleponnya, masukan informasi baru ke dalam Buku Besar dan minta Bidan mengisi Kartu Informasi Anggota BD baru untuk dikirimkan kepada Pusat dan beri tanda “perubahan informasi”.
5. Perhatikan apakah BD sudah mendapatkan pelatihan atau kunjungan monitoring dari sejak masuk keanggotaan hingga saat ini. Catat data tersebut dalam rangkuman pada akhir laporan triwulan dan buku register.
Nama anggota BD yang belum membayar iuran pada triwulan sebelumnya dan masih belum membayarnya hingga triwulan ini
Jumlah triwulan keterlambatan pembayaran
Tanggal pembayaran iuran
(Terisi dari database)(Terisi dari database)
(Terisi dari database)
(Terisi dari database)(Terisi dari database)
(Terisi dari database)
(Terisi dari database)(Terisi dari database)
(Terisi dari database)
(Terisi dari database)(Terisi dari database)
(Terisi dari database)
(Terisi dari database) (Terisi dari (Terisi dari
30
database) database)
(Terisi dari database)(Terisi dari database)
(Terisi dari database)
Total Jumlah BD yang belum membayar iuran pada triwulan sebelumnya dan masih belum membayarnya hingga triwulan ini
(Terisi dari database)
5. Bidan Delima yang tidak tercantum di database
Petunjuk: Tuliskan nama lengkap BD lainnya yang membayar iuran tahunan tapi namanya tidak tercantum dalam daftar di atas. (Nama mungkin tidak tercantum karena adanya kesalahan database atau anggota BD membayar lebih cepat)
Nama Lengkap Tanggal diterima
Total Jumlah bidan yang terlambat membayar pembaharuan iuran tahunan pada triwulan ini dan mereka yang membayar tapi tidak tercantum pada bagian 3 atau 4 (mohon dihitung)
6. Transfer Biaya Iuran Tahun pertama (350.000) dan Iuran Tahunan (250.000) Yang Sudah Diterima
Kabupaten mengirimkan bagian iuran tahunan ke Pusat dan Propinsi selama triwulan yang baru. Laporkan pada kolom di bawah ini.
Jumlah transfer ke Pusat :
Tanggal dan nomor transfer ke Pusat :
31
Jumlah iuran tahun pertama yang ditransfer(100% dari Rp. 350.000,-)
Jumlah iuran tahunan keanggotaan yang ditransfer (20% dari Rp. 250.000,-)
Total jumlah transfer ke Propinsi :
Tanggal dan nomor transfer ke Propinsi:
Jumlah iuran tahunan keanggotaan yang ditransfer (20% dari Rp. 250.000,-)
7. Informasi Saldo Bank 1. Saldo awal triwulan ini adalah saldo akhir laporan triwulan sebelumnya.
2. Saldo akhir triwulan ini adalah saldo yang dilaporkan oleh bank setelah dikurangi jumlah transfer ke Pusat dan Propinsi.
Saldo awal triwulan ini:
Total jumlah uang yang ada di bank triwulan ini: (termasuk semua biaya ditambah dana sponsorship)
Total pengeluaran triwulan ini:
Total transfer (ke pusat & propinsi) untuk triwulan ini
Saldo akhir triwulan ini:
8. Informasi Inventori Logistik Paket Bidan Delima
Daftar nama Bidan Delima yang mendapatkan paket pada triwulan ini
No. Nama Bidan Delima No. Sertifikat
32
1
2
3
4
5
Jumlah paket BD yang diterima dari Pusat pada triwulan ini
Jumlah paket BD yang dikeluarkan untuk BD baru pada triwulan ini
Jumlah paket BD yang diminta oleh kabupaten/kota tetapi belum dikirim oleh pusat :
Estimasi jumlah paket yang dibutuhkan untuk calon Bidan Delima yang divalidasi pada triwulan berikutnya :
9. Informasi Tentang Bidan Delima Kabupaten Yang Mendapat Pelatihan Pemutakhiran Triwulan Ini
Jenis Pelatihan
Jumlah BD Yang Mendapat Pelatihan Pemutakhiran Triwulan Ini(sertakan daftar nama, no. sertifikat, tanggal pelatihan)
APN+resusitasi
PI
CTU
ABPK-KB
CTS (Keterampilan melatih)
33
Lain-lain (sebutkan)
10. Informasi tentang Kunjungan Pemantauan Jaminan Mutu Kabupaten kepada Bidan Delima Triwulan Ini
Daftar Bidan Delima yang mendapatkan kunjungan pemantauan jaminan mutu
No. Nama Bidan Delima No. Sertifikat Tgl. Monitoring Nama Pemonitor Hasil
1
2
3
4
5
Total jumlah kunjungan Jaminan Mutu kepada BD triwulan ini
Jumlah BD yang mendapat nilai “memuaskan (M)” saat kunjungan Jaminan Mutu
Jumlah BD yang mendapat nilai “perlu peningkatan (P)”
Catatan - tuliskan masalah (bila ada)
Print This Report Download File Ms Excel (xls) Download File Ms Word (doc)
34
LAMPIRAN 3
Contoh Laporan Triwulan Provinsi
Laporan Q4 – – DKI JAKARTA
Laporan ini menggambarkan kegiatan propinsi hanya untuk periode dari bulan Oktober sampai Desember
1. Penghasilan triwulan ini (Kontribusi keanggotaan yang diterima selama triwulan ini dari kabupaten ditambah sponsor atau sumbangan)
Daftar nama kabupaten yang mengirimkan dana:
Jumlah dana yang diterima
JAKARTA BARAT
JAKARTA PUSAT
JAKARTA SELATAN
JAKARTA TIMUR
JAKARTA UTARA
Nama Sponsor yang memberikan dana atau semacam kontribusi selama triwulan ini
Jumlah dana atau jelaskan kontribusi tersebut
2. Informasi Saldo Bank 1. Saldo awal triwulan ini adalah saldo akhir laporan triwulan sebelumnya.
2. Saldo akhir triwulan ini adalah saldo yang dilaporkan oleh bank setelah dikurangi jumlah transfer ke Pusat dan Propinsi.
Saldo awal triwulan ini:
Total penerimaan dari kabupaten dan sponsor pada triwulan ini:
Total pengeluaran triwulan ini:
Saldo akhir triwulan ini: (menurut bank)
35
3. Informasi Kunjungan Pemantauan Jaminan Mutu dari Propinsi kepada Bidan Delima pada triwulan ini
Tanggal Bidan yang dikunjungi – Nama lengkap Kabupaten tempat Bidan tinggal
Fasilitator yang melakukan kunjunganNama lengkap
Hasil
36
LAMPIRAN 4
CONTOH LAPORAN PROGRAM BIDAN DELIMA
Laporan Manajemen Tingkat Pusat
Laporan kegiatan dari Juli - September tahun 2007.
% kabupaten/ kota yang menyerahkan laporan Q4 - 2007 :
0,00 %
% propinsi yang menyerahkan laporan Q4 - 2007 :
0,00 %
1. Pendaftaran
Jumlah Bidan Delima baru pada triwulan ini: 72
Jumlah Calon Bidan Delima : 923
Jumlah Bidan Delima baru yang belum mendapat Paket Bidan Delima pada triwulan ini:
6469
Jumlah kabupaten/ kota yang ada Bidan Delima baru pada triwulan ini
9
Jumlah kumulatif Bidan Delima: 6479
2. Penerimaan Iuran Tingkat Kabupaten/ kota Dan Kinerja Pelaporan
Jumlah Bidan Delima yang telah mendapat Sertifikat tetapi belum membayar iuran tahun pertama (Rp. 350.000,00).
6184
% semua Bidan Delima yang telah mendapat Paket Bidan Delima.
0,15 %
% semua Bidan Delima yang telah membayar iuran tahun pertama.
0,15 %
37
% semua Bidan Delima yang belum membayar iuran tahunan pada
53,20 %
% semua Bidan Delima yang telah membayar iuran tahunan.
2,05 %
3. Kinerja pengiriman iuran
% kabupaten/ kota yang mentransfer iuran ke Pusat pada Q4 – 2007 :
0,00 %
Jumlah transfer kabupaten/kota ke Pusat selama Q4 – 2007
(periksa validasi untuk menegaskan bahwa dana yang ditransfer oleh kabupaten/ kota sesuai dengan laporan pengiriman dana dan sesuai dengan jumlah anggota baru yang dilaporkan sudah membayar iuran.)
Rp. 0,00
% kabupaten/ kota yang mentransfer iuran ke Propinsi selama triwulan ini:
0,00 %
Jumlah transfer kabupaten/ kota ke Propinsi pada triwulan ini
Rp. 0,00
4. Informasi Saldo Bank
% kabupaten/ kota yang laporan saldo awalnya sama dengan saldo penutupan pada triwulan sebelumnya
100 %
% propinsi yang laporan saldo awalnya sama dengan saldo penutupan pada triwulan sebelumnya
100 %
Jumlah kabupaten/ kota yang saldo banknya setara dengan kegiatan keluar masuk uang di rekening yang dilaporkan pada triwulan ini.
2
Jumlah propinsi yang saldo penutupannya 0
38
setara dengan data keuangan pada triwulan ini.
5. Status Inventori
Jumlah paket Bidan Delima yang ada di stok tingkat pusat:
54
Jumlah paket Bidan Delima yang diminta oleh semua kabupaten/ kota untuk triwulan berikutnya:
0
Stok pusat yang tersisa setelah memenuhi semua pesanan kabupaten/ kota:
54
6. Pelatihan Pemutakhiran Triwulan Ini
Jumlah Bidan Delima yang melaporkan pelatihan pada triwulan ini 0
7. Kunjungan Jaminan Mutu
% Kabupaten/ kota yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada triwulan ini. 1,56 %
% Kabupaten/ kota yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada tahun kalender ini. 0,26 %
% Propinsi yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada triwulan ini. 17,65 %
% Propinsi yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada tahun kalender ini. 20,59 %
Print This Report Download File Ms Excel (xls) Download File Ms Word (doc)
39