1 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
PANDUAN PENGAJUAN PENAGIHAN PEMBAYARAN
PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN
PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
MANDIRI PERKOTAAN
2 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 3
A. PENGERTIAN .............................................................................................
1. Jenis Pembayaran ................................................................................ 4 2. Jenis Tagihan ....................................................................................... 4
B PROSEDUR PEMBAYARAN .........................................................................
1. Pembayaran Uang Muka ..................................................................... 4 2. Pembayaran Tagihan Pelaksanaan Pekerjaan ............................................ 4
C KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG ............................................................
1. Biaya Langsung Personil ...................................................................... 6 2. Direct Reimbursable Cost .................................................................... 7
2.1. Duty Travel .................................................................................. 7 2.2 Office Operational Expenses ...................................................... 9 2.3 Office Equipment Expenses ....................................................... 10 2.4 Rental Expenses ......................................................................... 11 2.5 Reporting ..................................................................................... 13
3. Activities 3.1. Training Activities ........................................................................ 13 3.2 Socialization ................................................................................. 15
D Bagan Alur Proses Penagihan 17
E Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator PMU 18
Lampiran: 1. Contoh time sheet di tingkat Propinsi 2. Contoh time sheet di tingkat Kota/Kabupaten 3. Rekapitulasi bukti transfer 4. Rekapitulasi bukti perjalanan dinas 5. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) 6. Spesifikasi teknis 7. Petunjuk penomoran barang IKMN 8. Contoh surat pernyataan sewa kantor 9. Contoh surat pernyataan sewa kendaraan 10. Detail Kelengkapan Bukti Pendukung 11. Pembukuan Korkot
3 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
KATA PENGANTAR
Dalam upaya memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan dapat diandalkan guna menghasilkan Laporan
Manajemen Keuangan (FMR) proyek P2KP PNPM Mandiri Perkotaan yang memenuhi ketentuan Pemerintah
Indonesia maupun ketentuan Pihak Donor, maka setiap pengeluaran proyek P2KP PNPM Mandiri Perkotaan
harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan pendanaan yang tercantum
dalam Project Appraisal Document maupun dokumen proyek lainnya.
Berkaitan dengan itu, maka langkah verifikasi terhadap seluruh dokumen / bukti pendukung (yang diajukan
oleh Penyedia Jasa / Provider / Rekanan) harus mengacu pada prinsip-prinsip prudential (kehati-hatian),
kejujuran dan dapat dipertanggung jawabkan.
Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal sebagai berikut :
1. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang didalamnya telah termasuk
pengendalian internal, dan
2. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement), khususnya yang terkait dengan
relevansi pelaksanaan akuntansi / keuangan yang mencakup bahwa :
a) Semua dana external telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan memperhatikan prinsip
ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan pendanaan;
b) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran yang layak dan telah
dikelompokan dengan benar;
c) Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai dengan kesepakatan
pendanaan;
d) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan-catatan pengeluaran telah disimpan
sesuai dengan semua kegiatan proyek.
Bertitik tolak dari hal tersebut diatas dan mengingat kompleksitas kegiatan dan pengeloaan keuangan /
akuntansi proyek, maka untuk tertib dan kelancaran seluruh kegiatan pembayaran tagihan jasa penyedia jasa
yang dapat dipertanggung jawabkan (akuntabel), perlu disusun petunjuk pelaksanaan “Prosedur Pembayaran
Tagihan Jasa Penyedia jasa pada Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan”
Petunjuk tersebut merupakan acuan bagi bagian verifikasi proyek / verifikator tagihan dan Penyedia Jasa
pelaksana pekerjaan, sehingga dapat mencegah terjadinya pembayaran tagihan jasa non konsultan yang
ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman dana yang tidak dapat di replenish sehingga pada akhirnya
dapat menghindarkan dari konsekuensi yang kurang baik (bad performance) atas pelaksanaan proyek dan
keuangan pemerintah.
Dalam menggunakan petunjuk pelaksanaan ini, bagian verifikasi maupun Penyedia Jasa hendaknya tetap
mengacu kepada peraturan yang berlaku tentang keabsahan suatu pembayaran tagihan jasa non konsultan.
Petunjuk pelaksanaan ini akan selalu diperbaharui sesuai dengan perubahan yang terjadi.
Jakarta, Januari 2013
Penyusun
4 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
PANDUAN PROSES PEMBAYARAN
PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN
PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM)
MANDIRI PERKOTAAN
A. PENGERTIAN
1. JENIS PEMBAYARAN
Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak Proyek kepada pihak Penyedia Jasa adalah pembayaran
uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan.
1.1 PEMBAYARAN UANG MUKA
Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal kerja yang besarannya
telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka ini merupakan hak kepada pihak penyedia
jasa dengan masa pengembalian maksimum 12 bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam
dokumen kontrak. Pemberian uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau
setelah SPK ditandatangani dengan mewajibkan bagi penyedia jasa untuk menyerahkan jaminan
uang muka yang diterbitkan oleh bank umum dengan nominal sebesar uang muka tersebut.
1.2 PEMBAYARAN HASIL PELAKSANAAN PEKERJAAN
Pembayaran hasil Pelaksanaan Pekerjaan kepada penyedia jasa dilakukan setelah adanya surat
tagihan yang disebut Invoice. Invoice dapat dibayarkan secara periodic sesuai dengan dokumen
kontrak (monthly basis), berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat
dipertangungjawabkan.
2. JENIS TAGIHAN
Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu Tagihan Uang Muka dan
Tagihan untuk Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan. Tagihan atas hasil pelaksanaan pekerjaan
terdiri dari tagihan langsung personil (Remuneration), dan tagihan non personil serta kegiatan lainnya
yang terdiri dari duty travel, office equipment, office operational, rental expenses, reporting, training
dan socialization.
B. PROSEDUR PEMBAYARAN
1. PEMBAYARAN UANG MUKA :
a. Pihak Proyek akan membayarkan uang muka kepada Penyedia Jasa setelah mengajukan surat
permohonan pembayaran dengan melampirkan Jaminan Uang Muka, yang diterbitkan oleh Bank
Umum paling lambat 30 hari setelah permohonan diterima.
b. Selain Jaminan Uang Muka Penyedia Jasa juga harus melampirkan Faktur dan Surat Setoran Pajak
(SSP).
2. PEMBAYARAN TAGIHAN PELAKSANAAN PEKERJAAN :
2.1 UMUM :
Pihak Proyek akan melakukan Pembayaran Tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek menerima hasil
pelaksanaan pekerjaan berupa laporan bulanan, tiga bulanan, tahunan dan laporan akhir penugasan,
5 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
setelah penyedia jasa mengajukan surat permohonan Pembayaran kepada pihak Proyek paling lambat
15 hari setelah bulan berjalan secara umum dengan melampirkan dokumen pendukung berupa :
a. Kwitansi dalam rangkap 5 (lima) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh
Direktur / Pimpinan Perusahaan.
b. Laporan Kegiatan (laporan bulanan, triwulan, dll),
c. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan telah ditandatangani oleh
Panitia Penerima Pekerjaan,
d. Bukti-bukti pengeluaran dibuat dalam rangkap 2 dan menyertakan bukti transfer untuk
pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer ( 1 asli dan 1 copy),
e. Rincian Anggaran Biaya (RAB) invoice / tagihan bersangkutan, dalam bentuk soft file dan hard
copy.
2.2 KETENTUAN PEMBAYARAN :
Persyaratan sebagaimana tersebut diatas wajib dipenuhi oleh penyedia jasa dengan ketentuan
sebagai berikut :
a. Jika ada salah satu persyaratan tersebut pada point 2.1 tidak dipenuhi maka, pihak proyek
menolak dan mengembalikan permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut,
b. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan RAB, maka pihak proyek
menolak permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut,
c. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh pihak proyek (seperti : Bukti
pengeluaran dalam bentuk scan, bukti pengeluaran yang tidak wajar dll), akan dikembalikan ke
pihak penyedia jasa.
d. Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak wajar (dalam hal berkaitan dengan
volume maupun jumlah) dan telah dinyatakan dalam berita acara antara penyedia jasa dengan
team verifikator, tidak dapat di tagihkan kembali pada periode berikutnya.
e. Jika pada poin 2.2.a dan 2.2.b dipenuhi oleh penyedia jasa, maka pihak proyek akan memproses
pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
f. Seluruh berkas penagihan disampaikan kepada pihak proyek pada jam kerja. dengan batasan
waktu pengajuan berkas penagihan sebelum jam 12.00 WIB dan apabila penyerahan di atas jam
tersebut, maka tanda terima akan tertanggal hari berikutnya, bukti tanda terima ditandatangani
oleh Asisten Administarasi dan Keuangan.
g. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyataan valid apabila pembelian
tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan kontrak, kecuali pembelian
dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan.
h. Berkas Tagihan disusun dalam satu ordner perbulan yang ditagihkan.
i. Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang
tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat
ditagihkan.
2.3 PROSEDUR/MEKANISME PEMBAYARAN
Prosedur/Mekanisme Pembayaran Konsultan dapat dilakukan setelah penyedia jasa memenuhi
kewajibannya yaitu menyerahkan laporan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam kontrak.
Disamping kewajiban menyerahkan laporan tersebut, pihak penyedia jasa juga menyampaikan bukti-
bukti pendukung tagihan/invoice dapat dipertenggungjawabkan kepada pemberi pekerjaan.
Secara garis besar prosedur dan mekanisme pembayaran sesuai dengan tahapan berikut :
1. Penyedia jasa menyerahkan laporan ke pejabat PPK, KMP dan/atau pihak lain yang terkait secara
periodik (laporan bulanan/triwulan) dengan melampirkan buktikan tanda terima distribusi/
6 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
pengiriman kepada pihak terkait. Laporan yang diserahkan kepada pihak pemberi pekerjaan
sebanyak 5-exsemplar, KMP 2-exsemplar, Bappeda, Satker PBL dan PPK P2KP di Provinsi.
2. Laporan dimaksud di review oleh KMP yang dilampiri dengan Evaluasi Kinerja OSP pada setiap
bulannya. Hasil Evaluasi Kinerja tersebut diserahkan kepada panitia penerimaan pekerjaan dan
PPK dan kemudian panitia penerima pekerjaan membuat berita acara serah terima hasil
pekerjaan.
3. Laporan hasil pekerjaan disampaikan kepada pemberi pekerjaan paling lambat hari ke 10
(sepuluh) setelah bulan berjalan.
4. Dengan dilampiri berita acara serah terma pekerjaan selanjutnya penyedia jasa mengajukan
berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada asisten administrasi keuangan paling lambat 15 (lima
belas) hari setelah bulan berjalan. Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yg tidak ditagihkan
maka tagihan tersebut hanya dapat diajukan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari bulan berikutnya.
5. Berdasarkan hasil review kelengkapan pengajuan berkas pencaiaran dari asisten administrasi
keuangan yang selanjutnya diserahkan kepada team verifikator untuk diverifikasi.
6. Verifikasi atas pengajuan berkas tagihan harus dapat diselesaikan paling lambat 7 (tujuh) hari, 1
(satu) hari oleh asisten administrasi keuangan dan 6 (enam) hari oleh team verifikator, apabila
dalam proses verifikasi ditemukan adanya bukti-bukti yang meragukan atau sejenisnya dapat
dilakukan klarifikasi antara penyedia jasa dengan pemberi pekerjaan.
7. Proses klarifikasi yang dilakukan team verifikator dengan penyedia jasa dituangkan dalam berita
acara dengan penjelasan besaran nominal yang dapat atau tidak dapat dibayarkan, dan terhadap
bukti-bukti yang telah dinyatakan tidak valid dalam berita acara, makan tidak dapat ditagihkan
kembali.
8. Berita acara klarifikasi ditandatangani oleh penyedia jasa dan team verifikator yang disetujui oleh
asisten administrasi keuangan.
9. Asisten adminitrasi keuangan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Berita Acara
Pembayaran serta kelengkapannya lainnya dan diserahkan kepada PPK untuk ditandatangani.
10. Setelah SPP, BAP dan kelengkapan lainnya ditandatangani PPK kemudian diajukan kepada pejabat
penguji untuk dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar).
11. Setelah SPM (Surat Perintah Membayar) diterbitkan kemudian diajukan ke Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk diproses lebih lanjut.
C. KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG
Bagian 1 (Biaya langsung personil/remuneration) dan bagian 2 (Direct reimbursable cost) di bawah ini
menjelaskan garis besar dari kelengkapan dokumen/bukti pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan
penagihan. Penjelasan rinci untuk penagihan setiap jenis pengeluaran disampaikan pada Lampiran 10.
Untuk item yang ada di direct reimbursable cost, setiap angka yang ditagihkan dalam invoice harap
merujuk pada nomor kode item di kontrak.
1. BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION)
1.1 Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll,
1.2 Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh
perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli, (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan
pertama),
1.3 Daftar hadir / Absensi (time sheet) yang ditandatangani seluruh personel atau finger print.
Pada level provinsi time sheet harus disetujui oleh Project Director (PD) / Team Leader (TL)
dan diketahui oleh Satker PBL Provinsi, sedangkan
Pada level Kabupaten / Kota yaitu untuk supporting staf, time sheet harus disetujui oleh
Korkot dan diketahui oleh PPK Kab / Kota.
Contoh format time sheet pada Lampiran 1 & 2.
7 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Catatan : jika tenaga ahli ditemukan tidak ada dilapangan, maka akan di kenakan SP 1-3
(pemutsan hubungan kerja)
2. DIRECT REIMBURSABLE COST.
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada persyaratan kontrak (ceiling cost/ fixed
cost).
Untuk persyaratan ceiling cost (biaya dengan plafon): wajib disertai bukti pendukung asli
disertai dengan rekapitulasi sesuai dengan RAB, yang disiapkan oleh Office Manager,
disertai dengan bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima masing2
Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan
oleh Office Manager.
Untuk persyaratan fixed cost (biaya yang bersifat tetap) wajib disertai bukti transfer asli
dari Office Manager ke rekening penerima masing-masing Propinsi, Korkot atau Askot,
disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager.
2.1 DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS
Perjalanan dinas sesuai dengan kontrak dibagi menjadi kategori berikut:
2.1.1 Tingkat Propinsi
2.1.1.1 Spot check (uji petik)
a. Transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas (harus ada jadwal spot check)
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan
yang bersangkutan.
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.2 From province to regional workshop & coordination meeting at OC
a. Air transport (fixed/ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax;
b. In land transport/local transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4)
didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.3 For several training to Jakarta, by request
a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; Inland/local
transport/transport(fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota bensin/tiket kapal laut; 2) rekap
bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan
perjalanan dinas
b. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.4 For EGM (Expert Group Meeting) to Jakarta
a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; Inland
transport/local transport/transport (ceiling/fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota
bensin/tiket kapal laut; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
8 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang
bersangkutan
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.5 For coordination meeting to Jakarta, by request
a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax;
b. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3
dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang
bersangkutan
d. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3) didukung dengan bukti transfer kepada
yang melakukan perjalanan dinas
2.1.2 Kota/Kabupaten
2.1.2.1 Spot check (uji petik)
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3
dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
b. Accomodation (ceiling): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang
bersangkutan.
c. OSA (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.2.2 For CB Activity by Askot to Faskel
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3
dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang
bersangkutan
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.2.3 From Kab/Kota to TL office for coordination meeting
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost cost): rekap bukti transfer
(lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan
dinas
b. Accomodation (ceiling cost/fixed cost): 1) bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel /
penginapan yang bersangkutan; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai
dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.2.4 Several training & special event from Kab/Kota
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3)
disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
b. Accomodation (ceiling cost): 1) bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan
yang bersangkutan; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.2.5 Special event by request
9 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3
dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang
bersangkutan
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
Untuk semua perjalanan dinas harus disertai :
Bukti konfirmasi kedatangan dan kepulangan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan
(tingkat kab/kota oleh PPK, tingkat kelurahan oleh Lurah dan tingkat provinsi oleh kepala satker)
Untuk perjalanan dinas ke Jakarta (by request) atau lintas regional dalam rangka kegiatan
koordinasi, pelatihan harus didukung dengan undangan.
Laporan perjalanan dinas khusus untuk perjalanan udara, wajib menyertai boarding pass.
Untuk mendukung bukti perjalanan dinas harus dilampirkan format rekapitulasi sebagaimana
dalam lampiran 4.
Bagi Tenaga Ahli yang memiliki sertifikasi Pemandu Nasional yang bertugas sebagai nara sumber
di level kota / kab, perjalanan dinasnya dibebankan pada pos spot check di tingkat propinsi.
Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan tiket penerbangan sesuai dengan SPT.
Untuk Spot Check dilakukan per-3bulanan.
2.2 OFFICE OPERATIONAL EXPENSES
Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi kategori
berikut
2.2.1 Provincial
2.2.1.1 Office running cost (ceiling cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan kebutuhan
rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack
untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi);
2.2.1.2 Office supply & consumable (ceiling cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat
Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar;
2.2.1.3 Communication cost (fixed cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti transfer dari Office Manager ke masing-masing kantor
propinsi.
2.2.2 Kota/Kabupaten
2.2.2.1 Office running (fixed cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa : 1) bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan
kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan
pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi ); 2) Rekap
bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekening
Korkot/Askot
2.2.2.2 Office supply & consumable (fixed cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat
Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; 2) Rekap
10 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekeing
Korkot/Askot.
2.2.2.3 Communication cost (fixed cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti
transfer dari Office Manager ke rekening Korkot/Askot.
Korkot wajib membuat pembukuan (standar pembukuan sesuai dengan format pembukuan
Korkot) yang akan menjadi objek audit oleh pihak yang berwenang. Contoh format pembukuan
Korkot ada di lampiran 11.
2.3 OFFICE EQUIPMENT EXPENSES
2.3.1 Provincial
2.3.1.1 Desktop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.2 Laptop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.3 Printer laser jet (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.4 Printer color A3 (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.6 GPS Tool (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.7 LCD Projector (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.8 Scanner (fixed cost)
11 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.1.9 Equipment maintenance (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran/registrasi kode barang, yang
dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7).
2.3.2 Kota/Kabupaten
2.3.2.1 Desktop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.2.2 Laptop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.2.3 Printer Laser jet (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
2.3.2.4 Scanner (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : Surat pernyataan dari penyedia jasa yang dilampiri dengan
faktur barang dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical
count checklist) sesuai lampiran 6.
Note:
Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran / registrasi kode barang,
yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7).
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh:
Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan
oleh tim verifikasi PMU
Office Manager wajib membuat rekapitulasi sesuai dengan urutan RAB
Jika Spesikasi barang tidak sesuai, maka tagihan yang sudah terbayarkan akan dilakukan
pemotongan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai
2.4 RENTAL EXPENSES
2.4.1 Provincial
2.4.1.1 Office Space (Fixed cost)
Bukti Pertanggungjawaban berupa:
12 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
1) Copy surat perjanjian sewa kantor & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh
si pihak pemilik rumah/bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah
dan bangunan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 8) yang harus sesuai
dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (NPWP, Asuransi
Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah);
2) No telp & KTP Pemilik kantor;
3) Fotocopy PBB Kantor;
4) Fotocopy rekening listrik;
5) Fotocopy rekening telepon
Note :
Apabila volume kurang dari yang tercantum dalam kontrak, maka akan dibayarkan sesuai
dengan Volume dikali Rate dalam Kontrak, dan apabila volume melebihi yang tercantum
dalam kontrak maka akan dibayar sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.
2.4.1.2 Vehicle rental (Fixed)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak
pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut.
Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam
lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat
lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6;
3) Fotocopy KPT, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
Note :
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak
(lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan dan harus dilakukan penggantian sesuai dengan
spesifikasi dalam kontrak.
Kendaraan operasional harus berada dalam kantor wilayah OSP
Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan
tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan.
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh:
Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan
oleh tim verifikasi PMU
2.4.2 Kota/Kabupaten
2.4.2.1 Vehicle rental (Fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak
pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut.
Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam
lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat
lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6;
3) Fotocopy KPT, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
Note:
13 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak
(lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti dengan
spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.
Kendaraan operasional harus berada dalam kantor Koordinator Kota
Bila ditemukan pembayaran gaji Pengemudi dibawah UMR, maka pihak penyedia jasa
wajib membayarkan kekurangan gaji dibulan sebelumnya
Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operasional kantor bersama dan
tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh:
Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan
oleh tim verifikasi PMU
2.4.2.2 Motorcycle rental (Fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) perjanjian sewa dan kuitansi pembayaran sesuai spesifikasi dalam lampiran 5 dalam kontrak
serta bukti asuransi (apabila tidak sesuai dengan spesifikasi diminta kepada penyedia jasa
untuk mengganti kendaraan lainnya);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6;
3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
Note:
Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak
(lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti dengan
spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.
Sewa Sepeda Motor peruntukannya bagi kelancaran mobilitas / operasional kegiatan
kantor bagi Asisten CD Mandiri;
Kendaraan operational hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan
tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan;
Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) pada lampiran 6 dapat diisi oleh:
Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan
oleh tim verifikasi PMU.
2.5. REPORT (Fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa:
1) Bukti pendistribusian / pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait
2) Kwintansi dan nota pembayaran terlampir: nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan
penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp, tandatangan dan nama
jelas penerima
3. ACTIVITIES
3.1. TRAINING ACTIVITIES (Ceiling cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda
terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai, 2) Bon / kwitansi pembelian Kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll) 3) Kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing).
Spesifikasi merujuk pada lampiran 5. Pada bukti ini harus dilampirkan pula: TOR Kegiatan
14 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Undangan Kegiatan
Agenda Kegiatan
Absensi peserta (daftar hadir asli)
Bukti Penggandaan Materi
Bukti Dokumentasi
Proceeding
Rekomendasi KMP
Nota pengeluaran kegiatan
Notes :
Jenis – jenis training (Training tingkat Regional / Tingkat Provinsi dan Tingkat Kabupaten).
Pelaksanaan kegiatan training dan atau kegiatan lain untuk tingkat kabupaten yang masuk
dalam kategori training tidak dapat digabungkan pelaksanaanya di satu tempat, dan harus
dilaksanakan di masing-masing Kota/kabupaten. Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut
diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang
telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah
pengendalian Program Director (PD) dan Asisten Program Director.
Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti
pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh)
hari .
3.2. SOCIALIZATION ACTIVITIES
3.2.1 Workshop (Ceiling cost)
Bukti kegiatan berupa: 1). SPK dari Wisma / Hotel / Balai / tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang
dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai, 2). Bon / kwitansi pembelian Kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll), 3). Kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing).
Notes: Apabila kegiatan dilaksanakan di Kantor Pemerintahan, maka bukti pendukung berupa : kwitansi / tanda sewa ruangan, pembayaran konsumsi, penggandaan materi / kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll) serta kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing). Pada bukti ini harus dilampirkan pula: TOR Kegiatan Undangan Kegiatan Agenda Kegiatan Daftar Hadir (Peserta, Pemandu, Panitia) Bukti Penggandaan Materi Bukti Dokumentasi Proceeding
Notes:
Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Team Leader.
Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari .
3.2.2 TV Talkshow (Ceiling cost)
15 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa perjanjian kerjasama antara stasiun televisi yang dipilih dengan penyedia jasa di lapangan, jadwal tayang, waktu dan durasi serta biaya per penayangan selama kontrak berlangsung diatur dalam perjanjian kerjasama kedua belah pihak. Pada bukti ini harus dilampirkan pula: TOR Kegiatan Agenda Kegiatan Bukti Dokumentasi / VCD Bentuk penayangan media sosialisasi lewat televisi adalah salah satu alternatif lain program sosialisasi PNPM-MP P2KP dengan target pemirsa wilayah desa/kelurahan diperkotaan. Indikator keberhasilan media televisi ini sangat dipengaruhi oleh jumlah pemirsa pada televisi yang mereka putar. 3.2.3 Penulisan artikel/berita (Ceiling Cost) Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas penayangan / cetak pada surat kabar yang dimuat dan bukti / kuitansi tanda terima pembayaran dari surat kabar. 3.2.4 Exhibition (Ceiling cost) Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas sewa booth/tempat kegiatan, penggandaan brosur, pembuatan spanduk, dokumentasi. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut diperlukan pesetujuan dari Pemberi Pekerjaan (Project).
16 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
D. BAGAN ALUR PROSES PENAGIHAN
17 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
E. Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Tim verifikasi adalah suatu tim resmi yang dibentuk oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dimana
tugasnya adalah memverifikasi keabsahan dokumen dan kelengkapan bukti-bukti pendukung. Hasil
pemeriksaan tim verifikasi dikomunikasikan kepada Penyedia Jasa, dimana Penyedia Jasa mendapat
kesempatan untuk menjelaskan. Hasil pemeriksaan dituangkan dalam sebuah berita acara resmi yang
disepakati oleh kedua belah pihak.
Selain tugas tersebut diatas Tim Verifikasi juga harus melakukan pengecekan fisik langsung ke kantor
propinsi dan korkot yang mencakup :
1. Verifikasi atas sewa maupun pembelian untuk masing-masing kantor propinsi dan korkot.
2. Melakukan pengecekan fisik langsung ke kantor propinsi maupun secara acak ke kantor korkot,
sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun untuk setiap OSP.
3. Melakukan pengecekan fisik atas: 1) office equipment; 2) office rental; 3) vehicle/motorcycle rental
terhadap spesifikasi dalam kontrak untuk masing-masing OSP maupun secara acak ke kantor korkot.
Hasil pengecekan fisik dilakukan sesuai dalam lampiran 6 (physical count checklist)
4. Memeriksa dokumentasi pembukuan korkot serta rekening korkot atas pertanggungjawaban biaya: 1)
duty travel; 2) office operational expense (office running cost, office supply & consumable &
communication cost) dan memeriksa dokumen pendukung terkait.
5. Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh PPK yang berkaitan dengan keabsahan
alat-alat bukti secara langsung di lapangan.
1 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 1 - Contoh Time Sheet di Level Propinsi
Time Sheet Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package … No Kontrak: Tanggal Kontrak:
Periode
No Nama Posisi Tanggal
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Professional Staff OSP x
1 A Program Direktur 2 B Team Leader Prov Z 3 C TA Training Prov Z 4 D Sub TA Training Prov Z
Sub Professional Staff OSP x
1
2
3
Keterangan H : Hadir A : Absen S : Sakit DT : Duty Travel CT : Cuti L : Libur
Mengetahui
Kepala SNVT Penataan Bangunan dan Lingkungan
OSP ….
Provinsi ….
PNPM Mandiri Perkotaan
(Nama Satker)
(Nama Program Direktur)
NIP: ………………
Jabatan: Program Direktur
2 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 2 - Contoh Time Sheet di Level Kab/Kota
Time Sheet Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package … No Kontrak: Tanggal Kontrak:
Periode
No Nama Posisi Tanggal
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Professional Staff OSP
x
1 E Operator
2 F Secretary
3 G Office Boy
4 H
Keterangan:
H: Hadir bubuhkan paraf A: Absent
S: Sakit DT: Duty Trip
CT: Cuti L: Libur / Hari besar
Mengetahui
Mengetahui Korkot
Pejabat Pembuat Komitmen
OSP ….
Kab/Kota ….
Kab/Kota ….
PNPM Mandiri Perkotaan
Provinsi …
Provinsi …
(Nama Korkot)
(Nama PPK)
(Nama Office Manager)
NIP: ………………
Jabatan: Office Manager
3 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 3 – Rekapitulasi Bukti Transfer
Bukti Transfer
No No Bukti Transfer
Tanggal Nama Penerima
Jabatan Bank penerima No rekening penerima
Jumlah (IDR)
Keterangan (duty travel cost/office
operational/rental)
Item # di kontrak
Periode
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
1 1.1 5-Jan-13 Rifki Korkot Surabaya BCA 0840185626
1,000,000 Biaya operasional 2.2 Jan-13
2 1.2 26-Jan-13 Irma Korkot Balikpapan BNI 0815465265
150,000 Duty travel cost 2.1 Jan-13
Total
1,150,000
4 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 4 – Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
No No Bukti
Transfer
Tanggal Nama Penerima
Posisi Jumlah (IDR)
Keterangan
Item # di kontrak
Periode
(1) (2) (3) (4) (5) (7) (8) (9) (10)
1 1.2 3-Jan-13 Irma Korkot Balikpapan
50,000 Transport - spot check Kota Balikpapan 2.1 Jan-13
13-Jan-13 Irma Korkot Balikpapan
50,000 Transport - spot check Kota Balikpapan 2.1 Jan-13
15-Jan-13 Irma Korkot Balikpapan
50,000 Transport - spot check Kota Balikpapan 2.1 Jan-13
2
3
Total
150,000
5 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 5 - Rekapitulasi Pengecekan Fisik (Physical Count Checklist)
Pemeriksaan dilakukan oleh:
Nama / jabatan:
Tanggal pemeriksaan:
No Objek Pemeriksaan
Kontrak number dan tanggal
Spesifikasi sesuai kontrak Spesifikasi sesuai pemeriksaan
Keterangan (Sesuai / Tidak
Sesuai*)
Lokasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Desktop HK.0x.0x/OSP-x/IBRD/SATKER-PKP/00x/2012
International branded, personal computer (PC) with minimum specification: Pentium Core 2 Duo, 500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating system (OS), windows 7 with antii virus tool kit, LCD Monitor 17", 21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)
International branded, personal computer (PC) with minimum specification: Pentium Core 2 Duo, 500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating system (OS), windows 7 with antii virus tool kit, LCD Monitor 17", 21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)
Sesuai Kantor OSP 6
2
*: apabila tidak sesuai diberi keterangan
Kesimpulan:
…………………………….
…………………………….
6 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 6 - Spesifikasi dan Persyaratan Teknis
Office Space Rental Vehicle Rental Motorcycle Rental
Space : 6 m2 for each
personnel, 50 m2 for
meeting room at central
office, 30 m2 for
meeting room at
province office, including
furniture, Air
Conditioning (AC),
Telephone line. Given
rental cost for Korkot
office
Minimum MPV 1300
CC not older than 2010,
including driver,
maintenance &
insurance, operations
cost (BBM) &
overhead
Minimum year 2010
include maintenance &
insurance
TECHNICAL REQUIREMENT FOR RENTAL EXPENSES
In Regional Levels In Province Levels In City/Regency Levels
Workshop: full board
package in minimum one
star hotel
a. OSP
Consolidation: to be
carry on in Provincial
Office, provided 2 time
for coffe break and
once for lunch
b. Training Activity;
full package day
metting which in
representantive motel.
Thematic Discussion
conducted in City
Coordinator Office,
with snack and lunch
TECHNICAL REQUIREMENT FOR TRAINING ACTIVITY
7 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
In Province Levels In City/Regency Levels
a. Provincial
Workshop;
carried out 1 day in 3
star hotels, consumption
2 times coffee break and
lunch 1 time
b. Media Workshop;
carried out 2 days in 3
star hotels, full package
(stay)
Midterm Review
Workshop: held 2 days
at 1-star hotel, full
package (stay)
TECHNICAL REQUIREMENT FOR
SOCIALIZATION Desktop Computer Laptop/Notebook Printer Laser Jet
International Branded
Personal Computer
(PC) with minimum
spesification:
Core i3, 500 GB HDD,
2 GB DDR3,
512 MB VGA card,
DVD RW, Original
Operating System (OS)
windows 7 with anti-
virus tool kit, Monitor
17"-21" LED, 1 year
warranty (service &
spareparts)
Notebook with
minimum
spesification: Pentium
Core i5, 500 GB HDD,
2 GB DDR3, 512 MB
VGA card, DVD RW,
Original Operating
System (OS) windows 7
with anti-virus tool kit,
12"-14" WXGA,
1 year warranty (service
& spareparts)
Printer Laser Jet A4,
600 x 600 dpi, 30 ppm
print, 2 x 250 Tray,
USB port, 1 year
warranty (service &
spareparts)
TECHNICAL REQUIREMENT/SPECIFICATION FOR
EQUIPMENT EXPENSES [ PURCHASES ]
8 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Printer Color A3 Digital Camera GPS tools
Printer Colour Inkjet
A3, 5760 x 1440
optimised dpi, 15/15
ppm, USB, 1 year
warranty (service &
spareparts)
Prosummer digital
camera with minimum,
spesification: 10 MP
CCD sensor, 5x wide
angle with optical image
stabilizer, up to 4x
digital zoom, RAW
image recording, 2.8"
LCD monitor, 1 year
warranty (service &
spareparts)
Outdoor GPS with
minimum specification:
- High sensitivity GPS
receiver
- Barometric altimeter
- Electronic compass
- waterproof case
- Built in basemap and
ability to add maps
- display resolution
160x240 pixels, 256 level
color TFT
- Interface: serial & USB
- including 64 MB micro
SD card
- Automatic routing
- 10.000 track log points
& 20 saved track
- 1 year warranty (service
& spareparts)
TECHNICAL REQUIREMENT/SPECIFICATION FOR
EQUIPMENT EXPENSES [ PURCHASES ]
9 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
LCD Projector Scanner
Equipment
Maintenance (Include
existing equipment)
LCD Projector with
minimum spesification:
XGA 1024 x 768,
Lumens 300 ANSI, VGA
(HD15) × 2, S-Video ×
1, Composite Video × 1,
Audio × 2, LCD/DLP
Technology, 1 year
warranty (service &
spareparts)
Scanner with minimum
spesification: Flatbed
colour scanner, 4800 x
9600 dpi, Hi-speed USB
2.0, 1 year warranty
(service & spareparts)
Payment of maintenance
for 6 months for all
equipment and used in at
cost.
TECHNICAL REQUIREMENT/SPECIFICATION FOR
EQUIPMENT EXPENSES [ PURCHASES ]
10 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 7 – Petunjuk Penomoran Barang IKMN
PETUNJUK PEMBUATAN NOMOR IKMN Contoh No. Urut Barang :
No. Urut Barang INVENTARIS JENIS BARANG AREA WILAYAH TAHUN
PENGADAAN
‘0001 INV
SCANNER OSP - XXX 2012
11 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 8 –Surat Pernyataan Sewa Kantor
12 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 9 –Surat Pernyataan Sewa Kendaraan
13 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 11 - Format pembukuan Korkot
Korkot :
BUKU KAS
Bulan:…………….. 20
Tanggal Uraian
No Bukti
Transaksi Saldo
Debet Kredit Debet
1 2 3 4 5 6
14 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Korkot
BUKU BANK
Bulan:…………….. 20
Tanggal Uraian
No Bukti
Transaksi Saldo
Debet Kredit Debet
1 2 3 4 5 6
15 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Lampiran 11 - Format pembukuan Korkot (continued)
Korkot :
LAPORAN REKONSILIASI – KAS
Bulan:…………….. 20
Saldo kas awal bulan
…………………
Ditambah:
Penerimaan bulan:
…………………
(sesuai dengan total penerimaan dari buku Kas no 4)
Dikurang:
Total Pengeluaran Kas (…………………)
(sesuai dengan total pengeluaran dari buku kas no 5)
Saldo kas akhir bulan
…………………
16 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Consulant Services-PNPM-MP
Korkot :
LAPORAN REKONSILIASI – BANK
Bulan:…………….. 20
Saldo Bank awal bulan
…………………
Ditambah:
Penerimaan bulan:
…………………
(sesuai dengan total penerimaan dari buku Bank no 4)
Dikurang:
Total Pengeluaran Bank: (…………………)
(sesuai dengan total pengeluaran dari buku Bank no 5)
Saldo kas akhir bulan
…………………