23

A. Pendahuluan

D a l a m k e h i d u p a n i n i , individu maupun organisasi tidak dapat dilepaskan dari arsip. Setiap orang akan menghasilkan arsip dalam menjalankan aktivitas hariannya. Ijazah, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Surat Izin Mengemudi (SIM) merupakan contoh dari arsip yang dihasilkan dari aktivitas harian seseorang. Kondisi seperti ini juga dialami o l e h o r g a n i s a s i . D a l a m menjalankan aktivitas hariannya,

organisasi juga menghasilkan berbagai macam arsip. Arsip ini berfungsi sebagai memori badan k o r p o r a s i , m e m b a n t u p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n manajemen, menunjang litigasi, menjunjang efisiensi penggunaan sumber daya dan sebagai rujukan

2historis .

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

OMEKA: APLIKASI PENGELOLA ARSIP DIGITAL DALAM BERBAGAI FORMAT

1Heri Abi Burachman Hakim

Abstrak

Arsip memiliki peran penting dalam pengelolaan organisasi atau lembaga. Arsip menjadi salah satu bahan pertimbangan pimpinan untuk mengambil keputusaan. Sejalan dengan perkembangan yang terjadi, informasi tidak hanya disimpan dalam format tercetak, akan tetapi juga disimpan dalam format digital. Pengelolaan arsip digital merupakan usaha yang dilakukan lembaga arsip untuk menyajikan layanan yang sesuai dengan karateristik masyarakat saat ini. Melalui artikel ini penulis ingin berbagi pengetahuan tentang arsip digital serta cara mengelola arsip digital dengan menggunakan Omeka. Omeka merupakan aplikasi pengelolaan arsip digital berbasis open source. Omeka memberikan peluang pengelolaan arsip digital tanpa harus mengeluarkan anggaran pengadaan perangkat lunak. Omeka memberikan peluang pengelolaan arsip digital yang lebih besar. Dengan membaca artikel ini penulis berharap mampu memberikan deskripsi langkah-langkah dalam membangun pengelolaan arsip digital.

Kata Kunci: Omeka, arsip digital, aplikasi pengelola arsip, open source

1 Staf UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta2 Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003)

24

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi k e m a s y a r a k a t a n , d a n perseorangan dalam pelaksanaan keh idupan be rmasya raka t ,

3berbangsa, dan bernegara.

Dari tahun ketahun, tingkat kesadaran masyarakat terhadap p e n g e l o l a a n a r s i p m u l a i meningkat. Berbagai lembaga mulai mendirikan unit arsip. Ilustrasi nyata dapat dilihat dari maraknya perguruan tinggi membangun unit arsip. Fenomena ini wajar, jika melihat fungsi dari arsip bagi lembaga atau organisasi.

Pengelolaan arsip senantiasa m e n g i k u t i d i n a m i k a perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat. Ketika masyarakat hanya mengenal kertas sebagai media perekam informasi, arsip yang dikelola didominasi oleh arsip tercetak. Saat ini masyarakat akrab dengan produk-produk teknologi informasi dalam mendukung aktivitas hariannya. Intensitas interaksi masyarakat dengan produk-produk teknologi menyebabkan a r s ip mu la i diproduksi dalam format digital. Arsip yang terlahir dalam format d ig i t a l menyebabkan un i t pengelola arsip perlu memikirkan strategi pengelolaan arsip digital.

Pengelolaan arsip digital ini akan memberikan peluang lebih kepada masyarakat yang hidup di era digital dalam mengakses arsip.

Sayangnya tidak semua lembaga arsip mampu mengelola arsip digital yang dimiliki. Pengelola arsip selalu terjebak pada stigma bahwa pemanfaatan teknologi informasi untuk membutuhkan biaya yang besar. Uni t ars ip harus membel i perangkat keras dan lunak yang membutuhkan investasi besar. Padahal dengan fenomena aplikasi open source, saat ini pengelola arsip tidak perlu memikirkan anggaran aplikasi. Pengelola arsip dapat menggunakan aplikasi open source yang dapat digunakan secara gratis sehingga pengelola arsip cukup mengalokasikan anggaran pembelian aplikasi.

U n t u k m e m b e r i k a n penge tahuan t en t ang ca ra menggelola arsip digital dengan memanfaatkan aplikasi open source, maka penulis termotivasi untuk membuat tulisan ini. Melalui tulisan ini penulis ingin berbagi pengetahuan tentang definisi arsip digital, format arsip digital, profil aplikasi arsip digital serta tahapan implementasi pengelolaan arsip digital. Dengan membaca tulisan i n i d i h a r a p k a n m a m p u member ikan i lus t ras i cara mengelola arsip digital.

4 http://archivemati.ca/2005/11/08/digital-archives/

25

B. Kerangka Teori

1. Definisi Arsip Digital

Arsip dimaknai sebagai r e k a m a n k e g i a t a n a t a u peristiwa dalam berbagai media. Rekaman tersebut disimpan dalam berbagai media yang terus berubah dari waktu ke waktu. Perubahan media penyimpan arsip dipengaruhi oleh dinamika perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat.

Sampai saat ini, media penyimpan arsip didominasi oleh media cetak seperti kertas. Akan tetapi perkembangan t e k n o l o g i y a n g t e r j a d i menyebabkan arsip tidak hanya disimpan dalam media cetak, arsip mulai disimpan dalam media elektronik dan dalam format digital. Penyimpanan arsip dalam format digital inilah yang mendorong munculnya istilah arsip digital.

Arsip digital merupakan simpanan kelembagaan yang menyimpan satu atau lebih objek informasi digital dengan tujuan disimpan dalam waktu yang relatif lama dan dapat mengakses informasi digital

4t e r s ebu t . De f in i s i l a i n menyebutkan bahwa arsip digital merupakan arsip yang menyimpan informasi atau aset dalam format digital. Arsip atau aset digital tersebut disimpan

dalam simpanan kelembagaan (repository) lengkap dengan d o k u m e n d a n s i s t e m m a n a j e m e n re c o rd d a n menyajikan informasi dalam

5berbagai format.

Jika melihat kedua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip digital merupakan objek atau informasi digital yang tersimpan dalam sebuah simpinan kelembagaan. Objek atau informasi digital tersebut merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa suatu lembaga.

Saat ini pengelolaan arsip digital penting untuk dilakukan. Hal ini tidak terlepas dari faktor intensitas masyarakat dalam memanfaatkan produk-produk teknologi informasi. Kondisi ini menyebabkan maraknya informasi kegiatan lembaga diciptakan dan disimpan dalam f o r m a t d i g i t a l . D e n g a n menge lo la a r s ip d ig i t a l memungk inkan l embaga pengelola arsip memastikan informasi yang disimpan dalam format digital dapat diakses oleh masyarakat tidak terbatas waktu dan memberikan peluang y a n g l e b i h l u a s u n t u k mengelola arsip. Pengelolaan arsip digital merupakan bentuk penyesuaian yang dilakukan o leh lembaga kears ipan terhadap dinamika yang terjadi di masyarakat. Penyesuaian ini

4 http://archivemati.ca/2005/11/08/digital-archives/5 http://www.technologyevaluation.com/search/for/digital-archive-definition.html

26

merupakan usaha agar lembaga k e a r s i p a n d a n p r o d u k layanannya dapat diakses oleh masya raka t . Se la in i t u , pengelolaan arsip digital merupakan back up dari pengelolaan arsip dalam format tercetak.

2. Format Arsip Digital

D i l i h a t d a r i p r o s e s penciptaan, arsip digital dapat dibedakan menjadi dua jenis. Jenis pertama adalah arsip digital yang terlahir sebagai arsip digital atau born digital. Ketika pengguna mengetik laporan pertanggungjawaban kegiatan dengan menggunakan aplikasi pengelolah kata seperti Microsoft Office, file laporan pertanggungjawaban tersebut merupakan arsip yang terlahir sebagai arsip digital. Jenis yang kedua adalah arsip digital yang d ipero leh dar i keg ia tan digitalisasi arsip. Melalui k e g i a t a n d i g i t a l i s a s i m a s y a r a k a t m e l a k u k a n konversi dari format tercetak atau elektrik ke dalam format digital.

Arsip digital tersimpan dalam berbagai format file yang dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip digital berbasis teks

Arsip digital berbasis teks merupakan arsip digital yang didominasi informasi dalam format teks. Arsip digital yang termasuk dalam

format ini antara lain file dalam format .doc, .xls, .ppt dan .pdf.

2. Arsip digital berbasis gambar

Jenis arsip digi tal lainnya adalah arsip digital berbasis gambar. Gambar dikategorikan sebagai arsip karena gambar merupakan salah satu media perekam i n f o r m a s i . G a m b a r merekam informasi dalam format visual. Arsip digital berbasis gambar tersimpan dalam berbagai format seperti .jpg, .bmp, .tif dan .png.

3. Arsip digital berbasis audio

Ragam arsip berikutnya adalah arsip dalam format audio. Format arsip ini melengkapi jenis arsip berbasis teks dan gambar. Ar s ip be rbas i s aud io merekam arsip dalam format suara, sebagai contoh rekaman suara. Jenis arsip berbasis ini adalah mp3 dan mp4.

4. Arsip digital berbasis audio video

Jenis arsip yang terakhir adalah arsip berbasis audio video. Arsip jenis ini merekam informasi dalam format suara dan gambar. Rekaman video aktivitas k a n t o r a t a u i n s t a n s i merupakan jenis arsip digital berbasis audio video. Ragam

27

jenis arsip ini antara lain: MPEG, avi, 3pg dan MP4.

Seluruh ragam arsip digi ta l tersebut dapat d i k e l o l a d e n g a n menggunakan Omeka . Omeka memungkinkan penggunanya mengelola arsip dalam berbagai format. Omeka memungkinkan pengguna mengelola arsip d ig i ta l berbas i s t eks , gambar, video, dan audio video. Dengan demikian, seluruh ragam koleksi digital dapat dikelola dengan mengguakan Omeka.

C. Hasil dan Analisis

1. Profil Omeka

Omeka merupakan aplikasi publikasi dokumen digital berbasis open source. Melihat berbagai fasilitas yang tersedia, Omeka dapat digunakan untuk pengelolaan arsip, publikasi kegiatan pameran, manajemen koleksi digital dan sarana pembelajaran. Dari berbagai fasilitas yang disediakan oleh Omeka dapat diketahui bahwa aplikasi ini dapat digunakan o l e h l e m b a g a - l e m b a g a pengelola informasi seperti perpustakaan, unit arsip, galeri, dan museum.

Omeka dikembangkan oleh Center for History and New Media. Aplikasi ini disediakan dalam dua versi yaitu versi instalasi offline yang dapat

diunduh di www.omeka.org dan versi intalasi yang dapat dilakukan secara online dengan m e n g a k s e s w e b s i t e w w w. o m e k a . n e t . U n t u k ins t a l a s i s eca ra on l ine , omeka .ne t menyed iakan kapasitas server sebesar 64 MB.

Sebagai aplikasi yang dikembangkan dengan konsep open source, Omeka juga dibangun dengan menggunakan berbagai aplikasi open source. Berbagai aplikasi open source y a n g d i g u n a k a n u n t u k membangun Omeka antara lain sistem operasi linux, Apache sebagai webserver, MySQL sebagai aplikasi database dan bahasa pemrograman PHP. Omeka direkomendasikan untuk menggunakan sistem operasi linux, akan tetapi aplikasi ini juga mampu berjalan optimal di sistem o p e r a s i w i n d o w s . Pemanfaatkan berbagai aplikasi open source ini memberikan peluang kepada pengguna untuk menggunakan aplikasi ini secara gratis, mengembangkan aplikasi ini lebih lanjut, dan mendistribusikan ulang.

Omeka menyed i akan berbagai fasilitas. Dengan memafaatkan fasilitas tersebut diharapkan mampu membantu pengguna dalam melakukan pengelolaan arsip digital. Be rbaga i f a s i l i t a s yang disediakan Omeka untuk mengelola arsip digital antara

28

lain:

a. Fasilitas manajemen arsip digital

Fasilitas utama yang disediakan Omeka adalah fasilitas pengelolaan arsip d i g i t a l . D e n g a n m e n g g u n a k a n O m e k a pengguna dapat mengelola koleksi digital berbasis teks, gambar, audio dan video. Pengguna Omeka dapat mengunggah, memperbaiki metadata, dan menghapus data arsip digital. Dengan usaha ini arsip digital dapat diakses oleh pengguna.

b. Publikasi kegiatan pameran

Fasilitas lain yang disedikan oleh Omeka adalah fasilitas publikasi kegiatan pemeran. Lembaga k e a r s i p a n d a p a t melaksanakan kegiatan pameran arsip secara on-line.

c. Membuat halaman web

Fasilitas berikutnya yang disediakan Omeka adalah fasilitas pembuatan halaman web. Fasilitas ini m e m b e d a k a n O m e k a dengan aplikasi pengelola arsip lainnya. Fasilitas ini memungkinkan pengguna membuat halaman web yang terintegrasi dengan sistem informasi pengelola arsip digital. Dengan fasilitas ini memungkinkan Omeka juga digunakan sebagai web unit

pengelola arsip.

d. Fasilitas migrasi data

Fasilitas lain yang disediakan oleh Omeka adalah fasilitas migrasi data. Dengan memanfaatkan fasilitas ini, pengguna Omeka dapat melakukan migrasi data ke dalam Omeka. Dengan fasilitas ini m e m u n g k i n k a n c a l o n pengguna Omeka yang telah menggunakan aplikasi arsip digital lainnya melakukan migras i da ta . Dengan demikian pengelola arsip d i g i t a l t i d a k p e r l u memasukkan satu persatu record arsip ke dalam Omeka.

e. Mendukung konsep web 2.0

S e b a g a i a p l i k a s i be rbas i s web , Omeka d i k e m b a n g k a n menggunakan konsep web 2.0. Web 2.0 merupakan konsep pengelolaan web yang menyediakan berbagai fasilitas untuk merangsang pa r t i s i pa s i pengguna . Melalui fasilitas tersebut p e n g g u n a w e b d a p a t memberikan masukan bagi pengelola web. Beberapa fasilitas web 2.0 yang disediakan Omeka seperti s o s i a l b o o k m a r k i n g , tagging, halaman partisipasi pengguna, geolocation dan RSS . Dengan berbagai f a s i l i t a s t e r s e b u t

29

memungkinkan masyarakat memberikan masukan serta member ikan peni la ian terhadap informasi yang dipublikasikan melalui web lembaga.

f. Tersedia berbagai tema tampilan

Tampilan atau desain halaman sebuah aplikasi d a p a t m e m o t i v a s i masyarakat mengakses aplikasi tersebut. Omeka menyediakan berbagai tampilan aplikasi sehingga memungkinkan pengguna merubahan tema tampilan yang digunakan dengan tampilan aplikasi yang lain. Apabila pengguna Omeka m e m i l i k i k o m p e t e n s i programan dan bahasa HTML ,pengguna dapat melakukan modifikasi tema tampilan aplikasi.

g. Tersedia berbagai plug-in yang dapat ditambahkan sehingga meningkatkan performa aplikasi

K e t i k a m e l a k u k a n instalasi Omeka, maka aplikasi ini menyediakan berbagai fasilitas standar seperti pengelolaan arsip d i g i t a l , m a n a j e m e n p e n g g u n a a p l i k a s i , pengaturan tampilan dan fasilitas pendukung konsep web 2.0. Sebagai upaya peningkatan kinerja aplikasi O m e k a m e n y e d i a k a n

berbagai plug-in aplikasi. D e n g a n p l u g - i n memungkinkan omeka men ingka tkan k ine r j a aplikasi.

2. K e b u t u h a n d a l a m Implementasi

Untuk dapat menggunakan Omeka , pengguna per lu melakukan instalasi aplikasi ini. Sebelum melakukan instalasi Omeka, pengguna Omeka perlu m e n y i a p k a n b e b e r a p a kebutuhan yang meliputi perangkat keras, aplikasi, dan sumber daya manusia. Berikut ini penjelasan dari setiap kebutuhan tersebut:

a. Kebutuhan perangkat keras

Perangkat keras yang perlu disiapkan ketika akan melakukan instalasi Omeka antara lain komputer dan j a r i n g a n k o m p u t e r . Komputer yang dibutuhkan d i b e d a k a n m e n j a d i k o m p u t e r s e r v e r d a n komputer client. Komputer server merupakan komputer yang akan digunakan untuk i n s t a l a s i O m e k a d a n komputer client merupakan komputer yang digunakan untuk mengakses dan melakukan operasional O m e k a . K e b u t u h a n selanjutnya adalah jaringan komputer, kebutuhan ini diperlukan agar komputer server dan client dapat

30

berkomunikas i . Untuk m e m b a n g u n j a r i n g a n komputer ini dibutuhkan switch hub, kabel UTP dan konektor RJ 45.

b. Kebutuhan aplikasi

Kebutuhan aplikasi yang perlu disiapkan, ketika akan melakukan instalasi Omeka antara lain sistem operasi, Apache, PHP dan M y S Q L . O m e k a merekomendasikan Linux sebagai sistem operasi, akan tetapi aplikasi ini juga mampu berjalan optimal d e n g a n m e n g g u n a k a n sistem operasi Windows. Omeka juga membutuhkan Apache PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai aplikasi pengelolaan data.

c. Sumber daya manusia

Sumber daya manusia yang dibutuhkan agar mampu melakukan instalasi dan operasional Omeka dapat dibedakan menjadi administrator Omeka dan operator. Administrator Omeka merupakan SDM yang bertanggung jawab terhadap instalasi dan p e r a w a t a n O m e k a . A d m i n i s t r a t o r O m e k a dituntut untuk memiliki kompetensi di b idang teknologi informasi (Sistem operasi, aplikasi berbasis web, database dan jaringan

komputer) . Sedangkan operator bertanggung jawab t e r h a d a p o p e r a s i o n a l O m e k a . O p e r a t o r membutuhkan kompetensi di bidang ilmu kearsipan.

3. Tahapan Implementasi

Setelah mempersiapkan berbagai kebutuhan tersebut, maka pengguna Omeka dapat memulai mengelola arsip dalam format digital Untuk mulai mengelola arsip digital ada beberapa tahapan yang perlu dilalui. Berikut ini adalah berbagai tahapan yang harus dilalui:

a. Desain repository pengelola arsip digital

Dalam mengelola arsip digital diperlukan sebuah repos i tory yang akan digunakan sebagai tempat untuk menyimpan arsip digital. Melalui repository ini masyarakat mengakses arsip digital yang dikelola o l eh sebuah l embaga pengelolaan arsip. Dalam m e m b a n g u n s e b u a h repository pengguna Omeka perlu mendesain bagaimana konsep repository akan dikembangkan. Pengguna perlu menentukan jenis koleksi arsip serta berbagai halaman web yang akan ditampilkan karena Omeka memungkinkan pengguna membangun repository

31

pengelolaan arsip sekaligus web perpustakaan.

b. Unduh master aplikasi Omeka

Calon pengguna Omeka perlu menyiapkan master a p l i k a s i k e t i k a a k a n m e l a k u k a n i n s t a l a s i . Pengguna Omeka dapat memperoleh master aplikasi ini dengan mengunduh melalui website resmi Omeka di www.omeka.net.

c. Instalasi Apache, PHP dan MySQL

Pengguna Omeka perlu menyiapkan server yang akan digunakan untuk m e l a k u k a n i n s t a l a s i . Se lan ju tnya pengguna Omeka perlu melakukan instalasi Apache, PHP dan MySQL dan setelah itu melakukan instalasi Omeka.

d. Instalasi Omeka

Tahapan implementasi b e r i k u t n y a a d a l a h m e l a k u k a n i n s t a l a s i . Setelah melakukan instalasi Apache, PHP dan MySQL maka penggunaka Omeka atau lembaga arsip dapat m e l a k u k a n i n s t a l a s i . Instalasi dilakukan dengan mengikuti panduan instalasi yang disediakan pada web site www.omeka.net.

e. Membuat koleksi

Dalam aplikasi Omeka koleksi dapat dimaknai sebagai ka tegor i a tau

menunjukkan kepemilikan terhadap sebuah koleksi. Pengguna terlebih dahulu membuat ragam koleksi dengan cara menekan menu k o l e k s i . S e t e l a h i t u pengguna dapat mulai mengunggah item atau koleksi digital.

f. Unggah Item

Langkah terakhir dalam tahapan implementas i Omeka sebagai aplikasi pengelola arsip digital adalah unggah item. Item dapat dimaknai sebagai arsip digital yang akan diunggah. Setelah melakukan unggah item maka masyarakat dapat mengakses arsip digital yang dikelola oleh lembaga pengelola arsip.

4. Aplikasi Pengelola Arsip Digital

Eksistensi aplikasi open source memberikan harapan bagi mereka yang bekerja di bidang manajemen dokumen atau arsip. Banyak tersedia aplikasi pengelolaan arsip digital yang dapat digunakan tanpa per lu memikirkan anggaran pengadaaan aplikasi. Aplikasi open source juga memungkinkan pengguna aplikasi ini mengembangkan dan mendistribusikan ulang aplikasi.

Setiap aplikasi arsip digital memiliki keunggulan dan

32

k e l e m a h a n . B e r b a g a i k e u n g g u l a n y a n g d a p a t dijadikan sebagai pertimbangan dalam memiliki Omeka sebagai aplikasi pengelola arsip digital antara lain:

a. O m e k a m e n y e d i a k a n berbagai fasilitas untuk melakukan pengelola arsip digital

Telah dijelaskan di awal bahwa arsip digital akan disimpan dalam sebuah repository atau simpanan kelembagaan. Menurut B a y l e y s i m p a n a n kelembagaan merupakan sistem elektronik untuk menghimpun, mengemas u lang dan melakukan preservasi terhadap hasil intelektual yang dihasilkan k e r j a s a m a b e r b a g a i perguruan tinggi atau sebuah

6perguruan tinggi. Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa aplikasi pengelola arsip digital harus mampu menjadi sistem elektronik yang digunakan u n t u k m e n y i m p a n , mengemas, serta melakukan preservasi terhadap arsip digital. Omeka menyediakan fasilitas untuk menyimpan dan melakukan preservasi. Omeka juga menyediakan fasilitas penelusuran yang memungkinkan pengguna

menelusur ars ip yang dibutuhkan. Selain itu p e n g g u n a j u g a d a p a t mengakses arsip digital yang dikelola dengan Omeka secara full text.

b. Omeka mampu mengelola berbagai format arsip digital

O m e k a m a m p u mengelola seluruh ragam arsip digital dalam format teks, gambar, audio dan video. Setelah diunggah ke dalam Omeka, arsip digital tersebut dapat diakses oleh masyarakat. Omeka juga menyediakan fas i l i t as streaming untuk arsip audio dan video sehingga lebih memberikan kenyamanan bagi pengguna da lam mengakses arsip audio dan video.

c. Omeka d ikembangkan dengan konsep open source

Omeka dikembangkan dengan berbagai komponen open source seperti bahasa p e m r o g r a m a n P H P , database MySQL, Apache sebagai web server dan s is tem operas i Linux . Dengan menggunakan beberapa komponen tersebut memungkinkan pengguna mengembangkan lebih lanjut Omeka karena source code aplikasi ini terbuka. Konsep open source yang

6 Katayoon Kamraninia and A. Abrizah. Librarians' role as change agents for institutional repositories: A case of Malaysian academic libraries (Malaysian Journal of Library & Information Science, Vol. 15, no.3, Dec 2010), hal 2

33

d i g u n a k a n d a l a m pengembangan Omeka, m e m b e r i k a n p e l u a n g pengguna menggunakan aplikasi ini secara gratis serta mendistribusikan ulang Omeka.

d. Omeka didesain untuk p en g g u n a y an g t i d ak memiliki kompetesi yang tinggi di bidang teknologi informasi.

Aplikasi ini didesain untuk arsiparis yang tidak memiliki kompetesi bidang t e k n o l o g i i n f o r m a s i . Arsiparis dapat melakukan instalasi untuk mengelola arsip digital secara mandiri dan tidak bergantung kepada praktisi di bidang teknologi informasi.

e. O m e k a m e m i l i k i k e m a m p u a n interoperabilitas

I n t e r o p e r a b i l i t a s merupakan kemampuan perangkat lunak untuk melakukan pertukaran data dengan perangkat lunak lain. U n t u k m e l a k u k a n p e r t u k a r a n d a t a i n i , perangkat lunak harus menggunakan protokol yang sama. Omeka dikembangkan d e n g a n m e n g g u n a k a n p r o t o k o l O A I - P M H Repository. Perangkat lunak yang menggunakan protokol yang sama dengan Omeka memungkinkan melakukan

pertukaran data dengan perangkat lunak ini.

O m e k a m e m b e r i k a n harapan bagi pengelola arsip di tanah a i r untuk mampu mengelola arsip digital yang dimiliki . Omeka sebagai perangkat lunak open souce memberikan peluang untuk mengelola arsip digital dengan investasi sumber daya yang lebih kecil. Dengan melakukan investasi perangkat keras maka implementasi pengelolaan arsip digital berbasis Omeka dapat segara dilakukan.

D. Penutup

1. Kesimpulan

Dari pemaparan tersebut, ada beberapa kesimpulan yang diperoleh antara lain:

a. Saat ini arsip digital mudah d i c i p t a k a n d a n perkembangan teknologi informasi mengubah pola akses masyarakat dalam mengakses in fo rmas i . Kondisi ini perlu direspon oleh lembaga kearsipan untuk mengelola arsip d i g i t a l . U p a y a i n i m e r u p a k a n u s a h a p e n y u s u a i a n l e m b a g a kearsipan untuk menjadi lembaga yang sesuai dengan h a r a p a n m a s y a r a k a t pengguna.

b. Omeka dapat menjadi salah satu alternatif aplikasi

34

pengelolaan arsip digital. Selama ini pengelola arsip digital sulit dilakukan karena harga aplikasi yang mahal serta minimnya sumber daya m a n u s i a y a n g m i l i k i kompetensi d i b idang teknologi informasi. Dengan m e l a k u k a n i n v e s t a s i p e r a n g k a t k e r a s , pengelolaan arsip digital dapat dilakukan. Instalasi dan operasional Omeka yang d i d e s a i n s e d e r h a n a m e m u n g k i n k a n implementasi pengelolaan arsip digital oleh arsiparis.

c. Omeka mampu mengelola arsip digital dalam format teks, gambar, audio dan video sehingga layanan direkomendasikan sebagai aplikasi pengelola arsip digital

d. Omeka merupakan aplikasi b e r b a s i s w e b y a n g m e m b e r i k a n p e l u a n g masyarakat mengakses arsip digital tanpa harus datang ke unit arsip. Dengan demikian, masyarakat yang tidak memiliki waktu luang dapat mengakses arsip tanpa perlu datang langsung ke unit asip.

e. O m e k a m e m i l i k i k e m a m p u a n interoperabilitas yang dapat d i j a d i k a n s e b a g a i p e r t i m b a n g a n u n t u k memilih aplikasi ini sebagai aplikasi pengelola arsip digital. Protokol OAI-PMH

Repository yang digunakan Omeka , memungkinkan aplikasi ini bertukar data dengan aplikasi pengguna protokol yang sama.

2. Saran

Berdasarkan analisis dan h a s i l k e s i m p u l a n y a n g diperoleh, ada beberapa saran yang direkomendasikan antara lain:

a. Peluang pengelolaan arsip digital perlu direspon oleh arsiparis. Respon yang diberikan arsiparis adalah usaha untuk belajar tentang cara melakukan instalasi dan men ja l ankan p rog ram Omeka.

b. Pimpinan lembaga tempat lembaga kearsipan berdiri p e r l u m e n d u k u n g implementasi pemanfaatan Omeka sebagai aplikasi p e n g e l o l a k e a r s i p a n . Dukungan yang diberikan tersebut adalah kebijakan y a n g m e n d u k u n g implementasi pengelolaan arsip digital.

DAFTAR PUSTAKA

Center For History and New Media. “Omeka: An Open-Source, Free Toolkit for Exhibiting Collections Online” . Diakses melalui www.Omeka.org pada tanggal 6 April 2015 Pukul 15.14 WIB

35

Digital archives Definition, diakses melalui http://archivemati.ca/ 2005/11/08/digital-archives/ Pada tanggal 28 Juli 2015 15.00 WIB

Digital Archive Definition, diakses m e l a l u i h t t p : / / www.technologyevaluation.com/search/for/digital-archive-definition.htmlPada tanggal 28 Juli 2015 15.00 WIB

Feather, John and Sturges, Paul. 2003. International Encyclopedia of Information and Library Science. London: Routledge.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Kamraninia, Katayoon and Abrizah, A. Librarians' role as change a g e n t s f o r i n s t i t u t i o n a l repositories: A case of Malaysian academic libraries dalam Malaysian Journal of Library &

Information Science, Vol. 15, No.3, December 2010

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.