PROSEDURNo P-06
Berlaku 1 Desember 2017PENGAJUAN KEIKUTSERTAANDALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 2Hlm L
Unit tPPM
No Revisi Bagian Yang Diuba h DisetujuiL 1. Tujuan: penam bahan
2. Rua ng l ingkup: penambahan
3. Prosedur pengajuan pertemuan i lmiah4. Penambahan prosedur pengajuan Bantuan Seminar
Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI5. Penambahan prosedur pencairan keuangan di LPPM
Ka. LPPM,
8 November 2016
2 1. Perubahan istilah "pertemuan ilmiah" meniadi"konferensi"
2, Batas penqaiuan pendanaan LPPM untuk konferensike luar negeri adalah 1 bulan sebelum kegiatandilaksanakan
3, Pengaturan frekuensi keikutsertaan seorang dosendalam konferensi
4. Penambahan peraturan Rektor Nomor ll|/PRT/2017-10/195 pada referensi
5, Perubahan pengertian dosen dan konferensi, sertapenambahan istilah "pemakalah artikel ilmiah" dan"pembicara kunci"
6. Penambahan wewenang kepala LPPM
Ka. LPPM.24 November20L7
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 2
Unit LPPM
NOMENKLATUR PROSEDUR KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR NEGERI
No. Prosedur Nama Prosedur
6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI
6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR
6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
6.4
Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.4.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi
Luar Negeri
6.4.2 Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
1. TUJUAN
Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri ini
bertujuan untuk menerangkan:
a) Langkah-langkah pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri RISTEKDIKTI
b) Langkah-langkah pengajuan pendanaan mengikuti konferensi dengan pendanaan
keikutsertaannya dipusatkan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
(LPPM) UNPAR, dan langkah-langkah penyelesaiannya.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2017 untuk pengajuan keikutsertaan dalam
konferensi tingkat internasional, dan dilaksanakan di luar negeri. Keikutsertaan dalam konferensi
yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (contributed paper)
b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker atau
keynote speaker)
Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di luar negeri memiliki
beberapa ketentuan:
a) Pengajuan kegiatan konferensi (dokumen pengajuan pada SILPPM dan form hitungan
keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 1 bulan sebelum kegiatan
berlangsung.
b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR dengan syarat dosen
yang mengajukan keikutsertaan adalah penulis pertama atau corresponding author.
c) Dosen yang mengajukan keikutsertaan dalam konferensi internasional luar negeri wajib
memiliki SKS penelitian dan / atau pengabdian kepada masyarakat pada semester berjalan.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 3
Unit LPPM
d) Pendanaan maksimal adalah Rp 20.000.000,- per dosen per tahun.
e) Frekuensi keikutsertaan dosen untuk menghadiri konferensi sebagai pemakalah /
contributed paper dengan pendanaan UNPAR sebanyak-banyaknya 4 (empat) kali per
tahun, dihitung sebagai total konferensi nasional, konferensi internasional dalam negeri,
dan konferensi internasional luar negeri.
Pengecualian diberikan untuk keikutsertaan seorang dosen sebagai pembicara kunci
(invited / keynote speaker) dalam suatu konferensi, sejauh mendapatkan penugasan dari
Rektor, maka kegiatan tersebut tidak dihitung dalam frekuensi tetapi tetap dihitung dalam
pendanaan maksimal yang dimiliki seorang dosen.
f) Makalah yang akan dipresentasikan memiliki indeks kemiripan tidak lebih dari 30%
berdasarkan software deteksi kemiripan iThenticate dengan filter dan setting sesuai
dengan Prosedur Operasional Baku Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah.
g) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya.
h) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
i) Setiap konferensi hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan
skim pendanaan ini.
3. REFERENSI
3.1. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013 tentang
Perjalanan Dinas.
3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/176 tentang
Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah Dosen
3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/195 tentang
Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi
3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2017-12/504-I tentang Revisi Prosedur Desember 2017.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4. 1. Dosen adalah dosen tetap UNPAR ber-NIDN yang akan menghadiri kegiatan konferensi
sebagai pemakalah (contributed paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker)
4. 2. Konferensi adalah pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau
perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat
keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang.
Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar, lokakarya,
kolokium, atau kongres.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 4
Unit LPPM
4. 3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan pendanaan
untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: Formulir
Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi di Luar Negeri, formulir hitungan keuangan,
leaflet kegiatan, makalah lengkap, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang
mengadakan kegiatan seminar.
4. 4. Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan
konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi
melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi.
4. 5. Pembicara kunci (Invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk menjadi
pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi.
4. 6. Pengecekan kemiripan teks (artikel) adalah pendeteksian kemiripan sebuah teks (artikel)
dengan artikel lain untuk memeriksa orisinalitas dari teks tersebut. Artikel lain yang diperiksa
adalah artikel yang dipublikasikan di web dan artikel ilmiah yang dipublikasikan dan disitasi
oleh Crossref maupun basis data artikel ilmiah
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas
ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk
terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di dalam negeri.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat bertanggung jawab atas
proses pengecekan kemiripan artikel ilmiah.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat
meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan
dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju.
5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas
dosen lainnya meskipun mengikuti konferensi.
5.3. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta dampak
konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.4. Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan
konferensi di luar negeri.
5.5. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan konferensi
untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.6. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan
dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 5
Unit LPPM
6. RINCIAN PROSEDUR
Kegiatan konferensi di luar negeri dapat didanai dengan:
a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi
(RISTEKDIKTI)
Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS.
b) Dana internal
c) Dana lain-lain
Dosen mengikuti konferensi di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI
maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian,
maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.
Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan
konferensi melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya
melalui LPPM.
Berikut ini diagram alir untuk menggambarkan secara umum pengajuan pendanaan BSLN
RISTEKDIKTI maupun dana internal.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 6
Unit LPPM
Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri
Dosen
Phas
e
Pengajuan BSLN ke RISTEKDIKTI
Hasil?
Kecukupan dana?
Pelaksanaan Kegiatan dengan
skema BSLN
2 bulan sebelum kegiatan?
Pernah mendapatkan BSLN
pada tahun tsb?
Pengajuan dana Ke LPPM UNPAR
Pengajuan dana yang belum
tercover Ke LPPM UNPAR
Pengajuan dana Ke LPPM UNPAR
Kabar?
Kecukupan dana?
Kegiatan dengan pendanaan LPPM
UNPAR
Pembatalan / pengembalian dana
LPPM
Menggunakan dana LPPM untuk yang belum
tercover BSLN
Pengembalian dana LPPM untuk yang
tercover BSLN
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ditolak
Diterima
Belu
m a
da
peng
umum
an
Ditolak
Diterima
Cukup
Tidak
Cukup
Tidak
Pengajuan Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri
Pendanaan?
Pengajuan Surat Tugas Rektor
melalui SI LPPM
Lain-lain
BSLN / LPPM
Menyiapkan berkas pengajuan
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 7
Unit LPPM
6.1. Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI
6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.
6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.
6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)
bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.
6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika
RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.
6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.
Apa bila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat
pengantar.
Apa bila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan
untuk melengkapi dokumen pengajuan.
6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.
6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan permohonan
surat tugas ke Rektor
6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan
mengikuti konferensi.
LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang
bersangkutan.
6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan
mengirimkannya ke dosen.
6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada
simlitabmas.
6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.
6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.
Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.
Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.
6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan
BSLN RISTEKDIKTI.
6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.
6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke LPPM.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 8
Unit LPPM
6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.
6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.
6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.
6.1.19. Proses selesai.
P06-6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI (1)
DosenLPPM
Phas
e
Menerima informasi BSLN
Menyebarluaskan informasi BSLN
Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas
Mengirimkan hardcopy proposal ke LPPM
Lengkap?
Melengkapi berkas proposal
Menyiapkan surat pernyataan dan surat
pengantar
Menandatangani surat pernyataan
KLPPM Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan
surat tugas ke Rektor
Mengirimkan softcopy surat pengantar dan
pernyataan yang sudah ditandatangani.
Mengirimkan hardcopy surat tugas rektor
Mengunggah berkas pada sistem
Menerima pengumuman hasil seleksi proposal
Diterima?
tidak
lengkap
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 9
Unit LPPM
Lanjutan
P06-6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI (2)
DosenLPPM
Ph
ase
Diterima?Meneruskan informasi
ke LPPM
PROSES SELESAIMeneruskan
informasi ke LPPM
Pelaksanaan kegiatan seminar
Membuat pelaporan dan mengunggah
dokumen di simlitabmas
Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke
LPPM
Membuat surat pengantar pelaporan
kegiatan BSLN
Mengirimkan dokumen asli ke
RISTEKDIKTIMenerima pendanaan
BSLNPROSES SELESAI
Tidak
Ya
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 10
Unit LPPM
6.2. Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR
6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada
silppm.unpar.ac.id
6.2.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
6.2.3. Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F-21.
6.2.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa
konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik
dosen.
6.2.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21.
6.2.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaannya dalam konferensi di luar negeri.
6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak
menyetujui pengajuan tersebut.
6.2.8. Jika kegiatan tersebut disetujui, Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21.
6.2.9. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah konferensi lengkap, leaflet,
acceptance letter, hasil review, dan F-21)
6.2.10. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data
SILPPM.
6.2.11. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM
selambatnya 1 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan.
6.2.12. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam konferensi
sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.13. LPPM melakukan pemeriksaan kemiripan artikel dengan menggunakan software
iThenticate.
Apabila indeks kemiripan yang dihasilkan di atas 30%, LPPM menolak pengajuan
keikutsertaan konferensi dosen tersebut.
6.2.14. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke Rektor
dan memproses pengajuan pendanaan pada SIK.
6.2.15. Porses selesai.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 11
Unit LPPM
P06-6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR (1)
Dosen KaProdi Dekan
Ph
ase
Menyiapkan berkas pengajuan
Mengajukan pertemuan ilmiah di SILPPM
Mengunduh dan menandatangani F-21
Memproses persetujuan pada
form F-21Setuju?
Menandatangani F-21
Setuju?
Menandatangani F-21
Membuat Revisi
Proses Selesai
Menyerahkan form F-21Mengunggah F-21 dan
berkas-berkas pengajuan lainnya
Revisi
TidakYa
Tidak Ya
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 12
Unit LPPM
Lanjutan
P06-6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR (2)
Dosen Staf Keuangan Fakultas LPPM
Ph
ase
Mengunggah F-21 dan berkas-berkas
pengajuan lainnya
Membuat Form 211-M
Menyerahkan Formulir 211-M
Memeriksa kelengkapan dokumen
Kemiripan >30%?
Menerima surat pemberitahuan
PROSES SELESAI
Ya
Lengkap?
Melakukan pemeriksaan kemiripan artikel dengan software
iThenticate
Ya
Melengkapi kekurangan Tidak
Pengajuan diterima
Membuat pengajuan surat tugas ke Rektor
Membuat pengajuan pencairan
Pengajuan ditolak
Membuat surat penolakan
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 13
Unit LPPM
6.3. Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
6.4.1. Setelah pelaksanaan konferensi, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SILPPM.
6.4.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22.
6.4.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam
SILPPM.
6.4.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke
bagian keuangan fakultas.
6.4.5. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas
ke LPPM.
6.4.6. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.4.7. Proses selesai.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 14
Unit LPPM
P06-6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
DekanDosen Ketua Jurusan LPPM
Ph
ase
Mengunduh dan menandatangani
Form F-22
Menyiapkan Berkas penyelesaian
Melengkapi isian pada SILPPM &
Upload Sertifikat, F-22
Menandatangani Form F-22
Menandatangani Form F-22
Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas
yang lalu meneruskan ke
LPPM
Memeriksa Kelangkapan
Lengkap?
Verifikasi pada SILPPM
Proses Selesai
Revisi
Ya
Tidak
Mengembalikan berkas ke dosen
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 15
Unit LPPM
6.4. Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas:
1. Permohonan surat tugas Rektor,
2. Form 211-M,
3. Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM
6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas
di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan
surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat
6.4.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan
persetujuan pendanaan ke Rektor.
Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor menandatangani
surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.
Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo
pertidaksetujuan.
6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan
6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi
SIK dan mencetaknya
6.4.1.11. Staf Keuangan LPPM membuat Slip Permohonan Transfer dan
melampirkannya di SIK Pencairan
6.4.1.12. Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.13. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip
Permohonan Transfer ke Biro Keuangan
6.4.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 16
Unit LPPM
6.4.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana sesuai dengan slip
permohonan transfer
6.4.1.16. Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir
Fakultas
6.4.1.17. Proses selesai.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 17
Unit LPPM
P06-6.4.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri (1)
KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Rektorat
Ph
ase
Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas
Rektor, F-21 yang sdh disetujui
Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di
SIK
Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat
Membuat surat tugas dan mengajukan berkas
permohoan pendanaan ke Rektor
Rektor Setuju?Ya
Rektor membuat memo tidak setuju
Tidak
Rektor menandatangani surat
tugas dan berkas permohonan
Menerima kembali berkas
Meneruskan memo rektor ke KLPPM
Proses Selesai
Menerima berkas yang sudah ditandatangani
Rektor
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 18
Unit LPPM
Lanjutan
P06-6.4.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri (2)
Staf Keuangan LPPM KTU LPPM Biro Keuangan
Ph
ase
Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor
Mengirim berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
Menandatangani berkas
Mengirim berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan
permohonan
Melakukan proses pencairan dana
Menerima pencairan dana
Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas
PROSES SELESAI
PROSEDUR No P-06
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 1
Hlm 19
Unit LPPM
6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.4.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM
6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi
Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK
6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.2.6. Selesai
P06-6.4.2 Prosedur Penyelesian Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri
Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM
Ph
ase
Menyerahkan berkas penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
penyelesaian
Menandatangani berkas penyelesaian
Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
PROSEDURNo P-06
Berlaku 1 Desember 2017PENGAJ UAN KEI KUTSERTAANDALAM KONFERENSI DI IUAR
NEGERI
Revisi tHlm 20
Unit tPPM
7. KRITERIAKEBERHASILAN
Proses pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri lancar sesuai
orosed ur ini.
8. LAMPIRAN
8.1. Pa nd uan penggunaan SILPPM
Bandung, 30 November 2017Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Katolik Parahyangan
ra Nawangpalupi , Ph.D.
Dibuat oleh: LPPM UNPAR
Taneffii3$November 2017
Diperiksa ole[: Wakil Rektor Bidang Penelitian,Pe nga b4,amda b'l(erja SamaTa nsfiaJiS0$lb-vEtflbe r 20u