Download - Metodologi Sarana Dan Prasarana Pendidikan
METODOLOGI
Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung
untuk mencapai tujuan dalam pendidikan . misalnya : lokasi/tempat,
bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dsb.
Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan
pendidikan. Misalnya ; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium dsb.
Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan itu adalah semua
komponen yang secara langsung maupun tidak langsung menunjang
jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu
sendiri.
Menurut keputusan menteri P dan K No 079/ 1975, sarana
pendididkan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :
a. Bangunan dan perabot sekolah
b. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan
laboratorium.
c. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual
yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak
menggunaakan alat penampil.
Secara micro (sempit) kepala sekolahlah yang bertanggung jawab
atas pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang di perlukan di
sebuah sekolah.
Sedangkan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri
mempunyai peranan yang sangat penting bagi terlaksananya proses
pembelajaran di sekolah serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan
di sebuah sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara
umum. Terdapat beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana
dan prasarana di antaranya adalah :
a. Berdasarkan konsepsi lama dan modern
Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di
artikan sebagai sebuah sistem yang mengatur ketertiban peralatan
yang ada di sekolah . Menurut konsepsi modern administrasi sarana
dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi dalam penggunaan
sarana dan prasarana yang ada di sekolah . Guru menurut konsepsi
lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah,
menurut konsepsi modern guru bertugas sebagai administrator dan
bertanggung jawab kepada kepala sekolah.
b. Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu
Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban
penggunaan sarana dan prasarana di sekolah melalui penggunaan
di siplin (pendekatan otoriter )
Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana
dan prasarana sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi
Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana
dan prasarana sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan
permisif)
Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana
dan prasarana sekolah sesuai dengan program pembelajaran
(pendekatan intruksional)
Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan
prasarana sekolah
Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan
keamanan dari sarana dan prasarana yang ada di sekolah.
Pengertian lain dari administrasi sarana dan prasarana adalah
suatu usaha yang di arahkan untuk mewujudkan suasana belajar
mengajar yang efektif dan menyenangkan serta dapat memotivasi siswa
untuk belajar dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kelengkapan
sarana yang ada.
Dengan demikian adminitrasi sarana dan prasarana itu merupakan
usaha untuk mengupayakan sarana dan alat peraga yang di butuhkan
pada proses pembelajaran demi lancarnya dan tercapainya tujuan
pendidikan.
2.1PERENCANAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
1. Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan dan penetuan secara matang hal-hal yang akan
dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger
A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan
adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai
dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk
mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan
dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemiduan. Dengan kata lain,
planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan
datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan
pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau
pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan
kebutuhan.
Perencanaan saran dan prasarana dapat diartikan sebagai
keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan
pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau
pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan
kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi
perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan
yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan
beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis,
jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna,
dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk
disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
2. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Adalah demi menghindari terjadinya kesalahan dan
kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Perencanaan
pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan
berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas
kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya
dana dan tingkat kepentingan.
3. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Manfaat perencanaan yaitu dapat membantu dalam
menentukan tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan
langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, dapat dijadikan
sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan,
pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan
berjalan dengan efektif dan efisien.
4. Karakteristik Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Suatu rencana yang baik selalu menuju sasaran dan tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya, dilandaskan atas perhitungan
dan selalu mengandung kegiatan/tindakan/usaha. Sasaran
perencanaan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
5. Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Perencanaan yang efektif dalam penyusunannya harus
dilakukan melalui suatu rangakaian pertanyaan yang perlu dijawab
dengan memuaskan:
(What) Kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan?
(Where) Dimana kegiatan hendak dilaksanakan?
Pertanyaan ini mencakup tata ruang yang disusun,
tempat yang akan digunakan, tempat perhimpunan
alat-alat serta perlengkapan lainnya.
(When) Bilamana kegiatan tersebut hendak dilaksanakan?
Hal ini berarti harus tergambar sistem prioritas yang
akan digunakan, penjadwalan waktu, target, fase-fase
tertentu yang akan dicapai serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan faktor waktu. Rencana
kebutuhan dibuat untuk jangka waktu pendek,
menengah, dan panjang.
(How) Bagaimana cara melaksanakan kegiatan ke arah
tercapainya tujuan?
Yang diackup oleh pertanyaan ini menyangkut sistem
kerja, standar yang harus dipenuhi, cara pembuatan
dan penyampaian laporan, cara menyimpan dan
mengolah dokumen-dokumen yang timbul sebagai
akhir pelaksanaan.
(Who) Pertanyaan siapa? Berarti diketemukannya jawaban
tentang personalia, tentang pembagian tugas,
wewenang dan tanggung jawab.
(Why) Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting diantara
rangkaian pertanyaan ini ialah “Mengapa” karena
pertanyaan ini ditujukan kepada kelima pertanyaan
yang mendahuluinya.
6. Persyaratan yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Sarana
dan Prasarana Pendidikan
a. Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai
bagian integral dari usaha peningkatan kulaitas proses belajar
mengajar.
b. Perencanaan harus jelas. Kejelasan suatu rencana dapat dilihat
pada :
1) Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai.
2) Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
3) Petugas pelaksanaan, misal guru, karyawan.
4) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
5) Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan.
6) Dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram, sistematis,
sederhana, luwes, fleksibel.
c. Rencana harus sistematis dan terpadu.
d. Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani yang baik
ataupun non-insani sebagai komponen yang berhubungan satu
sama lainnya bekerja sama mencapai tujuan, target, kesesuaian
yang telah ditetapkan sebelumnya.
e. Memiliki struktur berdasarkan analisis.
f. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak
perencana.
g. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan
situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
h. Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan.
i. Menunjukkan skala prioritas.
j. Mengadakan sarana pendidikan yang disesusaikan dengan
plafon anggaran.
k. Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang
logis.
l. Dapat dilaksanakan pada jangka pendek (1 tahun), jangka
menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10-15 tahun).
7. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Terdapat beberapa prosedur dalam perencanaan sarana
dan prasarana pendidikan. Untuk perencanaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah dilakukan melalui tahapan berikut:
a. Menganalisis kebutuhan
b. Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada
c. Mengadakan seleksi
d. Menyediakan dana
e. Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan
sarana dan prasarana.
8. Perencanaan pengadaan barang bergerak dan tidak bergerak
a. Perencanaan pengadaan barang-barang bergerak
Menyusun dan menata perkiraan biaya/hanya keperluan,
pengadaan barang, selama 1 bulan/semester/tahun untuk
barang habis pakai tidak habis pakai. Menyusun daftar
perencanaan berdasarkan analisis kebutuhan dari masing-
masing satuan organisasi.
b. Perencanaan pengadaan prasarana/barang-barang tidak
bergerak
1) Tanah
a) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan
analisis kebutuhan bangunan yang akan didirikan serta
lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.
b) Mengadakan survei tentang adanya fasilitas sekolah
seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi, dan
sebagainya.
c) Mengadakan survei harga tanah.
d) Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.
2) Bangunan
a) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan
berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.
b) Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan
akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status,
perizinan, dan sebagainya.
c) Menyusun rencana kontruksi dan arsitektur bangunan
sesuai pesanan.
d) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai dengan harga
standar.
e) Menyusun pertahapan rencana anggaran secara teknik
dan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan
berdasarkan kebijakan pemerintah.
9. Master plan fisik sekolah berfungsi
Master plan fisik sekolah berfungsi untuk mengendalikan
perencanaan dan pembangunan fisik komplek sekolah. Master plan
sangat bermanfaat bagi pengadaan bangunan sekolah yang
pelaksanaannya dilakukan secara bertahap. Di dalam master plan
perlu disebutkan informasi mengenai jenis bangunan yang sudah
ada dan direncanakan pengembangannya. Di dalam master plan
fisik sekolah hendaknya dicantumkan informasi, antara lain:
a. Pagar betis setapak
b. Garis sepadan bangunan
c. Pintu gerbang sekolah
d. Papan nama sekolah
e. Denah keseluruhan ruang
f. Selasar penghubung antar ruang dan bangunan
g. Jalan setapak, jalan dan parkirkendaraan di dalam komplek
h. Lapangan olahraga dan lapangan upacara
i. Tiang bendera
j. Pertamanan
k. Sistem jaringan listrik
l. Sistem jaringan air bersih, air kotor/limbah, air hujan
m. Terletak di daerah pemukiman
n. Adanya sumber daya manusia (siswa)
o. Mudah dicapai dari jarak dan kondisi pencapaian maupun
transportasi
p. Adanya jalan masuk dan jalan raya/sungai ke lokasi
q. Memiliki sumber air bersih
r. Terjangkau jaringan listrik
s. Bebas dari gangguan bencana alam, keramaian, bau.
10.Perencanaan, pemeliharaan, dan pengembangan
Dalam menghadapi tugas ini disarankan menempuh
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Masalah dasar-dasar pengajaran dan penentuan jenis program
pengajaran dan perencanaan fasilitas bangunannya.
b. Membentuk panitia untuk mempelajari kebutuhan-kebutuhan
khusus yang bertalian dengan bangunan dan perlengkapan
yang diusulkan.
c. Mengatur kunjungan sekolah-sekolah yang dipergunakan
sebagai contoh.
d. Mempelajari gambar-gambar contoh bangunan sekolah dan
perlengkapannya.
Ada beberapa aspek yang bertalian dengan perencanaan
dan pemeliaharaan bangunan sekolah dan perlengkapan:
a. Perluasan bangunan yang sudah ada
b. Rencana rehabilitasi
c. Meningkatkan mutu keindahan ruang belajar
d. Memilih perabot dan perlengkapan
e. Memperhatikan kondisi sanitasi
f. Perencanaan tempat penyimpanan slst-slst
g. Mengatur dan memelihara ruang belajar
Kepala sekolah hendaknya melakukan observasi secara
teratur dan kontinyu terhadap kondisi cahaya di ruang belajar ini
dan segera mengadakan perbaikan bila terdapat kekurangan.
11.Tanggung jawab pemerintah, sekolah, dan masyarakat dalam
Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pemerintah bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan
pendidikan nasional, oleh karena itu hendaknya memperhatikan
kondisi sekolah terutama di daerah yang kondisinya rusak dan
perlu diperbaiki dengan perencanaan ysng matang. Pemerintah
mempunyai anggaran pendapatan belanja daerah serta anggaran
pendapatan belanja negara oleh karena itu anggaran pendidikan
hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pembangunan dengan
memperhatikan aspek utama yaitu pendidikan.
Sekolah merupakan suatu organisasi. Dalam hal ini kepala
sekolah hendaknya serba bisa, karena bukan saja harus memiliki
pengetahuan yang memadai mengenai bangunan sekolah,
melainkan juga banyak pengetahuannya tentang perabot dan
perlengkapan. Seperti telah disinggung bahwa tanggung jawab
kepala sekolah dan kaitannya dengan perencanaan sarana dan
prasarana di sekolah adalah bersama-sama dengan staf menyusun
daftar kebutuhan sekolah, kemudian mempersiapkan perkiraan
tahunan untuk diusahakan penyediaanya sesuai dengan
kebutuhan. Meyimpan dan memelihara serta mendistribusikan
kepada guru-guru yang bersangkutan dan menginventarisasikan
alat/sarana tersebut pada akhir tahun pelajaran.
Guru-guru dan para orang tua murid juga diikutsertakan
dalam melakukan perencanaan mengenai penambahan-
penambahan dan perombakan bangunan yang sudah ada atau
merencanakan bangunan baru dan saran-saran yang mereka
kemukakan ditampung dan dipertimbangkan. Apabila ada hal yang
diperlukan untuk dapat disampaikan sebagai rekomendasi yang
tepat dan masuk akal dapat disampaikan kepada pemerintah
maupun kepada masyarakat.
Sebagai pelaksana tugas pendidikan, guru mempunyai andil
dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Dalam hal ini,
guru lebih banyak berhubungan dengan sarana penajaran yaitu alat
peraga, alat pelajaran, dan media pengajaran lainnya. Peranan
guru tidak hanya dalam perencanaan pendidikan tetapi dimulai dari
perencanaan, pemanfaatan, pemeliharaan, serta pengawasan
penggunaan sarana dan prasarana. Keterlibatan guru dalam
perencanaan karena semua barang yang digunakan dalamproses
belajar mengajar disesuaikan dengan rancangan kegiatan belajar
mengajar.
2.2PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
1. Hakikat pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
Pengadaan adalah segala kegiatan untuk menyediakan
semua keperluan barang bagi keperluan pelaksanaan tugas untuk
mencapai tujuan pendidikan. Dalam pengadaan barang
sebenarnya tidak terlepas dari perencanaan pengadaan yang telah
dibuat sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan adalah keseluruhan
kegiatan yang dilakukan dengan cara menghadirkan atau dari tidak
ada menjadi ada sarana dan prasarana pendidikan berdasarkan
hasil perencanaan.
Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala
kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua
keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil dari perencanaan,
yakni untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan
secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Persediaan yang kurang dan tidak memadai akan
menghambat proses belajar mengajar. Demikian pula
administrasinya apabila tidak ditangani secara profesional akan
mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan pengajaran itu.
Pengadaan sarana dan prasarana di suatu sekolah haruslah
disesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta kegunaan dan
mempertimbangkan hasilnya di masa-masa mendatang.
2. Fungsi pengadaan
Mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya sarana dan
prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas,
tempat dan waktu yang dikehendaki.
3. Jenis pengadaan
Berdasarakan jenisnya, pengadaan sarana dan prasarana
meliputi 5 macam:
a. Pengadaan tanah
b. Pengadaan bangunan
c. Menukar bangunan
d. Pengadaan perabot
e. Pengadaan alat kantor/alat pendidikan
4. Cara pengadaan
a. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat
dilaksanakan dengan cara:
1) Pembelian
2) Pembuatan sendiri
3) Penerimaan hibah
4) Penyewaan
5) Pinjaman
6) Pendaurulangan
b. Prosedur pengadaan barang untuk keperluan sekolah dan
implementasinya.
Pengadaan barang di sekolah umumnya melalui
prosedur yang meliputi:
1) Menganalisis kebutuhan dan fungsi barang
2) Mengklasifikasikan
3) Membuat proposal pengadaan barang yang ditunjukkan
kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan
bagi sekolah swasta.
4) Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya
untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
5) Setelah dikunjungi dan disetujui maka barang akan dikirim
ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan
barang tersebut.
c. Tanggung jawab kepala sekolah dan guru dalam pengadaan
sarana dan prasarana pendidikan
Jenis sarana yang disediakan di sekolah dan cara-cara
pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap
program pembelajaran. Tanggung jawab kepala sekolah
berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana,
penyimpanan, pemeliaharaan, dan pendistribusian. Sebagai
pelaksana tugas pendidikan, guru mempunyai andil dalam
pengadaan sarana pendidikan mengingat bahwa guru lebih
banyak berhubungan dengan sarana pengajaran. Pengadaan
barang kadang memerlukan keterlibatan guru karena semua
barang yang dipergunakan dalam pembelajaran harus sesuai
dengan rancangan kegiatan belajar mengajar dan gurulah yang
mengetahui prioritas pengadaan barang yang dibutuhkan.
Pengadaan barang yang menuntut keterlibatan dan media
pengajaran.
5. Pengadaan tanah
Pengadaan tanah dapat dilakukan oleh pemerintah dan
swasta, baik untuk pengadaan instansi/kantor maupun sekolah.
Untuk pengadaan tanah bagi instansi pemerintah perlu mengikuti
tata cara yang berlaku.
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelumnya melakukan
pengadaan tanah adalah :
a. Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya
sesuai dengan keperluan.
b. Mengadakan survey untuk menentukan lokasi tanah yang baik
sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata
bangunan.
c. Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik,
telepon, air, dan alat pengangkutan.
d. Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan
untuk bahan pengajuan rencana anggaran dari hasil survei.
e. Mengajukan rencana anggaran kepada kantor dengan
melampirkan data yang disusun.
a. Tata cara pembelian tanah
Untuk membeli tanah bagi instansi pemerintah perlu
mengikuti tata cara yang berlaku, yaitu:
1) Penyelesaian pembelian tanah yang terdiri dari beberapa
kegiatan penting
2) Menyusun panitia pembelian yang beranggotakan pejabat
fungsional dari Depdiknas, Pemda, Dinas Agraria dan Dinas
PU
3) Menetapkan tugas-tugas panitia antara lain:
a) Menetapkan kriteria/syarat (lokasi, luas, dan lain-lain)
b) Meneliti surat-surat tanah yang akan dibeli
c) Memperoleh penawaran harga
d) Memperhatikan perencanaan tata kota
e) Mendapat syarat bukti pembebasan tanah
f) Menyaksikan pembayaran langsung kepada pembelinya
4) Memeperhatikan persyaratan bagi tanah yang akan dibeli:
a) Daerah bebas banjir ataupun malapetaka lainnya
b) Terletak daerah yang terjangkau
c) Tidak akan tergusur
d) Terjangkau fasilitas listrik, telepon, air
e) Harga terjangkau
5) Mencari tanah yang akan dibeli dengan observasi
6) Melakukan pembebasan tanah yang akan dibeli dengan cara
a) Membentuk panitia pembebasan tanah yang terdiri dari 7
instansi (Agraria, Pemda, Ipeda, Ireda, P.U., Camat,
Kepala Desa, Depdiknas).
b) Adanya pemberian honorarium sesuai dengan ketentuan
c) Melakukan pembayaran dan penadatanganan Akta Jual
beli Tanah di depan Notaris/PPAT.
d) Melakukan pembayaran dan penandatanganan akte jual
beli yang dilakukan lewat kantor Perbendaharaan Negara
(KPN).
e) Mengurus sertifikat.
b. Tata cara penerimaan hibah
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan
hibah (penghibahan), yaitu:
1) Status barang yang akan dihibahkan
2) Wewenang penghibahan
3) Spesifikasi barang dan cara menerima hibah tanah, yaitu:
Tanah yang diterima secara hibah dapat berasal dari
pemerintah atau pihak swasta melalui proses penyerahan
atau akta serah terima hibah yang dibuat oleh Notaris/PPAT
atau camat setempat, apabila telah selesai pembuatannya
maka dapat diproses lebih lanjut menjadi sertifikat.
c. Tata cara menerima hak pakai
Penukaran tanah dari suatu pihak atas dasar hak pakai harus
disertai dokumen serah terima dari pihak yang memberikan hak
pakai. Penerimaan hak pakai dari pemerintah harus disertai
surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan serta berita
acara serah terima dari pihak swasta yang bersangkutan dan
diketahui oleh pejabat setempat serendahnya camat.
d. Tata cara penukaran tanah
Penukaran tanah dapat terjadi antara satu pihak dengan pihak
lain yang memerlukan izin terlebih dahulu dari pihak yang
mengurus tata cara penukaran tanah dan seizin Menteri
Keuangan dan sesuai Keppres tentang pelaksanaan APBN.
Tanah berikut bangunan yang tidak memenuhi fungsinya dapat
diusulkan untuk ditukarkan dengan tanah/bangunan milik pihak
lain yang sudah jadi atau masih akan dibangun di lokasi lain.
Usul tersebut diajukan kepada pihak terkait dengan dilampiri:
1) Alasan penukaran
2) Penaksiran sementara harga tanah/bangunan baru
3) Surat-surat pemilikan tanah/bangunan lama
4) Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan lama dan baru
Membentuk panitia penaksir untuk menetapkan
penaksiran harga tanah/bangunan yang lama dan baru. Apabila
penaksiran harga itu sudah disepakati maka selanjutnya
diselesaikan surat perjanjian penukaran di depan Notaris/PPAT.
Penyerahan tanah/bangunan lama baru dilakukan setelah
tanah/bangunan penggantinya dapat diterima dengan baik oleh
pihak yang bersangkutan. Akibat penukaran harus
menguntungkan negara/pemerintah. Selanjutnya penyelesaian
balik nama sertifikat tanah dan diselesaikan pula penghapusan
tanah lama dari daftar inventaris dengan surat keputusan
lembaga yang bersangkutan yaitu Mendiknas.
6. Pengadaan bangunan
Faktor-faktor dalam pengadaan bangunan adalah:
a. Lokasi bangunan hendaknya sesuai dengan tujuan organisasi
yang bersangkutan
b. Perkembangan bangunan di masa mendatang
c. Perkembangan wilayah sekitarnya di masa mendatang
d. Struktur dan tata ruang
7. Pengadaan perabot
Perabot adalah barang-barang yang berfungsi sebagai
tempat duduk, menulis, istirahat, tempat menyimpan alat-alat
seperti meja, kursi, lemari, rak, filoling, dan sebagainya. Sarana
yang dapat dipindahkan dan dipergunakan secara tidak langsung
dalam kegiatan belajar mengajar, contoh meja, kursi, lemari, rak,
papan tulis, dan sebagainya.
Dalam pengadaan perabot sekolah, harus mempertimbangkan
segi:
a. Antropometri
Perabot telah memperhitungkan tinggi badan atau ukuran
penggal-penggal tubuh pemakai.
b. Ergonomi
Perabot dengan memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan,
dan keamanan pemakai.
c. Estetika
Perabot menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan
warnanya menarik.
d. Ekonomis
Perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi
merupakan transformasi wujud efisiensi dan efektivitas dalam
pengadaan dan pendayagunaannya.
Contoh: Format Daftar Usul Pengadaan Barang
No. Nama BarangJumlah yang Diperlukan Keterangan /
AlasanAngka Huruf
1 Komputer 2
2 Lemari kepala sekolah 3
3 Mesin ketik 2
4 Meja kepala sekolah 1
5 Lemari guru 12
6 Bangku murid 486
7 Papan tulis kelas 8
8 Papan absen 8
9 Meja guru 8
10 Bangku guru 8
11 Filling kabinet 2
Tata cara yang dapat dilakukan dalam pengadaan perabot, antara
lain:
a. Pembelian
Agar pembelian barang dapat dilaksanakan sesuai dengan
kebutuhan dan dapat dipertanggungjawabkan maka perlu
adanya suatu pedoman, yaitu meliputi:
1) Rencana kebutuhan telah disetujui berdasarkan penelitian
dan hitungan yang mendalam.
2) Peraturan tentang pembelian, baik pembelian langsung
maupun oleh tim pembelian.
3) Perabot yang akan dibeli dapat berbentuk yang sudah jadi
ataupun belum jadi.
4) Tentang pembelian perabot yang sudah jadi, kepala
sekolah/proyek perlu membuat rencana kebutuhan sesuai
dengan syarat yang diperlukan.
5) Pembelian perabot dapat dilakukan dengan lelang,
penunjukkan langsung dan penawaran.
b. Membuat sendiri
Pengadaan perabot dengan membuat sendiri hanya berlaku
bagi lembaga pendidikan dalam rangka praktik, dan dapat
dilaksanakan sesuai dengan kemampuan: biaya yang tersedia,
tenaga ahli yang diperlukan, peralatan yang dibutuhkan,
pelaksanaan tugas yang dibebankan.
c. Penerimaan bantuan
Menerima bantuan dilaksanakan atas perjanjian dan
persetujuan dari kedua belah pihak dan bantuan itu dapat
berasal dari lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Pengadaan perabot dengan cara menerima bantuan
diantaranya:
1) Instansi pemerintah di luar Depdiknas
2) Badan swasta
3) Masyarakat
4) Perorangan
5) Proses pelaksanaan penerimaan bantuan diselenggarakan
atas perjanjian dan persetujuan kedua belah pihak.
Contoh : Daftar Perabot/Pembelian Perabot
No
.
TanggalDar
i
Nama
Baran
g
Banyakny
a
Harg
a
Dipakai
Tangga
l
Mulai
Untu
k
Ket
.Terim
a
Bel
i
8. Pengadaan alat kantor/pendidikan
a. Tujuan pembakuan perabot sekolah
Agar dalam perancangan dan pengadaan perabot sekolah
mempunyai keragaman jenis, ukuran, maupun pemilihan bahan
yang tepat sehingga menghasilkan perabot yang sesuai dengan
fungsi kegunaan, konstruksi, maupun kualitas serta memenuhi
syarat-syarat kesehatan.
b. Dasar-dasar pembakuan perabot sekolah
Kurikulum merupakan salah satu faktor yang digunakan sebagai
dasar dalam menentukan pembakuan perabot sekolah sehingga
dapat ditentukan jenis ruang dan kegiatan apa saja yang
dilaksanakan pada ruang tersebut.
Pertimbangan lain yang dipakai adalah kebijaksanaan
pengelolaan sekolah, struktur organisasi kerja dan peraturan-
peraturan yang relevan dengan pembangunan fisik sekolah.
Jenis perabot tiap ruang dapat ditentukan jenis, jumlah, ukuran,
persyaratan, dan spesifikasi perabot sekolah dengan analisis
sebagai berikut:
Jenis perabot tiap ruang ditentukan apabila kita telah
mengetahui kegiatan yang telah dilakukan di tiap ruang
tersebut, fungsi kegunaan perabot dan oleh siapa perabot
tersebut digunakan. Untuk menghindari adanya jenis perabot
yang terlalu banyak, maka diusahakan agar dapat
merencanakan jenis perabot yang dapat digunakan untuk
bermacam-macam fungsi sehingga dapat menghemat ruang
maupun biaya.
c. Penentuan jumlah perabot
Penentuan jumlah perabot tiap jenis ruang tergantung pada:
1) Jenis kegiatan yang dilakukan dalam ruang yang
bersangkutan selama waktu yang ditentukan.
2) Jamulah pemakai perabot untuk satu ruang dalam waktu
yang bersamaan, khususnya ruang belajar tergantung dari
jumlah siswa dalam satu kelompok belajar dan juga metode
yang digunakan dalam proses belajar.
3) Jenis dan jumlah alat peraga/praktik yang digunakan dalam
ruang yang bersangkutan.
4) Luas ruang yang bersangkutan.
5) Dasar pertimbangan yang terebut pada butir a dan b
mempunyai ketergantungan satu sama lainnya sehingga
timbul beberapa alternatif untuk dapat ditentukan alternatif
yang paling sesuai, luwes dalam pengaturan dan ekonomis
dalam pengadaannya.
9. Pengadaan alat kantor/pendidikan
Alat kantor adalah alat-alat yang digunakan di kantor seperti
mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat-alat pembersih, dan
sebagainya. Alat pendidikan adalah alat-alat yang secara
fungsional digunakan dalam proses belajar mengajar. Alat
pendidikan adalah salah satu sarana pendidikan yang sangat
penting karena tanpa alat akan menyulitkan siswa untuk dapat
mencapai tujuan pembelajaran.
10.Pengadaan buku
Yang dimaksud buku di sini adalah buku pelajaran, buku
bacaan dan buku perpustakaan, dan lainnya. Buku yang dapat
dipakai oleh sekolah meliputi:
a. Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan
guru dan murid yang substansinya mengacu pada kurikulum
yang berlaku.
b. Buku teks pelengkap adalah yang sifatnya membantu atau
merupakan tambahan buku teks utama yang digunakan oleh
murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikulum.
c. Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis
berdasarkan fakta. Pada umumnya, buku bacaan non fiksi
menunjang salah satu bidang studi, sistematika penyusunan
tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara
popular.
d. Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan
khayalan penulis.
11.Pengadaan kendaraan
Pengadaan kendaraan bermotor tergantung kepentingan
lembaga yang bersangkutan. Contohnya Bus Inventaris.
Pengadaan tersebut untuk transportasi ketika studi banding dan
mempermudah transportasi murid dalam melakukan kegiatan.
2.3PENYIMPANAN SARANA PENDIDIKAN
1. Hakikat penyimpanan sarana dan prasarana
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan untuk
menampung hasil pengadaan dan umumnya barang tersebut
adalah milik negara pada wadah/tempat yang telah disediakan.
Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan
menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor,
surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru ataupun
sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang
yang ditunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan. Aspek
yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan
aspek administratif. Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah
yang diperlukan untuk menampung barang milik negara berasal
dari pengadaan. Aspek ini biasa disebut gudang, yang dapat
dibedakan menjadi:
a. Gudang pusat, yaitu gudang yang diperlukan untuk menampung
barang hasil pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya
gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan barang yang
akan dijadikan stok/persediaan.
b. Gudang penyalur, yaitu gudang yang digunakan untuk
menyimpan barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau
satuan kerja yang membutuhkan.
c. Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan
barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja
yang membutuhkan.
d. Gudang pemakai, yaitu gudang yang digunakan untuk
meyimpan barang-barang yang akan dan telah digunakan
dalam pelaksanaan kegiatan.
Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk
mendukung pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti:
bendaharawan kepala gudang, urusan tata usaha, urusan
penerimaan, urusan penyimpanan, dan pemeliharaan, urusan
pengeluaran.
Struktur organisasi penyimpanan.
Urusan
Pengeluaran
Urusan Penyimpan
dan Pemeliharaan
Urusan Penerima
Urusan Tata Usaha
Bendaharawan
Kepala
2. Prosedur dan tata cara penyimpanan barang
a. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang
antara lain:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak
yang menerima barang.
2) Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam
penerimaan dan pemeriksaan barang.
3) Memeriksa barang yang diterima baik fisik maupun
kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
4) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan
barang.
b. Penyimpanan barang dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dalam hal ini adalah:
1) Meneliti barang-barang yang akan disimpan
2) Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan
pengelompokkan-pengelompokkan tertentu/harga
3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu
barang dan kartu stok.
4) Membuat denah lokasi barang-barang yang disimpan agar
dapat dikeluarkan secara tepat.
5) Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan surat perintah
mengeluarkan barang (SPMB).
c. Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan
menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor,
surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru
maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang
yang ditunjuk pada suatu sekolah.
d. Penyimpanan barang dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan
sebagai beikut:
1) Barang-barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan,
diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan
penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau
gudang.
3) Secara berkala atau insidental diadakan pengontrolan dan
perhitungan barang persediaan agar diketahui apakah
memenuhi kebutuhan.
4) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
e. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan
mengeluarkan barang di gudang. Gudang dibedakan menurut
bentuknya menjadi:
1) Gudang terbuka adalah gudang yang tidak berdinding dan
tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai
dengan berat barang-barang yang akan disimpan.
2) Gudang tertutup adalah gudang berdinding dan beratap
yang konstruksinya disesuaikan dengan fungsi gudang itu.
f. Dalam mengatur penyimpanan barang hendaknya diperhatikan
sifat-sifat barang sehingga niloai guna barang tidak susut
sebelum barang itu dipakai.
3. Prinsip penyimpanan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan
barang dengan menggunakan prinsip 5W+1H, yaitu:
a. What: apa saja barang yang disimpan?
Jenis barang disimpan adalah barang-barang yang terbuat dari:
1) Kertas
2) Kayu
3) Plastik
4) Besi
5) Lain-lain, misalnya alat tulis seperti pensil, pulpen, spidol,
penghapus, penggaris, globe, alat peraga matematika, dan
sebagainya.
b. Why: mengapa barang-barang perlu disimpan?
Hal ini berkaitan dengan tujuan penyimpanan, yaitu:
1) Memelihara agar barang-barang yang disimpan tidak cepat
rusak.
2) Dapat digunakan dengan cepat dan mudah jika diperlukan.
3) Menjaga kebersihan barang dari debu dan kotoran.
4) Menjaga keamanan barang dari kehilangan.
c. Where: dimana barang-barang harus disimpan?
Hal ini berkaitan dengan tempat penyimpanan barang, yaitu di
gudang seperti yang telah dijelaskan sebelumnya tentang
gudang.
d. When: kapan waktunya barang harus disimpan?
Barang-barang yang sudah dianggarkan dalam pengadaan
barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke
bagian penyimpanan barang, selanjutnya diterima dan
diinventarisasi dan dicatat ketika barang tersebut akan
dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi.
e. Who: siapa yang bertugas menyimpan barang?
Untuk sekolah-sekolah besar biasanya ada seorang yang
ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik
barang yang baru direncanakan dalam pengadaan barang
mapunun yang sudah tidak dipakai atau rusak. Namun di
sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga
sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.
f. How: bagaimana cara menyimpan barang yang baik dan benar?
Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur,
dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.
2) Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar
mudah ditemukan.
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung
(lemari).
4) Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan
dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.
5) Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan
nyaman.
6) Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih
aman seperti besi teralis.
7) Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat
basah, lembab, dan air.
8) Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka
untuk menghindari penjamuran bila lembab.
9) Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat
yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan
lapuk.
10)Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
11)Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut
ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu
digunakan (metode FIFO).
12)Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
13)Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-
barang tertentu agar tidak mudah rusak.
14)Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
4. Tugas dan tanggung jawab dalam penyimpanan dan
pendistribusian
Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat untuk
penyimpanan harus dirumuskan secara terperinci dan dipahami
dengan jelas oleh semua pihak yang berkepentingan.
Pendistribusian perlatan dan perlengkapan pengajaran harus
berada dalam tanggung jawab salah satu anggota staf yang
ditunjuk karena pelaksanaan tanggung jawab ini hanya bersifat
ketatausahaan, maka kurang tepat jika kepala sekolah atau guru
sendiri yang langsung melaksanakannya, yang paling tepat adalah
pegawai tata usaha.
Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus
senantiasa ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar
pelaksanaan program pengajaran. Kondisi di atas akan terpenuhi
jika administrator mengikutsertakan semua guru dalam
perencanaan seleksi distribusi dan penggunaan, penyimpanan,
serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang
semuanya mendorong mereka untuk memikirkan proses paling
tepat dalam melayani kebutuhan-kebutuhan mereka.
2.4INVENTARIS SARANA PENDIDIKAN
1. Pengertian inventanrisasi
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan
penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang,
menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah yang
bersangkutan ke dalam suatu daftar inventaris barang secara
teratur dan menurut ketentuan yang berlaku.
2. Tujuan inventarisasi
a. Tujuan umum
Inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan
pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-
barang milik negara atau swasta.
b. Tujuan khusus
1) Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang
milik negara yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2) Untuk menghemat keuangan negara baik dalam pengadaan
maupun pemeliharaan dan penghapusan barang.
3) Bahan/pedoman untuk menghitung kekayaan negara dalam
bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
3. Fungsi inventarisasi
Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat
berharga, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,
pengeluaran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan. Daftar
barang inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan jumlah
barang yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada
dibawah tanggung jawab sekolah. Daftar inventarisasi barang yang
disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur, dan
berkelanjutan dapat berfungsi untuk:
a. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan
kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman
dalam pengarahan pengadaan barang.
c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman
dalam penyaluran barang.
d. Memberikan data dan infromasi dalam menentukan keadaan
barang sebagai dasar untuk menentukan penghapusannya.
e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan
pengawasan dan pengendalian barang.
4. Ketentuan pelaksanaan inventarisasi
a. Tiap kantor/satuan kerja organisasi yang merupakan satu
kesatuan administrasi tersendiri harus menyelenggarakan
administrasi barang milik negara yang diurus dan dikuasai
secara rinci, lengkap, teratur menurut ketentuan yang berlaku.
b. Semua kantor/organisasi di lingkungan pemerintahan
merupakan satu kesatuan administrasi tersendiri harus
mencatat semua barang inventaris ke dalam:
1) Buku induk barang inventaris yaitu buku yang digunakan
untuk mencatat semua data barang inventaris yang dimiliki
negara berdasarkan urutan tanggal penerimaan barang
dengan berpedoman pada ketentuan dan aturan yang
berlaku.
2) Buku golongan barang inventaris yaitu buku pembantu yang
digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris
menurut golongan barang sesuai dengan klasifikasi dan
sandi yang telah ditetapkan.
3) Buku catatan barang non inventaris yaitu buku yang
digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris
atau barang habis pakai pada suatu organisasi berdasarkan
penggolongan yang telah ditetapkan.
c. Daftar catatan yang lengkap, teratur, dan berkelanjutan dapat
membantu sekolah dalam melaksanakan:
1) Pendaftaran, pengendalian, dan pengawasan barang.
2) Pemanfaatan setiap barang secara maksimal sesuai dengan
tujuan dan fungsi masing-masing.
3) Tertib administrasi dan tertib barang.
4) Menunjang pelaksanakan penyelenggarakan pendidikan.
d. Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang di sekolah,
diperlukan pencatatan dengan menggunakan kartu buku
sebagai berikut:
1) Kartu inventaris ruangan
Kartu inventarisasi ruangan dibuat dan ditempatkan dalam
setiap ruangan yang memuat segala jenis barang itu.
2) Kartu inventaris barang
Kartu inventarisasi barang adalah kartu yang berisi catatan
inventarisasi.
3) Buku inventaris
Buku inventarisasi barang adalah buku yang berisi catatan
semua barang yang berasal dari PERL 2 dan PERL 3 secara
lengkap dan terperinci.
5. Kegiatan inventarisasi
Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan
inventarisasi adalah:
a. Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk
inventaris dan buku pembantu, buku golongan inventaris.
b. Memberi koding pada barang-barang yang diinventarisasikan.
c. Barang-barang inventaris sekolah harus diberi tanda dengan
menggunakan kode-kode barang sesuai dengan petunjuk yang
terdapat dalam Manual Administrasi barang.
2.5PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
1. Hakikat pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan pengurusan dan pengaturan
agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk
digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna. Pemeliharaan
merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan
suatu barang sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap
digunakan. Pemeliaharaan mencakup segala daya upaya yang
terus menerus untuk mengusahakan agar barang tersebut dalam
keadaan baik. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan
oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis
barang yang dimaksud.
2. Tujuan dan manfaat pemeliharaan
a. Tujuan pemeliharaan:
1) Untuk memperpanjang usia kegunaan aset.
2) Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang
dipasang untuk produksi atau jasa.
3) Untuk menjamin kesiapan operasional daru seluruh
peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap
waktu.
4) Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakannya.
b. Manfaat pemeliharaan
1) Manfaat bagi negara:
a) Jika perlatan terpelihara baik umumnya akan awet yang
berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu
yang singkat.
b) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi
kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan
seminim mungkin.
c) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, akan lebih
terkontrol sehingga menghindari kehilangan.
d) Dengan adanya pemeliharaan yang baik akan dilihat dan
dipandang.
e) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan
yang baik.
2) Manfaat bagi pegawai yaitu memudahkan pekerjaan yang
dibebankan kepadanya.
c. Macam-macam pemeliharaan
1) Pemeliharaan darurat adalah pemeliharaan yang tidak
terencana karena mengabaikan pemeliharaan pencegahan.
2) Pemeliharaan korektif dimana dilakukan sesuai dengan usia
barang.
3) Pemeliharaan pencegahan/terencana.
4) Perawatan yang dilakukan secara berkala atau terus
menerus.
5) Penggantian ringan yang dilakukan karena adanya
kerusakan kecil.
3. Proses pemeliharaan
Pemeliharaan dilakukan khusus terhadap barang inventaris
yang sedang dalam pemakaian tanpa mengubah atau mengurangi
bentuk kontruksi asli.
Pemeliharaan dibagi menjadi:
a. Berdasarkan kurun waktu:
1) Pemeliharaan harian
Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari. Dilaksanakan
oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan
bertanggung jawab atas barang itu.
2) Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam
jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan.
b. Umur penggunaan barang pada instansi dapat dilihat dari dua
aspek:
1) Usia barang secara fisik
Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin
mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaannya.
2) Usia barang secara administratif
Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui
barang yang keadaanya secara fisik telah 0%, sebabkalau
terjadi hal yang demikian jelas telah mengganggu
kelancaran kegiatan dalam organisasi, oleh karena itu
biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya lebih
kurang dari 50% sudah diusulkan untuk dihapuskan karena
hanya akan mempersempit ruangan saja dan biaya
perawatannya juga akan lebih besar.
3) Pemeliharaan dalam aspek hukum
Ditujukan untuk memperjelas kepemlikian barang sehingga
tidak dapat diganggu oleh pihak lain. Pemeliharaan ini dapat
berbentuk:
a) Pengurusan sertifikat kepemilikan tanah
b) Surat izin mendirikan dan penggunaan bangunan
c) Pengurusan STNK dan BPKB pada kendaraan bermotor
dan surat-surat lainnya.
c. Pemeliharaan dari segi penggunaan
Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya
sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut.
Penggunaan barang umumnya dibedakan menjadi dua hal,
yaitu memperlakukan dan menjalankan. Istilah-istilah ini dalam
kegiatan sehari-hari kadang kala dicampuradukkan
pengertiannya karena dalam kenyataannya alat-alat yang tidak
pernah dijalankan tetapi digunakan seperti penggaris, papan
tulis, pensil, dan lain-lain. Menggunakan adalah pengertian
secara umum untuk memanfaatkan suatu barang,
memperlakukan adalah pengertian secara khusus dalam
menerapkan suatu metode untuk menggunakan barang secara
langsung atau tidak yang dipengaruhi oleh selera pribadi
pemakai barang. Sedangkan menjalankan adalah pengertian
secara khusus yang diterapkan pada barang yang struktur
intern fisiknya ada yang bergerak atau barang itu seluruhnya
bergerak.
d. Pemeliharaan menurut keadaan barang
Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang
dilakukan terhadap barang habis pakai dan barang tak habis
pakai.
4. Penggolongan pekerjaan pemeliharaan
Pekerjaan pemeliharaan dapat dibedakan menjadi:
a. Perawatan terus menerus
1) Pembersihan saluran drainase dari sampah dan kotoran
2) Pembersihan ruangan-ruangan dan halaman dari sampah
dan kotoran
3) Pembersihan terhadap kaca, jendela, kursi, meja, lemari,
dan lain-lain.
4) Pembabatan rumput dan tanaman semak yang tidak teratur.
5) Pembersihan dan penyiraman kamar mandi/WC untuk
menjaga kesehatan.
b. Perawatan berkala
1) Perbaikan atau pengecatan kusen-kusen, pintu, tembok, dan
komponen bangunan lainnya yang terlihat kusam.
2) Perbaikan mebeulair serta pengecatan ulang.
3) Pengecatan terhadap keamanan sarana bermain atau
tempat upacara.
4) Perbaikan genteng rusak/pecah sehingga terjadi kebocoran.
5) Pelapisan plesteran pada tembok yang retak atau
terkelupas.
6) Pembersihan dan pengeringan lantai halaman atau selasar
yang terkena air hujan/air tergenang.
c. Perbaikan darurat
1) Dilakukan terhadapa kerusakan yang tidak terduga
sebelumnya dan berbahaya/merugikan apabila tidak
diantisipasi secepatnya.
2) Perbaikan bersifat sementara harus cepat selesai sehingga
kerusakan tidak bertambah parah, kegiatan belajar mengajar
tidak terganggu
3) Dilaksanakan secara swakelola.
4) Harus segera dilaksanakan perbaikan permanen.
d. Perawatan preventif
Perawatan preventif adalah peawatan yang dilakukan pada
selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara
rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelunya.
Tujuannya adalah untuk mencegah atau mengurangi
kemungkinan sarana dan prasarana tidak bekerja dengan
normal dan membantu agar sarana dan prasarana dapat aktif
bekerja sesuai dengan fungsinya. Pekerjaan yang tergolong
perawatan adalah melihat, mengecek, menyetel, mengkalibrasi,
meminyaki, penggantian suku cadang, dan sebagainya.
Program perawatan preventif adalah tindakan perawatan yang
dilakukan secara periodik dan terencana untuk merawat fasilitas
fisik sekolah dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja,
memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan,
membantu ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan,
terjalin keselamatan SDM yang menggunakan sarana dan
prasarana tersebut.
e. Pelaksanaan program perawatan preventif
1) Memberikan arahan kepada tim pelaksana perawatan
preventif dan adakan kaji ulang terhadap program yang telah
dilaksanakan secara teratur.
2) Mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi tempat
sarana dan prasarana untuk mengevaluasi aktivitas
pelaksanaan berdasarkan jadwal yang telah direncanakan.
2.6PENATAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
1. Penataan sarana dan prasarana pendidikan
Sebelum diadakan penataan dan pengaturan kebutuhan,
diperlukan perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan dan
penempatan barang. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
pada penempatan diantaranya adalah:
a. Mudah dijangkau
b. Jauh dari keramaian
c. Jauh dari tempat berbahaya
d. Lingkungan yang aman dan kondusif
Penataan sarana dan prasarana pendidikan dapat dibagi menjadi:
a. Penataan barang bergerak
Yang dimaksud dengan barang bergerak adalah barang yang
dapat dipindahkan dari penempatan sebelumnya, misalnya
kursi, meja, dan lain-lain.
b. Penataan barang tidak bergerak
Barang tidak bergerak adalah barang yang tidak dapat
dipindahkan, seperti tanah, gedung, halaman, lapangan, dan
lain-lain. Dalam hal ini sebelum dibangun, terlebih dahulu
dilakukan perencanaan yang matang agar tidak terjadi
perbaikan yang menimbulkan pemborosan.
c. Penataan barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang yang tidak tahan lama, cepat
susut, dan habis setelah digunakan atau dipakai, contoh kertas,
karbon, kapur, spidol, dan lain-lain.
d. Penataan barang barang tidak habis pakai
Yaitu dengan cara mengatur barang yang ada dengan
memberikan nomor dan kode pada barang tersebut sesuai
dengan sandi yang berlaku. Hal ini dilakukan agar petugas dan
pemakai lebih mudah memakai dan mengawasi pemakaiannya.
2. Pengaturan penggunaan sarana dan prasarana pendidikan
Setelah kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dapat
terpenuhi dan tertata sesuai dengan pemakaiannya maka perlu
diadakan pengaturan bagi pengguna sarana dan prasarana
tersebut yaitu dengan cara:
a. Alat pelajaran diangkut ke kelas yang membutuhkan dan saat
dikembalikan jumlah harus sama.
b. Alat pelajaran disimpan di suatu tempat, bila siswa ingin
menggunakan, siswa mengajak guru yang mengajar untuk
membawa barang tersebut.
Untuk menjamin kelancaran pengaturan sarana dan
prasarana pendidikan maka sangat penting dipenuhi beberapa hal:
a. Sekolah mempunyai guru yang betul-betul konsern terhadap
keberadaan barang yang ada di sekolahnya demi kemajuan
pendidikan.
b. Pihak sekolah benar-benar taat azas dan disiplin dalam
melaksanakan ketentuan manajemen sarana dan prasarana,
hal ini diharapkan dapat menekan sekecil mungkin kesalahan.
c. Kepala sekolah hendaknya selalu mengecek keberadaan
barang inventaris dan memberikan tanggung jawab penuh
pengawasan keberadaan barang yang berada dalam ruangan
tersebut pada guru yang bersangkutan.
d. Kepala sekolah hendaknya memberikan pembagian tugas
selain pengurus barang, hendaknya ada petugas khusus yang
bertanggung jawab atas ruangan-ruangan khusus.
e. Untuk mengatasi apabila tidak ada gudang, maka kepala
sekolah dapat menugaskan kepada penjaga sekolah untuk
membuatkan ruang sementara yang dapat digunakan untuk
menyimpan barang-barang.
2.7 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SARANA DAN
PRASARANA PENDIDIKAN
1. Pengertian pengawasan
Pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin
mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan
oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau
kebijaksanaan yang telah ditentukan. Pengawasan bukan hanya
mencari kesalahan saja, tetapi juga mencari hal-hal yang sudah
baik untuk dikembangkan lebih lanjut.
2. Tujuan pengawasan
Agar hasil pekerjaan diperoleh secara berdaya guna yaitu
hasil yang sesuai dan tepat dengan pengeluaran yang seminimal
mungkin dan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
3. Jenis pengawasan
a. Pengawasan dari dalam
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan
yang dibentuk di dalam organisasi tersebut.
b. Pengawasan dari luar
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan
dari luar organisasi tersebut.
c. Pengawasan preventif
Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu
dilakukan.
d. Pengawasan represif
Yaitu pngawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan.
4. Metode pengawasan
Metode pengawasan adalah suatu cara melakukan
pengawasan untuk menjaga agar pelaksanaannya dapat dilakukan
secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sehingga dapat mengakibatkan produktivitas kerja
tinggi. Metode-metode tersebut terdiri dari:
a. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan
secara langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan baik
dengan sistem inspektif, verifikatif, maupun dengan sistem
investigative sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan
perundangan yang berlaku.
b. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan yang secara
formal dilakukan oleh aparat pengawasan yang bertindak atas
nama pimpinan organisasinya.
c. Pengawasan informal, yaitu pengawasan yang tidak melalui
saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan.
d. Pengawasan administratif, yaitu pengawasan yang meliputi
bidang keuangan, kepegawaian, dan material.
e. Pengawasan teknis, yaitu pengawasan terhadap hal-hal yang
bersifat fisik.
5. Sasaran pengawasan
a. Unit satuan kerja
b. Bidang yang meliputi:
1) Bidang organisasi
2) Bidang kepegawaian
3) Bidang keuangan
4) Bidang proyek pembangunan
5) Bidang pendidikan dasar dan menengah
6) Bidang pendidikan tinggi
7) Bidang pendidikan luar sekolah
8) Bidang kebudayaan
6. Prinsip pengawasan
Prinsip pengawasan adalah landasan atau acuan dalam
melakukan kegiatan pengawasan agar pengawasan tersebut dapat
terarah sesuai dengan yang diharapkan. Pelaksanaan pengawasan
menggunakan prinsip-prinsip pengawasan diantaranya mencakup:
a. Pengawasan berpedoman pada kebijakan yang berlaku
Untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan-
kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus berpangkal
tolak dari keputusan pimpinan yang tercantum dalam tujuan,
sasaran, pedoman, dan yang telah ditetapkan.
b. Pengawasan bukan tujuan utama
Pengawasan hendaknya tidak dijadikan tujuan utama, tetapi
sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pencapaian tujuan organisasi.
c. Prinsip organisasi
Fungsi pengawasan adalah untuk memudahkan jalannya
organisasi oleh karena itu pengawasan ada pada setiap
pimpinan atau satuan kerja dan atasan manurut fungsi masing-
masing.
d. Prinsip penyesuaian kebutuhan
Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan
kebutuhan organisasi.
e. Prinsip penemuan fakta
Pengawasan hendaknya didasarkan pada penemuan fakta
tentang pelaksanaan tugas/pekerjaan dan berbagai faktor yang
memperngaruhinya.
f. Prinsip pencegahan
Kegiatan pengawasan hendaknya mampu melihat jauh ke
depan sehingga secara dini dapat menghindarkan kemungkinan
terjadinya penyimpangan atau penyelewengan dan terjadinya
kesalahan-kesalahan berkembang dan terulang.
g. Prinsip pengendalian
Kegiatan pengawasan harus mampu memberikan bimbingan
teknik operasional, teknik administrasi dan bantuan pemecahan
masalah untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
h. Prinsip perbaikan dan pengembangan
Kegiatan pengawasan berusaha mencari dan menemukan apa
yang salah dan sifat kesalahan dan menemukan penyebab
kesalahan, serta cara bagaimana memperbaiki untuk
tercapainya hasil yang lebih baik dan dikembangkan sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkan.
i. Prinsip komunikasi
Kegiatan pengawasan berfungsi sebagai sarana hubungan
antara pusat dan daerah, antara pimpinan dengan bawahan
sehingga tercapai pendekatan secara pribadi untuk memupuk
hubungan kerja yang lebih baik.
j. Prinsip pemahaman
Kegiatan pengawasan hendaknya dipahami oleh semua pihak
baik oleh pemerintah, lembaga pendidikan maupun masyarakat.
k. Prinsip obyektivitas
Kegiatan pengawasan harus berdasarkan kepribadian yang
dilandasi unsur jujur, nurani, bijaksana, dan tanggung jawab
sehingga menimbulkan kepercayaan dan rasa hormat.
l. Prinsip koordinasi
Kegiatan pengawasan harus dapat melaksanakan pengaturan
kerjasama yang baik sehingga dapat mewujudkan kegiatan
yang terpadu dan selaras.
m. Prinsip protektif
Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkan
timbulnya kerugian pada pihak yang ternyata tidak bersalah.
n. Prinsip efektif dan efisien
Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkan secara
tepat sasaran dan sesuai dengan tujuan pengawasan bukan
justru menghambat efisiensi pelaksanaan tetapi untuk hemat
tenaga, waktu dan biaya sehingga hasil pengawasan dapat
tepat guna dan berhasil guna.
7. Prosedur pengawasan
a. Observasi
Digunakan untuk mengadakan penilaian atau evaluasi baik
terhadap pimpinan atau bawahannya. Digunakan untuk audit
dan review terhadap apa yang telah dilakukan.
b. Pemberian contoh
Apa yang dikerjakan oleh pimpinan seharusnya juga dikerjakan
pula oleh bawahannya dan sebaliknya pimpinan akan segan
menindak terhadap bawahannya kalau ia sendiri tidak dapat
mengerjakannya.
c. Pencatatan pelaporan
Suatu alat pembuktian, dapat berupa catatan atau laporan.
d. Pembatasan wewenang
Untuk menjaga agar seseorang tidak melakukan hal yang
melebihi wewenangnya serta untuk menghindari penyimpangan.
e. Menentukan peraturan perintah prosedur
1) Peraturan pada umumnya melarang bentuk tingkah laku
yang khusus atau jika diizinkan akan dapat mengganggu
usaha-usaha serta membahayakan organisasi.
2) Prosedur mengatur kegiatan yang harus dilakukan yang
merupakan suatu rangkaian kegiatan melalui anggota-
anggota suatu organisasi untuk melayani dan menerima
dalam suatu situasi tertentu.
f. Sensor
Tindakan pengamanan agar kesalahan-kesalahan yang akan
timbul segera dapat dicegah atau diperbaiki dan tindakan
pembetulan sebelum terlambat.
g. Anggaran
Alat dari pimpinan agar dilaksanakan. Suatu petunjuk untuk
mengembangkan dan memajukan organisasi, penilai suksesnya
suatu rencana.
8. Syarat umum pengawasan
a. Menentukan standar pengawasan yang baik dan tepat
dilaksanakan.
b. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan
penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.
c. Melaksanakan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk
mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang
akan datang.
9. Peranan pimpinan dalam proses pengawasan
Peranan pimpinan dalam proses pengawasan merupakan
bagian yang fundamental. Hal tersebut bukan berarti mendominasi
bawahannya, tetapi dalam arti memberikan bimbingan dan
pengawasan terhadap usaha-usaha dari bawahannya untuk
mencapai hasil yang telah ditetapkan dalam rencana maupun
pelaksanaan pengawasan dilakukan oleh setiap unit organisasi,
baik di pusat maupun daerah agar terciptanya kesatuan bahasa
dan tindakan, guna menghindarkan adanya tumpang tindih dan
jarak pemisah, inspektur jenderal mengkoordinasikan kegiatan
pengawasan intern baik administratif maupun teknis operasional di
semua unit Depdiknas.
Contoh Format Buku Pengawasan Perlengkapan/Barang
No.Nama
PemeriksaInstansi
Tanggal
PengawasanSaran
Tanda
Tangan
10.Standar pengawasan
a. Standar fisik
1) Berhubungan dengan ukuran yang bukan bersifat moneter.
2) Terdapat pada tingkat operasional.
3) Dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif.
b. Standar biaya
1) Berhubungan dengan ukuran uang.
2) Dipergunakan pada tingkat operasional yang berkaitan erat
dengan nilai uang terhadap biaya daripada kegiatan.
c. Standar modal
1) Timbul dari penerapan ukuran uang terhadap fisiknya.
2) Berhubungan dengan investasi modal.
3) Dapat menunjukkan kemunduran atau kemajuan
perusahaan.
d. Standar pendapatan
1) Timbul karena hubungan nilai antara nilai uang dengan
penjualan.
2) Digunakan untuk menentukan besarnya pendapatan
diperoleh.
e. Standar program
Suatu standar yang secara formal mengikuti perkembangan
hasil produksi atau suatu program untuk memperbaiki mutu
suatu barang.
f. Standar yang tidak dapat diraba
Digunakan pada pendekatan yang bersifat hubungan pribadi
antarmanusia.
g. Standar sasaran
Digunakan pada pendekatan tercapainya suatu sasaran, dapat
bersifat kuantitatif.
11.Organisai pengawasan
a. Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan
1) Mempersiapkan perumusan kebijaksanaan pengawasan
keuangan dan pengawasan pembangunan.
2) Menyelenggarakan pengawasan pembangunan.
b. Inspektorat Jenderal
Pengawasan terhadap setiap unsur atau instansi di lingkungan
departemen yang dipandang perlu meliputi bidang administrasi
umum, administrasi keuangan, hasil-hasil fisik dari pelaksanaan
proyek-proyek pembangunan, dan lain-lain.
c. Inspektorat Wilayah Provinsi
Adalah perangkat pengawasan umum yang langsung berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada gubernur kepala daerah
tingkat I dalam kedudukannya selaku kepala wilayah provinsi.
d. Pengawasan oleh Kekuasaan Kehakiman
Pengawasan tersebut akan selalu berbentuk pengawasan yang
bersifat represif, maksudnya pengawasan tersebut dilakukan
setelah ada perbuatan konkrit dari aparat pemerintah yang
dianggap merugikan pihak lawan berbuat.
e. Tindak Lanjut
Hasil temuan pengawasan harus diikuti dengan tindak lanjut
sebagai bahan pertimbangan dalam langkah-langkah yang
dipandang perlu, baik untuk penyempurnaan dan penerbitan.
12.Pengendalian sarana dan prasarana pendidkan
a. Hakikat pengendalian
Pengendalian adalah mengatur, melaksanakan,
mengembangkan, membimbing untuk mencapai tujuan.
Pengendalian sarana dan prasarana pendidikan adalah proses
mengatur, melaksanakan, mengembangkan sarana dan
prasarana pendidikan sehingga tercapai tujuan pendidikan.
b. Unsur-unsur pengendalian sarana dan prasarana pendidikan
1) Perencanaan pengadaan barang
Yaitu kegiatan administrasi yang dilaksanakan demi
menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan. Perencanaan pengadaan barang ini berdasarkan
analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas bagi
kegiatan-kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan
dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.
2) Prakualifikasi rekanan
Prakualifikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
mengetahui kemampuan dasar perusahaan baik yang
berbentuk badan hukum maupun tidak yang kegiatan
pokoknya melakukan pekerjaan borongan, konsultasi, dan
pengadaan barang atau jasa.
Rekanan adalah Badan usaha yang telah lulus prakualifikasi
untuk melakukan pekerjaan jasa pemborong konsultasi dan
pengadaan barang /jasa.
Prakualifikasi rekanan adalah tindak lanjut dari pelaksanaan
DIP/DIK dilakukan dengan sistem tender/lelang yang diikuti
oleh para rekanan untuk menghindari spekulasi,
memanipulasi, dan penyalahgunaan. Sedangkan untuk
memperoleh rekanan yang bonafid dilakukan prakualifikasi.
Adapaun tujuannya adalah untuk memperoleh rekanan yang
bonafide dan agar suatu perusahaan yang kegiatannya
melakukan kegiatan baik borongan, konsultan atau
pengadaan barang atau jasa melalui sistem tender atau
lelang tidak terjadi Perngadaan Biro Perlengkapan.
3) Pengadaan barang
Seperti telah diuraikan pada bab sebelumnya tentang
pengadaan barang, pengadaan barang dapat diadakan
sesuai ketentuan yang berlaku untuk jumlah besar melalui
tender untuk jumlah kecil dapat dibeli melalui dana taktis.
4) Penyimpanan
Setelah pengadaan barang, kegiatan selanjutnya adalah
menampung barang demi kemanan. Kegiatan penyimpanan
meliputi:
a. Penerimaan barang
b. Penyimpanan barang
c. Pengeluaran barang
5) Inventarisasi
Inventarisasi dilakukan untuk penyempurnaan pengurusan
dan pengawasan yang efektif. Pelaksanaan inventarisasi
adalah:
a. Pencatatan di dalam buku induk inventaris dan di buku
golongan inventaris.
b. Memberikan koding.
c. Membuat laporan triwulan tentang mutasi barang.
d. Membuat daftar isisan inventaris.
e. Membuat daftar rekapitulasi tahunan.
6) Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan pemindahan barang dan
tanggung jawab dari instansi satu ke instansi lain. Dalam
penyerahan barang, jangan sampai lupa mengisi surat
pengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang.
Contoh Daftar penyaluran barang/Alat-alat Pakai
NO
.
Tangga
l
Nama
Baran
g
Banyakny
a
Dipergunaka
n Untuk
Pember
i
Penerim
a
7) Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untuk
mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan
siap pakai. Maka barang-barang tersebut perlu dirawat
secara baik dan terus menerus untuk menghindarkan
adanya unsur-unsur pengganggu/perusaknya. Dengan
demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang
tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula disebut
pemeliharaan atau perawatan.
8) Rehabilitasi
Baik barang bergerak maupun tidak bergerak yang
dipergunakan memang tidak ada yang abadi atau luput dari
kerusakan, meskipun telah kita lakukan pemeliharaan
secara baik. Kerusakan tersebut terjadi sebagai akibat
kerusakan suku cadangnya karena gesekan, benturan, dan
sebagainya.
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang
dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku
cadangnya agar barang-barang tersebut dapat digunakan
lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.
9) Penghapusan
Bila biaya rehabilitasi lebih besar sedang daya pakai terlalu
singkat, maka barang tersebut lebih baik dikeluarkan dari
daftar inventaris (dihapus) dan harus berdasarkan UU yang
berlaku. Unsur-unsur dalam pengendalian sarana dan
prasarana pendidikan tersebut tidak berjalan secara sendiri-
sendiri. Dalam kegiatannya tidak dapat lepas dari monitoring
pimpinan organisasi dan kemacetan dari seluruh kegiatan
pengelolaan maka penjagaan dan pengecekan terhadap
sarana dan prasarana harus senantiasa dilakukan agar tetap
terawat.
13.Tanggung jawab kepala sekolah dan guru dalam pengawasan
Kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasan
dan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan, adapun salah
satu tujuannya adalah untuk menghindari adanya penyelewengan.
Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasan
dan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasarana termasuk
ruangan sekolah dan terus menerus ruang lainnya dan halaman
serta perlengkapannya harus dilaksanakan terus menerus dan
teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu diadakan
pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenai
masalah-masalah dan kekurangan-kekurangan yang harus diatasi.
Pengawasan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga hal-hal
yang sekecil-kecilnya pun tidak lepas dari tanggung jawabnya.
Salah satu tujuan yang akan dicapai dalam pengawasan adalah
menciptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakan
bersih kepada murid-murid.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan merupakan
seluruh pross kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara
sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara
kontinyu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap
pakai dalam proses belajar mengajar sehingga proses ini semakin
efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan
yang telah ditetapkan.
Perencanaan sarana dan prasarana dilakukan dengan
berbagai prosedur. Rincian fungsi perencanaan
mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi.
Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data dasar,
diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan
kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya
guna. Kemudian kebutuhan tersebut dikaji lebih lanjut untuk
disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana yang tersedia.
Pengaadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan
dengan cara menyediaakn semua keperluan barang atau jasa
berdasarkan hasil dari perencanaan untuk menunjang kegiatan
agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai tujuan yang
diinginkan. Berdasarkan jenisnya, pengadaan sarana dan
prasarana pada dasarnya meliputi empat macam, yaitu pengadaan
bangunan, pengadaan tanah, pengadaan perabot, dan
pengadaaan alat kantor. Adapun cara pengadaan dapat dilakukan
dengan membeli membuat sendiri, menerima
bantuan/hibah/hadiah, daur ulang.
Inventaris adalah kegiatan melaksanakan pengurusan
penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang,
menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam
suatu daftar inventaris barang secara teratur dan menurut
ketentuan yang berlaku. Inventaris dilakukan dalam rangka usaha
penyempurnaan pengurusan dan pengawaasan yang efektif
terhadap barang-barang milik negara atau swasta. Inventaris
bertujuan untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi
barang milik negara yang dimiliki oleh suatu organisasi.
Pemeliharaan sarana dan prasarana adlah usaha atau
kegiatan yang dilakukan untuk mempertahankan dan meningkatkan
daya guna dan hasil guna suatu barang sehingga barang tersebut
selalu dalam keadaaan siap pakai. Pemeliharaan sangat erat
kaitannya dengan pemakaian, apabila dalam pemakaian dipelihara
dengan baik, maka kondisis barang tersebut akan bertahan lama
sampai batas umurnya.
Untuk mencapai tujuan kegiatan belajar mengajar di
sekolah, penataan sarana dan prasarana pendidikan memegang
peranan penting. Sarana belajar yang kondusif, lingkungan sehat
dan asri, dan didukung penataan yang indah sangat membantu
dalam meningkatkan kegiatan pembelajaran. Sebelum diadakan
penataan dan pengaturan kebutuhan, diperlukan perencanaan,
pengadaan, dan penyimpanan serta penempatan barang, ada
beberapa hal yang harus diperhatikan pada penempatan
diantranya adalah mudah dijangkau (ada kendaraan umum), jauh
dari keramaian, jauh dari tempat berbahaya, lingkungan yang aman
dan kondusif. Penataan sarana dan prasarana pendidikan meliputi
penataan barang bergerak, barang tidak bergerak, barang bergerak
habis pakai, dan barang bergerak tidak habis pakai.
Pengawasan harus dilakukan secara objektif, artinya
pengawasasan itu harus didasarkan atas bukti-bukti yang ada.
Apabila dari hasil pengawasan ternyata terdapat kekurangan, maka
kepala sekolah wajib melakukan tindakan perbaikan dan
penyelenggarannya. Untuk pendokumentasian hasil pengawasan,
perlu adanya buku pengawasan untuk diisi oleh pemeriksa.
Pengawasan umum terhadap ketertiban penyelenggaraan
pengelolaan barang yang dikuasai sekolah dilaksanakan oleh
aparat lainnya yang dilakukan sesuai dengan peraturan yang
berlaku.