Lembaga Ilmu Pengetahuan IndonesiaIndonesian Institute of Sciences
http://lipi.go.id
MANAJEMEN JURNALSutrisno Heru Sukoco
A. Memulai Pengaturan Jurnal melalui ManagementPages1. Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the
Details)2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies)3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding
Submission)4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal)5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage
(Customizing the Look)B. Penelusuran File (File Browser)
MATERI MANAJEMEN JURNAL I
C. Bagian Jurnal (Journal Sections)D. Membuat Formulir Review (Review Form)E. Membuat Susunan Dewan RedaksiF. Fasilitas pemberitahuan melalui email
secara otomatisG. Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports)H. Pengelolaan Pengguna (User)I. Membuat PengumumanJ. Fasilitas Pegaya/ Plugins
MATERI MANAJEMEN JURNAL II
SetupJurnalSetupJurnal
FormReviewForm
Review
Jurnal BagianJurnal Bagian
DewanRedaksiDewanRedaksi
SistemPluginSistemPlugin
AlatMembaca
AlatMembaca
Email yangdisiapkan
Email yangdisiapkan
PembayaranPembayaranImpor/Ekspor
DataImpor/Ekspor
Data
BerkasPenelusuran
BerkasPenelusuran
BahasaBahasa
Statistik &Laporan
Statistik &Laporan
Urutan Halaman Manajemen Jurnal
6
Announcements• Untuk membuat halaman pengumuman yang
terkait dengan jurnal. Misalnya pengumumanuntuk call papers, dsb.
Files Browser• The Files Browser adalah fitur canggih yang
memungkinkan file dan direktori yang berhubungandengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secaralangsung.
Pilih dan unggah file
Membuat direktoribaru
Journal Sections
• Membuat bagian jurnal / Jurnal sections• Setting kebijakan setiap section, misal section short
communication bisa langsung diterima sectioneditor,dll
• Dapat juga digunakan untuk menambah frontmatter & back matter
Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya frontpages (cover, daftar isi, kata pengantar,dll).
Atau berupa tipe konten jurnal, misalnya shortcommunication, book review
Diisi dengan abbreviation judul bagian jurnal,cara mendapatkan abbreviation sudah
dijelaskan pada bagian sebelumnya
Diisi dengan penjelasan kebijakan yangditetapkan dalam bagian jurnal tersebut,
misalnya kebijakan review, dan lainnya
Memilih menggunakanreview form atau tidak
Pilihan pembatasan penyerahan/ submission,apakah submission hanya bisa dilakukan oleh
Editor dan Editor bagian atau tidak. Iniberfungsi ketika kita ingin membuat bagianjurnal seperti front pages yang isinya seperti
cover, sehingga hanya bisa di submit olehEditor dan Editor Bagian
Kebijakan indeksasi, apakah tidakmensyaratkan abstrak, dsb
Pilihan setup untuk daftar isi, misalnya mengabaikan judulketika dalam daftar isi edisi ; mengabaikan nama penulis; dan
mengabaikan bagian jurnal tersebut dalam halaman aboutjournal
Review Forms• Review form dibuat sebagai bahan penilaian
reviewer untuk tulisan/artikel.• Berbagai bentuk pertanyaan bisa dibuat di
dalam review form.• Textbox (single text, single line, extended)• Checkboxes• Radiobutton• Dropdwon box
• Buat review form terlebih dahulu,setelah itu buat item pertanyaannya.
Languages• Setup Bahasa• Memilih bahasa yang telah di install
oleh administrator (di menu siteadministrator)
• Jika menggunakan versi OJS 2.4.6 keatassebaiknya tidak menggunakan bahasaIndonesia, karena Bahasa Indonesiahanya stabil sampai versi 2.4.5
Masthead/ Editorial Team•Membuat Daftar Editorial Teamyang akan tampil pada halamanpublik
•Dapat secara otomatis memilihEditorial Team yang sudah sesuaiaccount OJS
•Membuat Posisi Editorial Teamsesuai kebutuhan
Prepared Emails
• Template email yang akan digunakanuntuk korespondensi proses penerbitan
• Jurnal manajer dapat membuat danupdate template
Reading Tools
• Setting fitur untukpembaca
• Komentar oleh pembaca• Sharing medsos dengan
AddThis.com• Related Item Sets
Setup-cont1. Detils :• General information• Principal contacts: email pribadi editor• Technical support contact : email pribadi staf IT/
administrator• Email identification : email• Publisher• Sponsoring organization• Sources of support• Search engine indexing (menggunakan meta-tags.org)• Journal history (untuk mencantumkan perubahan nama,
sejarah online sejak kapan dan sejarah awal penerbitan)
Setup-cont• Elektronik ISSN:
• Daftar di PDII• Nomor ISSN untuk terbitan jurnal/majalah cetak dan
online itu berbeda, meskipun jenis, judul, dan isiterbitannya sama. Karena berbeda bentuk terbitannya(cetak dan digital) maka ISSN-nya juga berbeda. NomorISSN itu bersifat unik dan hanya berlaku untuk satuterbitan yang sejenis dan sama bentuk terbitannya
Setup-cont2. PoliciesFocus and scope of the journalPeer reviewPrivacy statementEditor decisionAdd item to appear in “About the Journal” Journal archivingPotential reviewer database
Policies
Klik pada check box, untuk mengaktifkan sistemarsip yang permanen dan aman. Untuk
mengetahui informasi lengkap silahkan aksesalamat http://www.lockss.org/
Policies
Digunakan untukmenambahkan link ke database
reviewer eksternal danmenyediakan sumber referensicepat untuk bagian Editor atauuntuk mencari reviewer yang
potensial dalam jurnal
Judul Link
Alamat link (URL)Menambah link baru
Setup-cont3.Submissions• Author guidelines: petunjuk harus
lengkap, detail dan disertai file templateyang masih dapat diupdate (.doc, .docx,.odt, dan sebagainya)
• Permissions
Submissions
Diisi dengan petunjukpenulisan dalam jurnal
seperti format, gayaselingkung, gaya sitasi,
penulisan data set,penyajian grafik,
penyebutan alat, dsb.Selain itu disediakan
link download file wordtemplate artikel
Submissions
Pemegang Hak Cipta, jikapemegang hak cipta adalah
instansi, dapat menggunakanradio button Other
HAK Cipta tahunan artikelberbasis pada
Kesepakatan sebelumsubmission yang
mengharuskan penulis untukmenyetujui catatan hak cipta
Menampilkan pernyataan hak ciptadengan konten (dianjurkan untuk
memberitahu penulis tentangpemegang hak cipta).
Lisensi Common creative, untukmendapatkan jenis lisensi nya silahkan akses:
http://creativecommons.org/choose/
Menampilkan lisensi pada artikelyang di publish
Tombol untuk melakukan resetsettingan/ ijin informasi yang telah
melekat pada artikel, hal ini dilakukanjika dilakukan perubahan
Submissions
Mengisi pilihan lisensiyang ditetapkan jurnal
masing-masing kemudianakan secara otomatis
akan muncul logo yangsesuai
Submissions Diisi dengan disiplin ilmu
Diisi dengan judul dan almatsitus subjek klasifikasi
Diisi dengan kata kunci
Diisi dengan cakupan(coverage)
Diisi dengan terms sejarah yangrelevan
Diisi salah satu karakteristiksampel penelitian
Diisi dengan jenis penelitianterkait, metode dan
pendekatan penelitian yangdigunakan
Setup-cont4. Management Access and security settings Publication scheduling Identification of journal content Announcements Copyeditors Layout editors Proofreaders
ManajemenMengaktifkan layanan untuk
akses terbuka pnuh
Menambah informasi lisensi mengenaikebijakan akses terbuka creative commons
yang sudah didapatkan dari langkahsebelumnya
Mengaktifkan hak akses dengan carapendaftaran dan berlangganan (subscription)
terlebih dahulu
Selalu menampilkan link file full teks pada itemyang memiliki akses terbatas
Pilihan agar OJS tidak dapat mempublish untukpublic konten secara online
Manajemen
Pembatasan akses situs dan artikel,pengguna public dapat di batasi aksesnya/ harus terdaftar dan login terlebih dahuluketika mengakses situs jurnal dan artikel
Mengaktifkan registrasi dapat dilakukansendiri oleh pengguna publik
Mengaktifkan registrasi hanya dapatdilakukan oleh manajer jurnal
Manajemen
Diisi dengan informasi jadwalpublikasi dan beberapa
tambahan format publikasi(berdasar: volume, number, year,
title, pertama terbit danfrekuensi terbit)
Manajemen
Mencentang semuapilihan agar semua
metadata edisi dapatdiinput
Diisi dengan edisi poin pertamakali awal terbit berdasarkan
pada: volume, nomor, tahun,edisi per volume, volume per
tahun
Manajemen
Pilih identifikasiberdasarkan issues,
published, galleys, dansupplement artikel
Pilih identifikasiberdasarkan halaman
dalam daftar isi
Manajemen
Memungkinkan jurnal manajerdapat membuat pengumuman,
misalnya : membuat pengumumanmengenai call for paper, konferensi,
dll
Memungkinkan untuk mengaturtampilan jumlah pengumuman
dalam satu halaman yangdiumumkan
Diisi dengan informasi tambahanyang akan muncul pada halaman
pengumuman untuk pembaca
Manajemen
Diisi dengan petunjuk/insruksi untuk layout
editor dalammelakukan layoutediting (tata letak)
Setup-cont5. The Look• Journal homepage header : banner untuk halaman home• Journal homepage content• Journal page header: banner untuk halaman selain home• Navigation bar : menambah menu, disarankan menambah
halaman statis juga, sehingga ketika klik menu baru akanditujukan ke halaman statis yang dibuat
• Journal layout: sidebar sebaiknya diseimbangkan antara kiridan kanan
• Information• Lists : fitur untuk mengatur banyaknya konten/item yang
akan muncul pada setiap halaman jurnal, misalnya itemartikel, item user, dsb
The Look
Diisi dengan teks namajurnal
Pilih dan unggahimagenama jurnal
Pilih dan unggah imagelogo jurnal
Pilih dan unggah imagethumbnail jurnal
The LookPilih dan unggahfile image untuk
halaman berandajurnal pada
bagian tengah
Menambahkandaftar isi pada
edisi terkini
Infromasitambahan yang
akan muncul padahalaman beranda
pada bagianbawah image
homepage
The LookDiisi dengan nama/judul
untuk page header
Pilih dan unggahimagenama jurnal untukpage header (halaman
selain beranda)
Pilih dan unggah imagelogojurnal untuk page header
Pilih dan unggah imagelogotab browser jurnal untuk
page header
Diisi dengan teks sebagaipengganti gambar dan logo
pada page header
The Look
Diisi dengan teks yangakan muncul pada
bagian bawah / footersetiap halaman jurnal.
Misalnya: teksinformasi akreditasi,alamat secretariat
jurnal, ISSN, EISSN, dll
The Look
Memilih tema tampilan, hal ini tidakperlu dilakukan, jika sudah
melakukan modifikasi file CSS secaralangsung
Pilih dan Unggah filetampilan (*.css)
Mengatur posisi, khususuntuk tampilan Ejournal
LIPI ini, ruang sebelah kiri(left sidebar) tidak bisa
digunakan, jadi yang bisadigunakan hanya memilih
block untuk di hidden(unselected)
The Look
Gambaran singkat mengenaijurnal yang diujukan untukpembaca
Gambaran singkat mengenaijurnal, link pedoman yangdiujukan untuk penulis
Gambaran singkat mengenaijurnal yang diujukan untukpustakwan untuk mengkaji
• Penulis Mengindeks Naskah Mereka• Mendaftarkan Jurnal untuk Pengindeksan
(Metadata Harvesting)• Fitur ini digunakan ketika konten jurnal
kita ingin terindeks oleh lembagapengindeks luar, misalnya IPI
82
Stats & Reports• OJS menghitung statistik untuk setiap jurnal. “days
to review” dihitung sejak tanggal penyerahan (ataupenunjukkan review) ke Editor decision, sedangkan“days to publish” adalah ukuran dari artikel asliditerima sampai dengan publikasi.
• OJS menghasilkan laporan yang merekam rincianyang terkait dengan proses pengajuan ke jurnal dariperspektif pengiriman, editor, reviewer dan bagianselama periode waktu tertentu. Laporan dalambentuk format CSV.
Block Plugins• Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah
agar semua sub menu dalam about link nya muncul langsungdibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menuabout, caranya:
• klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins• klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik
setting)• pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada
teks box :" journal profile"klik save• kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu
system plugins di bagian atas navigasi)klik menu block plugin, carikata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik edit padamenu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose
• klik menu about• Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu
aboutnya sudah lengkap)• Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor• klik save
Generic Plugins• TinyMCE Plugin: pastikan sudah enable, karena untuk tampilan
fitur teks box setiap form• PDF.JS PDF Viewer Plugin : pastikan sudah enable untuk
tampilan fitur PDF artikel• Rounded Corners: untuk merubah tampilan block kotak
menjadi lekuk• XHTML galleys Plugin: merubah galley XML menjadi XHML• Stop Forum Spam Plugin: untuk keamanan registrasi terhindar
dari spam• Piwik: fitur statistik, harus instalasi dan sign up terlebih dahulu• Static Pages Plugin : untuk menambah halaman statis baru,
misalnya ingin menambahkan halaman tutorial yang dilengkapigambar, eks dan video
• Usage Statistics: konfigurasi log files, Compress archives, dsb
Import & Export Plugins
• Articles & Issues XML dan user Plugin untukmigrasi antar OJS
• Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasieksternal, maka dapat menggunakanfasilitas ekspor tertentu, misalnya jika sudahterdaftar pada DOI Crossref, maka dapatmenggunakan CrossRef Export/RegistrationPlugin; begitu pula DOAJ dapatmenggunakan DOAJ Export Plugin
• Mempublish back issue dengan fasilitasQuickSubmit Plugin
Setup-cont
• Identitas Journal : DOI DOI : Digital Object Identifiers Dideteksi oleh pustakawan, citation index,
penerbit. Hanya untuk data elektronik tiap artikel dan tiap
jurnal. Alamat DOI tetap (tidak pindah tempat)
• Perubahan nama jurnal, server• Dimasukkan oleh Journal Manager pada OJS.• BAYAR TAHUNAN KE CROSSREF http://crossref.org Wajib memiliki URL
Setup-cont
Manfaat DOI :– Untuk Penerbit :
• Link persistence,• Content visibility and accessibility,• Centralized linking agreement,• OpenURL integration,• Added value• Internal as well as external linking• Cost-effectiveness
– Untuk Peneliti:• Easy to Use, visibility and accessibility,• Cost-effectiveness
• Impor/ekspor data• Isi form, upload• Simpan• Masuk sebagai editor, terbitkan (Publish Issue)• Perbedaan naskah yang diinput dengan
quicksubmit dan melalui proses, terlihat padadaftar isi di halaman editor naskah denganquicksubmit tidak ada centang merah proof
93
CAPTCHACompletely Automated Public Turing test to tell Computers andHumans Apart
98
• capctha, dapat mencegah program otomatis, atau “bots,” dari mengisi formulironline. Hal ini mencegah spam dari yang dikirim melalui bentuk website danmemastikan bahwa hanya diedit oleh manusia.
• Setting di
manajemen situs
• Settingan ini terletak di bagian Setup Jurnal , makaotomatis smua history email akan terekam dalam setiapnaskah
• History email tsb dapat diakses ketika anda berperansebagai Editor atau Editor Bagian
99
Administrator
ManajerJurnal
Editor
EditorBagian
Reviewer
CopyEditor
LayoutEditor
ProofReader
Penulis
Administrator• Bertanggung jawab terhadap situs.• Mengatur tampilan dan kofigurasi situs,
membuat jurnal.• Memiliki hak akses tertinggi dari peran
yang lain, dan dapat melakukan semuafungsi yang dapat dikerjakan olehManajer Jurnal dan Manajer Langganan.
Manajer jurnal• Bertanggung jawab terhadap situs jurnal.• Mengatur konfigurasi dan tampilan situs jurnal.• Mendaftarkan pengguna.• Membentuk dewan redaksi.• Membuat bagian jurnal.• Membuat form review.• Membuat laporan.
Manajer langganan•Bertanggung jawab terhadapkeuangan jurnal.
•Mengatur konfigurasi berlanggananjurnal, donasi, pembelian artikeldan sistem pembayarannya.
Editor• Bertanggung jawab terhadap proses peer review
naskah.• Bertugas menyeleksi naskah yang masuk.• Menentukan editor bagian yang tepat untuk
menangani naskah yang masuk.• Membuat isu.• Menentukan apakah suatu naskah layak diterbitkan.• Menentukkan jadwal penerbitan naskah.• Dalam proses penerbitan, editor merupakan peran
tertinggi yang dapat melakukan semua fungsi yangdapat dikerjakan oleh Editor Bagian, Copy Editor, EditorLayout, dan Proofreader.
Editor bagian• Bertanggung jawab terhadap kesesuaian bidang
ilmu naskah.• Bertugas menentukan reviewer yang tepat untuk
mereview naskah yang masuk.• Merupakan peran tertinggi kedua dibawah Editor
karena sebelum naskah diberikan ke Editor untukfinalisasi, seluruh proses peer review harus melaluiEditor Bagian terlebih dahulu.
Reviewer• Bertanggung jawab terhadap review naskah.• Bertugas memberikan rekomendasi mengenai
naskah sebagai acuan Editor dalam menentukankeputusan. Naskah yang sudah direview dikirimkankembali ke Editor Bagian untuk ditentukan apakahnaskah layak diteruskan ke proses peer reviewselanjutnya, atau memerlukan revisi, ataupunditolak.
Copy editor• Bertanggung jawab terhadap tata bahasa.• Bertugas mengoreksi besar kecil huruf, kesalahan
pengetikan, tanda baca dan logika bahasa.• Hasil koreksi copyedit dikirimkan ke Penulis untuk
dikoreksi lebih lanjut oleh Penulis apakah denganadanya koreksi tata bahasa, makna/kandungan darikalimat yang diutarakan Penulis ikut berubah atautidak. Setelah koreksi dari Penulis, naskah dikirimkembali ke Copy Editor untuk dikoreksi kembali.Kemudian naskah dilanjutkan ke proses layoutedit.
Layout editor• Bertanggung jawab terhadap layout dan galley
naskah.• Naskah dikoreksi kembali layout/tata letaknya
kemudian ditentukan galley/format naskah yangdapat dilihat secara teks penuh dan dapat diunduholeh pembaca.
Proof reader• Bertanggung jawab terhadap finalisasi naskah.• Proofreader harus mengkoreksi ulang secara
keseluruhan demi kesempurnaan naskah sebelumditerbitkan.
• Proofreader sebaiknya terdiri dari Editor, EditorBagian, Copy Editor dan Editor Layout atau palingtidak seorang diantaranya atau orang yangmengerti sedikit banyak tentang tugas peran-perantersebut.
Penulis•Bertanggung jawab mengirimkannaskah dan merevisi naskah sesuaidengan koreksi yang diberikan disetiap proses penerbitan.
Pembaca• Khalayak umum diluar pengelola situs
dan jurnal.• Pembaca dapat membaca abstrak
artikel, membaca teks penuh ataupundapat mengunduh atrikel sesuai denganhak akses yang diterapkan olehpengelola jurnal.
Peran pengguna :1. Administrator : tampilan, konfigurasi situs.2. Manajemen Jurnal: konfigurasi jurnal.3. Manajer Langganan :
Keuangan dan langganan jurnal.4. Editor : proses review.5. Editor Bagian : menentukan reviewer, kesesuaian
bidang ilmu naskah.
Peran pengguna :-cont6. Reviewer : review naskah, rekomendasi.7. Copy Editor : tata bahasa.8. Editor Layout : layout, galley naskah.9. Proofreader : finalisasi naskah.10. Penulis : submit naskah, revisi.11. Pembaca : membaca, mengunduh.
Users Enrolled in this Journal• Menampilkan semua user/pengguna dengan
berbagai macam peran yang telah terdaftar dijurnal ini.
Enroll a User from this Site in thisJournal• Fungsi menu ini yaitu untuk memasukkan
user/pengguna yang telah terdaftar di situs e-jurnalini ke dalam jurnal ini.
• Co/ terdapat jurna A & B di portal jurnal Z, user Aditerdaftar di jurnal A, dan ingin didaftarkan ke jurnalB. Maka Adi tidak perlu mendaftar ulang, user Adihanya perlu ditambahkan ke jurnal B melalui menuini.
Show users with no role• Fungsi menu ini yaitu untuk menampilkan
user/pengguna yang telah dibuat akunnya namunbelum memiliki role apapun.
Merge Users• Menu ini berfungsi untuk memilih pengguna (atau
beberapa pengguna) untuk disatukan ke dalamakun lainnya dari pengguna.
• Co/ketika seseorang memiliki 2 akun pengguna.Akun pertama yang dipilih akan dihapus dan segalasubmission(pengiriman), tugas, dll akan dikaitkanke akun yang kedua.
back to main menu
Tambahan• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue )<div class=”tocTitle”>
{if !$hasAccess || $hasAbstract}<a href=”{url page=”article” op=”view”path=$articlePath}”>{$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html}</a>—————–> kode baru
{else}{$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html}{/if}
</div>
Tambahan• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ){assign var=”doi” value=$article-
>getStoredPubId(‘doi’)}{if $doi}<div><div class=”tocDoi”><span>DOI : <ahref=”http://dx.doi.org/{$doi|escape}”>{$doi|escape}</a></span></div></div>{/if}
• masuk ke dalam direktori /templates/article/ dan bukafile article.tpl
{* Article Metrics *}
<H4>Article Metrics</H4>
{translate key="article.abstract"} view : {$article->getViews()} times<br>
{if $galleys}{foreach from=$galleys item=galley name=galleyList}
{$galley->getGalleyLabel()} - {$galley->getViews()}times
{/foreach}{/if}
{* Article Metrics *}