Step by Step

Zahir Accounting

Studi Kasus PT GADING KENCANA / PT GAYAKSI

1. MEMBUAT DATABASE

1. Pada monitor klik Start di kiri bawah Zahir System Standar Edisi Pendidikan atau

bisa langsung double klik pada ikon Zahir bila ada di monitor.

2. Setelah muncul konfigurasi awal Zahir, pilih menu Membuat Data Baru

3. Isilah data perusahaan sesuai dengan studi kasus yang digunakan:

4. Klik Lanjutkan untuk mengisi Periode Akuntansi:

Ca Bulan : Desember

Tahun : 2013

Tutup Buku : Desember

Hilangkan tanda checklist pada

kolom Buat Chart of Account

Simpan file pada direktori yang

diinginkan

Klik Lanjutkan - Proses

Mata Uang Fungsional

1. Pada saat proses pembuatan data baru selesai, Anda akan diminta untuk

menentukan Mata Uang yang berlaku di negara Anda atau mata uang yang akan

Anda jadikan sebagai mata uang baku untuk data keuangan ini

2. Pilih mata uang yang akan digunakan.

3. Klik Lanjutkan Proses

4. Membuat data baru selesai

2. MEMBUAT DATA MASTER

Setelah data perusahaan telah di input ke dalam Zahir Accounting Software, maka

langkah berikutnya adalah pembuatan data master. Karena pada saat pembuatan data

base perusahaan kita tidak menceklis Buat Chart of Account Standar maka Zahir tidak

menyediakan Chart of Account (Kode Akun).

Impor Akun

1. Klik menu file pilih import klik import data dari file lainnya Lanjutkan

2. Klik Daftar Akun pada Fasilitas impor Data - Lanjutkan

3. Pilih file yang akan diimpor. Pastikan bahwa file tersebut sudah bertipe Comma

Separated (csv).

4. Klik Yes pada tampilan Konfirmasi

Akun Penting:

Klik Setting Pilih Akun Penting Lanjutkan

Isilah akun-akun penting dengan rincian sebagai berikut:

1. Ongkos Kirim Pembelian : Freight Paid

2. Ongkos Kirim Penjualan : Freight Collected

3. Potongan Pembelian : Purchase Discount

4. Potongan Penjualan : Sales Discount

5. Denda Keterlambatan (beli) : Late Fees Charge

6. Denda keterlambatan (jual) : Late Fees Collected

7. Laba tahun Berjalan : Current Year Earnings

8. Laba Ditahan : Retained Earnings

9. Penyeimbang Neraca : Historical Balancing

Klik Selesai.

Data Mata uang

Klik Setting - Akun Penting - Isilah:

Piutang Usaha : Accounts Receivable

Utang Usaha : Accounts Payable

Pembayaran Bank : Bank BNI

Pembayaran Tunai : Bank BNI

Data Pelanggan

1. Klik Data-data Data Nama dan Alamat Baru

2. Pada tab Umum di kiri bawah, isilah:

ID : diisi dengan kode Pelanggan, contohnya C001

Perusahaan : Nama Pelanggan, contohnya PT LANTANA

Tipe : Customer

Silakan isi data lainnya sesuai kebutuhan.

3. Pada tab Alamat dan Catatan, silakan diisi data sesuai dengan kebutuhan perusahan.

Data Pemasok

1. Klik Data-data Data Nama dan Alamat Baru

2. Pada tab Umum di kiri bawah, isilah:

ID : diisi dengan kode Pelanggan, contohnya S001

Perusahaan : Nama Pelanggan, contohnya PT FOKUSMANIA

Tipe : Vendor

Silakan isi data lainnya sesuai kebutuhan.

3. Pada tab Alamat dan Catatan, silakan diisi data sesuai dengan kebutuhan perusahan.

Data Pajak

1. Klik Data-data Data Pajak Baru

2. Isi dengan data sebagai berikut:

Satuan Pengukuran

1. Klik Data-data Satuan Pengukuran Baru

2. Isilah dengan satuan Unit

Data Produk

1. Klik Data-data Data Produk Baru

2. Isi data berikut:

Kode Barang : CNE

Satuan dasar : pcs

Harga Jual Satuan : isi sesuai harga jualnya

Pajak : PPN (Beli dan Jual)

Kelompok Barang : klik tanda mouse Baru

Isilah data sbb:

Kelompok barang : BARANG DAGANG

Sifat Persediaan : checklist Disimpan, Dibeli, Dijual

Sistem Persediaan : Average Costing

Kode Akun :

HPP : COGS

Penjualan : Sales

Retur Penj : Sales Return

Persediaan : Inventory

3. Klik Rekam

4. Ulangi langkah yang sama untuk jenis item (barang dagang)

5. Untuk jenis jasa isi seperti berikut:

Kode Barang : SV-BR

Satuan dasar : pcs

Harga Jual Satuan : isi sesuai harga jualnya

Pajak : PPN (Jual)

Kelompok Barang : klik tanda mouse Baru

Isilah data sbb:

Kelompok barang : JASA

Sifat Persediaan : checklist Disimpan saja

Sistem Persediaan : Average Costing

Kode Akun :

Penjualan : Service Income

Retur Penj : Sales Return

6. Klik Rekam

7. Ulangi langkah yang sama untuk jenis servis berikutnya

Daftar Aset tetap

1. Klik Data-data Data Harta Tetap Baru

2. Isilah data berikut:

Nama : Equipment

No. : EQ 1

Kelompok : klik tanda mouse Baru

Kelompok : Equipment

Metode Penyusutan : Garis Lurus

Umur Ekonomis : 4 tahun

Keterangan : Equipment

Kode Akun:

Asset : Equipment

Akum. Depresiasi : Equiment Accum. Depr.

Depresiasi : Equipment Depr. Expense

Klik Rekam OK

3. Isilah tanggal beli dengan tanggal diperolehnya aset

4. Isi umur ekonomis sesuai dengan tabel aset

5. Untuk menghitung penyusutan, klik kotak Hitung pada kanan atas

6. Secara otomatis akan muncul nilai penyusutan dan tanggal terhitung

7. Klik Rekam

8. Ulangi langkah yang sama untuk aset tetap yang kedua, dengan data berikut:

Nama : Vehicle

No. : VH 1

Kelompok : klik tanda mouse Baru

Kelompok : Vehicle

Metode Penyusutan : Garis Lurus

Umur Ekonomis : 4 tahun

Keterangan : Vehicle

Kode Akun:

Asset : Vehicle

Akum. Depresiasi : Vehicle Accum. Depr.

Depresiasi : Vehicle Depr. Expense

Klik Rekam OK

9. MEMBUAT SALDO AWAL

Saldo Awal Akun:

1. Klik Setting Setup Program Transaksi Pada Umumnya Checklist Akun Penting

2. Klik Buku Besar Transaksi Jurnal Umum

3. Isi jurnal sesuai dengan tanggal neraca

4. Masukkan nilai nominal setiap akun berdasarkan posisinya masing-masing (Debit /

Kredit)

5. Pastikan saldo Balans bernilai 0.

6. Klik Rekam.

Saldo Awal Piutang Dagang

1. Klik Setting Saldo Awal Piutang Usaha Baru

2. Isilah sesuai dengan kebutuhan soal

3. Klik Term Pembayaran di kiri bawah untuk mengisi termin pembayaran yang

disyaratkan.

4. Klik Rekam

5. Silakan lakukan hal yang sama untuk pelanggan berikutnya.

Saldo Awal Utang Dagang

1. Klik Setting Saldo Awal Utang Usaha Baru

2. Isilah sesuai dengan kebutuhan soal

3. Klik Term Pembayaran di kiri bawah untuk mengisi termin pembayaran yang

disyaratkan.

4. Klik Rekam

5. Silakan lakukan hal yang sama untuk pelanggan berikutnya

Saldo Awal Persediaan

1. Klik Setting Saldo Awal Persediaan Baru

2. Isilah kode barang dengan mengklik tombol tetikus

3. Isi stok awal dengan kuantitas yang ada di studi kasus

4. Isi Harga Pokok Satuan dengan harga pokok produksi

5. Klik Rekam

6. Ulangi untuk barang yang kedua

7. Klik Yes

8. Klik OK

4. INPUT TRANSAKSI

Modul Penjualan

Modul Pembelian

Modul Kas/Bank

Modul Buku Besar

Modul Data Master

a. Transaksi Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang Dagang

1. Pilih Modul Penjualan Pembayaran Piutang Usaha Isi data sesuai bukti transaksi

2. Pastikan akun yang digunakan untuk menampung kas masuk sudah benar, yaitu

Bank BNI

3. Kolom dari diisi dengan Nama Pelanggan yang membayar piutang

4. Untuk pengisian tanggal harus dipastikan bahwa sudah sesuai dengan pengaturan di

komputer masing-masing. Bisa berbentuk tanggal/bulan/tahun atau

bulan/tanggal/tahun.

5. Pada kolom No. Invoice diisi dengan cara menekan Enter di keyboard dan memilih

nomor faktur yang akan dilunasi.

6. Kolom Discount disesuaikan dengan kebutuhan transaksi.

7. Klik kolom Sebesar untuk memunculkan nilai nominal yang diterima oleh perusahaan

8. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam

b. Transaksi Penerimaan Kas dari selain Pelunasan Piutang Dagang

1. Pada modul Kas/Bank pilih Kas Masuk isi data sesuai bukti transaksi

2. Pada kolom Dari isi dengan kartu Tunai

3. Untuk kode akun, diisi dengan akun yang terkait dengan transaksi.

4. Isi Nominal sesuai transaksi

5. Klik Rekam

c. Transaksi Pengeluaran Kas untuk Pembayaran Utang Dagang

1. Pada Modul Pembelian pilih Pembayaran Hutang Usaha Isi data sesuai bukti

traksaksi

2. Pastikan akun yang digunakan sudah benar, yaitu Bank BNI

3. Kolom Penerima diisi dengan Nama Pemasok yang membayar utang

4. Untuk pengisian tanggal harus dipastikan bahwa sudah sesuai dengan pengaturan di

komputer masing-masing. Bisa berbentuk tanggal/bulan/tahun atau

bulan/tanggal/tahun.

5. Pada kolom No. Invoice diisi dengan cara menekan Enter di keyboard dan memilih

nomor faktur yang akan dilunasi.

6. Kolom Discount disesuaikan dengan kebutuhan transaksi.

7. Klik kolom Sebesar untuk memunculkan nilai nominal yang diterima oleh perusahaan

8. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam

d. Transaksi Pengeluaran Kas untuk Pembayaran selain Utang Dagang

1. Pada modul Kas/Bank pilih Kas Keluar

2. Isi data sesuai dengan bukti transaksi

3. Pastikan akun yang digunakan untuk menampung kas masuk sudah benar, yaitu

Bank BNI ataupun Petty Cash

4. Untuk pengisian Penerima diisi dengan cara mengklik tanda tetikus (mouse).

Apabila belum ada, maka silakan buat baru dengan cara mengklik Baru di kiri

bawah

5. Isi seperti data berikut:

ID : P-001

Perusahaan : Tunai

Jenis : Company

Klasifikasi : Others

Klik Rekam

Kegunaan kartu dengan nama Tunai ini adalah untuk menampung semua transaksi Tunai

selain pelanggan dan pemasok, baik transaksi penerimaan maupun pengeluaran.

6. Pilih kartu Tunai tersebut untuk pengisian bukti transaksi

7. Untuk kode akun, diisi dengan akun yang terkait dengan transaksi.

8. Isi Nominal sesuai transaksi

9. Klik Rekam

e. Order Penjualan

1. Pada modul Penjualan pilih Sales Order

2. Isi data sesuai bukti transaksi

3. Pastikan termin sudah sesuai dengan yang diminta

4. Pastikan nilai nominal yang tertera sudah sama dengan bukti transaksi

5. Klik Rekam

f. Faktur Penjualan Kredit dengan Order

1. Pada modul Penjualan pilih Pengiriman Barang (Invoicing)

2. Isi nama pelanggan dan nomor faktur

3. Pilih nomor Sales Order (SO) sesuai dengan nomor order penjualan yang terkait

4. Setelah memilih nomor order, maka akan muncul rincian barang yang diorder

5. Sesuaikan data dengan bukti transaksi

6. Pastikan bahwa kotak Invoice dichecklist pada kanan atas

7. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam.

g. Faktur Penjualan Kredit tanpa Order

1. Pada modul Penjualan pilih Pengiriman Barang (Invoicing)

2. Isi nama pelanggan dan nomor faktur

3. Nomor SO dikosongkan

4. Isi data sesuai bukti transaksi

5. Apabila ada beban lain, isi pada kolom Biaya Biaya Lain

6. Pastikan semua data sesuai dengan yang diminta dan kotak Invoice di kanan atas

sudah dichecklist

7. Apabila nilai nominal sudah sama dengan bukti transaksi, klik Rekam

h. Penjualan Tunai

1. Untuk transaksi penjualan tunai, pada dasarnya sama dengan bukti transaksi

penjualan kredit. Perbedaaannya adalah kolom Tunai di kiri atas harus dichecklist

2. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam.

i. Retur Penjualan

1. Pada modul Penjualan pilih Retur Penjualan

2. Isi data sesuai transaksi

3. Pastikan kolom Invoice dichecklist di kanan atas

4. Isi barang yang diretur

5. Di kiri bawah, isi kolom Credit/Debit Memo dengan mengklik tanda tetikus dan pilih

nomor faktur yang diretur

6. Bila semua data sudah sesuai, klik Rekam.

j. Order Pembelian dengan Uang Muka

Mencatat Order Pembelian

1. Pada modul Pembelilan pilih Purchase Order

2. Isi data sesuai bukti transaksi

3. Pastikan termin sudah sesuai dengan yang diminta

4. Pastikan nilai nominal yang tertera sudah sama dengan bukti transaksi

5. Klik Rekam

Mencatat Uang Muka

1. Pembayaran uang muka pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan modul

Kas/Bank ataupun modul Buku Besar. Untuk lebih mudahnya, di sini akan

ditampilkan dengan menggunakan modul Buku Besar.

2. Pada modul Buku Besar pilih transaksi Jurnal Umum

3. Isi nomor referensi jurnal dengan nomor cek

4. Isi kode akun sesuai dengan bukti transaksi

5. Masukkan nilai nominal

6. Pastikan saldo sudah seimbang, yang bisa dilihat dari baris Balans di kanan bawah.

7. Balans harus bersaldo nol.

8. Klik Rekam.

k. Faktur Pembelian Kredit dengan Order dan Uang Muka

1. Pada modul Pembelian pilih Penerimaan Barang (Invoicing)

2. Isi nama pemasok dan nomor faktur

3. Pilih nomor Purchase Order (PO) sesuai dengan nomor order pembelian yang terkait

4. Setelah memilih nomor order, maka akan muncul rincian barang yang diorder

5. Sesuaikan data dengan bukti transaksi

6. Pastikan bahwa kotak Invoice dichecklist pada kanan atas

7. Pada kanan bawah, isi kolom Dibayar/Uang Muka dengan nominal uang muka

8. Klik tanda panah merah di sebelah kanannya untuk mengatur akun penting yang

terkait. Dalam studi kasus PT GAYAKSI, akunnya diisi dengan Deposit Paid, klik

Lanjutkan.

9. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam.

10. Akan muncul kotak Konfirmasi Pembayaran Uang Muka

11. Isi nomor dengan nomor bukti yang tersedia

12. Klik Rekam

l. Faktur Pembelian tanpa Order

1. Pada modul Penjualan pilih Pengiriman Barang (Invoicing)

2. Isi nama pelanggan dan nomor faktur

3. Nomor SO dikosongkan

4. Isi data sesuai bukti transaksi

5. Apabila ada beban lain, isi pada kolom Biaya Biaya Lain

6. Pastikan semua data sesuai dengan yang diminta dan kotak Invoice di kanan atas

sudah dichecklist

7. Apabila nilai nominal sudah sama dengan bukti transaksi, klik Rekam

m. Retur Pembelian

1. Pada modul Pembelian pilih Retur Pembelia

2. Isi data sesuai transaksi

3. Pastikan kolom Invoice dichecklist di kanan atas

4. Isi barang yang diretur

5. Di kiri bawah, isi kolom Credit/Debit Memo dengan mengklik tanda tetikus dan pilih

nomor faktur yang diretur

6. Bila semua data sudah sesuai, klik Rekam.

n. Transaksi Pelunasan Piutang Dagang dengan Potongan Pajak

Mencatat Pelunasan Piutang Dagang

1. Pilih Modul Penjualan Pembayaran Piutang Usaha Isi data sesuai bukti transaksi

2. Pastikan akun yang digunakan untuk menampung kas masuk sudah benar, yaitu

Bank BNI

3. Kolom dari diisi dengan Nama Pelanggan yang membayar piutang

4. Untuk pengisian tanggal harus dipastikan bahwa sudah sesuai dengan pengaturan di

komputer masing-masing. Bisa berbentuk tanggal/bulan/tahun atau

bulan/tanggal/tahun.

5. Pada kolom No. Invoice diisi dengan cara menekan Enter di keyboard dan memilih

nomor faktur yang akan dilunasi.

6. Klik kolom Sebesar untuk memunculkan nilai nominal yang diterima oleh perusahaan

7. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam

Mencatat Pembayaran Potongan Pajak

1. Pada modul Kas/Bank pilih Kas Keluar isi data sesuai bukti transaksi

2. Pada kolom Penerima isi dengan kartu Pelanggan yang terkait

3. Untuk kode akun, diisi dengan akun yang terkait dengan transaksi

4. Isi Nominal sesuai transaksi

5. Klik Rekam

o. Transaksi Pelunasan Piutang dengan Denda Keterlambatan

1. Pada Modul Penjualan Pembayaran Piutang Usaha isi data sesuai bukti transaksi

2. Pastikan akun yang digunakan untuk menampung kas masuk sudah benar, yaitu Bank

BNI

3. Kolom dari diisi dengan Nama Pelanggan yang membayar piutang

4. Untuk pengisian tanggal harus dipastikan bahwa sudah sesuai dengan pengaturan di

komputer masing-masing. Bisa berbentuk tanggal/bulan/tahun atau

bulan/tanggal/tahun.

5. Pada kolom No. Invoice diisi dengan cara menekan Enter di keyboard dan memilih

nomor faktur yang akan dilunasi.

6. Kolom Discount disesuaikan dengan kebutuhan transaksi.

7. Pada kolom Denda Keterlambatan diisi dengan nominal denda

8. Klik kolom Sebesar untuk memunculkan nilai nominal yang diterima oleh perusahaan

9. Bila nilai nominal sudah sesuai dengan bukti transaksi, klik Rekam

p. Transaksi Jurnal Umum /Jurnal Penyesuain

1. Pada modul Buku Besar pilih transaksi Jurnal Umum

2. Isi nomor referensi jurnal dengan nomor cek

3. Isi kode akun sesuai dengan bukti transaksi

4. Masukkan nilai nominal

5. Pastikan saldo sudah seimbang, yang bisa dilihat dari baris Balans di kanan bawah.

6. Balans harus bersaldo nol.

7. Klik Rekam.