Lancang kuning dari indragiriberlayar malam menuju pekanTuan-tuan dan puan-puan yang kami hormatie-barcode akan kami presentasikan
Created by :UPT Instalasi Farmasi – Kota Batam
Tahun 2014
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI KOTA BATAM
Secara geografis Kota Batam mempunyai posisi yang strategis karena berada pada jalur pelayaran internasional dan hanya berjarak 12,5 mil laut dengan negara Singapura. Hal ini menempatkan Kota Batam sebagai salah satu pintu gerbang di Kawasan Barat Indonesia.
Batas Wilayah Kota Batam:Sebelah Utara : Selat SingapuraSebelah Selatan : Kabupaten LinggaSebelah Barat : Kabupaten KarimunSebelah Timur : Kabupaten Kepri
Kota Batam terdiri dari + 400 buah pulau, 329 pulau diantaranya telah bernama, dimana beberapa diantaranya berbatasan langsung dengan Negara Singapura.
Jumlah penduduk Kota Batam adalah
1.235.651 Jiwa (per 31 Desember 2013)
Terdiri dari 12 Kecamatan dan 64 Kelurahan
Dalam hal Pengelolaan Obat, UPT Instalasi Farmasi Kota Batam melayani 17 Puskesmas yang terdiri dari 14 Puskesmas Kecamatan Darat dan 3 Puskesmas Kecamatan Laut dan melayani 5 Rumah Sakit yang telah menandatangani MoU dengan Dinas Kesehatan dalam pelayanan program obat TB sesuai dengan strategi DOTS.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pegawai UPT Instalasi Farmasi berjumlah 8 orangdengan rincian : Apoteker : 2 Orang SKM: 1 Orang Sarjana Ekonomi : 2 Orang DIII Farmasi : 1 Orang Asisten Apoteker : 1 Orang SMU: 1 Orang.
Ka.SUBAG TATA USAHA CHRISTA ULINA PINEM, SKM NIP.19670615-199003-2-014
JABATAN FUNGSIONAL
PERENCANAAN
Koordinatir
SRYWATY, .SSi, Apt Nip;19780909-200903-2-003
PENYIMPANAN
Koordinator
RORO TUTI HERAWATI NIP.19691106-199402-2-002
PENDISTRIBUSIAN
Koordinator
FRANKI MUNANDAR, A.Md,Farm NIP.19840101-201101-1-004
MONITORING & EVALUASI
Koordinator
KEPALA UPT INSTALASI FARMASI
RABAINA, SSi, Apt NIP. 19720707-200212-2-006
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU ERMIDA, SE
NIP. 19690822-199703-2-005
KEPEGAWAIAN DONNI SANDRA
NIP. 19830126-201001-1-003
PELAPORAN
Koordinator
SUWANDI NIP.19781229-200801-1-010
UMUM dan PERLENGKAPAN
STRUKTUR ORGANISASI UPT INSTALASI FARMASI
PERAN UPT INSTALASI FARMASI KOTA BATAM
Pengendalian ketersediaan obat ditingkat kabupaten/kota (Controller of drug availability)
Pengelolaan obat (perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan serta monitoring & evaluasi)
Penyedia informasi • Dinamika logistik obat
di UPT Instalasi Farmasi
Informasi manajemen logistik obat di UPT Instalasi Farmasi telah menggunakan sistem e-barcode
LATAR BELAKANG / Alasan Pengembangan Program Aplikasi e-Barcode
Sebagai langkah dalam persiapan penerapan sistem komputerisasi yang terintegrasi di lingkungan Pemko Batam dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat Kota Batam
Meningkatkan kualitas penyajian informasi pengelolaan obat sesuai dengan tingkat kebutuhan manajemen / pemerintahan
Pengembangan sistem informasi dan jaringan komputerisasi terpadu dilingkungan UPT Instalasi Farmasi untuk menunjang kinerja pemerintahan (Pemko Batam)
Tersedianya jaringan infrastruktur dan perangkat sistem komputerisasi yang memadai di UPT Instalasi Farmasi
RUMUSAN MASALAH
Bagaimana meningkatkan tata kelola yang baik (Good Governance) Sistem Informasi Pengelolaan Obat UPT Instalasi Farmasi dalam memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan / Stakeholder (Pemerintah Daerah, DPRD, Auditor, Puskesmas/User dan Masyarakat Kota Batam)
MAKSUD & TUJUAN
Terbentuknya sistem informasi pengelolaan obat yang terintegrasi, cepat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan (accountable)
Tersedianya sarana sistem komputerisasi yang memadai baik Software (Aplikasi UPT Instalasi Farmasi), Hardware (Server, PC, Jaringan LAN / Intranet) maupun Brainware (SDM Terlatih)
Memudahkan pimpinan dan dinas terkait dalam menganalisa tingkat pemakaian dan kebutuhan obat
Meningkatkan tingkat kehandalan sistem komputerisasi baik dari segi pengamanan (security) dan penyelamatan data (back-up & recovery)
TAHAPAN DALAM PENGEMBANGAN APLIKASI :
Fase I Pembangunan aplikasi transaksional pusat (UPT Instalasi Farmasi) Pembentukan Basis Data (Bank Data) Instalasi jaringan lokal (LAN)
Fase II Pengembangan aplikasi dengan Barcode System Pengembangan aplikasi EIS Pengembangan infrastruktur jaringan intranet dengan dinas terkait
Fase III Pengembangan aplikasi transaksional u/ Puskesmas / user terkait Pengembangan aplikasi sistem informasi berbasis Web (Web Base) Penyediaan infrastruktur jaringan komunikasi data yang memadai
Pemerintah Kota Batam
2003
2010
IMPLEMENTASI SISTEM E-BARCODE
Instalasi Infrastruktur Jaringan LAN (Local Area Network) -- 2010 Mendukung pengembangan sistem aplikasi terpadu / terintegrasi dilingkungan kantor
UPT Instalasi Farmasi Meningkatkan kinerja dan pengawasan (controlling) persediaan & mutasi obat Mempercepat penyajian informasi persediaan dan mutasi obat
Pengembangan Insfrastruktur Jaringan Intranet antara UPT Instalasi Farmasi dengan Puskesmas - 2015 Mendukung rencana penerapan sistem aplikasi terpadu / terintegrasi dengan Puskesmas Meningkatkan kinerja dalam pengawasan persediaan dan mutasi obat di masing-masing
Puskesmas Mempercepat penyajian informasi persedian dan mutasi obat di masing-masing
Puskesmas Meningkatkan efisiensi waktu, biaya dan tenaga dalam permintaan / pengiriman obat
dari / ke Puskesmas dengan UPT Instalasi Farmasi.
IMPLEMENTASI SISTEM E-BARCODE (LANJUTAN)
Pembuatan Program Aplikasi Executive Information System (EIS) - 2015
Menyediakan data dan informasi yang akurat dan up to date tentang persediaan dan mutasi Obat (Laporan Rekapitulasi dan Grafik)
Memudahkan pimpinan dan dinas terkait dalam menganalisa tingkat pemakaian dan kebutuhan obat
Membantu dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran pengadaan obat
Mendukung pimpinan dalam pengambilan keputusan cepat, akurat dan up to date
PEMBIAYAANAPBD II Kota Batam : 2003 aplikasi inv.obat : Rp 24.000.000 2010 aplikasi barcode : Rp 35.000.000
(mesin cetak barcode,kertas/ribbon,sensor barcode)
2013 aplikasi terintegrasi dlm jaringan LAN (komputer server,perangkat
pendukung jaringan LAN : Rp 40.000.000
FLOW SYSTEM ADMINISTRASI OBAT
Sumber Dana (APBD I / II)
APBD II, I, BufferProg, DAK
Dinas Kesehatan
APBD II, I, BufferProg, DAK
Pengadaan/Pengiriman lsg.
Daftar Stock Obat
UPT Instalasi Farmasi
Daftar Stock Obat
Key-inUpdating
Daftar Obat
DatabaseObat
Monitoring& Reporting
S. Bukti Barang Keluar
Mutasi In/OutObat
Penerimaan ObPer Periode
Penerimaan Obat Per Alokasi
PendistribusianObat Per Periode
PendistribusianObat Per PskMonitoring
Stock Obat
PermintaanObat
Puskesmas / User Lain
ProsesPermintaan
DatabaseObat
MonitoringStock Obat
Daftar Stock Obat
Cek StockObat ?
ProsesPengeluaran
PermintaanObat
Copy #2
Surat Bukti Barang Keluar
Surat Bukti Barang Keluar
Database ObatTerupdate
N
YesNo
TOPOLOGI JARINGAN LAN UPT INSTALASI FARMASI – KOTA BATAM
Switch/Hub
IP: 192.168.1.1
IP: 192.168.1.5 IP: 192.168.1.6 IP: 192.168.1.7 IP: 192.168.1.8 IP: 192.168.1.9
DENAH INSTALASI LAN UPT INSTALASI FARMASI – KOTA BATAM
RU
AN
G
AD
MIN
ISTR
ASI
RUANG KEPALA UPT INSTALASI
FARMASI FRONT OFFICE
PINTU MASUK BARANG
RUANG PENYIMPANAN OBAT
PINTU KELUAR BARANG
RUANG ARSIF
RUANG SHALAT
TOILET WASTAFEL RUANG OKT
HASIL DAN DAMPAK PENERAPAN SISTEM E-BARCODE
Aplikasi e-Barcode dalam sistem pengelolaan obat di Pemerintah Kota Batam merupakan upaya untuk mencapai suatu sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance, sehingga jumlah dan nilai obat yang cukup besar menyerap anggaran dapat dimanfaatkan masyarakat secara optimal.
Mengingat manfaatnya yang cukup besar dalam hal menjaga keamanan, pemerataan dan kecukupan obat bagi masyarakat, kelanjutan dari program ini sangat diperlukan. Untuk itu dibutuhkan Pengalokasian Sumber Daya keuangan dan SDM
LAMPIRAN
Contoh format barcode obat yang ada di UPT Inst.Farmasi 2 digit pertama : Sumber Dana
01 = APBD II02 = APBD I03 = Buffer stok04 = Program05 = DAK
2 digit kedua : Tahun Penerimaan 2 digit ketiga : Bulan Expire 2 digit keempat: Tahun Expire 5 digit kelima : Kode obat Sisa digit : No Batch
GAMBAR 1: MENU UTAMA APLIKASI
GAMBAR 2 : MENU ENTRI DATA
GAMBAR 3 : MENU ENTRI OBAT MASUK
GAMBAR 4 : MENU ENTRI OBAT KELUAR
GAMBAR 5 : MENU LAPORAN / INFORMASI OBAT
GAMBAR 6 : FORMAT LAPORAN REKAPITULASI OBAT PER PERIODE
GAMBAR 7 : MENU CETAK KARTU STOK
GAMBAR 8 : FORMAT CETAK KARTU STOK
GAMBAR 9 : MENU DAFTAR EXPIRE OBAT
OBAT DIATAS RAK ( TELAH DI BARCODE)
KANTOR UPT INSTALASI FARMASI KOTA BATAM
ARMADA DISTRIBUSI OBAT UPT INSTALASI FARMASI
MENDISTRIBUSIKAN OBAT KE PKM KECAMATAN LAUT
KUNJUNGAN TIM PTD
PERANGKAT SISTEM E-BARCODE MENJADI OBJEK KUNJUNGAN PTD INDONESIA DALAM KEGIATAN TEMU JARINGAN LOGISTIK PROPINSI
THANK YOU
Pemko Batam
Orang tani mengambil nipahSinggah bermalam di kampung adatSemoga pertemuan ini membawa berkahUntuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat
pergi ke bangka membeli ikanMembeli keris raja di beri. demikianlah yang dapat kami sampaikanmohon maaf atas kesilapan diri