Download - Komunikasi Bisnis
TUGAS TERSTRUKTUR
KOMUNIKASI BISNIS
“Komunikasi Bisnis Dalam Organisasi”
DISUSUN OLEH:
1. Febri Dharmawan C1B0080922. Ahmad Rifqi Zuhdi C1B0080943. Stefani Dwi Sari C1B0081184. Titi Murwati C1B0081255. Rizki Satrio P. C1B008126
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONALUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS EKONOMIMANAJEMEN
2011
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah memberikan
rahmat dan karunia Nya kepada kami dalam menyusun makalah yang berjudul
“Komunikasi Bisnis Dalam Berorganisasi” untuk memenuhi tugas Komunikasi
Bisnis yang diberikan oleh Ibu Siti Zulaikha sehingga dapat selesai tepat waktu.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih belum sempurna, oleh karena itu
kami mengharapkan sumbangan kritik serta saran yang membangun dari pembaca
agar untuk selanjutnya kami bisa menjadi jauh lebih baik.
Purwokerto, 15 Maret 2011
Penyusun
2
DAFTAR ISI
Halaman Judul ……………………………………………………….. i
Kata Pengantar ………………………………………………………. ii
Daftar Isi …………………………………………………………....... iii
Bab I PENDAHULUAN
Bab II PEMBAHASAN
A.Hubungan Komunikasi ………………………………………. 3
B.Pola Komunikasi …………………………………………....... 5
C.Cara Mengelola Komunikasi………………………………….
3
BAB I
PENDAHULUAN
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui
sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang
positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi
dan apresiasi.
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh
setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia
untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai
suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam
berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah
pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun
partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu
produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi
bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh
dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk
komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya
perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi
karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek,
pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media,
negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut
4
memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business
value).
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam
kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi
juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau
keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
5
BAB II
PEMBAHASAN
A. Hubungan Komunikasi
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat (lem) yang
memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama dapat melakukan
fungsinya dengan baik.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan adanya suatu proses
komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1)
komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2)
komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang
terpisah dari anggota lainnya.
Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan
pertukaran informasi.
a. Menetapkan tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat
formal maupun nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang
terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah,
manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang
serius dan cukup matang. Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti
keuangan (financial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau
memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam
6
tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau
komunikasi antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.
b. Membuat dan melaksanakan keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-
orang dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung
terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk
membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus
mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai
pilihan atau alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang
lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus
dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur prestasi kerja
Saat keputusan telah dilaksakan manajemen perlu melakukan pengukuran untuk
mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi
kerja mencakup beberapa faktor antara lain biaya, penjualan, pangsa pasar,
produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada.
d. Merekrut dan mengembangkan staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang ia harus mengumumkan secara
terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga
dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang
tersedia. Selanjutnya karyawan baru perlu dperkenalkan dengan staf organisasi.
e. Pelayanan pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan
eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi baik dalam
bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama
7
kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak dan berbagai bentuk simbol seperti
dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk
komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan
dengan pelanggan.
f. Negoisasi dengan pemasok
untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan
perlu mengadakan negoisasi dengan pemasok maupun pemberi pinjaman. Setelah
mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin
memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang
terkait.
g. Membuat produk
Untuk menuangkan ide mengenai produk baru kemudian menempatkannya dalam
proses produksi sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan
diperlukan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam perusahaan tetapi juga antara perusahaan
dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat , pemerintah sudah seharusnya
melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah pemerintah menyusun
peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari
tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan
dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah
minimum regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja , pencemaran
lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.
8
B. Pola Komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak
dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang
dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau
berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki
beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara
langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan
perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka
penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup
rumit.
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi
formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal
(informal communications channel).
1. Saluran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak
berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas
tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian
informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan,
maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke
bawah, komunikasi dari bawah keatas, komunikasi horizontal, dan komunikasi
diagonal.
a. Komunikasi dari atas ke bawah
Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, umumnya terkait dengan tanggung
jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang
9
menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk
mengrahkan, mengkordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan
berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Oleh karena berbentuk perintah,
instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan oleh para bawahannya, maka perlu
penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah untuk
dipahami. Sebagai contoh, informasi yang berasal dari manajemen umum
disampaikan ke manajer produksi, kemudian ke bagian pabrik, selanjutnya baru
sampai ke karyawan.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan.
Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara
supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok.
Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tuilisan seperti
memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan
pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.
Komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
4. Untuk memberikan umpan baliki pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Untuk menyajikan mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang
ditujukan kepara bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para
bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
10
b. Komunikasi dari bawah ke atas
Utnuk memecahkan masalah-masalah dari suatu organisaasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses
pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan
organisasi.
Untuk mencapai suatu keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer
harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalau tidak,
informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena
yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi
tersebut.
Salah satu kjelelmahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya
kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik
saja (abs/asal bapak senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai
kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak
disampaikan. Hali ini desbabkan karena para bawahan beranggapan bahwa
dengan melaporkan hal-hal yang baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan
posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu ornaginsasi tersebut.
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral
(lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian
yang memiliki possisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, memperngaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memililiki
kedudukan sejajar.
11
Komunikasi horizontal berifat kordinatif diantara mereka yang memiliki posisi
sederajat, baik di dalam satu departemen maupun dia antara departemen.
Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala masing-masing bagian
atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan
yang cukup besar. Tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja sendiri-sendiri
tanpa harus tergantung dengan bagian lainnya, maka komunikasi horizontal akan
minim atau jarang dipakai.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi
yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran
dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara
manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan
bagian penelitian.
Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukan bahwa, komunikasi
lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu
organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan di antara
bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dari pada bentuk komunikasi
tradisional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal
dapat menganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.
12
Disampaing itu, komunikasi diagonal di suatu organisasi besar sulit dikendalikan
secara efektif.
Keterbatasan komunikasi formal
Meskipuin saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar,
namun ia memiliki dampak yang kurang menguntungkna baik dari sudut pandang
individual maupun perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering
membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai
keterbatasn untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut
pandang perusahaan, masalah terbesar dengan komunikasi formal adalah
kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level
yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat
menggambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman. Salah satu cara
mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi dalam komunikasi adalah mengurangi
jumlah tingkatan atau level dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan
dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya
kesalahpahaman. Struktur organisasi flat atau mendatar dengan tingkatan
organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of
control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
2. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu
organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan,
dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan
biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar,
keluarga, anak-anak, dunia olahraga, music, acara film, kadangkala mereka juga
bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasi.
13
C. Cara Mengelola Komunikasi
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih
banyak daripada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan
memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat dari
kegiatan komunikasi dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimumkan biaya
tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a. Mengurangi Jumlah Pesan
Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber(uang
dan bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya
pada seberapa banyak surat-surat yang akan dikirim ke luar. Disamping itu,
organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk
mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah
surat bisnis dapat diselesaikan.
b. Instruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat
dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal
ini manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang
dalam organisasi mengetahui apa yang harus dilakukanya. Orang-orang yang
bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami
kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga dapat
menghindarkan dirinya dari kesalahan dalam memberi instruksi. Komunikator
juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan
yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan.
14
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan
pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang
menajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang
lain.
d. Melatih PetugasSeorang yang memegang pensil tidak harus menjadi penulis yang baik, seorang
yang memilik suara yang menarik juga tidak selalu dapat menjelaskan sesuatu
dengan jelas kepada khalayak. Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan
untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-
orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat dengan masalah
komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan
falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan
memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga
komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa,
tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya
krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar tantangan yang harus
dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan yang dibutuhkan. Beberapa contoh
kejadian yang menimpa suatu organisasi perusahaan yang harus ditangani dengan
seksama.
a. Kasus Pertama
Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu dalam
berbagai kaplet. Seorang wanita dikabarkan meninggal dunia setelah minum
15
obat pegal linu dari PT tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan
dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan pemeriksaan di
tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut
mengandung suatu campuran zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah
beberapa lama kematian itu terjadi, hasil pemeriksaan di laboratorium
menunjukan bahwa kematiannya berasal dari obat yang diproduksi PT Kuku
Raksaa.
b. Kasus Kedua
Dalam beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa
propinsi, ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya
dalam makanan bayi yang Anda produksi. Anda kemudian melakukan
pengecekan ke beberapa daerah yang melaporkan hal tersebut, tetapi tidak
menemukan bukti yang cukup mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan
secara menyeluruh, tidak ditemukan masalah baik di bagian produksi maupun
distribusi. Namun, perlu diingat bahwa berita tentang tercampurnya za-zat
kimia berbahaya tersebut telah menyebar ke beberapa daerah.
c. Kasus KetigaSebuah perusahaan penghasil penyedap masakan terpaksa didemo oleh warga
masyarakat yang ada di sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga
masyarakat berpendapat bahwa akibat pembuangan limbah pabrik
tersebut,sawah-sawah milik para petani tersebut menjadi tidak subur lagi.
Disamping itu, mereka juga mengeluh bau limbah pabrik tersebut yang sangat
menyengat hidung warga masyarakat sekitarnya, bahkan ada yang di antara
mereka pusing-pusing dan mual-mual dan terpaksa harus diopname di rumah
sakit.
16
d. Kasus Keempat
Sebuah industri tahu yang berlokasi di lingkungan pemukiman warga,
belakangan ini menjadi pembicaraan warga masyarakat. Mereka berpendapat
bahwa industri tahu diwilayah tersebut menggangu warga terutama karena bau
limbah tahu yang di alirkan melalui saluran-saluran air warga setempat.
Disamping itu, saluran-saluran air warga menjadi keruh dan kotor karena
limbah tahu tersebut.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:
1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang
dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang
ada yang salah segera mohon maaf.
5. Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga
melalui tindakan nyata.
Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Sebagaimana diketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara
individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang
terjadi sangat tergantung pada kepekaan sebagai komunikator. Dinamika komunikasi
dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada
saat yang sama, kita dapat menyesuaikan pesan-pesan dengan menggunakan jaringan
komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.
Disamping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis,mendengar,
dan berbicara adalah sangat penting dan diutamakan oleh para pimpinan suatu
perusahaan.
17
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
1. Membaca.
2. Mendengar.
3. Percakapannya menarik.
4. Wawancara.
5. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.
6. Berpidato dan presentasi.
7. Menulis surat, memo dan laporan.
Barangkali tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai
diri pribadi secara jujur. Setiap orang keinginan untuk mengembangkan keterampilan
berkomunikasi, dan mungkin Anda seorang pendengar yang baik, atau mungkin
penulis yang baik.
Dalam kehidupan banyak dijumpai orang-orang yang tidak begitu saja menjadi
penulis atau pembicara yang ulung. Mereka menjadi operator ulung atau penulis
jempolan karena mereka melakukan latihan dan praktik secara teratur dan terus
menerus. Seorang yang telah menulis sepuluh buah laporan biasanya lebih baik
daripada mereka yang menulis dua buah laporan. Belajar dari pengalaman, dan
pelajaran yang paling penting dari pengalaman belajar dari kesalahan dan kegagalan
yang pernah di lakukan atau dilakukan orang lain.
Hambatan Komunikasi
a. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan
efesien sebagai media komunikasi.
18
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi:
1. Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas.
2. Kurangnya informasi atau penjelasan.
3. Kurangnya ketrampilan membaca.
4. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.
b. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian
atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
(komunikator dan komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
Tidak adanya hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti
atau penafsiran), dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat
berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis
komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang
tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan
penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.
c. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
Menurut Cruden dan Sherman:
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan
mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.
19
Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan
efektifitas komunikasi organisasi.
20
BAB III
KESIMPULAN
Kesimpulan yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan
organisasi mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi
dalam suatu organisasi. Beberapa kegiatan organisasi yang ada dalam suatu
organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil
kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negoisasi dengan pemasok,
menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.
Untuk melakukan komunikasi secara efektif perlu adanya pemilihan pola
komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun nonformal. Saluran
komunikasi dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi dari
bawah ke atas, komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi horizontal, dan
komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya
didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur dengan jenjang
hierarkinya, maka dalam konmunikassi informal semua informasi tidak lagi atas dasar
jenjang hierarki, namun saluran komunikasinya lebih leluasa.
Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka sebagian tanggung
jawab dan wewenangnya didelegasikan kepada bawahannya. Dalam mendelegasikan
wewenang dan tanggung jawabnya, salah satu factor penting bagi pelaksanaan tugas
tersebut adalah adanya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan.
Tanpa melihat di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, maka
komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier
Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan
kelemahan yang Anda miliki, penentuan tujuan yang realistis dan melakukan latihan
21
berbagai bentuk komunikasi, maka Anda akan dapat meningkatkan ketreampilan
komunikasi Anda.
22