Page mmm
MODULOtomatisasi Perkantoran
Untuk SMK / MAK Kelas X Semester 1
Penyusun:
Ratih Novita Dewi
Bidang Kejuruan Administrasi Perkantoran
Page
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala rahmat, nikmat dan karunia yang telah diberikan selama ini sehingga
penulis dapat menyelesaikan bahan ajar modul yang berjudul “ Mengoperasikan
cara kerja dengan microsoft word “ ini.
Penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada Bapak Mohammad
Arif selaku dosen pembina mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi
Perkantoran dan pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian modul ini.
Demikian bahan ajar modul yang telah penulis susun. Penulis menyadari
bahwa modul ini masih kurang dari sempurna, untuk itu penulis memohon maaf
jika terdapat kekeliruan dalam penulisan modul ini. Penulis meminta kritik dan
saran guna perbaikan di waktu yang akan datang. Penulis berharap modul ini
dapat bermanfaat dan menjadi inspirasi bagi para pembaca. Akhir kata penulis
mengucapkan terima kasih.
Malang, November 2014
Penulis
mmm
Page
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
KATA PENGANTAR. .....................................................................................i
DAFTAR ISI. ...................................................................................................ii
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN.................................................1
RANGKUMAN. ..............................................................................................12
TUGAS ............................................................................................................14
LATIHAN........................................................................................................15
PENILAIAN.....................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................19
mmm
Page
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN
“MENGOPERASIKAN CARA KERJA DENGAN MICROSOFT WORD”
PETUNJUK BELAJAR :
A. Untuk peserta didik
1. Petunjuk Umum:
a. Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,
tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur
tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
bahan ajar selanjutnya.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus
berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari
bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari
pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum
anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
B. Untuk pendidik
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai
daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan
mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
mmm
Page
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta
didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat
disarankan kepada peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat
terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,
hadiah kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,
test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara
berurutan.
6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya
jawab dan sebagainya.
7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar
yang telah mereka pelajari.
KOMPETENSI INTI :
KI 4 ) Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah
secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah
pengawasan langsung.
KOMPETENSI DASAR : Mengoperasikan cara kerja dengan microsoft word
INDIKATOR :
1. Siswa dapat memahami langkah membuka pogram Ms.Word
2. Siswa dapat membuat format dokumen
3. Siswa dapat membuat format teks dan paragraph
4. Siswa dapat membuat format tabel dan mengolah
5. Siswa dapat membuat mail merge
6. Siswa dapat mencetak file dokumen
mmm
Page
MATERI PEMBELAJARAN :
Mulai bekerja dengan Ms.Word
Membuat format dokumen
Membuat format teks dan paragraph
Membuat Format Tabel dan mengolah
Membuat Mail Merge
Mencetak File Dokumen
INFORMASI PENDUKUNG :
Sebagaimana yang kita ketahui, MS.Word dipergunakan untuk membantu
pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita
lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam MS.Word, padahal dengan
memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan
dokumen.
PAPARAN ISI MATERI :
A. Langkah-langkah membuka program Ms.Word
Klik Start – All program
mmm
Page
Klik dan pilih MS.Office , lalu pilih Ms.Word
Maka tampilan jendela Ms.Word pun akan tampil sebagai berikut:
mmm
Page
B. Membuat Format Dokumen
Langkah 1:
Setelah tampilan jendela Word terbuka, maka anda akan melihat lembar
kerja kosong dalam microsoft word seperti gambar yang ada diatas.
Pada Lembar kerja tersebut anda bisa menulis dan mengetikan pekerjaan
anda dan dengan bantuan tool-tool yang ada pada microsoft word akan
memudahkan anda dalam membuat surat maupun artikel dengan hasil
bagus dan profesional.
Langkah 2:
Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan
langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun,
jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 2
cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.
Tekan Alt+F - New - Blank Document
Tekan Ctrl+N pada keyboard
C. Membuat format Teks dan Paragraf
Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara
berikut ini :
Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang
anda inginkan.
Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya.
Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan
mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan
kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.
Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada
ribbon.
Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan
Tekan pada keyboard Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F
mmm
Mengubah Jenis Huruf
Mengubah Ukuran Huruf
Mewarnai Font
Page
Untuk mengatur paragraph Anda dapat menggunakan grup Paragraph
pada ribbon.
mmm
Bullets and
Mengatur jarak spasi
Mengatur perataan
Borde
Page
Mengatur Perataan Teks Paragraph
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri
(left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi
kiri dan kanan (justify).
Bullets and Numbering
Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar
masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan
kebutuhan.
Border
D. Membuat Format Tabel dan mengolah
Untuk membuat tabel biasanya kita lebih mudah dengan menggunakan
Microsoft Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga menyediakan fasilitas
untuk membuat sebuah tabel. Dimana dalam pembuatan tabelnya terhitung
lebih mudah. Langkah – Langkah pembuatan tabel:
1. Klik menu Insert pada ribbon
2. Pilih ikon tabel , kemudian Insert Table
Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara
lain:
Insert: Dengan menu Insert kita dapat menambahkan kolom, baris, dan
cell pada saat pembuatan tabel.Langkah-Langkah : Klik kanan pada table
- Insert - Insert ……(sesuai yang anda inginkan)
Merge: Dengan Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris
menjadi satu.Langkah-Langkah:
a. Block baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu
b. Klik kanan - Merge Cells
Table properties, digunakan untuk mengatur tampilan tabel. Langkah-
Langkah:
a. Block tabel terlebih dahulu
b. Klik kanan - Table Properties
mmm
Page
E. Membuat Mail Merge
Tahap I Membuat Data Source
Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini
dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan
simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan
alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah
berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
Selanjutnya kita akan memilih data source.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada
kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk
menampilkan kotak dialog Select Table.
Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber
data dan pastikan kotak First row of data contains column headers
dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
mmm
Page
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings
tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih
Nama.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan
dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>
Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar
data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan
lakukan perubahan yang diinginkan.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
- Print Documents, untuk mencetak surat.
- Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan
ke dokumen baru.
- Mencetak File Dokumen
Apabila dokumen Anda sudah selesai dibuat seperti gambar dibawah
ini, periksalah terlebih dahulu dokumen Anda apakah sudah siap untuk
dicetak atau belum
mmm
Page
Jika sudah, klik Office Button pojok kiri atas pada lembar kerja Ms.Word
Pilih dan Klik Print, maka akan muncul Kotak Dialog seperti dibawah
ini:
mmm
Page
Aturlah sesuai keinginan Anda untuk menentukan berapa banyak cetakan
yang diperlukan atau pada lembar kerja keberapa yang perlu dicetak.
mmm
Page
RANGKUMAN
Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah
kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan
nama Multi-Tool Word untuk Xenix. Ms.Word dipergunakan untuk membantu
pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita
lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam Ms.Word, padahal dengan
memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan
dokumen. Dalam program Ms.Word ada beberapa fasilitas yang dapat kita
gunakan sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata
dapat dilakukan seperti:
Membuat surat
Membuat dokumen
Membuat tabel
Membuat tulisan dengan berbagai variasi
Memasukan gambar
Mencetak file dokumen
Langkah-langkah membuka program Ms.Word dapat dilakukan dengan cara :
Klik Start – All program
Klik dan pilih MS.Office , lalu pilih Ms.Word
Membuat format dokumen dapat dilakukan dengan cara :
Setelah tampilan jendela Word terbuka, maka anda akan melihat lembar kerja
kosong dalam microsoft word seperti gambar yang ada diatas.
Pada Lembar kerja tersebut anda bisa menulis dan mengetikan pekerjaan anda
dan dengan bantuan tool-tool yang ada pada microsoft word akan memudahkan
anda dalam membuat surat maupun artikel dengan hasil bagus dan profesional.
Membuat format teks dan paragraph dapat dilakukan dengan cara :
Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda
inginkan.
Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya. Dengan
cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan mengikuti
format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau
mmm
Page
memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen. Untuk mengatur teks
anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada ribbon.
Membuat format tabel dan mengolah dapat dilakukan dengan cara :
1. Klik menu Insert pada ribbon
2. Pilih ikon tabel , kemudian Insert Table
Membuat mail merge dapat dilakukan dengan cara :
Tahap I Membuat Data Source
Tahap II Membuat Dokumen Master
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Mencetak file dokumen dapat dilakukan dengan cara :
Periksalah terlebih dahulu dokumen Anda apakah sudah siap untuk dicetak
atau belum.
Jika sudah, klik Office Button pojok kiri atas pada lembar kerja Ms.Word
Pilih dan Klik Print, maka akan muncul Kotak Dialog
Aturlah sesuai keinginan Anda untuk menentukan berapa banyak cetakan yang
diperlukan atau pada lembar kerja keberapa yang perlu dicetak.
mmm
Page
TUGASKetiklah surat berikut dengan rapi dan benar sesuai dengan contoh !
November 20nd, 2013
Mr. Gusti Musa Ilyasa
PT SINAR GALUH JAYA
Jalan Merdeka 25 Kota BOGOR
INDONESIA
Dear Sir,
Following our letter of 4th November which was the reply to your letter of 12th,
we regret to have received no communication on the matter from you.
In your letter of 12th, you stated that you were interested in notebook touching
screen model and we sent you a comprehensive range of models for your
approval. We have taken it for granted that you must have received our reply in
good time.
Since our present stock is almost exhausted, wouldn’t you think it wise to give an
immediate reply to this letter? We are most to serve you again in the near future.
In case you need any additional information regarding the articles, we will gladly
supply you with further details.
Yours faithfully,
Sitha Pachara
Sales Manager
SP/Sr
mmm
Page
LATIHANSoal Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban dibawah ini dengan menggunakan tanda silang (×)
pada jawaban yang benar !
1. Perintah untuk membuat sebuah file dokumen baru adalah ..
a. File → New
b. File →Open
c. File →Save
d. File →Print
e. File →Page Setup
2. Pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi beserta layout dokumen harus
dilakukan melalui....
a. File → New
b. File →Open
c. File →Save
d. File →Print
e. File →Page Setup
3. Justify alignment dimaksudkan untuk membuat format dokumen yang rata....
a. Kanan
b. Kiri
c. Tengah
d. Kanan dan kiri
e. Atas dan bawah
4. Dokumen yang kita buat bisa dihias dengan menggunakan bingkai yang bisa
diakses melalui ….
a. Format → Font
b. Format → Drop Cap
c. Format → Paragraph
d. Format → Border and Shading
e. Format → Styles and Formatting
mmm
Page
5. Telah kita ketahui acara di TV kian hari kian banyak, namun sayangnya acara
tersebut kadang-kadang tidak cocok untuk dilihat oleh anak-anak. Oleh karena
itu, kami ingin untuk mengulas hal tersebut secara lebih detail agar dapat
memberi pedoman/pegangan pada orang tua dalam mengawasi anak-anaknya
dalam menonton acara tv.
Naskah di atas dibuat dengan format paragraf….
a. Justify
b. First Line
c. Border and Shading
d. Bullet and Numbering
e. Style and Formatting
mmm
Page
PENILAIAN
Soal Pilihan Ganda
1. Perintah untuk membuat sebuah file dokumen baru adalah ..
a. File → New
b. File →Open
c. File →Save
d. File →Print
e. File →Page Setup
Jawaban A, Perintah untuk membuat sebuah file dokumen baru adalah
File→New
2. Pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi beserta layout dokumen harus
dilakukan melalui....
a. File → New
b. File →Open
c. File →Save
d. File →Print
e. File →Page Setup
Jawaban E, Pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi beserta layout
dokumen harus dilakukan melalui File→Page Setup
3. Justify alignment dimaksudkan untuk membuat format dokumen yang rata....
a. Kanan
b. Kiri
c. Tengah
d. Kanan dan kiri
e. Atas dan bawah
Jawaban D, Justify alignment dimaksudkan untuk membuat format
dokumen yang rata kanan dan kiri
4. Dokumen yang kita buat bisa dihias dengan menggunakan bingkai yang bisa
diakses melalui ….
a. Format → Font
b. Format → Drop Cap
c. Format → Paragraph
mmm
Page
d. Format → Border and Shading
e. Format → Styles and Formatting
Jawaban D, Dokumen yang telah dibuat dapat dihias dengan menggunakan
bingkai yang bisa diakses melalui Format→Border and Shading
5. Telah kita ketahui acara di TV kian hari kian banyak, namun sayangnya acara
tersebut kadang-kadang tidak cocok untuk dilihat oleh anak-anak. Oleh karena
itu, kami ingin untuk mengulas hal tersebut secara lebih detail agar dapat
memberi pedoman/pegangan pada orang tua dalam mengawasi anak-anaknya
dalam menonton acara tv.
Naskah di atas dibuat dengan format paragraf….
a. Center Alignment
b. First Line
c. Border and Shading
d. Bullet and Numbering
e. Style and Formatting
Jawaban A, karena paragraf yang ada pada naskah tersebut perataannya
pada tengah
mmm
Page
DAFTAR PUSTAKA
___________________.(Online),(http://www.computer1001.com/2008/10/cara-membuat-mail-merge-di-word-2007.html, diakses 20 November 2014, Pukul 18.35)
mmm
Page mmm