KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
bimbingan dan petunjuk serta kemudahan yang diberikan oleh-Nya, kami dapat
menyelesaikan penyusunan modul ini yang berjudul Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas
Kecil dan Mengelola Kas Kecil untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK)
Program Keahlian Administrasi Perkantoran kelas XII Semester Genap dengan baik dan
lancar tanpa ada hambatan yang berarti.
Materi Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas Kecil ini telah
berhasil disusun dengan sederhana, walau terbatasnya waktu dan minimnya sumber
informasi yang kami miliki namun dengan tujuan agar siswa tidak mengalami kesulitan dalam
mendalami materi serta sebagai wujud kepedulian kami dalam turut serta mencerdaskan
kehidupan bangsa.
Modul sederhana ini jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kepada pembaca kami
mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun dari setiap pembaca sangat penulis
harapkan demi kesempurnaan modul pegangan siswa ini . Kami akan berupaya untuk
memperbaiki dan membuatnya menjadi lebih baik pada edisi mendatang.
Akhir kata penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu
hingga terselesainya modul ini.semoga modul ini dapat bermanfaat bagi para pendidik dan
peserta didik di manapun berada dan dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran
materi Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas Kecil.
Malang, November 2015
Penyusun
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil I
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................ I
DAFTAR ISI .................................................................................................................................... II
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .......................................................................................................... 1
B. Deskripsi Singkat ..................................................................................................... 2
C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar ............................................................ 2
1. Kompetensi Inti ................................................................................................ 2
2. Kompetensi Dasar ............................................................................................ 3
D. Manfaat Penggunaan Modul ................................................................................... 3
E. Tujuan .......................................................................................................................... 3
F. Petunjuk Penggunaan Modul .................................................................................. 4
1. Petunjuk Bagi Peserta Didik ......................................................................... 4
2. Petunjuk Bagi Guru .......................................................................................... 4
BAB II KEGIATAN BELAJAR
Kegiatan Belajar 1 .......................................................................................................... 5
A. Kompetensi Dasar .................................................................................................... 5
B. Materi Pokok ............................................................................................................. 5
C. Uraian Materi ............................................................................................................ 5
1. Pengertian Kas .................................................................................................. 5
2. Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan ......... 6
3. Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil ....................... 13
4. Prosedur Pembentukan dan Pertanggung jawaban dana Kas Kecil ..... 14
5. Prosedur Permintaan dan Pertanggung jawaban Pengeluaran ............. 16
Dana Kas Kecil ...................................................................................................
6. Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil .............................................. 17
D. Rangkuman .................................................................................................................. 19
E. Tugas Kelompok ........................................................................................................ 19
F. Tugas Mandiri ........................................................................................................... 19
Kegitan Belajar 2 ............................................................................................................ 20
A. Kompetensi Dasar .................................................................................................... 20
B. Materi Pokok ............................................................................................................. 20
C. Uraian Materi ............................................................................................................ 20
1. Dokumen atau bukti pemakaian Kas Kecil ................................................. 20
2. Metode Pencatatan Dana kas kecil ................................................ 21
D. Rangkuman .................................................................................................................. 23
E. Tugas Individu .......................................................................................................... 23
BAB III EVALUASI
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi ................................................................................. 24
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil II
B. Soal-soal Evaluasi ..................................................................................................... 24
BAB IV PENUTUP
A. Glosarium .................................................................................................................... 25
B. Daftar Pustaska ....................................................................................................... 25
C. Lampiran ..................................................................................................................... 25
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil III
A. Latar Belakang
as (Cash) merupakan harta perusahaan yang paling likuid.Artinya kas merupakan
harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran. Namun seiring
dengan tingkat likuiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling
rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat
safety (keamanannya).
Terkait dengan jumlah ketersediaan kas, jika kas tersedia dalam jumlah terlalu
sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, maka keadaan ini akan mengganggu
tingkat likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang tersedia terlalu banyak,
maka hal ini juga akan menimbulkan kerugian (iddle cost) bagi perusahaan. Hal ini
dikarenakan kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan dalam surat berharga maupun
yang lainnya, yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.
Sehubungan dengan tingkat keamanan kas, tentu Anda memahami bahwa kas adalah
harta perusahaan yang paling menggoda, karena tidak ada orang yang tidak
membutuhkannya.Maka untuk menjamin keamanan kas perusahaan biasanya
menyelenggarakan suatu sistem pengamanan kas.Salah satunya adalah dengan
menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan
menggunakan cek.
Namun tentu saja tidak efektif jika semua pengeluaran menggunakan cek.Kita bisa
bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai Rp 6.500,00 harus
menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran bisa dengan menggunakan cek,
misalnya pembayaran listrik, air dan telephon. Untuk mengantisipasi kelancaran
pembayaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut maka diperlukan dana dalam bentuk
tunai yang disebut dengan “KAS KECIL/PETTY CASH”.
K
BAB I
PENDAHULUAN
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 1
B. Deskripsi Singkat
Modul ini berjudul ” Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas
Kecil”, di mana ruang lingkupnya adalah memproses dokumen dana kas kecil,
mengidentifikasi mutasi dana kas kecil, mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir
dan menyusun laporan mutasi dana kas kecil.
Hasil belajar yang diharapkan adalah, peserta didik mampu memproses dokumen
dana kas kecil mulai dari pembentukan, pengisian kembali sampai dengan penyusunan
laporan.
C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar
1. Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, perduli, santun,
ramah lingkungan, gotong-royong, kerjasama, cinta damai, responsive, dan pro-aktif)
dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 2
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan diri yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan.
2. Kompetensi Dasar
3.4 Mengilustrasikan cara Pengelolaan Kas Kecil.
4.4 Mengelola Kas Kecil.
D. Manfaat Penggunaan Modul
Dengan menggunakan modul ini siswa diharapkan dapat :
1. Menumbuhkan rasa ingin tahu siswa terhadap materi pembelajaran.
2. Meningkatkan motivasi siswa untuk memahami materi pembelajaran.
3. Meningkatkan rasa kemandirian belajar siswa.
4. Mencapai tujuan pembelajaran secara optimal baik kognitif, sikap, dan
keterampilan.
E. Tujuan
Setelah mengikuti proses pembelajaran, peserta didik mampu:
1. Menunjukkan perilaku percaya diri dalam pembelajaran.
2. Menunjukkan perilaku tanggung jawab dalam pembelajaran.
3. Menunjukkan perilaku disiplin dalam pembelajaran.
4. Menjelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil.
5. Menjelaskan pengertian dana kas kecil.
6. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil.
7. Menjelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 3
8. Menjelaskan prosedur pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggung
jawaban. pengeluaran dana kas kecil, prosedur pengisian kembali kas kecil.
F. Petunjuk Penggunaan Modul
1. Petunjuk Bagi Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat tujuan pembelajaran yang ingin dicapai.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang kompetensi dasar dan tujuan
pembelajaran dalam modul. Bila masih ragu, tanyakan pada guru.
c. Bacalah dengan cermat setiap kegiatan belajar, dan kerjakan semua tugas yang
diberikan.
d. Bila dalam proses memahami materi Anda mengalami kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman Anda atau kosultasikan dengan guru.
e. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, pastikan anda
sudah memahami dengan baik materi sebelum melanjutkan pada kegiatan belajar
yang selanjutnya.
f. Gunakanlah sumber belajar yang relevan, seperti buku paket, internet, dan lain
sebagainya.
2. Petunjuk Bagi Guru
a. Menginformasikan kepada peserta didik mengenai langkah-langkah penggunaan
modul.
b. Membimbing siswa melakukan tugas-tugas latihan.
c. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang
diperlukan utuk menunjang proses belajar.
d. Melaksanakan penilaian.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 4
e. Menjelaskan kepada siswa mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan di
diskusikan mengenai rencana pembelajaran yang selanjutnya.
f. Mencatat pencapaian hasil belajar siswa.
Kegiatan Belajar 1
A. Kompetensi Dasar :
3.4 Mengilustrasikan cara pengelolaan kas kecil.
B. Materi Pokok
Pengertian Kas Kecil
Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan
Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil
Prosedur Pembentukan dan Pertanggungjawaban dana Kas Kecil
Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil
C. Uraian Materi
1. Pengertian Kas Kecil
Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty
Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai
transaksi-transaksi kecil dan rutin.
Karakteristik Dasar dari Kas Kecil
1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang
telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing
BAB II
KEGIATAN BELAJAR
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 5
perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional
perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )
2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut
dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior
Cashier).
Dari paparan di atas maka dapat kita ambil benang merah bahwa kas kecil adalah
dana dalam bentuk tunai yang jumlahnya relatif kecil yang dibentuk untuk
pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh Direktur/Manajer keuangan yang
berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Untuk menjamin
keamanan dan akuntabilitasnya maka petugas kas kecil tidak boleh dirangkap oleh kasir
kas besar.
2. Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan
A. Peralatan/dokumen yang digunakan
Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah:
1) Bukti Kas Keluar (BKK)
Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran
kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum
dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas
kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat
pengisian kembali kas kecil.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 6
Bentuk bukti kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan. Berikut ini adalah
salah satu contoh saja dari bukti kas keluar:
PD SUKSES
Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN
KEDIRI
BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK10-6
Tanggal : 10 November 2009
Cek P Nomor Cek : CP15-010 Tanggal Cek : 10/11/2009
Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh
(Moh. Gandy Yudha, S.Pd.) (Khoimatul Ariza, S.E.) (Mifdal Yuzron Alafaqi,S.TP)
Gambar 1.1 BKK untuk Pembentukan dana Kas kecil
Gambar 1.1. BUKTI PENGELUARAN KAS
2) Cek (Cheque)
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum
pada cek atau pembawa cek.
Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas
besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh
manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil
untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank.
Dibayar kepada Bendahara Kas Kecil
Jumlah
Dibayar
Rp. 5.000.000,00
Dengan Huruf Lima juta rupiah
Keterangan Pembentukan Dana Kas Kecil
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 7
Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini adalah
contoh cek:
BANK YOGA ARTA
BANK YOGA
ARTA
Cabang Surakarta
Cabang
Surakarta
No. Cek AA
098
No. Rek. Giro: 32.43.5844.3
No. Rek. Giro:
32.43.5844.3
Tgl. 2 –
Desember- 2009
No. Cek AA 098
Tgl. 2 –Desember - 2009
Atas Penyerahan cek ini bayarlah kepada
Kepada :
Ny Ratih Rosiyati atau pembawa
Ny ratih Rosiyati
Uang sejumlah Rp Rp 5.000,000.00
Untuk Pembayaran Kas Kecil
Lima Juta rupiah
tgl. 2 – Desember - 2009
Saldo
Rp
12,750,000.00
Setoran
Rp
2.250,000.00
Karanganyar,2 Desember
2009
Pengambilan
Rp
5,000,000.00
Rp 5.000.000,00
Saldo
Rp
10.000.000.00
Joko Pramono,S.Pd
Tanda tangan dan cap
stempel Perusahaan
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 8
Gambar 1.2. Cek (Cheque)
3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang
kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil
dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas
kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil tersebut.
PD SUKSES
Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN
KEDIRI
PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta
No. PPKK 0001 Tgl. Departemen Disetujui
Jumlah Rupiah dengan Angka
Jumlah Rupiah dengan Huruf
Keterangan …………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
Gambar 1.3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 9
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan
pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas
kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil
PD SUKSES
Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN
KEDIRI
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Jumlah yang diterima menurut
PPKK
Rp
5.000.000,00
No BPKK 10101
Jumlah yang telah dikeluarkan Rp
2.000.000,00
No PPKK ………….
Jumlah sisa Lebih (kurang) Rp
3.000.000,00
Tgl …………..
Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah (Rupiah)
Disetujui
………………….
Diperiksa
……………………
Dibuat Oleh
………………………….
Gambar 1.4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil
5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan
dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil
agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas
kecil mengajukan dokumen ini kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti
pada saat pembentukan dana kas kecil.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 10
Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas Kecil:
PD SUKSES
Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN
KEDIRI
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
Tgl No BPKK Keterangan Jumlah (Rp)
Diperiksa Dibuat Jumlah PPKK
Jumlah BPKK
Uang Tunai
Jumlah Dana
Kas Kecil
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
NO REK JUMLAH NO REK JUMLAH
Gambar 1.5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKK)
B. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain:
1) Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 11
Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap
tranksaksi pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas
kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran
kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah dicap lunas (telah di otorisasi)oleh
fungsi kas.
Bentuk Jurnal Pengeluaran Kas :
PD SUKSES
JURNAL PENGELUARAN KAS
BULAN NOVEMBER 2009
TGL NO.
BUKTI KETERANGAN
NO.
CEK
POS
REFF
ACC.
PAYABLE
SERBA-SERBI PURCHASE
DISC.
PPN
Income
CASH IN
BANK NAMA NO. JUMLAH
Gambar 1.6. Jurnal Pengeluaran kas
2) Register Check (Check Register)
Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang
dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil.
Contoh format register check:
PD SUKSES
Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN
KEDIRI
REGISTER CHECK
Tgl Dibayarkan
kepada
Bank No.
Cek
No.
BKK
Jumlah (Rp)
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 12
Gambar 1.7. Register Cek
3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil (Petty Cash Book)
Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap transaksi
pengeluaran kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul
sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
Contoh Petty Cash Book :
PD SUKSES
PETTY CASH BOOK
Bulan: Desember 2009
TANGGAL NO.
BUKTI KETERANGAN
DEBET KREDIT
NAMA
AKUN NO.AKUN JUMLAH
PETTY
CASH
Gambar 1.8. Jurnal pengeluaran Kas Kecil
3. Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil
Dalam penyelenggaraan administrasi kas kecil terkait dengan beberapa fungsi:
a. Fungsi kas
Fungsi (Bagian) kas berkaitan dengan penyelengaraan administrasi kas kecil
bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan
cek pada pemegang dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat pembentukan dana
kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 13
b. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
1) Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan kas kecil.
2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
3) Pencatatan penngisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek.
4) Pencatatan pegeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
5) Pembuatan bukti kas keluar yanng memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini
juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan
dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
c. Fungsi Pemegang dana Kas Kecil
Fungsi pemegang dana kase kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas
kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang
ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d. Fungsi Yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil. Atas
pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti transaksi (nota,
kuitansi) pengeluaran dana kas kecil.
e. Fungsi pemeriksa intern.
Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil (cash account) secara
periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga
bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil
yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita
acara pemeriksaan kas kecil.
4. Prosedur Pembentukan dan Pertanggung jawaban dana Kas Kecil
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 14
Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur
pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu
antara lain;
1. Bagian Utang
Bagian Utang memiliki kegiatan sebagai berikut:
a) Menerima surat keputusan mengeni pembentukan dana kas kecil dari
Direktur/manajemen keuangan
b) Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (tiga) lembar.
c) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar
d) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 dan 3 diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan
pembentukan dana kas kecil. Sedangkan lembar ke 2 diserahkan ke bagian kartu
persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
e) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang
pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
f) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti
kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.
g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang
pembengtukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.
2. Bagian kasir/kasa
Bagian ini memiliki tugas-tugas kaitannya dengan pembentukan kas kecil sebagai
berikut:
a) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya
dari bagian utang.
b) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan
memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 15
c) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2, dan 3) beserta
SK pembentukan dana kas kecil.
d) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 diserahkan ke bagian utang beserta Sk Pembentukan
Lembar 2 diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas
kecil.
3. Pemegang kas kecil
Kegiatan yang dilakukan Pemegang dana kas kecil antara lain;
a) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.
b) Menguangkan cek ke bank
c) Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank
d) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal
4. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kas kecil sebagai
berikut:
a) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang
pembentukan dana kas kecil dari bagian utang
b) Mencatat bukti kas keluar dari register cek’
c) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke
dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip
bukti kas keluar yang telah dibayar.
5. Prosedur Permintaan dan Pertanggung jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah;
Pemakai dana Kas kecil
Pemegang dana kas kecil
Dalam pencatatan pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode :
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 16
1. Metode Imprest/dana tetap
2. Metode Fluktuasi/dana tidak tetap
6. Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil
Jika kas kecil sudah menipis atau habis maka pemegang kas kecil akan mengajukan
pengisian kembali dana kas kecil. Dalam pengajuan pengisian kembali kas kecil ini
melibatkan beberapa fungsi, antara lain:
a. Fungsi Pemegang dana Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil terkait dengan pengajuan dana kas kecil melakukan
beberapa tugas atau fungsi :
1) Membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PP3K)
2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) kepada
bagian Utang
3) Menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari bagian utang
4) Menguangkan Cek ke bank
5) Menyimpan uang tunai
6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3
b. Fungsi Bagian Utang
Bagian utang memiliki beberapa kegiatan yang harus dilakukan terkait pengisian
kembali kas kecil, antara lain:
1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2) Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar.
3) Berdasarkan BKK lembar 1 diserahkan diisi register BKK
4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke bagian kartu biaya (jika ada)
5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan DP diserahkan ke bagian Kasa
6) Menerima cek, BKK1, PP3K lembar 2, BPKK dan Dp dari kasa setelah
membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat
nomor cek pada BKK
7) Mengisi register BKK berdasarkan PP3K1
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 17
8) Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan dokumen pendukung kepada bagian jurnal
c. Bagian Kasir
Kegiatan yang dilakukan bagian kasir terkait pengisian kembali kas kecil antara lain:
1) Menerima BKK 1 dan 2, PP3K 2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada direktur keuangan.
3) Menyerahkan cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.
4) Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah
membubuhkan tanda cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan
mencatat nomor cek pada BKK.
d. Bagian Jurnal/Akuntansi
Bagian jurnal melakukkan tugas sebagai berikut:
1) Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang
2) Mengisi Register cek dari BKK1Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut
nomor urut.
e. Bagian Kartu Biaya (jika ada)
Bagian kartu Biaya memiliki kegiatan yang terkait dengan pengisian kembali kas kecil
antara lain;
1) Menerima BKK 2 dan PP3K2 dari bagian utang
2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2
3) Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut no urut.
Tidak semua perusahaan memiliki bagian kartu biaya, artinya opsional saja.Jika
bagian kartu biaya tidak ada, tugasnya dapat dikerjakan sekaligus oleh bagian
akuntansi/Jurnal.artinya opsional saja. Jika bagian kartu biaya tidak ada, tugasnya
dapat dikerjakan sekaligus oleh bagian akuntansi/Jurnal.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 18
D. Rangkuman
Kas kecil atau petty cash adalah dana kas yang disediakan oleh perusahaan untuk
membiayai pengeluaran perusahaan yang tidak materiil atau terlalu kecil dan tidak
efektif jika menggunakan chek.
Karakteristik kas kecil antara lain jumlahnya antara Rp 500.000,00 - Rp
5.000.000,00, dipergunakankan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin,
disimpan ditempat khusus dan ditangani oleh bendahara kas kecil (petugas khusus).
Peralatan/dokumen yang digunakan dalam administrasi kas kecil antara lain Bukti Kas
Keluar, Cek, Permintaan Pengeluaran Kas Kecil, Bukti pengeluaran Kas Kecil, Bukti
Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil.
Catatan Akuntansi yang digunakan antara lain Jurnal Pengeluaran Kas, Register
Check, dan Jurnal Pengeluaran Dana kas Kecil (buku Kas Kecil)
Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengelolaan kas kecil dalam suatu perusahaan
antara lain; Fungsi Kas, Fungsi Akuntansi, Fungsi Pemegang kas Kecil, Fungsi yang
memerlukan pembayaran Tunai, Fungsi Pemeriksa Intern.
E. Tugas Kelompok
Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang (satu kelompok satu nama perusahaan).
Kumpulkan bukti-bukti transaksi yang terkait dengan
1) Prosedur Pembentukan dana kas kecil
2) Perimintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil
3) Pengisian kembali dana kas kecil
Lakukanlah simulasi dan presentasi bersama-sama kelompok lain.
F. Tugas Mandiri
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar!
1. Jelaskan latar belakang perlunya dibentuk dana kas kecil?
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 19
2. Jelaskan yang dimaksud dengan kas kecil dan sebutkan sistem/metode
pencatatannya.
Kegiatan Belajar 2
A. Kompetensi Dasar :
4.4 Mengelola Kas Kecil.
B. Materi Pokok
Dokumen atau bukti pemakaian dana kas kecil
Metode pencatatan dana kas kecil
C. Uraian Materi
1. Dokumen atau bukti pemakaian Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus
mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna mempertanggung-
jawabkan dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa :
bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran rekening air, bukti
pembayaran rekening telepon dan lain-lain.
Blanko bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini
contoh bukti nota pembayaran foto copy :
FOTO COPY DANISWARA, 5 November 2009
Jl. NANGGALAN 100 Kepada H. Imam Ruba’i
Telp 081100100100
No. Banyaknya Uraian Harga
Satuan
Jumlah
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 20
1. 100 lembar Photo copy RP 100,00 Rp. 10.000,00
2 2 buah Jilid hard
cover
Rp
10.000,00
Rp 20.000,00
Rp. 30.000,00
Penerima,
…………………
Gambar 2.1 Bukti Nota Pembayaran Foto copy
Setiap bukti kas keluar yang dikeluarkan harus dilampiri dengan bukti
pengeluaran kas kecil yang sudah dilakukan pada periode tertentu.
2. Metode Pencatatan Dana kas kecil
Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang
biasa dilakukan, yaitu :
a. Sistem dana tetap (Imprest system)
Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan
jumlah semula. Artinya jumlah penerimaan sama dengan jumlah
pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak
menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada
dalam kas kecil, pengelola hanya membuat catatan yang sifatnya intern
dan mengarsip semua bukti pengeluaran kas kecil pada periode tertentu.
Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas
umum, yaitu sebagai berikut :
1) Pada saat pembentukan dana kas kecil :
Kas kecil ……………………………….. xx
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 21
Kas ………………………………………….. xx
2) Pada saat pemakaian dana :
Tidak dijurnal
3) Pada saat pengisian kembali :
Beban-beban……………………………….. xx
Kas ………………………………………….. xx
4) Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan.
Jumlahnya adalah
Kas kecil ……………………………….. xx
Kas ………………………………………….. xx
5) Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan,
jumlahnya adalah:
Kas ……………………………….. xx
Kas kecil………………………….. xx
b. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund
balance system)
Dalam metode ini besarnya saldo dana kas kecil selalu berubah-ubah
sesuai dengan kebutuhan. Artinya jika terjadi pengeluaran atau
penrimaan dana kas kecil selalu dicatat dengan mendebet untuk
penerimaan dan mengkredit kas kecil untuk pengeluarannya. Jurnal yang
diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut :
1) Pada Saat Pembentukan dana kas kecil
Kas kecil ……………………………….. xx
Kas ………………………………………….. xx
2) Pada saat pemakaian dana :
Beban-beban……………………………….. xx
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 22
Kas kecil………………………………………….. xx
3) Pada saat pengisian kembali
4) Kas kecil ……………………………….. xx
D. Rangkuman
Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus
mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna mempertanggung-
jawabkan dana kas kecil.
Ada dua metode pencatatan dana kas kecil yaitu system dan tetap dan
system dan tidak tetap.
E. Tugas Individu
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar!
1. Jelaskan perbedaan antara sistim pencatatan dana tetap dengan sistim dana
tidak tetap.
2. Sebutkan sebab-sebab terjadinya selisih kas kecil.
3. Bagaimana perlakuan terhadap selisih kas pada akhir periode?
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 23
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi
Bagi Siswa
Maksud dan tujuan dari adanya evaluasi didalam modul ini adalah agar peserta
didik dapat belajar secara mandiri dalam mengerjakan latihan-latihan dan soal-soal
tanpa arahan atau bimbingan guru.Serta agar peserta didik dapat benar-benar
memahami materi yang ada di dalam modul ini.
Bagi Guru/ fasilitator
Maksud dan tujuan dari adanya evaluasi didalam modul ini adalah agar guru/
fasilitator/ dapat membantu guru merencanakan kegiatan belajar dan memahami
konsep, praktik baru, dan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan siswa, serta guru
bisa mencatat/ menilai hasil pencapaian kemajuan belajar siswa/ peserta didik.
B. Soal-soal Evaluasi
Tes Formatif 1
Soal Essay
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat, singkat tapi jelas!
1. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi kas kecil?
2. Uraikan Prosedur Administrasi Dana kas kecil!
3. Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil.
BAB III
EVALUASI
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 24
A. Glosarium
Check Register : Register Cek
Cash Disbursement Journal : Jurnal Pengeluaran Kas
Cash Count : Dana Kas Kecil
Fluctuating –fund-Balance system : Sistem saldo dana berfluktuasi
Imprest system : Sistem dana tetap
Fluctuation fund system : Sistem Dana Tidak Tetap
Petty Cash : Kas Kecil
Suprised Audit : Pemeriksaan secara mendadak
Cheque : Cek
B. Daftar Pustaka
Mulyadi, 2003. Sistem Akuntansi “ Dana Kas Kecil ( Petty Cash)”
lilizis.blogspot.co.id
Duhanias.files.wordpress.com
C. Lampiran
Lampiran 1 Kunci Jawaban
Kompetensi Dasar :3.4 Mengilustrasikan cara pengelolaan kas kecil.
Tugas Mandiri
1. Kas kecil dibentuk karena ada pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil dan tidak cocok/tepat bila menggunakan cek.
2. Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan
cek.
BAB IV
PENUTUP
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 25
Kompetensi Dasar : 4.4 Mengelola Kas Kecil.
Tugas Mandiri
1. Perbedaan sistim dana tetap dengan sistim dana tidak tetap
Dalam sistim dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sesuai
dengan jumlah yang ditetapkan. Pada metode ini, pengeluaran dari kas
kecil tidak dibuatkan jurnal. Akan tetapi pemegang kas kecil
mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran atas kas kecil. Kemudian kas kecil
diisi kembali berdasarkan bukti-bukti pengeluaran sebesar pengeluaran
yang telah dilakukan. Sedangkan dalam sistim dana tidak tetap saldo kas
kecil selalu berubah karena setiap pengeluaran dari kas kecil langsung
dicatat, yang mengakibatkan saldo kas kecil berkurang.
2. Penyebab terjadinya selisih kas kecil adalah:
a. Kesalahan pencatatan
b. Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
c. Adanya uang palsu
d. Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi
e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
3. Perlakuan terhadap selisih kas
Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha,
sedangkan selisih kas kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.
Evaluasi
1. Dokumen yang diperlukan dalam administrasi kas kecil:
a) Bukti Kas Keluar
b) Cek
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 26
c) Permintaan pengeluaran kas kecil
d) Bukti pengeluaran kas kecil
e) Permintaan pengisian kembali kas kecil
2. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Dalam administrasi kas kecil ada 4 prosedur, yaitu:
a) Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan terbitnya surat
keputusan Direktur Keuangan/manajer Keuangan yang menentukan jumlah
atau metode yang digunakan dalam pencatatan dana kas kecil.
b) Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil
Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas
kecil. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan
peneluaran dana oleh pamakai ditujukan kepada pemegang dana kas kecil.
Pemakai dana berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana
dengan membuat pertanggungjawaban dalam formulir bukti pengeluaran kas
kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukung.
c) Pengisian kembali dana kas kecil
Dalam imprest system bukti pengeluaran kas dilampiri dengan bukti
pendukungnya, dan disimpan sementara untuk digunakan nanti dalam pengisian
kembali dana kas kecil.
Dalam sisem dana tidak tetap, bukti pengeluaran kas kecil diserahkan
oleh pemegang dana ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran
kas kecil, jika saldonya sudah menipis, pemegang kas kecil mengisi formulir
permintaan penrisian kembali. Formulir ini dilampiri dengan bukti-ukti
pendukung dan dikirim ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian
kembali dana kas kecil.
3. Pihak-pihak (Fungsi) yang terkait dengan pengelolaan administrasi dana kas kecil:
a) Fungsi Kasa/kasir.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 27
b) Fungsi Akuntansi/Jurnal.
c) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil.
d) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil).
e) Fungsi pemeriksa intern.
Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 28