Transcript
Page 1: Inventory Control Management

INVENTORY CONTROL

MANAGEMENT

(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

(Heru Sasongko, S.Farm., Apt)

Universitas Sebelas Maret

Page 2: Inventory Control Management

Selection

Procurement

Distribution

Use Management Support

UNSUR PENTING DALAM KOMPONEN MANAJEMEN OBAT

Page 3: Inventory Control Management

Seleksi

Distribusi

Pengadaan

Dukungan manajemen •Organisasi •Keuangan •Manajemen Informasi •SDM

Penggunaan

Page 4: Inventory Control Management

Inventory Control ?

Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi tersebut dapat dilaksanakan secara efektif.

Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

* Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi.

* Pengendalian persediaan juga penting dalam menentukan stok yang benar

Page 5: Inventory Control Management

Inventory dapat berupa :

* barang mentah (raw material)

* barang setengah jadi (work in process)

* barang jadi (finished goods)

* barang pengemas (packaging materials)

Page 6: Inventory Control Management

Pengendalian Persediaan yang Efektif ?

Pengendalian persediaan yang efektif adalah

mengoptimalkan dua tujuan :

1. Memperkecil total investasi pada persediaan

2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk

memenuhi permintaan konsumen.

Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu

waktu.

2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.

3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan

pengawasan.

Page 7: Inventory Control Management

Masalah Pengendalian Persediaan

Masalah klasik dari pengendalian persediaan

adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara

pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang

ditimbulkannya.

Page 8: Inventory Control Management

Pertimbangan Biaya variabel :

1. Biaya penyimpanan

Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian, penerangan, keusangan, dll.

2. Biaya pemesanan

Biaya yang setiap kali harus ditnggung dalam pemesanan suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.

3. Biaya penyiapan

Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan, ekspedisi.

Page 9: Inventory Control Management

4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak

mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut,

seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,

biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan,

dll.

Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara

yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya

persediaan.

Page 10: Inventory Control Management

Tujuan Inventory Control

Tujuan dari persediaan yang paling penting :

Melindungi dari kerugian.

Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat melindungi persediaan dari stok kosong.

Membuat sistem pengadaan/ manufaktur.

Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari sistem persediaan yang baik.

Page 11: Inventory Control Management

Tujuan Inventory Control (cont’n)

Meminimalkan waktu tunggu.

Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat secara optimal, sehingga pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.

Meningkatkan efisiensi transportasi.

Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada sistem persediaan atau stok.

Mengantisipasi fluktuasi.

Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi. Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang tidak menentu.

Page 12: Inventory Control Management

Model-Model Pengendalian

Persediaan

Ada beberapa model sistem pengendalian

persediaan yaitu :

1. Model ABC

2. Model EOQ

3. Model VEN

4. Model JIT

Page 13: Inventory Control Management

Model ABC (Always Better Control)

Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :

Kel Jumlah item Jumlah nilai

A 20% 75%

B 30% 20%

C 50% 5%

100% 100%

Page 14: Inventory Control Management

ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

50

40

30

Klas B

20

10

Klas C

0

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan

%

Biaya

Pema

kaian

Page 15: Inventory Control Management

Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem

pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan

frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas

pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.

Page 16: Inventory Control Management

ANALISA ABC

Digunakan untuk:

1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya

dg mengatur pembelian yg lebih sering dan

pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk

obat kelas A

2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat

klas A dan penyimpanan harus diperhatikan

3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya

pengertian bahwa order yg besar untuk klas

A harus dicatat secara ketat

Page 17: Inventory Control Management

Standar Pemesanan

Dasar pemesanan kembali:

1. Minimum and maximum stock levels

2. Consumption-based reordering formula

Page 18: Inventory Control Management

Minimum and maximum stock

levels

Dalam inventory control, dasar reorder dengan parameter:

1. Average monthly consumption (CA)

2. Suplier lead time (LT)

3. Procurement period, time until the next order will be place (PP)

4. Stock on hand in inventory (S1)

5. Stock now on order from supplier but not yet received (S0)

6. Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)

Page 19: Inventory Control Management

Rumus mathemetic Smin

dan Smax

Safety Stock (SS)

SS = (LT x CA)

Smin (Stok minimum)

Smin = (LT x CA) + SS

= 2 SS

Smax (stok maksimum)

Smax = Smin + (PP x CA)

Page 20: Inventory Control Management

An example of minimum –maximum level

calculations is a case in which in the lead

time for tetracyclin capsules is two months,

the average monthly consumption is 1,000

capsules, and additional safety stock

allocated is 2,000 capsules. For a

procurement period of six months, the Smin

& Smax quantity would be set:

Smin = (2 x 1,000) + 2,000 = 4,000 capsules

Smax = 4,000 + (6 x 1,000) = 10,000 capsules

Page 21: Inventory Control Management

Jika kondisi stok dibawah stok level

minimum, maka perhitungan order quantity

dirumuskan:

Qo = (Smax + SB)-(S1+So)

Sebagai contoh diatas, tetracyclin yang

tersedia di stok 3,000 dan pesanan yg belum

datang 2,000, dan tidak ada permintaan dari

pelayanan, maka

Qo = (10,000 + 0) – (3,000 + 2,000)

Qo = 5,000

Page 22: Inventory Control Management

ECONOMIC ORDER

QUANTITY

(EOQ)

Page 23: Inventory Control Management

Model EOQ (Economic Order Quantity)

Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)

EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co

Cm . U Cm . U S

Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)

Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun

S : Jumlah permintaan setahun

U : Cost per unit

Page 24: Inventory Control Management

Gambar. Economic Order Quantity

Page 25: Inventory Control Management

EOQ

Teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal, mudah digunakan

Ada beberapa asumsi:

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat konstan

2. Lead time, waktu antara pemesanan & penerimaan pesanan, diketahui dan bersifat konstan

Page 26: Inventory Control Management

EOQ

3. Persediaan diterima dengan segera persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu

4. Tidak mungkin diberikan diskon

5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu

6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yg tepat.

Page 27: Inventory Control Management

Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu

Q

0

Jumlah yg

dipesan

(persediaan

maksimal)

Persediaan

minimum

Page 28: Inventory Control Management

Reorder Point

Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam

jumlah barang

ROP = d x L D d = Jumlah hari kerja per tahun d : Kebutuhan per hari L : Waktu tunggu (Lead time) D : Kebutuhan tahunan

Page 29: Inventory Control Management

Biaya Pemesanan

Mencakup:

Biaya pasokan

Formulir

Pemrosesan pesanan

Tenaga para pekerja

dsb

Page 30: Inventory Control Management

Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan: sewa bangunan, penyusutan, biaya operasi, pajak,

asuransi = 6%

Biaya penanganan: peralatan, sewa,

listrik, biaya operasi = 3%

Biaya tng kerja: penanganan tambahan= 3%

Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak,

asuransi persediaan = 11%

Pencurian, kelalaian = 3%

TOTAL = 26%

Page 31: Inventory Control Management

Contoh :

Instalasi farmasi rumah sakit ABC menggunakan Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun. Harga perbotolnya RP. 900.000,- Rumah sakit memperkirakan Carryng Cost Interest Rate = 20% dan biaya pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala instalasi Farmasi ingin mengetahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan. Buat Fixed period system jika diketahui lead time nya 2 hari!

Page 32: Inventory Control Management

Jawab :

EOQ = √ 2 x 50.000 x 1200

0.2 x 900.000

= √ 120.000.000

180.000

= √ 666.67

= 25.8 ≈ 26 botol

Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun adalah 26 botol.

Page 33: Inventory Control Management

Economic Order Interval

EOI = √ 2 x 50.000

0.2 x 900.000 x 1200

= 0,0215 tahun

= 0,258 bulan

= 7,746 hari

Jadi harus beli tiap 7-8 hari sekali atau sebulan 4 kali pesan

EOF = penggunaan setahun

EOQ

Page 34: Inventory Control Management

Re order point

ROP = d x L, jika lead time 2 hari,maka

ROP = (1200/365) x 2

ROP = 6,57 botol ≈ 7 botol

Jika membangun Safety stock

ROP = 2 x (d x l)

ROP = 14 botol

Page 35: Inventory Control Management

Model VEN (Vital Essential Non-essential)

Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu pengelolaan

obat yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat

terhadap kesehatan pasien. VEN ini terdiri dari 3 kategori,

yaitu :

V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk

kelangsungan hidup.

E : Essential, obat-obat penting yang dapat melawan

penyakit tapi tidak vital.

N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang penting,

dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja.

Page 36: Inventory Control Management

Characteristic of drug or

target condition

Vital Essensial Non Esensial

Occurance of target condition:

- Persons affected (% of

population)

-Person treated (number perday at

average health center

0ver 5 %

Over 5

1-5 %

1-5

Less than 1%

Les than 1

Severity of target condition

- life threatening

- Disabiling

Yes

Yes

Occasionally

Occasionally

Rarely

Rarely

Therapeutic effect of Drug

- Prevent serious disease

- Cures serious disease

- Treats minor, self limited,

simtoms and conditions

- Has proven efficacy

- Has unproven efficacy

Yes

Yes

No

Always

Never

No

Yes

Possibly

Ussually

Rarrely

No

No

Yes

May or May not

May or may not

Page 37: Inventory Control Management

PUT (Prioritas, Utama,

Tambahan)

Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan

sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN

termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV

Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber

dana tertentu. Pada analisis ABC dan VEN

termasuk dlm kelompok AE, BE, CE

Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah

obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis

ABC-VEN dlm kelompok AN, BN dan CN

Page 38: Inventory Control Management

Model JIT (Just In Time) Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara

perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit atau apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan.

Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila persediaan hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika tidak didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok pengamanan, maka akan mengakibatkan terganggunya system pengelolaan obat.

JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu :

1. Pengurangan lead time

2. Penurunan persediaan ke tingkat minimum

3. Keandalan Equipment

4. Arus produksi yang berimbang

5. Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.

Page 39: Inventory Control Management

Beberapa model sistem pengendalian

persediaan yang lain :

1. One Bin System (One storage bin system)

2. Two Bin System (Two and bag account system)

3. Fixed Order Period System = Reorder Cycle System (Sistem waktu pesanan tetap)

4. Fixed Order Quantity System = Reorder Level System (Sistem jumlah pesanan tetap)

5. Safety Stock (Buffer Stock) = Persediaan Pengaman

6. Kombinasi antara EOQ dengan analisa ABC

7. Card File System

8. Computerized

Page 40: Inventory Control Management

Pengendalian Persediaan

Analisa alur persediaan

Identifikasi lokasi stok dlm network

distribusi

Menjaga efisiensi stok TOR

Page 41: Inventory Control Management

TOR : Turn Over Ratio

Cost of goods sold (Harga pokok penjualan)

TOR =

Inventory value (Nilai persediaan)

Page 42: Inventory Control Management

TOR

Indikator: TOR rendah berarti masih banyak stok

yang belum terjual

Akan menghambat aliran kas

Berpengaruh terhadap keuntungan

TOR semakin tinggi, pengelolaan

persediaan barang semakin efisien

Page 43: Inventory Control Management

KEAMANAN

Termasuk: Pencurian; Penyogokan;

Pemalsuan

Keamanan mempunyai pengaruh penting

dan kadang-kadang sangat besar

terhadap kesehatan dan ekonomi

Page 44: Inventory Control Management

Sistem Pengamanan

Analisa terhadap sumber yang perlu

keamanan

Mempunyai metode yg kuat untuk

memperbaiki keamanan

Penerapan keamanan setelah

memikirkan biaya bagi perdagangan

Page 45: Inventory Control Management

Keamanan dapat diketahui

Investigasi secara informal

Penyetokan secara indipenden

Perbandingan pemakaian

Survey terhadap outlet obat

Page 46: Inventory Control Management

Pencegahan Pencurian

1. Identifikasi semua suplier obat

pemerintah

2. Menangani sumber pencurian di

pemerintah

3. Menutup outlet yang obatnya dicuri

Page 47: Inventory Control Management

Upaya efisiensi

1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan

dengan metode ABC dan VEN

2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan

stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan

analisis EOQ = Economic Order Quantity

3. Kadaluwarsa dan rusak

4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan

Page 48: Inventory Control Management

Indikator efisiensi perencanaan

1. presentase dana yg tersedia dgn yg dibutuhkan

2. Penyimpangan perencanaan: perbandingan antara jumlah barang dalam satu item obat dalam perencanaan dgn jumlah barang dr item tsb dlm kenyataan pemakaiaan

3. Kecukupan obat: jumlah bulan yg menunjukkan antisipasi lamanya stock obat yg tersedia

4. Stock berlebih: stock obat yg kecukupan obatnya lebih dari 18 bulan

5. Stock kosong: jumlah stock akhir = 0, yaitu jumlah obat yg kosong dalam persediaan

6. Stock mati: stock obat dalam 3 bulan atau lebih tidak dipakai

7. TOR : Perputaran modal yg terjadi dalam I tahun


Top Related