Download - Inventory Control

Transcript
Page 1: Inventory Control

PENGENDALIAN PERSEDIAAN(INVENTORY CONTROL)

Pendahuluan

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional

suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena

kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam

aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain.

Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis (

operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat

konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki

tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi

menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan

kebutuhan produksi dapat dipenuhi.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap

jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga

kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi.

Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu

mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan

dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha

dapat terjamin (tidak terganggu).

Page 2: Inventory Control

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip

ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi.

Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit

akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu

banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu

biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang

banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal

(termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam

persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai

pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya

kerusakan/kehilangan,

Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya

akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti :

mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses

produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan.Jika tidak memiliki

persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1). Konsumen

menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan

mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2).

Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan

mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan

memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika

Page 3: Inventory Control

pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing,

artinya kita kehilangan konsumen.

Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu

biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak

penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya

tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi

dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan

bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan

Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-

sumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk

memenuhi tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan,

untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan

hanya merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat

dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan.

Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi 3 jenis,

yaitu : Lot-size inventory, fluctuation stock, dan anticipation stock.

Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih

besar dari jumlah yang dibutuhkan pada sat itu. Cara ini dilakukan dengan

tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian

Page 4: Inventory Control

dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengang-kutan per unit yang

rendah.

Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk

menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk

mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam

peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman.

Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi

fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh

musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu

menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga

persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya

memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan.

Sedangkan berdasarkan kepada bentuk fisiknya pesediaan dapat

dikelompokkan ke dalam menjadi 5 jenis persediaan,yaitu persediaan : bahan

baku (raw material), komponen rakitan (parts/components), bahan pembantu

(supplies), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished

goods).

Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat,

besi ) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa

diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri

untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya. Komponen adalah bagian

produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dirakit.

Page 5: Inventory Control

Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam

proses produksi, akan tetapi tidak merupakan bagian dari produk akhir.

Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh

barang/bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu

proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap

menjadi produk jadi. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah

mengalami pengolahan dan telah siap di jual kepada konsumen.

Fungsi Persediaan.

1. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan

2. Menyesuaikan dengan jadwal produksi

3. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga

4. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

5. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.

6. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

7. Komitmen terhadap pelanggan.

Analisis ABC

Seringkali suatu organisasi/perusahaan dihadapkan kepada masalah

penyimpanan dan pemeliharaan persediaan yang berbeda-beda, baik itu bahan

baku, komponen, maupun barang jadi. Dalam kondisi seperti ini manajemen

harus memberikan prioritas pengendalian yang ketat kepada jenis persediaan

yang nilainya tinggi, sedangkan terhadap persediaan yang nilainya rendah

pengendalian dapat dilakukan dengan agak longgar, sebab terlalu ketat

Page 6: Inventory Control

pengendalian terhadap jenis ini bisa jadi biaya pengendalian menjadi lebih

tinggi dari nilai persediaannya.

Agar pengendalian efisien, maka persediaan tersebut harus

diklasifikasikan terlebih dahulu. Klasifikasi biasanya dibagi menjadi tiga,

yang biasa disebut klasifikasi ABC. Konsep ini diperkenalkan HF. Dickie

pada tahun 1950 an.Klasifikasi didasarkan kepada nilai persediaan. Dengan

diketahuinya klasifikasi ini, maka pengendalian akan dilakukan lebih intensif

kepada item tertentu yang merupakan item yang terpenting dari seluruh item

yang ada dibandingkan dengan item lainnya.

Nilai dalam klasifikasi ABC adalah volume bahan yang dibutuhkan

selama suatu periode dikalikan dengan harganya, dengan perkataan lain nilai

di sini adalah nilai investasi (volume rupiah tahunan). Item yang memiliki

nilai investasi yang lebih tinggi dari item lain dianggap item yang lebih

penting, sehingga akan mendapat perhatian yang lebih serius dalam

pengendaliannya.

Item persediaan yang termasuk klasifikasi A adalah item yang memiliki

jumlah fisik yang relatif sedikit (sekitar 20 persen) akan tetapi memiliki nilai

rupiah tahunan yang tinggi (mencapai sekitar 70 persen) dari seluruh investasi

persediaan. Kelompok ini harus mendapat perhatian yang serius karena

berdampak biaya tinggi dalam persediaan.

Page 7: Inventory Control

Klasifikasi B, adalah kelompok persediaan yang memiliki volume fisik

sekitar 30 persen item dan sekitar 20 persen dari nilai investai tahunan.

Terhadap kelompok persediaan ini pengendalian dilakukan secara moderat.

Klasifikasi C, adalah barang-barang yang secara fisik mencapai sekitar

50 persen item dan sekitar 10 persen nilai investasi tahunan. Terhadap

kelompok persediaan ini hanya diperlukan teknik pengendalian yang

sederhana, dan pemeriksaan hanya perlu dilakukan sekali-kali. Nilai-nilai

persentasi di atas bukan merupakan nilai yang mutlak, akan tetapi sangat

tergantung kepada kebijakan perusahaan, dan begitu juga klasifikasinya tidak

mutlak harus tiga klasifikasi.

Contoh :

Item volume Harga/unit volume Persentase Kelas (unit) (nilai uang) (nilai uang)

G-103 1,000 $ 90.00 $ 90,000 38.8% AG-204 500 154.00 77,000 33.2% A

G-109 1,550 17.00 26,350 11,3% BG-524 350 42.86 15,001 6,4% BG-702 1,000 12.50 12,500 5,4% B

G-693 600 14.17 8,502 3,7% CG-906 2,000 .60 1,200 .5% CG-507 100 8,50 850 .4% CG-592 1,200 .42 504 .2% CG-345 250 .60 150 .1% C

Page 8: Inventory Control

Upaya Pengendalian Persediaan

Dalam upaya Pengendalian Persediaan (inventory control) dilakukan

langkah-langkah sebagai berikut :

a. Menetapkan sistem Penyediaan Persediaan

b. Menetapkan jumlah persediaan

c. Menetapkan administrasi persediaan

A. Menetapkan Sistem Penyediaan Persediaan

Secara umum sistem penyediaan persediaan akan mengikuti pola

sebagai berikut :

POLA UMUM

Q

ROP SS 0 lt t Keterangan :

Q = Quantity, menunjukkan kuantitas persediaan

t = time, menunjukkan waktu

Page 9: Inventory Control

LT = Lead time (waktu tenggang), yaitu jarak waktu antara saat

pemesanan dilakukan sampai dengan datangnya pesanan.

SS = Safety Stock (persediaan pengaman), biasa disebut persediaan

penyangga (buffer stock) atauu persediaan besi (iron stock),

yaitu persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama

menunggu barang datang.

ROP = Reorder Point adalah titik dimana harus dilakukan pemesan-

an ulang. Besarnya ROP dihitung dengan menambahkan

jumlah persediaan pengaman dengan jumlah pemakaian

selama lead time (pemakaian rata-rata per hari x lead time),

secara matematis ditulis :

ROP = SS + LT x d

POLA IDEAL

Q

0 Ciri-ciri :

1. Pembeelian dapat dilakukan setiap saat dalam jumlah yang dikehendaki

2. Persediaan dapat diadakan sekaligus

Page 10: Inventory Control

3. Penggunaan persediaan tidak berfluktuasi

Contoh : penjual makanan

FIXED ORDER SIZE

I max Q

ROP SS

0 t

Ciri-ciri :

1. Pemesanan/pembelian selalu dilakukan apabila jumlah persediaan

telah mencapai re order point

2. Jumlah pembelian selalu sebanyak Economic Order Quantity atau

Economic Lot Size

3. Jarak waktu antara dua pemesanan tidak sama.

Contoh : pompa bensin.

FIXED ORDER INTERVAL

Q I mak

Page 11: Inventory Control

t t t

Ciri-ciri :

1. Jumlah yang dipesan/dibeli setiap kali tidak selalu sama

2. waktu pembelian telah ditentukan jadwalnya, sehingga jumlah yang

dipesan harus dihitung terlebih dahulu.

3. Jarak waktu antara dua pesanan sama.

Contoh : Toko kelontong.

B. Menetapkan Jumlah Persediaan :

Dari pola persediaan di atas dapat terlihat bahwa perusahaan perlu

selalu menghitung berapa kebutuhan perusahaan, berapa jumlah yang harus

tersedia, dan berapa jumlah yang harus dibeli. Dalam menentukan hal-hal

tersebut tidak terlepas dari berapa jumlah yang diperlukan konsumen. Dengan

demikian maka kegiatan ini harus didasarkan kepada peramalan yang akurat

mengenai berapa permintaan konsumen dalam suatu periode. Peramalan

tersebut dapat dilakukan baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif (lihat

bab Peramalan).

Page 12: Inventory Control

Model Economic Order Quantity

Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS)

merupakan suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling

tua. Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat

dipergunakan baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri,

dan banyak digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah.

Model ini mampu untuk menjawab pertanyaan tentang kapan

pemesanan/pembelian harus dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus

dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya

penyimpanan) menjadi minimum.

Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal

terjadi pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan.

Biaya

Biaya Total

Biaya penyimpananBiaya Mini-mum

Biaya pemesanan

Kuantitas 0 Jumlah pemesanan optimal

Agar model ini dapat dipergunakan, diperlukan pemenuhan terhadap

asumsi-asumsi sebagai berikut :

Page 13: Inventory Control

1. Permintaan terhadap bahan/barang independen

2. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan.

3. Lead time diketahui dan bersifat konstan.

4. Tidak terdapat quantity discount.

5. Harga per unit konstan sepanjang periode analisis.

6. Biaya penyimpanan per unit konstan.

7. Biaya pemesanan per pesanan konstan.

8. Barang yang dipesan/disimpan hanya satu jenis.

9. Tidak ada pesanan yang ditunda.

Besarnya biaya persediaan total dihitung dengan persamaan sebagai

berikut :

D Q TC = S + H Q 2

Sedangkan untuk menentukan jumlah pembelian yang paling ekonomis

digunakan formulasi sebagai berikut :

2 DS Q = EOQ = H

Keterangan : D = kebutuhan per tahun

S = biaya pemesanan untuk setiap pesanan

H = biaya penyimpanan per tahun per unit

Page 14: Inventory Control

Q = jumlah pesanan setiap pemesanan

TC = total biaya

Frekuensi pemesanan adalah jumlah permintaan per tahun dibagi dengan

jumlah pemesanan yang paling ekonomis, secara matematis ditulis :

D F = --- KALI PER TAHUN Q

Jangka waktu antar setiap pesanan adalah jumlah hari kerja dalam satu tahun

dibagi dengan frekuensi pemesanan, atau ditulis :

Jumlah hari kerja per tahun T = Frekuensi pemesanan

Model dengan Pemesanan Tertunda (Back order).

Dalam kondisi tertentu mungkin permintaan pelanggan tidak dipenuhi

sekaligus, atau ada pesanan yang pemenuhannya ditunda yang disebabkan

tidak tersedianya persediaan (stock out). Hal ini sudah barang tentu akan

berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu akan menyebabkan timbulnya biaya

kekurangan persediaan. Dengan demikian maka biaya total persediaan

merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan + biaya penyimpanan + biaya

kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

Q

Page 15: Inventory Control

k K t K-k

Keterangan : Q = tingkat persediaan

K = jumlah setiap pesanan

k = on hand inventory

K-k = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa

dipenuhi.

Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan

surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi :

I2 D (Q – I)2

TC = H ----- + S --- + B ---------- 2Q Q 2Q

H + B 2 DS EOQ = B H

B 2 DS I = H H + B

Page 16: Inventory Control

Model Quantity Discount

Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan

(supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang

membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan

semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli.

Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade

off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin

banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin

menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat.

Asumsi dalam Quantity Discount Model

1. Permintaan Bebas (Independent Demand)

2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).

3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)

4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)

5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan

(Carrying cost depends linearly on the average level of inventory)

6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed)

7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)

Page 17: Inventory Control

Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini

dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis

ditulis :

D QH TC = --- S + ----- + PD Q 2

Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah

pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah).

Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapai

jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut

merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan

ke tahap 2.

2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.

3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung

biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas

sebelumnya (langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki

biaya terendah.

4. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas

sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.

Page 18: Inventory Control

C. Administrasi Persediaan

Administrasi persediaan menyangkut administrasi gudang dan cara-cara

penyimpanan persediaan. Supaya penerimaan dan pengeluaran persediaan

dapat diawasi, perlu diadakan sistem administrasi pemesanan, penerimaan,

penyimpanan, dan pengeluaran persediaan di gudang. Pada umumnya

administrasi persediaan secara sederhana dapat diatur melalui antara lain :

1. Surat permintaan Pembelian.

2. Surat Penerimaan

3.Administrasi di dalam gudang

Metode Penilaian Persediaan

Agar persediaan yang dijual atau yang tersisa nilainya dapat

diketahui, maka perlu dilakukan penilaian terhadap persediaan tersebut.

Penilaian terhadap persediaan ini sangat penting dilakukan, sebab persediaan

posnya setara dengan uang tunai. Banyak metode yang biasa digunakan

dalam menilai persediaan,antara lain : First in first out (FIFO), Last in first

out (LIFO), Weighted Average Method.

Sesuai dengan namanya first in first out (FIFO), metode ini

mengasumsikan bahwa bahan/barang yang pertama dibeli akan pertama

dikeluarkan (digunakan atau dijual). Jadi persediaan akhir akan dinilai

berdasarkan harga bahan/barang yang terakhir diterima.

Page 19: Inventory Control

Kebalikan dari FIFO, metode Last in first out (LIFO)

mengasumsikan bahwa bahan/barang yang terakhir masuk pertama

dikeluarkan, jadi persediaan akhir akan dinilai berdasarkan harga

bahan/barang yang pertama dibeli/diterima

Metode Rata-rata Tertimbang (Weighted Average Method)

menentukan nilai persediaan berdasarkan pada harga rata-rata bahan/barang

yang dibeli pada satu periode. Harga rata-rata dihitung dengan cara membagi

total nilai persediaan (rupiah) dalan satu periode dengan total persediaan (unit)

periode yang bersangkutan.

PUSTAKA

Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management, A Life Cycle Approach, Homewood, Illionis

Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation Management, Allyn and Bacon, Massachusetts

Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis, sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey.

Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson Education Inc., New Jersey.

Page 20: Inventory Control

KASUS 1

SUATU PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN BAHAN BAKU SEBANYAK

12.OOO KG PER TAHUN. SUPPLIER MENAWARKAN BAHAN BAKU

DENGAN HARGA RP.3.000,00 PER KG TANPA MEMBERIKAN

POTONGAN HARGA BERAPAPUN JUMLAH BAHAN YANG DIPESAN.

BESARNYA BIAYA PEMESANAN SEBESAR Rp.50.000 SETIAP KALI

PESAN. BIAYA PENYIMPANAN SEBESAR 10 % DARI NILAI

PERSEDIAAN PER TAHUN.

PERTANYAAN :

1. BERAPAKAH PEMESANAN YANG AKAN MEMINIMUMKAN BIAYA PERSEDIAAN

2. BERAPA KALI PERUSAHAAN HARUS MELAKUKAN PEMBELIAN DALAM SATU TAHUN?

3. APABILA SATU TAHUN PERUSAHAAN BEKERJA DENGAN 300 HARI KERJA, BERAPA HARI SEKALI PERUSAHAAN HARUS MELAKUKAN PEMBELIAN?

Page 21: Inventory Control

KASUS 2

SUATU PERUSAHAAN MEMBELI KOMPONEN UNTUK PRODUK X

DARI SUPPLIER YANG MEMBERIKAN POTONGAN KUANTITAS.

KEBUTUHAN AKAN KOMPONEN PRODUK X PER TAHUN

SEBANYAK 100.000 UNIT. BIAYA PENYIMPANAN PER UNIT

SEBESAR 20% PER TAHUN. BESARNYA BIAYA PEMESANAN

SEBESAR. Rp.35.000. APABILA PEMESANAN KURANG DARI 2000

UNIT HARGA PER UNIT Rp.2.200 BILA PESANAN ANTARA 2.000 S/D

3.999 HARGA PER UNIT Rp.2.000. PESANAN 4.000 S/D 7.999 HARGA

Rp.1.800 PER UNIT, DAN JIKA LEBIH DARI 7.999 HARGA Rp.1.700 .

TENTUKANLAH KUANTITAS PESANAN YANG OPTIMAL


Top Related