Download - Format SOP Apotik
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
1/41
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi
LAMPIRAN 2 Alur Pelayanan Perbekalan Instalasi Farmasi
LAMPIRAN 3 Alur Pelayanan Sub Instalasi Perbekalan
LAMPIRAN 4 Alur Pelayanan Sub Instalasi Administrasi
LAMPIRAN 5 Alur Pelayanan Sub Instalasi Pelayanan
LAMPIRAN 6 Mekanisme Pelayanan Resep Rawat Inap
LAMPIRAN 7 Jalur Pendistribusian Obat/Alkes Pakai Habis Instalasi
Farmasi
LAMPIRAN 8 Prosedur Pelayanan Resep Apotek Poliklinik
LAMPIRAN 9 Prosedur Pelayanan Resep Apotek IRD
LAMPIRAN 10 Alur Pengadaan arang
LAMPIRAN 11 Alur Penerimaan arang
LAMPIRAN 12 Alur Penyimpanan arang Farmasi
LAMPIRAN 13 !onto" lanko Da#tar Permintaan Penggunaan a"an
Farmasi
LAMPIRAN 14 uku Penerimaan Dan Pemakaian a"an Farmasi
LAMPIRAN 15 $artu Stok
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
2/41
ALUR PELAYANAN PERBEKALAN INSTALASI FARMASI
% pur&"asing
Perencnn
Pen!"n
Pener#$n
M%ne&
A"$#n#'(r'#
Pe)*nn
Penc((n
Pe)+%rn
Pen"#'(r#,-'#n
Pen*#$+nn
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
3/41
Perencanaan
Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasidan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang. Tujuan
dari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan barang,
kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masing
ruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari.
Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Bagian
perencanaan didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan
menggunakan metode kombinasi metode pareto abc dengan max min stok level.
Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah akit,
anggaran yang tersedia, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan,
persediaan barang di gudang.
!erdasarkan usulan permintaan dari masing-masing ruangan, Bagian
perencanaan membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan dan
perkiraan anggaran, kemudian diserahkan ke bagian pengadaan dalam bentuk
P! "urat Permintaan !arang#, dengan persetujuan $epala %nstalasi Farmasi
R&'. !erdasarkan persetujuan $epala !idang Pelayanan Penunjang R
&niversitas 'asanuddin, dan mengetahui (irektur Pelayanan Penunjang diberikan
persetujuan dalam bentuk (P) "(okumen Permintaan !arang# dan dana akan
dialokasikan setiap tiga bulan.
Penganggaran
Penganggaran adalah seluruh kegiatan dan usaha untuk merumuskan dan
menentukan secara rinci kebutuhan dalam skala standar "skala mata uang#.
umber dana yang dimiliki oleh R&' dalam pengelolaan perbekalan farmasi di
rumah sakit, antara lain*
+. )nggaran dari &niversitas 'asanuddin, digunakan untuk pengadaan perbekalan
farmasi kebutuhan rutin, seperti obat dan alkes, dialokasikan triulan.
Penganggaran dilakukan satu tahun sebelumnya berdasarkan
pemakaianpengeluaran tahun lalu dan permintaan usulan permintaan barang baru
!agian perencanaan membuat rincian kebutuhan barang habis pakai medik.
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
4/41
Rincian kebutuhan bahan habis pakai medis dan obat
RKBU
DPA RKA
RKA RS
DPA
Rincian distribusi
Rincian distribusi dengan persetujuan $epala %nstalasi Farmasi R&' diserahkan
kepada panitia anggaran rumah sakit dalam bentuk R$) R "Rencana $egiatan
)nggaran Rumah sakit# yang kemudian diserahkan kepada &niversitas
'asanuddin dalam bentuk R$) "Rencana $egiatan )nggaran# dengan
persetujuan (irektur R&'. !erdasarkan persetujuan &niversitas 'asanuddin,
diberikan persetujuan dalam bentuk (P) "(okumen Pelaksanaan )nggaran#, dan
dana akan dialokasikan setiap tiga bulan. Persetujuan yang diberikan dalam
bentuk (P) kemudian dilakukan penyesuaian terhadap usulan permintaan.
iklus penganggaran di &nit ogistik /edik dapat dilihat pada 0ambar
Gambar iklus penganggaran di &nit ogistik /edik
Pengadaan ( Purchasing )
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
5/41
Pengadaan perbekalan farmasi merupakan usaha dan kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional medik yang telah ditetapkan di dalam fungsi
perencanaan dan penganggaran. $ebutuhan operasional meliputi obat dan
perbekalan farmasi lainnya untuk menunjang kegiatan pelayanan di rumah sakit.
Tujuan dilakukannya pengadaan untuk memperoleh perbekalan farmasi dengan
harga yang layak, kualitas yang baik, pengiriman barang yang terjamin dan tepat
aktu, proses yang lancar, serta hemat tenaga dan aktu.
&saha dan kegiatan yang dilakukan oleh fungsi pengadaan berkaitan
dengan pembelian "purchasing#. (P) yang telah disetujui dijadikan R)!
"Rencana )nggaran !elanja# oleh &nit ogistik /edik kemudian dikirim ke
PPT$ "Pejabat Pelaksana Teknis $egiatan# !idang Penunjang /edik untuk
diteruskan ke panitia pengadaan. Panitia pengadaan memproses pengadaan sampai
keluarnya P$.
Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat yaitu obat lokal dan general
anestesy, antiseptik dan desinfektan, obat strategic dan emergency, serta obat
umum dan pelengkap, alat kesehatan meliputi alat kesehatan umum untuk
keperluan operasi dan alat kesehatan keperluan pembedahan. Tahapan dalam
melakukan pengadaan yaitu* R)! dikirim ke $epala !idang Penunjang /edik
dan selanjutnya dikirim ke panitia pengadaan1 kemudian panitia pengadaan
melakukan pengadaan barang dengan menggunakan 2 cara yang terdiri dari*
+. Pengadaan 34 juta rupiah "pemesanan langsung# ditujukan untuk barang-
barang yang kebutuhannya mendesak dan harus segera dipenuhi.
Pengadaan ini dilakukan secara langsung melalui surat pesanan ke rekanan
dengan aktu respon maksimal 5 hari. (ana yang digunakan untuk
pengadaan secara langsung tidak boleh melebihi 678 dari total (P).
6. Pengadaan 4-+77 juta rupiah "penunjukan langsung# ditujukan untuk
barang-barang yang dibutuhkan dalam aktu relatif cepat tetapi tidak
mendesak, seperti alat kesehatan. Pengadaan ini dilakukan dengan sistem
penunjukkan yang aktu responsnya minimal 6+ hari.
2. Pengadaan di atas 477 juta rupiah "tender terbuka# ditujukan untuk barang-
barang yang selalu dibutuhkan rumah sakit dan masih ada persediaan
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
6/41
barang yang cukup sampai barang yang diadakan datang. Pengadaan ini
dilakukan dengan sistem tender yang aktu responsnya minimal 9: hari.
Penerimaan
!arang-barang pesanan yang diterima di !agian ogistik /edik kemudian
diperiksa bersama-sama oleh Pemeriksa !arang "PP!#, Penanggungjaab
0udang Farmasi dan pihak rekananpengantar barang sesuai dengan urat
Pesanan "P#. !ila barang yang tercantum dalam surat pesanan "P# atau surat
perintah kerja "P$# telah sesuai dengan spesifikasi barang "tanggal kadaluarsa,
merek, macam atau jenis, jumlah dan harga# maka surat tanda terima barang
"TT!# akan ditandatangani oleh PP! lalu PP! akan membuat berita acara
pemeriksaan barang dan penyimpan barang medik membuat berita acara
penerimaan perbekalan farmasi. (i samping itu pencatatan juga dilakukan pada
buku penerimaan barang dan kartu barang keluar. !ukti penerimaan barang ini
merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penyimpan barang.
Penyimpanan
Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang harus memenuhi beberapa
kriteria, antara lain meliputi keamanan, tertib administrasi, dan memenuhi
persyaratan secara farmasetis ditinjau dari sifat fisika dan sifat kimia bahan, yang
harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan. Penyimpanan
harus disesuaikan dengan penggolongan perbekalan farmasi, tujuannya untuk
memudahkan pengaasan.
Penataan perbekalan farmasi di gudang farmasi disusun berdasarkan
)lfabetis, sedangkan penyimpanan alat-alat kesehatan berdasarkan jenis dan
alfabetis.
Penyimpanannya antara lain*
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
7/41
+. Perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan dalam kondisi khusus
diletakkan dalam ruangan yang dilengkapi dengan pengatur suhu dan kelembaban
udara, yaitu di dalam lemari es dengan suhu 6-;7F= "First Expired First Out# dan
F%F= "First In First Out% elanjutnya, farmasis bertugas dalam pengendalian
dan pengaasan. Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi.
/aterial dalam hal ini meliputi mutu barang "dilihat secara fisik, stabilitas dan
aktu kadaluarsa#, spesifikasi "bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan#,
serta kuantitas "jumlah barang#. Pengaasan dilakukan untuk mengantisipasi
terjadinya kesalahan, diantaranya meliputi *
a. pencatatan yang up to date baik secara manual di kartu stok maupun
secara on'linedi komputer.
b. pengecekan melalui stok opname setiap ; bulan sekali dan pemeriksaan
insidentil "sampling# utamanya untuk obat kelompok ) "yang memiliki
nilai tertinggi, yakni meski jumlahnya kecil namun harganya tergolong
mahal#
c. pengkajian terhadap resep yang masuk, dimana pasien &mum harus
mengacu pada formularium yang ada.
6. Pelayanan dalam hal farmasi klinis meliputi*
a. %kut (isitebersama dipimpin dokter koord. %
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
21/41
f. !ila ditemukan masalah mengenai terapi, komunikasikan dengan
dokter jaga %
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
22/41
Pelayanan Farmasi di I-$ Bedah
$. Pelayanan Perbekalan Farmasi I-$ Bedah
Pelayanan perbekalan farmasi di %RC) !edah dilaksanakan melalui &PF.
B. $lur Pelayanan Farmasi I-$ Bedah
Pada %RC) !edah pelayanan distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan
dengan sistem #nit Dose Dispensing "&((#, )ard Floor Stock "EF# dan
Individual Prescription.
a. Unit Dose Dispensing(*!!)
istem &(( adalah penyediaan obat dalam dosis terbagi untuk
kebutuhan pasien sehari. =bat pasien di ruang %RC) !edah disiapkan
pada jam kerja "7:.77-+9.77# oleh )sisten )poteker. =bat disiapkan
dalam kemasan satu kali pakai dan diberi etiket yang berbeda arnanya
sesuai dengan jam pemberiannya. >tiket arna merah untuk obat yang
diberikan pada pagi hari "7;.77#, etiket arna hijau untuk pemberian
obat pada siang hari "+9.77#, etiket arna kuning untuk obat yang
diberikan pada malam hari "66.77#. =bat-obat yang diberikan di luar
jam-jam tersebut diberi etiket arna putih.
b. Ward Floor Stock(F")
c.Individual Prescription
)lur pengadaan perbekalan farmasi pada &PF %RC) !edah didapat dari
)potekgudang. )pabila terjadi kekosongan stok obat pada )potek maka
&PF langsung melayangkan surat permintaan kepada gudang farmasi.
kema alur pengadaan barang di %RC) !edah dapat dilihat pada gambar
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
23/41
G
Stok Kos
S
=bat-obat yang tidak terpakai oleh pasien dapat dilakukan retur kepada
instalasi farmasi rumah sakit. ?ika memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan
maka pasien dapat menerima pengembalian biaya yang dikeluarkan dari obat yang
tidak terpakai tersebut.
Gambar "kema $lur Pengadaan Barang di I-$ Bedah
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
24/41
&PF ruangan %RC) !edah mempunyai alur prosedur yang menunjang
pelayanan farmasi kepada pasien. )lur ini dapat ditunjukkan oleh gambar *
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
25/41
Resep
AA
Memeriksa keengkapan resep
!engkap "idak engkap
Menghubungi keuarga pasien
Apoteker
Mengka#i penggunaan obat
"idak ada DRPs Ada DRPs
Menghubungi dokter
AAMen$iapkan obat%akes persediaan sehari
Pera&atMemberi obat%akes kepada pasien sesuai &aktu pemberian
$lur Pelayanan esep #K
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
26/41
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
27/41
ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PERBEKALAN
Print out
Input $omputer
Input $omputer
Faktur ' SP
Apotek
Penyimpanan
(udang
agianPemeriksa
arang )PP*
Pengadaan)pur&"asing*
Peren&anaan
Pola Penyakit
Anggaran
SisaStok
Jumla"Pemakaian
idang Penun+ang
Pendistribusian
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
28/41
ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI ADMINISTRASI
SPAdministrasiSP
RekananPengadaan
Input
SP ' Faktur
Rekanan
SP ' Faktur
idangPenun+ang
SP ' Faktur
arang ' Faktur
Administrasi
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
29/41
ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PELAYANAN
PelayananApotek
Penyimpanan
Pemeriksaan
Apotekarang 'Print Out
InputOrderarang
(udangInput A
Penyera"anarang
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
30/41
MEKANISME PELAYANAN RESEP IRD
Askes
R,S,P MAS-$ IRD
Pemba&aan Resep
$witansi
$witansi . -ang
Penyetoran
enda"ara
Arsip
Pen&atatan
Pelaporan
Input
Penyiapan
Administrasi
Pasien
Pengantaran
R/ -mum
Input SIM
PemberianHarga
Resep . $witansi
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
31/41
ALUR PENDISTRIBUSIAN BARAN. FARMASIINSTALASI FARMASI
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
32/41
PR/SEDUR PELAYANAN RESEP AP/TEK
Resep masuk
Pemba&aanResep
-mumukan umum
Jamkesmas/+amkesda
Penagi"anAskes Penagi"an
Penyiapan
Pen&atatan
Penyiapan Pemba&aan ulang
Pemba&aan ulang
Penyera"an
Penyera"an
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
33/41
Resep masuk
Pembacaan Resep
Pen$iapan%pengambian aat kesehatan
Penagihan
Pen$iapan obat
Pen$erahan
Pemba$aran
Aat pakai habis 'bat
Pembacaan Resep
Pembacaan uang
Pen$erahan
Kasir
PR/SEDUR PELAYANAN RESEP IRD
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
34/41
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
35/41
Perencanaan
Pengadaan % pemesanan
Rekanan
Panitia pemeriksa barangGudang armasi
Datar kebutuhan
SP
Datar kebutuhan
SP * aktur * barang
SP
Faktur * Barang
ALUR PENERIMAAN BARAN.
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
36/41
BARA+G FARMAS,
GUDA+G FARMAS,
'BA""AB!-"
BA.A+ .-M'D,A!,SA
A!K-S PAKA, .AB,S
/.-M,/A!,+ /A,R DA+ PADA"
/A,RA+,+FUS
ALUR PENYIMPANAN BARAN. FARMASI
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
37/41
/NT/ BLANK/ DAFTAR PERMINTAAN
PEN..UNAAN BAAN FARMASI
RUMA SAKITF/RM B2
DAFTAR PERMINTAAN PEN..UNAAN BAAN FARMASI
B!#n R-n!n K%"e B!#n
B-)n
D#'e(--# /)e M''r20
1 Ke+) R-n!n :2 Ke+) /PF :3 Se'# Pe)*nn; Pen-nn! Me"#' :
D#$#n( /)e 1 Ke+) In'( Fr$'# :2 Ke+) S-, In'( D#'(r#,-'# :
D#,er#n /)e S-n In'( D#'(r#,-'# :
D#(er#$ /)e :
((n< S-, In'( D#'(r#,-'# +-(#: < Se'# Pe)*nn;Pen-nn! Me"#'K-n#n!:< Yn! Me$#n( Mer: < K%%r" A"$#n#'(r'# In'( Fr$'##-:
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
38/41
BUKU PENERIMAAN DAN PEMAKAIAN BAAN FARMASI
O AMAOA0/A1A0
S0O!$A2A1-1A
MAS-$ J-M1AH PA$AI SISA $,0
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
39/41
KARTU ST/K
Artikel 3
Merek 3 Satuan 3
0(1 $,P,R1-A P,,RIMAA P,(,1-ARA SISA $,0
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
40/41
S(r-(-r /r!n#''# In'()'# Fr$'#
$oordinasi Administrasi
Apotek IRJ SIM dan Pelaporan
Distribusi
Peren&anaan
(udang Farmasi
$oordinator Perbekalan
Monitoring dan ,4aluasi
Administrasi -mumdan A0$
$epegawaian dan Diklat
Direktur Penun+angdan Sarana Medik
$epala Instalasi Farmasi$e ala SMF
$oordinator Pengadaan SIM Farmasidan $euangan
$oordinator Pelayanan danFarmasi $linik
-
7/25/2019 Format SOP Apotik
41/41
B!#n +erencnn r$(
A'(r#"
B!#n Pener#$n Sr# =AYUNI
B!#n +en*#$+nn;!-"n! N-r"#n
B!#n Pe)*nn Fr#"
R#'
B!#n A"$#n#'(r'# M>
N-r?"#)
S#)
A'e' R$(
N#n#
A'(r#"
A'-rn'# )#n Fr#"
M>
N-r?"#)
S#)
@">) !
$euanganFarmasi$linik
$omite Farmasi dan Panitia
lain