KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS PERTANIAN Jl. Kalimantan Kampus Tegalboto, Jember 68121; Telp.: (0331) 334054, 339596
Fax.: (0331) 338422, e-mail: [email protected]
1
SURAT EDARAN Nomor: 1974/UN25.1.3/KP.8 /2020
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL DAN HASIL PENELITIAN
SERTA UJIAN SKRIPSI/TESIS MAHASISWA
Yang terhormat: 1. Wakil Dekan I, II dan III 2. Koordinator Program Studi (KPS) 3. Administrator 4. Pengawas
di Lingkungan Fakultas Pertanian Universitas Jember
Memperhatikan:
1. Surat Edaran MENDIKBUD No.: 35492/A.A5/HK/2020 tanggal 12 Maret 2020 tentang Pencegahan Penyebaran COVID-19 di KEMENDIKBUD.
2. Surat Edaran Rektor UNEJ No.: 4687/UN25/LL/2020 tanggal 16 Maret 2020 tentang Pencegahan COVID-19.
3. Surat Edaran Rektor UNEJ No.: 5008/UN25/LL/2020 tanggal 23 Maret 2020 tentang Surat Pemberitahuan dalam rangka memperlancar pelaksanaan kegiatan pembelajaran sesuai Surat Edaran Rektor UNEJ No.: 4687/UN25/LL/2020 tanggal 16 Maret 2020.
4. Surat Edaran Rektor UNEJ No.: 5157/UN25/LL/2020 tanggal 26 Maret 2020 tentang Perpanjangan Masa Pencegahan Penyebaran COVID-19 di Lingkungan Universitas Jember.
5. Hasil Rapat Dekanat pada Hari Jum’at, 27 Maret 2020.
Sehubungan dengan masih diperlukan kewaspadaan yang serius terhadap penyebaran wabah COVID-19 khususnya di Kabupaten Jember yang telah ditetapkan sebagai zona merah, tetapi juga memperhatikan hak-hak mahasiswa untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Sarjana dan Pascasarjana di Fakultas Pertanian Universitas Jember; maka Dekan Fakultas Pertanian Universitas Jember mengeluarkan pedoman tentang Seminar dan Ujian Skripsi/Tesis mahasiswa sebagai berikut:
1. Jadwal Seminar dan Ujian Skripsi/Tesis ditentukan oleh Fakultas Pertanian Universitas Jember dan dilaksanakan secara online.
2
2. Penanggungjawab pelaksanaan seminar dan ujian skripsi/tesis online adalah Wakil Dekan I bidang Akademik dan dibantu oleh Pejabat Pengawas bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni.
3. Proses administrasi pemenuhan persyaratan seminar dan ujian skripsi/tesis mahasiswa dilakukan secara online melalui google form ke Pengawas Akademik dan Kemahasiswaan melalui alamat web http://faperta.unej.ac.id.
4. Seminar dan ujian skripsi/tesis dilakukan secara online, melalui media ZOOM.
5. Dalam kondisi tertentu, seminar proposal, seminar hasil penelitian dan ujian skripsi/tesis mahasiswa dapat dilakukan secara tatap muka, dengan persyaratan mengikuti protokol Area Institusi Pendidikan pada Dokumen Resmi dan Protokol Penanganan COVID-19 Pemerintah Republik Indonesia, sebagai berikut:
a. Administrator dan Pengawas harus menyediakan sarana untuk cuci tangan menggunakan air dan sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol di lokasi diselengarakannya seminar atau ujian.
b. Administrator dan Pengawas menginstruksikan kepada pihak yang terlibat dalam pelaksanaan seminar atau ujian untuk melakukan cuci tangan menggunakan air dan sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol, dan perilaku hidup bersih sehat (PHBS) lain, seperti tidak merokok dan membuang sampah pada tempatnya.
c. Administrator dan Pengawas memberikan perintah kepada petugas terkait untuk membersihkan ruangan dan lingkungan yang akan digunakan seminar atau ujian secara rutin (minimal 1 kali sehari) dengan desinfektan, khususnya handel pintu, saklar lampu, komputer, meja, keyboard dan fasilitas lain yang sering terpegang oleh tangan.
d. Administrator dan Pengawas memberikan himbauan kepada yang terlibat dalam pelaksanaan seminar atau ujian yang sakit dengan gejala demam/batuk/pilek/sakit tenggorokan/sesak napas untuk tidak menghadiri pelaksanaan seminar atau ujian dan mengisolasi diri dirumah dengan tidak banyak kontak dengan orang lain.
e. Administrator dan Pengawas harus bisa melakukan skrining awal terhadap pihak yang terlibat dalam seminar atau ujian yang mempunyai keluhan sakit, untuk selanjutnya diinformasikan dan berkoordinasi dengan Dekan dan UMC Universitas Jember untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut.
f. Administrator dan Pengawas menghimbau untuk tidak menyediakan makanan dan minuman, termasuk peralatan makan dan minum yang akan meningkatkan risiko terjadinya penularan COVID-19.
g. Administrator dan Pengawas menginstruksikan kepada pihak yang terlibat dalam seminar atau ujian untuk menghindari kontak fisik langsung (bersalaman, cium tangan, berpelukan, dan sebagainya).
h. dilakukan di ruangan dengan ukuran 100 m2, dan jumlah mahasiswa peserta seminar maksimum 10 orang, ditambah 1 pembimbing skripsi/tesis sekaligus bertindak sebagai moderator, 2 orang penguji, dan 1 mahasiswa yang presentasi.
3
i. Ujian skripsi/tesis juga dilakukan dengan syarat (a) dilakukan di ruangan dengan ukuran 100 m2 dengan 1 pembimbing skripsi/tesis sekaligus bertindak sebagai moderator, 2 orang penguji, dan 1 mahasiswa yang diuji.
j. Seminar dan ujian yang dilakukan secara tatap muka hanya diperuntukan bagi mahasiswa dengan status Orang Tanpa Gejala (OTG)
Surat Edaran ini diterbitkan untuk masa 1 (satu) bulan, yaitu dari tanggal 1 - 30 April 2020 untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya dan selanjutnya akan dievaluasi kembali berdasarkan perkembangan pandemi Covid-19.
Jember, 30 Maret 2020
Dekan,
Ir. SIGIT SOEPARJONO, M.S., Ph.D.
NIP. 196005061987021001
PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL/HASIL MENGGUNAKAN APLIKASI ZOOM
1
8
6 5
4
3
2
9
6
6
Mahasiswa Mendaftar Secara On Line
Pejabat Pengawas Akademik Verifikasi
Admin Akademik Membuat Surat Tugas
Sempro/Semhas, Form Penilaian, Berita Acara
NO
Yes
Wakil Dekan Akademik Approval
Dosen Pembimbing Dosen Penguji
Mahasiswa mengundang 5 peserta seminar untuk gabung
secara online
7
Keterangan
Tahapan URAIAN
1 Mahasiswa mendaftar Seminar Proposal/Hasil
2 Pejabat Pengawas Akademik memverifikasi data mahasiswa
Jika data “tidak benar”, Pejabat Pengawas Akademik akan memberitahukan
ke mahasiswa untuk melakukan perbaikan
Jika data “benar”, Pejabat Pengawas Akademik akan menginformasikan status
mahasiswa yang akan seminar ke Wakil Dekan I , dengan HP/WA:
0816591710
4 Wakil Dekan I melakukan approval (persetujuan) yang selanjutnya akan
dikirim ke Administrasi bagian akademik, dengan HP/WA:
081234704573
5 Administrasi bagian akademik membuat surat tugas tim penguji, surat
undangan seminar, form penilaian seminar, dan BAP seminar. Dalam hal ini,
jadwal seminar sudah ditentukan sesuai dengan jadwal yang dibuat oleh Wakil
Dekan I dan semua surat/form ditandatangani Dekan)
6 Administrasi Akademik mendistribusikan (melaui email/WA):
a. Surat tugas seminar ke Wakil Dekan I
b. Surat tugas seminar ke Mahasiswa
c. Surat tugas seminar, Form penilaian dan BAP ke Dosen Pembimbing
dan Penguji
7 Mahasiswa mengundang 5 peserta seminar untuk bergabung secara online
dan mendistribusikan materi seminar.
8 Sesuai jadwal seminar, Wadek 1 akan mengundang Mahasiswa, peserta
seminar, Dosen Pembimbing dan Dosen Penguji melalui aplikasi ZOOM
9 Pelaksanaaan Seminar Proposal/Hasil dengan aplikasi ZOOM
di awal dan di akhir seminar, DPU/DPS melakukan screen shoot pelaksanaan
seminar
Mahasiswa Mendaftar
Secara On Line
Tidak Lulus
Lulus
PUTUSAN KELULUSAN
SEMINAR PROPOSAL/HASIL
ALUR SETELAH SEMINAR PROPOSAL/HASIL SECARA ON LINE
Mahasiswa Mendaftar Secara On Line
Administrasi akademik Mengarsip berkas seminar Mendistribusikan form nilai seminar ke Ketua Komisi
Bimbingan
1
2
5
4
3
Ketua Komisi Bimbingan Mengolah Nilai Seminar
Proposal/Hasil
Pejabat Pengawas Akademik Verifikasi
Keterangan
Tahapan URAIAN
1 Dosen Pembimbing Utama memutuskan kelulusan seminar proposal/hasil
2 Jika Mahasiswa “tidak lulus” seminar proposal/hasil, maka mahasiswa
mengulang untuk mendaftar seminar lagi
3 Jika Mahasiswa “lulus” seminar proposal/hasil, maka nilai seminar dan BAP
seminar proposal/hasil, dan screen shoot pelaksanaan seminar (diawal seminar
dan di akhir seminar) didistribusikan oleh DPU/DPS ke Pejabat Pengawas
Akademik melalui HP/WA: 081234704573
4 Pejabat Pengawas Akademik mengirim semua berkas point (3) ke
Administrasi akademik, melalui HP/WA: 082234354951
5 Administrasi akademik mendistribusikan form nilai seminar proposal/hasil ke
Ketua Komisi Bimbingan, melaui HP/WA: 081331477639, 08113771981
6 Komisi Bimbingan mengolah nilai seminar proposal/hasil
PELAKSANAAN UJIAN SKRIPSI/TESIS MENGGUNAKAN APLIKASI ZOOM
1
7
6 5
4
3
2
8
6
6
Mahasiswa Mendaftar Secara On Line
Pejabat Pengawas Akademik Verifikasi
Admin Akademik Membuat Surat Tugas Ujian, Form Penilaian, Berita Acara
NO
Yes
Wakil Dekan Akademik Approval
Dosen Pembimbing Dosen Penguji
Keterangan
Tahapan URAIAN
1 Mahasiswa mendaftar ujian Skripsi/Tesis
2 Pejabat Pengawas Akademik memverifikasi data mahasiswa
Jika data “tidak benar”, Pejabat Pengawas Akademik akan memberitahukan
ke mahasiswa untuk melakukan perbaikan
Jika data “benar”, Pejabat Pengawas Akademik akan menginformasikan status
mahasiswa yang akan ujian ke Wakil Dekan I , dengan HP/WA:
0816591710
4 Wakil Dekan I melakukan approval (persetujuan) yang selanjutnya akan
dikirim ke Administrasi bagian akademik, dengan HP/WA:
081234704573
5 Administrasi bagian akademik membuat surat tugas tim penguji, surat
undangan ujian, form penilaian ujian, dan BAP ujian. Dalam hal ini, jadwal
ujian sudah ditentukan sesuai dengan jadwal yang dibuat oleh Wakil Dekan I
dan semua surat/form ditandatangani Dekan)
6 Administrasi Akademik mendistribusikan (melaui email/WA):
a. Surat tugas ujian ke Wakil Dekan I
b. Surat tugas ujian ke Mahasiswa
c. Surat tugas ujian, Form penilaian dan BAP ke Dosen Pembimbing dan
Penguji
7 Sesuai jadwal ujian, Wadek 1 akan mengundang Mahasiswa, Dosen
Pembimbing dan Dosen Penguji melalui aplikasi ZOOM
8 Pelaksanaaan Ujian Skripsi/Tesis dengan aplikasi ZOOM di awal dan di akhir
ujian, DPU/DPS melakukan screen shoot pelaksanaan ujian
Mahasiswa Mendaftar
Secara On Line
Tidak Lulus
Lulus
PUTUSAN KELULUSAN UJIAN
SKRIPSI/TESIS
ALUR SETELAH UJIAN SKRIPSI/TESIS SECARA ON LINE
Mahasiswa Mendaftar Secara On Line
Administrasi akademik Mengarsip berkas ujian
Mendistribusikan form nilai ujian ke Ketua Komisi
Bimbingan
SISTER
1
2
6
5
4
3
Ketua Komisi Bimbingan Mengolah Nilai Ujian dan Menginput nilai ujian ke
SISTER
Pejabat Pengawas Akademik Verifikasi
Keterangan
Tahapan URAIAN
1 Dosen Pembimbing Utama/Dosen Pembimbing Skripsi memutuskan kelulusan
ujian Skripsi/Tesis
2 Jika Mahasiswa “tidak lulus” ujian Skripsi/Tesis, maka mahasiswa mengulang
untuk mendaftar ujian lagi
3 Jika Mahasiswa “lulus” ujian Skripsi/Tesis, maka nilai ujian dan BAP ujian
Skripsi/Tesis, dan screen shoot pelaksanaan ujian (diawal ujian dan di akhir
ujian) didistribusikan oleh DPU/DPS ke Pejabat Pengawas Akademik melalui
HP/WA: 081234704573
4 Pejabat Pengawas Akademik mengirim semua berkas point (3) ke
Administrasi akademik, melalui HP/WA: 082234354951
5 Administrasi akademik mendistribusikan form nilai ujian Skripsi/Tesis ke
Ketua Komisi Bimbingan, melaui HP/WA: 081331477639, 08113771981
6 Komisi Bimbingan mengolah nilai ujian Skripsi/Tesis dan nilai menginputnya
ke SISTER
