Download - F417. PROYE SGB
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
1/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
I. RESUMEN
EJECUTIVO
TITULO DEL PROYECTO
PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA GESTIN DE BIBLIOTECA UCV
RESPONSABLE
PROF. FERNANDO
QUEZADA GONZALEZ
Problema/Oportunidad
La UCV cuenta con una Biblioteca en cada una de sus sedes, es el propsito de la Biblioteca de la sede
Central uniformizar criterios en los servicios, la evaluacin y descarte, adquisicin, actualizacin
considerando las mallas curriculares, procesamiento tcnico y la sistematizacin de la informacin
existente en los diferentes formatos, asimismo, capacitar al personal en el rea de servicios
bibliotecarios y atencin al cliente.
La biblioteca es parte importante en el proceso enseanza-aprendizaje e investigacin y sus servicios
deben ser de calidad y satisfacer las necesidades de la comunidad acadmica y comunidad externa, lo
que permitir evaluar la eficacia y causar impacto en nuestros competidores.
Objetivo General:
El objetivo de la Biblioteca de la UCV es facilitar a los miembros de la Comunidad Universitaria el acceso
a la informacin cientfica, tcnica y profesional como apoyo a sus actividades de docencia,
investigacin y extensin, a travs de un servicio eficiente y de gestin de recursos reales y virtuales.
Objetivos especficos
1. Proporcionar a los usuarios recursos y servicios bibliotecarios, que satisfagan sus
necesidades.2.
Desarrollar colecciones en apoyo a las funciones sustantivas de la actividad acadmica
de la Universidad Csar Vallejo.
3. Gestionar y desarrollar recursos de informacin en los distintos soportes y formatos
por medio de la compra, donacin o canje del recurso informativo.
4. Participar activamente en el proceso enseanza-aprendizaje de los usuarios, mediante
un programa de capacitacin considerando el uso de la biblioteca.
5. Contribuir activamente en la actualizacin de las bibliografas bsicas de los
programas de estudio de las carreras impartidas por la Universidad.
6.
Participar en redes de informacin bibliotecaria, tanto a nivel nacional como
internacional con el fin de lograr alianzas estratgicas.
7. Mantener comunicacin permanente con las diferentes reas acadmicas a fin de
darles a conocer todos los beneficios que ofrece la biblioteca a favor de nuestros
usuarios.
Resultado
Un Sistema de Gestin de Biblioteca implementado
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
2/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
Documentos a entregar
Proyecto de implementacin: SIGEBI 2009
Mapa de procesos: Gestin y Servicios
Poltica y objetivos de Extensin: Direccin de Planificacin
Registro de Planificacin de Objetivos (Formato S2)
Descripcin del Sistema
Manual de procesos y procedimientos: Reglamento de Servicios
Manual de funciones: MOF
Informes de avance de implementacin de proyecto
Informe final
Criterios de evaluacin
1. Resultado del diagnstico: 100% de implementacin.
2.
Realizacin del proyecto dentro de tiempo y presupuesto establecido: 1 ao
3. Servicio de calidad/personal capacitado
4. Satisfaccin del usuario: 80%
Riesgos/Suposiciones
Riesgo:
1.
Si la adquisicin del RI se realiza sin considerar las necesidades de la curricula de cadaescuela, no se apoyara en el proceso enseanza, aprendizaje e investigacin.
2.
Los Directores y docentes de las escuelas profesionales deben estar en permanente
comunicacin con la Biblioteca e intervenir directamente en seleccin y evaluacin
del R.I., para poder diseminar al estamento estudiantil la bibliografa existente y de
su inters
3. Si la biblioteca no cuenta con ordenadores de ltima generacin, no se podra brindar
un servicio ptimo en lo referente a la informacin de Las bases de datos que brinda la
biblioteca virtual.
Suposiciones:
1.
En el proceso de adquisicin del RI se cuenta con el apoyo de la Alta Direccin.
2.
En la designacin de ordenadores de ltima generacin.- contar con el apoyo de la
Alta Direccin y el DTI.
3. Personal de la Biblioteca est dispuesto a colaborar.
Equipo de trabajo
Vicerrectorado Acadmico, Direccin de Planificacin, Direccin de Administracin y
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
3/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
Finanzas, Biblioteca Central en coordinacin con cada una de las Jefaturas de las Bibliotecas
de las Filiales.
Fecha lmite
18 de abril del 2011
Limitaciones de recursos humanos
No ms de 25% de tiempo de los miembros de equipo de trabajo de la Biblioteca participan en
la implementacin del Sistema. (Los integrantes de equipo tienen funciones propias del cargo)
Limitaciones de recursos financieros:
Costo aproximado: S/. 14,648.89
Se debe considerar lo programado en el Plan Operativo y las necesidades prioritarias de la
Biblioteca que se presentan en el proceso de autoevaluacin, acreditacin y certificacin, con
la finalidad de dar cumplimiento a los indicadores establecidos.
Limitaciones organizacionales
Comunidad acadmica no se involucra en la seleccin y adquisicin del recurso informativo y
visita poco la Biblioteca.
Se debe realizar permanentemente mantenimiento y repotenciacin de los ordenadores
existentes en la biblioteca, hasta que se decida el reemplazo con equipos de ltima
generacin.Formacin del Comit de Evaluacin y descarte del fondo bibliogrfico.
Prioridades del proyecto
1. Objetivos
2. Tiempo
3.
Recursos
Elaborado por :
Prof. Fernando Quezada Gonzlez y
Lic. Lourdes Mendoza Figueroa
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
4/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
II. FUNDAMENTACIN
Las bibliotecas universitarias estn inmersas en un entorno globalizado donde se
manifiestan cambios radicales, con la necesidad de incorporar herramientas y
estrategias administrativas que logren la eficiencia, productividad con calidad,
competitividad, mejora continua, el aumento de la satisfaccin de los usuarios que
demandan productos y servicios; en un escenario acadmico cada vez ms preparado
donde las instituciones de educacin superior buscan la acreditacin institucional,
para lo cual la biblioteca debe asumir un rol importante en el proceso, elevando
significativamente su nivel de competencias.
El propsito de este proyecto es lograr que en la Biblioteca de la Universidad Cesar
Vallejo sistematiza la experiencia adquirida, se definan los procesos que contribuyen
al logro de servicios de calidad y mantener los procesos bajo control, proporcionandouna base para la mejora continua con el objeto de incrementar la satisfaccin de los
usuarios, razn de ser de la biblioteca.
III. DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECFICOS DE PROYECTO
OBJETIVOS ESPECFICOS INDICADOR METAElaborar un diagnstico de sistema de gestin de
Biblioteca
Existencia del informe del diagnstico
del servicio de Biblioteca
Un documento elaborado
Elaborar e implementar el Sistema de gestin de
la Biblioteca.
Existencia de la documentacin quejustifica la implementacin del sistema
La Universidad cuenta con losdocumentos necesarios
Implementar estrategias de evaluacin de losservicios con mejoras continuas para el Sistema.
Existencia de Planes de Mejora delSistema de Gestin de la Biblioteca.
Sistema de Gestin de laBiblioteca implementado ymejorado: Lograr servicio decalidad y satisfaccin delusuario.
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
5/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad Csar Vallejo
IV. ESPECIFICACIONES DE LAS ACTIVIDADES
IMPLEMENTACIN DEL SIGEBI
Elaboracin de Proyecto Realizacin delDiagnstico
Revisin de los
resultados de auditoria
Acciones CorrectivasNo. 1
Revisin de los
resultados de auditoria
Acciones Correctivas
No. 2
Elaboracin de los
Informes de
avance No. 1 y 2
Reunin decoordinacin:
control riesgos
Entrega de Documentos
Elaborados
Elaboracin del InformeFinal
Presentacin de losResultados de Proyecto
al VicerrectoradoAcadmico.
PLANIFICACION IMPLEMENTACIN SEGUIMIENTO CONTROL CIERRE
Elaboracin de polticas y
objetivos del sistema
Elaboracin del
Reglamento Interno de
Servicios
Identificacin ydocumentacin de
procesos, procedimientos,funciones
Capacitacin en la sede
central
Capacitacin en L ima San
Juan
Capacitacin en Piura
Capacitacin en Chiclayo
Capacitacin en Chimbote
Capacitacin en Tarapoto
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
6/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
V. ESTIMACIN DE LA DURACIN DE PROYECTO
NOMBRE DE TAREA DURACIN
Proyecto Total 447 dasPLANIFICACIN 5 das
Elaboracin de proyecto 5 das
IMPLEMENTACIN 306 das
Realizacin del diagnstico 5 das
Elaboracin de polticas y objetivos del sistema 3 das
Elaboracin del Reglamento Interno de Servicios 5 das
Identificacin y documentacin de procesos,procedimientos, funciones
51 das
Capacitacin en la sede central 1 da
Despliegue del sistema y de la documentacin 44 dasCapacitacin en Lima Los Olivos 2 das
Capacitacin en Lima San Juan 2 das
Capacitacin en Piura 2 das
Capacitacin en Chiclayo 2 das
Capacitacin en Chimbote 2 das
Capacitacin en Tarapoto 2 das
SEGUIMIENTO 72 das
Revisin de los resultados de auditoria 2 das
Acciones correctivas No. 1 40 das
Revisin de los resultados de auditoria 3 das
Accin correctiva No. 2 17 das
CONTROL 171 das
Elaboracin de los informes de avance No. 1 2 das
Reunin de coordinacin -control de riesgos ydesviaciones No. 1
1 da
Elaboracin de informe de avance No. 2 5 das
Reunin de coordinacin -control de riesgos ydesviaciones No. 2
1 da
CIERRE 46 das
Entrega de documentos elaborados 20 das
Elaboracin de informe final 23 das
Presentacin de los Resultados del proyecto alVice-Acad
3 das
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
7/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad Csar Vallejo
VI. DETERMINACIN DE LA RUTA CRITICA
Elaboracin de
polticas y
objetivos del sist
Elaboracin del
Reglam ento
Interno de Servici
Identificacin y
documentacin
de procesos, pro
Capacitacin en
la sede central
Despliegue del
sis tema y de la
documentacin
Capacitacin en
Lima Lo s Olivos
Capacitacin en
Lima San Juan
Capacitacin en
Piura
Capacitacin en
Chiclayo
Capacitacin en
Chimbote
Capacitacin en
Tarapoto
Revisin de los
resultados de
auditoria
Revisin de los
resultados de
auditoria
Accin correcti va
No. 2
Elaboracin de
los informes de
avance No. 1
Reunin de
coordinacin
-control de riesg
Elaboracin de
informe de
avance No. 2
Entrega de
documentos
elaborados
Elaboracin de
informe final
Realizacin del
diagnstico
Reunin de
coordinacin
-control de riesgo
Acciones
correctivas No. 1
Presentacin de
los Resultados
del p royecto al Vi
Elaboracin de
proyecto
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
8/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad Csar Vallejo
VII. CRONOGRAMA
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
9/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad Csar Vallejo
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
10/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
VIII.
DETERMINACIN DE RECURSOS.
A.
RECURSOS HUMANOS.
NOMBRE DE RECURSO COSTO DAS DE TRABAJOJuan Fernando Quezada Gonzlez S/. 4,008.81 481.25 horas
Lourdes Mendoza Figueroa S/. 2,173.94 347.83 horas
David Contreras Garca S/. 1,266.30 304.4 horas
Claudia Pilco Cartolin S/. 100.00 16 horas
Carlos Elio Moreno Herrera S/. 50.00 8 horas
Maria Casanova Correa S/. 15.00 2.4 horas
Carlos Cabello Camacho S/. 12.48 2.4 horas
Mara Florian Cedrn S/. 12.48 2.4 horas
Lady Roque Roque S/. 15.00 2.4 horas
Cecilia Tarrillo Delgado S/. 8.76 2.4 horas
Zoila Prez Saldaa S/. 8.76 2.4 horas
Olenka Murga Prado S/. 8.76 2.4 horas
Paolo Cuya Chamilco /Lima S/. 124.80 16 horas
Jose Luis Esteves Troncos S/. 50.00 8 horas
Janina Flores Tiglla S/. 41.60 8 horas
Manuel Cayotopa Nez S/. 50.00 8 horas
OTUZCO S/. 7,946.69 1,214.28 horas
B.
RECURSOS MATERIALES.
MATERIAL COSTO CANTIDAD
Papel bond S/. 48.00 1,600
Impresiones S/. 145.00 1,450
Lapiceros S/. 1.80 3
Archivador de palanca S/. 24.00 6
Copias S/. 115.00 2,300
Papel impresin S/. 10.00 100
Archivadores de palanca S/. 16.00 4
TOTAL S/. 359.80
C.
RECURSOS FINANCIEROS.
NOMBRE DEL RECURSO COSTO
Equipo de Cmputo S/. 730.40
Consultor 1 S/. 5,200.00
Gastos indirectos S/. 412.00
TOTAL S/. 6,342.40
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
11/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
IX.
CALCULO DE COSTOS.
ACTIVIDAD COSTO
Proyecto Total S/. 14,648.89
PLANIFICACIN S/. 301.18
Elaboracin de proyecto S/. 301.18
IMPLEMENTACIN S/. 11,362.87
Realizacin del diagnstico S/. 164.44
Elaboracin de polticas y objetivos del sistema S/. 57.21
Elaboracin del Reglamento Interno de Servicios S/. 269.38
Identificacin y documentacin de procesos, procedimientos, funciones S/. 2,405.01
Capacitacin en la sede central S/. 540.88
Despliegue del sistema y de la documentacin S/. 2,661.54
Capacitacin en Lima Los Olivos S/. 920.40
Capacitacin en Lima San Juan S/. 920.40Capacitacin en Piura S/. 858.00
Capacitacin en Chiclayo S/. 849.60
Capacitacin en Chimbote S/. 858.00
Capacitacin en Tarapoto S/. 858.00
SEGUIMIENTO S/. 323.66
Revisin de los resultados de auditoria S/. 137.54
Acciones correctivas No. 1 S/. 0.00
Revisin de los resultados de auditoria S/. 186.12
Accin correctiva No. 2 S/. 0.00
CONTROL S/. 551.94Elaboracin de los informes de avance No. 1 S/. 133.62
Reunin de coordinacin -control de riesgos y desviaciones No. 1 S/. 48.98
Elaboracin de informe de avance No. 2 S/. 313.70
Reunin de coordinacin -control de riesgos y desviaciones No. 2 S/. 55.64
CIERRE S/. 2,109.25
Entrega de documentos elaborados S/. 863.84
Elaboracin de informe final S/. 1,146.95
Presentacin de los Resultados del proyecto al Vice-Acad S/. 98.46
X. FINANCIAMIENTO.-El proyecto ser financiado por la Universidad Cesar Vallejo.
XI. GERENCIA DEL PROYECTOa. Coordinador del Proyecto: Prof. Fernando Quezada Gonzlez, Director de la biblioteca
UCV con asesoramiento permanente de la Direccin de Planificacin, UCV.
b. Equipo de Trabajo: Conformado por el Prof. Fernando Quezada Gonzlez (Director),
Lic. Lourdes Mendoza Figueroa (Asistente de la Direccin), Seor David Contreras
Garca (Asistente Soporte Tcnico) y los Jefes de Biblioteca de las Filiales.
c.
Funciones del Coordinador:1. Dirigir y liderar el proyecto sistema de gestin de biblioteca.
-
7/26/2019 F417. PROYE SGB
12/12
Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad
Csar Vallejo
2. Fomentar, facilitar y coordinar el desarrollo del Proyecto en la UCV.
3. Orientar a cada uno de los miembros responsables de las bibliotecas del sistema.
4. Estar en constante comunicacin con la Alta Direccin y con los responsables del
proyecto en las filiales.
5.
Presidir las reuniones de su equipo de trabajo.6. Elaborar y presentar los informes de avance del proyecto.
d. Mecanismos de Evaluacin y Control.- El coordinador del proyecto presentar los
informes segn el cronograma establecido, indicando el estado de avance del
proyecto, ejecucin de presupuesto, logro de objetivos y metas propuestas, e
indicadores. Estos informes se discutirn en las reuniones del Comit de Calidad y
Directorio de la UCV.
Prof. Fernando Quezada Gonzlez
Director