Lokasi & Manual EventLokasi & Manual Event

Yudith Dwi Anggraeni, SIP, MAC(HRM)Yudith Dwi Anggraeni, SIP, MAC(HRM)

LOCATION, LOCATION, LOCATION, LOCATION, LOCATIONLOCATION

Yang perlu diperhatikan saat memilih Yang perlu diperhatikan saat memilih lokasi:lokasi:

1.1. Suasana yang ingin diciptakanSuasana yang ingin diciptakan

2.2. Kegiatan yang akan dilakukanKegiatan yang akan dilakukan

Checking the location beforehand ? Why?

O’Toole, p.87 : Tabel Keputusan Pemilihan Lokasi/Tempat

Jenis event yang dapat dilaksanakan di Jenis event yang dapat dilaksanakan di tempat tertentu seringkali tergantung pada tempat tertentu seringkali tergantung pada sejarah tempat tersebut.sejarah tempat tersebut.

sudah diketahui kapasitas orang yang sudah diketahui kapasitas orang yang dapat ditampung, jenis kegiatan, jenis ijin, dapat ditampung, jenis kegiatan, jenis ijin, hambatan yang akan ditemui, fasilitas hambatan yang akan ditemui, fasilitas lokasi lokasi

INGAT !!!

Jangan pesan ruangan / lokasi sebelum membuat desain event

Where do these events suppose to take place?- Agency gathering- Gala dinner- Real estate launching- Family gathering- Employee award night- Rapat kerja tahunan- Pameran pendidikan

Mencari alternatif lokasi lewat:Mencari alternatif lokasi lewat:1.1. InternetInternet2.2. JaringanJaringan3.3. MajalahMajalah

Peluang & Hambatan Pemilihan Lokasi

1.1. Fisik – jalan pintu masuk, tiang & pancang, Fisik – jalan pintu masuk, tiang & pancang, kapasitas daya tampung.kapasitas daya tampung.

2.2. Legal – hukum, peraturan keamananLegal – hukum, peraturan keamanane.g. kembang api (jarak min penonton dengan e.g. kembang api (jarak min penonton dengan kembang api, pemadam kebakaran, P3K, etc)kembang api, pemadam kebakaran, P3K, etc)

3. Sejarah3. Sejarah4. Etika – apakah tempat sesuai untuk event 4. Etika – apakah tempat sesuai untuk event

(sesuai citra korporat perusahaan?)(sesuai citra korporat perusahaan?)5. Lokasi – keamanan, layanan darurat5. Lokasi – keamanan, layanan darurat6.6. LingkunganLingkungan7.7. Kondisi politik – keamanan negaraKondisi politik – keamanan negara

Peta Lokasi / Tempat

Hal-hal yang perlu dimasukkan dalam peta:Hal-hal yang perlu dimasukkan dalam peta:1.1. Skala dan arah (utara)Skala dan arah (utara)

Dengan skala atau tidak?Dengan skala atau tidak?2. 2. Daftar simbol yang digunakan dalam petaDaftar simbol yang digunakan dalam peta

Gunakan bahasa yang umumGunakan bahasa yang umum3.3. Pintu masuk dan keluarPintu masuk dan keluar

Pintu masuk audiens, VIP, supplier, etcPintu masuk audiens, VIP, supplier, etc4.4. Jalan dan tempat parkirJalan dan tempat parkir

Parkir audiens, pengisi hiburan, etc Parkir audiens, pengisi hiburan, etc

5.5. Pusat kegiatan administrasiPusat kegiatan administrasiLokasi dimana manajer proyek dapat memantau Lokasi dimana manajer proyek dapat memantau kemajuan pekerjaannyakemajuan pekerjaannya

6.6. Stan informasiStan informasiMembantu undangan yang memerlukan infoMembantu undangan yang memerlukan info

7.7. Daerah tempat pertolongan pertama dan akses jalan Daerah tempat pertolongan pertama dan akses jalan daruratdaruratMemperjelas kemana para undangan harus pergiMemperjelas kemana para undangan harus pergi

8.8. Daerah tempat anak tersesatDaerah tempat anak tersesatMenenangkan peserta bahwa event yang Menenangkan peserta bahwa event yang diselenggarakan aman bagi anak-anakdiselenggarakan aman bagi anak-anak

9.9. Sumber air dan listrikSumber air dan listrik10.10. 10.Fasilitas toilet10.Fasilitas toilet

11.11. Stan pasar dan makananStan pasar dan makanan

12.12. Tenda atau tempat berteduh di depan Tenda atau tempat berteduh di depan gedunggedung

13.13. Daerah penyimpanan perlengkapanDaerah penyimpanan perlengkapan

e.g. untuk event olah ragae.g. untuk event olah raga

14. Daerah terlarang dan tempat berbahaya14. Daerah terlarang dan tempat berbahaya

Menghindari kecelakaanMenghindari kecelakaan

15.Ruang hijau15.Ruang hijau

Tempat peserta bersantai Tempat peserta bersantai

16.Daerah pemeliharaan (maintenance)16.Daerah pemeliharaan (maintenance)

17.Jalan setapak17.Jalan setapak

18.Telepon18.Telepon

19.Transfer dana elektronik, pusat kegiatan 19.Transfer dana elektronik, pusat kegiatan penjualan, ATM penjualan, ATM

20.Area pers20.Area pers

UR TURNUR TURN

Tanda Petunjuk

1.1. ArahArah““PENDAFTARAN”PENDAFTARAN”

2.2. OperasionalOperasional““ANDA BERADA DISINI”ANDA BERADA DISINI”

3.3. HukumHukum““JALAN KELUAR JIKA TERJADI KECELAKAAN”JALAN KELUAR JIKA TERJADI KECELAKAAN”““LANTAI LICIN”LANTAI LICIN”

4.4. FasilitasFasilitas““RUANG ISTIRAHAT”RUANG ISTIRAHAT”““PINTU MASUK”PINTU MASUK”

CHECK LIST TANDA

PERENCANAAN

1. Lokasi peta2. Jenis tanda – arah, parkir, informasi,

fasilitas, etc3. Penempatan tanda – sebelum

kedatangan (lokasi pintu masuk, area parkir), lokasi fasilitas, lokasi peta posisi, pada pintu keluar (taksi)

PELAKSANAAN

1. Desain: ukuran, warna, kejelasan dari jarak jauh

2. Batasan: ukuran, jenis, lokasi, cara pemasangan

3. Penyediaan: dibuat sendiri/sewa, biaya, jadwal kedatangan, penyimpanan dan pengambilan, pemeliharaan & penggantian, pemindahan dari lokasi

Kenapa Tanda perlu diperhitungkan?

Navigasi trafficNavigasi trafficKredibilitas eventKredibilitas eventMenggambarkan tema eventMenggambarkan tema event

MANUAL EVENT PERUSAHAAN

Manual Event Perusahaan:Sebuah catatan dan ringkasan dari sebuah event.

Digunakan untuk mengatur berbagai dok utama (jadwal, format-format, salinan kontrak, checklist, floor plan) yang perlu untuk mengelola event.

Fungsinya:1. Monitoring2. Metode komunikasi

Apa gunanya manual ini?

Jenis-Jenis Manual

1.1. Manual Event Utama (master)Manual Event Utama (master)- Berisi dok pokok yang menunjukkan - Berisi dok pokok yang menunjukkan bagaimana mengorganisir eventbagaimana mengorganisir event- Mencakup template atau format yang - Mencakup template atau format yang dapat digunakandapat digunakan- Memuat kebijakan korporat yang - Memuat kebijakan korporat yang berkaitan dengan permintaan untuk berkaitan dengan permintaan untuk proposal, hubungan vendor, kebijakan proposal, hubungan vendor, kebijakan pembayaran, proses kontrak, kajian pembayaran, proses kontrak, kajian hukum, pedoman perusahaan tentang hukum, pedoman perusahaan tentang jenis event yang boleh diselenggarakan, jenis event yang boleh diselenggarakan, standar sosial dan etika.standar sosial dan etika.

2. Manual Laporan2. Manual Laporan- Fokus pada sejarah event yang - Fokus pada sejarah event yang dikumpulkan selama tahap perencanaan & dikumpulkan selama tahap perencanaan & pelaksanaanpelaksanaan- Seringkali diberikan kepada stakeholder- Seringkali diberikan kepada stakeholder

3. Manual Produksi atau Operasi3. Manual Produksi atau Operasi- Manual kerja harian yang spesifik- Manual kerja harian yang spesifik- Isi dari manual master + berbagai - Isi dari manual master + berbagai persyaratan, hambatan dan variabelpersyaratan, hambatan dan variabel- Memuat gambaran tentang bagaimana - Memuat gambaran tentang bagaimana event sesuai dengan sasaran strategis event sesuai dengan sasaran strategis perusahaan & event tsb.perusahaan & event tsb.

4. Manual staf4. Manual staf

- Memuat hal-hal yang berhubungan - Memuat hal-hal yang berhubungan dengan tugas dan tanggung-jawab dengan tugas dan tanggung-jawab staf yang spesifikstaf yang spesifik

Manual Operasi

Dokumen utama yang harus dimasukkan Dokumen utama yang harus dimasukkan dalam Manual operasi mencakup:dalam Manual operasi mencakup:

1. Daftar audio visualPerlengkapan apa saja yang diperlukan, Perlengkapan apa saja yang diperlukan, kapan diperlukan , nama & no ruangan, kapan diperlukan , nama & no ruangan, kontak orang, kebutuhan listrik, kapan kontak orang, kebutuhan listrik, kapan ruang siap untuk diaturruang siap untuk diatur

2. 2. Daftar kebutuhan terkait listriksda. sda.

3. 3. Pergeseran jadwalPastikan info ini terdokumentasi dengan baik Pastikan info ini terdokumentasi dengan baik menggunakan tanggal, waktu dan nama menggunakan tanggal, waktu dan nama ruangan yang spesifikruangan yang spesifik

4. 4. Daftar registrasi pesertaUntuk memastikan hal-hal yang terkait Untuk memastikan hal-hal yang terkait dengan logistik – e.g. transportasi untuk dengan logistik – e.g. transportasi untuk undanganundangan

5. 5. Judul sesi, rencana rotasi, permintaan khususPengingat singkatPengingat singkat

6. 6. Jadwal rotasiJadwal sesi rinci, termasuk no ruangan/lokasi Jadwal sesi rinci, termasuk no ruangan/lokasi & waktu& waktu

7. 7. MemoKoleksi dari berbagai dokumen tentang Koleksi dari berbagai dokumen tentang kronologi hal-hal yang berkaitan dengan kronologi hal-hal yang berkaitan dengan eventevent

8. 8. CatatanKomentar pribadi Anda dan catatan rinci Komentar pribadi Anda dan catatan rinci lain termasuk kertas pengingatlain termasuk kertas pengingat

9. 9. Skematika LabTata letak perabot, listrik, perlengkapan, Tata letak perabot, listrik, perlengkapan, audiovisualaudiovisual

10. 10. Garis besar sesiKerangka umum dari sesi-sesi dalam eventKerangka umum dari sesi-sesi dalam event

11. 11. Rencana konferensi & dok rancangan sesi

Diperlukan kerangka sesi dengna sasaran Diperlukan kerangka sesi dengna sasaran yang terukur dari pihak yang bertanggung yang terukur dari pihak yang bertanggung jawab untuk mengembangkan isi dari sesi jawab untuk mengembangkan isi dari sesi event tersebut.event tersebut.

12. 12. Keuangan

Untuk menelusuri status anggaran eventUntuk menelusuri status anggaran event

13. 13. Evaluasi

Ringkasan dari berbagai pendapat yang Ringkasan dari berbagai pendapat yang disampaikan oleh peserta dan tamu yang disampaikan oleh peserta dan tamu yang hadir.hadir.

Checklist Manual OperasiChecklist Manual Operasi

1.1. Desain manualDesain manual2.2. Info yang berkaitan dengan narasumber utama dan Info yang berkaitan dengan narasumber utama dan

logistiklogistik kantor & no hp semua personel kunci, info jalur telp kantor & no hp semua personel kunci, info jalur telp yang bisa digunakan, nama-nama orang yang terkait yang bisa digunakan, nama-nama orang yang terkait langsung dengan pengelolaan tempat event, dlllangsung dengan pengelolaan tempat event, dll

3. Produksi3. Produksi ringkasan event, jadwal lokasi, katering, keamanan, ringkasan event, jadwal lokasi, katering, keamanan, tugas dan tanggungjawab, fasilitas, daftar kru, jadwal tugas dan tanggungjawab, fasilitas, daftar kru, jadwal pemasok, dll pemasok, dll

4.4. Media informasiMedia informasi gambaran umum event, lembar fakta tentang event, gambaran umum event, lembar fakta tentang event, dlldll