Transcript
Page 1: Event management process

EVENT /MICEMANAGEMENTEVENT /MICE

MANAGEMENT

R. J. SumabrataR. J. Sumabrata

Page 2: Event management process

PENDAHULUANPENDAHULUAN

• Event:– Kegiatan / Acara

• Management:– Planning, organizing, allocating, directing, creating &

controlling resources to achieves goals & objectives.

• Event:– Kegiatan / Acara

• Management:– Planning, organizing, allocating, directing, creating &

controlling resources to achieves goals & objectives.

Page 3: Event management process

Pendahuluan (lanjutan)Pendahuluan (lanjutan)

Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis:

• Routine Event (Acara Rutin)– Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi

rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll

• Special Event (Acara Khusus)– Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan &

sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.

Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis:

• Routine Event (Acara Rutin)– Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi

rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll

• Special Event (Acara Khusus)– Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan &

sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.

Page 4: Event management process

Pendahuluan (lanjutan)Pendahuluan (lanjutan)

• Special Event (Acara Khusus)– Special event dibagi menjadi 3 jenis event:

• Scheduled Special Event– Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah

ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)

– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

• Special Event (Acara Khusus)– Special event dibagi menjadi 3 jenis event:

• Scheduled Special Event– Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah

ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)

– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

Page 5: Event management process

Pendahuluan (lanjutan)Pendahuluan (lanjutan)

• Un-Scheduled Special Event– Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu

pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu.

– Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain – lain

– Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

• Un-Scheduled Special Event– Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu

pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu.

– Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain – lain

– Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

Page 6: Event management process

Pendahuluan (lanjutan)Pendahuluan (lanjutan)

• Spontaneous Special Event– Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa

persiapannya sangat pendek sekali– Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun

harus tetap dilakukan agar event tetap segar)– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE /

TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan.

• Spontaneous Special Event– Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa

persiapannya sangat pendek sekali– Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun

harus tetap dilakukan agar event tetap segar)– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE /

TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan.

Page 7: Event management process

DefinisiDefinisi

• Special Event:– Act of human assembly for the purpose of celebration,

education, marketing, and/or reunion

• Special Event:– Act of human assembly for the purpose of celebration,

education, marketing, and/or reunion

Page 8: Event management process

Event Management Process

Event Management Process

Proses dasar penyelenggaraan sebuah EventProses dasar penyelenggaraan sebuah Event

Page 9: Event management process

The ProcessThe Process

• RESEARCH : Determine Expectation

• DESIGN : Design the Concept

• PLANNING : Develop the Experience

• COORDINATION : Deliver the Dream

• EVALUATION : Describe the Result

• RESEARCH : Determine Expectation

• DESIGN : Design the Concept

• PLANNING : Develop the Experience

• COORDINATION : Deliver the Dream

• EVALUATION : Describe the Result

Page 10: Event management process

The Process Cycle (the Goldblatt event management cycle)

The Process Cycle (the Goldblatt event management cycle)

Phase 1RESEARCH

Phase 2DESIGN

Phase 3PLANNING

Phase 4COORDINATION

Phase 5EVALUATION

Page 11: Event management process

Phase 1RESEARCH

Phase 1RESEARCH

• Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya.

• Identifikasi Event sejenis.• Observasi “baik & buruk” dari

pelaksanaannya.• Analisa data yang terkumpul.• Pertahankan data yang telah

ditemukan.

• Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya.

• Identifikasi Event sejenis.• Observasi “baik & buruk” dari

pelaksanaannya.• Analisa data yang terkumpul.• Pertahankan data yang telah

ditemukan.

PENILAIAN EVENTDibutuhkan penilaian (tentukan

“nilai”) untuk: Study Kelayakan Event Sumber – sumber yang

digunakan. Penggunaan waktu &

pembatasannya. Pemilihan Lokasi (Site /

Venue).

Page 12: Event management process

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

WHY…Compelling Reason

WHO…DemographicsWHEN…

Best Date & TimeWHERE…

Best LocationWHAT…

Resources & Outcomes

Page 13: Event management process

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

Verify the purpose (pengujian tujuan)

Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)

Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)

Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)

List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)

Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)

Verify the purpose (pengujian tujuan)

Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)

Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)

Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)

List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)

Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)

Page 14: Event management process

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

SWOT analysis dalam Event:

STRENGTHare those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well Funded, Experienced Staff, Good Venue”.

WEAKNESSESare those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not enough volunteers”.

OPPORTUNITIESare future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such as sharing resources.

THREATSare future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.

SWOT analysis dalam Event:

STRENGTHare those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well Funded, Experienced Staff, Good Venue”.

WEAKNESSESare those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not enough volunteers”.

OPPORTUNITIESare future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such as sharing resources.

THREATSare future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.

Page 15: Event management process

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

GOALS & OBJECTIVESPenentuan tujuan & sasaran

Event harus memperhatikan:

• Identifikasi Tujuan & Sasaran yang diharapkan

• Prioritas Tujuan & Sasaran• SMART Objectives• Perangkat pengukuran

GOALS & OBJECTIVESPenentuan tujuan & sasaran

Event harus memperhatikan:

• Identifikasi Tujuan & Sasaran yang diharapkan

• Prioritas Tujuan & Sasaran• SMART Objectives• Perangkat pengukuran

SMART OBJECTIVES

Specific

Measurable

Acceptance

Realistic

Time Sensitive

Page 16: Event management process

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

Phase 1RESEARCH (lanjutan)

IMPORTANT…

DETERMINE TARGET MARKET ( Menentukan target pasar)

EXAMINE EXPECTATION ( Menguji tujuan yang diharapkan)

FINANCIAL FRAMEWORK ( Kerangka Keuangan)

INTERVIEW STAKEHOLDER (Wawancara pemilik kegiatan)

NEGOTIATE PRIORITIES (Negosiasikan prioritas)

EXCEED EXPECTATION (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)

IMPORTANT…

DETERMINE TARGET MARKET ( Menentukan target pasar)

EXAMINE EXPECTATION ( Menguji tujuan yang diharapkan)

FINANCIAL FRAMEWORK ( Kerangka Keuangan)

INTERVIEW STAKEHOLDER (Wawancara pemilik kegiatan)

NEGOTIATE PRIORITIES (Negosiasikan prioritas)

EXCEED EXPECTATION (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)

Page 17: Event management process

Phase 1

RESEARCH (lanjutan)

Phase 1

RESEARCH (lanjutan)

(Goals & Objectives types)Beberapa Tipe tujuan dan sasaran

EdukasiMembangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang berkorelasi

Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung sebuah kasus atau kebijakan/keputusan

PerayaanKegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah

Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi

Sirkulasi Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian

kedatangan

(Goals & Objectives types)Beberapa Tipe tujuan dan sasaran

EdukasiMembangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang berkorelasi

Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung sebuah kasus atau kebijakan/keputusan

PerayaanKegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah

Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi

Sirkulasi Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian

kedatangan

Page 18: Event management process

Phase 2DESIGNPhase 2DESIGN

Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara:• Tujuan & Sasaran kegiatan • Demografi peserta / Partsipan • Psikografi peserta / Partisipan• Logistik

Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi.Yang perlu diperhatikan :

Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya )

Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)

Analyze the Site (analisa lokasi)

Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)

Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)

Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara:• Tujuan & Sasaran kegiatan • Demografi peserta / Partsipan • Psikografi peserta / Partisipan• Logistik

Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi.Yang perlu diperhatikan :

Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya )

Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)

Analyze the Site (analisa lokasi)

Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)

Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)

Page 19: Event management process

Phase 2DESIGN (lanjutan)

Phase 2DESIGN (lanjutan)

1. Antisipasi Kegiatan• Persiapan rencana cadangan &

cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah.

2. Kedatangan Peserta• Penyambutan, registrasi dan lain

– lain.

3. Atmosfir / Suasana Event• Suasana event yang menunjang

tema event

1. Antisipasi Kegiatan• Persiapan rencana cadangan &

cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah.

2. Kedatangan Peserta• Penyambutan, registrasi dan lain

– lain.

3. Atmosfir / Suasana Event• Suasana event yang menunjang

tema event

4. Selera Peserta• Penyesuaian dengan segmen pasar.

5. Aktivitas Event / Peserta• Adanya kegiatan interaktif

6. Amenities / Souvenir• Pemberian souvenir / kenang -

kenangan

4. Selera Peserta• Penyesuaian dengan segmen pasar.

5. Aktivitas Event / Peserta• Adanya kegiatan interaktif

6. Amenities / Souvenir• Pemberian souvenir / kenang -

kenangan

6 Layer of an Event Experiences(6 Lapis Pengalaman Event)

Page 20: Event management process

Phase 2DESIGN (lanjutan)

Phase 2DESIGN (lanjutan)

Tema Design• Mulai dengan yang familiar• Gunakan Ikon Budaya• Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera• Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)

• Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain:• Entertainment / Hiburan

– Film / Televisi– Musik, buku / Literatur– Teater, Sport

• Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung• Manusia / tempat• Musim / Kegiatan Keagamaan

Tema Design• Mulai dengan yang familiar• Gunakan Ikon Budaya• Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera• Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)

• Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain:• Entertainment / Hiburan

– Film / Televisi– Musik, buku / Literatur– Teater, Sport

• Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung• Manusia / tempat• Musim / Kegiatan Keagamaan

Page 21: Event management process

Phase 2DESIGN (lanjutan)

Phase 2DESIGN (lanjutan)

BRAIN STORMING

Include Your Expertssertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer).

Develop ExercisesBangun latihan – latihan dalam mendesign Event.

Encourage CreativityBeranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event.

Accept All SuggestionsTerima semua masukan – masukan dari pihak lain.

Select the Best ComponentsPilih dan tentukan komponen terbaik

BRAIN STORMING

Include Your Expertssertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer).

Develop ExercisesBangun latihan – latihan dalam mendesign Event.

Encourage CreativityBeranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event.

Accept All SuggestionsTerima semua masukan – masukan dari pihak lain.

Select the Best ComponentsPilih dan tentukan komponen terbaik

Page 22: Event management process

Phase 2DESIGN (lanjutan)

Phase 2DESIGN (lanjutan)

Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain:

PROGRAM TAMBAHAN– Program bagi pendamping– Optional Side Trip– Mini Event

PROTOKOLER– Identifikasi lingkup kerja– Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan

dilakukan.– Siapkan rencana Protokoler– Integrasikan rencana Protokoler

Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain:

PROGRAM TAMBAHAN– Program bagi pendamping– Optional Side Trip– Mini Event

PROTOKOLER– Identifikasi lingkup kerja– Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan

dilakukan.– Siapkan rencana Protokoler– Integrasikan rencana Protokoler

Page 23: Event management process

Phase 3PLANNING

Phase 3PLANNING

Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:

Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik. Fokus pada hasil yang dapat diukur. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal. Identifikasikan peranan Stake Holder. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.

Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:

Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities) Struktur organisasi (organizational chart) Garis wewenang (Lines of Authority) Jalur – jalur komunikasi (communication channels)

Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:

Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik. Fokus pada hasil yang dapat diukur. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal. Identifikasikan peranan Stake Holder. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.

Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:

Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities) Struktur organisasi (organizational chart) Garis wewenang (Lines of Authority) Jalur – jalur komunikasi (communication channels)

Page 24: Event management process

Phase 3PLANNING (lanjutan)

Phase 3PLANNING (lanjutan)

IMPORTANT…

Show Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.

Think Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.

Assign & Prioritize Penugasan dan prioritas.

Find Natural Linkage Temukan hubungan alami.

Final approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.

IMPORTANT…

Show Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.

Think Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.

Assign & Prioritize Penugasan dan prioritas.

Find Natural Linkage Temukan hubungan alami.

Final approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.

Page 25: Event management process

Phase 3PLANNING (lanjutan)

Phase 3PLANNING (lanjutan)

Event Time Lines (batas waktu event)• Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).• Performance Chart (Tabel Kinerja)• Production Schedule (Jadwal Produksi)

Event Time Lines (batas waktu event)• Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).• Performance Chart (Tabel Kinerja)• Production Schedule (Jadwal Produksi)

DEVELOP SITE PLAN

Transportation

Parking

Registration

Support Staff

VIP Services

Communication

Support Services

Handicap Services

Medical Services

Emergency Services

Security

Décor

Design

Seating

Equipment

Catering

Power Services

Water Management

Recycling

Storage

Set – Up & Tear Down

Page 26: Event management process

Phase 3PLANNING (lanjutan)

Phase 3PLANNING (lanjutan)

UNIQUE VENUES

• Venue yang unik akan menambah pengalaman event• Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar

venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).• Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan

meringankan biaya.• Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…• Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga

mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

UNIQUE VENUES

• Venue yang unik akan menambah pengalaman event• Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar

venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).• Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan

meringankan biaya.• Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…• Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga

mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

Page 27: Event management process

Phase 3PLANNING (lanjutan)

Phase 3PLANNING (lanjutan)

Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah:

• PRODUKSI• Staging / Panggung• Entertainment / Hiburan• Lighting• Special Effect• Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga

SUPPORT SERVICES– Speakers / Artist– Master of Ceremony– Presenters– Prizes– Gift & Amenities

Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah:

• PRODUKSI• Staging / Panggung• Entertainment / Hiburan• Lighting• Special Effect• Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga

SUPPORT SERVICES– Speakers / Artist– Master of Ceremony– Presenters– Prizes– Gift & Amenities

Page 28: Event management process

Phase 4COORDINATION

Phase 4COORDINATION

Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan event antara lain:

KOMUNIKASIKomunikasi aktif harus dibentuk dengan:

• Committee / Panitia• Client / Stakeholder• Vendor / Supplier• Sponsor

Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier:• Pemilihan vendor• Kontrak dengan vendor• Monitor jasa pengantaran• Damage Control

Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan event antara lain:

KOMUNIKASIKomunikasi aktif harus dibentuk dengan:

• Committee / Panitia• Client / Stakeholder• Vendor / Supplier• Sponsor

Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier:• Pemilihan vendor• Kontrak dengan vendor• Monitor jasa pengantaran• Damage Control

Page 29: Event management process

Phase 4COORDINATION (lanjutan)

Phase 4COORDINATION (lanjutan)

MEETINGS / RAPAT KOORDINASIMEETINGS / RAPAT KOORDINASI

• Staff & Volunteers• Temp. & Tech. Personnel• Providers• Performers

• Orientation• Rehearsal• Pre Con – Post Con

HOSPITALITY

Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan:• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)• Client & Sponsor• Personnel dan Performers• Participants

Page 30: Event management process

Phase 4COORDINATION (lanjutan)

Phase 4COORDINATION (lanjutan)

PENTING…Identify Reporting Procedures

– Identifikasi prosedur pelaporan

Notify & Update Clients– Informasikan setiap perkembangan kepada klien

Follow Up on Communication– Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up

Obtain Confirmation– Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat

Require Meeting Agendas– Agendakan seluruh hasil meeting / rapat

Monitor All Communication– Monitor seluruh jalur komunikasi

PENTING…Identify Reporting Procedures

– Identifikasi prosedur pelaporan

Notify & Update Clients– Informasikan setiap perkembangan kepada klien

Follow Up on Communication– Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up

Obtain Confirmation– Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat

Require Meeting Agendas– Agendakan seluruh hasil meeting / rapat

Monitor All Communication– Monitor seluruh jalur komunikasi

Page 31: Event management process

Phase 5EVALUATION

Phase 5EVALUATION

Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah:

– Hubungan langsung dengan research.– Butuh Baseline / Pondasi.– Butuh Specific Plan.– Butuh Sumber yang dapat dipercaya.– Sumber – sumber dari laporan proses.

Lakukan kegiatan:– Analisa Proses kegiatan.– Evaluasi Proses kegiatan.– Evaluasi Instrument / Perangkat kerja.– Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).

Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah:

– Hubungan langsung dengan research.– Butuh Baseline / Pondasi.– Butuh Specific Plan.– Butuh Sumber yang dapat dipercaya.– Sumber – sumber dari laporan proses.

Lakukan kegiatan:– Analisa Proses kegiatan.– Evaluasi Proses kegiatan.– Evaluasi Instrument / Perangkat kerja.– Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).

Page 32: Event management process

Phase 5EVALUATION (lanjutan)

Phase 5EVALUATION (lanjutan)

BRAIN STORMING…

Document• Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event

Review• Review semua kegiatan yang telah dilakukan

Evaluate• Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan

Analyze• Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event

Make Recommendation• Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event

BRAIN STORMING…

Document• Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event

Review• Review semua kegiatan yang telah dilakukan

Evaluate• Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan

Analyze• Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event

Make Recommendation• Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event

Page 33: Event management process

Phase 5EVALUATION (lanjutan)

Phase 5EVALUATION (lanjutan)

EVALUATION PROCESS

Review Each Phase– Review setiap phase yang telah dilakukan

Examine & Measure Element– Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan

View Objectively– Lakukan secara objektif

Interview Stakeholder– Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event

Establish New Goal– Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru

Write it Down– Semua harus dalam bentuk tertulis!

EVALUATION PROCESS

Review Each Phase– Review setiap phase yang telah dilakukan

Examine & Measure Element– Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan

View Objectively– Lakukan secara objektif

Interview Stakeholder– Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event

Establish New Goal– Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru

Write it Down– Semua harus dalam bentuk tertulis!

BUSINESS

Page 34: Event management process

Professional Event Manager

Our obligation as a

Professional Event Manager

PACKAGE & MANAGE

THE EXPERIENCE


Top Related