Download - Emy ISO Renstra Versi Tayang
Page 1
SHARING OF EXCELLENTBUSINESS PROCESS
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 2
Emy Yatul HasanahDivisi Perencanaan Strategis
Page 3
Proses Sertifikasi ISO 9001 : 2008
Kantor Pusat Perum Perumnas
Page 4
ISO Apa itu ISO
?
Manajemen Mutu
Manajemen Lingkungan
Manajemen K3
Manajemen Keselamatan Lingkungan
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 5
Manajemen Mutu
• ISO / TS 16949:2002
• ISO 13485:2003
• AS 9100 / AS 9120
• ISO 9001:2008
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 6
Manajemen Lingkungan
ISO 14001:2004
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 7
Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja
OHSAS 18001PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 8
Manajemen Keselamatan Pangan
ISO 22000:2005
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 9
ISO 9001• ISO 9001 adalah standar internasional yang
diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM).
• SMM menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan anda dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan.
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 10
Siapakah yang dapat menggunakan ISO 9001?
Continual improvement of the quality management system
Continual improvement of the quality management system
Requirements
Satisfaction
Customers Customers
Resourcemanagement
Resourcemanagement
Measurement,analysis andimprovement
Measurement,analysis andimprovement
ProductRealisation
ProductRealisation
ManagementResponsibility
ManagementResponsibility
Input Output
ProductProduct
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 11
Apa sajakah manfaat-manfaat yang diperoleh dari pendaftaran ISO 9001?
1. Kepuasan pelanggan – dengan penyampaian produk secara konsisten dalam memenuhi persyaratanpersyaratan pelanggan
2. Mengurangi biaya operasional – dengan peningkatan berkesinambungan pada proses-proses dan hasil dari efisiensi operasional
3. Peningkatan hubungan pada pemegang kepentingan – termasuk para staf, pelanggan dan pemasok
4. Persyaratan kepatuhan hukum – dengan pemahaman bagaimana persyaratan suatu peraturan dan perundang-undangan tersebut mempunyai pengaruh tertentu pada suatu organisasi dan para pelanggan anda
5. Peningkatan terhadap pengendalian manajemen resiko – dengan konsistensi secara terus-menerus dan adanya mampu telusur suatu produk dan pelayanan
6. Tercapainya kepercayaan masyarakat terhadap bisnis yang dijalankan – dibuktikan dengan adanya verifikasi pihak ketiga yang independen pada standar yang diakui
7. Kemampuan untuk mendapatkan lebih banyak bisnis – khususnya pemenuhan spesifikasi-spesifikasi pengadaan yang membutuhkan sertifikasi sebagai suatu persyaratan untuk melakukan suplai barang dan jasa
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 12
Bagaimanakah melakukan pendaftaran sertifikasi ISO 9001?
Proses registrasi berikut dengan tiga langkah sederhana:
1. Aplikasi permohonan pendaftaran dilakukan dengan melengkapi kuestioner SMM
2. Asesmen terhadap ISO 9001 yang dilakukan oleh NQA – dimana suatu organisasi haruslah dapat menunjukkan bahwa manajemen mutu yang dilakukannya telah benar-benar berjalan secara minimal dalam jangka waktu tiga bulan sesuai seluruh urutan (siklus) dari audit internal
3. Permohonan pendaftaran disetujui oleh NQA, berikut tahapan selanjutnya harus dilakukan oleh klien. Program tahunan kunjungan audit pengawasan (surveilans) haruslah benar-benar dilaksanakan serta proses sertifikasi ulang setelah tiga tahun masa berlakunya sertifikasi ISO 9001 tersebut.
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 13
PERUMNAS YANG DIHARAPKAN
1. Keterlibatan dan Komitmen Direksi & DGM & Manajer
2. Visi/Misi & Kebijakan yang jelas dari Direksi
3. ‘Key Performance Indicators’ (KPI’s)
4. Implementasi ISO 9001 yang efektif
5. ‘Benchmarking’ terhadap kompetitor dan ‘menjadi yang terbaik dalam penyediaan Perumahan dan Pemukiman di Indonesia.
6. ‘Penghargaan’ diberikan pada karyawan yang memberikan inisiatif / Inovasi besar
7. Continual improvement di semua level
8. Pendayagunaan Karyawan & peningkatan kerja sama Team
9. Efektif dalam Pemecahan masalah & Menghilangkan Problem BUKAN menghilangkan orang.
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 14
PENUNJUKANMANAGEMENT
REPRESENTATIVE
PENJELASANISO 9001:2008
KE MANAJEMEN
PENUNJUKANINTERNAL QUALITY
AUDITOR
PEMBENTUKANTEAM
ISO 9001:2008
PELATIHANISO 9001:2008
MENENTUKANPROSES BISNIS &
TG JWB ORGANISASI
MENYUSUNQUALITYMANUAL
MENYUSUNSTD OPERATING
PROCEDURE
TAHAPAN PROSES SERTIFIKASI ISO 9001:2008
PELATIHAN- ISO 9001:2008
- INTR QUALITY AUDIT
A B
PERUMPERUMNAS
BMSI &PERUMNAS
KONSULTANBMSI
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 15
PENGESAHANIMPLEMENTASI
SISTEM ISO 9001
IMPLEMENTASISISTEM
ISO 9001:2008
INTERNALQUALITY
AUDIT
TINDAKANPERBAIKAN
MANAGEMENTREVIEW
AKTIFITASSEBELUM
AUDIT
STAGE 2AUDIT
STAGE 1AUDIT
TAHAPAN PROSES SERTIFIKASI ISO 9001:2008
PERUMPERUMNAS
BMSI &PERUMNAS
BADANSERTIFIKASI
KONSULTANBMSI
A
B
SERTIFIKASI
18/19 MARET
19 JULI
MARET
AWAL APRIL
9 MARET
TINDAKANPERBAIKAN
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 16
PERMASALAHAN
• Keterlibatan secara Aktif (-)• Konsultan tidak berada di Kantor Perumnas
selama jam berkerja• Singkatnya Waktu• Divisi belum siap
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 17
SARAN
• Konsultan mendampingi & berkantor di Perumnas menjelang penilaian
• Monitoring Sosialisasi (periodik) Top Management
• Sosialisasi hingga lini bawah mulai saat ini• Mengaktifkan Tim Implementasi
PERUM PERUMNAS | PROSES SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 KANTOR PUSAT| EMY YATUL HASANAH @ 2010
Page 18
t.e.r.i.m.a k.a.s.i.h
Page 19
PROSES ISO PERUMNAS
• http://computer1001.blogspot.com/2009/02/15-websites-untuk-download-template.html
• http://www.powerpointstyles.com/template-66798-team-work.html
Page 20
STRATEGI MEMBANGUN SMM ISO 9001:2008
DALAM MENYEDIAKAN PERUMAHAN DAN PEMUKIMAN YANG BERKUALITAS DAN BERNILAI BAGI MASYARAKAT
Page 21
Struktur Penulisan SOP/ PANDUAN MUTU
1. TUJUAN2. RUANG LINGKUP3. DAFTAR ISI4. DEFINISI5. TANGGUNG JAWAB6. REFERENSI7. PERFORMANCE MANAGEMENT CRITERIA8. PROSEDUR RINCI9. DOKUMEN TERKAIT10. LAMPIRAN
Page 22
UMUM
PERSYARATAN ISO 9001:2008
Page 23
PRINSIP MEMBANGUN KOMITMEN PENERAPAN SMM ISO 9001
1. FOKUS PADA KEPUASAN MASYARAKAT• MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGGUNAAN
SDM PERUMNAS MENUJU PENINGKATAN KEPUASAN MASYARAKAT
2. KEPEMIMPINAN PERUMNAS• KOMITMEN PIMPINAN DALAM MEMOTIVASI
BAWAHANNYA MENUJU SASARAN DAN TUJUAN ORGANISASI PERUMNAS.
Page 24
PRINSIP MEMBANGUN KOMITMEN PENERAPAN SMM ISO 9001
3. KETERLIBATAN KARYAWAN PERUMNASKETERLIBATAN KARYAWAN SECARA PENUH DAN BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP KINERJA MEREKA DAN GIAT BERPARTISIPASI DALAM PROSES PENINGKATAN SECARA TERUS MENERUS.
4. PENDEKATAN PROSES• SUMBER DAYA YANG BERKAITAN HARUS
DIKELOLA SEBAGAI SUATU PROSES YANG BERKAITAN ANTARA ORANG, MATERIAL, METHODE, MESIN DAN PERALATAN GUNA MENGHASILKAN NILAI TAMBAH BAGI MASYARAKAT.
Page 25
PRINSIP MEMBANGUN KOMITMEN PENERAPAN SMM ISO 9001
5. PENDEKATAN SISTIM TERHADAP MANAJEMEN• IDENTIFIKASI, PEMAHAMAN DAN PENGELOLAAN
DARI PROSES YANG SALING BERKAITAN SEBAGAI SUATU SISTIM AKAN MEMBERIKAN KONTRIBUSI PADA EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA PERUMNAS.
6. PENINGKATAN TERUS MENERUS.• PENINGKATAN TERUS MENERUS HARUS
BERFOKUS PADA UPAYA TERUS MENERUS MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN ATAU EFISIENSI ORGANISASI UNTUK MEMENUHI KEBIJAKAN DAN TUJUAN DARI ORGANISASI PERUMNAS.
Page 26
PRINSIP MEMBANGUN KOMITMEN PENERAPAN SMM ISO 9001
7. PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN.
• SEMUA KEPUTUSAN PIMPINAN BERDASARKAN PADA ANALISA DATA DAN INFORMASI YANG AKURAT SEHINGGA SEMUA MASALAH DAPAT TERSELESAIKAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN.
8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN.
• HUBUNGAN YANG SALING MENGUNTUNGKAN AKAN MENINGKATKAN KEMAMPUAN BERSAMA DALAM MENCIPTAKAN NILAI TAMBAH (TIDAK BERLANDASKAN KORUPSI).
Page 27
WHY DOCUMENT
• ALAT KOMUNIKASI
• PERUBAHAN MANAJEMEN
• BANTU DALAM KONSISTENSI PELAKSANAAN
• MENCATAT BEST PRACTICE
• EFEKTIF DALAM AUDIT
• PERSYARATAN “ ISO 9001:2008”
Page 28
STRUKTUR DOKUMENTASI PERUMNAS
MANUAL MUTU
MANUAL MUTU& IQA
( INTEGRASI)
PROSEDUR MUTU
92
INSTRUKSI KERJA
IK
PERANCANGAN ANGGARAN
TINGKAT 1
TINGKAT 2
TINGKAT 3IK
PENGADAAN DANA
IK
PENGENDALIANDANA
SOP ANGARAN
&PENDANAAN
SOPAKUNTANSI
&ANALISA
© 2009 BMSI Consulting
Page 29
TUJUAN PERUMNAS• VISI• MISI• TATA NILAI• RKAP• KPI’S• STRUKTUR ORGANISASI• JOB DESCRIPTIONS
© 2009 BMSI Consulting
Page 30
MANUAL MUTU
RKAP
MANUAL MUTU ISO 9001:2008
INDONESIAN QUALITY AWARD (IQA)________________________________________TINDAK LANJUT/COORECTIVE ACTIONS:1. DRAFT MANUAL MUTU ( 75% SELESAI)
1.1. PROFIL PERUMNAS1.2. VISI/MISI/TATA NILAI PERUMNAS1.3. STRUKTUR ORGANISASI PERUMNAS1.4. TUGAS POKOK & TANGGUNG JAWAB
DIREKSI PERUMNAS 1.5. URAIAN TUGAS TEAM ISO PERUMNAS1.6. PENUNJUKAN WAKIL MANAJEMEN1.7. PERSYARATAN DOKUMEN PERUMNAS1.8. KOMITMEN PIMPINAN PERUMNAS1.9. SUMBER DAYA PERUMNAS1.10. OPERASIONAL / SOP1.11. PENGUKURAN, ANALISA & PERBAIKAN
ISO 9001:2008ELEMEN 4.2.2
Page 31
STANDAR OPERASI PROSEDUR
DOKUMEN LEVEL KE DUAISO 9001: 2008
Page 32
ISO 9001:2008PROSEDUR MUTU
Section 5
Section 6
Section 7
Section 8
PELAKSANAAN PEMBUATAN SOP ( PROSEDUR MUTU) DI PERUMNAS
SEJAK 07 AGUSTUS 2009
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
SUMBER DAYA
PROCESSESINPUT OUTPUT
PRODUK REALISASI
PENGUKURAN, ANALISA, PERBAIKAN
SISTIM MANAJEMEN MUTU Section 4
Page 33
SOP/ PROSEDUR MUTU
MANUAL MUTU
PROSEDUR MUTU ISO 9001:2008
INSTRUKSI KERJA
FORMULIR ___________________________________________ 1. SEKRETARIS PERUSAHAAN – HUKUM
2. KEPALA SATUAN PENGAWASAN/SPI3. DIVISI PERENCANAAN STRATEGIS4. DIVISI PERTANAHAN5. DIVISI PERENCANAAN & PERANCANGAN6. DIVISI PEMBANGUNAN & P2L7. DIVISI PENGEMBANGAN USAHA
8. DIVISI PEMASARAN DAN PENJUALAN9. DIVISI DIVISI KEUANGAN10. DIVISI UMUM11. DIVISI PENGEMBANGAN SDM
ISO 9001:2008ELEMEN 4.2.3
Page 34
DIVISI PERENCANAAN
STRATEGIS
1. MANDATORY SYSTEM DOCUMENTS2. SOP DIVISI PERENCANAAN STRATEGIS___________________________________________STATUS:MANDATORY ISO 9001:2008 DOKUMEN - OK
1.1. PENGENDALIAN DOKUMEN – 4.2.31.2. PENGENDALIAN REKAMAN – 4.2.41.3. AUDIT MUTU INTERNAL – 8.2.21.4. TINDAKAN PERBAIKAN & PENCEGAHAN
– 8.5.2 & 8.5.31.5. PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI
1. PROGRAM PERUSAHAAN.
2. TEKNOLOGI INFORMASI
SOP YANG TELAH DIBUAT = 19 SOP’S
PUSAT DOKUMEN KONTROL
ISO 9001ONLINE SYSTEM
DOCUMENTS
Page 35
DIVISI PERENCANAAN
STRATEGIS
1. MANDATORY SYSTEM DOCUMENTS2. SOP DIVISI PERENCANAAN STRATEGIS___________________________________________3. SOP PENYUSUNAN RENCANA KERJA
• IK RENCANA JANGKA PANJANG• RENCANA JANGKA PENDEK• ACTION PLAN
2. SOP MONITORING EVALUASI & ANALISA KINERJA PERUSAHAAN.• IK MONITORING REALISASI RKA• IK EVALUASI DAN ANALISA KINERJA
PERUSAHAAN• IK EVALUASI DAN ANALISA ORGANISASI
PERUSAHAAN.3. SOP ORGANISASI & TATA LAKSANA
• IK PERENCANAAN ORGANISASI• IK EVALUASI ORGANISASI
4. SOP QUALITY PLANNING/RENCANA MUTU5. SOP PERFORMANCE MEASURES
PUSAT DOKUMEN KONTROL
ISO 9001ONLINE SYSTEM
DOCUMENTS
Page 36
DIVISI PERENCANAAN
STRATEGIS
1. MANDATORY SYSTEM DOCUMENTS2. SOP DIVISI PERENCANAAN STRATEGIS___________________________________________3. SOP TEKNOLOGI INFORMASI
• IK KEAMANAN RUANG SERVER• IK PERUBAHAAN SISTIM KOMPUTER• IK KEAMANAN DATA• IK PEMELIHARAAN PERBAIKAN• IK PENGEMBANGAN APLIKASI• IK IIMPLEMENTASI SITIM INFORMASI
PUSAT DOKUMEN KONTROL
ISO 9001ONLINE SYSTEM
DOCUMENTS
Page 37
DIVISI PERENCANAAN
STRATEGIS
1. MANDATORY SYSTEM DOCUMENTS2. SOP DIVISI PERENCANAAN STRATEGIS___________________________________________
KETERANGAN/TINDAK LANJUT:• SISTIM PENOMORAN DOKUMEN MSH PERLU
DIBAHAS LEBIH LANJUT• DAFTAR EKSTERNAL DOKUMEN ?• DAFTAR ARSIP SETIAP DEPARTEMEN• LABEL ARSIP/KERAPIHAN PENEMPATAN
ARSIP ?• SK PENENTUAN INTERNAL AUDITOR• PELATIHAN INTERNAL AUDITOR• PELAKSANAAN INTERNAL AUDIT. PENGUMPULAN & ANALISA PENCAPAIAN KPI’S
INSTRUKSI KERJA DARI MANDATORY PROSEDUR BELUM DIBUAT
PUSAT DOKUMEN KONTROL
ISO 9001ONLINE SYSTEM
DOCUMENTS
Page 38
PROSES SERTIFIKASI
Subsequent activities
Pre-Audit activities
AuditStage 1 Readiness Review
& Stage 2 Planning
Stage 2:To verify implementation of
the system
Recommendation made
Need for audit is determined
04/2010
07/2010
3 MD’s
7 MD’s
Page 39
PERUMNAS YANG DIHARAPKAN
1. Keterlibatan dan Komitmen Direksi & DGM & Manajer
2. Visi/Misi & Kebijakan yang jelas dari Direksi
3. ‘Key Performance Indicators’ (KPI’s)
4. Implementasi ISO 9001 yang efektif
5. ‘Benchmarking’ terhadap kompetitor dan ‘menjadi yang terbaik dalam penyediaan Perumahan dan Pemukiman di Indonesia.
6. ‘Penghargaan’ diberikan pada karyawan yang memberikan inisiatif / Inovasi besar
7. Continual improvement di semua level
8. Pendayagunaan Karyawan & peningkatan kerja sama Team
9. Efektif dalam Pemecahan masalah & Menghilangkan Problem BUKAN menghilangkan orang.
Page 40
TAMBAHAN
Page 41
OHSAS 18001
OHSAS 18001:2007 adalah suatu standar internasional untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Diterbitkan tahun 2007, menggantikan OHSAS 18001:1999, dan dimaksudkan untuk mengelola aspek kesehatan dan keselamatan kerja (K3) daripada keamanan produk.
Page 42
ISO 27001
ISO 27001 adalah suatu standar internasional untuk Sistem Manajemen Kemanan Informasi (SMKI) sebagian besar sebelumnya diangkat berdasarkan BS 7799 yang umum digunakan sejak tahun 1995 mengenai pengelolaan keamanan informasi.
Page 43
• Apakah yang disebut TS 16949?• TS 16949 adalah suatu standar manajemen
mutu internasional yang secara spesifik ditulis oleh industri otomotif dengan kesepakatan persetujuan bersama untuk meningkatkan mutu dan jaminan integritas terhadap penyediaan material untuk industri terkait. Para pengguna standar tersebut diantaranya BMW, Chrysler, Daimler, Fiat, Ford, GM, PSA, Renault dan VW.
Page 44
• Apakah ISO 13485?• ISO 13485 berdasarkan model pendekatan
proses ISO 9001:2000 dan standar sistem manajemen yang dikembangkan secara khusus bagi pabrikan peralatan medis. Tujuan utama adalah memberikan fasilitas keselarasan persyaratan mengenai peraturan produksi peralatan medis.
Page 45
• Apakah yang disebut ISO 14001?• ISO 14001 adalah suatu standar internasional
untuk Sistem Manajemen Lingkungan (SML) yang pada saat ini secara luas menggunakan SML di dunia, dengan lebih dari 6.000 sertifikasi di Inggris dan 111.000 sertifikasi di 138 negara seluruh dunia.
Page 46
• Apakah yang disebut ISO 22000?• ISO 22000 adalah suatu standar internasional
yang menggabungkan dan melengkapi elemen utama ISO 9001 dan HACCP dalam hal penyediaan suatu kerangka kerja yang efektif untuk pengembangan, penerapan, dan peningkatan berkesinambungan dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan (SMKP).
Page 47
Apakah ISO 9001?
• ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan anda dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan.