Document Management System

Effective Document SystemBy HSE Department

OBJECTIVE

• Memberikan gambaran cara menyusun sebuah dokumen dalam memenuhi pengendalian system dokumen sehingga sesuai dengan persyaratan system management.

REFERENSI

• ISO 9001:2008 – Quality Management System

• ISO 9000:2005 – Fundamental & Vocabulary

• ISO 10013:2001 – Guidance for Quality Management System Documentation

TERM & DEFINITION

• Document– Data yang ada artinya

dan media pendukungnya

Contoh:– Rekaman– Spesifikasi– Prosedur– Gambar– Laporan– Standard

Media:• Kertas• Disket• Electronic• Atau penggabungannya

Sekumpulan dokumen misal spesifikasi dan rekaman biasanya disebut “dokumentasi”

STRUKTUR DOKUMEN

MANUAL

PROSEDUR

INSTRUKSI KERJA, RENCANA,

FORM & RECORD

LEVEL 1

LEVEL 2

LEVEL 3

MANUAL• Bentuknya disesuaikan dengan organisasi-masing• Organisasi yang kecil dalam manual bisa berisi

prosedur, instruksi kerja dsb.• Organisasi yang lebih komplek dibuat terpisah-

pisah.• Dalam manual lingkup system manajemen harus

jelas.• Dalam manual informasi organisasi harus jelas.• Isi manual biasanya terdiri dari:

– Judul & lingkup– Daftar isi– Review, pengesahan dan revisi– Kebijakan dan sasaran perusahaan– Struktur, tanggungjawab dan wewenang– Referensi– Uraian system manajemen– Lampiran terkait

PROSEDUR

PENGERTIAN– Cara tertentu untuk

melaksanakan kegiatan atau proses.• Prosedur dapat

didokumentasikan/tidak• Bila didokumentasikan disebut

prosedur terdokumentasi.

Contoh:– Prosedur Internal Audit – Prosedur Tindakan Perbaikan

ISI PROSEDUR

PROSEDUR– Judul – Tujuan – Lingkup – Tanggungjawab dan

Wewenang– Referensi– Uraian prosedur– Form terkait– Lampiran

INSTRUKSI KERJA

PENGERTIAN– Penjelasan detail bagaimana cara melaksanakan

tugas dan mencatatnya.– Bentuk:

• Uraian dengan tulisan• Flow chart• Template• Model• Gambar• Video• Check list

Contoh:– Instruksi kerja pemeriksaan APAR– Instruksi kerja menghidupkan Genset

• Catatan pda gambar• Spesifikasi• Petunjuk Pengoperasian• atau kombinasi dari hal-

hal diatas

ISI DOKUMENINSTRUKSI KERJA

– Struktur dan Format• Disesuikan dengan jenis pekerjaan dan ktivitas yang akan

dilaksanakan.

– Uraian dokumen• Uraian dokumen dibuat sederhana dan bila bisa

disampaikan melalaui pelatihan cukup maka tidak usah dijelaskan kembali dalam instruksi kerja.

– Tipe instruksi kerja• Menjelaskan urutan kerja sesuai dengan aktivitas yang

dilaksanakan.

– Review, approval dan status revisi• Harus jelas siapa yang review dan menyetujui

– Rekaman• Rekaman harus mencerminkan rangkaian intruksi kerja.• Minimal harus memenuhi sistem manajemen perusahaan

yang diacu• Penempatan dan masa simpan harus dijelaskan

PLAN/RENCANA

PENGERTIAN– Dokumen yang berisi prosedur dan

sumberdaya yang diperlukan, dilakukan oleh siapa, kapan pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak tertentu.

Contoh:– HSE Plan– Quality Plan

FORM & REKAMAN

PENGERTIAN– Dokumen yang digunakan untuk

mencatat persyaratan sistem manajemen.

– Form yang telah diisi dengan data disebut rekaman

Contoh:– Instruksi kerja pemeriksaan APAR– Instruksi kerja menghidupkan

Genset

ISI FORM & REKAMANFORM• Form harus dibuat sebagai media untuk

mencatat bukti suatu tugas telah dilaksanakan

• Form dibuat sebagai bukti pelaksanaan sistem manajemen perusahaan

• Form harus berisi judul, nomor, revisi, tanggal revisi.

• Form diterbitkan harus berdasarkan pemenuhan dalam manual, prosedur maupun instruksi kerja atau persyaratan produk.

PROSES PENYIAPAN DOKUMEN• Tanggungjawab

Menyiapkan Dokumen– Dokumen harus disusun oleh

orang yang terlibat dalam proses yang akan didokumentasikan.

• Metoda Penyiapan Dokumen– Mengidentifikasi proses– Memahami hubungan antar

proses

MEMULAI PENYUSUNAN• Tentukan system manajemen yang mau diterapkan• Lihat data status system manajemen yang ada

diperusahaan• Buat daftar dokumen yang sudah ada• Latih team untuk membuat dokumen• Kumpulkan referensi standard disemua unit• Tetapkan stuktur dan format dokumen• Buatlah flow chart proses perusahaan menyeluruh

dari A-Z• Analisa flow chart terhadap kemunkinkan peningkatan

lebih efektif• Validasi dokumen dengan proses percobaan

pelaksanaan• Gunakan metoda yang sesuai dalam menentukan

media sistem dokumentasi• Direview dan disyahkan semua dokumen sebelum di

rilis.

PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

a) Review & Pengesahan– Perlu diatur kewenangannya– Pengguna (end users) perlu

dilibatkan– Pengesahan harus melibatkan

manajemen– Penggandaan harus diketahui

pejabat yang memiliki kewenangan

– Bukti pengesahan harus disimpan sesuai masa simpan

PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

b) Distribusi– Harus dilakukan oleh pengendali

dokumen– Metoda pengendalian harus

ditetapkan– Identifikasi/kode dokumen distribusi

dicantumkan

c) Penggabungan Perubahan– A processes for the Initiation,

review, development, review, control and penggabungan perubahan harus dibuat.

– Proses yang sama juga berlaku untuk semua perubahan dokumen asli.

PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

d) Penerbitan dan Perubahan– Memastikan bahwa isi dokumen sesuai– Memastikan bahwa dokumen disyahkan oleh

pejabat berwenang– Proses harus dibuat untuk memastikan bahwa

dokumen yang diperlukan yang digunakan– Revisi dokumen harus diganti dengan revisi

terakhir– Master list dokumen harus dibuat untuk

memastikan dokumen yang terdistribusi ter-update.

– Historical revisi harus dibuat untuk menelusuri kejadian perubahan dokumen

e) Dokumen tidak terkendali– Untuk keperluan tender tidak perlu di stempel– Daftar distribusi tetap harus dibuat

SHARING

THANKS FOR YOUR ATTENTION