Download - Ebook komunikasi

Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif

ii

Hak Cipta © Pada : Lembaga Administrasi Negara

Edisi Tahun 2008

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Jl. Veteran No. 10, Jakarta, 10110

Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800187

Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif

Jakarta - LAN - 2007xxx hlm : 15 x 21 cm

ISBN : xxx-xxxx-xx-x

Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

Lembaga Administrasi Negara – Republik IndonesiaJakarta, 2008


LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

KATA PENGANTAR

Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaianmenegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional,diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakantugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini,mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensikepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural EselonIV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabatstruktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak,pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karenabertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatansecara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secaralangsung oleh masyarakat.

Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, LembagaAdministrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasidalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Dengankebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkansehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesionaldapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkankualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses olehLembaga Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakanstandarisasi program Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Prosesstandarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai

dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklatdan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai padapengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini,maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.

Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IVyang mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untukpara peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebutditerbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasionalpemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsepdan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan.Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secaramenyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IVini.

Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yangtelah mengalami penyempurnaan ini, dan mengaharapkan agar pesertaDiklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat memanfaatkannya secaraoptimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesamapeserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaranselama Diklat berlangsung.

Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kamihaturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapatdipergunakan sebaik-baiknya.

Jakarta, 14 Maret 2008

KEPALALEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

SUNARNO

iii iv


v vi

Lembar Judul. ....................................................................Lembar Pengesahan ISBN. ..................................................Kata Pengantar. ....................................................................Daftar Isi. ...............................................................................

iiiiv


1

2

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangTeknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif merupakanketerampilan dan kemampuan inter disipliner yang mutlak dikuasi olehpara para Pejabat dan staf di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS)dalam mewujudkan misi pelayanan sesuai visi dan misi instansinya.Aplikasi modul ini dapat secara lebih khusus Anda terapkan kepadakegiatan perencanaan, pengembangan bahan sajian dan penerapanpenyajian berbagai ruang lingkup bidang tugas dalam pemerintahan.

Dalam pelaksanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasimenjadi bagian penunjang keberhasilan pribadi, unit kerja, maupuninstansi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk presentasi laporan, proyek,penelitian, maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik biladisampaikan dengan teknik komunikasi dan presentasi yang memadai.

B. Deskripsi SingkatMata Diklat Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektifmembahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis alat Bantupenyajian, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non verbaldalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan, strategi penyajianefektif dan komunikatif, serta penerapan kegiatan presentasi dankomunikasi dalam suatu forum diskusi kelompok, seminar, dankonferensi dalam lingkup nasional maupun internasional.

Jangka waktu pembelajaran mata Diklat ini adalah 8 jam pelatihandan dilaksanakan dengan metode kegiatan pertisipasi aktif peserta

dalam kelompok, pasangan, individu, dan kelas dengan berbagairagam bahan dan media pembelajaran.

C. Hasil BelajarSetelah membaca modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yangEfektif ini peserta diharapkan mampu memahami strategikomunikasi dan presentasi dengan teknik penyajian yang efektifdan komunikatif dalam rangka membangun kolaborasi.

D. Indikator Hasil BelajarIndikator-indikator hasil belajar adalah :

1. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasarKomunikasi;

2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasarPresentasi;

3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapandan pelaksanaan presentasi;

4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alatbantu penyaji;

5. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuaitujuan penyajian;

6. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaanalat bantu yang benar dan komunikatif;

7. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jeniskomunikasi non-verbal dalam penyajian;

8. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknikpengembangan partisipasi dalam pertemuan ;

Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif3

4

9. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawabpertanyaan pendengar;

10. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajianyang efektif dan komunikatif;

E. Materi PokokMateri pokok yang dibahas dalam modul Teknik Komunikasi danPresentasi yang Efektif ini adalah :

1. Dasar-dasar Komunikasi;

2. Dasar-dasar Presentasi;

3. Alat bantu penyajian;

4. Strategi penyajian yang efektif dan komunikatif;

5. Teknik menjawab pertanyaan;

6. Komunikasi non verbal penyajian;

7. Penerapan presentasi dan komunikasi.

F. ManfaatBerbekal hasil belajar pada modul Teknik Komunikasi dan Presentasiyang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami danmenerapkan bagaimana menyajikan berbagai makalah individumaupun makalah kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragambentuk penyajian yang berhubungan dengan bidang tugas masing-masing pada tingkat institusi, unit kerja maupun kebutuhan individusebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dantanggungjawabnya.

BAB IIDASAR-DASAR KOMUNIKASI

Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkanmampu menjelaskan pengertian komunikasi secara umum,konsep dasar komunikasi, proses terjadinya komunikasi,

komunikasi dalam dunia kerja, tahapan dalamkomunikasi, dan kriteria keberhasilan suatu komunikasi

A. Pengertian KomunikasiKomunikasi secara umum dapatdiartikan sebagai proses penyampaianinformasi dari komunikator kepadakomunikan dengan menggunakan mediadan cara penyampaian informasi yangdipahami oleh kedua pihak, serta salingmemiliki kesamaan arti lewat transmisipesan secara simbolik.

Sebagai suatu proses penyampaian informasi, para individu yangterlibat dalam kegiatan komunikasi, khususnya komunikator perlumerancang dan menyajikan informasi yang benar dan tepat sesuaisetting komunikasi, dan informasi tersebut disajikan denganmenggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi komunikasi dantingkat nalar penerimaan lawan komunikasi.

Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif65

B. Komponen Dasar KomunikasiDari rumusan pengertian komunikasi di atas dapat disimpulkanbahwa suatu komunikasi yang lengkap memiliki enam komponendasar komunikasi yang meliputi komunikator (communicator),komunikan (communicant), pesan atau esensi komunikasi (content)adanya interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction)adanya penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat (theuse of media), serta adanya pemahaman bersama akan esensi dantujuan komunikasi (mutual understanding).

Keenam komponen di atas merupakan suatu kesatuan utuh yang salingmendukung dan integratif menentukan keberhasilan suatu komunikasi.Oleh sebab itu diperlukan pemahaman yang lengkap akan rinciandan esensi yang terkandung dalam setiap komponen di atas.

Dari keenam komponen di atas, aspek pemahaman bersama sangatdominan menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Bagaimana carakomunikator menyampaikan pesan dan informasi, dan bagaimanakomunikan menerima pesan informasi ditentukan oleh tingkatpemahaman oleh kedua pihak selama komunikasi berlangsung.

C. Proses Terjadinya KomunikasiProses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatantimbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangansiklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaiantujuan komunikasi, seperti tergambar dalam diagram berikut ini :

Diagram 1: Proses terjadinya komunikasi

Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikatormenyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kodekomunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesanitu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung(melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnyadiartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnyamemberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnyasecara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya prosespengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikandalam siklus di atas, maka dapat dipasikan bahwa suatu komunikasitelah terjadi.

Dalam proses komunikasi di atas, komunikator yang secara umummemulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuaidengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam kontekspenggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, danmedia lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapatmengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untukmemaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal inisering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnyaketidakmampuan komunikan mengoperasikan alat komunikasi).

D. Komunikasi Dalam Dunia KerjaKomunikasi dalam dunia kerja dapat berlangsung secara vertikal,horizontal, top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Komunikasidalam dunia kerja biasanya memiliki beberapa kondisi umum yangmemberi konstribusi kepada keberhasilan komunikasi. Komunikatordan komunikan sudah saling mengenal, tujuan komunikasi relatiflebih jelas karena berhubungan dengan esensi tugas unit kerja, danseting komunikasi juga dapat menjadi lebih kondusif, dan cenderunglebih informal.

MENGIRIMKAN MENERIMA

PENGIRIM(SUMBER)

PENYANDIAN

PENERIMA

PENGARTIAN

SALURAN

PESAN PESAN

MENGIRIMKANMENERIMA


Komunikasi vertikal dapat terjadi antara bawahan terhadap atasanatau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan ataumenyampaikan hasil suatu kegiatan. Komunikasi top down terjadipada saat pimpinan suatu instansi atau unit kerja memberikanpengarahan, bimbingan, dan pertemuan di mana atasan memilikiinformasi yang layak dan patut diketahui oleh bawahan. Komunikasibottom-up adalah interaksi yang terjadi antara bawahan denganatasan dalam beberapa konteks pekerjaan. Komunikasi internaladalah komunikasi yang terjadi di antara pejabat maupun staf dalamsatu lingkup instansi atau organisasi, namun mungkin dengan unitkerja yang berbeda. Komunikasi eksternal meliputi segala bentukinteraksi yang terjadi antara individu atau instansi dengan instansilainnya.

Apapun seting komunikasi yang terjadi dalam dunia kerja, parakomunikator dan komunikan tetap harus merinci dan mengetahuisiapa yang menjadi komunikannya, apa tujuan komunikasi dan esensikomunikasi apa saja yang perlu disajikan dalam komunikasi tersebut.

E. Tahapan Dalam KomunikasiPada komunikasi antara pribadi secara umum dimulai dari tahapsuperfisial (dasar) sampai ketahap akrab (intim). Perubahan daritahapan umum kepada tahapan intim membutuhkan waktu yangrelatif tidak sama kepada setiap orang. Intensitas hubungan danesensi komunikasi dapat menjadi pemicu perubahan tingkat tahapankomunikasi ini. Namun secara umum jenjang ini melalui tahapanseperti uraian berikut :

1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum (public areas).Pada tahap ini individu berusaha menghidari konflik, sedikitevaluasi diri, namun disesuaikan dengan norma sosial pada situasitersebut.

2. Tahapan pertukaran eksplorasi (exploratory exchange). Padatahap ini pola komunikasi mencakup pengembangan kepribadianumum (publik) dan melalui pembukaan aspek kepribadian khusus,mulai akrab, rileks, dan mengarah pada saling kenal.

3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction).Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada persahabatanakrab, hubungan mengarah romantis, bebas, kasual, banyakmenggunakan kesadaran diri, walau masih ada keengganan untukmembuka keintiman. Komunikasi terfokus pada saling belajardari satu sama lain.

4. Tahapan hubungan stabil (stable exchange stage). Pada tahapini pola komunikasi mengarah kepada keterbukaan umum pribadidalam semua tingkat, baik yang bersifat umum dan pribadi.Komunikasi verbal dan non-verbal dalam tahap ini berorientasilingkungan dan mulai memiliki tahap emosi yang efektif terhadaplawan bicara.

F. Penyebab Kegagalan KomunikasiDi dalam komunikasi sering terlihat bahwa antara komunikatordengan komunikan memiliki persepsi yang berbeda, hal ini bisasaja disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain adanya latarbelakang budaya, pendidikan, status sosial dan lain sebagainya.

Kalaupun semua faktor tersebut di atas dapat diatasi, namun masihada kemungkinan lain yang menyebabkan gagalnya suatukomunikasi, ini bisa diperlihatkan pada gambar an penyebab gagalnyakomunikasi berikut ini :

7 8


Diagram 2: Penyebab Kegagalan Komunikasi

G. Kriteria Keberhasilan KomunikasiKeberhasilan suatu komunikasi secara umum dipandang dariketercapaian tujuan komunikasi. Keberhasilan ini dapat dinilai dariberbagai segi yang meliputi:

1. Kepercayaan penerima pesan (komunikan) terhadap komuni-kator serta keterampilan komunikator berkomunikasi (menyajikanisi komunikasi sesuai tingkat nalar komunikan).

2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhankomunikan.

3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikatordan komunikan.

4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran danperhatian komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima.

5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan danmenantang).

6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan mediayang sesuai dengan jenis indera penerima pesan.

H. LatihanPetunjuk. Beri jawaban lengkap kepada setiap butir pertanyaan berikutini. (tulis jawaban Anda dalam lembar terpisah dari modul ini)

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi?

2. Sebutkan enam komponen dasar yang terdapat dalam suatukomunikasi.

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal.

4. Uraikan 2 dari 4 tahapan komunikasi.

5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu komunikasi.

6. Sebutkan mengapa bisa terjadi kegagalan dalam komunikasi?

I. RangkumanPemahaman dasar-dasar komunikasi dimulai dari pengertian konsepkomunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian informasidari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan mediadan cara penyampaian informasi yang tepat dengan tingkatpemahaman esensi komunikan yang sama lewat transmisi pesaninformasi yang simbolik.

Rumusan suatu komunikasi lengkap memiliki enam komponen dasarkomunikasi yang meliputi komunikator, komunikan, pesan atau esensikomunikasi, interaksi yang langsung maupun tidak langsung,penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat, danpemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi.

Keenam komponen komunikasi terintegrasi dan dalampenerapannya mungkin berlangsung secara vertikal, horizontal,top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Dalam dunia kerja,komunikator dan komunikan secara umum sudah saling kenal danesensi komunikasi biasanya berhubungan dengan esensi tugas yangmenyebabkan setting komunikasi menjadi lebih kondusif dancenderung lebih informal.

9 10


Arah pegerakan suatu komunikasi dari kondisi umum ke tingkatakrab seringkali mengikuti tahapan yang mencakup: tahap interaksibidang kepribadian umum, tahap pertukaran eksplorasi, tahappertukaran interaksi sosial efektif, dan tahap hubungan stabil. Setiaptahapan ini membutuhkan waktu komunikasi yang berbeda kepadasetiap komunikator dan komunikan.

Dalam penerapan, keberhasilan suatu komunikasi dinilai dariketercapaian tujuan komunikasi yang didukung oleh kepercayaankomunikan terhadap komunikator serta keterampilan komunikatorberkomunikasi, daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengankebutuhan komunikan, pengalaman tentang isi pesan antarakomunikator dan komunikan, dan kemampuan komunikanmenafsirkan pesan sesuai dengan indera penerima pesan.

BAB IIIDASAR-DASAR PRESENTASI

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampumenjelaskan pengertian presentasi, komponen dasar

presentasi efektif, jenis presentasi lisan dalam dunia kerja,kegagalan umum dalam presentasi, jenis penyaji yang

cenderung bermasalah, dan kriteria keberhasilan presentasi

A. Pengertian PresentasiPresentasi, khususnya presentasi lisan,merupakan bagian komunikasi di manadalam proses komunikasi ini ada inti yangdikomunikasikan (content), ada proseskomunikasi (metode), dan ada mediapenyajian (alat bantu) Kesemua komponenini saling terkait dalam menciptakan suatupresentasi lisan yang optimal dan efektif.

Apa sebenarnya konsep presentasi lisan? Presentasi lisan dapatdisimpulkan sebagai komunikasi antara penyaji (presenter) dengansekelompok pendengar (audience) dalam situasi teknis, saintifikatau profesional untuk suatu tujuan dengan menggunakan tekniksajian dan media presentasi yang terencana.

11

12


B. Evaluasi Kemampuan Presentasi AndaSebelum lanjut membahas komponen, jenis dan aplikasi presentasiefektif, Anda wajib mengevaluasi kemampuan presentasi Anda saatini, dengan cara mengisi lembar evaluasi di bawah ini.

Hasil evaluasi diri ini dapat anda gunakan untuk merancang danmengembangkan kompetensi presentasi lisan Anda sesuai dengantahap penguasaan presentasi lisan Anda saat ini.

EVALUASI KEMAMPUAN PRESENTASI ANDA

Nama : ...................................... Jabatan : .......................................

Bacalah setiap butir pertanyaan berikut ini, dan lingkari salah satu nomor yangpaling sesuai mencerminkan kemampuan presentasi Anda saat ini.

SKALA PENILAIAN:5 : Selalu (always);4 : Biasanya (usually);3 : Kadang-kadang (sometimes);2 : Jarang sekali (occasionally);1 : Tidak pernah (never).

Skala Penilaian

1. Terlebih dahulu saya menentukan tujuan presentasi lisan sebelum meren- 5 4 3 2 1canakan isi suatu penyajian lengkap.

2. Saya menganalisis keinginan, kebutuhan dan batasan kemampuan pen- 5 4 3 2 1dengar saya.

3. Saya mulai menulis intisari penyajian, lalu mengembangkan aspek saji- 5 4 3 2 1an tambahan yang berhubungan dengan hal itu.

4. Saya gabungkan latar belakang penyajian dan usulan setiap ide yang di- 5 4 3 2 1sajikan dalam presentasi.

5. Saya mengembangkan pembukaan sajian (introduction) yang bertujuan 5 4 3 2 1meningkatkan perhatian pendengar, namun tetap berisi latar belakangpenyajian.

6. Penutup sajian saya menjawab permasalahan dalam pembukaan, dan 5 4 3 2 1jika memungkinkan berisi yang menguraikan tindakan pendengar.

7. Alat bantu yang saya gunakan dipersiapkan dengan baik, simpel, mudah 5 4 3 2 1dibaca dan berisi pesan sajian.

8. Jumlah dan jenis alat bantu penyajian sesuai isi penyajian, dipilih berda- 5 4 3 2 1sarkan kesesuaian dengan pendengar, tidak membosankan pendengar.

9. Jika sajian saya persuasif, saya akan dukung dengan argumen logis 5 4 3 2 110. Rasa ingin tahu saya gunakan untuk meningkatkan antusias penyajian, 5 4 3 2 1

dan bukan menghalangi saya berkreasi.11. Saran dan dampak penyajian jelas terlihat manfaatnya pada pendengar. 5 4 3 2 112. Saya mengkomunikasikan ide sajian dengan antusias kepada pendengar. 5 4 3 2 113. Latihan sebelum presentasi saya perlukan supaya penggunaan kartu pe- 5 4 3 2 1

nyajian minimal dan perhatian saya kepada pendengar maksimal.14. Catatan sajian atau kartu penyajian saya berisi “kata kunci”, jadi saya 5 4 3 2 1

menghindari teknik presentasi dengan membaca teks.15. Latihan presentasi saya cobakan seperti penyajian sebenarnya dengan 5 4 3 2 1

menggunakan alat bantu yang digunakan pada saat presentasi sebenarnya.16. Saya mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang saya antisipasi 5 4 3 2 1

dan saya melatih teknik menjawabnya.17. (Jika memungkinkan), saya menyusun letak tempat duduk pendengar dan 5 4 3 2 1

mencobakan alat bantu penyajian jauh sebelum penyajian berlangsung.18. Saya memberi perhatian (eye contact) yang sama kepada semua pendengar 5 4 3 2 1

dengar selama penyajian berlangsung.19. Gerak tubuh saya (bahasa non-verbal) adalah natural dan dikembangkan 5 4 3 2 1

sesuai kebutuhan penyajian.20. Suara saya kuat dan jelas terdengar kepada audience, bukan monoton. 5 4 3 2 1

Jumlah Skor pilihan

PENJELASAN JUMLAH SKOR:81 - 100 Anda seorang pembicara berpengalaman; namun untuk mencapai

keberhasilan presentasi maksimal, Anda masih membutuhkan pengulanganteknik dasar presentasi melalui latihan.

61 - 80 Anda punya potensi untuk menjadi penyaji yang handal; namun perlu keseriusandalam penyajian, terus berlatih dan mencoba teknik-teknik presentasi.

41 - 60 Anda seorang pembicara biasa yang membutuhkan teknik-teknik dasarpersiapan, pengenalan dan peningkatan kepribadian untuk lebih berhasildalam presentasi lisan.

31 - 40 Anda akan mendapatkan peningkatan dramatis dalam presentasi jika Andaserius berlatih terus.

30 Anda harus siap mengikuti semua teknik penyajian dalam sesi ini, danke bawah mungkin mendapatkan peningkatan yang sangat baik mengenai teknik

presentasi hanya jika Anda serius dan terus menerus mencobanya.

13 14


C. Komponen Dasar Presentasi EfektifDalam suatu presentasi, khususnya presentasi lisan, terdapat tigakelompok peran yang saling mendukung efektivitas dan keberhasilansuatu penyajian. Penyaji (presenter) adalah figur utama yangmenyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalamkelangsungan dan efektivitas waktu penyajian. Moderator (chairperson) adalah figur kedua yang bertugas mengatur mekanismekelangsungan urutan dan tata cara penyajian. Kelompok ketiga adalahpendengar (audience) yang berkumpul mengikuti penyajian untuktujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas permasalahannya,mengikuti trend baru, di utus oleh instansinya, atas kemauan sendiri,dan atau berbagai tujuan lainnya yang berbeda dari satu individukepada individu lain.

Dari ketiga peran utama di atas (penyaji, moderator, dan pendengar),kelompok mana yang paling dominan dalam menentukan keberhasilansuatu penyajian? Pertanyaan ini dapat diinterprestasikan dariberbagai sudut pandang; namun pada dasarnya suatu penyajian lisanbertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pendengar. Apabilapendengar “mengerti” akan inti dan esensi suatu sajian, maka dapatdikatakan presentasi tersebut berhasil. Dari uraian ini dapatdisimpulkan bahwa pendengar mempunyai kontribusi yang besardalam menentukan keberhasilan suatu penyajian.

D. Jenis-jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia KerjaSecara umum presentasi lisan dapat dikategorikan kedalam 2 (dua)bagian besar yaitu : PRESENTASI PRETEMPORANEOUS,segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpamenyesuaikan isi sajian dengan kebutuhan pendengar, danPRESENTASI EXTEMPORANEOUS, segala jenis penyajianyang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengaran danbertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar.

Dalam penerapannya presentasi pretemporaneous meliputipresentasi dengan membaca teks (reading presentation) danpresentasi dengan menghafal (memorized presentation). Sedangpresentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan (theimpromptu Presentation), dan presentasi langsung denganmenggunakan kartu (note cards presentation).

1. Presentasi Pretemporaneous

a. Presentasi Teks (Reading Presentation)

Presentasi teks (Reading Presen-tation) adalah suatu bentuk penyajianlisan di mana penyaji sepenuhnyamenggunakan teks (membaca katademi kata). Contohnya dari bentukpenyajian ini adalah penyajian suratketerangan, kertas kerja sama, hasiltemuan atau penyajian mewakilipembicara yang sebenarnya.

Jika anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, tulislahteks anda dalam bahasa komunikatif. Selama penyajian, berikanperhatian kepada semua pendengar, proyeksikan gaya ucapandan laval bicara anda beri contoh-contoh pendukung dan jagalahkecepatan berbicara, intonasi suara anda jangan monoton.

b. Presentasi Hafalan (Memorized Presentation)

Presentasi hafalan adalah suatu gaya penyaji lisandi mana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk tekstertulis lalu dihafalkan. Contohnya bentukpenyajian hafalan adalah laporan hasil studisingkat, hasil kunjungan atau observasi.

15 16


Jika Anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini,perhatikan gaya penyajian monoton. Kemampuan menghafalyang terbatas akan terlihat kurang interaksi dengan pendegarselama penyajian berlangsung karena konsentrasi penyajikepada hafalannya.

2. Presentasi Extemporaneous

a. Penyajian Spontan (the Impromptu Presentation)

Bentuk penyajian langsung adalahpenyajian lisan spontan informal tanpapersiapan yang matang di pihak pembicara.

Contohnya dalam pertemuan khusus Andadiminta memberikan sambutan karenakapasitas dan posisi yang Anda miliki.

Jika Anda HARUS menggunakan teknik penyajian ini,sebelum penyajian tentukan tujuan penyajian penyajian Anda,urutkan pointer penyajian sesuai daya nalar pendengar,sajikan contoh-contoh yang mendukung uraian isi sajian anda,dan ulangi poin inti penyajian.

b. Penyajian Langsung Menggunakan Kartu (The NoteCard Presentation)

Uraian dalam penyajian lisan inidisesuaikan dengan nalar pendengar,namun inti penyajian lisan tetapdisesuaikan dengan tujuan penyajian.Teknik penyajian ini bebas, natural,dipersiapkan dengan sebaiknya, namuntetap disesuaikan dengan tingkatrespon pendengar selama penyajian.

Jika Anda menggunakan teknik sajian ini, persiapkan bahansajian Anda. Tulislah outline penyajian di kartu-kartu kecildan latihlah penyajian Anda sampai anda gunakan.

Sajikan penyajian Anda senatural mungkin, gunakan teknikpenyajian yang telah Anda persiapkan namun sesuaikandengan respon pendengar. Jangan khawatir kalau pendegarmelihat kartu penyajian Anda.

Dari keempat jenis presentasi lisan di atas, jenis penyajianmenggunakan kartu merupakan jenis presentasi lisan yangpaling berhasil. Penyajian tipe ini terkontrol dengan baik dansesuaikan dengan respon kemampuan pendengar.

E. Kegagalan Umum Dalam PresentasiMengapa suatu presentasi lisan tidak berhasil atau tidak mencapaisasaran? Berikut ini dirangkum penyebab yang menjadikan suatupenyajian lisan kurang efektif yaitu: riset data dan bahan sajian yangkurang lengkap, organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas,pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas,penjelasan isi yang bertele-tele, penyajian kurang mampu meringkassari presentasi, data dalam penyajian tidak tepat dan/atau tidakup-to-date, penyajian kurang mengetahui teknik presentasi lisan,penyaji kurang persiapan dan kurang latihan penyajian lisan, analisapeserta yang tidak memadai, terbatas atau tidak sesuai dan adanyagangguan suara lain saat penyajian lisan berlangsung.

17 18


F. Jenis Penyajian Yang Cenderung BermasalahDalam Presentasi LisanBerbagai penyajian lisan dalam bentuk diskusi kelompok, diskusikelas, seminar, dan konferensi baik untuk tingkat nasional maupuninternasional, terdapat paling tidak 10 (sepuluh) jenis penyajian yangbiasanya menghadapi permasalahan dalam penyajian lisan. Jenispenyajian ini bermasalah karena penyaji tidak dapat menggunakanteknik penyajian dengan baik; isi dan bahan penyajian tidak sesuaikebutuhan dirinya. Permasalahan jenis penyajian ini banyakditentukan oleh pengalaman dan kematangan berpresentasi sipenyajibaik dalam situasi formal maupun informal. Jenis-jenis yang seringmenghadapi permasalahan meliputi jenis The Pitchman, TheApologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, TheDull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, danThe funster.

1. THE PITCHMAN. Semua penyajian disesuaikan denganbisnis yang sedang digeluti sendiri oleh penyaji dan wadahpenyajian digunakan sebagai bagian marketing bisnis pribadi.

2. THE APOLOGIZER. Gaya penyajian yang merendahkankemampuan presentasi sendiri, takut ditanya, biasanya penyajitipe ini mewakili orang lain. Pendengar kesal dan bosan akancara dan isi penyajian yang tak terarah.

3. THE ANTIMIKER. Gaya penyaji yang merasa macho, suaralantang dan keras tanpa menghiraukan kehadiran tekhnologi microphone. Pendengar bagian belakang biasanya kesal karena uraianpenyajian kurang jelas atau volume suara yang terlalu keras.

4. THE NONWIT. Pada dasarnya tipe penyaji ini cenderungformal, kaku dan memilih “lelucon” yang tidak tepat. “Lelucon”diupayakan untuk menghibur pendengar, tetapi kenyataannyasebaliknya menjadi bumerang kepada penyaji.

5. THE MALVISUALIZER. Suatu penyajian dengan berbagaijenis alat bantu visual yang dipersiapkan namun tidak dapatmenggunakan dengan baik karena tidak menguasai teknik sajian.Pendengar menjadi jengkel, dan isi sajian tidak jelas bagipendengar.

6. THE DULL READER. Penyaji membaca teks tanpamenghirau kan respon pendengar terhadap bahan sajian.Penyajian tipe ini terlihat monoton dan kaku.

7. THE PLATITUDER. Suatu gaya penyajian tanpa arah, tidakterfokus, mengambang, sesuai dengan kesenangan danpengalaman penyaji sendiri.

8. THE LONER. Penyajian yang tidak menghiraukan pendapatlatar belakang dan kemampuan pendengar. Pendapat penyajisendiri yang dipaksakan kepada pendengar.

9. THE IMPRESSER. Penyaji puppet, peniru gaya orang lainwalau kelihatan kaku dan tidak sesuai dengan keadaan sendiri.Merasa telah berhasil kalau telah menyajikan semua isi sajiandengan gaya yang diingini sendiri.

10. THE FUNSTER. Penyajian dengan cerita bual, tidak tepat,“boasting” cerita besar digabung namun tidak saling mendukungatau kurang relevan dengan tema sajian.

G. Kriteria Keberhasilan PresentasiSama seperti komunikasi, keberhasilan suatu presentasi lisan selaludinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Artinya tingkat pemahamandan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteriadominan menetukan keberhasilan presentasi. Oleh karena itu penyajiperlu mengkaji dan menentukan tujuan presentasi yang sesuai dengankondisi pendengar, dan seting presentasi. Untuk memaksimalkankeberhasilan suatu presentasi, para penyaji perlu memperhatikan saranberikut ini, teristimewa apabila penyajian lisan Anda dilaksanakan

19 20


secara “direct” langsung kepada pendengar yaitu : usahakan menarikperhatian peserta dan sejak awal penyajian, sajikan isi presentasisecara sistematis dan jelas. Beri penjelasan Anda yang disesuaikandengan tingkat nalar pendengar, sajikan bukti dan contoh yangmemperkuat argumen Anda, dan tentukan tindak lanjut penyajianbagi Anda dan bagi peserta.

H. LatihanPetunjuk berilah jawaban lengkap kepada setiap butir soal berikut:(Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah).

1. Jelaskan perbedaan penyajian lisan dengan teknik MEMBACA,MENGHAFAL, SPONTANITAS, DAN DENGAN KARTUPENYAJIAN.

2. Mengapa teknik penyajian dengan menggunakan kartudisebutkan paling berhasil?

3. Uraiakan kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilansuatu presentasi lisan.

4. Ada berapa jenis penyaji yang bermasalah dalam penyajian lisan.Tuliskan tipe yang Anda ketahui dan mengapa mereka bermasalah?

5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu presentasi.

I. RangkumanPemahaman dasar-dasar presentasi selalu dimulai dari pengertianpresentasi yang berarti komunikasi antara penyaji dengan pendengardalam situasi teknis, saintifik atau profesional; dan untuk tujuantertentu dengan menggunakan teknik sajian dan ragam mediapresentasi.

Dalam pelaksanaannya, presentasi dikategorikan ke dalam 2 (dua)bagian besar yaitu : presentasi pretemporaneous, segala jenispenyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menghiraukan

kesesuaian isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan presentasiextemporaneous, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengantingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhikebutuhan pendengar. Presentasi pretemporaneous meliputipresentasi dengan membaca teks dan presentasi hafalan. Sedangpresentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan danpresentasi langsung dengan menggunakan kartu.

Persiapan penyaji yang lengkap dan pengalaman berpresentasimemberi kontribusi kepada keberhasilan suatu presentasi. Namunkepada penyaji pemula perlu ditekankan untuk menghindari tipepenyaji berikut ini yang cenderung menghadapi permasalahandalam penyajian. Penyajian ini adalah tipe The Pitchman, TheApologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, TheDull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, danThe Funster.

Akhirnya keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaiantujuan presentasi. Tingkat pemahaman dan penerimaan pendengaratas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menentukankeberhasilan suatu presentasi lisan yang efektif.

21 22


BAB IVALAT BANTU PENYAJIAN

Setelah membaca Bab ini, para peserta Diklat diharapkanmampu menjelaskan dan menguraikan konsep dan peran alatbantu penyajian, jenis-jenis alat bantu penyajian, persyaratan

alat bantu penyajian yang efektif, dan strategi pemilihan,pengembangan dan penggunaan alat bantu efektif

A. Konsep dan Peran Alat Bantu PenyajianBahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakanoleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuktujuan memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyajimenyajikan isi sajian, dan membantu mempermudah pendengarmempelajari isi sajian.

Alat bantu penyajian berperan sebagai media sajian yang menyajikankonsep, contoh dan faktor penunjang dalam suatu presentasi,sehingga dengan keberadaan alat bantu penyajian, substansi dantujuan penyajian jelas diterima oleh pendengar.

B. Jenis-jenis Alat Bantu PenyajianJenis alat bantu penyajianyang biasa digunakan dalam suatukomunikasi formal dan/ atau presentasi adalah beberapa alat dibawah ini, seperti:

1. Chart;2. Ilustrasi gambar, diagram dan peta;

3. Video dan Film;

4. Slides, transparancies;

5. Sampel barang atau contoh;

6. Replika;

7. Handouts, moduls;

8. Manual, Pamphlets dan bulletin;

9. Cartoons, Poster, tanda khusus;

10. Foto, Textbook, Ilustrasi, Majalah;

11. Studi kasus (case studies);

12. Demonstrasi/peragaan.

Dari berbagai alat bantu di atas perlu dipilih alat bantu penyajianyang sesuai dengan tujuan penyajian, esensi penyajian dan settingpresentasi tempat Anda melakukan presentasi. Berikut ini adalahtips/strategi penggunaan alat bantu penyajian.

Tips/Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian1. Charts: biasanya digunakan mengarahkan pemikiran

menjelaskan bidang khusus, menyimpulkan, menunjukan trendbaru, hubungan dan perbandingan hal khusus. Informasi inibiasanya tertuang dalam transparansi, slide, flipchart atau powerpoints. Kalau alat bantu anda berupa transparansi yang kata-kata maximum menggunakan penggunaan teks 6 kata per barisdan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/katakunci, bukan kalimat lengkap.

23

24


2. Ilustrasi, Diagram, dan Peta: Alat bantu jenis ini digunakanuntuk menunjukan alur pergerakan, gambaran umum atauimpressi menyajikan mekanisme lengkap suatu kegiatan. Bahanini sangat berguna untuk mempengaruhi sikap dan emosipendengar melalui berbagai teknik efek dari film yang ditonton.

3. Video dan Film: sering digunakan untuk menyajikan peristiwasecara utuh atau sebagian. Alat bantu ini sangat berguna untukmenyampaikan sesuatu secara gamblang sesuai apa adanya atausesuai keinginan pembuat film.

4. Slides, transparansi: Sering digunakan menggambarkanilustrasi, prinsip, urutan kejadian yang dikembangkan melalui foto-foto.

5. Contoh Barang atau spesimen : bahan berikut ini digunakanuntuk menunjukan bentuk obyek barang yang sebenarnya.

6. Model atau replika: Alat bantu dalam ukuran kecil inimenunjukan suatu operasi tanpa harus menggunakan materiyang sebenarnya, membuat gambaran pekerjaan besar dalamreplika kecil dan hasil akhir suatu kegiatan proyek dalam dimensiyang di perbesar untuk dapat menguraikan mekanisme kerjanya.

7. Handout, modul: Alat bantu ini biasanya digunakan oleh pesertasebagai sumber bacaan dalam melakukan tugas tertentu sesuaipermintaan.

8. Manual, Pamphlets, Bulletin: Jenis alat bantu ini digunakanuntuk menyajikan informasi standar, petunjuk dan bahan referensiawal suatu kegiatan.

9. Cartoon, Poster dan Tanda Khusus: Jenis alat bantu inidigunakan untuk menarik perhatian dan meningkatkan minatpendengar terhadap bidang sajian.

10. Foto, Textbook atau Ilustrasi majalah: Jenis alat bantu inibiasanya digunakan sebagai bahan diskusi untuk mengambarkansituasi yang sebenarnya, bahan ilustrasi kepada topik khususdalam presentasi dan kegiatan khusus.

11. Studi Kasus: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan secarabersamaan dan saling berhubungan dengan topik sajian denganmengikuti prinsip khusus, latihan dan prosedur yang dijelaskandiinterprestasikan dan diformulasi oleh kelompok tersebut.

12. Demonstrasi/Peragaan: Alat bantu ini digunakan untukmenunjukkan bagaimana cara pelaksanaan metode khusus atauprosedur suatu kegiatan.

C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian EfektifAlat bantu penyajian yang efektif harus dapat menyajikan inti/isisajian lebih baik dari ucapan (kalimat ucapan). Alat bantu presentasiyang baik biasanya menggunakan kombinasi antara uraian, gambar,grafis, dan teknologi.

Dalam mengembangkan alat bantu gunakan aspek artistik memadai,aspek tata ruang media, dan aspek lain seperti warna untukmemperjelas kata kunci penyajian. Warna utama untuk kata inti adalahbiru tua, hitam, coklat, dan merah tua, sedang warna untuk dekorasiadalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu.

Setiap alat bantu yang digunakan harus berisi sajian fakta yangakurat benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai denganseting ruangan dan jumlah pendengar. Alat bantu tersebut harusterprogram rapi, jelas, terang dan mudah dibaca walau olehpendengar yang dibelakang sekalipun.

Beberapa kriteria yang dapat digunakan sebagai persyaratan dalammemilih dan mengembangkan alat bantu penyajian meliputi:

25 26


1. aspek efektifitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukungmudah dimengerti.

2. aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan.

3. biaya yang lebih murah, baik saat pembelian, pengembangan danpemeliharaan.

4. kesesuaian bahan dengan metode penyajian.

5. kesesuaian media dengan karateristik peserta penyajian.

6. pertimbangan praktis, dari segi tempat fasilitas yang ada,keamanan penggunaan, daya tahan dan kemudahan memperbaiki.

7. ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya.

D. Strategi Pemilihan Dan Pengembangan AlatBantu EfektifBerikut ini beberapa strategi umum dalam pemilihan danpengembangan alat bantu penyajian yang efektif yang meliputi :

1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian.

2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian.

3. Tentukan target populasi pendengar (lokasi, jumlah, dll).

4. Pilih metode penyajian yang tepat.

5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll.

6. Pilih dan kembangkan media penyajian yang paling sesuai dengantujuan penyajian dan karakteristik pendengar.

7. Kembangkan pointer petunjuk penggunaan bahan tersebut.

Dalam pelaksanaan suatu penyajian, bahan penyajian seperti flipchartsering sekali menjadi media penyajian utama. Berikut disajikanbeberapa strategi pengembangan dan penggunaan flipchart.

1. Tulislah isi pesan di atas kerta flipchart dengan ukuran tulisanyang besar.

2. Jangan menulis “scribble” asal-asalan.

3. Berdirilah pada satu sisi flipchart, jangan didepannya.

4. Gunakan variasi warna untuk pesan dan dekorasi.

5. Beri tanda penggunaan flipchart.

6. kalau tidak ada board flipchart, gunakan Blu-Tack.

7. Persiapkan flipchart dengan isi yang rumit sebelum penyajian.

8. Maksimum 10 baris dalam satu flipchart.

9. Gunakan kata kunci bukan kalimat lengkap dalam flipchart Anda.

10. Kembangkan judul dalam setiap lembar flipchart.

11. Gunakan warna untuk mempertegas isi sajian dalam flipchart.

PETUNJUK PEMILIHANBEBERAPA ALAT BANTU PENYAJIAN

KONDISI UMUM FLIPCHART TRANSPARANSI/SLIDES

SLIDES

Pendengar

Tingkat Formalitas

T e k n i kPengembanganAlat ruangan

Waktu pembuatan

Biaya

Di bawah 20 org

Informal

Simpel

Jepitan & Kertas

Waktu menulis saja

Murah

+ 100 orang

Informal, Formal

Simpel dapat diPhoto CopyProyektor & Layar

Menggambar/ketikdapat di Photo CopyMahal kalau Type-set

Lebih dari 100 org

Segala bahan dapatdigambarProyektor / screen

P e n g e m b a n g a n /fotografi = cetakmahal

27 28


E. Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian yangEfektifAlat bantu adalah alat yang membantu memperjelas isi suatupenyajian. Tujuan penggunaan alat bantu adalah untuk menarikperhatan pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadappenyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antaratopik, fakta, dan obyek penyajian.

Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu harus dijelaskandan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakanvariasi alat bantu seperti perbandingan statistik, dan alat lainnyayang mendukung ide utama sajian Anda.

1. BERAPA ALAT BANTU IDEAL?

Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap2 menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan sekitar 20-30 detik untuk konsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harusmendukung penyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiapvisual dalam presentasi harus dijelaskan isi dan hubungannyadengan penyajian; jika Anda tidak menguraikan hubungannyamaka penyaji akan kelihatan sebagai robot yang hanyamengoperasikan visual semata.

2. BAGAIMANA MENGGUNAKAN FLIPCHART?

Flipchart adalah salah satu alat bantu yang paling seringdigunakan dalam presentasi lisan. Untuk memaksimalkanpenggunaannya usahakan menempatkan Flipchart tersebutdisudut ruang, bukan ditengah ruangan. Tanyakan kepadapendengar apakah mereka semunya dapat melihat Flipcharttersebut dengan baik. Sesuaikan dengan respon pendengar. Jika

Anda menggunakan chart yang telah dipersiapkan sebelumnya,Anda tinggal menggunakan dan membaliknya sesuai kebutuhan.Namun jika Anda belum mempersiapkan, usahakan tidakberbicara pada saat menulis di flipchart. Setelah selesai menulisbaru anda uraikan maksudnya. Flipchart yang baik menggunakanhuruf cetak dan dengan ukuran huruf yang sesuai dengan kondisiruangan dan jumlah pendengar. Pada saat menggunakan filpchartusahakan memberi perhatian tetap pada pendengar. Pada saatmembalik lembar chart jangan bicara sebelum Anda memutarposisi Anda kembali menghadap pendengar.

Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan.Jumlah maksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci.Anda tidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataanpanjang yang terdapat dalam chart karena pendengar jugamembacanya. Uraian Anda harus runtut dan terlihat hubungankesinambungan antara satu ide dengan ide lainnya.

Jika inti sajian Anda kompleks dan membutuhkan empat ataulima tahapan. Anda jangan menuliskan semua tahapan dalamsatu chart, namun dalam beberapa chart. Uraikan satu persatutahapan ini dengan jelas. Hal ini akan meningkatkan minat danperhatian pendengar dan mereka mencoba mamahami semuauraian Anda apabila mereka ingin mendapatkan uraian lengkapdari paparan ini.

F. LatihanPetunjuk: Beri jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaanberikut: (jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah)

1. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan?2. Bagaimana syarat alat bantu penyajian yang benar?

29 30


3. sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang anda ketahui danjelaskan fungsinya?

4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan?5. Jelaskan perbadaan alat bantu OHP transparency dan flipchart.

Jelaskan penggunaannya masing-masing?

G. RangkumanAlat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan.Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja dan diharapkanlebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalaualat bantu harus menggunakan kata-kata, maksimum penggunaanteks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual denganmenggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap.

Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian. Warna utamauntuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedangwarna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu .

Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlahpendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlahpointer isi sajian Anda.

Jenis alat bantu yang, digunakan dalam penyajian lisan adalah:

1. Chart;

2. Ilustrasi, Diagram, Peta;

3. Video dan Film;

4. Slides, trasparansi;

5. Sampel barang atau contoh;

6. Replika;

7. Handouts, modul;

8. Manual, pamphlets, dan buletin;

9. Cartoons, Poster, Tanda;

10.Foto, textbook, Ilustrasi;

11.Study kasus;

12.Demontrasi.

Alat bantu penyajian adalah alat yang membantu penyaji memperjelasisi suatu penyajian. Penggunaan alat bantu penyajian adalah untukmenarik perhatian pendengar, meningkatkan daya tarik pendengarterhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengertihubungan antara topik, fakta dan objek sajian.

Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu penyajian harusdijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karenaitu gunakan variasi alat bantu seperti: Perbandingan, statistik, danalat lainya yang sesuai dengan tujuan penyajian, dan mendukungide utama sajian Anda.

31 32


BAB VSTRATEGI PENYAJIAN YANG

EFEKTIF DAN KOMUNIKATIF

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkanmampu menjelaskan dan menguraikan prinsip IPO dalam

komunikasi dan presentasi, tahapan persiapan,pelaksanaan, dan evaluasi presentasi

A. Pengertian KomunikasiPrinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi danpresentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mem-persiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calonpendengar (input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatanpenyajian yang terstruktur (process), dan mengetahui ragam hasilpenyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatanpenyajiannya (output). Setiap pointer yang tertuang dalam PrinsipIPO ini perlu dicermati dan dipersiapkan penyajian dalam melakukansuatu penyajian yang efektif dan komunikatif.

Prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi dirangkum dalambagan berikut ini :

Catatan :PTT : Presenter’s Talking Time;LTT : Listener’s Talking Time.

B. TAHAPAN PERSIAPAN, PELAKSANAANDAN EVALUASI PRESENTASITahapan tangga berikut ini menyajikan ilustrasi langkah presentasilisan yang efektif mulai dari tahap persiapan, pengenalan diri danpengenalan pendengar sampai kepada tahap penyajian lisan. Ikutisetiap langkah dengan seksama dan perhatikan rangkuman setiaplangkahnya, teristimewa apabila Anda memiliki kemampuanpresentasi lisan yang minim/terbatas atau belum pernahberpresentasi lisan dalam situasi kelompok, dan konferensi.

33

34

��

� � � � � � � � � � �

� � � � � � � � � � � � � � � � �Penyaji menentukan :

Tujuan presentasi;Bahan presentasi;Metode penyajian;Alat & Eval. penyajian;Kemampuan awal pen-dengar;Tahapan penyajian;

Penyaji melakukan :

Kegiatan penyajian se-suai tahapan persiapan;Menetapkan PTT;Menetapkan LTT;Aktualisasi Tahapanpenyajian;Evaluasi penyajian;Aplikasi penyajian;Remediasi esensi sajian;

Hasil penyajian :Penguasaan Hasil SajianDalam:

Ranah kognitif;Ranah Afektif;Ranah Psikomotorik;

PRINSIP IPODALAM KOMUNIKASI DAN PRESENTASI KOMUNIKATIF


Rincian Tahapan Persiapan dan Penyajian Lisan Efektif.

A. Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan.

B. Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan.

1. Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan;

2. Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan;

3. Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian;

4. Pengembangan pembukaan penyajian;

5. Pengembangan penutup penyajian;

6. Latihan presentasi lisan/gladi resik;

7. Penyajian lisan langsung.

Tahap A : Analisa Pendengar dan SituasiPenyajian LisanDalam tahapan ini, Anda sebagai penyaji perlu melakukan analisakeberadaan calon pendengar (audience) dan situasi (setting) tempatpenyajian yang akan Anda gunakan.

Analisa pendengar secara umum meliputi :

1. Bidang tugas dan kelompok para pendengar. Apakah merekaberasal dari bidang tugas tertentu (contohnya para guru, dokter,pegawai pemerintah, dan sebagainya);

2. Lama mereka bertugas di instansi tersebut. Apakah bidang tugasmereka berhubungan langsung dengan isi sajian Anda dan sudahberapa lama mereka melakukan tugas tersebut;

3. Seberapa jauh pengetahuan pendengar akan isi presentasi Anda.Perlu mengetahui sejauh mana cakupan penguasaan merekaakan isi sajian yang akan dipresentasikan. Bidang apa yang belummereka kuasai dan aspek apa saja dari inti sajian Anda yangmungkin menarik kepada pendengar;

4. Bagaimana tingkat kebutuhan mereka atas isi penyajian. Andadiharapkan dapat menambah wawasan dan hal baru dalammeningkatkan mutu kinerja pendengar.

Analisa pendengar secara khusus meliputi:

1. Bagaimana tanggapan mereka mengenai Anda sebagai penyaji.Apakah mereka mengenal Anda secara pribadi atau sebaliknya?Bagaimana tingkat penerimaan mereka kepada Anda sebagaipembicara dalam situasi ini?

2. Apa alasan mereka menghadiri presentasi Anda? Apakahmemang benar untuk memenuhi kebutuhan mereka, atau karenapaksaan atasannya.

Pilihlah teknik penyajian yang Anda paling sukai sesuai kepadapendengar. Tentukan jenis informasi dan teknik penyajian lisan yangmenarik perhatian pendengar? Carilah informasi lainnya mengenaipendengar yang meliputi kelompok usia, jumlah peserta, jenjangpendidikan; dan mengenai situasi penyajian yang meliputi alokasiwaktu penyajian, suasana lokasi penyajian dan alat bantu yangtersedia yang dapat Anda gunakan.

A B

A B

12

3

4

56

7

35 36


Tahap B: Analisa Penyaji dan Tujuan PenyajianTentukan sejauh mana kemampuan Anda akan isi penyajian? Apakahinti penyajian merupakan bagian dari pendidikan atau pengalamanAnda? Hasil temuan Anda atau bidang tugas yang telah biasa Andageluti?

Tentukan tujuan penyajian Anda. Apakah tujuan presentasi Andapersuasif, informasi, menghibur pendengar, atau mengevaluasisesuatu? Tujuan penyajian ini harus jelas kepada pendengar dankalau boleh harus mencerminkan aspek kebutuhan pendengar.

Kembangkan tujuan penyajian yang “SMART” sesuai dengankemampuan dan latar belakang pendengar dan hasil yang ingin Andacapai. Tujuan yang SMART adalah tujuan yang khusus :”Specific:(secara spesifik) dapat diukur dengan jelas. “Measurable”, dapatdicapai “Achievable”, realistis sesuai keadaan dan kondisi penyajian :“Realistic in Scope”, dan sesuai dengan alokasi waktu yang tersedia“Time Bound”.

Tentukan tujuan penyajian lisan Anda dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut ini:

a. Apa yang ingin Anda capai di akhir penyajian? Apa kriteriakeberhasilannya?

b. Apa yang Anda inginkan dikuasai pendengar setelah mengikutipresentasi ini? Apa kriteria keberhasilannya?

Langkah 1. Tahap Pengumpulan Bahan Penyajian Lisan

Tentukan sejauh mana cakupan isi presentasi yang telah Andakuasai? Tahap ini selalu berawal dari tingkat pengetahuan danpenguasaan Anda saat ini akan isi sajian Anda. Setelah itu Andaperlu mengobservasi sekeliling Anda dan kumpulan bahan yang dapatdigunakan dalam penyajian lisan Anda. Kalau perlu diskusikandengan pakar lainnya, teman atau baca beberapa publikasi mengenaitopik/isi presentasi Anda.

Selama tahapan ini, tetap perhatikan tujuan presentsi lisan Anda.Rangkuman isi penyajian perlu dirinci dengan baik. Anda mungkinperlu mengembangkan pengantar khusus untuk setiap topik danbagaimana teknik penguraiannya.

Dalam tahapan pengumpulan bahan sajian ini, tulislah semua bahandi kartu penyajian. Jangan khawatir jika Anda punyai banyak kartupenyajian. Kartu-kartu ini akan Anda gunakan dalam menyeleksiinti penyajian lisan Anda dikemudian hari.

Langkah 2. Tahap Seleksi dan Penentuan Inti Presentasi

Dari bahan yang telah diakumulasi dalam kartu penyajian, tentukandan pilihlah isi presentasi lisan Anda. Dalam seleksi ini Anda perlumenentukan topik rangkuman inti beserta sub topiknya. Pilihan iniharus disusun dalam pola susunan isi sesuai topik dan tujuanpenyajian. Suatu presentasi lisan harus dapat menjelaskan isipenyajian secara rinci kepada pendengar, dan kartu. Kartu penyajianyang akan Anda gunakan hanya berisi judul penyajian, outline danrincian sub-topik penyajian beserta kutipan (jika ada) conton–contoh,frase dan tanda khusus lainnya untuk kelancaran penyajian Anda,dan kemudahan kepada pendengar untuk mengikutinya.

Untuk menjamin keberhasilan suatu penyajian lisan, Anda harusdapat menjelaskan isi penyajian secara rinci sesuai kebutuhanpendengar, menyajikan keterkaitan antara topik-topik penyajian,menjabarkan isi dengan menggunakan teknik bervariasi sepertipenyajian masalah, Solusi, sebab. Akibat, kronologi, dan sebagainya.Semua kartu penyajian harus diurutkan dengan tanda khusus supayamudah Anda gunakan.

37 38


Langkah 3. Tahap Memilih, Mengembangkan dan Menggunakan Alat Bantu Penyajian

Perlu Anda ingat bahwa apapun jenis alat bantu yang digunakan,Anda sebagai penyaji harus dapat menggunakan alat tersebut denganbaik. Penggunaan alat bantu merupakan tanggung jawab penuh daripenyaji. Jangan mengharapkan penyelenggara atau moderator untukmembantu Anda, khususnya dalam situasi seminar dan konferensi.

Pilih, kembangkan dan persiapkan semua alat bantu sebelumpresentasi dimulai. Urutan penggunaan media ini harus jelas dan tepat.

Jangan sajikan suatu alat bantu apabila Anda belum siapmenyajikannya, dan apabila alat bantu tersebut kurang berhubungandengan inti sajian Anda. Apabila Anda menggunakan peralatanelektronik, persiapkan alat tersebut dengan lengkap sebelum pesertamemasuki ruang penyajian. Dan sewaktu menggunakan alat bantuelektronik, usahakan berbicara lebih keras dan proyeksikan volumesuara dan lafal pengucapan Anda. Jangan sekali-kali berdiri diantarapendengar dan alat bantu elektronik yang mengakibatkan alat tersebutkurang jelas kepada pendengar. Setelah selesai menggunakan alatbantu, matikan semua peralatan elektronik yang digunakan, dansimpan alat tersebut dengan baik dan rapi.

Alat bantu apapun yang Anda gunakan selama penyajian harusdapat membantu penyaji memperjelas isi penyajian (ukuran,warna,dan isi harus jelas dan tepat). Volume suara harus lebih tinggi saatmenulis di papan, di flipchart, di OHP atau saat menggunakanperalatan elektronik lainnya.

Langkah 4. Tahap Pengembangan Pembukaan Presentasi

“Tak kenal maka tak sayang” adalah suatu ungkapan yang ber-makna bahwa kalau kita kurang mengenal atau tidak mengenal siapapembicara maka perhatian kita tidak dapat sepenuhnya diberikankepada penyajian, walaupun penyaji secara umum telah diberikankepada penyajian. Walaupun penyaji secara umum telah diperkenal-kan oleh moderator, penyaji harus juga memperkenalkan dirinyasecara ringkas dan perkenalkan topik yang akan dibawakannya.

Tujuan pembukaan adalah untuk menarik perhatian pendengar danmemberi orientasi pendengar terhadap isi penyajian Anda.Pembukaan ini harus bebas, jelas, casual dan natural. Untuk dapatmenarik perhatian pendengar Anda boleh menyajikan cerita ilustratif,kutipan khusus, pertanyaan atau berikan komplemen kepadapendengar. Untuk orientasi pendengar terhadap penyajian, Andaboleh menyajikan rangkuman isi, dan latar belakang penyajian Anda.Jangan sekali-kali minta maaf, berdebat atau meng-gunakan bahanyang tidak relevan dengan sajian Anda. Mulailah pembukaan Andadengan bahasa isyarat yang baik seperti kefakuman sesaat danmemandang pendengar. Berikan perhatian merata kepada seluruhpendengar. Biasanya lama pembukaan penyajian berlangsung sekitar10% dari alokasi waktu presentasi.

39 40


Contoh Pembukaan Presentasi Lisan:

Selamat Pagi Ibu Bapak sekalian. Nama saya JohnRosinsky; Adapun judul makalah yang akan saya sajikanadalah Peningkatan Kualitas Pengawasan di Industri ABM.

Dalam sajian pagi ini, saya akan menyampaikan 4 bagianpenting; pertama saya akan menguraikan sekilas tentang sejarahpengawasan kualitas di Industri ABM, kemudian saya akanmembicarakan pola pengembangan dalam pengawasan kualitasdibeberapa cabang industri kami. Bagian ketiga akan berisihasil yang dicapai dari pengawasan ini, dan dibagian akhirsaya akan sajikan arah dan masa depan dari pengawasankualitas di industry ABM. Diakhir penyajian saya akan berusahamenjawab semua pertanyaan dari para pendengar.

Baiklah, saya akan mulai dengan sajian latar belakangpengawasan di ….

Langkah 5 : Tahap Penutup Suatu Penyajian Lisan

Suatu presentasi lisan dikatakan lengkap apabila penyajian tersebutmemiliki komponen, PEMBUKAAN, PENJELASAN ISI,PENUTUP DAN TANYA JAWAB. Pokok pemikiran yang perluAnda perhatikan dalam menutup presentasi lisan adalah :

Penutup sajian harus berisi elemen yang paling strategis dan berisirangkuman penyajian Anda. Penutup harus dapat memperjelas intipenyajian dan bukannya menyajikan materi baru. Adapun alokasiwaktu yang biasanya diberikan kepada penutup dalam suatuseminar dan konferensi adalah sekitar 5% dari seluruh waktupenyajian. Selama penyajian lisan Anda, inti dapat diulangi antara 3sampai 10 kali untuk memperjelasnya kepada pendengar, tentudengan gaya sajian yang berbeda.

Langkah 6 : Tahap Latihan Penyajian atau Gladiresik.

Latihan penyajian lisan/gladi resik atau “Dummy Run” merupakanlangkah terakhir dalam persiapan presentasi lisan. Semakin ber-pengalaman seorang penyaji maka waktu latihan yang dibutuhkannyasemakin singkat dan bervariasi sesuai fokus perhatian dalam latihanyang dilakukan.

Secara umum tujuan latihan penyajian adalah untuk meyakinkan kualitaspenampilan penyaji. Teknik latihan ini bervarisasi. Yang paling utamaAnda harus mencobakan latihan sendiri, latihan bersama teman, ataulatihan dengan direkam video/audio. Sewaktu latihan berlangsung,cobalah mengingat outline penyajian, dan latihan sampai bahan sajiandan isinya Anda kuasai. Perbaiki mekanisme penyajian Anda denganmemperhatikan tutur bahasa, nada suara, lafal pengucapan, dan hallainnya seperti postur, gerak tubuh, dan ekspressi wajah.

Latihan penyajian meningkatkan rasa percaya diri Anda, dan latihanini menutupi kekurangan yang mungkin masih terdapat dalam teknikpenyajian Anda. Latihan juga berfungsi memacu penyaji untukterbiasa dengan bahan sajian, memacu Anda menggunakan alatbantu, teristimewa alat bantu elektronik. Latihan mempersiapkanAnda mengatasi potensi masalah atau pertanyaan yang mungkinditanyakan pendengar. Akhirnya latihan membantu Anda mengukurpenggunaan waktu dengan sebaiknya.

Langkah 7: Tahap Penyajian Presentasi Lisan

Tahapan ini dibagi atas tiga bagian besar yang meliputi kegiatanyang perlu diperhatikan sebelum penyajian berlangsung, selamapenyajian dan kegiatan sesudah penyajian selesai.

41 42


Kegiatan Penyaji Sebelum Penyajian:

Persiapkan semua peralatan yang “Anda butuhkan yang meliputisusunan tata ruang, handout penyajian, mesin overhead projector(OHP), transparency, laptop dengan LCD Projector dan alat bantupenyajian lainnya seperti gambar, pointer, flipchart, dll. Selamapersiapan ini usahakan relax. Ini kesempatan Anda untukmenunjukkan kemampuan Anda kepada pendengar dalam isi sajianyang telah Anda persiapkan. Kalau perlu persiapkan gayapenampilan dan kerapian busana Anda. Bersiaplah dan berikansenyum kepada peserta yang mulai memasuki ruangan penyajian.

Kegiatan Penyaji Selama Penyajian Berlangsung

Selama penyajian berlangsung senantiasa pikirkan isi penyajian Anda(CONTENT), siapa pendengar Anda (AUDIENCE), dan apa tujuanpenyajian Anda (PURPOSE). Gunakan kartu penyajian Andadengan sebaik-baiknya, tetapi Anda harus memberikan perhatianyang merata kepada pendengar. Sajikanlah presentasi yang hidup,antusias, bersahabat dan dengan sikap yang tulus Anda harusberusaha menjadi diri Anda sendiri, jangan meniru gaya orang lain.Sesuaikan volume suara dengan akustik ruangan dan jumlah pen-dengar teristimewa kalau Anda menggunakan microphone. Selamapenyajian tukarlah posisi penyajian Anda; variasikan antara berdiri,duduk dan bergerak. Dengan demikian kesempatan pendengaruntuk tertidur berkurang karena gerakan kepala pendengar mengikutipendengar yang menjadi fokus perhatian selama penyajian.

Sewaktu menyajikan, jangan bicara terlalu cepat atau lambat,variasikan kecepatan bicara Anda, volume suara dan intonasi. Sajikanisi informasi pada tingkat menengah, tingkat perencanaan berdasarkankemampuan peserta.

Setiap topik penyajian harus Anda presentasikan dengan urutan :(a) FOCUSING, beri tanda kepada pendengar tentang topik yangakan disajikan; (b) INFORMING beritahu pendengar akan isi topiksajian Anda; dan (c) DEFOCUSING, rangkumlah apa yang barusaja Anda sajikan.

Di awal penyajian Anda perkenalkan kembali diri Anda secarasingkat namun fokuskan kepada tema penyajian dan jelaskan alasanpemilihan judul. Mengapa? Karena dalam tahapan ini Anda berusahamemotivasi pendengar terhadap sajian Anda dan Anda menciptakantingkat kredibilitas Anda sebagai penyaji. Sajikan hubungan antaratopik. Focus, Inform, dan Defocus setiap topik dalam penyajian (isipenyajian). Rangkumlah inti penyajian (Penutup). Gunakan alatbantu yang telah Anda persiapkan dengan sebaik-baiknya dan diakhirpenyajian ucapkan terima kasih atas partisipasi pendengar dalampenyajian.

Kegiatan Penyaji Setelah Penyajian Selesai

Setelah Anda berhasil melaksanakan penyajian lisan, kumpulkansemua bahan penyajian Anda termasuk alat bantu dan peralatanyang Anda gunakan. File bahan sajian ini dengan rapi untuk presentasilisan dimasa mendatang.

Kegiatan lain diakhir penyajian meliputi evaluasi penyajian Andadengan menulis perihal yang menurut Anda berhasil disajikan denganbaik; perihal yang menurut Anda perlu lebih ditingkatkan di masamendatang dan perihal baru yang terlupakan atau yang Andadapatkan dari penyajian itu. Hasil evaluasi dan masukan ini akanbermanfaat apabila Anda diminta menyajikan inti sajian yang samadi masa mendatang.

Dari uraian di atas berikut ini dirangkum urutan perihal yang perludiperhatikan oleh pembicara yang meliputi:

43 44


1. Ucapkan terimakasih kepada orang yang memperkenalkanAnda;

2. Ucapkan terimakasih kepada pendengar atas kesempatanpenyajian Anda dan atas kerjasama yang baik dan kooperatifselama penyajian;

3. Jangan mengunyak permen karet atau merokok sewaktupenyajian;

4. Jangan basahi bibir Anda dengan lidah atau bersuara dari celahgigi;

5. Nomorilah kartu penyajian Anda atau handout Anda;

6. Rapihkan pakaian dan penampilan Anda sebelum penyajian,bukan selama penyajian;

7. Jangan terlalu banyak penggunakan “Pet Phrases” seperti, “Youknow”, “OK, “all right”, “Terrific”, “ahh”, “nah”, “Baiklah”.

8. Jangan lupa, pendengar terdiri dari individu yang menyinginkanAnda berhasil. Mereka bukan musuh kita Mereka berada dipihakkita;

9. Jangan gunakan “lelucon” yang tidak berhubungan denganpenyajian Anda;

10. Jangan berteriak kepada pendengar. Gunakan microphoneseperlunya.

11. Waktu penyajian jangan lewat. Lebih baik penyajian dipersingkatdaripada diperpanjang;

12. Jangan gunakan kata yang artinya kurang jelas atau Anda tidakdapat mengucapkannya dengan laval, vocal dan intonasi yang benar;

13. Jangan bermain dengan koin, perhiasan, kancing atau alat lainnyaselama penyajian;

14. Usahakan kalimat Anda singkat, jelas dan mudah dimengertipendengar;

15. Jangan bersandar ke podium selama penyajian;

16. Jagalah “Eye contact”/Perhatian. Berikan perhatian yang meratakepada semua pendengar;

17. Tukarlah posisi bicara Anda untuk mengatasi kebosananpendengar;

18. Variasikan intonasi dan kecepatan suara Anda. Kadang kalacepat, lambat atau sedang;

19. Lafal pengucapan kata harus jelas, diperlambat;

20. Ulangi penekanan “Key Words”/Kata kunci selama penyajian.

C. LATIHANPetunjuk: Berilah jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaanberikut: (jawaban Anda dapat ditulis dilembar terpisah).

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip IPO dalamkomunikasi dan presentasi?

2. Sebutkan 7 tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian?

3. Sewaktu penyajian, uraikan isi penyajian Anda dengan tahapanfocusing, Informing, dan defocusing. Apa maksud pernyataan ini?

4. Walau Anda telah diperkenalkan moderator, namun sebelummemulai penyajian Anda diharapkan menyajikan perkenalan diridan thema penyajian Anda. Mengapa?

5. Uraikan rincian penggunaan waktu penyajian untuk tahappembukaan, tahap, penyajian isi dan tahap penutup.

45 46


D. RANGKUMANPrinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi danpresentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalammempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuancalon pendengar (Input), menyajikan esensi presentasi dalamkegiatan penyajian yang terstruktur (Process), dan mengetahuiragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelahmengikuti kegiatan penyajiannya (Output).

Dalam perencanaan dan pelaksanaan penyajian lisan, terdapat 7tahapan penyajian yang mencakup: Pengumpulan bahan sajian;Penentuan dan pemilihan inti presentasi; Penentuan danpengembangan alat bantu; Pengembangan pembukaan penyajian;Pengembangan penutup penyajian; dan Latihan Presentasi Sedanglangkah ketujuh meliputi tanggung jawab dan perihal yang perludiperhatikan oleh penyaji sebelum penyajian, sewaktu penyajian dansesudah penyajian lisan selesai.

Selain ketujuh langkah di atas, penyaji juga perlu memperhatikan 2aspek utama lainnya selama persiapan dan selama penyajianberlangsung yang meliputi: Analisa pendengar dan situasi penyajianlisan, dan Analisa penyaji dan tujuan penyajian lisan.

Untuk memaksimalkan suatu penyajian lisan, penyaji perlumengetahui mekanisme pembagian waktu penyajian. Untukpembukaan (Introduction) dialokasikan sekitar 10% dari total waktuyang tersedia. Untuk paparan rincian inti penyajian (the contentof the talk) dialokasikan sekitar 75 – 85 % dari total waktu yangtersedia. Untuk penutup (closing) dialokasikan sekitar 5% dari totalwaktu penyajian. Selebihnya dialokasikan untuk sesi tanya jawabyang dapat berlangsung selama penyajian atau diakhir penyajian.Teknik dan rangkuman penyajian pada setiap urutan ini perlu diperhatikan untuk memaksimalkan keberhasilan suatu penyajian.

BAB VITEKNIK MENJAWAB PERTANYAAN

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampumemahami dan menjelaskan mengapa pendengar bertanya,menguraikan strategi persiapan dan pelaksanaan sesi tanyajawab, teknik menjawab pertanyaan dalam presentasi, danteknik mengatasi demam panggung dalam suatu penyajian

A. Mengapa Pendengar Bertanya?Dalam presentasi lisan, komponen tanya jawab sering digunakanuntuk mengukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitaspertanyaan dapat menggambarkan sejauh mana pendengarmengikuti dan mengerti isi penyajian.

Biasanya para pendengar bertanya karena mereka menghendakiklarifikasi atas satu bagian penyajian Anda. Mereka tidak dapatmelihat aplikasi isi penyajian dengan kebutuhan mereka, atau merekatidak setuju dengan satu bidang penyajian Anda dan mencobamemperluas cakupan pembahasan suatu topik tertentu.

B. Strategi Persiapan dan Pelaksanaan Sesi TanyaJawabSesi tanya jawab dalam presentasi lisan dapat dilaksanakan diakhirpenyajian atau selama penyajian berlangsung. Dalam sesi ini penyajiharus dapat mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan

47

48


terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkan pertanyaandengan seksama saat ditanyakan untuk mengetahui isi dan emosipertanyaan-pertanyaan tersebut. Kalau ada pertanyaan yang kurangjelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namunharus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebuttelah benar. Rangkuman ini membantu pendengar lainnya dalammengetahui inti pertanyaan dan membantu penyaji akan inti daripertanyaan tersebut.

Jangan sekali-kali menjawab pertanyaan yang tidak Anda ketahuijawabannya. Jawaban Anda harus terstruktur, jika memungkinkanharus didukung oleh bahan lainnya atau visual untuk memperjelasuraian jawaban anda.

Sewaktu mempersiapkan penyajian Anda, jangan lupa meng-antisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar saatpresentasi lisan Anda. Setiap pertanyaan yang terlontar dari pen-dengar harus Anda simak secara lengkap; jangan dipotong. Jikaperlu ulangi pertanyaan yang kurang jelas Anda dengar, namunjangan lupa meminta persetujuan penanya mengenai inti per-tanyaannya.

Dalam memberi jawaban usahakan singkat dan jelas. Jika adapenanya yang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusisetelah penyajian Anda. Dalam suatu penyajian Anda bertanggungjawab kepada semua pendengar bukan hanya kepada penanya. Olehkarena itu jangan terpancing berdebat atau terperangkap kepadapertanyaan yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda. Dalamsituasi Anda tidak tahu jawaban terhadap satu pertanyaan, beri tahupenanya bahwa Anda tidak mempunyai jawaban yang lengkapkepada pertanyaan tersebut, namun tawarkan solusi bahwa Andaakan mencari jawabannya dan akan kembali kepada penanya;setelah itu teruskan kepada pertanyaan lainnya.

C. Teknik Menjawab Pertanyaan Dalam PresentasiSeperti diuraikan sebelumnya bahwa kualitas dan kuantitaspertanyaan pendengar dapat menjadi perangkat evaluasi yangmenentukan keberhasilan suatu penyajian. Untuk ini jangan sia-siakan kesempatan ini untuk melengkapi keberhasilan penyajianAnda. Sebelum menjawab pertanyaan pendengar, berikut inidiuraikan langkah dan teknik mendengarkan pertanyaan pendengar.

1. Dengarkan pertanyaan secara atentif tanpa interupsi. Lihatlahsiapa yang bertanya dan simak makna pertanyaan mereka.

2. Dengar pertanyaan secara empatis, jika mungkin dengarkandengan simpatik kepada penanya, kepribadiannya, emosinyamaupun motivasi yang ada dibelakang pertanyaan tersebut.Secara rinci buatlah posisi Anda dalam posisi si penanya.

3. Dengarkan secara konstruktif kepada apa yang ditanyakan.Dengarkan makna dari pertanyaan tersebut dan tunjukkan bahasagerak tubuh yang mengisyarakat anda memperhatikanpertanyaannya. Hal ini akan memotivasi penanya untukmemperjelas pertanyaannya. Observasi juga tingkat keseriusanpendengar lainnya terhadap pertanyaan tersebut.

4. Dengarkan secara analitis kepada tanda-tanda khusus dalampertanyaan tersebut.

5. Selalu menanyakan pada diri sendiri : “Apa yang Anda maksuddengan….?”

6. Dengarkan secara restropektif. Tangkaplah kata kunci daripertanyaan tersebut kalau perlu Anda boleh mencatatnya dalambahasa Anda sendiri.

7. Dengarkan dengan pikiran terbuka, teristimewa apabila Andatidak setuju dengan pertanyaan tersebut. Dengar apa yangmereka utarakan, bukan apa yang anda inginkan atau harapkanmereka tanyakan.

49 50


D. Teknik Mengatasi Demam PanggungDemam panggung adalah salah satu kendala yang paling besardalam presentasi lisan. Demam panggung adalah bagian dari faktorpsikologis yang selalu menghantui penyaji baru atau penyaji yangbelum berpengalaman. Mengapa demikian? Mereka selalu melihatdari sudut kekurangan atau pandangan yang menganggap bahwapendengar akan selalu melihat aspek kelemahan penyajian. Dalamrealita suatu penyajian para pendengar adalah bagian dari presentasiyang bersama-sama mengharapkan keberhasilan penyajian. Lalubagaimana mengatasi demam panggung ini?

Rasa demam panggung biasanya dikarenakan persiapan yang kurangmemadai, oleh karena itu Anda sebagai penyaji harus mempersiap-kan penyajian dengan baik. Urutkan organisasi sajian dengan jelasdan terkait antara satu point dengan point selanjutnya. Latihlahpenyajian Anda sebelum penyajian dilaksanakan. Sewaktu penyajianusahakan relaks dengan cara menarik nafas panjang. Gunakan teknik“inhale” - tarik nafas panjang “hold” - tahan sementara, dan“exhale” - buanglah nafas Anda. Gunakan teknik ini dengan 2 - 3kali sewaktu persiapan sebelum penyajian. Cara lain Anda bolehminum air putih dingin untuk menurunkan tekanan psikologis Anda.Inipun Anda lakukan sebelum penyajian dimulai.

Sebagai penyaji Anda adalah orang terpilih yang dianggap palingberkompetensi menyajikan bahan sajian ini dalam alokasi waktuyang tersedia. Jadi ini adalah waktu berharga yang diberikan kepadaAnda untuk menunjukkan kemampuan Anda akan topik sajian yangtelah Anda persiapkan. Ini adalah waktu Anda. Katakan kepadadiri sendiri bahwa Anda adalah pemimpin dan pengguna waktuselama presentasi lisan berlangsung.

Sewaktu Anda diperkenalkan moderator, dengarkan denganseksama perkenalan Anda, perjelas perkenalan ini apabila ada halyang kurang sesuai diawal penyajian Anda.

E. LatihanPetunjuk : Beri Jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaanberikut: Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah.

1. Jelaskan teknik mengatasi pertanyaan pendengar dalam situasipenyajian lisan.

2. Apa manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji?3. Bagaimana cara terbaik mendengarkan pertanyaan dalam suatu

penyajian? Bagaimana pula teknik menjawabnya?4. Demam panggung sering terjadi dalam suatu penyajian. Mengapa

hal ini terjadi? Bagaimana mengatasinya ?

F. RangkumanPendengar bertanya karena menginginkan penjelasan isi sajian, tidakmelihat aplikasi isi penyajian terhadap kebutuhan mereka, tidak setujudengan bidang penyajian, atau mencoba memperluas cakupan pem-bahasan topik tertentu.

Sesi Tanya jawab biasanya dilaksanakan diakhir penyajian atauselama penyajian berlangsung. Penyaji harus mengontrol pertanyaandan jawaban terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkanpertanyaan dengan seksama untuk mengetahui isi dan emosipertanyaan. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapatmengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus memintapersetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar.

Sewaktu mempersiapkan penyajian, antisipasi pertanyaan yangmungkin timbul saat presentasi. Setiap pertanyaan harus Anda simaksecara lengkap; Jangan dipotong. Jawaban terhadap pertanyaanharus singkat dan jelas. Jika ada penanya yang mengotot dan inginberdebat, tawarkan untuk diskusi setelah selesai penyajian Anda.

51 52


Jangan terpancing berdebat atau terperangkap kepada pertanyaanyang tidak berhubungan dengan penyajian Anda. Kalau Anda tidaktahu jawaban terhadap pertanyaan, beritahu penanya bahwa Andatidak mempunyai jawaban yang lengkap saat ini, namun tawarkansolusi bahwa Anda akan mencari jawabannya dan akan kembalikepada penanya. Hal ini jauh lebih baik daripada mengarang jawabandan ternyata salah.

Demam panggung adalah faktor psikologis yang selalu menghantuipenyaji baru atau penyaji yang belum berpengalaman. Mereka selalumelihat dari sudut kekurangan atau pandangan yang menganggapbahwa pendengar akan selalu melihat aspek kelemahan penyajian.Sebenarnya para pendengar adalah bagian dari presentasi yangbersama-sama mengharapkan keberhasilan penyajian.

Rasa demam panggung biasanya disebabkan persiapan yang kurangmemadai. Persiapkan penyajian Anda dengan seksama. Untukmengatasi demam panggung Anda dapat menggunakan teknik“Inhale’ – tarik nafas panjang. “hold”. Tahan sementara, dan“exhale” , buanglah nafas Anda. Gunakan teknik ini selama 2-3kali sewaktu persiapan sebelum penyajian. Cara lain, Anda bolehminum air putih dingin untuk menurunkan tekanan psikologis Anda.Cara lain adalah katakan juga kepada diri sendiri bahwa Anda adalahpemimpin dan pengguna waktu selama presentasi lisan berlangsung.

BAB VIIKOMUNIKASI NON VERBAL PENYAJIAN

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampumenjelaskan pengertian komunikasi non-verbal, ragam

komunikasi non-verbal, dan jenis komunikasi non-verbal penyaji

A. Pengertian Komunikasi Non-VerbalKomunikasi gerak (non-verbal communication) adalah segala jeniskomunikasi antar pribadi yang terealisasi tanpa menggunakan bahasaatau kata-kata.

Dalam suatu presentasi lisan, kesuksesan suatu penyajian biasanyaditentukan oleh kemampuan bahasa verbal penyaji (7%), vokal danlaval pengucapan penyaji (38%), dan ekspresi serta gerak tubuh penyaji(55%). Jadi 93% kesuksesan suatu presentasi lisan bukan ditentukanoleh kemampuan bahasa yang digunakan penyaji, tetapi oleh komunikasigerak (non-verbal elements) yang terjadi selama penyajian(Menrabian).

Komunikasi non-verbal sering juga disebut sebagai “KINESICS,NON-VERBAL COMMUNICATION”. Apapun terminology yangdigunakan, semuanya bermakna proses komunikasi antara dua pihakdengan menggunakan kode bahasa isyarat, gerak diluar bahasa lisandan tulisan. Body language (bahasa tubuh) adalah gerak bagian tubuhyang ditujukan untuk memperjelas dan/atau memberi arti kepadapenyajian Anda.

53

54


B. Ragam Komunikasi Non-Verbal DalamPenyajianBerikut disajikan beberapa gerak non-verbal pendengar yang perludisimak dan diperhatikan oleh penyaji. Setiap jenis gerak inimemberikan makna penerimaan pendengar akan isi sajian Anda.

Rejection Gesture gerakan tubuh pendengar di mana tangan ataukaki bersilang, bersandar ke meja, menggosok hidung, mata dantelinga. Gerakan-gerakan ini menunjukkan bahwa pendengarmenolak atau tidak menyetujui apa yang kita sajikan.

Cooperation Gestures jenis gerakan sebagai bagian gerak tubuhpendengar di mana orang duduk di sisi kursi, membuka kancing jasatau jaketnya. Gerakan ini menunjukkan bahwa orang tersebuttertarik atau menyenangi apa yang kita sajikan.

Interruption Gestures adalah gerakan angkat tangan dekat dengankuping, bibir atau arah depan tubuh. Gerakan ini menunjukkan bahwaorang tersebut ingin menginterupsi karena mau bertanya, meluruskansesuatu hal, tidak setuju dengan uraian Anda, atau menolak apayang Anda sajikan.

Confidence Gestures: berdiri tegak, kurangi kedip mata, tetapmemperhatikan penyaji, memijit ujung jari, bersandar dengan tangandi belakang kepala. Gerakan ini bermakna keyakinan akan sajianAnda. Dia berada di pihak pembicara dan mungkin mau memberikontribusi untuk penambahan penjelasan atas uraian Anda.

Frustration Gestures: bunyi jari, napas tersengal, menggaruk bagianbelakang leher. Gerakan ini menunjukkan tingkat frustasi pendengarkepada penyaji, mungkin karena apa yang disajikan bertentangandengan yang diketahui, kurang akurat, dan tidak dapat menerima isisajian penyaji.

Nervous Gestures: bunyi kerongkongan, bersiul, meremas tangan.Gerakan ini menunjukkan rasa grogi, mungkin karena merasa rendahdiri, kurang menguasai permasalahan, dan berada ditempat dan posisiyang tidak/kurang sesuai.

Boredom Gestures: tapping kaki, gendering meja atau kursi, bermaindengan pen, tangan menyangga kepala. Gerakan ini menunjukkantingkat kebosanan pendengar akan isi sajian. Hal yang di dengar tidakmenarik, tidak ada hal baru, telah menguasai isi sajian penyaji danmenganggap sia-sia berada ditempat tersebut. Pemborosan waktu.

C. Komunikasi Non Verbal Penyaji Dalam PresentasiDalam suatu komunikasi dan presentasi efektif, penyaji perlu danwajib memperhatikan penggunaan gerak tubuh (body language).Penyaji wajib memperhatikan postur tubuh rileks dan terbuka,senyum kepada pendengar, beri perhatian merata kepada pendengar,buka telapak tangan, tegap berdiri dengan posisi kaki lurus.

Selanjutnya penyaji menghindari tangan bersilang, terlihat kesal,menghindari perhatian, menunjuk dengan jari, kelihatan tertekan,kepal tangan, tangan dikantong, dan menggigit pena atau pensil.Semua gerakan ini menunjukkan ketidak seriusan penyaji.Gunakanlah gerak tubuh Anda yang natural, jangan dibuat-buat danjangan meniru gaya orang lain karena ini dapat berdampak fatalterhadap penyajian Anda.

D. L A T I H A NJawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini (Jawaban Anda dapatditulis di lembar terpisah.

55 56


1. 93 % dari kesuksesan penyajian ditentukan oleh komunikasi gerak(non-verbal communication). Apa maksud pertanyaan ini?

2. Berikan definisi Anda tentang bahasa gerak (non-verbalcommunication).

3. Sebutkan 2 atau 3 jenis gerak tubuh yang biasa terdapat dalampresentasi lisan. Apa makna setiap gerakan tersebut?

4. Uraikan gerak tubuh penyaji yang disarankan dalam presentasi lisan.

E. RangkumanKomunikasi non-verbal adalah semua gerakan bermakna sebagaibagian dari proses komunikasi antara dua pihak dengan menggunakankode bahasa isyarat, gerak diluar bahasa lisan dan tulisan.

Kesuksesan penyajian ditentukan oleh kemampuan bahasa verbalpenyaji (7%), vokal dan lafal pengucapan penyaji (38%), dan ekspresiserta gerak tubuh penyaji (55%). Jadi 93% kesuksesan presentasilisan bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa yang digunakanpenyaji, tetapi oleh komunikasi gerak (non-verbal elements) yangterjadi selama penyajian (Menrabhian).

Ragam bahasa gerak tubuh pendengar yang terdapat dalampenyajian lisan dan perlu mendapat perhatian penyaji mencakup:

1. Rejection Gestures;

2. Cooperation Gestures;

3. Interruption Gestures;

4. Confidence Gestures;

5. Frustation Gestures;

6. Nervous Gestures;

7. Boredom Gestures;

Gerak tubuh penyaji yang baik dalam suatu presentasi lisan adalahgerakan tubuh yang normal berkali-kali normal, natural dan janganmengulangi gerak yang sama berkali-kali. Gerak tubuh, tangan danmimik serta raut wajah harus divariasikan. Gunakanlah gerak tubuhAnda yang natural, jangan dibuat-buat dan jangan meniru gaya oranglain karena ini dapat berdampak fatal terhadap penyajian Anda.

57 58


BAB VIIIPENERAPAN PRESENTASI

DAN KOMUNIKASI

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampumenjelaskan strategi persiapan presentasi dalam Kelompok,dan menerapkan strategi presentasi dan komunikasi yangefektif dalam kelompok.

A. Persiapan Presentasi Dalam KelompokDalam melakukan persiapan presentasi, peserta dibagi dalamkelompok kecil (5 sampai 7 orang maksimum jumlah anggota dalamsetiap kelompok). Pembagian kelompok disarankan berdasarkanjenis rumpun tugas dan tanggung jawab yang sama atau berdasarkanpermasalahan, minat dan atau topik bahasan yang sama.

Secara berkelompok pilih salah satu topik sajian yang akan Andasajikan atau pilih salah satu topik dari alternatif yang disajikanfasilitator. Persiapkan suatu presentasi singkat dan lengkap.

Jumlah waktu penyajian yang dialokasikan kepada setiap kelompoksekitar 15 menit, dengan rincian penyajian sekitar 12 menit dantanya jawab sekitar 3 menit. Dalam setiap kelompok harus adapenyaji moderator dan pendengar.

Dalam tahap penyajian ini, anggota kelompok mempersiapkan bahanpenyajian yang meliputi transparansi penyaji atau slides dan kartupenyaji, sedang moderator mempersiapkan biodata si penyaji dantata cara memperkenalkan penyaji.

Tema/topik pilihan boleh mengembangkan dari daftar berikut ini sesuailatar belakang tugas peserta Diklatpim Tingkat IV atau kondisiumum yang terjadi saat ini.

Contoh ragam pilihan dari fasilitator adalah:

1. Paparan satu kegiatan di organisasi tempat Anda bertugas;

2. Paparan tugas dan tanggung jawab Anda di kantor;

3. Upaya meningkatkan produktifitas/efektifitas kerja di instansi/unit kerja Anda;

4. Topik bebas, “up-to-date” namun ruang lingkup pembahasanharus rinci;

5. Pilih satu topik dari kliping yang disediakan oleh fasilitator/widyaiswara.

B. Presentasi dan Komunikasi yang EfektifKelompokSebelum melakukan presentasi kelompok, fasilitator mengarahkanseting penyajian kelompok, dan memberi contoh perangkat evaluasipenyajian (lembar evaluasi pada sub heading c).

Selama penyajian suatu kelompok peserta dikondisikan sebagaipendengar dan, kelompok lain beserta narasumber bertugas sebagaievaluator yang menilai keberhasilan presentasi dengan menggunakanlembar evaluasi penyajian. Setelah penyajian kelompok, narasumberdan anggota kelompok lainnya diharapkan memberikan umpanbalik(feedback) akan kelebihan dan kekurangan penyajian kelompokyang dievaluasi.

Penyajian seperti diatas perlu disarankan dilakukan setelah semuapresentasi kelompok selesai untuk menjaga kemurnian penyajiansesuai persiapan kelompok. Esensi dalam evaluasi ini diharapkanberupa keterbukaan atas kelebihan dan kekurangan strategi

59

60


berpresentasi yang dihadapi kelompok dan peserta kelompok.Anggota kelompok dan peserta Diklat lainnya boleh bertanya ataumemberi komentar dan saran perbaikan. Kondisi evaluasi sepertiini akan memotivasi peserta Diklat untuk saling belajar dari sesamapeserta lainnya.

C. Format Lembar Evaluasi Penyajian

PENYAJI : ……………............... INTANSI : .................…………

MAKALAH : ……………............... EVALUATOR : ……………..............

PROGRAM : ……………..............

Nilai Evaluasi : 1. Kurang, 2. Sedang, 3. Baik, 4. Sangat Baik

A. ORGANISASI PENYAJIAN

1. Pembukaan sajian

2. Isi Penyajian

3. Penutup sajian

4. Urutan Argumentasi

B. GAYA PENYAJIAN

1. Penampilan selama sajian

2. Bahasa Isyarat (Non Verbal)

3. Perhatian Terhadap Peserta

4. Penggunaan Waktu sajian

C. TEKNIK PENYAJIAN

1. Adaptasi isi terhadap peserta

2. Penggunaan ruang penyajian

3. Penguasaan sesi tanya jawab

4. Variasi penyajian

D. PENGGUNAAN BAHASA

1. Ketepatan dan perbendaharaan kata

2. Bahasa isyarat (gerak tubuh)

3. Penekanan, jeda dan intonasi

4. Volume suara

E. ALAT BANTU PENYAJIAN

1. Kualitas alat bantu

2. Penggunaan alat bantu

3. Organisasi isi

4. Jumlah dan variasi alat bantu

NILAI PENYAJIAN

KOMENTAR DAN SARAN

EVALUATOR,

ASPEK YANG DINILAI NILAI PENJELASAN

61 62

ASPEK YANG DINILAI NILAI PENJELASAN


BAB IXP E N U T U P

A. SimpulanKeberhasilan suatu negara, institusi, organisasi, kelompok bahkanindividu tidak hanya ditentukan oleh tingkat kematangan intelektualdan kompetensinya, tetapi juga dari kemampuan berkoordinasi,berkolaborasi dan membangun jejaring kerja. Semua hal itu dapattercipta apabila semua orang kompeten dan terampil berkomunikasi,dan berpresentasi, baik dalam situasi formal, informal dan dalamkehidupan sehari-hari.

Kemampuan komunikasi dan presentasi merupakan keterampilanyang dapat diasah, dipelajari dan ditingkatkan. Dengan mempelajarimodul ini paling tidak sudah mulai terbangun kemauan untukmeningkatkan kompetensi diri menjadi komunikator dan penyaji yangefektif dalam lingkup tugas dan dalam kehidupan ini.

Para peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV sebagai pemimpintaktis, selalu dihadapkan kepada lingkup tugas di lingkunganpemerintahan yang tumbuh, berkembang, dan berubah cepat ke arahefektifitas dan efisiensi kerja. Dengan menguasai keterampilanberkomunikasi dan berpresentasi ini, para alumni DiklatKepemimpinan Tingkat IV lebih terampil dalam menyampaikanlaporan, pemikiran, telaahan staf kepada pimpinan dan masyarakatumum, sehingga substansi dari apa yang dikomunikasikan dan ataudipresentasikan benar-benar dimengerti oleh pendengar.

B. Tindak LanjutKemampuan berkomunikasi dan berpresentasi merupakankomunikasi yang integratif, artinya, kemampuan ini tidak langsungsepenuhnya dikuasai dengan hanya membaca dan mempelajarisubstansi modul dan tips-tips yang disajikan dalam modul ini.Kemampuan ini perlu terus diasah dan dipraktikkan menjadi bagiandari tugas dan tanggungjawab sehari-hari. Jangan lupa, ikuti semuatahapan yang disajikan dalam modul dari tahap persiapan,pengembangan bahan sajian, penyajian, dan tahap evaluasi.

Ketajaman Anda dalam mengevaluasi setiap kegiatan komunikasidan presentasi akan semakin meningkatkan kompetensi Anda dalamberkomunikasi dan berpresentasi. Ingat, evaluasi tidak hanyaterhadap aspek yang menurut Anda “kurang berhasil”, tetapi jugaterhadap aspek komunikasi dan presentasi yang Anda anggap“berhasil”. Mengapa?.

Apabila Anda semakin tertarik mengembangkan kompetensi Andadalam dunia presentasi dan komunikasi, disarankan agar Andamemperdalam ilmu komunikasi dan presentasi dengan membacabuku-buku dan terbitan yang tersedia dalam referensi dan daftarpustaka modul ini.

Khusus kepada fasilitator dan/atau widyaiswara yang mengampumodul “Teknik Presentasi dan Komunikasi Yang Efektif” di DiklatKepemimpinan Tingkat IV disarankan agar mempersiapkansubstansi pembelajaran secara integratif dan koordinatif denganmenambahkan persiapan dan tahapan kegiatan moderator. Andaperlu mempersiapkan beberapa topik presentasi sesuai denganbidang tugas atau lingkup institusi peserta, atau bahkanmempersiapkan kliping koran/majalah yang menjadi bahan untukpraktik kerja kelompok peserta Diklat.

Selamat mencoba.......

63

64


DAFTAR PUSTAKA

Apabila Anda tertarik mendalami teknik komunikasi dan presentasidalam konteks bisnis, seminar dan konferensi nasional maupuninternasional. Anda disarankan memilih dan mempelajari beberapa sumberdalam daftar pustaka berikut ini.

Anderson, Ronald H. (1993). Pemilihan dan Pengembangan Mediauntuk Pembelajaran, Manajemen PT. Raja Grafindo Persada,Jakarta.

Brownell, Judi, (1986). Presentational Speaking, A Model for Success,Suny, Binghanton, Mimeo, LSU, Astn University, Birmingham.

Collins, George Rowland. (1992). “Public Speaking” in PublicSpeaking, and Influencing Men in Business, by Dele Carnegie,The Windmill Press Ltd., Kongswood, Surrey Commercial ColourPress, London.

Cunningsworth, Alan. (1983)., Evaluating and Selecting EFL TeachingMaterials, Heinermann Education Books.

Boolittle, Robert J. (1984). Professional Speaking, A Concise Guide,Scott. Foresman and Company, Glenview, Illinois, USA.

Eisenberg, Anne. (1982). Effective Technical Communiation, McGrawHill, Inc, New York.

Ellis, Mark & Driscol,. (1992). Nina, Giving Presentations, Longman,England.

Fitzpatrick Anthony. (1979). , English for International Conferences,Materials for Language Practice, Pergamon Press Ltd.,Oxford.

65

66

Gelb, Michael. (1988). , Present Yourself, The Simple Way to GivePowerful and Effective Presentations, Guild Publishing,London.

Kerridge, David. (1988). Presenting Facts and Figures, Longman,England.

Marpaung, P.M. (1988). Utilizing Realistic Resources in the teachingof English, Network Journal, The Journal for English Teachersin Indonesia, BD II LAN Jakarta.

Menrabhain. (1982)., Albert, “How the Message is Understood” inCommunication Skills Guide, Effective Speaking, by: MariaPemberton, The Industrial Society, Peter Runge House, London.

Piskurich, George M. Rapid, (2000) Instructional Design – LearningID fast and Right, Jossey – Bass Pfeifffer, San Fancisco.

Richards, Ian. (1988). How to Give a Successful Presentation, BetterBusiness Series, Graham & Trotman Limited, London.

Romiszowski, A.J. The Selection and Use of Instructional Media,Kogan Page, London, 1988.

Simonson, Michael R.. (1988). Volker, Roger P., Media Planning andProduction, Charales E. Merill Publishing Company, Colombus,Ohio,

Stuart. (1988). The Public Speaker’s Bible, The Definite Guide toSpeaking in Public, Biddles Limited, Guild Publishing, Surrey,London.

Suparman, Atwi, Prof. Dr. (1993). Desain Instruksional, Dikti, 1993.

Zimmer, Marc. (1987). Effective Presentations, Sphere Reference,Sphere Bookd Limited, Suffolk.


Kunci Jawaban Latihan

Kunci Jawaban Latihan Bab II - Dasar-Dasar Komunikasi

1. Komunikasi adalah proses peyampaian informasi dari komunikatorkepada komunikan dengan menggunakan media dan carapenyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta salingmemiliki arti lewat transmisi pesan secara simbolik.

2. Komponen dasar dalam suatu komuniksi mencakup:

a. komunikator (communicator);

b. komunikan (communicant);

c. pesan atau esensi komunikasi (content);

d. interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction);

e. media komunikasi (the use of media);

f. pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutualunderstanding).

3. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara bawahanterhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks laporan ataumenyampaikan hasil telaahan suatu kegiatan kerja.

4. Keempat tahapan yang ada dalam suatu komunikasi adalah (pilih 2dari 4) :

a. Tahap interaksi bidang kepribadian umum (public areas),

b. Tahap pertukaran eksplorasi (exploratory exchange),

c. Tahap pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction)

d. Tahap hubungan stabil (stable exchange stage).

5. Keberhasilan suatu komunikasi dinilai dari ketercapaian tujuankomunikasi yang meliputi:

a. Kepercayaan komunikan terhadap komunikator sertaketerampilan komunikator berkomunikasi;

b. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhankomunikan;

c. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikatordan komunikan;

d. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan;

e. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan danmenantang);

f. Sistem penyampaian pesan sesuai dengan jenis interaksi penerimapesan;

67

68


Kunci Jawaban Latihan Bab IIIDasar-dasar Presentasi

1. (a) Presentasi Teks (Teknik Membaca), penyaji sepenuhnyamembaca teks, tanpa menghiraukan respon pendengar, monotondan sulit dimengerti pendengar. (b) Presentasi Hafalan-penyajimenghafalkan bahan sajian yang ditulis dalam teks tertulis.Kemampuan penyaji umumnya terbatas dan teknik penyajian inicenderung monoton karena perhatian kepada pendengar sulitdiberikan karena konsentrasi penyaji pada hafalannya. (c) PenyajianSpontanitas-bentuk penyajian langsung yang spontan dan informaltanpa persiapan yang matang dipihak pembicara. Penyajianmengambang karena kurang persiapan dan kurang terasa implikasilangsung kepada pendengar. (d) Penyajian menggunakan kartu-penyajian di mana isi sajian disesuaikan dengan nalar pendengardan tujuan penyajian. Teknik penyajian ini bebas, natural, dipersiapkandengan sebaiknya dan terlihat komunikasi dua arah antara penyajidengan pendengar.

2. Presentasi lisan dengan menggunakan kartu merupakan jenispresentasi lisan yang paling berhasil karena tipe penyajian ini ter-

kontrol dengan baik penuh persiapan dan esensi penyajiandisesuaikan dengan respon dan kemampuan pendengar.

3. Kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilan presentasi lisanmencakup: riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap,organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas, pemilihan kata,pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas, penjelasan isi yangbertele-tele, penyaji kurang mampu meringkas sari presentasi, datapenyajian tidak tepat, penyaji kurang menguasai teknik presentasilisan, analisa peserta yang tidak memadai, dan gangguan suara lainsaat penyajian lisan berlangsung.

4. Terdapat paling sedikit 10 jenis penyaji yang bermasalah dalampenyajian lisan. Ke 10 jenis meliputi The Pitchman, The Apologizer,The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader,The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The Funster.

5. Keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaian tujuanpresentasi. Artinya tingkat pemahaman dan penerimaan pendengaratas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menentukankeberhasilan suatu presentasi.

69

70


Kunci Jawaban Latihan Bab IVAlat Bantu Penyajian

1. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan?

Alat bantu dalam presentasi lisan sangat diperlukan karena alat bantumembantu penyaji memperjelas isi suatu penyajian. Selanjutnya tujuanpenggunaan alat bantu adalah untuk menarik perhatian pendengar,meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, danmembantu pendengar untuk mengerti hubungan antar topik, faktadan objek yang disajikan.

2. Bagaimana syarat alat bantu penyajian yang benar?

Alat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan.Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja, dan diharapkanlebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalaualat bantu harus menggunakan kata-kata, maximum penggunaanteks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual denganmenggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap.

Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian baik dalamtransparansi maupun power point. Warna utama untuk kata intiadalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedang untuk warnapembantu untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu.

Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlahpendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah isisajian Anda.

3. Sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang Anda ketahui dan jelaskanfungsinya:

Jenis alat bantu yang biasa digunakan dalam penyajian lisan adalah:a. Charts;b. Ilustrasi, diagram,dan peta;c. Video dan film;d. Slides, transparancies;e. Sampel barang atau contoh;f. Replika;g. Handouts;h. Manual, pamphlets,dan bulletin;i. Cartoons, posters, tanda khusus;j. Foto, text book, ilustrasi, Majalah;k. Studi kasus (case studies);l. Contoh dan ceritam. Demonstrasi.

Fungsi dari setiap alat bantu ini adalah untuk membantu penyajimemperjelas substansi sajian melalui fakta, gambar, data daninformasi, sehingga substansi sajian jelas dimengerti pendengar.

4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan?

Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap 2menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan 20-30 detik untukkonsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harus mendukung isipenyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiap visual harusdijelaskan isi dan hubungannya dengan penyajian; jika Anda tidakmenguraikan hubungannya maka penyaji; akan kelihatan sebagairobot yang hanya mengoperasikan visual semata. Jumlah alat bantuharus disesuaikan dengan jumlah pointer isi sajian Anda, yangterpenting harus ada variasi alat bantu dan Anda dapatmenyajikannya pada waktu yang tepat untuk memperjelas maksudsajian Anda.

71

72


5. Jelaskan perbedaan mendasar antara alat bantu OHP transparencydan flipchat. Jelaskan penggunaannya masing-masing.

a. Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan. Jumlahmaksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci. Andatidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataan panjangyang terdapat dalam chart karena pendengar juga membacanya.Anda perlu menguraikan maknanya kepada pendengar. UraianAnda harus runtut dan terlihat hubungan kesinambungan antarasatu ide dengan ide lainnya.

b. Transparansi menggunakan kata-kata kunci di dalam transparansi.Maximum penggunaan teks sebanyak 6 kata per baris dan 10baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci,bukan kalimat lengkap. Untuk memaksimalkan hasil transparansi,gunakan warna dominan (biru, hitam, merah tua) untuk kata kuncidan warna lembut (kuning, hijau, biru muda) untuk dekorasi.

Kunci Jawaban Latihan Bab VStrategi Penyajian Yang Efektif dan Komunikatif

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip IPO dalam komunikasidan presentasi.

Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi danpresentasi komunikatif adalah keterampilan penyaji dalammempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calonpendengar (Input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatanpenyajian yang terstruktur (Process), dan mengetahui ragam hasilpenyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatanpenyajiannya (Output).

2. Sebutkan 7 tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian.Ketujuh tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian meliputitahap:

a) Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan;

b) Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan;

c) Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian;

d) Pengembangan pembukaan penyajian;

e) Pengembangan penutup penyajian;

f) Latihan presentasi lisan/gladiresik;

g) Penyajian lisan langsung.

3. Sewaktu penyajian, uraikan isi penyajian Anda dengan tahapanfocusing, informing dan defocusing. Apa maksud pernyataan ini?

Tahapan Focusing, informing, dan defocusing dalam suatupenyajian adalah tahapan yang perlu digunakan penyaji dalam

73

74


menyampaikan esensi setiap pointer dalam sajiannya. Focusing berartimemberi tanda kepada pendengar bahwa penyaji akan menyajikankonsep tertentu. Informing adalah tahap penyampaian esensi sajian.Defocusing adalah tahap pengulangan dari apa yang baru saja disajikansebelum melanjutkannya kepada pointer selanjutnya.

4 Walau Anda telah diperkenalkan moderator, namun sebelum memulaipenyajian, anda diharapkan menyajikan perkenalan diri dan temapenyajian Anda, Mengapa?

Karena dalam tahapan ini Anda berusaha memotivasi pendengarterhadap sajian Anda dan Anda menciptakan tingkat kredibilitas Andasebagai penyaji. Sajikan hubungan antara topik. Rangkumlah intipenyajian. Gunakan alat bantu yang telah Anda persiapkan dengansebaik-baiknya dan diakhir penyajian ucapkan terimakasih ataspartisipasi pendengar dalam penyajian.

5. Uraikan rincian penggunaan waktu penyajian untuk tahap pembukaan,tahap penyajian isi dan tahap penutup.

Tahap pembukaan suatu presentasi membutuhkan sekitar 10% darialokasi waktu sajian. Jumlah waktu ini sudah termasuk dengan alokasiwaktu yang diberikan kepada moderator dalam perkenalan. Tahapsajian isi presentasi sekitar 75% -85% dari total waktu penyajianyang digunakan untuk menyajikan esensi sajian termasuk tanya jawabdengan peserta. Tahap penutup membutuhkan sekitar 5% alokasiwaktu untuk merangkum esensi sajian dan menyajikan dampak sajiankepada pendengar.

Kunci Jawaban Latihan Bab VITeknik Menjawab Pertanyaan

1. Jelaskan teknik mengatasi pertanyaan pendengar dalam situasipenyajian lisan.

Teknik mengatasi pertanyaan pendengar adalah mengantisipasipertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar saat presentasi lisanAnda, kemudian pada saat penyajian, setiap pertanyaan yang terlontardari pendengar harus Anda simak secara lengkap; Jangan dipotong,Jika perlu ulangi pertanyaan yang kurang jelas. Perbaiki pertanyaanpanjang atau pertanyaan yang kurang jelas Anda dengar, namunjangan lupa meminta peersetujuan penanya mengenai intipertanyaannya.

2. Apa manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji?

Manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji adalahuntuk mengukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitaspertanyaan dapat menggambarkan sejauh mana pendengar mengikutidan mengerti isi penyajian Anda.

3. Bagaimana cara yang terbaik mendengarkan pertanyaan dalam suatupenyajian? Bagaimana pula teknik menjawabnya?

Penyaji harus dapat mengontrol pertanyaan dan jawaban yangdiberikan terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkanpertanyaan dengan seksama saat ditanyakan untuk mengetahui isidan emosi pertanyaan pertanyaan tersebut. Kalau ada pertanyaanyang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkumpertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakahrangkuman tersebut telah benar.

75

76


Dalam memberi jawaban usahakan singkat dan jelas. Jika ada penanyayang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusi setelahselesai penyajian Anda. Jangan terpancing berdekat atauterperangkap kepada peertanyaan yang tidak berhubungan denganpenyajian Anda.

4. Demam panggung sering terjadi dalam suatu penyajian. Mengapahal ini terjadi? Bagaimana mengatasinya?

Rasa demam panggung terjadi karena persiapan yang kurangmemadai. Penyaji harus mempersiapkan penyajian dengan baik.Urutkan organisasi sajian dengan jelas dan terkait antara satu pointdengan point selanjutnya. Latihlah penyajian Anda sebelum penyajiandilaksanakan.

Kunci Jawaban Latihan Bab VIIKomunikasi Non-Verbal Dalam Penyajian

1. 93% dari kesuksesan penyajian ditentukan oleh komunikasi gerak(non-verbal communication). Apa maksud pernyataan ini?

Kesuksesan penyajian merupakan gabungan dari kemampuan bahasaverbal penyaji (7%). Vocal dan laval pengucapan penyaji (38%), danekspressi serta gerak tubuh penyaji (55%), Jadi (93% kesuksesanpresentasi lisan bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa verbal yangdigunakan penyaji, tetapi oleh komunikasi gerak (non-verbalelements) yang terjadi selama penyajian.

2. Tuliskan definisi Anda tentang bahasa gerak (non-verbalcommunication).

Komunikasi non-verbal atau bahasa gerak adalah semua gerakanbermakna komunikator dan atau komunikan yang digunakan sebagaibagian dari proses komunikasi dengan menggunakan kode bahasaisyarat, gerak diluar bahasa lisan dan tulisan.

3. Sebutkan 2 atau 3 jenis gerak tubuh yang biasa terdapat dalampresentasi lisan. Apa makna setiap gerakan tersebut?

Rejection Gestures – Gerakan-gerakan ini menunjukkan bahwapendengar menolak atau tidak menyetujui apa yang Anda sajikan.

Cooperation Gestures – Gerakan ini menunjukkan bahwa orangtersebut tertarik atau menyenangi apa yang Anda sajikan.

Interuption Gestures – Gerakan ini menunjukkan bahwa orangtersebut ingin menginterupsi karena mau bertanya, meluruskan sesuatuhal, tidak setuju dengan uraian Anda, atau menolak apa yang Andasajikan.

77

78


Confidence Gestures - Gerakan ini bermakna keyakinan akan sajianAnda. Dia berada dipihak pembicara dan mungkin mau memberikontribusi untuk penambahan penjelasan atas uraian Anda.

Frustration Gestures - Gerakan ini menunjukkan tingkat frustasipendengar kepada penyaji, mungkin karena apa yang disajikanbertentangan dengan yang dia ketahui, kurang akurat, dan tidak dapatmenerima isi sajian penyaji.

Nervous Gestures - Gerakan ini menunjukkan rasa grogi, mungkinkarena merasa rendah diri, kurang menguasai permasalahan, danberada ditempat dan posisi yang tidak/kurang sesuai.

Boredom Gestures - Gerakan ini menunjukkan tingkat kobosananpendengar akan isi sajian. Hal yang didengar tidak menarik, tidak adahal baru, telah menguasai isi sajian penyaji dan menganggap sia-siaberada ditempat tersebut, Pemborosan waktu.

4. Uraikan gerak tubuh penyaji yang disarankan dalam presentasi lisan.

Gerak tubuh penyaji yang baik dalam presentasi lisan adalah gerakannormal, natural dan jangan mengulangi gerak yang sama berkali-kali.Gunakanlah gerak tubuh yang natural, jangan dibuat-buat dan janganmeniru gaya orang lain karena ini dapat berdampak fatal terhadappenyajian Anda.

Selamat mencoba !!!

79 80

Download - Ebook komunikasi

Top Related