RSPO will transform markets to make sustainable palm oil the norm
Dokumen Final
Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO
25 November 2011
Page 2|10/31/2012|RSPO Technical
Sejarah Dokumen
Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (SCCS) ini berdasarkan hasil studi model rantai suplai yang
diadopsi di RT4 (November 2006). Versi pertama difinalisasi oleh grup Perdagangan &
Pelacakan RSPO (T&T) yang didirikan pada Januari 2008 dan disetujui oleh Dewan Eksekutif
RSPO pada Agustus 2008. Dalam 12 bulan setelah ditetapkan, dokumen ini ditinjau kembali
oleh T&T RSPO pada 2009 dan diadopsi oleh EB RSPO pada 5 November 2009.
Sunstansi dokumen SCCS RSPO telah direvisi pada tahun 2011 untuk memasukkan beragam
perubahan untuk persyaratan sertifikasi rantai suplai sejak dokumen dikeluarkan.
Amendemen yang dikeluarkan sejak publikasi
No.
Amd.
Tanggal Deskripsi amendemen
A Mei 2008 Draf pertama
B Juni 2008 Draf kedua untuk konsultasi
C Agustus
2008
Versi 1
D September
2008
Versi 2 yang disetujui dipublikasikan pada Oktober 2008
E Juli 2009 Rev 1 disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO
F November
2009
Versi final Rev 1 disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO
G November
2011
Revisi dokumen-dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO
berdasarkan masukkan pakar, disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO
pada 25-11-2011.
Dokumen ini ditulis dalam bahasa Inggris. Bahasa Inggris yang digunakan dalam bahasa ini
bersifat final dan mengikat hingga direvisi oleh RSPO. RSPO tidak bertanggung jawab atas
kesalahan dan kesalahpahaman yang ditimbulkan ketika dokumen ini diterjemahkan ke bahasa
lainnya.
Page 3|10/31/2012|RSPO Technical
KONTEN
Rantai Suplai RSPO ..................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Sejarah Dokumen ...................................................................................................................................... 2
Pendahuluan ............................................................................................................................................... 4
1.1. Gambaran dokumen ini ....................................................................................................... 6
1.2. Elemen-elemen skema sertifikasi ....................................................................................... 7
1.3. Cakupan ............................................................................................................................... 7
2. Definisi..................................................................................................................................................... 8
3. Standar sertifikasi. .............................................................................................................................. 12
3.1. Produksi berkelanjutan produk minyak sawit ................................................................. 12
3.2. Persyaratan rantai suplai untuk produk minyak sawit berkelanjutan ........................... 12
4. Persyaratan akreditasi: mekanisme untuk persetujuan dan pemantauan badan sertifikasi
pihak ketiga .............................................................................................................................................. 14
5. Persyaratan Proses Sertifikasi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO ....................................... 16
5.1. Kompetensi spesifik untuk tim penilaian ......................................................................... 16
5.2. Unit Sertifikasi ................................................................................................................... 18
5.3. Persyaratan proses penilaian............................................................................................ 18
5.4. Pemindahan Badan Sertifikasi .......................................................................................... 23
5.5. Ketersediaan dokumentasi bagi publik ............................................................................ 23
5.6. Konflik kepentingan .......................................................................................................... 24
5.7. Mekanisme keluhan dan ketidakpuasan.......................................................................... 25
5.8. Pengendalian klaim ........................................................................................................... 25
Lampiran 1 : Laporan Sertifikasi Rantai Suplai ................................................................................... 27
Lampiran 2 : Sertifikasi Multi-Lokasi .................................................................................................... 30
Lampiran 3 : SERTIFIKAT - Template .................................................................................................... 34
Lampiran 4 : Skema Hasil ....................................................................................................................... 36
Page 4|10/31/2012|RSPO Technical
Pendahuluan
Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) adalah inisiatif global multistakeholder terhadap
minyak sawit berkelanjutan. Anggota RSPO dan peserta aktivitasnya berasal dari beragam latar
belakang, termasuk perusahaan perkebunan, produsen, dan pengecer produk minyak sawit,
LSM lingkungan dan LSM sosial serta banyak negara yang memproduksi atau menggunakan
produk minyak sawit. Tujuan utama RSPO adalah "untuk mempromosikan pertumbuhan dan
penggunaan minyak sawit berkelanjutan melalui kerja sama di dalam rantai suplai dan dialog
terbuka antara para pemangku kepentingannya".
Metode yang digunakan RSPO untuk mencapai tujuannya termasuk:
Pengembangan standar produksi minyak sawit berkelanjutan dan mekanisme yang
berhubungan untuk verifikasi produksi minyak sawit yang berkelanjutan. Standar RSPO
untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang disetujui pada Oktober 2007
dipresentasikan sebagai serangkaian Dasar, Kriteria, Indikator dan Pedoman, dan
dirancang hanya untuk digunakan oleh produsen minyak sawit untuk menerapkan
praktik produksi berkelanjutan, dan oleh badan sertifikasi untuk verifikasi lapangan.
Pengembangan Standar Rantai Suplai RSPO, yang menjelaskan persyaratan yang
berhubungan dengan pengendalian sawit bersertifikasi RSPO, turunan sawit, dan produk
sawit sepanjang rantai suplai, termasuk aliran bahan dan klaim yang berhubungan.
Standar Rantai Suplai RSPO dipresentasikan sebagai serangkaian persyaratan yang dapat
diaudit dan dirancang untuk digunakan oleh organisasi dalam rantai nilai sawit untuk
mendemontrasikan sistem yang diterapkan untuk pengontrolan produk minyak sawit
bersertifikasi RSPO. Pemroses atau pengguna hilir produk minyak sawit berkelanjutan
bersertifikasi RSPO dapat mengklaim penggunaan (atau dukungan) produk minyak sawit
bersertifikasi RSPO ketika mematuhi persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO dan hal ini
diverifikasi secara independen oleh badan sertifikasi yang disetujui dan diakreditasi oleh
RSPO. Untuk gambaran skematis rantai suplai minyak sawit, lihat Lampiran 1 dokumen
ini.
Tujuan dari dokumen ini adalah:
Untuk menetapkan persyaratan minimal metodologi yang konsisten untuk
memungkinkan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO
Page 5|10/31/2012|RSPO Technical
untuk memungkinkan semua badan sertifikasi beroperasi dengan konsisten dan
terkontrol.
Untuk menyediakan dokumentasi yang dirancang untuk memastikan keberlanjutan
jangka panjang dan kekonsistenan pemberian sertifikasi sesuai persyaratan Standar
Rantai Suplai RSPO.
Untuk memastikan bahwa klaim RSPO berhubungan dengan produksi, pengadaan, dan
penggunaan produk minyak sawit RSPO adalah benar.
Dokumen ini serupa dengan Sistem sertifikasi RSPO (Juni 2007), yang mendefinisikan sistem
sertifikasi untuk penilaian kepatuhan terhadap Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO.
Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam satu tahun setelah tanggal implementasi dan setelah
itu dengan interval yang tidak lebih dari lima tahun sekali.
Page 6|10/31/2012|RSPO Technical
1.1. Gambaran dokumen ini
Diagram berikut menunjukkan struktur dokumen ini, termasuk tautan bagi setiap lampiran:
Sistem Sertifikasi Rantai
Suplai
Bagian 1: Pendahuluan
Bagian 2: Definisi
Bagian 3: Standar Sertifikasi
Bagian 4: Persyaratan Akreditasi
Bagian 5: Persyaratan Proses Sertifikasi
Lihat Dokumen Standar Sertifikasi Rantai Suplai
Page 7|10/31/2012|RSPO Technical
1.2. Elemen-elemen skema sertifikasi
Skema sertifikasi biasanya terdiri dari tiga unsur utama:
Standar sertifikasi. Standar ini menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi dan sesuai
dengan penilaian sertifikasi yang dilakukan. Standar RSPO dijelaskan secara rinci di
dokumen Standar Sertifikasi Rantai Suplai.
Persyaratan akreditasi. Merupakan mekanisme persetujuan untuk memastikan bahwa
organisasi yang menjalani sertifikasi adalah kompeten dan membuat hasil yang
konsisten dan kredibel. Sistem RSPO dijelaskan secara rinci dalam bagian 4 di bawah.
Persyaratan proses sertifikasi. Merupakan proses untuk menentukan apakah
serangkaian persyaratan (standar) dipenuhi, biasanya dilakukan oleh badan sertifikasi.
Sistem RSPO dijelaskan secara rinci dalam bagian 5 di bawah.
1.3. Cakupan
Dokumen ini menetapkan sistem sertifikasi untuk persyaratan RSPO untuk sistem rantai suplai
Identity Preserved, Segregation, dan Mass Balance:
Persyaratan badan sertifikasi agar diakreditasi sebagai badan yang mampu melakukan
penilaian dan mengeluarkan sertifikat kesesuaian terhadap Standar Rantai Suplai RSPO
(Persyaratan akreditasi).
Cara bagaimana sertifikasi harus dilakukan oleh badan sertifikasi tersebut (Persyaratan
proses sertifikasi).
Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO akan dikenakan audit independen, sesuai yang
ditetapkan oleh pedoman yang tersedia pada situs web GreenPalm (Daftar centang Audit -
http://www.greenpalm.org/en/downloads).
Standar
Skema Sertifikasi
Klaim Produk
Pelacakan Pelabelan
Akreditasi Sertifikasi
Page 8|10/31/2012|RSPO Technical
2. Definisi
Badan Akreditasi Organisasi yang bertanggung jawab untuk menilai dan mengakreditasi
badan sertifikasi RSPO sesuai Pedoman ISO/IED 17021:2006 dan 53
yang merupakan anggota International Accreditation Forum (IAF) atau
anggota penuh International Social and Environmental Accreditation
and Labelling Alliance (ISEAL).
Pemohon Pengoperasian yang menginginkan atau sudah tersertifikasi
Audit Penilaian independen oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO
sebagai bagian proses sertifikasi
Surat Muatan Dokumen pengiriman legal yang memberikan hak legal untuk barang
yang dikirim.
Pesanan dan Klaim
(BC)
Lihat Lampiran 5: Model Rantai Suplai Pesanan dan Klaim (BC) Standar
Sertifikasi Rantai Suplai
Tempat Penyimpanan Fasilitas penyimpanan interim untuk kelapa sawit.
Pembeli Entitas komersial berikutnya dalam rantai suplai - penyuplai (atau
penjual) adalah entitas komersial sebelumnya dalam rantai suplai.
Badan Sertifikasi (CB) Badan independen yang disetujui oleh RSPO untuk melakukan
penilaian sertifikasi sesuai dengan maksud dan persyaratan Sistem
Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Lihat bagian 2 untuk informasi lebih
lanjut mengenai proses persetujuan badan sertifikasi.
Klien Lihat Pemohon.
Kode Etik Kode Etik RSPO adalah serangkaian persyaratan yang diharapkan
dipatuhi oleh para anggota RSPO. Kode ini dapat ditemukan di situs
web RSPO: www.rspo.org
Prosedur Keluhan Lihat situs web RSPO (www.rspo.org)
Perkebunan
Konvensional
Mills dan basis suplainya yang belum disertifikasi oleh badan sertifikasi
yang disetujui oleh RSPO.
Minyak Sawit Mentah
(atau CPO)
Tahap pertama minyak sawit yang dihasilkan dari tandan buah segar
(TSB) di pabrik.
Page 9|10/31/2012|RSPO Technical
Pelaksanaan
(kontrak)
Pelaksanaan fisik kontrak sesuai ketentuan, waktu, dan harga oleh
pemasok bagi pelanggannya.
Produsen Produk
Akhir
Produsen/pemroses yang menggunakan produk berbasis minyak sawit
untuk produk manufaktur yang dirancang dan dimaksudkan untuk
konsumsi atau penggunaan akhir dengan cara apa pun misal: pengecer
ketika memproduksi produk label sendiri, - di tempat, produsen
barang konsumen, produsen biofuel, produsen produk pakan.
Pengecer dan distributor produk jadi di mana tidak ada modifikasi
lanjutan tidak membutuhkan Sertifikasi Rantai Suplai.
Fasilitas Unit fungsional tunggal sebuah organisasi atau kombinasi unit yang
berlokasi di satu lokasi yang secara geografis berbeda dari unit lainnya.
FOSFA (Federation of
Oils, Seeds and Fats
Associations)
Badan penulis kontrak global untuk perdagangan internasional lemak
dan minyak. Lihat www.fosfa.org
Tandan Buah Segar
(TBS)
Tanda buah kelapa sawit yang dipanen dari pohon di perkebunan
kelapa sawit.
Minyak Sawit Identity
Preserved (IP)
Lihat Lampiran 1: Model Rantai Suplai Identity Preserved (IP) dari
dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai
Prosedur Persetujuan
Interim
Prosedur pragmatis untuk membangun kepatuhan sesuai maksud dan
persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Lihat Bab 5 untuk
rincian lebih lanjut.
Pemilik legal Badan hukum yang memiliki klaim berlaku atau hak atas properti, dan
diakui oleh hukum.
Mass Balance (MB) Lihat Lampiran 3: Model Rantai Suplai Mass Balance (MB) dari
dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai
Sertifikasi Multi-
lokasi
Istilah yang digunakan oleh sekelompok perkebunan, pabrik, atau
kilang, dsb yang disatukan di bawah satu Kantor Pusat dan dikelola
menggunakan Sistem Kontrol Internal.
Produk Minyak Sawit Produk yang dihasilkan dari buah dan biji kelapa sawit. Tergantung
konteks frasa, 'produk minyak sawit' di dokumen ini bisa mengacu
pada produk seperti batok, biji kelapa, minyak biji kelapa (PKO),
Page 10|10/31/2012|RSPO Technical
bungkil sawit atau produk turunan daripadanya, olein, tearin palm
fatty acids distillate (PFAD) yang berasal dari fraksinasi CPO.
Audit di tempat Kunjungan fisik ke fasilitas permanen oleh (tim) perwakilan dari badan
sertifikasi yang disetujui oleh RSPO.
Asal Istilah yang digunakan dalam perdagangan komoditas untuk menandai
lokasi/area geografis di mana komoditas (dalam hal ini CPO)
diproduksi.
Pemilik Orang atau badan hukum yang memegang kepemilikan fisik
barang/pabrik/bangunan, dsb. contohnya termasuk CPO, olein,
stearin, fasilitas pemrosesan, dsb.
Kilang Kilang adalah fasilitas produksi yang memproses minyak sawit mentah
ke dalam produk dengan nilai yang lebih tinggi seperti minyak sawit
murni.
The Roundtable on
Sustainable Palm Oil
(atau RSPO)
Lembaga non-profit yang teregistrasi di Swiss yang bekerja untuk
meningkatkan keberlanjutan produksi minyak sawit global dan
penggunaannya
Minyak Sawit
Berkelanjutan
Bersertifikasi RSPO
(atau RSPO-CSPO)
Minyak sawit yang dihasilkan oleh pabrik dan basis suplainya yang
telah berhasil diaudit berdasarkan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO oleh
badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO dan dianggap patuh dengan
kriteria yang ditentukan dalam dokumen Sistem Sertifikasi RSPO.
Pedoman RSPO
tentang Komunikasi
& Klaim
Aturan untuk penggunaan komunikasi dan klaim yang berhubungan
dengan penggunaan dan bantuan minyak sawit bersertifikasi RSPO
Sistem TI RSPO Sistem berbasis web untuk melacak minyak sawit bersertifikat RSPO di
sepanjang rantai suplai dari pabrik ke kilang, di bawah model rantai
suplai Mass Balance, Segregation dan/atau Identity Preserved
Segregation (SG) Lihat Lampiran 2: Model Rantai Suplai Segregation (SG) dari dokumen
Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai
Page 11|10/31/2012|RSPO Technical
Penjual Lihat Pemasok.
Lokasi: Unit fungsional tunggal sebuah organisasi atau kombinasi unit yang
berlokasi di satu lokasi yang secara geografis berbeda dari unit lainnya.
String Situasi di mana beberapa pihak terlibat dalam perdagangan produk
dan mengambil kepemilikan legal produk fisik, tetapi tidak menerima
produk fisik tersebut. Dalam kasus ini, dokumen RSPO terkait akan
langsung diberikan dari pihak pertama dalam string [seringkali
pengirim] ke pembeli akhir. Walaupun pembayaran produk mengikuti
string sepenuhnya. Pembeli akhir akan mendapatkan dokumen dari
pihak pertama sebelum kedatangan kapal di pelabuhan tujuan. Ia lalu
menjadi pemilik fisik barang dan dokumen.
Pemasok (atau
penjual):
Badan hukum komersial sebelumnya dalam rantai suplai - pembeli,
atau pelanggan adalah badan hukum komersial berikutnya dalam
rantai suplai.
Rantai Suplai Serangkaian proses/tahap yang dilalui bahan baku perkebunan dari
produsen utama hingga produsen produk akhir (yakni penanaman
minyak sawit, penggilingan, penyimpanan, pengiriman, pemurnian,
pembuatan, produk akhir, dsb).
Sistem Sertifikasi
Rantai Suplai
Pemroses atau pengguna hilir produk minyak sawit bersertifikasi RSPO
dapat mengklaim penggunaan (atau dukungan) produk minyak sawit
bersertifikasi RSPO ketika mematuhi Standar Rantai Suplai RSPO dan
hal ini diverifikasi secara independen oleh badan sertifikasi yang
disetujui oleh RSPO.
Pedagang Partisipan dalam rantai suplai RSPO-CSPO yang membeli dan menjual
minyak sawit atau turunannya dan/atau lanjutannya.
Unit Sertifikasi Semua operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik
menangani (termasuk penerimaan di dalam tangki penyimpanan)
produk-produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus
bersertifikasi rantai suplai RSPO. Persyaratan ini berlaku hingga dan
termasuk produsen produk akhir.
Page 12|10/31/2012|RSPO Technical
3. Standar sertifikasi.
Standar sertifikasi adalah sebagai berikut:
3.1. Produksi berkelanjutan produk minyak sawit
Produksi produk minyak sawit berkelanjutan terdiri dari pengelolaan dan pengoperasian legal,
menguntungkan secara ekonomi, berwawasan lingkungan, dan menguntungkan secara sosial.
Hal ini dilakukan dengan penerapan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak
Sawit Berkelanjutan dan indikator serta pedoman yang menyertainya (disebut secara kolektif
dalam dokumen ini sebagai 'Kriteria RSPO'). Semua Kriteria RSPO berlaku pada manajemen
minyak sawit. Semua Kriteria RSPO juga berlaku pada pabrik.
Interpretasi dan pedoman baik nasional maupun internasional akan dikembangkan untuk
menjaga kontrol keseluruhan kualitas serangkaian indikator dan pedoman apa pun yang
mengklaim menjadi interpretasi resmi, khususnya dalam konteks legal lokal, interpretasi
nasional akan membutuhkan pengesahan atau pengakuan oleh RSPO.
3.2. Persyaratan rantai suplai untuk produk minyak sawit berkelanjutan
Produk minyak sawit dapat melalui banyak beberapa tahap produksi dan logistik dari petani
samapi produk. Batch biji sawit dan minyak inti sawit mana pun dapat diperdagangkan melalui
empat mekanisme rantai suplai yang disetujui oleh RSPO:
Identity Preserved
Segregated
Mass balance
Pesanan dan Klaim
Untuk yang tiga pertama, Identity Preserved, Segregated, dan Mass Balance, kontrol rantai
suplai dari perkebunan hingga produk akhir bersertifikasi diperlukan seperti yang didefinisikan
dalam Standar Rantai Suplai RSPO. Dokumen ini menetapkan sistem sertifikasi untuk penilaian
sesuai Standar Rantai Suplai RSPO.
Page 13|10/31/2012|RSPO Technical
Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO, yang bukan produsen, harus menunjukkan:
Kepatuhan terhadap aturan untuk penggunaan sistem Pesanan dan Klaim RSPO
Klaim dilakukan sesuai dengan Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim
Page 14|10/31/2012|RSPO Technical
4. Persyaratan akreditasi: mekanisme untuk persetujuan dan pemantauan badan sertifikasi
pihak ketiga1
Ikhtisar akreditasi
4.1. Badan sertifikasi mana pun yang ingin menawarkan layanan penilaian sertifikasi sesuai
standar Rantai Suplai RSPO harus secara spesifik disetujui oleh RSPO (lihat 4.2 untuk
pengecualian). Seseorang tidak dapat disetujui sebagai badan sertifikasi. Penyedia layanan saat
ini bagi RSPO untuk badan sertifikasi adalah Accreditation Services International GmbH (ASI).
4.2. RSPO telah membuat ketentuan sementara bahwa semua badan sertifikasi yang
disetujui oleh RSPO untuk sertifikasi sesuai Dasar-Dasar & Kriteria dapat melakukan penilaian
rantai suplai sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO untuk pabrik CPO. Hal ini untuk
memungkinkan penilaian persyaratan rantai suplai pabrik CPO dilakukan di saat bersamaan
dengan kunjungan lokasi sertifikasi P&C2
4.3. RSPO mempublikasi daftar badan sertifikasi yang disetujui di situs webnya
(www.rspo.org).
Persyaratan Badan Akreditasi (AB)
4.4. Saat ini, penyedia layanan bagi RSPO untuk badan sertifikasi adalah Accreditation
Services International GmbH (ASI). Penyedia layanan, atau badan akreditasi, mana pun harus
beroperasi sesuai dengan persyaratan ISO 17011:2004 Kesesuaian persyaratan umum penilaian
untuk badan akreditasi yang mengakreditasi kesesuaian badan audit. Hal ini harus ditunjukkan
baik oleh penandatanganan melalui International Accreditation Forum (IAF), Multilateral
Recognition Arrangement (MLA) yang sesuai atau melalui keanggotaan International Social and
Environmental Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL).
4.5. RSPO membutuhkan ASI untuk memberitahu RSPO apabila ada keluhan mengenai
badan sertifikasi yang diterima dari stakeholder RSPO mana pun mengenai kompetensi atau
proses atau hasilnya dari audit atau penerapan akreditasi. Sesuai dengan badan akreditasi
ISO/IED 170111, badan akreditasi harus menangani keluhan dalam 60 hari. Apabila badan
akreditasi mana pun gagal untuk memecahkan keluhan dalam batas waktu tersebut, badan
akreditasi harus memberitahu Sekretariat RSPO.
1 Konfigurasi RSPO untuk persetujuan badan sertifikasi sedang dalam transisi menuju akreditasi penuh pihak ketiga
2 Ini adalah prosedur sementara. Ketentuan ini akan diubah pada revisi dokumen ini selanjutnya
Page 15|10/31/2012|RSPO Technical
Persyaratan Persetujuan oleh Badan Sertifikasi
4.6. Badan sertifikasi harus mengedepankan semua aspek organisasi, sistem, dan
prosedurnya untuk melakukan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi
Rantai Suplai RSPO yang termasuk dalam sistem manajemen yang terdokumentasi, serta sesuai
dengan ketentuan persyaratan spesifik RSPO yang dijelaskan secara rinci di bagian 5 di bawah.
4.7. Badan sertifikasi harus menunjukkan semua aspek organisasi, sistem, dan prosedurnya
untuk melakukan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai
RSPO yang sesuai dengan ketentuan terkait dari ISO/IEC Pedoman 65: 1996 (Persyaratan umum
untuk badan yang mengoperasikan sistem sertifikasi produk) atau ISO 17021:2006 (Penilaian
kesesuaian – Persyaratan untuk badan yang menyediakan audit dan sertifikasi sistem
manajemen).
4.8. Kesesuaian dengan persyaratan yang dijelaskan secara rinci di bagian 4.6 dan 4.7 dinilai
sebelum disetujui oleh RSPO dan lalu dipantau setiap tahun.
4.9. CB harus mematuhi persyaratan badan Akreditasi mengenai keputusan akreditasi.
Page 16|10/31/2012|RSPO Technical
5. Persyaratan Proses Sertifikasi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO
Bagian ini mengatur proses yang badan sertifikasi harus ditepati dalam melakukan audit sebuah
fasilitas produksi yang menginginkan sertifikasi terhadap persyaratan Standar Rantai Suplai
RSPO.
5.1. Kompetensi spesifik untuk tim penilaian
5.1.1. badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO harus menerapkan semua ketentuan dan
ketentuan apa pun termasuk pengaturan legal untuk memastikan bahwa semua orang,
subkontraktor, atau badan hukum lainnya (misal: auditor, pakar, konsultan yang dipekerjakan
secara permanen atau freelance, dsb) yang terlibat atas nama diri sendiri dalam pengauditan
sesuai maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO, mengetahui, mematuhi maksud
dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai sebagai keseluruhan.
5.1.2. Badan sertifikasi harus mendefinisikan kompetensi minimal dan persyaratan kepada tim
penilai. Minimal, harus konsisten dengan spesifikasi yang didefinisikan dalam ISO 19011: 2002
Yaitu : Pedoman untuk pengauditan sistem pengelolaan kualitas dan/atau lingkungan, dengan
modifikasi sesuai persyaratan Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, seperti yang dijelaskan di bawah.
5.1.3. Prosedur penilaian untuk penilaian sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai
RSPO mengharuskan auditor untuk dapat menunjukkan cakupan rantai suplai yang memadai
untuk menangani semua persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO dan harus fasih dalam bahasa-
bahasa utama yang terkait dengan lokasi di mana penilaian spesifik sedang dilakukan.
Ketua tim penilai harus memiliki, minimal:
Gelar pendidikan sarjana, diploma atau yang setara
Kemampuan dan kualifikasi teknis yang berkaitan dan sesuai yang diperlukan untuk
proses sertifikasi, seperti pengalaman terkait yang dapat ditunjukkan dalam skema sertifikasi
yang terkait
Ijazah pendidikan ketua tim penilai yang valid yang bisa ditunjukan misal: pendidikan
kepala auditor ISO 9000/19011
Ijazah pelatihan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang disahkan oleh RSPO3
3 Hal ini termasuk dalam Perjanjian 2011 dengan CB, tetapi pendidikan belum teroganisir
Page 17|10/31/2012|RSPO Technical
Kemampuan bahasa yang sesuai untuk komunikasi tertulis dan lisan dengan klien dan
stakeholder
Pengalaman kerja lapangan yang dapat ditunjukkan di rantai suplai yang mirip, atau
sama yang berhubungan dan sesuai yang diperlukan untuk proses sertifikasi
Masa pelatihan pengauditan yang diawasi oleh kepala auditor dengan paling sedikit
pengalaman audit 15 hari dalam skema sertifikasi yang mirip (termasuk keterlacakan),
mendapatkan minimal 2 audit di organisasi yang berbeda.
Page 18|10/31/2012|RSPO Technical
5.2. Unit Sertifikasi
5.2.1. Semua operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani
(termasuk penerimaan di dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit
Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus bersertifikasi rantai suplai RSPO. Persyaratan ini
berlaku hingga dan termasuk produsen produk akhir.
5.2.2. Operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani (termasuk
penerimaan ke dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit Bersertifikasi RSPO
termasuk operator pabrik. Untuk mendapatkan sertifikasi rantai suplai, pabrik harus patuh
terhadap maksud dan versi sederhana persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO tergantung
model rantai suplai yang digunakan dalam perdagangannya.
5.2.3. Audit Sertifikasi Rantai Suplai harus dilakukan pada tingkat setiap lokasi. Sertifikasi
multi-lokasi dimungkinkan di bawah persyaratan spesifik pengambilan sampel (lihat paragraf
5.3.13 dokumen ini)
5.3. Persyaratan proses penilaian
Aplikasi dan kontrak klien
5.3.1. Badan sertifikasi harus memastikan bahwa operasi apa pun yang menginginkan dan bagi
yang sudah tersertifikasi sesuai persyaratan RSPO. Semua informasi yang diperlukan mengenai
RSPO secara keseluruhan, Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, Pedoman RSPO tentang
Komunikasi dan Klaim, termasuk standar, indikator, pencegahan dan check list atau yang
sepadan dan dokumentasi lainnya yang tersedia milik badan sertifikasi tersebut. Apabila klien
potensial memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai RSPO, harus diarahkan ke situs web RSPO
di www.rspo.org.
5.3.2. Badan sertifikasi mendapatkan akses untuk melihat perjanjian atau kontrak, hali ini
berlaku untuk operasi yang baru mengajukan sertifikasi ataupun ydang sudah tersertifikasi. Hal
ini sesuai sistem rantai suplai RSPO dan menjaga catatan perjanjian apa pun sebelum
melanjutkan dengan ketentuan layanan apa pun. Kontrak harus menjelaskan lingkup (model
rantai suplai yang akan diaudit) durasi, dan biaya yang berhubungan dengan audit dan juga
menjelaskan hak dan tanggung jawab kontrak badan sertifikasi serta klien. Ini termasuk hak
klien untuk menolak proses audit badan sertifikasi dan hak ini termasuk dalam prosedur CB.
Perjanjian atau kontrak harus dijaga kerahasiaanya dan dideklarasikan.
Page 19|10/31/2012|RSPO Technical
5.3.3. Badan sertifikasi harus meninjau dokumentasi manajemen pemohon untuk memastikan
semua elemen Sistem Rantai Suplai RSPO ditangani secara baik dan memenuhi standar sesuai
tujuan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Badan sertifikasi harus mengklarifikasi masalah
atau kekhawatiran apa pun dengan operasi yang mengajukan sertifikasi atau sudah yang
tersertifikasi.
Perencanaan penilaian
5.3.4. Badan sertifikasi harus merencanakan penilaian di lokasi yang sesuai dengan spesifikasi
yang didefinisikan dalam ISO 9011.
5.3.5. Badan sertifikasi harus mempertimbangkan model rantai suplai yang dipilih, sistem
organisasi, sistem manajemen, dan sistem operasi yang digunakan, serta sertifikasi lainnya yang
dimiliki (seperti keamanan makanan, kualitas, dsb.) oleh pihak yang mengajukan sertifikasi
maupun yang sudah memiliki sertifikasi ketika menentukan tingkat, detail, dan perencanaan
penilaian yang diperlukan untuk menilai kepatuhan terhadap maksud dan persyaratan Standar
Sertifikasi Rantai Suplai RSPO.
5.3.6. Badan sertifikasi dapat mensinkronisasi dan mengkombinasikan audit Rantai Suplai
RSPO dengan audit di lokasi lainnya (seperti keamanan makanan, kualitas, dsb) apabila
memungkinkan dan sesuai.
5.3.7. Badan sertifikasi harus mengakui sertifikasi yang sebelumnya dikeluarkan dengan Sistem
Sertifikasi Rantai Suplai RSPO atau oleh badan sertifikasi lainnya yang disetujui oleh RSPO.
Penilaian di lokasi
5.3.8. Penilaian harus dimulai proses sertifikasi dimulai dengan mengadakan pertemuan
pembukaan di mana ketua tim penilai menginformasikan pemohon sertifikasi mengenai proses
sertifikasi, logistik yang disetujui untuk penilaian, konfirmasi akses terhadap semua dokumen,
lokasi dan pegawai lapangan yang terkait, menjelaskan kerahasiaan dan konflik kepentingan
serta setuju mengenai waktu penutupan pertemuan.
5.3.9. Audit di lokasi harus: Meninjau sistem organisasi, sistem manajemen, dan sistem
operasi, termasuk kebijakan dan prosedur operasi terdokumentasi dari pihak yang mengajukan
atau yang sudah tersertifikasi diterapkan secara memadai dan sesuai untuk memenuhi
persyaratanan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Dalam kasus di mana operasi
menginginkan atau memiliki sertifikasi memberikan kuasa ke pihak ketiga independen, auditor
Page 20|10/31/2012|RSPO Technical
akan menilai apabila kunjungan ke subkontraktor dibutuhkan.
5.3.10. Catatan Rantai Suplai berkaitan dengan penerimaan, pemrosesan, dan suplai produk
minyak sawit bersertifikasi yang disuplai ke pembeli yang ingin melakukan klaim RSPO terhadap
produk minyak sawit bersertifikasi, harus ditinjau secara retrospektif hingga audit sebelumnya.
5.3.11. Badan sertifikasi harus memverifikasi kepatuhan semua aktivitas yang dilakukan oleh
subkontraktor yang terlibat dengan operasi yang menginginkan atau memiliki sertifikasi dengan
maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO.
5.3.12. Pada kesimpulan dari audit di lokasi ini, auditor badan sertifikasi harus melakukan
pertemuan penutupan dengan perwakilan klien, termasuk manajemen. Pada saat pertemuan
penutupan, badan sertifikasi harus memastikan bahwa:
Klien diberi informasi bahwa hingga klien mendapatkan konfirmasi tertulis mengenai registrasi
sertifikasi Rantai Suplai RSPO-nya dan tanggal kadaluwarsa, klien tidak bersertifikasi dan tidak
dapat melakukan klaim mengenai sertifikasi;
Klien diberi tahu mengenai tindakan yang dapat dilakukan sebelum sertifikasi dapat dilanjutkan;
dan
Klien diberi tahu mengenai temuan tim audit termasuk kekurangan yang dapat menyebabkan
keputusan sertifikasi negatif atau yang mungkin membutuhkan tindakan lanjutan yang
diperlukan sebelum keputusan sertifikasi dapat diambil.
Catatan rinci disatukan pada pertemuan penutup termasuk daftar peserta pertemuan,
penjelasan rinci informasi yang disediakan kepada operasi yang menginginkan atau memiliki
sertifikasi, informasi apa pun yang diberikan oleh operasi, dan informasi apa pun yang
ditukarkan, termasuk catatan tertulis pemberitahuan bahwa temuan tim audit menunggu
tinjauan tentatif dan pembuatan keputusan oleh perwakilan yang ditunjuk oleh badan
sertifikasi. Catatan pertemuan penutupan harus ditandatangani oleh kepala auditor dan
perwakilan manajemen terkait yang paling senior dari operasi yang menginginkan atau memiliki
sertifikasi.
Sertifikasi multi-lokasi
5.3.13. Sertifikasi multi-lokasi diizinkan dalam keadaan tertentu (lihat Lampiran 2). Apabila
sertifikasi atau audit multi-lokasi dilakukan, semua aturan pada Lampiran 2 berlaku.
5.3.14. Ketika sertifikasi atau audit multi-lokasi dilakukan, auditor harus menentukan apabila
sistem manajemen klien memadai untuk memastikan semua fasilitas di bawah kendalinya
Page 21|10/31/2012|RSPO Technical
memenuhi Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO dan maksud standar tersebut. Sertifikasi
multi-lokasi hanya akan diberikan apabila:
Sistem manajemen klien cukup menunjukkan kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Rantai
Suplai RSPO untuk semua fasilitas di bawah manajemennya dan
Kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO terbangun di semua fasilitas yang
diperiksa pada saat audit acak.
Hasil
5.3.15. Auditor badan sertifikasi harus menyiapkan laporan sertifikasi mengenai proses
sertifikasi sesuai Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (lihat lampiran 5 untuk persyaratan
konten minimum laporan).
5.3.16. Semua ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit harus diklaksifikasi sebagai
'utama' karena semua persyaratan sertifikasi Rantai Suplai harus dipenuhi sebelum pemberian
sertifikasi.
5.3.17. Semua ketidaksesuaian harus dinilai minimum “memuaskan” oleh operasi sebelum
sertifikasi dapat diberikan oleh badan sertifikasi. Apabila ketidaksesuaian tidak ditangani dalam
tiga (tiga) bulan setelah audit, audit ulang sepenuhnya harus dilakukan. Badan sertifikasi harus
menilai efisiensi tindakan perbaikan dan/atau preventif yang dilakukan sebelum menutup
ketidaksesuaian.
5.3.18. Ketidaksesuaian yang ditemukan bagi operasi yang telah memproleh sertifikasi adalah
hal yang serius (harus dipertimbangkan sebagai utama) dan integritas Sertifikasi Rantai Suplai
berisiko. Maksimal satu bulan diberikan bagi klien bersertifikasi untuk menangani
ketidaksesuaian dengan memuaskan. Badan sertifikasi harus menilai keefektifan tindakan
perbaikan dan/atau preventif yang diambil. Apabila ketidaksesuaian tidak ditangani dalam
jangka waktu maksimal satu bulan, suspensi atau penarikan sertifikat dan audit ulang mungkin
diperlukan.
5.3.19. Apabila bukti objektif mengindikasikan bahwa ada gangguan yang dapat ditunjukkan
dan rantai suplai yang disebabkan oleh tindakan atau tidak adanya tindakan klien bersertifikasi,
dan produk minyak sawit telah atau akan dikirim yang salah diidentifikasi sebagai produk
bersertifikasi RSPO, maka tindakan langsung oleh badan sertifikasi dibutuhkan, dan sertifikasi
Rantai Suplai harus disuspensi hingga masalah tersebut telah ditangani.
5.3.20. Apabila tidak ada ketidaksesuaian ditemukan ketika audit atau ketika rencana tindakan
Page 22|10/31/2012|RSPO Technical
perbaikan telah menangani ketidaksesuaian, klien akan direkomendasikan untuk (re-)
sertifikasi.
5.3.21. Apabila sertifikasi disuspensi atau ditarik, sebagai contoh karena kurangnya tindakan
perbaikan efektif, fasilitas harus menginformasilkan pelanggan rantai suplainya secara
langsung. Apabila sertifikasi diberikan setelahnya, makan hal ini dapat dikomunikasikan dengan
grup pelanggan.
Pemberian Sertifikasi
5.3.22. Badan sertifikasi rantai suplai harus mengisi Template Sertifikasi seperti yang terlampir
pada dokumen ini dan membuat Laporan Sertifikasi Rantai Suplai sesuai Lampiran 1 dokumen
ini.
5.3.23. Badan sertifikasi harus menerbitkan sertifikat yang sesuai dengan informasi dalam
Lampiran 3.
5.3.24. Badan sertifikasi harus mengirim salinan sertifikat dan Laporan Sertifikasi Rantai Suplai
ke sekretariat RSPO melalui e-mail ketika memberikan sertifikasi bagi perusahaan terkait.
5.3.25. Badan sertifikasi harus mengirim pemberitahuan sertifikat dan jadwal ke RSPO dalam 10
hari setelah sertifikat diterbitkan agar situs web RSPO dapat diperbarui. RSPO akan
mengunggah sertifikat pada situs web RSPO dan Sistem TI RSPO dalam 1 minggu kerja. Lihat
situs web RSPO untuk rincian kontak.
Penilaian pengawasan
5.3.26. Audit pengawasan harus: meninjau apabila sistem organisasi, sistem manajemen, dan
sistem operasi, termasuk kebijakan dan prosedur operasi terdokumentasi, diterapkan secara
memadai dan sesuai untuk memenuhi maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai
RSPO. Dalam kasus di mana pihak klien memberi kuasa aktivitas mereka ke pihak ketiga
independen, auditor akan menilai apabila kunjungan ke subkontraktor dibutuhkan.
5.3.27. Catatan Rantai Suplai berkaitan dengan penerimaan, pemrosesan, dan suplai produk
minyak sawit bersertifikasi yang disuplai ke pembeli yang ingin melakukan klaim RSPO terhadap
produk minyak sawit bersertifikasi harus ditinjau secara retrospektif hingga audit sebelumnya.
5.3.28. Validitas sertifikat adalah 5 tahun dengan pengawasan tahunan.
5.3.29. Sebelum akhir masa sertifikasi awal, audit ulang harus dilakukan untuk menjaga
kontinuitas sertifikasi.
Page 23|10/31/2012|RSPO Technical
5.3.30. Pada audit ulang, badan sertifikasi harus memverifikasi catatan rangkuman tahunan
perusahaan untuk menentukan apabila tidak lebih banyak produk minyak sawit bersertifikasi
RSPO telah diklaim dan dibeli dalam masa yang telah ditentukan. Badan sertifikasi harus
mengonfirmasi jumlah yang dibeli dan diklaim sebagai bagian dari laporan auditnya (lihat
Lampiran 7)
5.3.31. Badan sertifikasi harus menilai apabila kunjungan interim dibutuhkan untuk
mengonfirmasi kuantitas apabila fasilitas mengonfirmasikan kepada badan sertifasi produksi
berlebihan yang diproyeksikan.
5.3.32. Apabila volume produksi yang lebih tinggi dikonfirmasi benar, badan sertifikasi harus
menyediakan informasi kepada Sistem TI RSPO.
5.4. Pemindahan Badan Sertifikasi
5.4.1. CB baru harus berkomunikasi secara resmi dengan CB lama dan RSPO.
5.4.2. CB lama harus menyediakan semua laporan, termasuk formulir ketidaksesuaian, kepada
CB baru.
5.4.3. Pemindahan CB tidak diperbolehkan hingga semua ketidaksesuaian ditutup atau semua
kewajiban keuangan telah dilaksanakan.
5.4.4. CB baru harus melakukan penilaian audit baru dengan menggunakan laporan
sebelumnya sebagai pedoman.
5.4.5. Setelah kesimpulan audit, sertifikat baru harus diterbitkan untuk perusahaan oleh CB
baru agar tidak melebih tanggal kadaluwarsa. Pada saat penerbitan sertifikat baru, RSPO harus
diberi tahu.
5.4.6. Pemindahan badan sertifikasi diperbolehkan pada tahan siklus sertifikasi mana pun.
5.5. Ketersediaan dokumentasi bagi publik
5.5.1. Badan sertifikasi harus membuat dokumen-dokumen berikut tersedia bagi publik ketika
diminta dan pada situs web RSPO dan/atau situs webnya sendiri:
Sertifikat kesesuaian Rantai Suplai RSPO.
Page 24|10/31/2012|RSPO Technical
Prosedur Badan Sertifikasi untuk keluhan dan ketidakpuasan, termasuk mekanisme
penyelesaian.
Daftar organisasi bersertifikasi yang mencakup rincian lingkup setiap sertifikat, yakni
lokasi dan/atau proses mana yang disetujui.
5.6. Konflik kepentingan
5.6.1. Prosedur untuk mengindentifikasi dan mengelola konflik kepentingan harus mencakup
ketentuan untuk komite independen tertentu, yang dibentuk oleh badan sertifikasi. Komite
independen harus terdiri dari paling tidak tiga anggota eksternal, dan harus bertemu paling
tidak sekali setahun dengan manajer badan sertifikasi untuk meninjau secara resmi kinerja
badan sertifikasi.
5.6.2. Badan sertifikasi dan anggota tim penilaian harus menjaga independensi dari
perusahaan atau sekelompok perusahaan untuk minimal 3 tahun agar dianggap tidak memiliki
konflik kepentingan. Independensi dalam konteks ini berarti tidak memiliki hubungan
keluarga/pribadi dengan orang-orang di perusahaan, tidak pernah dipekerjakan di atau oleh
perusahaan yang akan dinilai, tidak pernah melakukan aktivitas konsultan apa pun atau layanan
pemantauan apa pun kecuali untuk aktivitas sertifikasi atau verifikasi.
5.6.3. CB tidak boleh menawarkan audit penilaian atau pengawasan untuk perusahaan apa
pun di mana CB menyediakan saran manajemen atau bantuan teknis yang berhubungan
dengan lingkup sertifikasi RSPO, atau dengan dengan perusahaan yang memiliki hubungan apa
pun yang dapat mengancam ketidakberpihakan.
5.6.4. Catatan konflik kepentingan diskusi, rekomendasi, dan tindakan perbaikan komite harus
dijaga untuk paling tidak 5 tahun.
5.6.5a. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan
sertifikasi itu sendiri harus menyatakan semua kepentingan dan kepentingan apa pun yang
dapat memengaruhi proses sertifikasi dan/atau yang dapat dianggap sebagai konflik
kepentingan, sebelum melakukan proses sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai
RSPO.
5.6.5b. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan
sertifikasi itu sendiri harus melaporkan setiap keadaan atau tekanan yang dapat memengaruhi
keindependenan atau kerahasiaannya langsung ke manajemen eksekutif badan sertifikasi.
Page 25|10/31/2012|RSPO Technical
5.6.5c. Executive board badan sertifikasi harus memberitahukan RSPO mengenai laporan apa
pun seperti itu dan memastikan bahwa laporan tersebut dimasukkan ke dalam laporan
sertifikasi proses sertifikasi dan dalam berkas klien.
5.6.5d. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan
sertifikasi itu sendiri hanya boleh terlibat dengan layanan untuk klien apabila badan sertifikasi
dapat menunjukkan bahwa badan sertifikasi tidak terlibat dalam sertifikasi klien yang sama
sesuai Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Kasus yang diragukan harus didiskusikan dengan
RSPO sebelum terlibat dengan klien.
5.6.6. Prosedur CB harus mencakup kewajiban kontrakt bagi semua pegawai termasuk
pegawai yang di sub-kontrakkan seperti konsultan yang berkontribusi terhadap keputusan
sertifikasi untuk disampaikan secara tertulis kepada CB semua konflik kepentingan potensial
dan aktual, pada saat kemungikinan konflik tampak jelas. Catatan: hubungan yang mengancam
ketidakberpihakan CB dapat berbasis kepemilikan, tata kelola, manajemen, personil, sumber
daya bersama, keuangan, kontrak, pemasaran, dan pembayaran komisi penjualan, atau bujukan
lainnya untuk rujukan klien baru, dsb. (Lihat definisi IAF mengenai "lembaga terkait").
5.7. Mekanisme laporan keluhan dan ketidakpuasan
5.7.1. Prosedur harus mencakup mekanisme keluhan dan ketidakpuasan mengenai
perusahaan bersertifikasi yang terbuka bagi pihak mana pun yang berkepentingan.
5.8. Pengajuan klaim
5.8.1. Prosedur penilaian sertifikasi dan pengawasan harus mencakup ketentuan untuk
memastikan kepatuhan terhadap persyaratan RSPO untuk mengontrol klaim, sesuai yang dirinci
pada Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim. Apabila beberapa model SC digunakan
bersamaan, semua klaim yang berkaitan dengan penggunaan produk minyak sawit
Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus diperiksa.
Identity Preserved, Segregated dan Mass balance
5.8.1a. Tidak ada klaim yang berkaitan dengan produk minyak sawit bersertifkasi RSPO
dilakukan tanpa sertifikasi valid sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai
RSPO oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO. Dalam rantai suplai yang menggunakan
model IP dan SG, harus diupayakan untuk mencapai pemisahan 100%. Namun, RSPO mengakui
Page 26|10/31/2012|RSPO Technical
bahwa terutama pada hari-hari pertama RSPO, arus produk minyak sawit Berkelanjutan
Bersertifikasi akan rendah dan fasilitas pembersihan dan kliring yang diperlukan akan
menyebabkan biaya tinggi yang tidak biasa bagi rantai suplai. Dengan alasan tersebut, standar
95% akan dianggap diterima bagi RSPO untuk memenuhi syarat model rantai suplai IP dan SG.
Standar minimal akan ditinjau seiring meningkatnya volume produk minyak sawit Berkelanjutan
Bersertifikat di rantai Suplai.
Pesanan dan Klaim
5.8.1b. Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO harus memastikan klaim sesuai dengan
maksud dan setiap dan semua persyaratan RSPO termasuk Peraturan RSPO tentang Komunikasi
& Klaim. Sertifikat dibuat/didasarkan pada setara CPO (setiap sertifikat GreenPalm setara
dengan satu ton metrik Minyak Sawit Mentah bersertifikasi RSPO atau satu ton metrik Minyak
Inti Sawit Mentah Bersertifikasi RSPO).
Page 27|10/31/2012|RSPO Technical
Lampiran 1 : Laporan Sertifikasi Rantai Suplai
Badan sertifikasi harus mencakup persyaratan konten minimum berikut ketikan menyiapkan
laporan sertifikasi rantai suplai:
Bagian
Konten
Rincian
Perusahaan
Bersertifikasi
Nama, nomor anggota RSPO, dan alamat perusahaan bersertifikasi dan
semua lokasi terkait perusahaan yang menginginkan atau memiliki
sertifikasi, termasuk, rincian kontan perwakilan manajemen yang
bertanggung jawab untuk mengawasi proses sertifikasi
Rincian badan
sertifikasi
Nomor Sertifikat CB, Tanggal Persetujuan oleh RSPO
Ringkasan Ringkasan laporan, termasuk penjelasan ringkas lingkup sertifikasi.
Kesimpulan Keputusan akhir badan sertifikasi. Bagian ini harus mencakup
rekomendasi, ketidaksesuaian/ketidakpatuhan atau kondisi dan
pernyataan jelas yang tidak ambigu mengenai status sertifikasi
perusahaan pemohon.
Rincian sertifikat Nomor sertifikat, validitas (tanggal mulai dan tanggal berakhir), dan
tanggal sertifikasi pertama
Latar belakang
Laporan
a) Penulis:
Nama penilai.
Nama perwakilan manajemen badan sertifikasi yang terlibat
dalam pembuatan keputusan sertifikasi.
b) Penilaian sebelumnya (jika ada):
Ringkasan penilaian dan kesimpulan sertifikasi sebelumnya,
dengan rekomendasi dan ketidaksesuaian.
c) Kunjungan ke lokasi:
Jadwal perjalanan dengan tanggal. Item dan tempat utama yang
diperiksa. Nama dan afiliasi orang yang dikonsultasikan.
Page 28|10/31/2012|RSPO Technical
Cakupan Penjelasan jelas lingkup penilaian termasuk model rantai suplai yang
digunakan.
Versi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang digunakan untuk penilaian
RSPO.
Penjelasan sistem
manajemen
Perusahaan
Penjelasan jelas sistem organisasional, sistem manajemen, dan sistem
operasional untuk memastikan kepatuhan terhadap Sistem Sertifikasi
Rantai Suplai RSPO
Volume
bersertifikasi yang
dibeli dan diklaim
Konfirmasi ringkasan milik perusahaan atas volume bersertifikasi tahunan
minyak sawit atau minyak inti sawit bersertifikasi RSPO selama masa yang
ditentukan.
Informasi berikut harus termasuk dalam Laporan Sertifikat Rantai Suplai
Untuk Pabrik
Kapasitas pabrik (dalam hal menghasilkan CSPO) dilaporkan di halaman depan laporan.
Catatan TSB yang diterima secara bulanan
Catatan CSPO dan PK bersertifikasi yang dihasilkan
Catatan CSPO dan PK bersertifikasi yang terjual (dengan sistem GreenPalm dan UTZ) untuk
setiap pembeli
Page 29|10/31/2012|RSPO Technical
Untuk kilang, produsen, dll.
Catatan bahan mentah yang dibeli/diterima
Pemasok Nomor sertifikat
RSPO
Produk Nomor UTZ Volume
Catatan produk minyak sawit yang terjual
Pembeli Nomor sertifikat
RSPO
Produk Nomor UTZ (jika
ada)
Volume
Page 30|10/31/2012|RSPO Technical
Lampiran 2 : Sertifikasi Multi-Lokasi
Kriteria Kelayakan
Semua fasilitas yang tercakup dalam sertifikasi multi-lokasi harus diwakili oleh sebuah
kantor pusat
Kantor pusat harus mendokumentasikan dan menerapkan peraturan jelas mengenai
kelayakan untuk partisipasi lokasi dalam sertifikat
Sertifikasi multi-lokasi tidak terbatas pada satu negara dan dapat dilakukan secara lintas
batas
Kriteria untuk Perusahaan
Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO harus dijalankan dari satu fasilitas yang dapat
teridentifikasi - Kantor Pusat.
Semua fasilitas yang berpartisipasi harus memiliki hubungan legal dan/atau kontraktual
dengan Kantor Pusat
Sistem pengendalian dan pelaporan internal terdokumentasi dan dikelola secara
terpusat harus digunakan dan dipantau oleh Kantor Pusat.
Kantor Pusat harus menunjuk satu perwakilan manajemen dengan tanggung jawab
keseluruhan untuk memastikan bahwa semua unit operasional mematuhi persyaratan
rantai perlindungan RSPO. Audit internal semua lokasi/operasi akan dilakukan setiap
dan akan ditinjau serta dicatat di Kantor Pusat.
Beragam operasi dalam sertifikasi multi-lokasi akan dikelompokkan berdasarkan set. Set
utama akan mengoperasikan sistem manajemen umum dan dapat diklasifikasi sebagai
berikut:
- Penggilingan
- Pemurnian
- Transportasi dan Distribusi
- Pemrosesan (termasuk pemrosesan sekunder setelah kilang)
Page 31|10/31/2012|RSPO Technical
- Produksi (produksi akhir produk akhir)
- Pencampuran
- Outsourcing (tangki perkebunan, dsb)
Audit sampel akan diterapkan untuk setiap Set.
Audit Kantor Pusat juga akan dilakukan paling tidak sekali setahun, tergantung
kompleksitas sertifikasi.
Sertifikasi
Sertifikat kepatuhan terhadap Sistem Sertifikasi Multi-Lokasi SCCS RSPO ini akan
diberikan bagi perusahaan yang telah diaudit oleh Badan Sertifikasi dan menunjukkan
kepatuhan sepenuhnya terhadap sistem ini.
Sertifikat akan diterbitkan atas nama Kantor Pusat dan menyebutkan semua
perusahaan/operasi/lokasi/
Sertifikat akan berlaku selama 5 tahun dan akan dilakukan pengawasan tahunan.
Formula Audit Sampel (Berdasarkan FSC-STD-20-011, Bagian 5)
Ini adalah sampel audit yang disarankan - sampel bisa dinaikkan atau diturunkan berdasarkan
model rantai yang digunakan dan kompleksitas serta risiko yang berhubungan dengan operasi.
Penilaian risiko akan dilakukan oleh auditor.
Semua lokasi akan diaduit dalam masa sertifikasi 5 tahun.
Penilaian Awal
Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,8 ditambah
Kantor Pusat
Pengawasan
Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,6 ditambah
Kantor Pusat
Page 32|10/31/2012|RSPO Technical
Sertifikasi Ulang
Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,8 ditambah
Kantor Pusat
Contoh Sampel:
Penilaian Awal
Perusahaan memiliki rantai suplai terintegrasi yang ingin mendapatkan penilaian awal sebagai
berikut:
1 Kantor Pusat = pengawasan tahunan
4 pabrik = akar kuadrat 4 = 2 = 2 lokasi per tahun
10 kilang = akar kuadrat 10 = 3,16 = 4 lokasi per tahun
27 produsen makanan = akar kuadrat 27 = 5,20 = 6 lokasi per tahun
Dengan demikian, total perusahaan ini akan diaudit adalah 13 kali per tahun termasuk kantor
pusat.
Pengawasan
Apabila sertifikat memiliki masa hidup lebih dari lima tahun, pengambilan contoh pengawasan
adalah sebagai berikut:
1 Kantor Pusat = pengawasan tahunan
4 pabrik = akar kuadrat 4 = 2 x 0,6 = 1,2 yang dibulatkan = 2 lokasi per tahun
10 kilang = akar kuadrat 10 = 3,16 x 0,6 = 1,89 yang dibulatkan = 2 lokasi per tahun
Page 33|10/31/2012|RSPO Technical
27 produsen makanan = akar kuadrat 27 = 5,20 x 0,6 = 3,12 yang dibulatkan = 4 lokasi per
tahun
Dengan demikian, total perusahaan ini akan diaudi adalah 9 kali per tahun termasuk kantor
pusat.
Page 34|10/31/2012|RSPO Technical
Lampiran 3 : SERTIFIKAT - Template
Berdasarkan catatan audit terhadap peraturan yang disebutkan dalam Sistem Sertifikasi Rantai
Suplai, versi [bulan, tahun], dan kontrak yang ditandangani, [Nama CB] dengan ini menyatakan
bahwa fasilitas yang tercantum di bawah mematuhi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, versi
[bulan, tahun]. Hal ini menjamin bahwa kriteria untuk memproses minyak sawit dan minyak inti
berkelanjutan bersertifikasi RSPO melalui satu atau lebih model rantai suplai sesuai yang
disebutkan dalam Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO telah dipenuhi.
Informasi pemilik sertifikat
Nama: [nama perusahaan] nomor anggota RSPO: [x angka]
Alamat operasi bersertifikasi: [alamat perusahaan]
Rincian kontak perwakilan manajemen yang bertanggung jawab untuk mengawasi proses
sertifikasi: [rincian kontak],
Perusahaan induk terdaftar RSPO*: [nama perusahaan], [(nomor anggota RSPO)]
*Nama perusahaan anggota teregistrasi RSPO di mana pemilik sertifikat adalah anak
perusahaan (jika ada)
Informasi Sertifikat
Nama fasilitas bersertifikasi termasuk: [nama]
Laporan ringkasan, termasuk penjelasan singkat lingkup penilaian:……….
Model rantai suplai yang dinilai*: □ Identity Preserved
□ Segregation
□ Mass Balance
Validitas sertifikat dimulai pada: [hari/bulan/tahun]
Page 35|10/31/2012|RSPO Technical
Validitas sertifikat berakhir pada:[hari/bulan/tahun]
Tanggal sertifikasi RSPO pertama: [hari/bulan/tahun]
*Pilih kotak yang berlaku
Diterbitkan oleh
Nama CB:[nama]
Nomor sertifikat CB
Tanggal penerbitan sertifikat: [hari/bulan/tahun]
Kepala auditor:[nama] Tanda tangan kepala auditor:
[Nama CB] diakreditasi untuk ISO/IEC Pedoman 65: 1996 dan disahkan oleh RSPO pada xxxx.
Sertifikat ini tetap milik [Nama CB] dan bisa ditarik apabila ada pemberhentian seperti yang
disebutkan kontrak atau apabila ada perubahan atau penyimpangan data yang disebutkan di
atas. Penerima lisensi wajib memberitahu [Nama CB] segera mengenai perubahan apa pun
pada data yang disebutkan di atas. Hanya sertifikat asli dan ditandatangani yang berlaku.
* Pilih Pedoman ISO yang berlaku [Logo atau Nama Badan Akreditasi]
Page 36|10/31/2012|RSPO Technical
1.000 mt CPO / Produk sawit
Terpisah
1.000 mt produk sawit murni MB.
(Multi, Oleine, Stearine, Produk Beberapa Bagian)
1.000 mt CPO MB
1.000 mt sawit murni MB
800 mt Oleine MB (80%)
520 mt Oleine Bagian Ganda
MB(65%)
280 mt Bagian Mid
Sawit MB(35%)
200 mt Stearine MB (20%)
130 mt Bagian Cair Stearin MB
(65%)
70 mt Bagian Padat Stearin
MB (35%)
Lampiran 4 : Skema Hasil
Lampiran 4.1 Skema Hasil Model Rantai Suplai Mass Balance
Nilai-nilai yang ditampilkan pada Model Rantai Suplai Mass Balance di bawah adalah tetap dan
tidak bisa dimodifikasi.
Model Rantai Suplai Mass Balance RSPO, termasuk peraturan tambahan
Page 37|10/31/2012|RSPO Technical
Lampiran 4.2 Skema Hasil Model Rantai Suplai Segregated
Persentase dalam Model Rantai Suplai Segregated di bawah adalah acuan dan operator dapat
menyesuaikan nilai dengan rentang + dan - 2%.
Lampiran 4.3 Skema Hasil Mass Balance Inti Sawit
Perusahaan yang membeli produk inti sawit berkelanjutan Mass Balace harus menggunakan
skema hasil selaras berikut untuk menghitungan berapa banyak produk berkelanjutan Mass
Balance yang dapat dijual atau diklaim:
100 mt intisawit > 45 mt minyak inti sawit > 15.8 mt PKO stearin + 29.2 mt PKO olein.
Perusahaan yang membeli produk inti sawit berkelanjutan segregated dapat memilih salah satu
pilihan untuk menghitung berapa banyak inti sawit yang dapat dibeli atau diklaim:
1. Terapkan klaim Segregated untuk semua turunan berikutnya;
Page 38|10/31/2012|RSPO Technical
2. Gunakan pembelian produk inti sawit segregated untuk mengimbangi penjual dengan
volume yang sama akan turunan inti sawit Mass Balance (tidak harus berasal dari produk
segregated).
(www.rspo.org )