Download - Document Control Training
TUJUAN Prosedur Pengendalian dokumen Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara
dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatanpengendalian dokumen dan rekaman agar kegiatantersebut dapat berjalan dengan baik dan dipelihara.
2 Macam Dokumen Dokumen Internal
Semua dokumen yang dibuat, diterbitkan, diberlakukandan dikendalikan oleh perusahaan itu sendiri
Dokumen Eksternal
Dokumen yang dibuat dan diterbitkan oleh lembaga,organisasi, instansi, diluar perusahaan ini, dibuat untukkepentingan perusahaan dan disimpan/ dipelihara olehperusahaan
LEVEL DOKUMEN1. Pedoman Mutu/ Quality Manual
2. Prosedur Mutu/ Quality Prosedur
3. Petujuk Kerja/ Work Instruction/ Standard Operating Practice
4. Rekaman/ Records/ Form
Formulir/ blanko/ borang
Lampiran Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Dokumen Pendukung
Dokumen Teknis/ Gambar
Lain-lainnya
Penempatan Dokumen Dokumen didistribusikan ke seluruh
departemen sesuai dengankepentingan masing2
Dokumen yang terdistribusi tersimpandan terpelihara di tempat yang baikmudah terlihat dan mudah dijangkau
Pendistribusian tercatat dengan baikdan diperiksa secara berkalakeberadaannya oleh petugas
Format Dokumen1. Format judul dan pengesahan adalah format seperti
yang tampak di halaman depan
2. Daftar distribusi
3. Daftar Perubahan Dokumen
4. Format isi adalah format seperti yang tampak dihalaman 3 Format flow chart adalah format sepertiyang tampak di halaman berikutnya
5. Format dokumen rekaman adalah format yang dirancang sesuai dengan kebutuhannya, dandilampirkan dalam WI/ standard operating practise
Identifikasi Dokumen Heading (lihat contoh)
Tata Cara Penomoran
Contoh Q3 –AJN-PPPS-001
Q3 Quality Document PT AJN – Level Dokumen
AJN Perusahaan
PPPS Code Divisi (SDMU, TINF, AKTR, MRKT, KEUA, SPIA)
001 No. Urut Dokumen di masing2 Divisi
Format Footer Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT.
AJN dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian
maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin
tertulis dari Direktur Utama
pt asuransi jiwa nusantara
By: Yoke S. Fabianto
Dokumentasi yang
baik ??
Dokumen yang baik adalah yg: Jelas
Tidak ber-tele2/ To the point
User Friendly
Mudah dipahami
Hindari tenggelam dalam Detail….. Penggambaran detail boleh dilakukan dengan cara yang
mudah dipahami misalnya dengan point2, bukan dengandeskripsi yang membingungkan.
Contoh gambaran aktivitas yang dilakukan oleh petugaspenerima telepon, tidak perlu di tambah “jika petugassedang cuti hamil atau tidak masuk maka harus………….”
“Tujuan dibuatnya prosedur dan WI ini adalahmenggambarkan aktivitas2 pekerjaan, setelah semua tugasdan langkah proses pekerjaan dituliskan agar dapatdilaksanakan dengan cara yang konsisten, demikian jugasetiap ketidaksesuaian dan kecacatan potensial tidakterulang kembali”
Dan prosedur yang jelek…… Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika bisa
hanya dengan satu?
“Posedur yang tercantum dalam point di atas bisa sajatidak berlaku jika ada beberapa ekses external yang sangatberpengaruh dan mendahului semua proses tersebut, sehingga semua parameter ini akan tidak berlaku”
“Prosedur ini berlaku untuk semuadepartemen dan fungsi-fungsi di dalamnyakecuali proses eksternal”
www.iso9000store.com
Membuat prosedur yg user friendly Gunakan kalimat sederhana (pendek)
Mulailah dengan kata kerja
Hindari penggunaan kalimat pasif dan hindari kalimatnegatif
Jelaskan siapa yang melakukan tugas tersebut
Gunakan Program Word Prosessor yang Umumdipakai
Gunakan kertas putih untuk memudahkanpembacaaan.
www.iso9000store.com
But how much documentation do I
need?
Hindari terlalu banyak dokumen & Overlaping:
WI/ Standard Operating Practice didokumentasikanuntuk hampir semua hal secara virtual
Tumpang tindih dan pengulangan – termasuk adanyalebih dari satu WI untuk satu proses pekerjaan.
Atau terlalu sedikit:
Minimnya Work Instruction/ Standard Operating Practice pada proses yang berpengaruh terhadapkualitas produk, harus dihindari
Karyawan/ pegawai melakukan proses pekerjaannyadengan cara mereka sendiri
Ada banyak variasi dalam menjalankan prosespekerjaan karena tidak terdokumentasi dengan baik.
Documentation: Jumlah yang Tepat
Perlu diingat bahwa tujuannya adalahkonsistensi proses Anda.
Jika ada dua orang yang ditraining untukmengerjakan pekerjaan ini, apakahmereka akan melakukan dengan carayang sama?
Jika jawabannya “mungkin tidak sama” maka dibutuhkan Work Instruction atauStandard Operating Practice.
Manual
Procedures
Work Instructions
Records
Clarify Your Terminology:
Procedure
Work Instruction
Attachment
Form
Procedure: Describes the process.
Standard Operating Practice / Work Instructions: Tells how to perform the process.
Attachment: Information attached to the procedure to help clarify the procedure.
Form: Record/ Evidence of the performed process
What Will You Control? Procedures
Work Instructions
Forms
Attachments
External Docs: Customer Drawings
Prints
Drawings
Routers/Traveler
Rencanakan Infrastruktur ISO telah menetapkan spesifikasinya
Persiapkan rencana dan blueprint Anda sendiri
Anda dapat memilih untuk menggunakan:
Word Processing program misalnya: Word. Etc.
Database yang sudah ada, familiar
Atau Paket Software dokumen kontrol
Apa yang terbaik untuk Perusahaan anda? Pilihlah sistem untuk Perusahaan Anda sesuai dengan:
Ukuran Perusahaan
Jenis Computer set-up dan ketersediaan
Jumlah proses yang ada
Seberapa sering perubahan untuk proses2 ataudokumen
Perusahaan mungkin membutuhkanlebih dari satu jenis sistem dokumentasi
Contoh:
Satu untuk Quality System Document
Satu untu Engineering documents
Satu untuk Environment Management System document
Satu untuk Health & Safety Management System document
etc
Dokumen2 tersebut sangat berbeda satu denganlainnya
Masalah Umum Karyawan yang menulis dokumen tidak tahu
perbedaan antara Prosedur dan Work Instruction.
Terminologi belum dibakukan definisinya, dan tidakkonsisten pemakaiannya
Tidak disimpan berurutan (tidak teratur)
Masalah Umum Tidak ada proses penelusuran perubahan, dan tidak
ada training cara merubah dokumen
Penggunaan dokumen yang tidak konsisten
forms
lampiran
gambar2
dokumen external
Masalah Umum Pengesahan/ Persetujuan
Pendistribusian
Memelihara Keteraturan distribusi
Masalah Umum Terlalu banyak dokumen terdisdtribusi. Sistem
tidak mampu memelihara
Kegagalan mengontrol Eksternal dokumen
Hindari permasalahan ini dengan perencanaanyang baik……………..
And All the pieces will fall in place.
Dan akhirnya semua terletak padatempatnya