1-1
FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSANBAB VI
1. Mengetahui konsep dasar mengenai perencanaan dalam manajemenorganisasi.
2. Mengetahui jenis-jenis perencanaan dan bagaimana perencanaan dilaksanakan
3. Mengetahui alat-alat bantu manajemen dalam kegiatan perencanaan
4. Mengetahui cara-cara penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan
T U J U A N
1-2
PengertianPengertian PerencanaanPerencanaanvv PerencanaanPerencanaan atauatau Planning Planning adalahadalah sebuahsebuah prosesproses yang yang dimulaidimulai daridari
penetapanpenetapan tujuantujuan organisasiorganisasi, , menentukanmenentukan strategistrategi untukuntuk pencapaianpencapaiantujuantujuan organisasiorganisasi tersebuttersebut secarasecara menyeluruhmenyeluruh, , sertaserta merumuskanmerumuskan sistemsistemperencanaanperencanaan yang yang menyeluruhmenyeluruh untukuntuk mengintegrasikanmengintegrasikan dandanmengkordinasikanmengkordinasikan seluruhseluruh pekerjaanpekerjaan organisasiorganisasi hinggahingga tercapainyatercapainyatujuantujuan organisasiorganisasi (Robbins (Robbins dandan Coulter ,2002)Coulter ,2002)
vv PerencanaanPerencanaan dapatdapat dilihatdilihat daridari 3 3 halhal, , yaituyaitu prosesproses, , fungsifungsi manajemenmanajemen, , dandan pengambilanpengambilan keputusankeputusan. (Ernie&Kurniawan,2005). (Ernie&Kurniawan,2005)
Dari Dari sisisisi prosesproses, , fungsifungsi perencanaanperencanaan adalahadalah prosesproses dasardasar yang yang digunakandigunakan untukuntuk memilihmemilihtujuantujuan dandan menentukanmenentukan bagaimanabagaimana tujuantujuan tersebuttersebut akanakan dicapaidicapai. . Dari Dari sisisisi fungsifungsi manajemenmanajemen,, perencanaanperencanaan adalahadalah fungsifungsi dimanadimana pimpinanpimpinan menggunakanmenggunakanpengaruhpengaruh atasatas wewenangnyawewenangnya untukuntuk menentukanmenentukan atauatau merubahmerubah tujuantujuan dandan kegiatankegiatanorganisasiorganisasi. . Dari Dari sisisisi pengambilanpengambilan keputusankeputusan, , perencanaanperencanaan merupakanmerupakan pengambilanpengambilan keputusankeputusan untukuntukjangkajangka waktuwaktu yang yang panjangpanjang atauatau yang yang akanakan datangdatang mengenaimengenai apaapa yang yang akanakan dilakukandilakukan, , bagaimanabagaimana melakukannyamelakukannya, , bilamanabilamana dandan siapasiapa yang yang akanakan melakukannyamelakukannya, , dimanadimana keputusankeputusanyang yang diambildiambil belumbelum tentutentu sesuaisesuai hinggahingga implementasiimplementasi perencaanperencaan tersebuttersebut dibuktikandibuktikan didikemudiankemudian harihari..
1-3
FungsiFungsi atauatau ManfaatManfaat daridari PerencanaanPerencanaan
vv PengarahPengarah OrganisasiOrganisasivv MinimalisasiMinimalisasi KetidakpastianKetidakpastianvv MinimalisasiMinimalisasi inefisiensiinefisiensi sumbersumber dayadayavv PenetapanPenetapan StandarStandar dalamdalam PengawasanPengawasan KualitasKualitas
1-4
PersyaratanPersyaratan PerencanaanPerencanaan(Planning Requirements)(Planning Requirements)
vv FaktualFaktual dandan RealistisRealistisvv LogisLogis dandan RasionalRasionalvv FleksibelFleksibelvv KomitmenKomitmenvv KomprehensifKomprehensif atauatau menyeluruhmenyeluruh
1-5
PeranPeran TujuanTujuan dandan RencanaRencanadalamdalam ProsesProses PerencanaanPerencanaan
vv TujuanTujuan ((GoalsGoals)) padapada dasarnyadasarnya adalahadalah hasilhasil akhirakhiryang yang diharapkandiharapkan dapatdapat diraihdiraih atauatau dicapaidicapai oleholehindividuindividu, , kelompokkelompok atauatau seluruhseluruh organisasiorganisasi. .
vv RencanaRencana ((PlansPlans)) adalahadalah segalasegala bentukbentuk konsepkonsep dandandokumentasidokumentasi yang yang menggambarkanmenggambarkan bagaimanabagaimanatujuantujuan akanakan dicapaidicapai dandan bagaimanabagaimana sumbersumber dayadayaperusahaanperusahaan akanakan dialokasikandialokasikan, , penjadualanpenjadualan daridariprosesproses pencapaianpencapaian tujuantujuan, , hinggahingga segalasegala halhal yang yang terkaitterkait dengandengan pencapaianpencapaian tujuantujuan
1-6
JenisJenis--jenisjenis TujuanTujuan
vv BerdasarkanBerdasarkan jumlahjumlahTujuanTujuan tunggaltunggal (single goals)(single goals) dandan TujuanTujuan yang yang banyakbanyak(multiple goals)(multiple goals)
vv BerdasarkanBerdasarkan KejelasanKejelasanTujuanTujuan yang yang dinyatakandinyatakan (stated goals)(stated goals) dandan rujuanrujuan yang yang aktualaktualatauatau nyatanyata (real goals)(real goals)
vv BerdasarkanBerdasarkan KeluasanKeluasan dandan WaktuWaktuPencapaianPencapaianTujuanTujuan StrategisStrategis (strategic goals), (strategic goals), TujuanTujuan TaktisTaktis (tactical (tactical goals), goals), dandan TujuanTujuan OperasionalOperasional (operational goals)(operational goals)
1-7
JenisJenis--jenisjenis RencanaRencana
vv BerdasarkanBerdasarkan KeluasanKeluasan dandan WaktuWaktuPencapaianPencapaianRencanaRencana StrategisStrategis ((JangkaJangka PanjangPanjang), ), RencanaRencana TaktisTaktis ((jangkajangkaMenengahMenengah) ) dandan RencanaRencana OperasionalOperasional ((JangkaJangka PendekPendek))
vv BerdasarkanBerdasarkan KejelasanKejelasanRencanaRencana SpesifikSpesifik (Specific Plans)(Specific Plans) RencanaRencana DirektifDirektif (Directive (Directive Plans)Plans)
vv BerdasarkanBerdasarkan FrekuensiFrekuensi PenggunaanPenggunaanRencanaRencana SekaliSekali PakaiPakai (single(single--use plans),use plans), dandan RencanaRencana yang yang dipergunakandipergunakan secarasecara terusterus--menerusmenerus (standing plans)(standing plans)
1-8
HubunganHubungan antaraantara RencanaRencana dandan TujuanTujuan
TujuanOrganisasi
Tujuan Strategis (Jangka Panjang)
Tujuan Taktis (Jangka Menengah)
Tujuan Operasional (Jangka Pendek)
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Rencana Operasional
1-9
PendekatanPendekatan dalamdalam PenetapanPenetapan TujuanTujuan
vv PendekatanPendekatan TradisionalTradisional (Traditional Goal (Traditional Goal Setting)Setting)
vv PendekatanPendekatan ManajemenManajemen BerdasarkanBerdasarkanSasaran/TujuanSasaran/Tujuan (Management by (Management by Objectives)Objectives)
1-10
PendekatanPendekatan TradisionalTradisionaldalamdalam PenetapanPenetapan TujuanTujuan
Tujuan Manajemen Puncak
Tujuan Manajemen Divisi
Tujuan Manajemen Departemen
Tujuan Pekerja secara Individual
Kita memerlukan peningkatan kinerjaperusahaan
Kami ingin melihat peningkatansignifikan pada keuntungan dalamdivisi kami
Tingkatkan Keuntunganbagaimanapun caranya
Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat
1-11
PendekatanPendekatan MBOMBO
Pimpinan
Bawahan
dan
PerencanaanBersama
Penentuan Tujuan
PenentuanStandarPemilihanKegiatan
Pelaksanaan padasetiap Pihak
BawahanMenunjukkankinerja terbaikPimpinan
memberikanpengarahan
Evaluasi BersamaAnalisa Hasil
yang dicapaiMendiskusikan akibat
dari hasil yang dicapaiMemperbaharui siklus
MBO
1-12
KekuatanKekuatan dandan KelemahanKelemahan MBOMBO
• MBO dianggap terlalumenyederhanakan kegiatan denganberusaha untuk menyelesaikan segalasesuatu.
• MBO secara cepat akan ditolak olehmanajer yang memiliki gaya otoriter(yang bisa saja disebabkan karenaorang-orang yang bertipe X dariMcGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidakfleksibel dan ketat.
• MBO memerlukan banyak waktu danusaha dalam implementasinya
• MBO dapat menjadi tantangan bagimanajer yang kurang memilikikualifikasi yang baik.
• MBO melakukan integrasi fungsiperencanaan dan pengawasan ke dalamsuatu sistem yang rasional dalammanajemen
• MBO mendorong organisasi untukmenentukan tujuan dari tingkatan atashingga tingkatan bawah dari manajemen
• MBO memfokuskan pada hasil akhirdaripada niat yang baik maupun faktorpersonal.
• MBO mendorong adanya manajemen diridan komitmen dari setiap orang melaluipartisipasi pada setiap tingkatanmanajemen dalam penentuan tujuan
KelemahanKekuatan
1-13
BeberapaBeberapa AlatAlat Bantu Bantu perencanaanperencanaan
vv BaganBagan ArusArus (Flow Chart)(Flow Chart)vv BaganBagan Gantt Gantt (Gantt Chart)(Gantt Chart)vv JaringanJaringan PERT PERT (PERT Network)(PERT Network)vv dlldll
1-14
ContohContoh BaganBagan ArusArus (Flow Chart)(Flow Chart)
Mulai
PerluBuku
Bacaan?
BeliBuku
Bacaan?
Ya
BerhentiTidak
Selesai
Tidak Pinjam
Ya
Membeli Buku Bacaanyang diinginkan
Membaca Buku Yang diinginkan
1-15
ContohContoh BaganBagan GanttGantt
4. Pengiriman
3. Pergudangan
2. Proses Produksi
1. Pembelian BahanBaku
IVIIIIIIIVIIIIIIIVIIIIIIIVIIIIII
Bulan 4Bulan 3Bulan 2Bulan 1Pekerjaan
Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan
1-16
ContohContoh JaringanJaringan PERTPERT
Te=2¼ Te=5 ¼ Te=1 Te=7 ¼
Te=2Te=2 Te=6
A B
C
D
E
F
G H I1
2
3
4
5
6
7
8
9 10
Te=4 ¼
Te=3 Te=1
= Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contohdiatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari.= Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatandilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya.
= Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapatwaktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 harihingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaanberdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.
Te
1-17
PenyelesaianPenyelesaian MasalahMasalahdandan PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan
MasalahMasalah vsvs GejalaGejala“ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “problem “
vv PenentuanPenentuan faktorfaktor PenyebabPenyebabvv PendekatanPendekatan dalamdalam PenyelesaianPenyelesaian MasalahMasalahvv PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan atasatas alternatifalternatif
penyelesaianpenyelesaian MasalahMasalah
1-18
LingkunganLingkungan dandan PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan
vv KeputusanKeputusan padapada saatsaat KeadaanKeadaan yang yang pastipasti(certainty)(certainty)
vv KeputusanKeputusan padapada saatsaat KeadaanKeadaan yang yang tidaktidakpastipasti (uncertainty)(uncertainty)
vv KeputusanKeputusan padapada saatsaat KeadaanKeadaan mengandungmengandungresikoresiko (risky condition)(risky condition)
1-19
ProsesProses PengambilanPengambilan KeputusanKeputusanINVESTIGASI SITUASI
•IdentifikasiMasalah
•Diagnosa Penyebab•IdentifikasiTujuan dariKeputusan yang akan diambil
PENENTUAN ALTERNATIF
•Identifikasiberbagai altenatifkeputusan
•Evaluasi belumdilakukan pada tahap ini
PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN
•Evaluasi danPenilaianalternatif yang ada
•Penentuan Alternatifyang terbaik
IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN
•RencanaImplementasi
•Impelementasi dariRencana yang telah dibuat•Pengawasan terhadaplangkah implementasi
1 2
34
1-20
TahapanTahapan EvaluasiEvaluasi AlternatifAlternatif
Apakahalternatifyang adamemberikankemungkinanhasil yang positif ataunetral ?
Apakahalternatifyang adamemuaskan ?
Apakahalternatif yang adamemungkinkan ?
TIDAKTIDAK
YAYA
TIDAKTIDAK
YAYA
TIDAKTIDAK
YAYA
Batalkan alternatif
Batalkan alternatif
Batalkan alternatif
Lakukan EvaluasiLanjutan
1-21
KeterbatasanKeterbatasan dalamdalam PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan
Keterbatsan DalamPengambilan Keputusan yang
rasional
Keterbatsan DalamPengambilanKeputusan
KeterbatasanSumber Daya
KelebihanInformasi
KeterbatasanIngatan
MasalahKeahlian
1-22
MemperbaikiMemperbaiki KeputusanKeputusan
vv PenggunaanPenggunaan AturanAturan terhadapterhadap AlternatifAlternatifKeputusanKeputusanKriteriaKriteria PrioritasPrioritas, , KriteriaKriteria MinimumMinimum
vv PengujianPengujian TerhadapTerhadap BerbagaiBerbagai AlternatifAlternatifKeputusanKeputusan
vv PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan secarasecaraberkelompokberkelompokTeknikTeknik CurahCurah IdeIde, , TeknikTeknik KelompokKelompok Nominal, Nominal, TeknikTeknik Delphi,dllDelphi,dll