30
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Deskripsi kerja praktek menggambarkan tentang bagaimana penulis
merancang system. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan pengumpulan
data akan informasi yang diperlukan oleh PT. Jamsostek (Persero) Cabang
Madura dan kemudian menganalisa kebutuhan informasi ini dilakukan dengan
cara wawancara, mengamati system yang sedang berjalan dan mempelajari form
fisik atau dokumen yang ada. Setelah melakukan pengumpulan data dan analisa,
penulis mulai merancang system dan desain system, perancangan tabel database,
serta membuat desain interface.
Gambar 4.1 Diagram Block Proses Kerja Praktek
30
STIKOM S
URABAYA
31
4.1 Observasi
Melakukan survey dan wawancara secara langsung di PT. Jamsostek
(Persero) Cabang Madura. Dari wawancara tersebut diperoleh data secara
langsung dari Bagian Customer Service atau pelayanan dan bagian Account
Officer meliputi: prosedur pendaftaran perusahaan, pendaftaran tenaga kerja,
pemberitahuan perubahan identitas tenaga kerja dan daftar perusahaan dengan
informasi jumlah tenaga kerja. Data–data yang diperoleh ini dapat digunakan
untuk membuat perancangan sistem yang lebih baik
4.2 Analisa Permasalahan
Berdasarkan hasil survey pada saat melakukan kerja praktek, menemukan
beberapa permasalahan seperti proses penyebaran informasi yang dilakukan PT.
Jamsostek (Persero) Cabang Madura kepada pelanggan baik itu perusahaan
ataupun tenaga kerja menggunakan surat untuk menyampaikan informasi,
sehingga membutuhkan proses yang cukup lama untuk menyampaikan informasi,
selain itu bagi perusahaan dan tenaga kerja untuk melakukan interaksi dengan
bagian pelayanan (customer service) guna melakukan pengaduan, pihak
perusahaan harus datang ke PT. Jamsostek (Persero) kantor cabang Madura untuk
mendapatkan informasi yang diinginkan. Sebenarnya pihak dari PT. Jamsostek
(Persero) telah memiliki website yang dapat diakses dimanapun untuk
mendapatkan informasi terbaru, namun informasinya bersifat umum. Namun ini
memiliki kendala, yaitu kebanyakan pelanggan atau peserta Jamsostek adalah
tenaga kerja aktif yang bekerja di suatu perusahaan, baik yang bekerja didalam
STIKOM S
URABAYA
32
kantor ataupun diluar kantor mereka tidak memiliki waktu lebih untuk mengakses
informasi dari website tersebut.
Untuk mengatasi masalah yang ada maka diperlukan langkah-lahkah
sebagai berikut:
1. Analisa sistem
2. Perancangan sistem
Pada langkah-langkah tersebut diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan
solusi dari permasalahan yang ada pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura,
untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan pada sub dibawah ini.
4.3 Analisa Sistem
Menganalisa sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem
baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang
ada pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura khususnya penyampaian
informasi pada pelanggan atau peserta jamsostek.
4.3.1 Document Flow
Document Flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang
terdapat dalam system.
Adapun document flow untuk proses pendaftaran calon kepesertaan
perusahaan dan tenaga kerja dapat dilihat pada Gambar 4.2 STIKOM S
URABAYA
33
Gambar 4.2 Document Flow Proses Pendaftaran calon kepesertaan perusahaan
dan tenaga kerja
Proses pendaftaran dimulai dari calon peserta dengan membawa
persyaratan pendaftaran yang kemudian diserahkan pada bagian customer service,
bagian customer service akan melakukan pengecekan jika persyaratan lengkap
maka akan dilanjutkan proses pengajuan kepesertaan baru yaitu dengan
STIKOM S
URABAYA
34
memberikan form pendaftaran pada calon peserta untuk diisi. Kemudian form
yang telah terisi dan dokumen persyaratan tersebut diserahkan pada Kabid
Pemasaran untuk melakukan evaluasi data potensi. Setelah itu data pendaftar dan
persyaratan diserahkan pada account officer untuk diarsipkan dan melakukan
approve data peserta baru, kemudian menentukan NPP (No Pokok Perusahaan)
untuk perusahaan dan No Peserta untuk tenaga kerja lalu menetapkan iuran
pertama yang diserahkan pada customer service kemudian diteruskan pada calon
peserta untuk melakukan pembayaran iuran pertama , setelah melakukan
pembayaran iuran pertama pada kasir. Kasir menghasilkan bukti pembayaran
yang diserapkan pada bagian Data Operator untuk menghasilkan sertifikat
kepesertaan untuk perusahaan dan kartu peserta jamsosek untuk para tenaga kerja.
Selanjutnya , document flow proses pemberitahuan pembayaran iuran jatuh tempo
dapat dilihat pada Gambar 4.3
STIKOM S
URABAYA
35
Gambar 4.3 Document Flow Proses Pemberitahuan Pembayaran Iuran Jatuh
Tempo
Pada proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo dimulai dari bagian
manajemen yang melakukan pencarian data perusahaan, menncari periode
registrasi dan tanggal penetapan jatuh tempo, setelah itu akan mengecek apakah
kurang dari 5 hari sebelum tanggal jatuh tempo yang ditentukan, maka pihak
manajemen akan mencari alamat perusahaan dan membuat surat pemberitahuan
pembayaran iuran jatuh tempo yang akan dikirim pada perusahaan peserta
Jamsostek.
STIKOM S
URABAYA
36
4.4 Perancangan Sistem
Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan
perancangan sistem. Dalam merancang sistem ini dimulai membentuk suatu
sistem yang baru yang terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam
perancangan sistem ini adalah :
1. System Flow
2. Context Diagram
3. Hirarki Input Proses Output (HIPO)
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. Database Management System (DBMS)
7. Kebutuhan Sistem
8. Desain Input Output
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut :
4.4.1 System Flow
System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun.
Gambar 4.4 system flow proses pendaftaran perusahaan baru melalui SMS.
Gambar 4.5 system flow proses pendaftaran peserta baru melalui SMS. Gambar
4.6 system flow proses pengaduan perusahaan melalui SMS. Gambar 4.7 system
flow proses pengaduan peserta atau tenaga kerja melalui SMS. Gambar 4.8
system flow proses pengiriman SMS. Gambar 4.9 system flow proses
pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS.
STIKOM S
URABAYA
37
Gambar 4.4 System Flow Proses Pendaftaran Perusahaan Baru Melalui
SMS
System Flow proses pendaftaran perusahaan baru melalui SMS dimulai
dari perusahaan mengirim SMS pendaftaran. Sistem menvalidasi SMS yang
masuk, jika format salah maka system akan mengirimkan SMS auto reply bahwa
SMS yang dikirim salah, jika format benar sistem melakukan pengecekan ,apakah
no hp telah terdaftar, jika no hp terdaftar maka system mengirim SMS auto reply
registrasi ditolak. Sistem hanya menyimpan satu nomer handphone untuk setiap
perusahaan. Jika nomer handphone perusahaan tidak terdaftar maka sistem akan
STIKOM S
URABAYA
38
menyimpan data perusahaan dan mengirim reply SMS approval pendaftaran pada
perusahaan. Sedangkan untuk system flow proses pendaftaran peserta atau tenaga
kerja baru dapat dilihat pada Gambar 4.5
Gambar 4.5 System Flow Proses Pendaftaran Peserta atau Tenaga Kerja Baru
Melalui SMS
System Flow proses pendaftaran peserta atau tenaga kerja baru melalui
SMS dimulai dari peserta mengirim SMS pendaftaran. System menvalidasi SMS
yang masuk, jika format salah maka system akan mengirimkan SMS auto reply
bahwa SMS yang dikirim salah, jika format benar system melakukan pengecekan
,apakah no hp telah terdaftar, jika no hp terdaftar maka sistem mengirim SMS
STIKOM S
URABAYA
39
auto reply registrasi ditolak. Sistem hanya menyimpan satu nomer handphone
untuk setiap peserta. Jika no hp peserta tidak terdaftar maka sistem akan
menyimpan data peserta dan mengirim reply SMS approval pendaftaran pada
peserta. Sedangkan untuk system flow pengaduan perusahaan melalui SMS dapat
dilihat pada Gambar 4.6
Gambar 4.6 System Flow Proses Pengaduan Perusahaan Melalui SMS
System Flow proses pengaduan perusahaan melalui SMS dimulai dari
perusahaan mengirim SMS pengaduan. Sistem menvalidasi SMS yang masuk,
STIKOM S
URABAYA
40
jika format salah maka sistem akan mengirimkan SMS auto reply bahwa SMS
yang dikirim salah, jika format benar sistem melakukan pengecekan ,apakah
nomer handphone perusahaan telah terdaftar, jika nomer handphone tidak
terdaftar maka sistem mengirim SMS auto reply untuk melakukan pendaftaran.
Sistem hanya menyimpan satu nomer handphone untuk setiap perusahaan. Jika
nomer handphone perusahaan terdaftar maka sistem akan menyimpan SMS
pengaduan perusahaan. Sedangkan untuk system flow proses pengaduan peserta
atau tenaga kerja melalui SMS dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7 System Flow Proses Pengaduan Peserta atau Tenaga Kerja Melalui
SMS
STIKOM S
URABAYA
41
System Flow proses pengaduan peserta melalui SMS dimulai dari peserta
mengirim SMS pengaduan. Sistem menvalidasi SMS yang masuk, jika format
salah maka system akan mengirimkan SMS auto reply bahwa SMS yang dikirim
salah, jika format benar sistem melakukan pengecekan ,apakah nomer handphone
peserta telah terdaftar, jika nomer handphone tidak terdaftar maka sistem
mengirim SMS auto reply untuk melakukan pendaftaran. Sistem hanya
menyimpan satu no hp untuk setiap peserta. Jika nomer handphone peserta
terdaftar maka sistem akan menyimpan SMS pengaduan peserta. Sedangkan untuk
system flow proses pengiriman SMS dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 System Flow Proses Pengiriman SMS
STIKOM S
URABAYA
42
System Flow proses pengiriman SMS ini dimulai dari manajemen
melakukan proses login pada sistem, karena manajemenlah yang mempunyai hak
untuk mengakses sistem. Jika login gagal sistem akan meminta user name dan
password kembali, jika login berhasil manajemen akan memilih mengirim SMS
pada peserta atau perusahaan. Jika telah menetukan tujuan untuk mengirim SMS,
manajemn akan menginputkan isi SMS, setelah itu manajemen akan menentukan
apakah mengirim SMS sekarang atau mengirim SMS terjadwal, jika mengirim
SMS sekarang, SMS akan dikirimkan pada no hp yang dituju, pesan yang terkirim
akan tensimpan pada pesan keluar. Kemudian jika mengirim SMS terjadwal
manajemen menetapkan tanggal dan waktu kirim SMS, kemuadian disimpan pada
konsep. Sistem akan mengirim SMS sesuai dengan tanggal dan waktu yang telah
ditetapkan. SMS yang terkirim akan disimpan pada pesan keluar. Sedangkan
untuk system flow proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS
dapat dilihat pada Gambar 4.9
STIKOM S
URABAYA
43
Gambar 4.9 System Flow Proses Pemberitahuan Pembayaran Jatuh Tempo
Melalui SMS
System Flow proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS
dimulai sistem melakukan proses pencarian data perusahaan pada database
perusahaan, kemudian proses pengecekan periode registrasi. Sistem akan
menetapkan tanggal pembayaran iuran jatuh tempo. Sistem akan mengirim SMS
pemberitahuan iuran jatuh tempo pada lima hari sebelum tanggal jatuh tempo.
Proses selanjutnya adalah pencarian nomer handphone perusahaan, kemudian
mengirim pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS yang ditujukan
STIKOM S
URABAYA
44
pada perusahaan. Pemberitahuan pembayaran jatuh tempo dikirim pada
perusahaan, karena perusahaanlah yang berwenang membayar seluruh iuran
peserta atau tenaga kerja yang bekerja pada suatu perusahaan. Sesuai dengan
kebijakan perusahaan masing-masing.
4.4.2 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram
(DFD). Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari
System Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway yang akan
diimplementasikan yaitu berupa data-data apa saja yang dibutuhkan dan
dikeluarkan. Adapun gambar context diagram dapat dilihat pada gambar 4.10
STIKOM S
URABAYA
45
UPDATE DATA
RESPON PENGADUAN
SMS INFORMASI JAMSOSTEK
PERMINTAAN LAPORAN
DATA_KARYAWAN
SMS_RESPON_PENGADUAN_PERUSAHAAN
SMS_RESPON_PENGADUAN_PESERTA
SMS_PENGADUAN_PESERTA
SMS PENGADUAN_PERUSAHAAN
DATA_PERUSAHAAN
SMS_INFORMASI_PEMBAYARAN_JATUH_TEM
PERIODE_REGISTRASI
FORMASI_PROGRAM_JAMSOSTEK
LAPORAN_PENGADUAN
SMS_PROGRAM_JAMSOSTEK
DATA_PESERTA
0
SISTEM INFORMASI PELANGGAN
BERBASIS SMS GATEWAY
+
PESERTAMANAJEMEN
PERUSAHAAN
Gambar 4.10 Contect Diagram Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS
Gateway Pada PT. JAMSOSTEK(Persero) Cabang Madura
4.4.3 Hirarki Input Proses Output
Hirarki Input Proses Output (HIPO) berguna sebagai alat desain dan
teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada
fungsi. Tujuannya agar HIPO tersebut dapat memberikan informasi tentang
fungsi-fungsi yang ada pada sistem tersebut. Hirarki Input Proses Output (HIPO)
menggambarkan hirarki proses-proses yang ada dalam Data Flow Diagram.
Gambar 4.11 adalah HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Pelanggan Berbasis
SMS Gateway Pada PT. JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura.
STIKOM S
URABAYA
46
Gambar 4.11 HIPO Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT.
JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
4.4.4 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi
didalam system, sehingga dengan dibuatnya Data Flow Diagram ini akan terlihat
arus data yang mengalir dalam system. Data Flow Diagram dimulai dari
pembuatan context diagram , kemudian Data Flow Diagram level 0 hingga level
terendah dari proses yang dibutuhkan. Pada Data Flow Diagram tergambar
proses-proses yang berlangsung terhadap sistem. Selain itu dapat terlihat entity
luar yang berhubungan dengan system dengan memberikan input kepada system
juga akan memberikan output kepada entity tersebut. Terdapat juga data store
yang digunakan sistem untuk menyimpan dan membaca data untuk kebtuhan
input dan output terhadap proses yang berjalan. Adapun DFD Level 0 dapat
dilihat pada Gambar 4.12 .
STIKOM S
URABAYA
47
RESPON PENGADUAN
PESAN MASUK PENGADUAN
PESAN KELUAR PENGADUANPESAN MASUK PENGADUAN
SMS RESPON PENGADUAN
DATA REGISTRASI PENDAFTARAN
REPLY PEMBAYARAN JATUH TEMPO
REPLY REGISTRASI PERUSAHAAN GAGAL
PENDAFTARAN PESERTA
MENYIMPAN PESAN KELUAR
REGISTRASI PESERTA
REGISTRASI PERUSAHAAN
MENYIMPAN DATA PESERTA
MENYIMPAN DATA PERUSAHAAN
LAPORAN_PENGADUAN
PERMINTAAN LAPORAN
PERIODE_REGISTRASI
SMS_PENGADUAN_PESERTA
SMS_INFORMASI_PEMBAYARAN_JATUH_TEMPO
SMS_RESPON_PENGADUAN_PESERTA
SMS_RESPON_PENGADUAN_PERUSAHAAN
SMS PENGADUAN_PERUSAHAAN
SMS INFORMASI JAMSOSTEK
INFORMASI_PROGRAM_JAMSOSTEK
SMS_PROGRAM_JAMSOSTEK
DATA_PERUSAHAAN
DATA_PESERTA
MENYIMPAN DATA MANAJEMEN
UPDATE DATA
DATA_KARYAWAN
PESERTA
PESERTA
MANAJEMEN
MANAJEMEN
PERUSAHAAN
PERUSAHAAN
PERUSAHAAN
PERUSAHAAN
PESERTA
PESERTA
PERUSAHAAN
MANAJEMEN
MANAJEMEN
1
PROSES LOGIN
SYSTEM +
2
MENGELOLA DAFTAR KONTAK +
1 MANAJEMEN
3
PROSES REGISTRASI
+
4
LAYANAN INFORMASI
+
PERUSAHAAN
6
LAYANAN PENGADUAN
+
5
PROSES PEMBERITAHUAN
PEMBAYARAN JATUH TEMPO +
7
PEMBUATAN LAPORAN
2 PERUSAHAAN
3 PESERTA
5 PESAN_KELUAR
6 PESAN_MASUK
MANAJEMEN
Gambar 4.12 DFD Level 0 Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway
Pada PT. JAMSOSTEK(Persero) Cabang Madura
STIKOM S
URABAYA
48
Sedangkan untuk gambar data flow diagram level 1 untuk sub proses login
sistem dapat dilihat pada Gambar 4.13. Dimana dimulai dari proses input user
name dan password data karyawan yang disimpan pada tabel manajemen ,
kemudian dilanjutkan proses selanjutnya untuk memeriksa user name dan
password
Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Login Sistem
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses mengelola daftar kontak
dapat dilihat pada gambar 4.14. Sistem ini dimulai dari proses menambah daftar
kontak yang akan disimpan pada sistem. Jika daftar kontak tersebut adalah kontak
perusahaan maka akan disimpan pada tabel perusahaan dan jika daftar kontak
tersebut adalah data peserta maka akan disimpan pada tabel peserta. Setelah data
disimpan user dapat melakukan edit daftar kontak atau menghapus daftar kontak
STIKOM S
URABAYA
49
Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Proses Mengelola Daftar Kontak
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses registrasi dapat dilihat
pada Gambar 4.15. Setelah perusahaan dan tenaga kerja telah melakukan
pendaftaran pada PT. JAMSOSTEK(Persero) Cabang Madura, akan mendapatkan
NPP untuk perusahaan dan No Peserta untuk tenaga kerja. Jika perusahaan ingin
melakukan registrasi pada sistem ini , perusahaan melakukan proses registrasi data
perusahaan dengan melalui format SMS yang telah ditentukan . SMS registrasi
yeng sesuai dengan format SMS Sistem akan tersimpan pada tabel pesan masuk
dan tersimpan pada tabel perusahaan , jika format SMS salah maka system akan
mengirim SMS reply pada perusahaan dan tersimpan pada pesan keluar. Sama
halnya dengan tenaga kerja atau peserta ingin melakukan registrasi data peserta
pada sistem ini, Tenaga kerja atau peserta melakukan proses registrasi data peserta
dengan melalui format SMS yang telah ditentukan. SMS registrasi yeng sesuai
dengan format SMS Sistem akan tersimpan pada tabel pesan masuk dan tersimpan
STIKOM S
URABAYA
50
pada tabel peserta, jika format SMS salah maka system akan mengirim SMS reply
pada peserta dan tersimpan pada pesan keluar.
Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Proses Registrasi
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses layanan informasi dapat
dilihat pada gambar 4.16. Sistem ini dimulai dari manajemen melakukan update
informasi jamsostek, kemudian melakukan kirim SMS Program Jamsostek pada
peserta dan perusahaan. SMS yang terkirim tersebut akan tersimpan pada pesan
keluar.
STIKOM S
URABAYA
51
Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Proses Layanan Informasi
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses pemberitahuan jatuh
tempo dapat dilihat pada gambar 4.17. Sistem ini dimulai dari pencarian data
perusahaan dan melakukan cek registrasi pada data perusahaan, kemudian sistem
melakukan periman SMS Pemberitahuan Jatuh tempo pada perusahaan, lalu pesan
terkirim tersebut disimpan pada pesan keluar.
STIKOM S
URABAYA
52
Gambar 4.17 DFD Level 1 Sub Proses Pemberitahuan Jatuh Tempo
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses layanan pengaduan dapat
dilihat pada Gambar 4.18. Proses ini dimulai dari perusahaan dan peserta
melakukan pengiriman SMS pengaduan yang diterima oleh sistem, sistem akan
menyimpan pesan pengaduan tersebut pada tabel pesan masuk. Setelah itu
Manajemen akan melakukan mengirim SMS respon pengaduan kepada
perusahaan dan peserta. Pesan terkirim tersebut akan disimpan pada pesan keluar
Gambar 4.18 DFD Level 1 Sub Proses Layanan Pengaduan
STIKOM S
URABAYA
53
4.4.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) mengambarkan basis data yang ada
pada, ERD itu sendiri terdiri dari 2 macam, yakni Conceptual Data Model (CDM)
dan Physical Data Model (PDM) Berikut penjelasannya.
Gambar 4.19 ERD Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT.
JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
STIKOM S
URABAYA
54
1. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 4.20 CDM Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada
PT.J AMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
STIKOM S
URABAYA
55
2. Physical Data Model (PDM)
Gambar 4.21 PDM Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada
PT.J AMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
4.4.6 Database Management System (DBMS)
Dalam sub bab ini akan menjelaskan sruktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan Perancangan Sistem Informasi Pelanggan Berbasis
SMS Gateway Pada PT. JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura.
STIKOM S
URABAYA
56
TABEL MASTER TABEL TRANSAKSI Tabel PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA Tabel PESAN_MASUK
Tabel JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK Tabel PESAN_KELUAR Tabel MANAJEMEN Tabel KONSEP Tabel KABUPATEN Tabel PESERTA
Tabel SMS_GATEWAY Tabel PERUSAHAAN
1. TABEL : PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA
Primary Key : No_Kacab
Fungsi : Untuk menyimpan data yang berhubungan dengan Kacab
Madura
Tabel 4.1 PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan No_Kacab Variable Character 5 Primary Key No_Fax Character 9 No_Tlp Character 9 Alamat Variable Character 50
Deskripsi, taabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang
berhubungan dengan Jamsostek Kacab Madura, yang disimpan pada tabel ini
adalah No_Kacab, No_Fax,No_Tlp, dan Alamat
2. TABEL : JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK
Primary Key : No_Kacab
Fungsi : Untuk menyimpan jenis program yang dimiliki Jamsostek
Tabel 4.2 JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Jenis_Program Character 3 Primary Key No_Kacab Variable Character 5 Foreign Key Nama_Program Variable Character 40
STIKOM S
URABAYA
57
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan program yang dimiliki
oleh jamsostek. Tabel ini berhubungan dengan tabel
PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA, yang disimpan pada tabel ini adalah
Id_Jenis_Program, No_Kacab, Nama_Program
3. TABEL : PERUSAHAAN
Primary Key NPP
Fungsi : Untuk menyimpan Data Perusahaan
Tabel 4.3 PERUSAHAAN
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan NPP Character 8 Primary Key Id_Jenis_Program Character 3 Foreign Key No_Kacab Variable Character 5 Foreign Key Id_Kabupaten Variable Character 5 Foreign Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key Nama_Perusahaan Variable Character 30 No_Hp_Perusahaan Character 12 Jumlah_Tenaga_Kerja_Aktif Integer Periode_Registrasi Datetime
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data perusahaan yang
menjadi peserta Jamsostek di Kacab Madura, Tabel ini berhubungan dengan tabel
PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA, JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK,
KABUPATEN dan tabel SMS_GATEWAY, yang disimpan pada tabel ini adalah
NPP, Id_Jenis_Program, No_Kacab, Id_Kabupaten, No_Server_Sms,
Nama_Perusahaan, No_Hp_Perusahaan, Jumlah_Tenaga_Kerja_Aktif,
Periode_Registrasi.
STIKOM S
URABAYA
58
4. TABEL : KABUPATEN
Primary Key : Id_Kabupaten
Fungsi : Untuk menyimpan UMK di setiap Kabupaten
Tabel 4.4 KABUPATEN
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Kabupaten Variable Character 5 Primary Key Nama_Kabupaten Variable Character 10 UMK Integer
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data kabupaten serta
Umk disetiap kabupaten di Madura. Yang disimpan pada tabel ini adalah
Id_Kabupaten, Nama_Kabupaten, Umk.
5. TABEL : PESERTA
Primary Key : No_Peserta
Fungsi : Untuk menyimpan data peserta jamsostek
Tabel 4.5 PESERTA
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan No_Peserta Variable Character 5 Primary Key NPP Variable Character 10 Foreign Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key Nama_Peserta Variable Character 30 No_Hp_Peserta Character 12 Alamat_Peserta Variable Character 50
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data peserta yang
bekerja pada suatu perusahaan yang telah menjadi peserta Jamsostek. Tabel ini
berhubungan dengan tabel PERUSAHAAN, SMS_GATEWAY. Data yang
disimpan adalah No_Peserta, NPP, No_Server_Sms, Nama_Peserta,
No_Hp_Peserta, Alamat_Peserta.
STIKOM S
URABAYA
59
6. TABEL : SMS_GATEWAY
Primary Key : Id_Kabupaten
Fungsi : Untuk menyimpan No SMS Gateway yang digunakan
Jamsostek Cabang Madura
Tabel 4.6 SMS_GATEWAY
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan No_Server_Sms Character 12 Primary Key
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan No_SMS_Gateway
yang digunakan oleh Jamsostek Kacab Madura
7. TABEL : MANAJEMEN
Primary Key : NPK
Fungsi : Untuk menyimpan data Karyawan
Tabel 4.7 MANAJEMEN
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan NPK Variable Character 12 Primary Key No_Kacab Variable Character 5 Foreign Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key Nama_Karyawan Variable Character 20 Bagian Variable Character 15 User_Name Variable Character 50 Password Variable Character
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data karyawan yang
bekerja pada Kacab Madura untuk mengakses SMS GATEWAY. Tabel ini
berhubungan dengan tabel PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA,
SMS_GATEWAY, yang disimpan adalah NPK , No_Kacab, No_Server_Sms,
Nama_Karyawan, Bagian, User_Name, Password.
STIKOM S
URABAYA
60
8. TABEL : PESAN_MASUK
Primary Key : Id_Pesan_Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan pesan yang masuk pada sistem sms
Gateway
Tabel 4.8 PESAN_MASUK
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Pesan_Masuk Integer Primary Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key No_Hp_Pengirim Character 12 Pesan_Masuk Variable Character 160 Tanggal_Waktu_Pesan_Masuk Datetime
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan pesan yang masuk pada
sistem SMS Gateway. Tabel ini berhubungan dengan tabel SMS_GATEWAY,
yang disimpan adalah Id_Pesan_Masuk, No_Server_Sms, No_Hp_Pengirim
Pesan_Masuk , Tanggal_Waktu_Pesan_Masuk
9. TABEL : PESAN_KELUAR
Primary Key : Id_Pesan_Keluar
Fungsi : Untuk menyimpan pesan yang keluar dari sistem SMS
Gateway
Tabel 4.9 PESAN_KELUAR
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Pesan_Keluar Integer Primary Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key No_Hp_Penerima Character 12 Pesan_Keluar Variable Character 160 Tanggal_Waktu_Pesan_Keluar Datetime Status_Pesan Variable Character 8
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan pesan yang keluar dari
system SMS Gateway untuk para peserta atau perusahaan. Tabel ini berhubungan
STIKOM S
URABAYA
61
dengan tabel SMS_GATEWAY, yang disimpan adalah Id_Pesan_Keluar,
No_Server_Sms, No_Hp_Penerima, Pesan_Keluar,
Tanggal_Waktu_Pesan_Masuk , Status Pesan.
10. TABEL : KONSEP
Primary Key : Id_Konsep
Fungsi : Untuk menyimpan pesan yang akan dikirim
Tabel 4.10 KONSEP
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Konsep Integer Primary Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key No_Hp_Penerima Character 12 Pesan Variable Character 160 Tanggal Datetime
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan pesan yang akan
dikirim dari system SMS GATEWAY untuk para peserta atau Perusahaan. Tabel
ini berhubungan dengan tabel SMS_GATEWAY, yang disimpan adalah
Id_Konsep, No_Server_Sms, No_Hp_Penerima, Pesan, Tanggal_Kirim,
Waktu_Kirim.
4.4.7 Kebutuhan System
Untuk pembuatan design maka dibutuhkan beberapa perangkat yang
mendukung , baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software)
1. Kebutuhan Perangkat Lunak
Beberapa software yang digunakan dalam perancangan system adalah
sebagai berikut :
STIKOM S
URABAYA
62
1. System Operasi Windows 8
2. Power designer 6 32 bit
3. Microsoft Office Visio 2007
2. Kebutuhan Perangkat Keras
Spesifikasi hardware minimal yang digunakan dalam pembuatan
Perancangan Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada
PT.Jamsostek (Persero) Cabang Madura sebagai berikut
1. Processor Pentium-IV 1 Gz
2. Memori 512 Mb
3. Hardisk 20 Gb
4. VGA 32 Mb
4.4.8 Desain Input / Output
Desain input/output merupakan rancangan berupa form untuk
memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari System
Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT. Jamsostek (Persero)
Cabang Madura. Desain input/output juga merupakan acuan pembuatan dalam
membangun sistem.
1. Desain Splash Screen
Splash Screen merupakan tampilan awal dari Sistem Informasi Pelanggan
Berbasis SMS Gateway Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura.
STIKOM S
URABAYA
63
Gambar 4.22 Desain Form Splash Screen
Fungsi dari Splash Screen adalah untuk inisialisasi dari komponen dan
koneksi dengan modem. Jika inisialisasi berhasil maka akan membuka pada form
login
2. Desain Login
Sebelum mengakses sistem, hendaknya ada proses untuk
mengindentifikasi user untuk masuk ke dalam Sistem Informasi Pelanggan
Berbasis SMS Gateway Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura. Untuk
mengidentifikasi user, user perlu memasukkan username dan password. Jika
username dan password tidak benar maka akan muncul pesan invalid user, Jika
Username dan password benar maka akan muncul pesan validated user. Tabel
yang terkait adalah tabel master manajemen
Gambar 4.23 Desain Form Login
STIKOM S
URABAYA
64
3. Desain Form Pesan Masuk
Form pesan masuk digunakan untuk menyimpan pesan yang masuk pada
system. Dalam form pesan masuk terdapat tabel pesan masuk, no hp pengirim,
tanggal dan waktu pesan masuk. Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang
digunakan sebagai pemilihan pesan digunakan untuk melakukan proses
selanjutnya, yaitu memilih tombol teruskan untuk menyalin pesan dan digunakan
untuk teks pesan yang akan dikirim ke nomer tujuan, tombol balas digunakan
untuk membalas pesan masuk, tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan.
Tabel yang terkait adalah tabel pesan masuk
Gambar 4.24 Desain Form Pesan Masuk
4. Desain Form Pesan Keluar
Form pesan keluar digunakan untuk menyimpan pesan yang dikirim oleh
system. Dalam form pesan keluar terdapat tabel pesan keluar, no hp penerima,
tanggal dan waktu pesan masuk serta status pesan, status pesan ini merupakan
status yang diterima oleh system, bahwa pesan tersebut terkirim atau gagal. Pada
tabel sebelah kiri terdapat check box yang digunakan sebagai pemilihan pesan
STIKOM S
URABAYA
65
digunakan untuk melakukan proses selanjutnya, yaitu memilih tombol teruskan
untuk menyalin pesan dan digunakan untuk teks pesan yang akan dikirim ke
nomer tujuan, tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan. Tabel yang
terkait adalah tabel pesan keluar.
Gambar 4.25 Desain Form Pesan Keluar
5. Desain Form Konsep Pesan
Form Konsep Pesan digunakan untuk menyimpan pesan yang akan
dikirim. Dalam form konsep pesan terdapat tabel no hp penerima ,pesan ,tanggal
kirim dan waktu kirim, tanggal kirim dan waktu kirim merupakan tanggal dan
waktu yang akan SMS yang akan dikirim. Pada tabel sebelah kiri terdapat check
box yang digunakan sebagai pemilihan pesan digunakan untuk melakukan proses
yang dipilih , yaitu memilih tombol edit untuk mengedit ulang SMS yang akan
dikirim, tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan. Tabel yang terkait
adalah tabel pesan konsep.
STIKOM S
URABAYA
66
Gambar 4.26 Desain Form Konsep Pesan
6. Desain Form Daftar Kontak
Pada desain form daftar kontak terdapat dua sub menu , yaitu Daftar
Kontak Peserta dan daftar Kontak Perusahaan Jamsostek Cabang Madura.
A. Desain Form Sub Menu Daftar Kontak Peserta
Form Sub Menu Daftar Kontak Peserta digunakan untuk menyimpan Data
peserta Jamsostek Cabang Madura, seperti nomer peserta, nama peserta, nomer
handphone dan alamat. Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang
digunakan sebagai pemilihan pesan digunakan untuk melakukan proses yang
dipilih, yaitu memilih tombol Kirim SMS untuk mengirim SMS pada no yang
dituju, tombol edit untuk mengedit data peserta, tombol hapus untuk menghapus
data peserta. Selain itu terdapat text box untuk melakukan pencarian, sehingga
memudahkan user dalam mencari data peserta, subjek pencarian menggunakan no
peserta dan nama peserta. Tabel yang terkait adalah tabel peserta.
STIKOM S
URABAYA
67
Gambar 4.27 Desain Form Sub Menu Form Daftar Kontak Peserta
B. Desain Form Sub Menu Daftar Kontak Perusahaan
Form Sub Menu Daftar Kontak Perusahaan digunakan untuk menyimpan
Data Perusahaan Jamsostek Cabang Madura, seperti tabel NPP, Nama
Perusahaan, No Hp, Periode Registrasi, Jumlah Tenaga Kerja Aktif dan Alamat .
Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang digunakan sebagai pemilihan
pesan digunakan untuk melakukan proses yang dipilih , yaitu memilih tombol
Kirim SMS untuk mengirim SMS pada nomer handphone yang dituju, tombol edit
untuk mengedit data peserta, tombol hapus untuk menghapus data peserta. Selain
itu terdapat text box untuk melakukan pencarian, sehingga memudahkan user
dalam mencari data perusahaan, subjek pencarian menggunakan NPP dan Nama
Perusahaan. Tabel yang terkait adalah tabel perusahaan.
STIKOM S
URABAYA
68
Gambar 4.28 Desain Form Sub Menu Daftar Kontak Perusahaan
7. Desain Form Tambah Kontak
Pada desain form Tambah kontak terdapat dua sub menu, yaitu Tambah
Peserta Baru dan Tambah Daftar Perusahaan Baru Jamsostek Cabang Madura.
A. Desain Form Sub Menu Tambah Kontak Peserta Baru
Form Sub Menu Tambah Kontak Peserta Baru, Form ini digunakan untuk
mengimputkan data peserta baru yang akan disimpan pada database. User akan
mengisi teks box yang ada. Data yang diinputkan berupa no peserta, nama peserta,
no handphone dan alamat. Jika telah berhasil diinputkan maka akan muncul pada
daftar kontak peserta. Tabel yang terkait adalah tabel peserta.
STIKOM S
URABAYA
69
Gambar 4.29 Desain Form Sub Menu Tambah Kontak Peserta Baru
B. Desain Sub Menu Tambah Kontak Perusahaan Baru
Form sub menu tambah kontak perusahaan baru, form ini digunakan untuk
mengimputkan data perusahaan baru yang akan disimpan pada database. User
akan mengisi teks box yang ada. Data yang diinputkan berupa NPP,Nama
Perusahaan, No Hp Perusahaan, Alamat, Kabupaten, Periode Registrasi, Jumlah
Tenaga Kerja Aktif . Jika telah berhasil diinputkan maka akan muncul pada daftar
kontak perusahaan. Tabel yang terkait adalah tabel perusahaan.
Gambar 4.30 Desain Form Sub Menu Tambah Kontak Perusahaan Baru
STIKOM S
URABAYA
70
8. Desain Form Kirim SMS
Form kirim SMS digunakan untuk user untuk menginputkan pesan dan
tujuan SMS dikirim. Pada Form Kirim SMS terdapat dua pilihan dengan
menentukannya dengan check box yaitu Desain Form Kirim SMS Sekarang dan
Desain Form Kirim SMS Terjadwal, berikut adalah pembahasannya:
A. Desain Form Kirim SMS Sekarang
Form kirim SMS sekarang difungsikan untuk mengirim SMS pada saat itu
juga, user mengimputkan atau mencari kontak dengan memilih tombol cari
kontak, usr akan memilih tujuan SMS akan dikirim , kontak peserta atau kontak
perusahaan, pada tekx box pesan , user akan menginputkan isi dari SMS. Pada
form terdapat tiga tombol yaitu : tombol kirim,digunakan ntuk mengirim
langsung pesan pada no handphone yang akan dituju. Tombol simpan,
digunakan untuk menyimpan pesan pada pesan konsep.Tombol
batal,difungsikan untuk membatalkan pesan yang akan dikirimkan. Tabel terkait
yang terkait adalah tabel konsep pesan ,tabel pesan keluar tabel peserta, tabel
perusahaan.
Gambar 4.31 Desain Form Kirim SMS Sekarang
STIKOM S
URABAYA
71
B. Desain Form Kirim SMS Terjadwal
Form kirim SMS terjadwal difungsikan untuk mengirim SMS pada tanggal
dan waktu yang telah ditentukan, user mengimputkan atau mencari kontak
dengan memilih tombol cari kontak, usr akan memilih tujuan SMS akan dikirim,
kontak peserta atau kontak perusahaan, pada tekx box pesan, user akan
menginputkan isi dari SMS. Pada form terdapat tiga tombol yaitu: tombol kirim
terjadwal ,digunakan ntuk mengirim SMS pada tanggal dan waktu yang telah
dijadwalkan. Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan pesan pada pesan
konsep. Tombol batal, difungsikan untuk membatalkan pesan yang akan
dikirimkan. Tabel terkait yang terkait adalah tabel konsep pesan, tabel pesan
keluar tabel peserta,tabel perusahaan
Gambar 4.32 Desain Form Kirim SMS Terjadwal
STIKOM S
URABAYA
72
9. Desain Form Pengaturan
Form pengaturan digunakan user untuk melakukan pengaturan pada
program . Pada Form pengaturan terdapat empat sub menu pengaturan . Berikut
penjelasannya.
A. Desain Form Sub Menu Pengaturan Startup
Form startup digunakan user untuk mengosongkan atau menghapus SMS
yang terdapat pada pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan. User cukup memilih
check box yang telah disediakan untuk mengaktifkannya. Kemudian pilih tombol
ok untuk menyimpan pengaturan tersebut. Jika user tidak mengaktifkan startup
maka , check box tidak perlu dicentang. Tabel terkait adalah tabel pesan masuk,
pesan keluar, konsep pesan.
Gambar 4.33 Desain Form Sub Menu Pengaturan Startup
B. Desain Form Sub Menu Pengaturan Limit
Form limit digunakan user untuk membatasi SMS yang terdapat pada
pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan. User cukup menginpukan angka, untuk
STIKOM S
URABAYA
73
membatasi SMS, default sistem telah membatasi dengan 100. Kemudian pilih
tombol ok untuk menyimpan pengaturan tersebut. Tabel terkait adalah tabel pesan
masuk , pesan keluar , konsep pesan.
Gambar 4.34 Desain Form Sub Menu Pengaturan Limit
C. Desain Form Sub Menu Pengaturan Konfirmasi
Form konfirmasi digunakan memberikan konfirmasi pada user saat
menghapus pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan. User cukup memilih check
box yang disediakan untuk mendaatkan konfirmasi. Kemudian pilih tombol ok
untuk menyimpan pengaturan tersebut. Tabel terkait adalah tabel pesan masuk ,
pesan keluar , konsep pesan.
Gambar 4.35 Desain Form Sub Menu Pengaturan Konfirmasi
STIKOM S
URABAYA
74
D. Desain Form Sub Menu Pengaturan Pemberitahuan
Form pemberitahuan digunakan untuk memberikan pemberitahuan pada
user menerima SMS masuk, mengirim SMS, pemberitahuan gagal mengirim
SMS. User cukup memilih check box yang disediakan untuk mendapatkan
pemberitahuan. Kemudian pilih tombol ok untuk menyimpan pengaturan tersebut.
Tabel terkait adalah tabel pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan.
Gambar 4.36 Desain Form Sub Menu Pengaturan Pemberitahuan
10. Desain Output Form Laporan Pengaduan
Form laporan pengaduan digunakan untuk mendapatkan laporan pegaduan
sebagai pemberitahuan pada manajemen. User memilih radio button yang
disediakan untuk mendapatkan laporan pengaduan perusahaan atau peserta. User
menentukan periode awal dan periode akhir sebagai acuan laporan. Terdapat icon
pdf untuk menyimpan laporan dalam file pdf dan icon print untuk mencetak
laporan pengaduan tersebut. Tabel yang terkait adalah pesan masuk. STIKOM S
URABAYA
75
Gambar 4.37 Desain Output Form Laporan Pengaduan
11. Desain Hasil Cetak Pengaduan Perusahaan
Laporan ini berupa print out dari form laporan pengaduan yang ditampung
dari pesan masuk yang dikirim oleh perusahaan. Laporan berisi informasi tentang
pengaduan perusahaan sebagai pemberitahuan pada manajemen.
Gambar 4.38 Desain Hasil Cetak Laporan Pengaduan Perusahaan
STIKOM S
URABAYA
76
12. Desain Hasil Cetak Pengaduan Peserta
Laporan ini berupa print out dari form laporan pengaduan yang ditampung
dari pesan masuk yang dikirim oleh peserta. Laporan berisi informasi tentang
pengaduan peserta sebagai pemberitahuan pada manajemen.
Gambar 4.39 Desain Hasil Cetak Laporan Pengaduan Peserta
STIKOM S
URABAYA