31
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek,
diperlukan adanya pengamatan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Data dan informasi tersebut diperoleh dari sumber terkait untuk memberikan
masukan dalam pengembangan sistem informasi yang dibuat. Kegiatan yang
dilakukan dalam pengumpulan data tersebut, antara lain:
1. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung di CV Rahayu Sentosa untuk
mengetahui proses/alur dari keluar masuknya persediaan barang dagang.
2. Wawancara
Mengadakan tanya jawab dengan bagian persediaan mengenai masalah yang
dihadapi dan memberikan solusi atas permasalahan tersebut.
3. Studi pustaka
Mencari informasi dan literatur yang berkaitan dengan kegiatan dan penyusunan
laporan kerja praktek yang dilakukan.
Berdasarkan survei yang telah dilakukan di CV Rahayu Sentosa,
permasalahan yang sering terjadi yaitu terjadinya kesalahan laporan dikarenakan
kegiatan penjualan barang dagang terkadang memliki 2 (dua) jenis penjualan yaitu
lembaran atau meteran. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi yang
mampu mengatasi permasalah tersebut agar hasil laporan dapat digunakan menjadi
salah satu acuan dalam pengambil keputusan top manajemen
32
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan proses pengidentifikasian suatu sistem
berdasarkan hasil survey/studi lapangan untuk mengevaluasi permasalahan yang
terjadi, sehingga dapat diajukan suatu usulan perbaikan sesuai kebutuhan perusahaan.
Dalam langkah ini, penulis melakukan analisis suatu permasalahan mengenai proses
pencatatan keluar masuknya suatu persediaan barang dagang pada CV Rahayu
Sentosa. Langkah awal dalam analisis sistem yang dilakukan adalah dengan
mengetahui alur atau siklus keluar masuk persediaan barang dagang yang ada di
perusahaan.
4.1.1 Sistem Flow Laporan Persediaan Barang Dagang
Adapun gambar sistem flow laporan persediaan barang dagang dapat
dilihat pada gambar 4.1. Proses yang dilakukan oleh bagian persediaan pada CV
Rahayu Sentosa adalah sebagai berikut:
1. Bagian admin menerima daftar barang baru dari bagian penerimaan barang,
selain menerima itu admin juga menrima dokumen bukti penerimaan barang.
Kemudian admin akan memeriksa apakah barang tersebut sudah ada pada
daftar persediaan barang.
2. Apabila barang telah ada, maka admin langsung menginputkan transaksi
masuk sesuai dengan kode barang yang bersangkutan. Namun, apabila data
barang belum ada pada persediaan barang dagang maka admin membuat
data barang baru. Setelah selesai, admin langsung mencatat transaksi
terhadap data barang baru tersebut.
33
3. Pada saat pencatatan transaksi barang masuk, data dari transaksi tersebut akan
langsung masuk ke dalan tabel yang sesuai pada database.
4. Apabila ada penjualan, maka admin akan menerima dokumen berupa bukti
barang keluar dari bagian pengeluaran barang. Admin akan mencatat
transaksi tersebut ke dalam form barang keluar. Transaksi yang terjadi akan
langsung masuk ke dalam tabel database.
Mulai
Bagian Penerimaan
Barang
Bagian Pengeluaran
BarangManajer Perusahaan
Bukti Penerimaan
Barang
Admin Persediaan
Pe
rse
dia
an
Bar
ang
Bukti Pengeluaran
Barang
11
Apa Barang
Lama ?
Input Data
Transaksi
Penerimaan
T
2
2
Input Data
Transaksi
Penerimaan Y
Input Data
Transaksi
Pengeluaran
Cetak Laporan
Persediaan
Barang
3
3
Laporan
Persediaan
Barang
4
4
Selesai
Input Data Barang
Input Data
Transaksi
Input Data Barang
Daftar Barang
3
3
Tra
nsa
ksi
bar
ang
Ma
suk
Tra
nsa
ksi
bara
ng K
elu
ar
Perhitungan
Persediaan
34
Gambar 4.1 Sisflow Proses Keluar Masuk Barang
5. Setiap transaksi yang terjadi, baik barang masuk maupun barang keluar stok
pada setiap persediaan barang dagang yang bersangkutan akan berkurang
secara otomatis. Proses ini bertujuan untuk mengetahui jumlah persediaan
suatu barang sewaktu-waktu
6. Kemudian apabila manajer ingin meminta laporan persediaan barang dagang,
maka admin akan mencetak laporan sesuai dengan permintaan manajer.
4.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis, penulis membuat rancangan sistem untuk mencari
solusi pada perusahaan tersebut. Sistem yang baru dapat digambarkan melalui context
digram, HIPO, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan
desain I/O. Adapun penjelasannya sebagai berikut:
4.2.1 Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO)
Gambar 4.2 HIPO Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang
35
HIPO merupakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem. HIPO menggambarkan hierarki proses-proses yang ada
dalam data flow diagram. Gambar 4.2 adalah HIPO dari Rancang Bangun Sistem
Informasi Laporan Persediaan Barang Dagang pada CV Rahayu Sentosa.
HIPO pada perusahaan dagang ini terdiri dari 3 (tiga) data yaitu, master,
transaksi dan laporan. Data master terdiri dari 3(tiga) data yaitu data admin, jenis
dan barang. Sedangkan, transaksi ada 2 (dua) dan laporan ada 1 (satu)
4.2.2 Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi laporan persediaan barang dagang
ini menggambarkan secara umum proses yang terjadi di perusahaan tersebut.
Pada context diagram ini melibatkan 4 entity yang digambarkan pada gambar 4.3
36
Gambar 4.3 Context Diagram
4.2.3 DFD level 0 Sistem Persediaan Barang Dagang
DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang
menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem persediaan barang
dagang pada CV Rahayu Sentosa. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.4
37
Gambar 4.4 DFD Level 0 Persediaan Barang Dagang
4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Dari analisis sistem diatas maka dapat dibuat untuk merancang database
yaitu Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database
dari sistem persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa yang terdiri dari
Conceptual Data Model dan Physical Data Model.
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) ini memberikan gambaran tentang struktur
basis data yang terdiri dari entitas, hubungannya, dan batasannya. Berikut ini
gambaran dalam Conceptual Data Model (CDM) pada gambar 4.5:
38
Gambar 4.5 Conceptual Data Model Sistem Persediaan Barang Dagang
b. Physical Data Model (PDM)
39
Gambar 4.6 Physical Data Model Sistem Persediaan Barang Dagang
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual
Data Model (CDM). PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data
serta hubungan antara data-data tersebut. Berikut PDM yang ada pada sistem
persediaaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa dapat dilihat pada gambar 4.6.
4.2.3 Struktur Tabel
Struktur tabel pada sistem informasi laporan persediaan barang dagang
pada CV Rahayu Sentosa adalah sebagai berikut:
a. Tabel Log In
Nama Tabel : admin
Primary Key : kode_admin
Foreign Key : -
40
Fungsi : Tabel untuk memasukkan kode_admin dan password
Tabel 4.1 Admin
No. Field Type Length Key
1. kode_admin Varchar 5 Primary Key
2. nama_admin Varchar 30 -
3. pass_admin Varchar 5 -
b. Tabel Barang Masuk
Nama Tabel : barang_masuk
Primary Key : kode_masuk
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan transaksi barang masuk
Tabel 4.2 Barang Masuk
No. Field Type Length Key
1. kode_masuk Varchar 5 Primary Key
2. tgl_masuk Date & Time - -
c. Tabel Barang Keluar
Nama Tabel : barang_keluar
Primary Key : kode_keluar
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data transaksi barang keluar
41
Tabel 4.3 Barang Keluar
No. Field Type Length Key
1. kode_keluar Varchar 5 Primary Key
2. tgl_keluar Date & Time - -
d. Tabel Persediaan
Nama Tabel : persediaan
Primary Key : kode_persediaan
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data master barang
Tabel 4.4 Persediaan
No. Field Type Length Key
1. kode_persediaan Varchar 5 Primary Key
2. Nama_persediaan Varchar 30 -
3. Satuan Varchar 20 -
4. Harga Integer - -
5. Stok Integer - -
e. Tabel Jenis Persediaan
Nama Tabel : jenis_persediaan
Primary Key : kode_jenis
Foreign Key : -
42
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data master barang
Tabel 4.5 Jenis Persediaan
No. Field Type Length Key
1. kode_jenis Varchar 5 Primary Key
2. Nama_jenis Varchar 20 -
f. Tabel Manajer
Nama Tabel : manajer
Primary Key : kode_manajer
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk membedakan hak ases user
Tabel 4.6 Manajer
No. Field Type Length Key
1. kode_manajer Varchar 5 Primary Key
2. Nama_manajer Varchar 30 -
3. Pass_manajer Varchar 20 -
4.3 Desain Input/Output
Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.net 2010
dan database Microsoft SQL Server 2005. Adapun desain Input/Output adalah
sebagai berikut:
43
4.3.1 Desain Input
Berikut ini adalah desain input yang terdapat pada sistem informasi
laporan persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa:
a. Form Menu Utama
Gambar 4.7 Desain Form Menu Utama
Berikut ini merupakan tampilan dari form menu utama yang berfungsi
untuk memilih menu atau sub-menu apa yang akan dijalankan. Pada menu
utama terdapat menu yang memiliki beberapa sub menu. Pada menu akses
terdapat 3 (tiga) sub menu yaitu login, log out dan exit. Pada menu transaksi
ada 3 (tiga) sub menu yaitu barang masuk, barang keluar dan data transaksi.
Master memiliki 3 (tiga) sub menu sedangkan laporan memiliki 1 (satu) sub
menu.
b. Form Log In
44
Berikut ini merupakan tampilan dari form log in yang berfungsi untuk
validasi user yang menggunakan aplikasi.
Gambar 4.8 Desain Form Log In
c. Form Input Master Barang
Berikut ini merupakan tampilan dari form input Master Barang yang
berfungsi untuk membuat data barang baru.
45
Gambar 4.9 Desain Form Input Master Barang
d. Form Update Data Barang
Berikut desain yang direncanakan untuk form memperbarui data dari
suatu persediaan barang dagang.
46
Gambar 4.10 Desain Form Update Data Barang
e. Form Tampilan Daftar Barang
Form tampilan daftar barang memiliki rancangan sebagai berikut:
Gambar 4.11 Desain Form Tampilan Daftar Barang
f. Form Transaksi Barang Masuk
47
Gambar 4.12 Desain Form Transaksi Barang Masuk
g. Form Transaksi Barang Keluar
Gambar 4.13 Desain Form Transaksi Barang Kelar
48
Form transaksi barang keluar merupakan desain antarmuka yang
digunakan untuk meng-input-kan data transaksi berupa barang keluar, adapun
rancangannya seperti gambar 4.13.
h. Form Tampilan Jenis Persediaan
Gambar 4.14 Desain Form Tampilan Jenis Barang
Form tampilan jenis persediaan merupakan desain antarmuka yang
digunakan untuk menampilkan semua data yang ada pada tabel jenis
persediaan, adapun rancangannya dapat dilihat pada gambar 4.14.
i. Form Insert Jenis Persediaan
49
Gambar 4.15 Desain Form Insert Jenis Persediaan
Form insert jenis persediaan merupakan desain antarmuka yang
digunakan untuk menambah data yang ke dalam tabel jenis persediaan,
adapun rancangannya seperti gambar 4.15.
j. Form Update / Hapus Jenis Persediaan
Gambar 4.16 Desain Form Update / Hapus Jenis Persediaam
Form update / hapus jenis persediaan merupakan desain antarmuka
yang digunakan untuk merubah atau menghapus semua data yang ada pada
tabel jenis persediaan, adapun rancangannya seperti gambar 4.16
50
4.4 Desain Output
Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam sistem informasi
laporan persediaan barang dagang pad CV Rahayu Sentosa:
a. Laporan Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.17 Desain Laporan Persediaan Barang Dagang
Berikut merupakan desain dari output yang diharapkan oleh penulis
yang akan diterapkan pada CV Rahayu Sentosa. Setiap kode barang akan
51
memiliki laporan tersendiri. Setiap kode barang akan memiliki nilai akhir
yaitu berupa stok aakhir ayng akan dimunculkan. Diharapkan desain ini
mampu menghasilkan informasi yang tepat bagi perusahaan.
4.5 Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat
berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk
mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan dan
diusahakan dengan baik.
4.5.1 Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras
dan lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras dan
perangkat lunak, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai
berikut:
1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 Ghz
2. Memory 1 GB RAM
3. VGA 64 GB
4. .Net Framework 2.0
4.5.2 Cara Pemakaian Aplikasi
Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dari
pemakaian aplikasi laporan persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa.
Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:
a. Form Menu Utama
52
Gambar 4.18 Tampilan Form Menu Utama
Form menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Form ini
juga menampilkan beberapa menu. Menu utama ini terdiri dari menu akses
dengan sub-menu log in, log out, dan exit, menu transaksi dilengkapi dengan sub-
menu yaitu barang masuk, barang keluar dan daftar transaksi. Sedangkan pada
menu master akan terdapat sub-menu yaitu barang. Pada menu laporan akan
terdapat laporan-laporan yang dapat dihasilkan oleh program ini.
b. Form Log In
Form log in ini terdapat pada form menu utama. Form log in ini berfungsi
untuk memastikan bahwa program ini digunakan oleh user yang benar. Hal ini
untuk menjaga keamanan data. Dalam form ini terdapat dua button, yaitu button
OK yang berfungsi untuk menyetujui username dan password yang telah
dimasukkan dan button cancel yang berfungsi untuk membatalkan jalannya
53
aplikasi yang dilakukan oleh user. Tampilan dari form login ini dapat dilihat pada
gambar 4.19.
Jika user melakukan input username dan password dengan benar, maka
akan muncul message box seperti pada gambar 4.20.
Gambar 4.19 Tampilan Form Log In
Gambar 4.20 Message Box Berhasil pada Form Log In
54
Gambar 4.21 Message Box Gagal pada Form Log In
Jika user salah dalam melakukan input username dan password, maka
akan muncul message box seperti pada gambar 4.21
c. Form Barang Baru
Form barang baru digunakan jika user ingin menambah data untuk
sebuah barang baru, maka akan muncul form seperti gambar 4.22 Kemudian user
memasukkan nama barang, jenis, harga, satuan dan stok. Textbox stok akan diisi
0 (nol) dikarenakan stok dari barang baru pasti belum ada. Selain itu, untuk
textbox kode akan otomatis mengikuti kode dari sistem.
Gambar 4.22 Tampilan pada Form Barang Baru
55
Klik tombol insert maka data barang baru yang dibuat akan langsung
menjadi data di dalam database. Apabila pada saat user memasukan data dan
berhasil maka muncul message box seperti gambar 4.23.
Tombol cancel berfungsi untuk menutup kegiatan pembuatan data barang
baru.
Gambar 4.23 Message Box Berhasil pada Form Barang Baru
Gambar 4.24 Message Box Gagal pada Form Barang Baru
d. Form Update Data Barang
56
Gambar 4.25 Tampilan pada Form Edit Barang
Form barang baru digunakan jika user ingin menambah data untuk
sebuah barang baru, maka akan muncul form seperti gambar 4.25 Kemudian user
memasukkan nama barang, jenis, harga, satuan dan stok. Textbox stok akan diisi
0 (nol) dikarenakan stok dari barang baru pasti belum ada. Selain itu, untuk
textbox kode akan otomatis mengikuti kode dari sistem.
Klik tombol edit maka data barang baru yang dibuat akan langsung
menjadi berubah datanya di dalam database. Dan akan muncul message box
seperti gambar 4.26
Gambar 4.26 Message Box Berhasil pada Update Data Barang
57
Gambar 4.27 Message Box Untuk Data Gagal Dirubah
Tombol cancel berfungsi untuk menutup kegiatan pembuatan data barang
baru.
e. Form Barang Masuk
Pada form ini user dapat mengelola data untuk menambah jumlah data
dari suatu barang dagang, yaitu memasukkan data sesuai dengan textbox yang
ada.
58
Gambar 4.28 Form Data Masuk
Nama barang akan otomatis mengikuti apabila user memilih kode barang
Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button Proses, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry ke dalam tabel
detil masuk. Tujuannya untuk menampung transaksi yang memiliki banyak
barang pada 1 (satu) transaksi barang masuk
59
2. Button Simpan, berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database. Pada saat
menekan button simpan dan berhasil, maka muncul message box seperti
gambar 4.29.
Gambar 4.29 Message Box pada Button Simpan
Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti
pada gambar berikut
Gambar 4.30 Message Box Apabila Gagal
f. Form Barang Keluar
Pada form ini user dapat mengelola data untuk menambah jumlah data
dari suatu barang dagang, yaitu memasukkan data sesuai dengan textbox yang
ada.
60
Gambar 4.31 Form Barang Keluar
Nama barang akan otomatis mengikuti apabila user memilih kode barang
Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button Proses, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry ke dalam tabel
detil keluar. Tujuannya untuk menampung transaksi yang memiliki banyak
barang pada 1 (satu) transaksi barang masuk
61
2. Button Simpan, berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database. Pada
saat menekan button simpan dan berhasil, maka muncul message box seperti
gambar 4.32. Form ini ditujukan untuk melakukan transaksi barang keluar
Implementasi pada form rekening dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 4.32 Message Box pada Button Simpan Transaksi
Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti
berikut
Gambar 4.33 Message Box Gagal pada Button Simpan Transaksi
g. Form Jenis Persediaan
62
Gambar 4.34 Form Jenis Barang
Form ini ditujukan untuk menampilkan data jenis persediaan. Pada form
ini user dapat melihat data jenis persediaan yang ada. Dalam form ini terdapat
beberapa button, yaitu:
1. Button Buat, berfungsi untuk menampilkan form insert jenis yang bertujuan
untuk membuat jenis baru.
2. Button Kembali, berfungsi untuk menutup form ini dan kembali pada form
utama.
h. Form Insert Jenis Persediaan
Form ini ditujukan untuk membuat jenis persediaan baru. Implementasi
pada form rekening dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 4.35 Form Membuat Data Jenis Persediaan
63
Pada form ini user dapat mengelola data untuk menambah jumlah data
dari suatu jenis persediaan.
Kode jenis akan otomatis mengikuti. Dalam form ini terdapat beberapa
button, yaitu:
1. Button Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry ke dalam tabel
jenis persediaan.
2. Button kembali, berfungsi untuk menutup form ini dan kembali pada form
tampilan data jenis.
Pada saat menekan button simpan dan berhasil, maka muncul message
box seperti gambar 4.36.
Gambar 4.36 Message Box pada Button Simpan Transaksi
Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti
berikut
64
Gambar 4.37 Message Box Gagal pada Button Simpan Transaksi
i. Form Update Jenis Persediaan
Gambar 4.38 Form Update / Hapus Jenis Persediaan
Form ini ditujukan untuk membuat jenis persediaan baru. Implementasi
pada form rekening dapat dilihat pada gambar 4.38. Pada form ini user dapat
mengelola data untuk merubah data dari suatu jenis persediaan. Dalam form ini
terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button Edit, berfungsi untuk merubah data yang di-entry ke dalam tabel
jenis persediaan.
2. Button Hapus, berfungsi untuk menghapus data dari tabel jenis
persediaan.
3. Button Kembali, berfungsi untuk menutup form edit jenis persediaan dan
kembali ke form tampilan jenis persediaan.
65
Pada saat menekan button edit dan berhasil, maka muncul message box
seperti gambar 4.39
Gambar 4.39 Message Box pada Button Simpan Transaksi
Gambar 4.40 Message Box Gagal pada Button Simpan Transaksi
Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti
Gambar 4.40.
j. Form Laporan Persediaan Barang Dagang
Form ini ditujukan untuk menampilkan laporan persediaan barang
dagang. Implementasi pada form ini dapat dilihat pada gambar
66
Gambar 4.41 Laporan Persediaan Barang Dagang
Pada form ini user dapat mencetak laporan persediaan barang dagang
terpisah berdasarkan kode barang yang ada. Laporan yang tercetak diharapkan
mampu menyediakan informasi yang dibtuhkan oleh pihak manajemen.
