BAB III
KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI
ILMU PERTANIAAN-AGROBISNIS PERKEBUNAN
(STIP-AP) MEDAN
3.1 Sekilas Tentang Perpustakaan STIP-AP Medan
Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP)
Medan sebelumnya bernama Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Kampus
Medan yang berdiri sejak tahun 1985, yang lokasinya terletak dijalan Williem Iskandar atau
Jalan Pancing No.1. Sampali Medan.
Awalnya Perpustakaan LPP Kampus Medan ini terletak dihalaman depan kompleks LPP
Kampus Medan, posisinya yang kurang strategis ini menyebabkan para pengguna (user)
perpustakaan enggan untuk datang berkunjung keperpustakaan. Pada tahun 1995 Perpustakaan
LPP Kampus Medan pindah ke gedung baru dengan luas perpustakaan 600 M2 dan terletak
ditengah kampus, sehingga mudah dijangkau oleh pengunjung.
Kemudian seiring berjalanya waktu, tahun 2006 pengolahan Perpustakaan LPP Kampus
Medan diambil alih oleh Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP)
berubah nama menjadi STIP-AP Medan.
Perpustakaan STIP-AP Medan terdiri dari beberapa ruangan yaitu:
1. Ruangan koordinator perpustakaan yang bersatu dengan ruangan referensi
2. Ruangan audi-visual
3. Ruangan komputer (internet)
4. Ruangan gudang
5. Ruangan toilet (kamar mandi)
Perpustakaan STIP-AP Medan dikelolah oleh 5 orang petugas, yang mana tugasnya
selain sebagai petugas perpustakaan, juga merangkap tugas-tugas lain yang datang dari STIP-AP
Medan maupun yang ada dilingkungan LPP Kampus Medan.
Saat ini Perpustakaan STIP-AP Medan sudah menggunakan teknologi komputerisasi
(automasi perpustakaan) yaitu dengan menggunakan program DCS-ISIS (Winisis) for windows
yang meliputi program pengelolahan data (input data), selain itu sistem penelusuran buku juga
Universitas Sumatera Utara
menggunakan teknologi komputer yaitu sistem catalog online (OPAC), program sirkulasi yang
meliputi peminjaman maupun pengembalian dengan menggunakan barcode buku.
3.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan
Perpustakaan sebagai suatu unit kerja diperpustakaan perguruan tinggi harus mampu
menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, menggolah dan merawat
serta mendayagunakan bahan pustaka kepada pengguna perpustakaan .
Adapun tugas Perpustakaan STIP-AP Medan antara lain:
1. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas lembaga yang dilayani.
2. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dilingkungan tempat
perpustakaan bernaung.
3. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi bahan pustaka dan lain-lain, dalam
bidang tertentu.
4. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi literature
dalam segala bentuk pilihan.
Eksitensi perpustakaan dalam masyarakat tetap dipertahankan karena perpustakaan
mempunyai fungsi yang berkaitan dengan kepentigan masyarakat.
Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut:
1. Fungsi Pendidikan
Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan koleksi buku-buku agar mempelancar
pelaksanaan sivitas akademika ditempat perpustakaan bernaung.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai sarana tugas informasi, penelitian bagi para
penggunanya.
3. Fungsi Administratif
Dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembaliaan dan
perpanjangan bahan pustaka (koleksi)selalu dicatat oleh petugas.
4. Fungsi Rekreatif
Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan bahan pustaka fiksi, majalah, Koran dan
sebagainya untuk digunakan oleh pengguna sebagai bacaan yang menarik.
3.3 Visi dan Misi Perpustakaan Medan
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan Medan mempunyai visi dan misi dalam mengembangkan perpustakaanya.
a. Visi Perpustakaan STIP-AP Medan
Adapun yang menjadi visi Perpustakaan STIP-AP Medan yaitu berfungsi sebagi unit
pelayanan yang mampu pelayanan pendidikan, diklat maupun pelayanan kepada pengguna
perpustakaan.
b. Misi Perpustakaan STIP-AP Medan
Misi Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:
1. Berusaha menyajikan sumber informasi dan sarana informasi sesuai dengan
kebutuhan pendidikan maupun diklat.
2. Menggembangkan jenis dan sistem pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman.
3. Membina kemampuan sumber daya manusia (SDM) perpustakaan untuk mendukung
proses kerja sehingga dapat memenuhi kinerja yang diharapkan.
4. Membina kerja sama dengan perpustakaan lain dalam proses penyediaan informasi
bahan pustaka tercetak maupun noncetak.
3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan
Stuktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu
unit organisasi atau instansi. Untuk dapat memudahkan proses kerja operasionalnya,
Perpustakaan STIP-AP Medan membuat bagan organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Bagan struktur organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan dapat dilihat sebagai berikut
Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan
Sumber : Perpustakaan STIP-APMedan
Koordintor Perpustakaan
Urusan Pelayanaan Perpustakaan dan
Informasi
Urusan Pelayanana Multimedia dan
Automasi
Pelayanan Pengguna
Tata Usaha Perpustakaan
Urusan Pelayanan Penerbitan dan
Publikasi
Pelayanan Teknis
Sirkulasi
Pengadaan
Pengolahan
Refrensi Pemeliharaan
Bimbingan pengguna Bimbingan pengguna
Universitas Sumatera Utara
Agar tujuan perpustakaan memberikan layanan yang baik kepada pengguna dapat
tercapai, disamping koleksi yang lengkap dan baik, diperlukan pula pustakawan yang ahli dan
terampil. Tanpa pustakawan yang ahli dan terampil, perpustakaan tidak akan dapat
melaksanakan peranannya secara sempurna.
Sesuai dengan pengelompokan tugas yang telah ditetapkan, maka Perpustakaan STIP-AP
Medan tertuang dalam organisasi yang terdiri dari :
1. Koordinator Perpustakaan
2. Tata Usaha Perpustakaan
3. Urusan Pelayanan Penerbitan dan Publikasi
4. Urusan Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
5. Urusan Pelayanan Multimedia dan Automasi
Adapun tugas dari masing-masing sub bagian pelayanan perpustakaan dan informasi
yaitu:
A. Pelayanan Teknis
1. Pustakawan Pengadaan Bahan Pustaka
Pustakawan pengadaan bahan pustaka bertugas melakukan proses pengadaan bahan
pustaka baik yang diperoleh melalui pembeli, hadiah atau sumbangan, serta penerbitan
sendiri.
Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a. Memilih bahan pustaka
b. Menyusun daftar pesanan
c. Menerima bahan pustaka
d. Mengecek apakah bahan pustaka diterima sesuai dengan pesanan
e. Melakukan penagihan apabila ada bahan pustaka yang tidak sesuai dengan
pesanan
2. Pustakawan Pengolahan/Katalogisasi Bahan Pustaka
Pustakawan pengolahan/katalogisasi bahan pustaka bertugas mengelolah bahan pustaka
agar dapat dengan mudah ditelusuri oleh pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan.
Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a. Membubuhkan cap (stempel hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi)
pada bahan pustaka baru.
Universitas Sumatera Utara
b. Mencatat bahan pustaka baru dalam buku induk
c. Membuat katalog dan klasifikasiaan
d. Menempel lebel dan kantong buku
e. Menempatkan bahan pustaka dirak
3. Pustakawan Pemeliharaan Bahan Pustaka
Bahan pustaka harus dipelihara dan dilestarikanan agar informasi yang terdapat
didalamnya dapat terus dipergunakan bagi perkembangan ilmu pengetahuaan sesuai
dengan kebutuhan para penggunanya.
Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a. Reproduksi (penambahan jumlah eksemplar)
b. Penjilidan
c. Laminasi (penyampulan bahan pustaka)
d. Penyiangan (stock opname, weeding)
B. Pelayanan Pengguna
Tugas bagian pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:
a. Melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku
b. Layanan refrensi
c. Pendaftaran anggota perpustakaan
d. Melakukan surat penagihan buku
3.5 Personalia
Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memiliki 5 orang pegawai dan seorang koordinator
perpustakaan.
Latar belakang pendidikan kepegawaian pada Perpustakaan STIP-AP Medan beraneka
ragam, hanya 2 orang saja yang berlatar belakang Pendidikan Ilmu Perpustakaan.
Akan tetapi bagi para pegawai yang tidak memiliki latar belakang pendidikan
perpustakaan mereka diberikan perhatian khusus seperti:
1.Pelatihan mengenai perpustakaan
2. Mengikuti seminar mengenai perpustakaan
3. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi DOS
4. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi Window
Universitas Sumatera Utara
Adapun nama pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:
Tabel-1. Jumlah Pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan
No Pendidikan Jabatan/Tugas
1 S-2 Pertaniaan Kepala BSU dan Kepala
Perpustakaan
2 D-III Perpustakaan Pegandaan, Pengolahan,
PelayananRefrensi danKoordinator
CDS-ISIS
3 D-III Sekretaris Layanan Sirkulasi dan
Administrasi Perpustakaan
4 SLTA Pelayanan Multimedia, Komputer
dan Internet
5 SLTA Pelayanan Ruangan
Sumber: Hasil Wawancara penulis dengan Kepala Perpustakaan
3.6 Anggaran Perpustakaan STIP-AP Medan
Salah satu syarat yang diperhatikan dalam penyelengaraan suatu perpustakaan adalah
tersedianya dana yang memadai. Karena tanpa dana yang memadai maka perpustakaan tidak
dapat menambah jumlah koleksi.
Anggaran perpustakaan selam masih dikelolah oleh STIP-AP Medan sebesar Rp.
16.000.000,00 per tahun. Dana yang disediakan ini dipergunakan untuk pengadaan bahan
pustaka (buku, Koran, majalah dan publikasi), pemiliharaan bahan pustaka, perawatan bahan
pustaka, pembeliaan perlengkapan perpustakaan serta keperluaan operasional lainya yang
berhubungan dengan perpustakaan.
Setelah dikelolah oleh Perpustakaan STIP-AP Medan anggaran perpustakaan belum
dapat diketahuai berapa besar jumlahnya, namun proses pengadaan buku tetap dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
3.7 Waktu Pelayanan Perpustakaan
Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut:
Senin-Kamis : pukul 07.30 – 16.00 WIB
Jum’at : pukul 07.30 – 15.30 WIB
Sabtu : disesuaikan dengan kebutuhan dan kursus di LPP KM.
Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan
semester perpustakaan tetap buka mulai jam 08.00 – 16.00 WIB.
Dari uraian di atas dapat kita ketahui bahwa jam layanan Perpustakaan STIP-AP Medan
sudah cukup memadai, sehingga pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan perpustakan
secara lebih leluasa dan optimal .
3.8 Peraturan Perpustakaan
Setiap pengguna / anggota berkewajiban untuk memenuhi peraturan dan tata tertib
perpustakaan. Pelanggaran terhadap tata tertib dikenakan sanksi denda atau sanksi administratif.
Peraturan dibuat agar pengguna dapat mematuhi peraturan yang sudah digariskan, tujuannya
untuk mendisiplinkan diri demi ketertiban dan kenyamanan diperpustakaan.
Peraturan / Tata Tertib Perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna (user) perpustakaan wajib mengisi buku pengunjung perpustakaan yang telah
disediakan oleh petugas.
2. Pengguna wajib menitipkan tas, jaket dan sejenisnya pada tempat penitipan tas sebelum
memasuki ruang koleksi. Bagi mahasiswa yang membawa laptop, hanya laptop dan
charger saja yang boleh dibawa. Sedangkan tas tetap dititipkan pada penitipan tas.
3. Bagi mahasiswa yang membawa handphone, mohon di silent atau ke mode diam.
4. Pengguna harus berkelakuan baik dan berpakain rapi selama didalam perpustakaan, serta
tidak memakai sandal.
5. Meletakkan buku yang telah selesai dibaca diatas meja baca bukan dirak.
6. Pengguna/ anggota perpustakaan harus menjaga dengan baik agar bahan bacaan/buku
yang dipinjam tidak rusak baik sampulnya maupan isinya.
7. a). Bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen STIP-AP (Dosen Dalam) jumlah buku
yang dapat dipinjam maksimal 6 (enam) judul buku dengan masa pinjaman selama 1
(satu) bulan. Kemudiaan bila ingin melakukan perpanjangan buku diberikan
Universitas Sumatera Utara
perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 bulan). Proses perpanjangan buku dapat
dilakukan dengan membawa buku pinjaman.
b). Bagi mahasiswa STIP-AP jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 4 (empat)
judul buku dengan masa pinjamna selama 1 minggu. Kemudian bila ingin mekakukan
perpanjangan buku diberikakan perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 minggu).
Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku pinjaman.
8. Mengembalikan pinjaman bahan bacaan/buku tepat waktu dan tidak melampaui batas
tanggal kembali.
9. Membayar denda keterlambatan yaitu Rp. 500,00/ hari.
10. Menganti buku yang sengaja dirusak atau hilang dengan buku yang baru dengan judul
yang sama.
11. Koleksi refrensi tidak boleh dipinjam hanya dibaca ditempat atau difotocopy kopi saja,
kecuali bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen dalam STIP-AP koleksi dapat
dipinjam maksimal 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang.
12. Buku/bahan bacaan yang akan difotocopy melalui petugas perpustakaan.
13. Menjaga KTA (Kartu Tanda Anggota) agar tidak sampai digunakan oleh orang lain yang
tidak berhak.
14. Selama berada diperpustakaan pengguna dilarang :
a. Merokok, membawa makanan, dan minuman
b. Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan pustaka/buku
c. Memindahkan bahan pustaka/buku dari rak ke rak yang lain
d. Berkelahi dan menimbulkan suara-suara yang menggangu orang atau pembaca lain.
e. Membuang sampah sembarangan. Buanglah sampah pada tempat yang telah
disediakan.
3.9 Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan
Salah satu unsur penting perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik
dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada pengguna.
Penyediaaan koleksi perpustakaan bertujuan untuk menunjang pelaksanaan pendidikan,
pengajaran, pelatihan dan pengabdiaan kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar, penelitian
tetapi juga bagi masyarakat yang memerlukannya.
Pengelompokan disiplin ilmu pengetahuaan, berdasarkan pengelompokan disiplin ilmu
yang dipakai diseluruh dunia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC) yang digolongkan ke
dalam golongan utama. Pengelompokan berarti penggolongan dokumen sehingga dokumen yang
mempunyai ciri-ciri dan sifat yang sama akan berdekatan letaknya.
Berikut ini tabel klasifikasi berdasarkan ilmu pengetahuaan pada Perpustakaan STIP-AP
Medan.
Tabel-2. Koleksi Umum Buku Teks Secara Umum Menurut No Klas DDC
N No.Klas Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul
Buku
Jumlah
Eksemplar
1 000-090 Karya Umum 283 1.116
2 100-190 Filsafat & Psikologi Umum 177 421
3 200-290 Agama 134 142
4 300-390 Ilmu Sosial 189 247
5 400-490 Koleksi Bahasa 125 161
6 500-590 Ilmu Pengetahuan 1.089 1.301
7 600-690 Teknologi/ Ilmu Terapan 3.095 7.148
8 700-790 Kesenian 95 126
9 800-890 Kesusastraan 144 152
10 900-990 Sejarah & Geografi 201 250
Total 5.532 11.064
Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan.
Universitas Sumatera Utara
Tabel-3. Koleksi Buku Refrensi
No Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul Buku Jumlah Eksemplar
1 Kamus (Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia
dan Bahasa Jerman )
21 78
2 Kamus (Perkebunan dan Pertaniaan ) 34 144
3 Vademecum 579 843
4 Buku Pintar Mandor Kelapa Sawit 325 645
5 Ensiklopedia 94 396
Total 1.053 2.106
Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan
Tabel-4. Koleksi Terbitan Berseri
No Majalah/Jurnal Jumlah Judul
Majalah/Jurnal
Jumlah Eksemplar
1 Usahawan 45 83
2 Swa sembada 37 64
3 Majalah LPP Com 123 192
4 Warta Ekonomi 57 96
5 Manajemen 25 60
6 Jurnal Penelitian Karet 153 352
7 Jurnal Kelapa Sawit 161 487
8 Warta Kelapa Sawit 91 128
9 Jurnal cholate 142 221
10 Warta cholate 81 147
Total 915 1.830
Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-APMedan
Universitas Sumatera Utara
Selain koleksi diatas, Perpustakaan STIP-AP Medan juga mempunyai koleksi lain
diantaranya :
1. Surat Kabar, antara lain Kompas, Analisa, Bisnis Indonesia, Mitra Nusantara.
2. Brosur/Leaflet, antara lain Brosur Pelatihan Khusus, Brosur Politeknik LPP Kampus
Medan, Selayang Pandang STIP-AP Medan
3. Audio Visual, antara lain LCD, CD tentang STIP-AP Medan dan tentang LPP Kampus
Medan.
Maka dari uraian diatas Jumlah koleksi buku yang dimiliki oleh Perpustakaan STIP-AP
Medan adalah 6.585 judul dengan 13.170 eksemplar. Jumlah koleksi perpustakaan dapat
diperinci lagi seperti yang terlihat pada table berikut :
Tabel-5. Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan
Tahun 1985 s/d 2009
No Jenis Koleksi Judul Eksemplar
1 Buku Umum (Teks Book) 5.532 11.064
2 Buku Refrensi 1.053 2.106
Total 6.585 13.170
Sumber : CDS-ISIS Perpustakaan STIP-APMedan
3.10 Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan
Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:
Pengguna Jumlah
Mahasiswa STIP-AP Medan 1.475
Karyawan STIP-AP Medan 600
Total 2.075
Sumber : Perpustakaan STIP-AP Medan
Berikut ini tabel jumlah pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan
Universitas Sumatera Utara
Tabel-7: Jumlah Pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan
Tahun 2005/2009
Pengunjung Jumlah
Mahasiswa STIP-AP LPP Kampus Medan 600
Peserta Pelatihan Kursus 537
Dosen 100
Karyawan STIP-AP LPP Kampus Medan 100
Pengunjung Luar( Umum) 350
Total 1.687
Sumber : Perpustakaan STIP-AP LPP Medan
Selain civitas akademik, Perpustakaan STIP-AP Medan juga melayani pengguna luar
yang ingin datang berkunjung ke Perpustakaan STIP-AP Medan. Bagi pengguna luar,
Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memperbolehkan baca di tempat saja. Apabila
menginginkan informasi yang ada maka Perpustakaan STIP-AP Medan memperbolehkan
pengguna luar untuk mengfotocopy bahan pustaka yang diinginkan.
Agar dapat meminjam bahan pustaka, perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk
mendapatkan kartu anggota pengguna harus mengisi formulir yang telah disediakan.
Adapun syarat yang harus dipenuhi yaitu:
1. Bagi Mahasiswa
Untuk memiliki kartu anggota perpustakaan harus mengisi formulir pendaftaran dengan
mengisi:
Nama : ……………………………….
Tempat/alamat : ……………………………….
Nim /Nip : ……………………………….
Jurusan/semester : ……………………………….
Fakultas : ……………………………….
Pas photo berukuran 2 x 3 sebanyak 2 lembar
2. Bagi Peserta Kursus/Diklat
Untuk peserta kursus/diklat Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan kartu tanda
anggota perpustakaan semester yang warna-warna kartunya terdiri dari:
Universitas Sumatera Utara
1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan
2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya)
3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman
4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan
5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD TUK
Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan
pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya.
3.11 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Salah satu pelayanan yang terdapat di Perpustakaan STIP-AP Medan ialah pelayanan
sirkulasi. Pelayanan sirkulasi memegang peranan yang sangat penting diperpustakaan, apabila
dibandingkan dengan pelayanan-pelayanan yang lainya. Seperti pelayanan Refrensi, pelayanan
bimbingan penggguna, pelayanan internet dan pelayanan lainya. Karena setiap pengguna yang
akan meminjam atau mengembalikan bahan pustaka pasti akan terkait dengan pelayanan
sirkulasi.
Adapun sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan STIP-AP Medan ialah
sistem pelayanan terbuka (open acces). Dimana setiap pengguna bebas menelusur informasi
yang dibutuhkan ke rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan, maka secara otomatis
pengguna lebih tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan. untuk menelusur informasi dengan
cepat dan tepat, perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan fasilitas catalog On-line (KAUT)
dengan sistem CDS-ISIS.
Dalam pelayanan sirkulasi ada beberapa kegiatan yang saling terkait antara satu dengan
yang lainya. Beberapa kegiatan kerja pelayanan sirkulasi pada perpustakaan STIP-AP Medan
antara lain: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian
sanksi dan surat keterangan bebas pustaka (SKBP).
3.11.1 Keanggotaan
Untuk dapat meminjam bahan pustaka, pengguna perpustakaan harus memiliki kartu
anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota tersebut, pengguna harus mendaftarkan diri sebagai
anggota dengan mengisi formulir yang telah disediakan. Adapun yang menjadi anggota
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan STIP-AP Medan mahasiswa PAUP, peserta kursus, staf pengajar/karyawan yang
ada di STIP-AP Medan berjumlah lebih kurang 600 orang.
Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu harus memenuhi persyaratan
adalah sebagai berikut:
1. Bagi mahasiswa PAUP, untuk dapat memiliki kartu anggota perpustakaan, pengguna
harus mengisi formulir pendaftaran yang berisi data, antara lain:
nama, nim/nip, fakultas, semester/jurusan, tempat/tanggal lahir dan alamat.
2. Pas photo berukuran 2x3 sebanyak dua lembar.
3. Bagi peserta kursus, cukup dengan membawa kartu tanda peserta kursus.
4. Bagi staf/karyawan STIP-AP, secara otomatis sudah menjadi aggota tanpa harus
membuat kartu keanggotaan.
Bagi peserta kursus disediakan kartu tanda tangan anggota perpustakaan yang berbeda
warna menurut peserta kursus jabatan yang mereka ambil, semester warna-warna kartunya terdiri
dari:
1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan
2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya)
3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman
4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan
5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD Umum dan KPMD TUK
6. Warna orage untuk peserta kursus program Mcs
Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan
pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya.
3.11.2 Peminjaman
Proses peminjaman dilakukan pada bagian sirkulasi. Kartu peminjaman sangat diperlukan
dalam suatu perpustakaan, dengan adanya kartu peminjaman maka dapat diketahui berapa
banyak pengguna perpustakaan meminjam buku.
Adapun prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah
sebagai berikut:
1. Peminjam mencari dan mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku.
Universitas Sumatera Utara
2. Peminjam menunjukaan tanda pengenal yang telah ditentukan oleh perpustakaan, dalam
hal ini dalah kartu anggota perpustakaan.
3. Buku yang telah dipilh dan akan dipinjam diserahkan pada petugas.
4. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku peminjaman dan slip
pengembalian.
5. Petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut disatukan dengan kartu anggota
peminjam yang disusun berdasarkan jurusaan pada kotak kartu peminjaman.
6. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada sipeminjam
7. Jangka waktu peminjaman bahan pustaka 1 minggu, dapat diperpanjang dengan
membawa buku( koleksi) tersebut keperpustakaan.
8. Jumlah buku(koleksi) dipinjam maksimal 4 buah
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan, bahwa jumlah
koleksi yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan setiap hari lebik kurang 50 eksemplar. Ini
merupakan suatu peningkatan minat baca apabila dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.
3.11.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman.
Pengembalian dilakukan apabila batas waktu peminjaman telah habis. Adapun prosedur
pengembalian pada Perpustakaan STIPA-AP Medan adalah sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keutuhan bahan pustaka yang akan dikembalikan oleh pengguna.
2. Memeriksa buku peminjaman dan slip pengembalian, apakah waktu pengembalian
terlambat atau tidak.
3. Petugas memberi paraf pada buku peminjaman bahwa buku yang dipinjam telah
dikembalikan.
4. Petugas memasukan kembali kartu buku kedalam kantong buku setelah diperiksa dan
diparaf.
5. Petugas menyerahkan kartu kepada peminjam.
6. Petugas menyusun kembali buku yang telah dikembalikan tersebut ke rak.
3.11.4 Perpanjangan
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan STIP-AP Medan memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang
dipinjam. Apabila batas peminjaman telah selesai maka pengguna wajib mengembalikan bahan
pustaka yang dipinjam. Dan apabila buku tersebut masih dibutuhkan maka pengguna dapat
memperpanjang jangka waktu peminjaman.
Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai
berikut:
1. Pengguna membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas
perpustakaan.
2. Petugas akan mencatat kembali tanggal kembali yang baru pada buku peminjaman dan
slip pengembalian buku yang dipinjam.
3. Petugas menyerahkan kartu dan buku tersebut kepada pengguna.
4. Jangka waktu perpanjangan buku satu minggu dengan batas waktu dua kali perpanjangan.
3.11.5 Penagihan
Penagihan dilakukan oleh perpustakaan kepada anggota yang meminjam bahan pustaka
setelah batas waktu pengembalian yang ditetapkan sudah lewat.
Adapun prosedur penagihan bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah
sebagai berikut:
1. Bagi staf/karyawan STIP-AP kepada peminjam akan dibuat surat penagihan buku sesuai
dengan nama, judul buku, dan tanggal pinjam buku.
2. Bagi mahasiswa PAUP yang terlambat mengembalikan buku akan dibuat daftar nama
yang akan diserahkan kepada jurusan.
3. Bila pengumuman tersebut tidak diindahkan oleh mahasiswa PAUP maka akan dibuat
surat tagihan buku yang diterapkan dengan judul yang dipinjam.
Menurut penulis cara penagihan yang diterapkan diperpustakaan tersebut sudah baik,
karena dapat mengingatkan peminjam yang lupa akan kewajibannya mengembalikan pinjaman
tepat pada waktunya.
Universitas Sumatera Utara
3.11.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang
ditetapkan. Umpannya mengembalikan buku yang terlambat dan kondisi buku dalam keadaan
rusak, dan sebagainya.
Pada Perpustakaa STIP-AP Medan pemberian sanksi adalah sebagai berikut:
1. Apabila buku (bahan pustaka) rusak/hilang dapat diganti dengan buku yang sama atau
dengan uang seharga buku tersebut.
2. Untuk buku yang terlambat dikembalikan dari batas waktu yang telah ditentukan
dikenakan denda sebesar Rp 150,-/ hari /judul, bagi mahasiwa PAUP dan bagi peserta
kursus dikenakan denda sebesar Rp 250,-/ hari/ judul.
3.11.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP)
Mahasiswa dan peserta yang akan menyelesaikan studinya, wajib mengurus Surat
Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Surat ini sebagai bukti tidak ada lagi peminjaman
diperpustakaan.
Adapun Prosedur pengurusan surat bebas pinjam adalah sebagai berikut:
1. Anggota datang sendiri keperpustakaan, dan mengajukan permohonan Surat
Keterangan Bebas Pustaka.
2. Petugas meminta tanda pengenal, sebagai bukti bahwa pemohon adalah
mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Perkebunan Agrobisnis
(STIP-AP) Medan.
3. Petugas mengecek melalui komputer, apakah masih ada bahan pustaka yang
belum dikembalikan. Bila tidak ada lagi bahan pustaka yang dipinjam, maka
petugas mengisi formulir surat bebas pinjam.
Surat bebas pustaka berfungsi untuk menjaga bahan pustaka agar tidak hilang,
akibat dari kelalaian pengguna.
Universitas Sumatera Utara
Contoh formulir surat keterangan bebas pinjam sebagai berikut:
Perpustakaan
Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP)
Medan
BUKTI BEBAS PINJAM
No……………
Menerangkan bahwa :
Nama :
NIP/NIM :
Fak/jur :
Program/tingkat :
No. anggota :
Alamat :
Tidak mempunyai tagihan buku atau denda pada perpustakaan STIP-AP
Kota,……,20…
Kepala
Sumber : Perpustkaan STIP-AP Medan
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dalam bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan mencakup kegiatan;
keangotaan, peminjaman, pengembaliaan, perpanjangan, pemberian sanksi, penagihan
dan bebas pinjam pustaka.
2. Sistem pelayanan yang dilaksanakan Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sistem
pelayanan terbuka. Dengan sistem ini pengguna diberi kebebasan untuk membuka-buka
dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.
3. Prosedur peminjaman dan pengembalian telah dilakukan secara on-line
4. Tidak semua tenaga pustakawan pada perpustakaan STIP-AP Medan memiliki latar
belakang pendidikan Perpustakaan, akan tetapi mereka diberikan pelatihan khusus
mengenai perpustakaan.
5. Anggota perpustakaan berhak meminjam bahan pustaka maksimal 4 judul dengan lama
peminjaman 1 minggu.
6. Perpustakaan STIP-AP Medan menetapkan sanksi berupa denda untuk keterlambatan
pengembalian buku. Besar denda yang harus dibayar oleh pengguna adalah sebesar Rp.
500/-hari untuk setiap buku.
7. Perpustakaan STIP-AP Medan telah memiliki OPAC dan koleksi bahan pustakanya telah
tersusun rapi.
8. Koleksi perpustakaan Perpustakaan STIP-AP Medan sampai saat ini adalah 6.585 judul
dengan 13.170 eksemplar.
Universitas Sumatera Utara
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran yang mungkin
bermanfaat untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:
1. Sebaiknya Perpustakaan STIP-AP Medan memiliki koleksi dalam bentuk CD-ROOM
agar tidak memakan tempat yang banyak.
2. Komputer pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebaiknya ditambah beberapa unit untuk
mempermudah pengguna dalam penelusuran informasi.
3. Perpustakaan STIP-AP Medan, hendaknya menyediakan media komputer tersendiri
untuk catalog on-line. Sehingga ketika ingin mencari buku melalui katalog tidak
menggangu petugas yang sedang melakukan kegiatan sirkulasi.
4. Bila dilihat dari bagan struktur organisasi dan semakin banyaknya pekerjaan dengan
jumlah pegawai yang sangat terbatas maka ada baiknya Perpustakaan STIP-AP Medan
menambah jumlah pustakawan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara