29
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi dan analisis permasalahan,
solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Sistem
Informasi Pengendalian Persediaan Barang pada UD. Mekaryo Utomo Lamongan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Proses penerimaan barang yang berjalan pada gudang UD. Mekaryo
Utomo yaitu pegawai gudang melakukan pengecekan kesesuaian barang yang
diterima dari supplier yang sebelumnya dipesan oleh perusahaan. Barang yang
sesuai dengan permintaan akan disimpan digudang dan barang yang tidak sesuai
akan diretur oleh bagian pembelian.
Pada proses pengeluaran barang pegawai gudang menerima dokumen
pengeluaran barang dari bagian penjualan, pegawai gudang akan membuat surat
pengeluaran barang dan surat jalan. Apabila barang yang akan dikeluarkan habis,
bagian gudang akan membuat daftar barang habis yang dilaporkan ke bagian
pembelian untuk dilakukan pemesanan kepada supplier.
Pada proses pembuatan laporan pegawai gudang mencari dan
mengumpulkan dokumen-dokumen transaksi penerimaan barang, pengeluaran
barang, dan retur barang yang berupa nota kemudian dibuat rekap untuk
dilaporkan pada manajer gudang.
Berdasarkan proses bisnis yang ada sekarang bagian penjualan
mengalami kendala dalam mengetahui jumlah barang yang ada digudang, tidak
adanya informasi tersebut sering mengakibatkan terjadinya penjualan barang yang
30
tidak sesuai dengan ketersediaan stok yang ada digudang, hal ini membuat
terjadinya pembatalan penjualan barang. Tidak adanya persediaan pengaman
membuat pelayanan kepada pelanggan menjadi terganggu. Dalam proses
pelaporan yang terjadi saat ini memerlukan waktu lama karena harus mencari dan
mencatat ulang data dari dokumen transaksi pengeluaran dan penerimaan barang
untuk membuat laporan bulanan.
3.1.1 Document Flow
Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari hasil identifikasi yang ada
di UD. Mekaryo Utomo, yang digambarkan dengan document flow berikut ini:
A. Document Flow Penerimaan Barang
Pada fungsionalitas ini, proses dimulai dari pegawai gudang menerima
data barang masuk dari bagian pembelian. Kemudian pegawai gudang akan
melakukan pengecekan barang yang diterima, barang yang tidak sesuai akan
dilakukan retur barang kembali.
31
Document flow penerimaan barang
Bagian Pembelian Pegawai Gudang
Mulai
Data Barang
MasukPengecekan
Barang Masuk
Rusak?
Data Penerimaan
Barang
Rekap Data
Retur Barang
Rekap
Penerimaan
Barang
Data Retur Barang
Selesai
ya tidak
Data Retur Barang
21
Gambar 3.1 Document Flow Penerimaan Barang
B. Document Flow Pengeluaran Barang
Pada fungsionalitas ini, proses dimulai dari pegawai gudang menerima
permintaan barang dari bagian penjualan. Kemudian pegawai gudang akan
melakukan pengecekan persediaan barang, apabila barang mencukupi maka
pegawai gudang akan mencatat pengeluaran barang dan membuat surat jalan.
32
Document flow Pengeluaran barang
Bagian Penjualan Pegawai Gudang
Mulai
Permintaan
BarangPengecekan
Persediaan
Persediaan >
permintaan
Rekap
Surat Jalan
Pengeluaran
Barang
Selesai
Pengeluaran
Barang
Surat Jalan
4
3
Surat Jalan
Tidak
Ya
Gambar 3.2 Document Flow Pengeluaran Barang
3.2 Solusi Permasalahan
Dari hasil identifikasi dan analisis masalah, maka solusi yang dibutuhkan
oleh pihak UD Mekaryo Utomo yaitu sebuah sistem yang dapat:
1. Melakukan pencatatan administrasi keluar masuknya barang, dan melakukan
pengawasan terhadap persediaan di dalam gudang.
2. Menentukan dapat menentukan kapan pemesanan suatu barang harus dilakukan
dan berapa kuantitas ekonomis yang harus dipesan.
3. Memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen secara
cepat dan akurat.
33
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis
kebutuhan dilakukan. Dalam perancangan sistem akan memberikan gambaran
tentang langkah-langkah dalam membangun sistem yang akan dibuat. Gambaran
umum mengenai sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada gambar 3.3 Block
diagram. Block diagram tersebut menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input
dan proses yang diperlukan sistem dan output yang akan dihasilkan oleh sistem
yang dibangun.
Data Pembelian
Data Barang
Data Permintaan yang
terpenuhi
ProsesInput Output
Penerimaan
Barang
Laporan Penerimaan
Barang
Pengeluaran
Barang
ROP
Laporan
Pengeluaran Barang
Laporan ROP
Pembuatan
Laporan
Kartu Stok
Update Stok
Data Kebutuhan Barang
(yang Terpenuhi dan
tidak Terpenuhi)
Data Supplier
Data Pelanggan
EOQ
Laporan EOQ
Informasi
Penerimaan Barang
Informasi
Pengeluaran Barang
Surat Pengeluaran
Barang
Informasi Stok
Barang
Laporan Stok Barang
Biaya Penyimpanan
Biaya Pemesanan
Laporan Retur
Barang ke supplier
Data Waktu tenggang
Safety Stock
Gambar 3.3 Block Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Barang
34
Gambar di atas menjelaskan inputan yang dibutuhkan sistem untuk
mengolah penerimaan barang adalah data penerimaan barang, data barang dan
supplier. Untuk data pengeluaran membutuhkan data pelanggan dan permintaan
yang terpenuhi. Untuk menentukan RoP dibutuhkan data kebutuhan barang per
periode, waktu tenggang (lead time), dan safety stock. Sedangkan untuk
melakukan perhitungan EOQ dibutuhkan data biaya pemesanan, biaya
penyimpanan dan jumlah kebutuhan barang. Output yang akan dihasilkan dari
sistem ini adalah informasi penerimaan barang yang akan ditampilkan per barang
pada saat melakukan transaksi penerimaan barang, informasi stok barang akan
ditampilkan saat akan melakukan transaksi pengeluaran barang, informasi
pengeluaran barang akan ditampilkan setiap melakukan transaksi pengeluaran
barang, dari informasi pengeluaran barang tersebut akan dicetak menjadi surat
jalan. Laporan yang akan dihasilkan dari sistem pengendalian persediaan ini
adalah laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan hasil
perhitungan EOQ dan RoP, laporan stok barang, dan laporan kartu stok.
3.3.1 System Flow
Gambar 3.4 menjelaskan tentang alur sistem dalam melakukan login ke
dalam sistem. Untuk dapat melakukan login ke dalam sistem, pegawai harus
memiliki username dan password yang sudah didapatkan oleh setiap pegawai.
35
System Flow Login User
SistemUser
Tidak
Valid
Mulai
Form Utama Sistem
Data Valid ?
Tabel pegawai
Login
Username Atau Password Tidak
Valid
Username dan Password
Selesai
Gambar 3.4 System Flow Login Sistem
Gambar 3.5 menjelaskan alur proses dari Maintenance master pegawai.
Sistem ini diawali dari manajer gudang yang login ke dalam sistem. Manajer
gudang akan memilih menu master pegawai dan memilih menu untuk
mengiputkan data baru, merubah, atau menghapus data pegawai yang sudah ada.
36
System Flow Maintenance Master Pegawai
SistemManajer Gudang
Mulai
Input Data pegawai
Menambahkan Data pegawai
Tabel pegawai
Memilih Menu Master pegawai
Menampilkan Form Master pegawai
Tabel pegawai
Form Menu Master pegawai
Input Data pegawai?
Mengubah Data pegawai
Ya
Tidak
Selesai
Login Sistem
Ubah Data pegawai?
Hapus Data pegawai?
Ya
Tidak
Menghapus Data pegawai
Ya
Tidak
Gambar 3.5 System Flow Maintenance Data Pegawai
Gambar 3.6 menjelaskan tentang penerimaan barang. Sistem ini dimulai
dari pegawai gudang menerima data barang masuk dari bagian pembelian.
Kemudian pegawai gudang melakukan pengecekan barang yang masuk, data
barang yang lolos akan disimpan di dalam database penerimaan barang. Barang
yang tidak lolos akan dilakukan retur barang kembali.
37
System Flow Penerimaan Barang
Bagian Pembelian Pegawai Gudang
Mulai
Login
Tabel Pegawai
Rusak?Retur barang
Input data barang
masuk
Selesai
Tabel penerimaan
barang
Tabel detil
penerimaan barang
Input data retur
barang
Tabel Jenis
Tabel Master Barang
Tabel Supplier
Menampilkan data
barang
data barang
Laporan retur
barang ke supplier
Tidak
Ya
Tabel Kartu Stok
Gambar 3.6 System Flow Penerimaan barang
Pada gambar 3.7 menjelaskan tentang pengeluaran barang. Proses
dimulai dari pegawai gudang menerima permintaan barang dari bagian penjualan.
Kemudian pegawai gudang akan melakukan pengecekan persediaan barang,
apabila barang mencukupi maka pegawai gudang akan memasukkan data
pengeluaran barang dan mencetak surat jalan.
38
System Flow Pengeluaran Barang
Bagian Penjualan Pegawai Gudang
YaTidak
Logindata stok
barang
Tabel Pegawai
Selesai
Tabel detil
pengeluaran barang
Input data barang
keluar
Persediaan >
ROP
Menampilkan data
stok barang
TabelJenis Barang
Tabel pengeluaran
barang
Mulai
Tabel barang
Cetak surat jalan
Surat JalanSurat Jalan
Tabel Pelanggan
Memberi pesan
untuk melakukan
pemesanan
Tabel kartu stok
Input data kekuragan
barang keluar
Gambar 3.7 System Flow Pengeluaran Barang
Pada gambar 3.8 menjelaskan tentang proses perhitungan EOQ dan
ROP. Proses dimulai dari manajer gudang memilih jenis barang dan nama barang
yang akan dihitung EOQ dan RoP-nya. Sistem akan menghitung jumlah EOQ dan
RoP dari barang tersebut.
39
System Flow Perhitungan ROP dan EOQ
Manajer gudang Sistem
Menghitung EOQ
dan ROPMemilih Nama
Barang
Tabel Pegawai
Mulai
Login
data barang
Tabel Jenis Barang
Tabel Data Barang
Tabel Detil
Pengeluaran Barang
Hasil
Penghitungan
EOQ dan ROP
Tabel EOQ ROP
Selesai
Menampilkan data
barang
Gambar 3.8 System Flow Perhitungan RoP dan EOQ
Pada gambar 3.9 manajer gudang dapat mencetak 6 laporan, yaitu
laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan retur barang,
laporan RoP dan EOQ, laporan stok barang, dan laporan kartu stok.
40
System Flow Pelaporan
Manajer Gudang Sistem
Mulai
Cetak Laporan
penerimaan
barang
Login
Tabel Pegawai
Tabel penerimaan
barang
Tabel detil
penerimaan barang
Laporan
penerimaan
barang
Cetak Laporan
retur barang ke
supplier
Laporan retur
barang
ke supplier
Cetak Laporan
pengeluaran
barang
Tabel pengeluaran
barang
Laporan
pengeluaran
barang
Cetak kartu stok Tabel Kartu StokKartu stok
Cetak laporan
EOQ dan ROP
Laporan
EOQ dan ROP
Cetak Laporan
Stok Barang
Tabel barang
Tabel barang
Tabel EOQ dan
ROP
Laporan Stok
Barang
Tabel detil
pengeluaran barang
Gambar 3.9 System Flow Pelaporan
3.3.2 Context Diagram
Pada Gambar 3.10 merupakan data flow diagram Sistem Informasi
Pengendalian Persediaan Barang Pada UD. Mekaryo Utomo Lamongan level
41
konteks yang menggambarkan alur data pada sistem secara umum. Pada context
diagram ini terdapat 4 entitas (bagian), yaitu pegawai gudang, manajer gudang,
bagian pembelian dan bagian penjualan.
Data EOQ & ROP
Hasil EOQ & ROP
Laporan EOQ & ROP
Laporan Kartu Stok
Laporan Retur Barang
Data Retur Pembelian
Data Barang Datang
Data Permintaan Pelangg an
Data Peng eluaran Barang
Data Pelang g an
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Stok Barang
Laporan Peng eluaran Barang
Data Barang
Data Penerimaan Barang
Data Supplier
0
Rancang Bang un Sistem
Informasi Peng endalian
Persediaan Barang
+
Bag ian
Pembelian
Peg awai
Gudang
Bag ian
Penjualan
Manajer
Gudang
Gambar 3.10 Context Diagram SI Pengendalian Persediaan Barang UD.
Mekaryo Utomo Lamongan
3.3.3 Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, tahapan selanjutnya adalah membuat
diagram berjenjang (HIPO). Diagram berjenjang yang digambarkan berupa hirarki
seluruh proses yang ada pada sistem. Dengan adanya diagram berjenjang, alur
proses yang ada pada sistem akan menjadi lebih teratur dan jelas. Proses yang ada
pada sistem informasi ini terdiri dari 5 (Lima) sub proses yang terdiri dari proses
42
maintenance data, penerimaan barang, pengeluaran barang, perhitungan EOQ dan
RoP, dan pelaporan.
SISTEM INFORMASI
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BARANG
Master Pengeluaran
Laporan
EOQ &
ROP
Penerimaan
Kartu
Stock
Laporan
Laporan
pengeluaran
barang
Laporan
penerimaan
barang
Retur
barang
Penerimaan
barang
Data
pegawai
Data
barang
Data
pelanggan
Data
supplier
Laporan
Stok Barang
Laporan
retur barang
ke supplier
Penghitungan
EOQ dan ROP
Gambar 3.11 Diagram Berjenjang SI Pengendalian Persediaan Barang UD.
Mekaryo Utomo Lamongan
3.3.4 Data Flow Diagram (DFD)
A. Data Flow Diagram Level 0
Setelah membuat context diagram dan diagram berjenjang, perancangan
dilanjutkan dengan membagi context diagram menjadi proses-proses yang lebih
kecil dan terinci sesuai dengan diagram berjenjang. Gambar 3.12 adalah data flow
diagram level 0 sistem informasi pengendalian persediaan barang UD. Mekaryo
Utomo Lamongan.
43
Gam
bar
3.1
2 D
ata
Flo
w D
iagra
m l
evel
0 S
I P
eng
endal
ian P
erse
dia
an B
aran
g U
D. M
ekar
yo U
tom
o L
amongan
44
B. Data Flow Diagram Level 1
Gambar 3.13 data flow diagram level 1 maintenance data adalah Data
Flow Diagram level 1.1 proses maintenance data yang terdiri dari proses
maintenance data barang, maintenance data supplier, maintenance data
pelanggan.
Data Jenis
Data Pelang g an
Data Barang
Data Pelang g an
Data Barang
Data SupplierData Supplier
Bag ian
Pembelian
Peg awai
Gudang
Bag ian
Penjualan
7 Supplier
8 Barang
9 Pelang g an
10 Jenis
1
Maintenace
Data Supplier
2
Maintenance
Data Barang
3
Maintenance
Data
Pelang g an
Gambar 3.13 DFD Level 1 Subsistem Maintenance Data
Gambar 3.14 data flow diagram level 1 subsistem penerimaan barang
adalah Data Flow Diagram level 1.2 menggambarkan proses-proses penerimaan
barang dan retur barang.
Data Detil Barang Retur
Data Retur
Data Detil Penerimaan
Data Penerimaan
Data Retur Pembelian
Data Barang Datang
Data Penerimaan Barang
Peg awai
Gudang
Bag ian
Pembelian
1Penerimaan
Barang
2 Detil Penerimaan Barang
1
Penerimaan
2
Retur Barang
Gambar 3.14 DFD Level 1 Subsistem Penerimaan Barang
45
Gambar 3.15 data flow diagram level 1 pengeluaran barang adalah Data
Flow Diagram level 1.3 yang menggambarkan proses pengeluaran barang.
Data Peng eluaran Barang
Detil Peng eluaran Data Peng eluaran
Data Permintaan Pelangg an
Bag ian
Penjualan
5Peng eluaran
Barang6 Detil Peng eluaran Barang
1
Peng eluaran
Gambar 3.15 DFD Level 1 Subsistem Pengeluaran Barang
Gambar 3.16 data flow diagram level 1 menghitung EOQ dan RoP
adalah Data Flow Diagram level 1.4 yang menggambarkan proses menghitung
EOQ dan RoP.
Data Kebutuhan Barang
Data EOQ & ROP
Data Jenis
Data Barang
Data EOQ & ROP
Hasil EOQ & ROP
Peg awai
Gudang
11 EOQ & ROP
10 Jenis
8 Barang
1
Meng hitung
EOQ & ROP
6 Detil Peng eluaran Barang
Gambar 3.16 DFD Level 1 Subsistem Menghitung EOQ dan RoP
46
Gambar 3.17 data flow diagram level 1 pelaporan adalah Data Flow
Diagram level 1.5 yang menggambarkan proses pelaporan penerimaan barang,
pengeluaran barang, retur barang, EOQ RoP, stok barang, dan kartu stok.
Data Detil Penerimaan Barang
Data Kartu Stok
Data Kebutuhan Barang
Barang
Data Barang
Data Jenis
Data JenisData Barang
Data Pelang g an
Data Detil Peng eluaran Barang
Data Peng eluaran Barang
Data EOQ & ROP
Laporan Retur Barang
Data Detil Penerimaan Barang
Data SupplierLaporan Peng eluaran Barang
Data Penerimaan BarangLaporan EOQ & ROP
Laporan Kartu Stok
Laporan Stok Barang
Laporan Penerimaan Barang
Manajer
Gudang
12 Supplier2
13 Barang2
14 Pelang g an2
15 Jenis2
16 EOQ & ROP2
17Peng eluaran
Barang218 Detil Peng eluaran Barang2
19Penerimaan
Barang2
20 Detil Penerimaan Barang2
1
Laporan
Penerimaan
Barang
2
Laporan Stok
Barang 3
Laporan Kartu
Stok
4
Laporan EOQ
& ROP
5
Laporan Retur
Barang
6
Laporan
Peng eluaran
Barang
24 Jenis22
25 Barang22
28 Barang3
30Peng eluaran
Barang22
31 Kartu_stock
32 Detil Penerimaan Barang3
Gambar 3.17 DFD Level 1 Subsistem Pelaporan
3.3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk mengidentifikasi
data yang akan diambil, disimpan, dan diambil kembali (retrieve) untuk
keperluan-keperluan tertentu dalam mendukung kegiatan dalam sistem. ERD juga
digunakan untuk mengidentifikasi asal data yang dibutuhkan dan akan dilaporkan.
ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik
dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.
47
A. Conceptual Data Model (CDM)
Pada Conceptual Data Model, terdapat delapan buah tabel yang saling
terintegrasi secara logik.
Gambar 3.18 CDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
B. Physical Data Model (PDM)
Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan
adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling
memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.
memiliki
Melakukan
Melakukan
mempunyaimengirim
mengorder
memiliki
Memiliki
Memiliki
Pegawai
kode pegawai
nama pegawai
password
alamat pegawai
no tlp petugas
jabatan
username
...
<M>
SUPPLIER
id supplier
nama supplier
alamat supplier
no tlp supplier
no tlp supplier 2
...
<M>
pelanggan
id pelanggan
nama pelanggan
alamat pelanggan
no tlp pelanggan...
<M>
Jenis Barang
id jenis barang
nama jenisbarang...
<M>
Barang
id barang
nama barang
stock
safety stock
satuan
HargaBarang
persen
biaya simpan
biaya pemesanan
lead time
Penerimaan Barang
id penerimaan
tanggal terima...
<M>
Pengeluaran Barang
id pengeluaran
tanggal pengeluaran...
<M>
EOQ ROP
tanggal EOQ ROP
EOQ
ROP
Kartu Stock
tanggal
no bukti
saldo akhir
<M>
48
Gambar 3.19 PDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
3.3.6 Struktur Basis Data
Tabel-tabel pada Entity Relationship Diagram tersebut memiliki struktur
tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi
pengguna sistem. Berikut penjelasan struktur tabel beserta dengan tipe data dan
kegunaan dari tiap tabel yang dibutuhkan dalam sistem informasi pengendalian
persediaan barang pada UD. Mekaryo Utomo Lamongan.
FK_BARANG_MEMILIKI_JENIS_BA
FK_PENGELUA_MELAKUKAN_PEGAWAI
FK_PENERIMA_MELAKUKAN_PEGAWAI
FK_KARTU_ST_MEMPUNYAI_BARANG
FK_PENERIMA_MENGIRIM_SUPPLIER
FK_PENGELUA_MENGORDER_PELANGGA
FK_EOQ_ROP_6_BARANG
FK_1_1_PENERIMA
FK_1_12_BARANG
FK_2_2_PENGELUA
FK_2_22_BARANG
Pegawai
kode pegawai
nama pegawai
password
alamat pegawai
no tlp petugas
jabatan
username
integer
varchar(50)
varchar(50)
varchar(100)
varchar(15)
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
SUPPLIER
id supplier
nama supplier
alamat supplier
no tlp supplier
no tlp supplier 2
integer
varchar(50)
varchar(100)
varchar(15)
varchar(20)
<pk>
pelanggan
id pelanggan
nama pelanggan
alamat pelanggan
no tlp pelanggan
integer
varchar(50)
varchar(100)
varchar(15)
<pk>
Jenis Barang
id jenis barang
nama jenisbarang
integer
varchar(50)
<pk>Barang
id barang
id jenis barang
nama barang
stock
safety stock
satuan
HargaBarang
persen
biaya simpan
biaya pemesanan
lead time
integer
integer
varchar(50)
integer
integer
varchar(50)
integer
integer
integer
integer
integer
<pk>
<fk>
Penerimaan Barang
id penerimaan
id supplier
kode pegawai
tanggal terima
integer
integer
integer
timestamp
<pk>
<fk2>
<fk1>
Pengeluaran Barang
id pengeluaran
id pelanggan
kode pegawai
tanggal pengeluaran
integer
integer
integer
timestamp
<pk>
<fk2>
<fk1>
EOQ ROP
tanggal EOQ ROP
id barang
JenisBarang
NamaBarang
Kebutuhan
Harga
BiayaPesan
BiayaSimpan
LeadTime
SafetyStock
EOQ
ROP
timestamp
integer
varchar(50)
varchar(50)
integer
integer
integer
integer
integer
integer
integer
integer
<pk>
<fk>
Kartu Stock
tanggal
id barang
no bukti
Jumlah_terima
Jumlah_keluar
saldo akhir
timestamp
integer
integer
integer
integer
integer
<fk>
Detail Penerimaan
id penerimaan
id barang
jumlah_terima
jumlah_retur
Ketrangan_retur
integer
integer
int
int
int
<pk,fk1>
<pk,fk2>
Memiliki2
id pengeluaran
id barang
total_permintaan
kebutuhan
integer
integer
int
int
<pk,fk1>
<pk,fk2>
49
1. Tabel Pegawai
Primary Key : Kode_pegawai
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Tabel 3.1 Pegawai
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Kode_pegawai Int PK
2 Nama pegawai Varchar(50)
3 Password Varchar(50)
4 Alamat_pegawai Varchar(100)
5 No_telponPegawai Varchar(15)
6 Jabatan Varchar(50)
7 Username Varchar(6)
2. Tabel Jenis Barang
Primary Key : Id_JenisBarang
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Jenis Barang
Tabel 3.2 Jenis Barang
NO Field Name Type Data Keterangan
1 ID_jenisbarang Int PK
2 Nama_Jenis_Barang Varchar(50)
3. Tabel Pelanggan
Primary Key : id_pelanggan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pelanggan
50
Tabel 3.3 Pelanggan
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_pelanggan Int PK
2 Nama_pelanggan Varchar(50)
3 Alamat_pelanggan Varchar(100)
4 No_telpon_pelanggan Varchar(15)
4. Tabel Supplier
Primary Key : id_supplier
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Supplier
Tabel 3.4 Supplier
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_supplier Int PK
2 Nama_supplier Varchar(50)
3 Alamat_supplier Varchar(100)
4 No_telponSupplier Varchar(15)
5 No_telponSupplier Varchar(20)
5. Tabel Barang
Primary Key : id_barang
Foreign Key : id_jenisBarang
Fungsi : Menyimpan data Barang
Tabel 3.5 Barang
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_Barang Int PK
2 Id_jenisBarang Int FK
3 Nama_barang Varchar(50)
4 Stock Int
5 Safetystock Int
6 Satuan Varchar(50)
7 HargaBarang Int
51
NO Field Name Type Data Keterangan
8 Persen_simpan Int
9 Biaya_simpan Int
10 Biaya_pemesanan Int
11 LeadTime Int
6. Tabel Penerimaan
Primary Key : Id_Penerimaan
Foreign Key : id_supplier, id_pegawai
Fungsi : Menyimpan data Penerimaan Barang
Tabel 3.6 Penerimaan
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_Penerimaan Int PK
2 Id_Supplier Int FK
3 Id_pegawai Int FK
4 Tanggal_terima Date_time
7. Tabel Detail Penerimaan
Primary Key : Id_Penerimaan, id_barang
Foreign Key : id_penerimaan, id_barang
Fungsi : Menyimpan data Detail Penerimaan Barang
Tabel 3.7 Detail Penerimaan
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_Penerimaan Varchar(50) PK, FK
2 Id_Barang Int PK, FK
3 Jumlah_terima Int
4 Jumlah_retur Int
5 Keterangan_retur Varchar(50)
8. Tabel Pengeluaran
Primary Key : Id_Pengeluaran
52
Foreign Key : id_pelanggan, id_pegawai
Fungsi : Menyimpan data Pengeluaran Barang
Tabel 3.8 Pengeluaran
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_Pengeluaran Varchar(50) PK
2 Id_pelanggan Int FK
3 Id_pegawai Int FK
4 Tanggal_pengeluaran DateTime
9. Tabel Detail Pengeluaran
Primary Key : Id_Pengeluaran, id_barang
Foreign Key : id_pengeluaran, id_barang
Fungsi : Menyimpan data Detail Pengeluaran Barang
Tabel 3.9 Detail Pengeluaran
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_Pengeluaran Varchar(50) PK, FK
2 Id_barang Int PK, FK
3 Total_permintaan Int
4 Kebutuhan Int
10. Tabel EOQ RoP
Primary Key : Id_Barang, tanggal
Foreign Key : Id_barang, tanggal
Fungsi : Menyimpan data Perhitungan EOQ dan RoP
Tabel 3.10 EOQ RoP
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Id_Barang Int PK, FK
2 Tanggal Date PK, FK
3 Jenis_barang Varchar(50)
4 Nama_Barang Varchar(50)
53
NO Field Name Type Data Keterangan
5 Kebutuhan Int
6 Harga Int
7 Biayapesan Int
8 Persen_Simpan Int
9 Biaya_Simpan Int
10 LeadTime Int
11 SafetyStock Int
12 EOQ Varchar(50)
13 RoP Varchar(50)
11. Tabel Kartu Stok
Primary Key : -
Foreign Key : Id_barang
Fungsi : Menyimpan data History Data Keluar Masuk Barang
Tabel 3.11 Kartu Stok
NO Field Name Type Data Keterangan
1 Tanggal DateTime
2 Id_Barang Int FK
3 No.Bukti Int
4 Jumlah_Terima Int
5 Jumlah_Keluar Int
6 Saldo Akhir Int
3.3.7 Desain Input/Output
Setelah melakukan perancangan sistem dan perancangan basis data, tahap
selanjutnya adalah membuat desain input/output. Desain input/output
menggambarkan interaksi antara pengguna dengan sistem yang akan dibuat.
Desain input/output dibuat sebelum membuat interface yang sesungguhnya.
Desain ini dapat digunakan sebagai bahan dasar perancangan interface dari
program yang sesuai dengan kebutuhan user. Apabila desain sudah cukup user
54
friendly dengan user maka akan mudah untuk membuat interface program yang
akan dibuat. Dalam sistem ini terdapat beberapa desain input dan output yaitu.
1. Desain Form Login
Pada Halaman login ini digunakan untuk melakukan validasi terhadap
pengguna yang akan menggunakan sistem. Penggunanya akan dibagi menjadi dua
pengguna, yaitu : pegawai gudang, dan manajer gudang. Setiap pengguna
nantinya mendapatkan menu yang berbeda sesuai dengan otoritas penggunanya.
LoginLogin
Dedy
******
User Name
Password
Masuk Batal
Gambar 3.20 Desain Form Login
2. Desain Form Utama
Setelah proses login berhasil, sistem akan menampilkan tampilan utama.
Di tampilan utama ini terdapat beberapa navigasi menu. Setiap user yang login
tampilan menunya tidak akan sama, untuk manajer gudang hanya bisa memilih
menu master, EOQ RoP, dan pelaporan. Untuk pegawai gudang hanya bisa
melihat menu penerimaan barang dan pengeluaran barang.
55
Menu UtamaMenu Utama
Status bar
Menu Master Penerimaan Barang LaporanPengeluaran Barang EOQ & ROP
Gambar 3.21 Desain Form Menu Utama
3. Desain Form Master Pegawai
Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk
menyimpan, mengubah atau menghapus data pegawai dari master pegawai.
Master PegawaiMaster Pegawai
Data Petugas
Nama Pegawai
Password
Dedy
Kepala GudangJabatan
*******
Alamat
Telp085730430861
sambeng, lamongan
P0005
P0004
P0003
P0002
P0001
ID Petugas
Agus
Wahono
Agung novianto
Heri Satya
Dedy
Nama Pegawai
Pegawai Gudang
Pegawai Gudang
Pegawai Gudang
Pegawai Gudang
Manajer Gudang
Jabatan
Simpan Ubah Hapus
Status bar
Menu Master Penerimaan Barang LaporanPengeluaran Barang EOQ & ROP
Gambar 3.22 Desain Form Master Pegawai
56
4. Desain Form Master Supplier
Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk
menyimpan, mengubah atau menghapus data supplier dari master supplier.
Master SupplierMaster Supplier
Status bar
Data Barang
PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
0322316000
089696270429
Nama Supplier
Alamat
No. Tlp 1
No. Tlp 2
Jl. Achmad Yani no. 2 Lamongan
Data Master Supplier
Menu Master Penerimaan Barang LaporanPengeluaran Barang EOQ & ROP
Simpan Ubah Hapus
Gambar 3.23 Desain Form Master Supplier
5. Desain Form Master Pelanggan
Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk
menyimpan, mengubah atau menghapus data pelanggan dari master pelanggan.
57
Master PelangganMaster Pelanggan
Status bar
Data Barang
UD. Aneka Jaya
08123232790
Nama Pelanggan
Alamat
No. Tlp 1
Sambeng, Lamongan
Data Master Pelanggan
Menu Master Penerimaan Barang LaporanPengeluaran Barang EOQ & ROP
Simpan Ubah Hapus
Gambar 3.24 Desain Form Master Pelanggan
6. Desain Form Master Jenis Barang
Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk
menyimpan, mengubah atau menghapus data jenis barang dari master jenis
barang.
Master Jenis BarangMaster Jenis Barang
Status bar
Master Jenis Barang
Jenis Barang Semen
Menu Master Penerimaan Barang Pengeluaran Barang EOQ & ROP Laporan
Simpan Ubah Hapus
Esbes
Cat Tembok
Semen Putih
Paku
Semen
Jenis Barang
Gambar 3.25 Desain Form Master Jenis Barang
58
7. Desain Form Master Barang
Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk
menyimpan, mengubah atau menghapus data barang dari master barang.
Master BarangMaster Barang
Status bar
Data Barang
Safety Stock
Nama Barang
Jenis Barang
Stok
5
Marlin 5kg * M18
30
Cat Tembok
Harga barang (Rp.) 85000
Data Gridview
Biaya Pemesanan (Rp.) 5000
Biaya Simpan 1700
Lead Time
Pcs
1 Hari
2 %
Menu Master Penerimaan Barang Pengeluaran Barang EOQ & ROP Laporan
Simpan Ubah Hapus
Gambar 3.26 Desain Form Master Barang
8. Desain Form Penerimaan Barang
Form ini digunakan oleh pegawai gudang yang berfungsi untuk
menyimpan data barang yang diterima dari supplier.
59
Penerimaan BarangPenerimaan Barang
Status bar
Penerimaan Barang
Jenis Barang
Nama Barang
Jumlah Terima 0
Jumlah Retur 0
Keterangan Retur
Pcs
Pcs
Tanggal Terima
Nama Supplier
No. Penerimaan
10/06/2015
PNR-10/06/2015-14
Data Gridview
Cat Tembok
Menu Master Penerimaan Barang Pengeluaran Barang EOQ & ROP Laporan
Marlin 5kg * M18 PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
Simpan HapusBaru
Gambar 3.27 Desain Form Penerimaan Barang
9. Desain Form Pengeluaran Barang
Form ini digunakan oleh pegawai gudang yang berfungsi untuk
menyimpan data pengeluaran barang yang dipesan oleh pelanggan.
Pengeluaran BarangPengeluaran Barang
Status bar
Pengeluaran Barang
Jenis Barang
Nama Barang
Total Permintaan
Stok Sekarang 90 Pcs
20 Pcs
Tanggal Pengeluaran
Nama Pelanggan
No. Pengeluaran
10/06/2015
PKR-10/06/2015-5
Simpan Hapus
Data Gridview
Baru
...UD. Aneka Jaya
Menu Master Penerimaan Barang Pengeluaran Barang EOQ & ROP
Semen
Laporan
Indonesia 40 KG
ROP 10
Cetak
Gambar 3.28 Desain Form Pengeluaran Barang
60
10. Desain Surat Jalan
Form ini digunakan untuk mencetak data nama pelanggan, alamat
pelanggan, tanggal pengeluaran, jumlah dan nama barang yang dipesan oleh
pelanggan.
UD. MEKARYO UTOMOJl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
SURAT JALAN
Kepada Yth
Nama Pelanggan : UD.Aneka Jaya
Alamat : Sambeng, Lamongan
No. Telp : 081xxxxxxx
No. Pengeluaran : PKR-30/06/2015-12
Tgl Pengeluaran : 30/06/2015
Bersama ini kami kirimkan barang-barang sebagai berikut
No Barang Jumlah
Barang Jenis Nama
1 semen Semen Indonesia 40KG 40 sak
2 Batu Bata padar 200 pcs
Keterangan : Mohon diperiksa dengan seksama
Gudang Pengirim Penerima
Pegawai
UD. Aneka Jaya
Gambar 3.29 Desain Surat Jalan
11. Desain Form EOQ dan RoP
Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk melihat
hasil perhitungan dan penentuan besaran EOQ dan RoP yang secara otomatis telah
dihitung oleh sistem.
61
EOQ dan ROPEOQ dan ROP
Status bar
Data EOQ
Jenis Barang
Nama Barang
Total Kebutuhan
Biaya Pesan (Rp.) 50000
Biaya Simpan (Rp.) 1150
579 Sak
Semen
Data ROP
Lead Time
Safety Stock
2
10
Menu Master Penerimaan Barang Pengeluaran Barang EOQ & ROP
Data Gridview
Hasil
EQO 224,4
ROP 48,6
Laporan
Indonesia 40KG
Gambar 3.30 Desain Form EOQ dan RoP
12. Desain Form Laporan Penerimaan Barang
Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari transaksi penerimaan
barang berdasarkan tanggal yang dimasukkan oleh petugas.
Form Laporan Penerimaan BarangForm Laporan Penerimaan Barang
UD. MEKARYO UTOMOJl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
LAPORAN PENERIMAAN BARANGPeriode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
No. No Penerimaan Tgl Terima Barang
Qty Satuan Jenis Nama
1 PNR-15/06/2015-03 15/06/2015 Semen Semen Indonesia 40 KG 400 Sak
2 PNR-15/06/2015-03 15/06/2015 Batu Bata Padar 2000 Pcs
3 PNR-15/06/2015-03 15/06/2015 Genteng Warugunung 1000 Pcs
4 PNR-15/06/2015-03 15/06/2015 Besi 10 inch 50 Pcs
Lamongan, 09/07/2015
Dibuat oleh,
Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.31 Desain Form Laporan Penerimaan
62
13. Desain Form Laporan Pengeluran Barang
Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari transaksi pengeluaran
barang berdasarkan tanggal yang dimasukkan oleh petugas.
Form Laporan Pengeluaran BarangForm Laporan Pengeluaran Barang
No No. Pengeluaran Tgl Pengeluaran Barang
Qty Satuan Jenis Nama
1 PKR-15/06/2015-03 15/06/2015 Semen Semen Indonesia 40KG 40 Sak
2 PKR-15/06/2015-03 15/06/2015 Batu Bata padar 200 pcs
UD. MEKARYO UTOMOJl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
LAPORAN PENGELUARAN BARANGPeriode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
Lamongan, 09/07/2015
Dibuat oleh,
Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.32 Desain Form Laporan Pengeluaran Barang
14. Desain Form Laporan Retur Barang
Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari transaksi retur barang
berdasarkan tanggal yang dimasukkan oleh petugas.
63
Form Laporan Retur BarangForm Laporan Retur Barang
Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
LAPORAN RETUR BARANGPeriode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
Lamongan, 09/07/2015
Dibuat oleh,
Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
No. No
Penerimaan Tgl Terima Supplier
Barang Qty Satuan Keterangan
Jenis Nama
1 PNR-15/06/2015-03
15/06/2015 PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
Semen Semen Indonesia 40 KG
9 Sak Keras
2 PNR-15/06/2015-03
15/06/2015 PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
Lem Lem Kayu Radjawali 1 KG
5 Pcs Kering
UD. MEKARYO UTOMO
Gambar 3.33 Desain Form Laporan Retur Barang
15. Desain Form Laporan EOQ dan RoP
Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari perhitungan besaran
nilai EOQ dan RoP berdasarkan periode.
Form Laporan EOQ dan ROPForm Laporan EOQ dan ROP
UD. MEKARYO UTOMOJl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
LAPORAN EOQ dan ROPPeriode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
Lamongan, 09/07/2015
Dibuat oleh,
Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
No Id
Barang
Barang Total kebutuhan
Harga barang
Biaya Pesan
Biaya Simpan
(%)
Biaya Simpan
Lead Time
Safety stock
EOQ ROP Jenis Nama
1 B001 Semen Semen indonesia 40KG
579
57500
50000
2 1150
2
10
224,38
48,6
2 B002 Lem Lem Radjawali 1KG
154
12000
1000
2 240
3
12
35,82
27,4
Gambar 3.34 Desain Form Laporan EOQ dan RoP
64
16. Desain Form Laporan Kartu Stok
Form ini berfungsi untuk menampilkan detil kartu barang yaitu keluar
dan masuk barang secara terperinci berdasarkan nama barang yang dimasukkan
oleh petugas.
Form Laporan Kartu StokForm Laporan Kartu Stok
UD. MEKARYO UTOMOJl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
LAPORAN KARTU STOKPeriode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
Lamongan, 09/07/2015
Dibuat oleh,
Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
N o T a n g g a l N o . B u k t i S a ld o A w a l
J u m la h m a s u k
J u m la h k e lu a r
S a ld o a k h ir
1 1 5 / 0 6 / 2 0 1 5 P N R - 1 5 / 0 6 / 2 0 1 5 -
0 1 1 5 p c s 1 0 0 p c s 0 p c s 1 1 5 p c s
2 1 5 / 0 6 / 2 0 1 5 P K R - 1 5 / 0 6 / 2 0 1 5 -
0 2 1 1 5 p c s 0 p c s 1 0 p c s 1 0 5 p c s
3 1 6 / 0 6 / 2 0 1 5 P N R - 1 6 / 0 6 / 2 0 1 5 -
0 3 1 0 5 p c s 2 0 p c s 0 p c s 1 2 5 p c s
Kode Barang : B003
Jenis Barang : Lem
Nama Barang : Lem Radjawali 1kg
Gambar 3.35 Desain Form Laporan Kartu Stok
17. Desain Form Laporan Stok Barang
Form ini berfungsi untuk menampilkan laporan stok barang yang dimiliki
per periode tertentu.
65
Form Laporan Stok BarangForm Laporan Stok Barang
UD. MEKARYO UTOMOJl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan
Telp : 081335852066
LAPORAN STOK BARANGPeriode : 09/07/2015
Lamongan, 09/07/2015
Dibuat oleh,
Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
NO Barang
Stok Satuan Kode Jenis Nama
1 B001 Semen Semen Indonesia 40 KG 150 Sak
2 B002 Batu bata Padar 600 Pcs
3 B003 Genteng Warugunung 400 Pcs
4 B004 Lem Lem Radjawali 1KG 140 Pcs
Gambar 3.36 Desain Form Laporan Stok Barang
3.3.8 Desain Uji Coba
Desain uji coba bertujuan untuk memastikan sistem yang dibuat dengan
benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Proses pengujian
menggunakan Blackbox Testing yaitu sistem akan diuji dengan melakukan
berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa sistem yang dibuat telah sesuai
dengan tujuan.
1. Desain Uji Coba Form Login
Proses ini bertujuan untuk mengetahui apakah fungsi melakukan koneksi
ke database dan melakukan verifikasi id pegawai, password dan otoritas dapat di
eksekusi dengan benar. Hasil uji coba melakukan login dapat dilihat pada tabel
3.13.
66
Tabel 3.12 Desain Uji Coba Form Login
No Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Login untuk masuk ke
menu
Username dan
password
Muncul Pesan Koneksi
Berhasil
2 Login untuk masuk ke
menu (dengan inputan
salah)
Username dan
password
Muncul pesan Login gagal
2. Desain Uji Coba Master
Proses ini bertujuan untuk menguji keberhasilan proses maintenance data
master barang.
Tabel 3.13 Desain Uji Coba Form Maintenance Master Barang
No Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Menyimpan data
master barang
Jenis barang,
nama barang,
jumlah stok, biaya
pemesanan, harga
barang, lead time
Data Barang Tersimpan
2 Mengubah data master
barang
Jenis barang,
nama barang,
jumlah stok, biaya
pemesanan, harga
barang, lead time
Data Barang Diubah
3. Desain Uji Coba Penerimaan Barang
Data barang dan supplier yang dimasukkan oleh petugas sebagai
parameter untuk memasukkan data penerimaan barang ke dalam database.
Tabel 3.14 Desain Uji Coba Form Penerimaan Barang
No Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Menyimpan data
penerimaan barang
Data barang,
supplier
Data PenerimaanTersimpan
2 Menyimpan data retur
barang
Data barang,
supplier,
keterangan retur
Data Retur Tersimpan
67
4. Desain Uji Coba Pengeluaran Barang
Data barang dan Pelanggan yang dimasukkan oleh petugas digunakan
sebagai parameter untuk memasukkan data pengeluaran barang ke dalam
database.
Tabel 3.15 Desain Uji Coba Form Pengeluaran Barang
No Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Menyimpan data
pengeluaran barang
Data barang,
nama pelanggan
Data Pengeluaran
Tersimpan
2 Mencetak surat jalan Tekan “Cetak” Surat Jalan
5. Desain Uji Coba EOQ dan RoP
Data barang yang dimasukkan oleh petugas digunakan sebagai
parameter untuk memasukkan data EOQ dan RoP untuk mengetahui hasil
perhitungan jumlah pemesanan ekonomis dan titik pemesanan kembali untuk
periode ke depan
Tabel 3.16 Desain Uji Coba EOQ dan RoP
No Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Menampilkan hasil
perhitungan EOQ dan
RoP
Data nama
barang, nama
Menampilkan Hasil
Perhitungan EOQ dan RoP
2 Mencocokkan Hasil
Perhitungan EOQ dan
RoP secara Manual
dengan Sistem
Data EOQ dan
RoP
Hasil perhitungan secara
manual dan melalui sistem
sama
6. Desain Uji Coba Laporan
Untuk menampilkan laporan diperlukan beberapa parameter yang
digunakan untuk menyusun query pada database, sehingga sistem dapat
menampilkan laporan dengan hasil sesuai kebutuhan pengguna.
68
Tabel 3.17 Desain Uji Coba Laporan
No Tujuan Input Output yang diharapkan
1 Menampilkan Laporan
penerimaan barang
periode
Tanggal
Transaksi
Laporan penerimaan barang
per periode
2 Menampilkan Laporan
Retur Barang Periode
Tanggal
Transaksi
Laporan retur barang per
periode
3 Menampilkan Laporan
Pengeluaran Barang
Periode
Tanggal
Transaksi
Laporan pengeluaran barang
per periode
4 Menampilkan Laporan
EOQ dan RoP periode
Tanggal Laporan hasil perhitungan
EOQ dan RoP periode
5 Menampilkan Laporan
Stok Barang
Tombol Stok
Barang
Menampilkan Laporan Stok
Barang
6 Menampilkan Laporan
Kartu Stok
Tanggal transaksi,
Nama Barang
Menampilkan Laporan
Kartu Stok